LAYOUT
ESTUDO DE LAYOUT
O arranjo físico deve ser estabelecido a partir do estudo planejado do sistema
de informações relacionado com a distribuição de móveis, equipamentos e pessoas
pelo espaço disponível, da forma mais racional possível. O arranjo físico influi na
motivação, gerando maior ou menor eficiência no trabalho.
Nos estudos de layout, as necessidades psicológicas devem ser estudadas
tanto quanto as necessidades físicas. As pessoas necessitam de ambiente em que
possam desenvolver suas habilidades e uma razoável medida de segurança social.
INDICADORES DE PROBLEMAS NO LAYOUT
a) Demora excessiva: A análise de processos pode demonstrar deficiências da
distribuição espacial. O gerente deve perceber, na demora, um indicador de que algo no
ambiente precisa ser modificado. Podem ser postos de trabalho, ou deslocamentos de
unidades inteiras, ou arquivos. Enfim, a demora acima de expectativas pode propiciar
um indicador de falhas no uso do espaço físico;
b) Fluxo confuso do trabalho: Às vezes, o fluxo indevido não causa somente demora
no andamento burocrático, porém decisões errôneas, consultas desnecessárias a
pessoas, só pelo fato de estarem próximas, além de demora excessiva em fluxos
secundários. O fluxo confuso de trabalho pode ser de origem espacial e pode, também,
estar afetando o trabalho de outras unidades da organização;
c) Excessiva acumulação: A má distribuição espacial pode gerar acúmulo de
pessoas e documentos. As unidades crescem e fica difícil aumentar o espaço físico,
pois esta decisão - aumentar o espaço físico - não depende da unidade que cresceu
e. em muitas oportunidades, nem mesmo da própria organização. A função do
gerente, nesse caso, é extremamente difícil e de resultados finais positivos pouco
alcançáveis;
d) Má projeção de locais de trabalho: Essa é uma deficiência ligada
especificamente ao layout projetado para os postos ou locais de trabalho. Decorre, na
maioria das vezes, do fato de a projeçâo ter sido elaborada por pessoal não
qualificado, ou, então, ter sido elaborada segundo a vontade de cada grupo de
pessoas destinadas a determinado espaço; e
e) Perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra: Os desejos
pessoais terminam por criar enormes prejuízos á organização, pois o posicionamento
errado pode causar um grande lapso de tempo decorrido entre unidades da
organização. A elaboração e análise de processos, embora não específicas para
aproveitamento espacial, podem detectar esse tipo de deficiência.
OBJETIVOS
a) Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da organização
b) Obter um fluxo de trabalho existente
c) Facilitar a supervisão
d) Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa (isolar ruídos, reduzir
espaços desnecessários etc.);
e) Impressionar favoravelmente clientes e visitantes; e
f) Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias.
COLETA DE INFORMAÇÕES
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Detalhes do trabalho executado em cada unidade;
Quantidade de pessoal empregado;
Necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise;
Necessidade de arquivamento e armazenagem;
Isolamento auditivo e visual;
Compartimentação (isolamento físico);
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•
Intensidade de iluminação;
Portas e janelas;
•
Status obtido pela localização de mesas e cadeiras; e
•
Quantidade e tipos de máquinas e equipamentos.
ESTRATÉGIA PARA O ESTUDO DE LAYOUT
1. Calcular a área necessária ou existente: Deve-se evitar os estudos de layout
baseados no olhar. Ex: "eu acho que", "não vai dar para colocar a mesa aqui”, e
assim por diante;
2. Fazer a planta baixa: Elaborar a planta de situação real da área em análise. As
plantas das salas de trabalho são facilmente encontradas nos arquivos relativos à
construção ou compra do imóvel. O trabalho, então, é o de elaborar a planta com os
arquivos, mesas, cadeiras, enfim, tudo o que dá vida aquele espaço.
3. Verificar o fluxo de pessoas e papéis: Identificar os fluxos principais e secundários
e o trânsito de pessoas e documentos (formulários, correspondência etc.);
4. Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos: Questionar
sobre a utilização de móveis e equipamentos, já que as propostas de mudança
deverão estar acompanhadas de informações ou de propostas de fornecedores que
comprovem o conhecimento desses equipamentos. Naturalmente, essa
especificação terá sua utilidade na proposição de troca do mobiário e de
equipamentos;
5. Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas:
Essa fase depende apenas de uma rápida visualização na planta no próprio local
onde está sendo realizado o estudo.
6. Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos.
7. Apresentar as alternativas do novo layout: O novo arranjo físico deverá.
necessariamente, ser discutido pelo maior número de pessoas envolvidas no
estudo. A função do gerente da área é apontar opções, procurando explicar e
tridimensionar seu trabalho; e
8. Implantar e acompanhar: E interessante apontar algumas especificações peculiares
ao estudo do arranjo físico, como, por exemplo:
• O transtorno causado em função de mudanças físicas (pessoas, máquinas,
arquivos);
• Adaptação do pessoal ao novo espaço;
• Adaptação do corpo social (novas relações em virtude de novo posicionamento) no
espaço modificado; e
• observação dos novos fluxos (principal e secundários) e das repercussões na
distribuição do trabalho, acertado em função das modificações ditadas pelo estudo.
LAYOUT EM CORREDOR
LAYOUT EM ESPAÇO ABERTO
LAYOUT PANORÂMICO
DISTRIBUIÇÃO FÍSICA EM “C”
DISTRIBUIÇÃO FÍSICA EM CANTO
DISTRIBUIÇÃO FÍSICA ENVOLVENTE
EMPOWERMENT
EMPOWERMENT
Empowerment significa o fortalecimento ou a criação do poder decisório dos
indivíduos da empresa. Aderindo ao empowerment, uma organização compreende
que está em seus indivíduos o principal elemento gerador de competitividade.
OBJETIVO
•
Pretende conceder, aos funcionários maiores oportunidades de participarem do
processo de escolha dos caminhos a serem trilhados na eterna busca pela
sobrevivência.
•
Responsabilizando seu pessoal, demonstra que acredita e confia na capacidade
daqueles que trabalham para ela, a empresa ganha em todos os sentidos, pois
empregados
dotados
de
empowerment
são
empregados
mais
atentos,
comprometidos com as tarefas que desempenham, motivados, criativos, imbuídos
do espírito de cooperação, de compartilhamento, de missão, de comunhão de
objetivos e interesses.
•
Esses indivíduos darão tudo de si à empresa, porque farão das metas
organizacionais suas próprias metas.
POSICIONAMENTOS EMPRESARIAIS
1. CUMPRIMENTO DE ORDENS
Essa postura é determinada por dois fatores que conduzem a questão da gestão de
pessoas:
a) certeza de que somente a empresa está certa.
b) a empresa conhece melhor do que ninguém o que o cliente deseja.
2. USO DO PRÓPRIO DISCERNIMENTO
A postura organizacional defendida pelo empowerment constitui fatores associados à
gestão de recursos humanos:
a) Melhor forma de se realizar a missão - Indivíduos que detêm empowerment
avaliam as situações vividas pela organização, confrontando-as com seus
conhecimentos e experiências, na busca pelas melhores oportunidades e caminhos
para a realização da missão da empresa;
b) Melhor informação - Quando se responsabilizam indivíduos e promove-se a
abertura à comunicação dentro da empresa, o nível de qualidade das informações
circulantes aumenta sensivelmente. As pessoas, por conseguinte, trabalham com maior
interaçâo e conseguem atingir melhor os objetivos organizacionais; e
c) O que a empresa espera de seus indivíduos - As empresas querem pessoas
dedicadas e realmente comprometidas com suas metas. Desse modo, as empresas
querem possuir indivíduos que contribuam.
REQUISITOS NO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE
EMPOWERMENT
1. Competência e experiência - Se uma empresa quer indivíduos responsáveis por
suas ações e decisões e comprometidos com seus objetivos, deve estar atenta para
o fato de que apenas indivíduos competentes, habilidosos, bem como experientes.
fornecem contribuições valiosas;
2. Informações necessárias - Não é concebível implementar a ferramenta em
ambientes em que a circulação da informação de qualidade seja restrita a alguns
níveis da empresa. Empowerment é a responsabilização de indivíduos, de sorte que
a empresa possa aproveitar melhor o potencial dos mesmos.
3. Recompensa adequada - A empresa que busca o comprometimento de seus
indivíduos na conquista de suas metas precisa reconhecer os esforços de seus
funcionários. Caso contrário, haverá frustração e desânimo. Afinal, é uma
característica humana o desejo de ser parabenizado por uma atitude ou sugestão
significativa.
4. Conhecimento da missão - Indivíduos com empowerment precisam saber do
que trata a missão organizacional. Para que eles alcancem as metas da empresa, é
necessário que saibam onde, como, quando e por que suas decisões e ações
podem impactar positivamente a realidade organizacional; e
5. Tolerância a erros - A empresa que implementa o empowerment precisa tolerar
erros, pois se a empresa espera que seus funcionários contribuam, deve estar
predisposta a aceitar algumas falhas. Caso contrário, se punir feroz e
exemplarmente aqueles que participam do processo de crescimento organizacional.
incutirá o medo.
ETAPAS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO EMPOWERMENT
Passo l - Tolerância a erros
• Se a empresa repreender seus funcionários, quando eles falharem na busca pela
excelência organizacional, a reação normal será a recusa em aceitar a
responsabilização. Existe um limite entre o erro aceitável e o inadmissível. Exemplos
de ocasiões nas quais a falha pode ser permitida pela organização:
a) Quando o erro não faz parte de um padrão - Quando é cometido pela primeira vez.
Nada mais normal do que errar ao trilhar um caminho nunca antes percorrido.
Funcionários com empowerment vêem-se ás voltas, muito comumente. com
situações inéditas sobre as quais nunca tiveram poder decisório.
b) Quando se aprende com o erro - O importante ao falhar, em situações inéditas, é
aprender com os erros, de sorte que a experiência enriqueça a capacidade de
análise das pessoas em futuras decisões;
c) Quando ocorre na busca dás metas - A organização possui metas e espera que
seus funcionários dotados de empowennent as alcancem. Contudo, eles nem
sempre acertarão durante o processo. É absolutamente humano que se erre
enquanto se tenta;
d) Quando o erro estiver dentro do escopo de autoridade - A empresa delega
responsabilidades a seus funcionários e espera que eles ajam. Entretanto, inúmeras
podem ser as ordens desconexas em relação aos objetivos empresariais, não por
incompetência ou maldade, mas simplesmente por erro. Quando uma pessoa tem
poder para agir, também tem para errar.
e) Quando o erro não contraria leis e princípios organizacionais - Quando a pessoa
erra perseguindo metas, sem afrontar os valores que regem a empresa, a falha é
permissível.
Passo 2 - Desenvolver confiança
Empowerment, antes de tudo é uma questão de confiança. Os funcionários,
normalmente, desejam contribuir e participar das escolhas organizacionais. Quando
uma empresa aplica métodos rígidos de controle em seus funcionários, induz os
mesmos á certeza de que não são merecedores de crédito, o que em nada favorece
qualquer projeto de crescimento organizacional. Existem três níveis de confiança que
uma empresa pode estabelecer em seu relacionamento com seus funcionários:
a) Nível 1 (previsibilidade) - Traz algum conforto para as pessoas no ambiente de
trabalho, mas somente significa que a empresa age de forma consistente com seus
próprios interesses. O funcionário, em muitas ocasiões, não compartilha ou concorda
com tais interesses; contudo, pode prever que situações ocorrerão, o que garante
alguma margem de estabilidade;
b) Nível 2 (confiabilidade) - A empresa que faz e cumpre suas promessas. Por
conseguinte, seus funcionários acreditam que ela é confiável, o que é melhor que ser
previsível;
c) Nível 3 (mutualidade) - Esse é o grau mais intenso de confiança que pode
caracterizar o relacionamento empresa/funcionário. Implica convergência de interesses,
cumplicidade, compromisso. Estabelece uma relação na qual as partes envolvidas
importam-se umas com as outras.
Passo 3 - Visão
Todo projeto de empowerment, para gerar efeitos positivos, precisa estar alicerçado
sobre uma visão. A técnica busca a melhoria dos resultados organizacionais, e para
tanto estabelece que os objetivos da empresa precisam ser compartilhados pelos
funcionários. A visão é o que inspira os objetivos organizacionais traçados. Visão é algo
que alinha, motiva, une. compele todos à mesma direçâo. Assim, nada mais razoável do
que o empowennent pautar-se por uma visão.
Passo 4 - Fixação de metas
Metas devem ser estabelecidas, pois concentram os objetivos idealizados rumo à
missão. Metas bem definidas para projeto de empowerment são guiadas pelos
seguintes fatores:
• clientes;
• funcionários;
• investidores; e
• comunidade.
As metas precisam expressar os valores da empresa, ser de fácil compreensão, amplas
o bastante para apoiarem o projeto de implementação de empowerment; limitadas o
suficiente a fim de possibilitarem a avaliação de resultados, incluírem uma dimensão
temporal, serem alcançáveis, ou seja, não serem impossíveis de se realizar, e,
finalmente, serem alinhadas com outras atividades da empresa.
Passo 5 - Avaliação
O feedback, oriundo da avaliação, corrige eventuais erros, mantendo os esforços no
caminho correto. A avaliação relativa a um projeto de empowerment deve incluir:
• Avaliações financeiras - Que digam respeito a aspectos de lucros, vendas,
investimentos e gastos;
• Avaliações voltadas para o mercado - Referentes ao índice de satisfação dos
clientes internos e externos à organização;
• Avaliações operacionais - As relativas à produtividade, eficiência organizacional.
qualidade de produção, cronogramas e orçamentos;
• Avaliações organizacionais - As que digam respeito à estrutura, ao desempenho e
aos valores de trabalho.
Passo 6 - Motivação
Empowerment é motivação e motivação é Empowerment, já que apenas funcionários
motivados são capazes de se comprometer com a missão organizacional. A motivação
passa pelo reconhecimento do trabalho do funcionário, este é um dos fatores que
potencializam a motivação e pode ser feito de muitas maneiras:
• Estabelecimento de bons salários;
• Tratar os funcionários com justiça, ou seja, dispensar aos mesmos um tratamento
adequado;
• Oferecer oportunidades de crescimento profissional;
• Oferecer atribuições interessantes que promovam o aprendizado no emprego;
• Não esquecer de fornecer a já citada segurança no emprego; e
• Promover a sensação de realização entre os funcionários, isto é, demonstrar o quanto
o esforço de cada um foi determinante para o sucesso organizacional.