INFORMAÇÃO SOBRE REGRAS DE FATURAÇÃO/MERCADORIAS
E OUTRAS REGRAS CONTABILÍSTICAS
Só os Técnicos Oficiais de Contas estão habilitados técnica e legalmente a
responsabilizarem-se pela sua contabilidade.
Para que a contabilidade tenha credibilidade, é necessário que a mesma reporte
com verdade os negócios da Empresa, e que os movimentos contabilísticos sejam
efetuados corretamente e de acordo com o SNC.
É também condição que as empresas e empresários com contabilidade organizada,
disponham de uma conta bancária através da qual devem ser movimentados os
pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade desenvolvida.
A falta destes meios de análise e controlo poderão levar a Administração Fiscal a não
dar credibilidade à contabilidade, sujeitando o contribuinte a uma presunção de
resultados e consequente lançamento do imposto, que pode ser grave e
financeiramente dolorosa.
O método indiciário é aplicado ao contribuinte sempre que se detetem situações
anómalas. O ónus da prova compete ao contribuinte, pelo que é obrigatório, provar
que os rendimentos auferidos são os efetivamente declarados. A contabilidade tem
de evidenciar uma margem bruta correta.
Nas ações de fiscalização, além de outro tipo de análise e controlo, os fiscais poderão
fazer o inventário das existências naquela data.
As épocas de saldos deverão estar perfeitamente definidas e enquadradas, por causa
das grandes baixas de preços.
Informações fiscais e de gestão
Disponibilizamos mensalmente um Mapa de Exploração e um Tableau de Board,
permitindo, assim, que todos os nossos clientes analisem a evolução dos seus negócios,
resultados, e alguns aspetos patrimoniais e indicadores de gestão.
Esta informação é um desafio que fazemos mensalmente aos nossos clientes, de modo
a sensibilizá-los para a discussão e análise dos seus resultados. Assumimos as nossas
responsabilidades disponibilizando informação. Assumam as vossas, discutindo e
analisando os vossos resultados!
Aconselhamos, que sempre que sejam iniciados contactos com clientes ou
fornecedores, se peça cópia do cartão de contribuinte, ou solicite o número com o
qual se pode confirmar se o mesmo é válido ou inválido, evitando assim, vendas a
entidades falsas ou compras, das quais podemos deduzir o IVA indevidamente e a
empresa ser mais tarde penalizada.
Referimos, a seguir, alguns dos aspetos fundamentais que darão credibilidade e
garantia técnica à Administração Fiscal.
Fornecedores e clientes
Ter contas correntes, manuais ou informatizadas.
Enviar para contabilização as faturas no mês de processamento.
Para ser permitida a dedução do IVA e para que não seja contestada a sua
validade pela Administração Fiscal, verificar se as faturas ou documentos
equivalentes emitidos pelo fornecedor, obedecem a todos os requisitos legais, e se
as vendas ou serviços prestados estão devidamente explicitados.
Nos pagamentos e recebimentos o recibo deixou de ser obrigatório. É válida e
suficiente a fotocópia do cheque emitido ou o justificativo da transferência
bancária. No entanto sempre que seja solicitado, o recibo deve ser emitido, o qual
junto com o documento bancário faz prova de quitação.
Listagem de Clientes e fornecedores
É obrigatório apresentar anualmente duas listagens, de clientes e fornecedores,
referentes às transações internas efetuadas com todos os sujeitos passivos de IVA, cujo
valor ultrapasse por ano os €25.000. O cumprimento desta obrigação implica um
controlo complementar, já que são registadas todas as transações com IVA incluído,
sendo abatidas as notas de crédito referentes a devoluções e descontos de
quantidade. Nas transações efetuadas com sujeitos passivos de IVA, é obrigatória a
indicação do número de contribuinte independentemente de se abrir conta corrente
ou não.
Notas de Crédito
Na emissão de notas de crédito com IVA, a sua dedução só pode ser efetuada se a
entidade emissora tiver na sua posse a confirmação de receção assinada pelo
destinatário, a qual comprova que o mesmo tomou conhecimento e que vai
regularizar o IVA a favor do Estado.
Bancos
Ter conta aberta em nome da sociedade ou do empresário em nome individual e
efetuar os movimentos através da mesma, sem a qual a contabilidade da empresa
não oferece credibilidade.
Imobilizado
Possuir registo do imobilizado de modo a permitir o seu controlo, através de fichas
criadas para cada bem onde serão indicados todos os movimentos desde a
aquisição, às amortizações e possível venda ou abate.
Letras
Ter livros de registo de letras a receber e letras a pagar quando se opere com saques
ou aceites. As sociedades com capital superior a €4,987.98, e que emitam mais de
1.000 letras por ano, são obrigadas a ter impresso próprio para letras e livranças.
Informações sobre vendas e Novas Regras de Faturação
Alterações de 2013
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Obrigatoriedade de emissão de faturas para todas as entidades
independentemente do valor de emissão;
Deixam de existir todos os documentos equivalentes a fatura, tais como vendas
a dinheiro, talões de venda, fatura-recibo, e surge a fatura simplificada;
Passa a ser obrigatório comunicar à AT todos os documentos de faturação
emitidos, até ao dia 25 do mês seguinte à emissão do documento. Esta
comunicação poderá ser efetuada à AT por transmissão eletrónica em tempo
real, integrada em programa de Faturação eletrónica através de webservice;
através do envio do ficheiro SAF-T (PT) mensal, e por inserção direta dos dados
da fatura no Portal das Finanças;
Passa a ser obrigatório comunicar à AT os elementos dos documentos de
transporte, antes do seu início, a partir de 1 de Maio de 2013.
A partir de 1 de Janeiro de 2013, a Portaria 22-A 2012 define também como
obrigatória a Certificação de software para volume de faturação a partir de
€100.000.
Alterações de 2014
Alterações ao SAFT:
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Incorporação de mudanças no que diz respeito à forma como deve ser
apresentada a informação dos documentos provenientes de soluções externas
ao software principal e/ou dos documentos emitidos originariamente em préimpressos.
Alterações na identificação e impressão de documentos:
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Relativamente às séries, foram introduzidas restrições ao nível da numeração
sequencial, tendo obrigatoriamente que iniciar-se em 1 e não podendo nela
conter outra informação, como por exemplo, o ano ou n.º terminal informático;
Na impressão de documentos, a data deverá constar e aparecer no formato
AAAA-MM-DD;
As guias de transporte, faturas e respetivos documentos retificativos não devem
conter valores negativos. Com exceção dos casos de anulação de registos
que já integram a fatura ou para acerto de estimativas nas prestações de
serviços continuadas;
A denominação, NIF e domicílio do emitente deve ser impresso no documento,
ainda que esta informação conste em papel pré-impresso de origem
tipográfica;
Ao imprimir faturas criadas de duplicados (por inoperacionalidade do sistema)
que não integram a cópia de segurança, deve, obrigatoriamente, aparecer a
expressão “Cópia do documento original”+ sigla do documento + D + série +
número do documento”. Exemplo: “Cópia do documento original- FTD
2013A/00099”.
Alterações na integração de documentos através de duplicados que não integram a
cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados
por inoperacionalidade do sistema:
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Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser
encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a
emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança
efetuada.
Alterações no controlo de acessos e cópias de segurança:
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A palavra-passe de acesso ao programa é obrigatória por utilizador e não
pode ser vazia. O administrador não a pode conhecer nem a pode visualizar;
Assegurar a realização de cópias de segurança de periodicidade obrigatória
e/ou a manutenção de duas ou mais bases de dados simultâneas para que
quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da
faturação;
Possuir o controlo direto ou indireto da base de dados que utiliza e o registo do
n.º de reposições de cópias de segurança (backup) efetuadas.
Alterações ao nível das regras operacionais:
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Deixa de ser permitida a alteração do NIF na ficha de um cliente que tenha já
documentos emitidos;
Deixa de ser permitida a alteração do nome e da morada numa ficha de
cliente já existente e com documentos emitidos, mas cujo NIF não foi fornecido;
Deixa de ser permitida a alteração da descrição dos produtos ou serviços que
já tenham sido usados em documentos de venda;
Deixa de ser permitida a criação de notas de crédito relativas a documentos
anteriormente anulados ou já totalmente retificados;
Deixa de ser permitida a anulação de documentos sobre os quais já tenha sido
emitido documento retificativo, ainda que parcial;
Deixa de ser permitido o registo de devoluções em documentos de venda ou,
no sentido inverso, deixa de ser permitido o registo de vendas em documentos
de retificação.
O software passará a alertar o utilizador caso a data e hora de sistema seja inferior à
do último documento emitido, sendo nesse caso pedida a confirmação, antes da
emissão, de que a data e hora de sistema se encontra correta.
REGRAS DE TRANSPORTE DE MERCADORIAS
Consideram-se bens em circulação, todos os que forem encontrados fora dos
estabelecimentos próprios ou em veículos, no ato da carga ou descarga.
Todos os bens em circulação e que possam ser objeto de comercialização, terão de
ser acompanhados de dois exemplares do documento de transporte, se transportado
pelo cliente. Se este for feito pelo fornecedor, então o documento deverá ser emitido
em triplicado.
Os documentos de transporte, além de conterem todos os elementos de identificação
do vendedor e comprador, deverão mencionar a quantidade, proveniência e destino
dos produtos transportados.
Os documentos de transporte, quando o destinatário não seja conhecido na altura da
saída dos bens do armazém, deverão ser processados globalmente. À medida que os
produtos forem sendo vendidos, deverão fazer documentos de entrega, isto é, fatura,
venda a dinheiro ou guia de remessa, fazendo referência ao respetivo documento
global e utilizando o duplicado para justificar a saída dos bens.
Quando, em relação aos bens em circulação, o seu detentor ou transportador
declare que os mesmos não provêm de um sujeito passivo, poderá exigir-se prova da
sua proveniência quando haja suspeitas da prática de infração fiscal, procedendo-se
à apreensão provisória dos bens e dos veículos transportadores, se essa prova não for
feita imediatamente.
Além de outros muito específicos, não são considerados bens em circulação os
mostruários entregues aos pracistas e viajantes, as amostras destinadas a ofertas de
pequeno valor e o material de propaganda, em conformidade com os usos
comerciais e que, inequivocamente, não se destinem a venda.
As viaturas comerciais de uma empresa não podem transportar mercadorias de outra,
a não ser que estejam licenciadas para o fazer.
Que documentos podem ser considerados de transporte?
A fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos
equivalentes à guia de transporte.
Que documentos não servem como documentos de transporte?
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Vendas a dinheiro dado ter sido revogada a possibilidade de emitir
documentos equivalentes a faturas.
Fatura simplificada não pode ser utilizada como documento de transporte
porque o regime de bens em circulação apenas permite que a utilização de
uma fatura emitida com os elementos previstos no n.º 5 do art. 36.º do CIVA.
Faturas ou guias de transporte não assinadas emitidas por aplicação não
certificada
Quando devem ser comunicados à AT os documentos de transporte?
É obrigatória a comunicação à AT dos elementos dos documentos de transporte,
antes do início do transporte.