Previdência com Qualidade Criando um estado de excelência com Qualidade Outubro 2008 MOTIVAÇÃO No Novo Modelo de Gestão do Poder Executivo a Gestão SEAD IPEC Previdenciária do Estado, incluindo as atividades relacionadas ao Sistema Único da Previdência Social dos Servidores Públicos e dos Membros SEPLAG do Poder do Estado – SUPSEC, passou a ser exercida, de forma centralizada, pela Secretaria do Planejamento e Gestão. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com SEFAZ MOTIVAÇÃO peculiaridade A complexidade e a dos processos da previdência, bem como as reformas que vêm ocorrendo nos últimos anos no Sistema de Previdência, ocasionaram o acúmulo de processos e, conseqüentemente, um alto grau de insatisfação dos usuários que têm direito a esses benefícios. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com DIAGNÓSTICO Reclamações de servidores Tempo 80% de tramitação dos processos dos processos instruídos errados Existência de +34.800 processos de previdência Grande contingente de novas aposentadorias nos próximos anos Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Previdência com Qualidade Criando um estado de excelência Objetivo Geral Dotar a Previdência do Estado de Serviços de Qualidade Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Objetivos Específicos Obter a qualidade nos processos da CPREV; Encurtar o tempo de tramitação dos processos de previdência; Criar uma rede de multiplicadores da qualidade da Previdência; Extinguir os estoque de processos de previdência na SEPLAG e Setoriais; Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Objetivos Específicos Criar um sistema de valorização e reconhecimento Instituir o Selo Previdência com Qualidade – Criando um estado de excelência Criar e gerenciar o ranking das Setoriais na qualidade dos Serviços de Previdência Certificar os colaboradores da Previdência Previdência com Qualidade – Eu sou Multiplicador Premiar os colaboradores que mais se destacaram Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Sistema de Reconhecimento IMPORTÂNCIA Capacitação dos servidores Motivação para a Qualidade Intercâmbio de Boas Práticas Criação da Rede de Colaboradores Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Critérios para o Selo Previdência com Qualidade para as setoriais 1. 2. 3. ELIMINAR O ESTOQUE de processos de previdência existente na Setorial. Atingir o PADRÃO DE QUALIDADE: Qualidade dos processos instruídos e analisados pelas Setoriais Tempo médio de tramitação de processos na Setorial Qualidade no atendimento ao Servidor (Ouvidoria e caixa de sugestões) Apresentar e/ou implantar AÇÕES DE INOVAÇÃO e melhoria dos processos e no atendimento ao Servidor Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Critérios para o Selo Previdência com Qualidade para os colaboradores 1. Atingir o padrão de qualidade dos processos instruídos e analisados pelo Colaborador 2. 3. 4. Multiplicar o conhecimento sobre a previdência 5. Propor melhoria e inovação do fluxo do processo e de atendimento ao servidor. Contribuir para a ação de zerar o estoque da Setorial Prestar apoio a iniciativas de outras Setoriais no assunto específico da previdência. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Fases do Programa 1ª. FASE – Seplag com Serviços de Qualidade Capacitação em Serviço da Rede de Multiplicadores Mutirão de Análise dos Processos da CPREV Resultados Estoque de processos zerado Rede de colaboradores certificada Ranking das Setoriais Estabelecido Selo de Qualidade instituído Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Resultados da 1ª. Fase 12 a 16 /05 – Mutirão Aposentadoria 596 processos analisados 58 participantes 19 a 23/05 – Mutirão Pensão 212 processos analisados 43 participantes 19 a 23/05 – Mutirão Certidão 368 processos analisados 38 participantes Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Resultados da 1ª. Fase TOTAIS 1.176 processos analisados e tramitados 90 colaboradores inscritos 32 colaboradores certificados 64 Multiplicadores da Qualidade na Previdência Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS GERAIS Criada Comissão de Avaliação da Qualidade na Previdência (CAQP), com representantes das seguintes setoriais: 3 integrantes da SEPLAG 1 integrante da PGE 1 integrante da SECON Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS GERAIS Na aferição da qualidade dos processos: aquele instruído corretamente, com nenhuma falta de documento, com informações coerentes, relatórios necessários, com abertura no SPU de forma correta. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS GERAIS Serão objetos de pontuação no Programa os processos dos tipos: Aposentadoria - Documentação e Elaboração do Ato. Aposentadoria - Planilha de Implantação. Pensão – Provisória. Pensão - Definitiva. Pensão – Implantação. Certidões - Tempo de Serviço, Averbação e Desaverbação. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS SETORIAIS A Comissão realiza visitas de acompanhamento do desempenho nas Setoriais, trimestralmente. Será concedido o Selo Previdência com Qualidade – Criando um estado de excelência à setorial que atingir no mínimo 70% da pontuação máxima. Serão premiadas as três primeiras setoriais colocadas no ranking geral das setoriais. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS SETORIAIS A setorial que ceder colaboradores como voluntários para os mutirões em outras setoriais ganharão os mesmos pontos obtidos por seus colaboradores. As setoriais serão organizadas em grupos dependendo do volume de processos em estoque. Esses grupos servirão para definir as pontuações de eliminação de estoque de processos. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Grupos de acordo com Estoque GRUPO TOTAL PROCESSOS GRUPO A 0 a 50 FUNCAP, CIDADES, COGERH, CODECE, TCM, VICE, SECITECE, FADEC, SETUR, SDE, SRH, TJ, CEC, ASSEMBLÉIA, IPECE, URCA, JUCEC, CBMCE, PGJ GRUPO B 51 a 300 SSPDS, SEMACE, IDACE, CASA CIVIL, FUNCEME, UVA, SOHIDRA, SEINFRA, NUTEC, FUNTELC, DPGE GRUPO C 301 a 1.000 GRUPO D 1.001 a 2.000 GRUPO E Acima de 2.001 ÓRGÃOS DETRAN, DAS, SECULT, DER, PC, STDS, GABGOV, SEFAZ, FUNECE, SEJUS TCE, SEPLAG ISSEC, PMCE, SESA, PGE, SEDUC Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES Haverá reconhecimento especial para os três primeiros colocados. Ao final do ano, serão premiados os dez primeiros colocados gerais com prêmios como: cursos, elogios formais, participação em comissões de tutores de cursos, etc. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES O colaborador que for voluntário em outra secretaria ganha 15 pontos por cada processo analisado/instruído. Todos os colaboradores são identificados no Programa por meio de um carimbo numerado. Cada processo analisado/instruído pelo colaborador somará dez pontos na sua produtividade. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com METODOLOGIA REGRAS COLABORADORES Para um colaborador atuar como multiplicador, ele deverá: solicitar à SEPLAG o kit de treinamento, capacitar novos colaboradores solicitar à Comissão a inclusão dos novos colaboradores, ficando ele responsável pelas novas inclusões, por meio de declaração emitida. Neste caso ele ganhará pontos. Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Tabela de Estoque de Processos Grupo de Secretarias Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Grupo E Estoque Existente De 0 a 50 processos De 51 processos De 301 processos a a De 1.001 processos Acima de processos a 300 1.000 2.000 2.000 Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com Percentual de processos enviados à SEPLAG (%) Pontuação - - 100 300 80 240 60 180 50 150 100 600 80 480 60 360 50 300 100 1.000 80 800 60 600 50 500 100 3.000 80 2.400 60 1.800 50 1.500 40 1.200 30 900 20 600 MUTIRÃO SEPLAG SEFAZ 1.725 SEPLAG 1.560 SEDUC 1.335 SDA 1.215 SEMACE 1.005 DETRAN 915 URCA 810 ARCE 795 STDS 780 PGE 765 DER 645 ESPORTE 585 CBCE 555 ISSEC 450 CEC 450 SRH 435 SESA 360 FUNTELC 360 FUNCEME 345 VICE 315 SOHIDRA 300 CASA CIVIL 270 SECITECE 255 SEINFRA 240 SECULT 225 UECE 195 IDACE 165 UVA 150 PMCE 150 SECON um estado de excelência 135 Previdência com Qualidade - Criando TJ 75 Seplag – Outubro/2008 ASSEMBLÉIA 60 CIDADES 15 ÓRGÃO Ranking setorial com CLASSIFIÇÃO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 14 15 16 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 26 27 28 29 30 Ranking dos Colaboradores NOME MICHELE VICTOR DE CARVALHO MARCOS ANTONIO CORDEIRO DE ALBUQUERQUE MARCELLE KELMA UCHOA PINHEIRO ANGELA MARIA MARQUES BARBOSA JANICE NEGREIROS VIANNA LEITÃO KARÍCIA BIANCA CUNHA NUNES REJANE MACIEL COSTA MARIA SOCORRO GALDINO FRANCISCO CASTRO FILHO ANGELA MEIRELES CASTELO BRANCO FAGNER UBIRAJARA SOUZA FRANCELINA DAMASCENO MERENCIO JOCILEIDE FROTA NOGUEIRA ÂNGELA MARIA SILVA RODRIGUES FRANCISCA MARIA MAGALHÃES LOBO JOSÉ ALVES DE CARVALHO NICÁSSIA DÉBORA BANDEIRA DE LAVOR FARIAS ÓRGÃO ARCE DER DETRAN SDA STDS SEMACE ISSEC SEFAZ SEPLAG SDA SEPLAG SEPLAG DETRAN FUNTELC URCA SDA SEFAZ PONTOS Mutirão Seplag 795 645 540 480 480 645 435 420 405 375 375 375 375 360 360 360 360 PONTOS Total Pontos Classificação Certificado Em 09/06/08 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com 995 845 740 680 680 645 635 620 605 575 575 575 575 560 560 560 560 1 2 3 4 4 5 6 7 8 9 9 9 9 10 10 10 10 2a. Fase do Programa 2ª. FASE – Previdência com Qualidade nas Setoriais ( em andamento) Diagnóstico da situação das Setoriais Mutirão para baixa dos estoques de processos de previdência nas Setoriais Resultados Estoque de processos zerado Processos das Setoriais com Zero Erro Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com 2a. Fases do Programa Previdência com Qualidade - Criando um estado de excelência Seplag – Outubro/2008 com