Planejamento
Estratégico
TCE-SC – 2008-2011
POR QUE PLANEJAR?
POR QUE PLANEJAR?
• alcançar a visão de futuro
• otimizar a alocação de
recursos
• estabelecer prioridades e foco
• identificar oportunidades de
melhoria
• implementar soluções
corporativas
• corrigir rumos
• gerenciar a mudança
• atender expectativas do
cliente
• buscar sinergia organizacional
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
EXPERIÊNCIA ACUMULADA
1994 – participação sem direção
•
•
•
•
Método com rigor científico
Sistemática de aplicação funcional
Participação horizontal
Sem envolvimento e comprometimento do
topo da hierarquia
• Frágil Sistemática de monitoramento
• Ações não executadas
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
EXPERIÊNCIA ACUMULADA
2003 – direção sem método
•
•
•
•
•
•
•
•
Método pouco usual
Sistemática de aplicação empirista
Participação verticalizada
Comprometimento e envolvimento
do topo
Monitoramento intersubjetivo das
ações
Execução positiva das ações até
2005
Débil vinculação entre opções
estratégicas e operações
Descompasso com PROMOEX
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
EXPERIÊNCIA ACUMULADA
2007 – direção, método e participação
• Formulação de um mapa estratégico articulando
objetivos por segmentos organizacionais – visão de
conjunto.
• Estabelecimento de indicadores e metas para os
objetivos
estratégicos
–
mensuração
do
desempenho.
• Definição de iniciativas (projetos/atividades)
focalizando dimensões dos problemas e orientando
os esforços segundo um plano de ação.
• Definição de sistema de gestão que suporte a
implementação, avaliação e controle da estratégia.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
EXPERIÊNCIA ACUMULADA 2007
SENSIBILIZAÇÃO
ESTRATÉGICO
TÁTICO
OPERACIONAL
PE
negócio e missão; visão valores; diagnóstico
de ambiente; referencial estratégico
BSC
mapa estratégico; indicadores de
desempenho; metas de longo prazo;
iniciativas estratégicas
PA
negociação das metas, iniciativas e ações
anuais com base nas diretrizes
Institucionais; desdobramento dos planos das
unidades em ações específicas
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
N
ETAPA
TIPO DE
ATIVIDADE
Palestras
PARTICIPAÇÃO
PERÍODO
Todos
1
Sensibilização
Oficina de
Trabalho
Ocupantes de cargo e funções
de confiança representantes
de unidades organizacionais
do TCE/SC
2
Elaboração do Plano
Estratégico
Oficina de
Trabalho
Corpo Deliberativo
Direção Superior
Outubro
3
Elaboração do
Balanced Scorecard
Oficina de
Trabalho
Direção Superior
Diretores
Assessorias
Outubro
4
Validação dos
Indicadores e
Iniciativas
Sessão
Administrativa
Corpo Deliberativo e Direção
superior
Novembro
Palestra
Todos
Dezembro
Reuniões
Setoriais
Diretorias
Dezembro
5
6
Apresentação do
Plano Estratégico
2008-2011
Elaboração do Plano
Anual
Agosto
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
1ª OFICINA DE TRABALHO
2ª OFICINA DE TRABALHO
Direcionamento Estratégico
Alinhamento Estratégico
CENÁRIOS
MISSÃO,
VISÃO DE
FUTURO E
VALORES
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
INDICADORES
E METAS
INICIATIVAS
Validação
PLANO DE GESTÃO 2008-2011
ANÁLISE DE CENÁRIOS
Oportunidades
VARIÁVEIS
EXTERNAS
Pontos
Fortes
Ameaças
VARIÁVEIS
INTERNAS
Pontos
Fracos
OPORTUNIDADES
uma maior expectativa de controle social e participação popular na administração
pública;
a discussão acerca da utilidade da instituição TC;
a realização de parcerias com entidades da sociedade civil;
a preocupação com a qualidade na aplicação dos escassos recursos públicos, que
pode e deve ser assegurada pelo TC;
a possibilidade de maximizar a utilização dos meios disponíveis da mídia (tv aberta e
fechada, internet, rádio e teleconferência) para divulgar decisões, orientações e dados;
a implantação do governo eletrônico, facilitando a o fluxo de informações com os
jurisdicionados;
a criação do Conselho dos Tribunais de Contas;
a discussão de uma lei processual nacional para os Tribunais de Contas;
a participação dos TCs na alteração das lei 4.320/64, lei 8.666/93 e de previdência
estadual;
a implantação dos sistemas de controle interno no âmbito municipal, os quais devem
atuar em apoio ao controle externo; e
a participação no PROMOEX, pela possibilidade de modernização, aperfeiçoamento e
uniformização de conceitos, procedimentos e decisões.
AMEAÇAS
o aumento e/ou alteração da estrutura do poder público, a ausência e/ou insuficiência de planos
e projetos de governo claros e consolidados;
a falta de compromisso de gestores públicos com o cumprimento efetivo das ações previstas nas
leis, nos convênios e nos orçamentos;
o aumento das ações em que há conjugação de esforços do poder público e da iniciativa privada,
dada a ainda baixa transparência e clareza das relações entre público e privado;
 a falta de uma clareza maior e da devida defesa judicial das prerrogativas da corte de contas;
 a ampliação das espécies tributárias que deixam de compor a base da repartição de receitas
entre os poderes;
a assistematicidade da legislação que orienta a ação administrativa;
a inadequação da legislação existente para a execução das decisões do TC;
o grau considerável de risco existente na gestão de recursos dos fundos de previdência e a coresponsabilidade dos órgãos e poderes;
 a diversidade de plataformas de tecnologia de informações existente entre as unidades gestoras
e a necessidade de interoperabilidade de sistemas informacionais;
a percepção de que o tribunal de contas não atua com celeridade;
o desconhecimento, por parte da sociedade, das ações do Tribunal e da própria existência da
instituição;
o aumento da percepção da corrupção e da crítica à ação do Tribunal;e
a falta de credibilidade generalizada nas instituições públicas e no próprio Tribunal de Contas.
PONTOS FORTES
a especialização das áreas/órgãos de controle;
a existência de normas definindo as atribuições de cada unidade;
a implantação do novo plano de cargos e salários;
o aumento do efetivo de pessoal e seu nível de qualificação;
a ética profissional do corpo funcional;
o orgulho dos servidores em trabalhar no TCE;
a celeridade no exame e apreciação de alguns processos em relação à média
geral (ECO, PCP e Consultas);
a atualização do parque tecnológico e sua compatibilidade com os softwares
utilizados, o potencial do banco de dados do sistema e-sfinge, o relacionamento
com a mídia, a divulgação de atos/fatos para o público interno, por meio da
intranet, clipping e e-mail;
a transmissão interna das sessões do pleno, a atuação do TCE em sua
função pedagógica (ciclos);
o processo de ampliação das instalações (em andamento);
 e a manutenção e adequação das instalações físicas e de bens
(equipamentos, veículos), assim como a elevação das disponibilidades
orçamentárias-financeiras (nos últimos exercícios).
PONTOS FRACOS
a carência de uma estrutura organizacional adequada às atribuições de cada
unidade evitando a sobreposição de competências;
a habilidade gerencial deficitária resultante do privilegiamento do mérito
técnico na escolha dos gestores;
o processo de avaliação de desempenho inadequada;
a baixa oportunidade de crescimento - falta de carreira "servidores";
a falta de "banco de idéias" que valorize as sugestões dos servidores;
a tramitação lenta dos processos, os procedimentos internos demorados;
a falta de implementação das câmaras de julgamento;
a falta de eleição das prioridades;
a autuação de processos sobre matérias irrelevantes;
o baixo conhecimento e utilização dos sistemas corporativos;
a utilização de metodologias de trabalho ultrapassadas;
a baixa interação e comunicação ineficaz entre as unidades.
DIRECIONAMENTO ESTRATÉGICO
VISÃO DE FUTURO
Ser reconhecido pela sociedade e
pelos jurisdicionados, até 2011, como
instituição de referência no controle
da gestão pública, que prima pela
qualidade, tempestividade, celeridade,
e uniformidade de suas decisões.
CENÁRIOS
VALORES
1. Transparência
2. Responsabilidade
3. Comprometimento
4.Ética
5. Profissionalismo
6. Compromisso Social
MISSÃO
Exercer o controle externo, por
meio de ações de orientação e
fiscalização, contribuindo para o
aperfeiçoamento da gestão pública
em benefício da sociedade
catarinense.
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
MAPA ESTRATÉGICO
RESULTADOS
Contribuir para o
aprimoramento da
gestão pública
Fortalecer a
imagem do TC
Ampliar e fortalecer
parcerias
PROCESSOS INTERNOS
Reduzir o tempo de
análise e julgamento
dos processos
Aprimorar os
processos de
controle externo
Atuar de forma
seletiva
Buscar o efetivo
cumprimento das
decisões
APRENDIZAGEM E CRESCIMENTO
Elevar o nível de
satisfação dos
servidores
Aprimorar
gestão do
conhecimento e
da tecnologia
Desenvolver
Competências
Gerenciais e
Técnicas
FINANCEIRA
Assegurar
recursos
Racionalizar uso
dos recursos
Desenvolver
Cultura orientada
à Comunicação
Estratégica
TRADUZINDO A ESTRATÉGIA EM RESULTADOS
Missão
Por que existimos
Valores
Em que acreditamos
Visão
O que queremos ser
Estratégia
Nosso plano de jogo – Objetivos
Balanced Scorecard
Implementação e Foco – Indicadores e Metas
Iniciativas Estratégicas
O que precisamos fazer
Objetivos Pessoais
O que eu preciso fazer
RESULTADOS ESTRATÉGICOS
Liderança Atuante
Clientes satisfeitos
Processos Eficazes
Força de Trabalho
Motivada e Preparada
INDICADORES
O QUE SÃO
Formas
de
representação
quantificável
de
características de produtos ou processos, utilizadas
para acompanhar e melhorar os resultados ao
longo do tempo.
PARA QUE SERVEM
Possibilitar o planejamento e o controle do desempenho
Permitir o estabelecimento de metas
Comunicar à organização os pontos chave para a estratégia
Embasar a análise crítica dos resultados e o processo de decisão
Viabilizar a análise comparativa com outras organizações
INDICADORES
CARACTERÍSTICAS
•Representatividade
• Simplicidade
• Disponibilidade
• Rastreabilidade
• Permanência e Estabilidade
TIPOS
•Eficiência
•Eficácia
•Efetividade
METAS
O QUE SÃO
•São os resultados a serem alcançados para atingir
os objetivos propostos.
•Definem um padrão ideal de desempenho a ser
alcançado ou mantido, a partir da análise da situação
atual do indicador.
CARACTERÍSTICAS
Desafiadoras
Viáveis
Relevantes
Claras
Específicas
Temporais
INICIATIVAS
O QUE SÃO
•São ações/projetos que devem ser priorizados por
contribuírem diretamente para o alcance das metas.
•São as iniciativas estratégicas que transformarão o
desempenho atual no desempenho desejado.
DEVEM TER
Responsabilidade definida
Cronograma bem planejado, bem como reuniões de
acompanhamento
Resultados claramente delimitados
Um orçamento
Comprometimento com alocação de recursos
FINANCEIRA
Assegurar os recursos
necessários ao
funcionamento do TCESC
Racionalizar a utilização
dos recursos
financeiros disponíveis
MONITORAMENTO
DA RECEITA
INDICADOR: ÍNDICE DE
EXECUÇÃO
ORÇAMENTÁRIA DA
RECEITA (IEOR)
100%
2,5%
ao ano
ao ano
OTIMIZAR O PLANEJAMENTO
DOS GASTOS
INDICADOR: ÍNDICE DE
EXECUÇÃO
ORÇAMENTÁRIA DA
DESPESA (IEOD)
INDICADOR: INDICE DE
OTIMIZAÇÃO DA
APLICAÇÃO DOS
RECURSOS
DESENVOLVIMENTO E
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA
DE CUSTOS
MONITORAMENTO DOS
GASTOS COM OUTRAS
DESPESAS CORRENTES
90%
ao ano
CONSCIENTIZAÇÃO PARA
USO RACIONAL DE
MATERIAIS E SERVIÇOS
FINANCEIRA
Racionalizar a utilização
dos recursos
financeiros disponíveis
CONSTRUÇÃO DO
NOVO EDIFÍCIO
INDICADOR: ÍNDICE DE
EXECUÇÃO DA OBRA
100%
2010
APRENDIZADO E CRESCIMENTO
Elevar o nível de
satisfação dos
servidores
Aprimorar a política
de gestão do
conhecimento e do
uso dos recursos
tecnológicos
ÍNDICE DE
SATISFAÇÃO DE
UTILIZAÇÃO/ACES
SO AOS SISTEMAS
ÍNDICE DE
SATISFAÇÃO DO
SERVIDOR
75%
IMPLEMENTAÇÃO DO PISO
IMPLANTAÇÃO DA PROMOÇÃO
POR MERECIMENTO
PESQUISAS BIANUAIS DE CLIMA
ORGANIZACIONAL
Desenvolver
Competências
Gerenciais e
Técnicas
MÉDIA DE
HORASAULA/ANO
20/25 ha
70%
TI PARA TODOS
PROGRAMA DE EDUCAÇÃO
COORPORATIVA
APRENDIZADO E CRESCIMENTO
Desenvolver
Cultura
orientada à
Comunicação
Estratégica
ACESSOS AOS
PRODUTOS E
SERVIÇOS DE
COMUNICAÇÃO
PERCEPÇÃO DO
PÚBL. INT. SOBRE
O SIST. E PRÁT DE
COMUNICAÇÃO
•
AVALIANDO A COMUNIÇÃO
•
PLANO DE COMUNICAÇÃO
PROCESSOS INTERNOS
Buscar o
efetivo
cumprimento
das decisões
Reduzir tempo
de análise e
julgamento dos
processos
ÍNDICE DE
CUMPRIMENTO
DAS DECISÕES
TEMPO MÉDIO DE
APRECIAÇÃO DE
PROCESSOS
5%
ao ano
MONITORAMENTO DO
CUMPRIMENTO DAS
DETERMINAÇÕES DO
TRIBUNAL PLENO
Atuar de forma
seletiva
ÍNDICE DE
SELETIVIDADE
QUALIDADE DAS
INSTRUÇÕES
PROCESSUAIS
30%
ao ano
REVISÃO DA LO, RI E
OUTRAS NORMAS
PRIORIZAR POR RISCO
E RELEVÂNCIA
APERFEIÇOAR O SISTEMA
DE PROCESSOS
NÚCLEO DE
INTELIGÊNCIA
FISCALIZATÓRIA
APERFEIÇOAR O ESFINGE
Aperfeiçoar os
processos de
controle externo
AVALIAR E APRIMORAR A
INSTRUÇÃO
PROCESSUAL
RACIONALIZAR OS
PRINCIPAIS PROCESSOS
DE TRABALHO DO
CONTROLE EXTERNO
RESULTADOS
Fortalecer a
imagem do TC
perante a
sociedade
ESTÍMULO À
CIDADANIA E DO
CONTROLE
SOCIAL
80%
ÍNDICE DE
SATISFAÇÃO DA
SOCIEDADE COM O
TCE
PESQUISA DE OPINIÃO
AO ENCONTRO DO CIDADÃO
95,5%
INDICE DE
MATÉRIAS
POSITIVAS E
NEUTRAS
DIVULGAÇÃO ESTRATÉGICA
DAS AÇÕES DO TCE
MANUAL DE COMUNICAÇÃO
MANUAL DE
COMUNICAÇÃO
RESULTADOS
Contribuir para o
aprimoramento da
gestão pública
ÍNDICE DE
AGENTES
ORIENTADOS
Ampliar e fortalecer
parcerias com
entidades públicas e
privadas
100%
RESULTADO DAS
PARCERIAS
ORIENTAÇÃO PARTICIPATIVA
CONTROLE COMPARTILHADO
100%
ÍNDICE DE
ATUAÇÃO DO
CONTROLE
INTERNO
EFETIVIDADE DO CONTROLE INTERNO
10%
ÍNDICE DE
AUDITORIAS
OPERACIONAIS
CONSOLIDAR A AUDITORIA
OPERACIONAL NA FISCALIZAÇÃO
PROJETOS
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
- Singularidade: realização de objetivos singulares,
não repetitivos, caracterizados como inéditos;
- Temporalidade: duração finita (início e fim definidos);
- Incerteza: por gerar produto novo ou serviço singular,
sempre há um grau de incerteza quanto aos resultados;
PROJETOS
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
- Interdisciplinaridade: requer uma gama de
conhecimentos
qualidade,
diferenciados
tecnologia,
custo,
(planejamento,
estatística
etc.);
- Ciclo de vida: seqüência de fases que vão do
início ao fim de um projeto.
INICIATIVAS
POR QUE PRIORIZAR?
PORQUE OS RECURSOS SÃO
ESCASSOS!
Os recursos da organização devem ser alocados de
maneira a causar o maior impacto na estratégia.
INICIATIVAS
PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO
- Reunir todas as iniciativas;
- Mapear o relacionamento com os objetivos;
- Estabelecer critérios de priorização;
- Priorizar de acordo com os recursos disponíveis.
INICIATIVAS
PLANO MESTRE
Elaborado com base nas metas anuais, distribui as iniciativas
ao longo dos anos, conforme o impacto de cada uma nas
metas. Ou seja, a data de início das iniciativas só é definida após
a elaboração do Plano Mestre.
Iniciativas
Projeto X
Projeto Y
Projeto Z
Ano I
Jan
Abr
Jul
Ano II
Out
Jan
Abr
Jul
Ano III
Out
Jan
Abr
Jul
Out
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO
Nº
DATA
ATIVIDADE
1
jullho
Aprovação da portaria que regulamenta a gestão de projetos
2
jullho
Aprovação do Manual de Projetos
3
jullho
Portaria estabelecendo projetos priorizados/prioritários para 2008 com a
designação de gestores e prazo para a elaboração da proposta de projeto
4
agosto
Apresentação de propostas de projetos à CGE, unidades patrocinadoras e
unidades envolvidas
5
agosto
Aprovação dos projetos pela Presidência
6
agosto
Entrega de Relatório sobre a metodologia de cálculo dos indicadores (PE
2008-2011) para sistema informatizado de avaliação/monitoramento
7
agosto
Treinamento aplicativo MS Project para gestão de projetos
8
agosto
Primeira Reunião Mensal de Acompanhamento e Avaliação do
Planejamento Estratégico –Gestores e Colégio de Diretores
9
10
setembro
dezembro
Desenvolvimento de sistema de avaliação/monitoramento do PE
Avaliação de Execução do PE
Como eu faço para
esse programa
atribuir duas tarefas
a uma pessoa ao
mesmo tempo?
Posso escrever uma
rotina que insira novos
meses na linha de
tempo
… e a segunda tarefa
deve estar pronta no
dia 15 de favareiro