Departamento: Fiscalidade , Direito Comum e do Trabalho
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
01 de Janeiro de 2013
NOVO REGIME DE FACTURAÇÃO 2013
ASPETOS A TER EM CONTA NA FATURAÇÃO VIA INFORMATICA
Pedro Moreira
Fiscalista
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Manual de Procedimentos – Novo Regime de Faturação 2013
Através dos Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24/08, do Decreto-Lei nº.198/2012, de 24/08, do Ofício-Circulado n.º 30136/2012 19/11, da Portaria nº. 382/2012, de 23/11, da Portaria nº. 426-A/2012, de 28/12, da Portaria nº. 426-B/2012, de 28/12, da Lei
66-B/2012, de 312/12 (O.E. para 2013) e do Ofício-Circulado n.º 30141/2013 - 04/01, foram clarificadas as novas regras para
emissão e comunicação à A.T. dos documentos de venda e documentos de transporte, o que consubstancia uma alteração
profunda à realidade até agora existente.
1 - No caso especifico dos documentos de venda, apenas passam a ser genericamente aceites, para efeitos fiscais:
- Fatura, - Fatura Simplificada, - Fatura-Recibo, - Fatura Simplificada-Recibo, - Nota de Débito e - Nota de Crédito
2 - No caso especifico dos documentos de transporte, são aceites para efeitos fiscais:
- A Guia de Transporte (normalmente utilizada para circulação de bens que não deem origem a fatura), - A Guia de
Remessa, - A Guia de Consignação, - A Guia de Devolução
Assim sendo e para ajuda na despistagem de eventuais erros na emissão dos documentos acima mencionados, quanto à
preparação dos dados para envio do ficheiro SAF-T (PT), em seguida alertamos para alguns aspetos a ter em conta:
REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE CLIENTES
Para não haver problemas/erros, na preparação e envio do ficheiro SAF-T(PT), deve ter em atenção os seguintes aspetos:
- Nº de cliente (não deve haver nº de clientes repetidos)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve existir um nº de cliente genérico (tipo) 999
- Nome do cliente (deve preencher o nome o mais completo possível)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: CONSUMIDOR FINAL
- Nº Fiscal do cliente (deve preencher o nº fiscal sem dar qualquer espaço, tipo 502070145)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o seguinte nº (exatamente como aqui
está): 999999990 (nove vezes o nº “8” e o ultimo nº o “0”)
- Morada do cliente (deve preencher a morada o mais completo possível)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: DESCONHECIDO
- Localidade do cliente (deve preencher a localidade o mais completo possível)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: DESCONHECIDO
- Código Postal (deve preencher o código postal correto, ou, em alternativa, o código postal principal, tipo “4760” e os
restantes 3 digitos com o “000”)
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o código postal genérico criado tipo: 4760000 ou 4750-000 ou 4775-000
- País (deve preencher obrigatoriamente com o código do pais previsto pela tabela ISO3166 – no caso de Portugal “PT”,
França “FR”, Espanha “ES”, etc…
Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever no campo do pais: DESCONHECIDO
- Campo da Auto-Faturação (deve preencher. Genericamente, o código “0” caso não haja acordo de autofacturação com o
cliente)
REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE ARTIGOS
No Campo de Tipo de Produto ou serviço estão previstos, para exportação SAF-T (PT) os seguintes códigos (por
tipos de produtos e/ou serviços), os quais devem fazer já parte da programação:
- Para Produtos Acabados ou Mercadorias a vender: Código “P”
- Para Serviços Prestados : Código “S”
- Para Portes, Despesas Bancárias, Encargos com Devoluções e/ou Reformas: Código “O”
- Para Impostos (exceto IVA e Imposto de Sêlo), taxas e encargos parafiscais: Código “I”
A maioria dos programas de faturação, têm tabelas próprias (quando da abertura dos artigos) associadas a este tipo
de códigos (caso não as tenham, devem ser pelo utilizador criadas, antes da abertura ou correção aos artigos já
abertos):
- Opção de Produtos Acabados/Mercadorias Código “P”– aquando da abertura de códigos deste tipo de produtos
- Opção de Serviços Prestados Código “S” – aquando da abertura de códigos de serviços prestados (mão-de-obra direta ou
subcontratada, aluguer de equipamentos, etc…)
- Opção de Juros Código “O” – aquando da abertura de códigos de juros bancários suportados e a debitar ao cliente, bem como outros
encargos a estes associados, tais como comissões bancárias, etc…
- Opção de Portes Código “O” – aquando da abertura de códigos de portes a debitar ao cliente
- Opção de Adiantamentos Código “P” ou “S” (conforme se relacionem a produtos ou serviços) – aquando da abertura de
códigos de adiantamentos de clientes
- Opção de Taxas/Impostos Código “I” – aquando da abertura de códigos de taxas ecológicas e outros encargos e outros impostos
parafiscais (exceto IVA e Imposto do Sêlo)
Nota: O Imposto de Sêlo, quando não seja objeto de tributação dos bens e/ou serviços debitados, ou seja, tratando-se de imposto
suportado e relacionado com encargos bancários a debitar aos clientes, deve estar enquadrado na opção “Juros”, mas com código de artigo
autónomo.
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Manual de Procedimentos – Novo Regime de Faturação 2013
QUANDO DEVE EMITIR FATURA SIMPLIFICADA E
QUANDO DEVE EMITIR FATURA (GENERICA)
Quando o valor da fatura não ultrapasse os 100,00 Euros
(1.000,00 Euros no caso especifico dos pequenos retalhistas e dos vendedores ambulantes)
Pode optar por emitir a “Fatura Simplificada”, aplicável a estes limites:
A)
- Se o cliente solicitar a colocação do NIF, este meio permite simplificar os elementos a constar, pois apenas o
referido NIF do cliente é obrigatório (estando por isso dispensado de colocar o nome, morada, localidade e
código postal).
B)
- Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, emite este tipo de fatura, indicando no campo do NIF o nº
“999999990, tendo ainda que ter em conta que, caso o programa detenha algum quadro especifico para
introdução dos restantes dados, nomeadamente;
- Campo do nome: escrever a designação (manual) “consumidor final”
- Campo da morada, localidade: escrever a designação “desconhecido”
- Campo do Código Postal: escrever o código genérico “4760-000” ou “4775-000” ou “4750-000”
Em alternativa, pode emitir ainda a “Fatura” (dita normal), mas nestes casos deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a
ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes).
Quando o valor da fatura seja superior aos 100,00 Euros
(1.000,00 Euros no caso especifico dos pequenos retalhistas e dos vendedores ambulantes)
Terá que obrigatoriamente emitir a “Fatura” (dita GENERICA), sendo que obrigatoriamente deve abrir a ficha e cliente
com os cuidados a ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes), ou seja:
A)
- Se o cliente solicitar a colocação do NIF, deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a ter acima indicados
(abertura de ficha de clientes).
B)
- Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, deve utilizar a ficha do “consumidor final”, criada nos moldes
acima indicados (abertura de ficha de clientes).
PRAZOS PARA EMISSÃO DA FATURA
A fatura deve ser emitida:
- Até ao 5.º dia útil seguinte ao da entrega da mercadoria;
Nota: Para evitar a emissão de guias de transporte e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a
antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura
diretamente com a mercadoria
- Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a vendas de bens ou prestações de serviços ainda não
efetuadas (Adiantamentos);
- Até ao 15.º dia útil do mês seguinte, no caso de prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis noutro
Estado membro.
MENÇÕES ESPECIFIDAS A CONSTAR NAS FATURAS
(QUANDO AS OPERAÇÕES NÃO TÊEM IVA)
Existem textos especiais que são de indicação obrigatória nas faturas, os quais se referem á venda de bens ou prestação de
serviços a faturar sem IVA.
Normalmente, os programas de informática (quando não se aplica IVA) obrigam (linha a linha) a indicar (através de um
quadro próprio) o motivo de não aplicação desse imposto.
No entanto, para poder ver melhor essas regras segue o quadro em anexo:
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Atenção que estas menções, não são obrigatórias nas faturas simplificadas (nem, aparentemente, estão previstas pelos
programas de informática nesse tipo de faturas)
Códigos dos
Motivos da
isenção a indicar
(código interno no
programa faturação)
Menção a constar na fatura
(aparentemente sai automaticamente
ao digitar o código certo)
M01
Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do CIVA
M02
Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º 198/90, de
19 de Junho
M03
Exigibilidade de caixa
M04
M05
Isento Artigo 13.º do CIVA
Isento Artigo 14.º do CIVA
M06
Isento Artigo 15.º do CIVA
M07
Isento Artigo 9.º do CIVA
Tipo de Venda de Bens
e/ou Prestação de
Serviços
Isenção nas Despesas suportadas
em nome do cliente, normalmente,
relacionadas com taxas de justiça,
emolumentos, etc…
Isenção nas Exportações indiretas
(venda a um exportador nacional,
consequentemente destinadas a
posterior exportação), com valor
superior a 1.000,00 Euros/por
fatura
Regime especial de exigibilidade
do IVA nas empreitadas e
subempreitadas de obras públicas
Regime especial de exigibilidade
do IVA nas entregas de bens às
cooperativas agrícolas
Regime especial de exigibilidade
do IVA nos serviços de transporte
rodoviário nacional de mercadorias
Isenção nas importações
Isenção nas exportações diretas
Isenção nas operações
relacionadas com regimes
suspensivos (bens colocados em
Norma aplicável
Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do
CIVA
Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º
198/90, de 19 de junho
Decreto‐Lei n.º 204/97, de 9
de agosto
Decreto‐Lei n.º 418/99, de 21
de outubro
Lei n.º 15/2009, de 1 de abril
Artigo 13.º do CIVA
Artigo 14.º do CIVA
Artigo 15.º do CIVA
entrepostos alfandegários)
Isenções em várias operações
internas
Regime inversão sucatas, etc..Anexo E
Regime inversão construção civil
M08
M09
M10
M11
M12
M13
M14
M15
M16
Artigo 9.º do CIVA
Artigo 2.º n.º 1 alínea i) do
CIVA
Artigo 2.º n.º 1 alínea j) do
CIVA
Regime inversão – Regra da
Artigo 6.º do CIVA
localização dos bens e prestação
de serviços entre PT e outro EM
IVA – autoliquidação
Regime inversão emissão de
Artigo 2.º n.º 1 alínea l) do
gases efeito de estufa
CIVA
Regime dos SP que renunciaram à
Decreto‐Lei n.º 21/2007, de 29
isenção nas operações com
de janeiro
imoveis (imobiliárias)
Regime especial aplicável ao ouro Decreto‐Lei n.º 362/99, de 16
para investimento
de setembro
Regime especial dos pequenos
Artigo 60.º CIVA
retalhistas – Artigo 60.º do CIVA
IVA ‐ não confere direito a dedução
Regime de tributação dos
combustíveis líquidos, aplicável
Artigo 72.º n.º 4 do CIVA
aos Revendedores
Regime especial de isenção –
IVA – Regime de isenção
Vendas/Serviços inferiores a
Artigo 53.ºdo CIVA
10.000,00 Euros/Ano
Regime especial do Tabaco e
Decreto‐Lei n.º 346/85, de 23
Não tributado
fósforos
de agosto
Regime da margem de lucro – Agências
Regime da margem de lucro –
Decreto‐Lei n.º 221/85, de 3
de viagens
Agências de viagens
de julho
Regime da margem de lucro –
Regime da margem de lucro – Bens em
Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18
Bens em segunda mão
segunda mão
de outubro
(automóveis usados e outros)
Regime da margem de lucro – Objetos
Regime da margem de lucro –
Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18
de arte
Objetos de arte
de outubro
Regime da margem de lucro – Objetos
Regime da margem de lucro –
Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18
de coleção e antiguidades
Objetos de coleção e antiguidades
de outubro
Venda genérica Intracomunitária
Isento Artigo 14.º do RITI
Artigo 14.º do RITI
de Bens
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SITUAÇÕES PARTICULARES NA EMISSÃO DE FATURA
1º - ENCARGOS BANCÁRIOS COM DESCONTOS/DEVOLUÇÃO DE CHEQUES/LETRAS:
No caso de ser necessário debitar este tipo de encargos ao cliente, deve ser emitida única e exclusivamente a “FATURA”,
sendo que se aconselha à criação de uma serie de Faturação para este tipo de débitos (podendo incluir nesta serie de
faturação, também, eventuais vendas (alienação) de ativos fixos da empresa.
Referir ainda que, os artigos criados com estas designações, devem ser identificados (aquando da criação) no tipo de “O –
Outros”, sem o respetivo IVA, acrescentando-se o facto de, em princípio, ao emitir a fatura (que o código criado para estas
despesas não deixar previamente memorizar na sua ficha de criação) irá ser necessária a indicação do motivo da não
aplicação desse mesmo imposto, pelo que deve optar pela escolha da opção “Isento/Isenção” (art.º 9 do CIVA).
2º - ADIANTAMENTOS DE CLIENTES:
No caso dos adiantamentos, deve proceder da seguinte forma:
1º Paço - Emitir sempre fatura e correspondente recibo (nenhum outro documento serve) por cada adiantamento, colocando
um código com a designação “Adiantamento por conta de encomenda”, bem como a % de adiantamento.
2º Paço - Emitir uma Nota de Crédito, para anulação total ou parcial do adiantamento, colocando um código ou texto simples
com a designação “Anulação do Adiantamento referente á nossa Factura nº XXX de XX/XX/XXXX”.
3º Paço – No momento da emissão da Nota de Crédito descrita no paço 2, emitir a Fatura “Final” com os códigos dos
Bens/Serviços a debitar efetivamente.
DOCUMENTOS RETIFICATIVOS DA FATURA
- Quando estejamos perante uma correção à fatura, a qual implique, apenas a alteração de quantidades, preços, valores sujeitos a IVA ou
valores do próprio IVA, ou outros elementos quantitativos, deve sempre e apenas emitir
- Nota de Débito (se essa correção possa dar origem a um aumento do valor da fatura a corrigir)
- Nota de Crédito (se essa correção possa dar origem a uma redução do valor da fatura a corrigir)
- Quando estejamos perante uma devolução de mercadoria (seja ela parcial ou total), deve sempre e apenas emitir a Nota de Crédito
Nota: Nos termos das novas regras, para estes casos acima indicados, não são admissíveis outros documentos para além destes
- Quando estejamos perante uma correção à fatura, por erro em código de produtos, texto ou denominação de produtos, NIF´s, Nome ou
Endereços de clientes, ou demais elementos meramente qualitativos, deve:
1º - Anular a Fatura errada
2º - Emitir nova fatura, nos termos normais, mas escrevendo (em texto) ou fazendo referência à fatura anulada e a substituir, com
indicação do seu número e data, tipo “Esta fatura substitui a fatura nº XXXX emitida em XX/XX/XXX”.
- Quando estejamos perante prémios ou descontos de rapel, deve sempre e apenas utilizar ou a Nota de Débito e/ou Nota de Crédito, não
esquecendo a colocação da referência á fatura e/ou faturas a que os mesmos digam respeito) ou, em alternativa (caso essa referencia
materialmente não seja possível) a indicação do período temporal a que os mesmos digam respeito.
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DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE DÊEM ORIGEM A FATURAS
Os documentos de transporte que deem origem a faturas, têm obrigatoriamente que ser certificados (embora o inicio da sua
comunicação (prévia) ao fisco seja só a partir de 01/01/2005, e para empresas que em 2012 e seguintes, não tenham
faturado (volume de vendas e serviços) mais que 100.000 Euros.
Nos casos de falha de energia ou, impossibilidade de emitir por meio informático a guia, pode ser feita uma guia manual,
sendo que, posteriormente e no ia seguinte, a mesma deve ser reportada (transcrita) para o programa e com a indicação do
nº e data da guia manual que lhe deu origem.
Aconselhamos, que devem ter um serie própria para este tipo de guias que deem origem a fatura, designada por “GUIA DE
REMESSA” e devem ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes:
- Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda)
- Taxa do IVA dos artigos
- Data, Hora e local de carga, bem como de descarga
Nota: Para evitar a emissão de guias de remessa e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a
antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura
diretamente com a mercadoria.
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE QUE NÃO DÊEM ORIGEM A FATURAS
Os documentos de transporte que não deem origem a faturas, os quais possam ser utilizados para transporte entre
estabelecimentos do mesmo sujeito passivo, para bens em garantia, para bens a efetivar fabrico/reparação/acabamentos em
regime de subcontratação, etc…., não vão ser de comunicação obrigatória, no entanto, devem ter uma serie própria, devem
se designar por “GUIA DE TRANSPORTE” e devem, também, ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes:
- Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda)
- Taxa do IVA dos artigos
- Data, Hora e local de carga, bem como de descarga
- Menção da não origem a fatura, tipo:
“ Bens transportados reparados ou abrigo da garantia de fabrico”
“ Bens transportados para acabamento/fabrico/reparação, em entidade subcontratada”
“ Transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa”
Nota: No caso de transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa, a entidade a indicar no
campo de cliente/destinatário, deve ser a identificação da própria empresa (com o endereço do armazém/estabelecimento
destino), sendo que na ficha de cliente deve ser criado um nº de cliente tendo em conta os aspetos particulares de
preenchimento completo acima indicado (para não dar erro na exportação do SAF-T (tabela de clientes)
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