Controladoria Geral da União
Finalidade/Missão
“Defesa do patrimônio público,
controle interno e auditoria pública.”
Produz
informações
Recebe
informações
Para falar em nome da instituição
Para provar
Para testemunhar
Para informar
Para registrar
Informação/Documento
Natureza do Documento/Informação de Arquivo
Função: Gestão dos
Recursos Humanos
Coordenação-Geral de Recursos Humanos
Atividade: Pagamento
Folha de Pagamento
Proveniência e Natureza do Arquivo
Instituição
Missão
Funções e atividades direta
ou indiretamente ligadas à missão
Informação
registrada
orgânica
verbal
Não-orgânica
Arquivo
Material de referência
Documentos Não Arquivísticos
Informação não orgânica







Documentação promocional não solicitada e sem
interesse para o destinatário;
Legislação de interesse geral;
Manuais de procedimentos para o cumprimento
de preceitos legais;
Normas de redação;
Recortes de periódicos sobre assuntos de
interesses diversos;
Modelos de preenchimento de formulários;
Textos usados.
Arquivo
Potencial Informativo


Informação contida no documento;
Informação contextual (informação obtida
do conjunto de documentos que registra
uma atividade ou tarefa).
Arquivo
Potencial Informativo
(Exemplo)
Processo Licitatório
edital da licitação;
proposta dos fornecedores;
mapa das propostas;
ata de julgamento das propostas;
recursos;
etc...
Arquivo


Um dos recursos informacionais da organização;
Um recurso privilegiado (registra, prova, testemunha e
fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela
instituição);

Um recurso estratégico (fonte de informação para a
tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e
para a produção de novas informações).
O caráter dinâmico do Arquivo
Documentos e informações
administrativos
Decisão
Geração de novo(s) documento(s)
e informações administrativos
Ação
Massa Documental por Período
Cronológico
500-1500
5%
1800-1950
35%
1500-1800
10%
1950-1987
50%
O conceito das três idades
documentais, reconhecido
nacional e internacionalmente,
ainda não teve uma aplicação
prática no Brasil.
Informações arquivísticas
recebidas por fac-símile,
e-mail, “em mão”
Tratamento
Empírico
Informações arquivísticas
produzidas
Informações arquivísticas
recebidas pelo protocolo
Ambiente Organizacional de Acumulação
Arquivos Montados nos Setores de Trabalho
Encerramento de uma atividade
Encerramento do ano
Falta de espaço
Arquivo Geral
“Arquivo Morto”
Arquivo Central
A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
Trabalho
Aspectos Gerais






Experiências sustentadas em atuações
individuais;
A autonomia dos setores de trabalho não gerou
métodos diferenciados;
Organização fundamentada no empirismo e na
improvisação;
Os métodos empíricos e improvisados atendem
parcialmente as principais necessidades;
Ausência de padrão para o acondicionamento e
o armazenamento dos documentos;
Inoperância dos sistemas de registro e controle
do trâmite documental apesar da crescente
informatização;
A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
Trabalho
Aspectos Gerais



Desarticulação entre as atividades de
registro e controle da tramitação e a
organização dos documentos nos setores
de trabalho;
A ausência completa de tratamento dos
documentos arquivísticos em outros
suportes;
Documentos arquivísticos acumulados pela
atividade-fim são considerados
“documentos técnicos”.
A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
Trabalho
Aspectos Gerais

os arquivos montados nos setores de
trabalho mantêm uma relação de
depósito com as massas documentais
acumuladas.
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das
três grandes funções
Classificação
1 - não existe um plano preestabelecido.
Ausência de plano de classificação;
2 – por ordem cronológica de recebimento e de
envio de espécies documentais, por exemplo,
as famosas “correspondências recebidas e
enviadas”;
3 – de inúmeros assuntos e dossiês
fragmentários montados por pessoas
diferentes sem qualquer orientação
sistemática;
4 – baseadas na ordem numérico-cronológica,
geográfica ou nominal.
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das
três grandes funções
Avaliação
1 – os documentos são avaliados, isto é, eliminados quando
não há mais espaço físico destinado à guarda, decide-se
pela mudança do mobiliário, das instalações etc.;
2 – os arquivos montados nos setores de trabalho aplicam um
sistema de avaliação baseado na idéia do fim do ano fiscal,
isto é, ao começar novo ano de trabalho, são abertas novas
pastas e o que era do ano anterior é transferido para outro
espaço físico;
3 – realiza-se a operação de avaliação nos arquivos históricos
que recebem a documentação em estado bruto;
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das
três grandes funções
Avaliação
4 – entende-se a avaliação apenas pelos possíveis valores
administrativos e jurídicos, dando-se nenhuma ou pouca
importância ao valor para a pesquisa histórica;
5 – deixa-se o problema para o tempo, que se incumbirá da
implacável crítica roedora dos ratos, dos efeitos do sol, da
chuva e das mudanças de temperatura.
A realidade arquivística brasileira sob a ótica das
três grandes funções
Descrição
1 – mantém-se a figura do “instrumento de pesquisa vivo”, isto
é, do funcionário que lida há muito com o acervo e que
carrega, em seu cérebro, informações sobre o mesmo;
2 – faz-se, nos arquivos montados nos setores de trabalho
algum tipo de listagem peça a peça, dossiê a dossiê, por
numeração ou ordem cronológica;
3 – confia-se nas etiquetas, visores e anotações feitas em
pastas, caixas e embrulhos, que obrigam a verificação de
cada embalagem, no caso de necessidade de busca;
4 – mais raramente, usam-se descritores, palavras-chave;
5 – desenvolve-se bases de dados para atendimento de
problemas pontuais.
Constituição do Arquivo por Espécie
Documental
o utras espécies;
20%
co rrespo ndências;
30%
fo rmulário s; 20%
pro cesso s; 20%
Composição do Arquivo
11%
11%
12%
66%
Eliminação
Permanente
Documentos não arquivísticos
Cópias
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Instrumentos Normativos
80%
70%
60%
50%
40%
30%
Sim
Não
20%
10%
0%
1
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Classificação
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sim
Não
1
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Comissão de Avaliação
80%
70%
60%
50%
40%
Sim
Não
30%
20%
10%
0%
1
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Eliminação
60%
50%
40%
Acidental
30%
Intencional
20%
Não
10%
0%
1
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Instrumento de Pesquisa
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sim
Não
1
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Armazenamento
2%
4%
5%
Armário de madeira
6%
Estante de madeira
5%
Sobre mobiliário
7%
Chão
Armário de aço
71%
Arquivo de aço
Estante de aço
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Acondicionamento
15%
29%
8%
11%
24%
13%
caixa-arquivo
Pasta
Pacote
Caixa
amarrado
Outro
Cadastro Nacional de Arquivos Federais
Escolaridade
60%
50%
40%
1º Grau
30%
2º Grau
20%
3º Grau
10%
0%
1
As massas documentais
existem porque os
documentos e informações
nos arquivos montados nos
setores de trabalho não
foram objeto de tratamento
técnico-científico.
Massas Documentais Acumuladas
Conjunto de documentos transferido dos arquivos
montados nos setores de trabalho por questões de
espaço físico e/ou encerramento de uma atividade ou
do ano. Geralmente, a organização existente na
origem perde-se na ausência de condições adequadas
de acondicionamento e armazenamento. O conjunto é
formado por documentos:
1 – descartáveis de imediato, isto é, sem nenhum
valor administrativo, legal, técnico ou histórico;
2 – de valor intermediário, isto é, poderão ser
descartados depois de um prazo administrativo, legal
ou guardados para sempre;
3 – de valor permanente, isto é, interessam à
pesquisa de fundo histórico;
4 – não orgânicos.
Composição de uma massa documental
acumulada
Empresa de Pesquisa
tamanho: 1019 metros lineares
3% 4%
8%
14%
Área de Pessoal
Área de Orçamento e
Finanças
Área de Pesquisa e
Desenvolvimento
Área de Administração
Geral
71%
Área de Material,
Serviços e Patrimônio
Situação Arquivística
Uma tentativa de explicação







nível de formulação de uma política arquivística;
ausência de mão-de-obra qualificada;
escassez de reflexão teórica sobre o tema;
falta de pressão social interna e externa;
instabilidade institucional;
nível de qualificação dos quadros das
organizações;
incapacidade de perceber o arquivo como
recurso informacional estratégico e privilegiado.
Soluções Encontradas






Abandono em depósitos distantes;
microfilmagem;
digitalização;
Organização a partir da terceirização dos
serviços;
Armazenamento em depósito terceirizados;
Organização técnico-científica a partir de
projetos de trabalho.
?
Como tratar as informações
produzidas e/ou recebidas e
que são a base para a tomada
de decisões e para a garantia
de direitos e deveres?
Espaço Informacional
Solução
Estoque
Informaciona
l
Arquivo
Necessitador
da
informação
Funções Arquivísticas
Classificação
Criação
Avaliação
Conceito das
Arquivística
Descrição
Três Idades
Preservação
Aquisição
Difusão
Espaço Interdisciplinar
Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas
1ª Idade
2ª Idade
Arquivos correntes Arquivos intermediários
Arquivos de gestão
Arquivos semi-ativos
Arquivos vivos
Pré-arquivo
Arquivos ativos
3ª Idade
Arquivos permanentes
Arquivos inativos
Arquivos definitivos
Arquivos históricos
O caráter polissêmico do Arquivo Intermediário
A fase Arquivística
Arquivo Intermediário
O local
O serviço
Valor
Acesso
Conservação
Física
Justificativa de
conservação
Volume
Localização física
Arquivo Corrente
Arquivo
Intermediário
Arquivo
Permanente
Primário
Primário
Secundário
Restrito aos
acumuladores
Restrito aos
acumuladores ou
com autorização
Aberto
Centralizada ou
Descentralizada
Centralizada
Centralizada
Apoio às
atividades
cotidianas
Razões
administrativas,
legais ou fiscais
Pesquisa,
administrativa
100%
Sensível
diminuição
5-10% do total
acumulado
Próxima ao
acumulador
Fora do setor de
trabalho
Instituição
arquivística
Valor Primário
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
corrente
intermediário
permanente
Valor Primário
100%
Não apóia mais as
atividades cotidianas;
Término de uma atividade
(projeto, convênio etc.);
Exclusão da atribuição;
Prescrição da ação.
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
corrente
intermediário
permanente
O que determina a transferência ao
Arquivo Intermediário ou a eliminação
dos documentos e informações?
Motivo
Não apóia mais as
atividades cotidianas;
Fonte
Conhecimento tácito
Término de uma atividade Os documentos e
informações relacionados
(projeto, convênio etc.)
Exclusão da atribuição
Regimento interno,
Regulamento Geral
Prescrição da ação
Legislação
O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
Proveniência interna
Proveniência externa
A criação ou recepção
dos documentos
Arquivos
Correntes
Possibilidade
de uso alta
100% dos documentos
Conservação
nos setores
Eliminação
transferência
.
Arquivo
Intermediário
Possibilidade de
uso decrescente
Depósito
centralizado
Eliminação
Recolhimento
Arquivo
Permanente
Valor
Secundário
Depósito
Centralizado
5 a 10%
Definição

Delimitação do conteúdo de um
conceito (conteúdo do conceito =
conjunto de características).
Idéia ou objeto
Arquivo Intermediário
Definições
1 - “conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco
freqüente, que aguardam destinação final
em depósito de armazenamento temporário”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 1990)
2 - “conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco
freqüente, que aguardam, em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação
final.”
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)
Arquivo Intermediário
Definições
3 - “documentos cuja freqüência de consulta não é suficientemente
elevada para justificar sua conservação nos espaços previstos
para fins administrativos.”
(COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XX siècle. 1982)
4 - “A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquela em que os
papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídicoadministrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.”
(BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental, 1991)
5 - “Na segunda idade – intermediários – os documentos podem ter
valor primário reduzido, guardados em pequenos depósitos
próximos à administração (...). Em uma segunda etapa dos
intermediários, o valor primário estaria enfraquecido, seria
usado como referência ocasional e, por isso, o acervo
respectivo deveria estar guardado em um depósito localizado
no exterior da fonte acumuladora.”
(LOPES, Luis Carlos. A nova Arquivística na modernização administrativa, 2000)
Arquivo Intermediário
Definições
6 - “constituído de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema
novamente focalizado. Não há necessidade de serem
conservados próximos aos escritórios. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória.”
(PAES, Marilena Leite. Arquivo. Teoria e prática, 1997)
7 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que
aguarda destinação e com uso pouco freqüente.”
(Arquivo Nacional, 1991)
8 - “documentos que são ocasionalmente utilizados para fins
administrativos ou legais.”
(Universidade de Montreal, s.d.)
Arquivo Intermediário
Definições
9 - “É o período durante o qual os documentos semi-ativos, formam
os arquivos intermediários, seja qual for o suporte utilizado,
devem ser conservados por razões administrativas, legais ou
financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as
atividades cotidianas de uma administração. Os documentos
semi-ativos devem sempre responder aos objetivos da sua
criação, mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica
uma conservação próxima do utilizador ou em memória de
computador.”
(COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina Arquivística, 1998)
10 - “nele, uma vez recebido a resposta ou solução do assunto, o
documento que o testemunha deve continuar a ser guardado,
podendo ser objeto de consulta, mas não com a freqüência da
primeira idade.”
(HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica general. Teoria y practica, 1991)
Arquivo Intermediário
Atividades





Preparação da transferência de
documentos;
Recebimento dos documentos
transferidos;
Revisão da classificação dos documentos;
Guarda (acondicionamento e
armazenamento);
Aplicação da tabela de temporalidade;
Arquivo Intermediário
Atividades





Preparação da documentação para eliminação;
Recolhimento dos documentos aos arquivos
permanentes;
Higienização dos documentos definidos na
tabela de temporalidade como de valor
permanente;
Disponibilização do acesso;
Reformatação dos documentos de longa
duração.
Arquivo Intermediário
Composição


Documentos com valor primário, mas que a
pequena possibilidade de uso não justifica sua
manutenção nos arquivos correntes e que, por
razões jurídicas ou de garantia de direitos e
deveres, não podem ser eliminados ou
recolhidos aos arquivos permanentes;
Documentos de atividades ou projetos
suspensos ou finalizados.
Arquivo Intermediário
Objetivos




Evitar a manutenção de documentos por
um longo período nos escassos espaços
dos setores de trabalho;
Evitar o recolhimento prematuro dos
documentos ao arquivo permanente;
Reduzir os custos de conservação dos
documentos;
Potencializar o acesso à informação.
Arquivo Intermediário
Os quatro mandamentos
•Mesmo depositados em outros locais, os arquivos intermediários
permanecem propriedade exclusiva da unidade político-administrativa
que os acumulou;
•Nenhuma alteração no modo de organização pode ser feita sem o
consentimento da unidade político-administrativa que os acumulou;
•Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem a
definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final;
•O acesso aos documentos deve ser rápido e eficiente.
Arquivo Intermediário
à guisa de uma explicação





O conceito das três idades fundamenta estratégias de
avaliação;
A idéia de idade está relacionada a dos valores primário
e secundário;
A maioria dos documentos acumulados pode ter nenhum
ou quase nenhum uso;
A freqüência de uso não pode ser confundida com a
potencialidade de uso;
Arquivo intermediário é um depósito onde são mantidos,
principalmente, documentos administrativos com
duração jurídica média ou longa que, vencidos os prazos
legais, possam ser parcial ou completamente destruídos;
Arquivo Intermediário
à guisa de uma explicação



A fase intermediária justifica-se, entre
outras coisas, por razões econômicas;
Os documentos semi-ativos não são mais
necessários para assegurar as atividades
cotidianas de uma organização;
Os documentos semi-ativos podem por
razões diversas retornarem ao período de
atividade;
Arquivo Intermediário
à guisa de uma explicação


Nenhum documento deve ser transferido sem o
conhecimento prévio de seu tempo de vida e de
sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente);
O armazenamento de documentos com potencial
de uso reduzido em locais mais apropriados e que
ofereçam uma densidade de armazenamento mais
elevada do que os setores de trabalho constitui
uma prática que proporciona vantagens
inequívocas;
Arquivo Intermediário
à guisa de uma explicação



O arquivamento intermediário deve ser feito,
preferencialmente, de forma centralizada;
O acesso às informações no arquivo
intermediário ainda é restrito ao seus
acumuladores;
Se há uma classificação no arquivo corrente esta
deve ser mantida no intermediário.
Arquivo Intermediário
Documentos com longo prazo de guarda
(acima de dez anos)

reformatação de suportes:
Microfilmagem;
 Digitalização.

Arquivo Intermediário
Documentos recolhidos ao Arquivo Permanente

Termo de recolhimento.
Arquivo Intermediário
Documentos separados para eliminação
Listagem de eliminação;
 Edital de eliminação;
 Amostragem documental.
