CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ
Administração de Sistemas de
Informação Gerenciais
UNIDADE I: Sistema de Informação na era digital
Prof. Adolfo Colares
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Por tecnologia da informação (TI), entenda-se todo
software e todo hardware de que uma empresa necessita
para atingir seus objetivos organizacionais. Isso inclui não
apenas computadores, mas também, assistente digitais
pessoais e até mesmo iPod, se usados para fins
organizacionais.
Softwares como os sistemas operacionais Windows ou
Linux, o pacote Microsoft Office e milhares de programas
computacionais encontrados em uma organização.
Já os sistemas de informação (SI), são mais complexos
pois, envolvem tanto a perspectiva tecnológica quanto a
organizacional.
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Um SI pode ser definido tecnicamente como um
conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou
recuperam),
processam,
armazenam
e
distribuem
informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a
coordenação e o controle de uma organização.
- Auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar
problemas.
- Visualizar assuntos complexos.
- Criar novos produtos.
Os SI contêm informações sobre pessoas, locais e itens
importantes a organização ou para o ambiente que o cerca.
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No caso, Informação quer dizer dados apresentados
em uma forma significativa e útil para as pessoas.
Dados, ao contrário, são sequenciais de fatos ainda
não analisados, representativos de eventos que ocorrem nas
organizações.
Exemplo: Milhares de informações registradas nos
caixas dos supermercados.
331 Detergente Brite 1,29
863 Café BL Hill
4,69
173 Meow Cat
0,79
331 Detergente Brite 1,29
663 Country Ham
3,29
331 Detergente Brite 1,29
Região de Vendas: Noroeste
Loja: Superloja nº122
Sistema
de
informação
Dados
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UNID.
Nº ITEM
DESCRIÇÃO
VENDIDAS
331
Detergente Brite
7.156
TOTAL DE VENDAS NO ANO
$ 9.231,24
Informação
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Existem três atividades dos sistemas de informação
que são fundamentais para gerar conclusões que as
organizações necessitam para a tomada de decisão, controlar
operações, analisar problemas e criar novos produtos ou
serviços.
Essas atividades são entrada, processamento e saída.
 Entrada: coleta dados brutos de dentro da organização ou
de seu ambiente externo.
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 Processamento: converte os dados coletados na entrada
em uma forma mais significativa.
 Saída: transfere as informações processadas às pessoas
que as utilizarão ou às atividades nas quais elas serão
empregadas.
Os SI requerem também um “feedback”, que é uma
resposta à ação adotada a determinados membros da
organização para ajudá-los a avaliar ou a corrigir a atividade
de entrada dos dados.
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Ambiente
Fornecedores
Clientes
Organização
Sistema de Informação
Entrada
Processar
Classificar
Organizar
Calcular
Saída
Feedback
Agências
reguladoras
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Acionistas
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Concorrentes
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Sistema de Vendas de ingressos do site dos cinemas
Moviecom
- A entrada consiste:
1. Dados dos pedidos, como nome do comprador,
endereço, numero de cartão de crédito e quantidade
de ingressos desejados, além do dia para o qual o
ingresso está sendo comprado.
2. Os computadores armazenam esses dados e os
processam para calcular o total de ingressos vendidos,
identificar as comprar de ingresso e enviar
solicitações de pagamento às empresas de cartão de
crédito.
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3. A saída consiste nos ingressos que serão impressos
online, nos recibos dos pedidos e nos relatórios de
pedidos de ingresso online.
Quais as informações significativas que o sistema
pode nos oferecer?
1. Número de ingressos vendidos para um determinado gênero de
filme.
2. O cliente mais assíduo.
3. Quantidade de ingressos vendidos anualmente.
4. E qual dia da semana que são vendidos menos e mais ingressos
online.
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Embora os sistemas de informações informatizados
utilizem a tecnologia de computadores para armazenar e
processar dados brutos e transformá-los em informações
inteligíveis. Existe uma diferença entre um computador e um
software de um lado, e um sistema de informação, de outro.
Porque????
Porque computadores eletrônicos e os programas que
o acompanham são o fundamento técnico, as ferramentas e
materiais modernos dos SI.
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Para compreender totalmente os sistemas de
informação, é preciso conhecer suas dimensões mais amplas –
a organizacional, a humana e a tecnológica, bem como seu
poder de fornecer soluções para os desafios e problemas no
meio empresarial. Para isso é necessário se capacitar em
sistemas de informação.
- Abordagem comportamental e técnica.
- Entender das dimensões organizacionais e humana
dos sistemas, e suas dimensões técnicas.
- Conhecer a tecnologia da informação.
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Organizações
Tecnologia
Sistema
de
Informação
Pessoas
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Organizações
As organizações têm uma estrutura composta por
diferentes níveis e especializações. E essa estrutura releva
uma clara divisão de trabalho.
Autoridade e a responsabilidade em uma empresa são
organizadas por hierarquia. Os níveis superiores da hierarquia
são compostos por: pessoal administrativos, profissional e
técnico, ao passo que os níveis inferiores são ocupados pelo
pessoal operacional.
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Organizações
O que saber das organizações?
1. Conhecer o seu processo de negócio completo o que
leva tempo.
2. Conhecer a cultura peculiar da organização, seus
valores e seus modos de fazer as coisas, que já é
estabelecido pela maioria de seus membros
fundadores.
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Organizações
Os diferentes níveis e especialidades de uma empresa
criam interesses e pontos de vista diversos, muitas vezes
conflitantes, o conflito é a base das políticas organizacionais.
Os SI saem desse caldeirão de perspectivas, conflitos,
compromissos e acordos que são inerentes a todas as
organizações.
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Pessoas
Uma empresa é tão boa quanto as pessoas que a
formam. O mesmo se aplica aos SI, eles são inúteis sem
pessoas qualificadas para desenvolvê-lo e mantê-los e sem
quem saiba usar as informações de um sistema para atingir os
objetivos organizacionais.
Para tocar uma empresa, são necessários diferentes
tipos de conhecimento e pessoas, desde administradores a
pessoas de linha de frente.
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Pessoas
O papel do administrador é “entender a lógica” de
muitas situações enfrentadas pela organização, tomar
decisões e formular planos de ação para a resolução de
problemas organizacionais.
O que saber das pessoas de uma organização?
1. Qual a sua função na organização e como é realizada essa
função?
2. Verificar se os processos organizacionais estão sendo
executados pelas pessoas certas.
Em resumo, verificar se cada pessoa está realizando o
seu devido papel na organização, caso contrário, reajustar
sua função na organização.
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Tecnologia
A tecnologia da informação é utilizada para que os
gerentes enfrente as mudanças do ambiente em que a sua
organização está inserida. E claro, para isso ela oferece
muitas ferramentas.
1. Hardware.
2. Software.
3. Tecnologia de armazenamento de dados.
4. Tecnologia de comunicação e de redes.
5. Internet.
6. Intranets.
7. Extranets.
8. Infraestrutura de tecnologia da informação (TI).
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A abordagem de resolução de problemas organizacionais
Os problemas e desafios organizacionais que toda
empresa enfrenta, podem ser solucionados utilizando os
sistemas de informação juntamente com a tecnologia da
informação. O que pode ser chamado de “abordagem de
resolução de problemas”.
• É bastante relevante para a carreira de qualquer
administrador.
• Porque ?
Porque o administrador é contratado pela habilidade de
solucionar problemas organizacionais e com isso atingir os
objetivos da empresa.
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A abordagem de resolução de problemas
Problemas do dia a dia parece simples: Uma máquina
quebra, é evidentemente que alguém tem que fazer algo a
respeito. Correto? É obvio, que o responsável irá procurar
uma ferramenta e começar o conserto. Depois de consertado
e de inspecionar tudo, a máquina é ligada e tudo volta a
funcionar.
Alguns problemas empresariais são simples quanto o
descrito acima. Mas, no mundo real dos negócios, nem tudo
transcorre dessa maneira.
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A abordagem de resolução de problemas
Porque???
Porque envolve diversos
fatores como, a organização,
tecnologia e pessoas. Ou seja,
trata-se
de
um
conjunto
completo de problemas.
Organizações
Tecnologia
Sistema
de
Informação
Pessoas
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
A maioria dos solucionadores usa um modelo de
resolução de problemas à sua maneira, que composto pro
quatro passos.
1. Identificação do problema
O primeiro passo é descobrir o tipo de problema. Para que
ele seja resolvido, deve haver um consenso sobre sua
existência, suas causas e o que pode ser feito sobre ele, dados
os recursos que se dispõe.
Entendido o fato crítico, os problemas começam a ser
solucionado criativamente, para isso é necessário reunir fatos,
conversar com as pessoas envolvidas e analisar documentos.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
Quais os problemas das dimensões organizacionais mais
comuns?
Dimensão
Descrição
Processos organizacionais ultrapassados
Atitudes e cultura pouco colaborativas
Conflitos políticos
Dimensões Organizacionais
Ambiente organizacional turbulento ou em
mutação
Complexidade da tarefa
Recursos inadequados
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
Quais os problemas das dimensões organizacionais mais
comuns?
Dimensão
Descrição
Hardware antigo ou insuficiente
Software ultrapassado
Capacidade inadequada do banco de dados
Dimensões Tecnológicas
Capacidade insuficiente em
telecomunicações
Incompatibilidade dos velhos sistemas com
as novas tecnologias
Mudança tecnológica acelerada
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
Quais os problemas das dimensões organizacionais mais
comuns?
Dimensão
Descrição
Falta de treinamento dos funcionários
Dificuldades para avaliar o desempenho
Exigências regulatórias e legais
Dimensões Humanas
Ambiente de trabalho
Falta de participação dos funcionários e de
apoio a eles
Administração indecisa
Administração deficiente
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Identificação do
problema
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
2. Proposta de solução
O segundo passo é propor soluções ao(s) problema(s) que
foram identificados. Geralmente existe uma grande quantidade
de “soluções” e a escolha, muitas vezes, reflete as diferentes
perspectivas das pessoas na organização.
Qual a dica?
Levar em conta todas as propostas
de solução, pois, só assim você terá
noção de todas as possibilidades.
Identificação do
problema
Proposta de
solução
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
3. Avaliação e escolha da solução
O terceiro passo é escolher a melhor solução. Para achar a
melhor solução deve ser considerado o custo da solução, sua
exequibilidade, os recursos e o conhecimento existente, e o
tempo necessário para desenvolvê-la e implantá-la.
Neste passo deve ser levado em
conta as atitudes e apoio de seus
funcionários e gerentes.
Identificação do
problema
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Proposta de
solução
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Avaliação das
propostas e
escolha da solução
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
A melhor solução é aquela que pode ser implantada. Para
implantar uma solução que envolva SI, é preciso desenvolver
essa solução e introduzi-la na empresa.
Isso incluir adquirir ou desenvolver software, a parte
tecnológica da equação.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
Que cuidados temos que tomar ?
• Primeiro, o software precisa ser testado em um cenário
empresarial realista.
• Segundo, os funcionários deverão ser treinados para usálo.
• E terceiro, será preciso preparar uma documentação
sobre como usar o novo sistema.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
Outra questão muito importante, é a mudança que pode
ocasionar no processo de negócio da organização, com a
inserção de um sistema de informação ou mesmo com a
mudança de um antigo para um novo.
Isso implica, nas mudanças de tarefas do cotidiano que o
funcionário realiza centenas ou até mesmo milhares de vezes.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
O que fazer para a implantação dar certo?
• Primeiro, delinear processos organizacionais novos, mais
eficientes.
• Segundo, descobrir um jeito de incentivar os funcionários
a se adaptar a essas novas maneiras de conduzir os
negócios .
• Terceiro, realizar reuniões com grupos de funcionários
para explicar as mudanças, treinamentos para deixá-los
atualizados em relação aos novos processos e ao SI.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
O que fazer para a implantação dar certo?
• E quarto, realizar algum tipo de recompensa ou incentivo
para estimular as pessoas a apoiar com entusiasmo as
mudanças.
Em fim, a implantação também inclui a mensuração dos
dados, para verificar se os objetivos estão sendo alcançados na
solução dos problemas, ou se são necessárias mudanças adicionais
para atender os objetivos originais. Essas informações devem
retornar aos solucionadores.
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Um modelo para o processo de resolução de problemas
4. Implantação
Assim, a identificação do problema pode mudar ao longo do
tempo, soluções podem ser alteradas e novas escolhas podem
ser feitas, tudo baseado na experiência real.
Identificação do
problema
Avaliação das
propostas e
escolha da solução
Proposta de
solução
feedback
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Implantação
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O Papel do senso crítico na resolução de problemas
É muito fácil aceitar solução para problemas dadas por
outra pessoa, ou adotar opiniões das pessoas que, objetivamente,
analisaram o problema e, agora, oferecem soluções rápidas.
O que fazer na hora de tomar as decisões sobre os problemas?
1. O gestor deve resistir a aceitar definições pré-existentes a
respeito de qualquer problema.
2. No processo de tomada de decisão é essencial se distanciar
de qualquer solução específica até ter certeza de que
identificou apropriadamente o problema, compreendeu-o a
fundo e analisou as alternativas
Caso contrário, o gestor corre o risco de investir na direção errada,
resolver o problema errado e desperdiçar recursos.
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O Papel do senso crítico na resolução de problemas
Para isso é recomendado alguns exercícios de senso
crítico, que é simplesmente a suspensão do juízo até que se tenha
ciência das múltiplas perspectivas e alternativas.
1.
2.
3.
4.
Manter uma postura questionadora e adiar o julgamento.
Ter consciência das diferentes perspectivas.
Testar as alternativas e deixar que a experiência dite as regras.
Ter consciência dos limites organizacionais e humanos.
Seguir a risca uma rotina de tomada de decisão, ou
a um modelo, não garante que se vá chegar à solução correta. A
melhor alternativa contra resultados incorretos é ter senso crítico
ao longo do processo de resolução de problemas.
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A conexão entre
organizacionais
problemas,
soluções
e
objetivos
Foi visto do porque as empresas investem em tecnologia e
SI. Foi discutido também os objetivos organizacionais que podem
ser atingidos com a ajuda desses sistemas: novos produtos, serviços
e modelos de negócio, relacionamento mais estreito com os
clientes e fornecedores, melhor tomada de decisão, vantagem
competitiva e sobrevivência.
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A conexão entre
organizacionais
problemas,
soluções
e
objetivos
O que acontece quando as empresas não atingem esses
objetivos?
Elas se transformam em desafios ou problemas
que requerem atenção. O gestor então, costuma a
recorrer aos SI em busca de ajuda ou mesmo da solução
completa.
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Como os sistemas de informação afetarão as carreiras
relacionadas a negócio
Administração
Com mais de 305 mil membros registrados no CFA/CRA no
ano de 2010, sem contar os consultores administrativos que não
possuem registro, os administradores estão entre as maiores
categorias de profissionais relacionada ao negócio, que só
perdem para os contadores no Brasil.
Porém, essa realidade não irá perdurar por muito tempo,
pois, no Brasil espera-se que a classe como um todo se expanda
mais rápido que as outras.
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Como os sistemas de informação afetarão as carreiras
relacionadas a negócio
Administração
Porque?
Porque, no mundo dos negócios brasileiros que está
sendo tomando pelos sistemas de informação, requerem
gestores para que o sistema opere de forma correta.
A maioria dos administradores brasileiros, estão recorrendo
aos sistemas de informação e tecnologia da informação
diariamente para cumprir com seus objetivos organizacionais
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Como os sistemas de informação afetarão as carreiras
relacionadas a negócio
Administração
Essa cultura está sendo herdada pela cultura norte
americana, em que todos os administradores utilizam SI, e para
eles hoje é impossível administrar organizações sem utilizar SI,
mesmo no caso de pequenas empresas.
Com isso, podemos descrever as competências básicas que
os administradores ou estudantes de administração devem
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Como os sistemas de informação afetarão as carreiras
relacionadas a negócio
Administração
Conhecer os novos itens de hardware e software atuais que
podem tornar a administração mais eficiente e efetiva.
Reforçar a capacidade de liderança e coordenação, e
ajudar na consecução dos objetivos corporativos em uma
perspectiva mais ampla.
Isso inclui entender o papel que os banco de dados
desempenham na administração dos recursos de informação da
empresa, e o papel das novas tecnologias de comunicação e
colaboração, como wikis, blogs, e computação móvel sem fio.
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Como os sistemas de informação afetarão as carreiras
relacionadas a negócio
Administração
Compreensão profunda da forma de utilização dos SI
corporativos para gestão da produção, de fornecedores, da
força de vendas e do relacionamento com os clientes para
aumentar a eficiência das operações e ajudar os
administradores a tomar melhores decisões visando aumentar o
desempenho das empresas.
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Considerações finais sobre sistemas de informação e sua
carreira
Para finalizar, abaixo consta a lista de requisitos gerais no
que diz respeito a conhecimentos e habilidades em SI:
• Todas as áreas relacionadas a negócios, de qualquer
especialidade, precisam entender como os SI são usados
pelas empresas para atingir os objetivos corporativos que
são:
• Excelência operacional
• Desenvolvimento de novos produtos e serviços
• Relacionamento estreito com o cliente
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Considerações finais sobre sistemas de informação e sua
carreira
• Independente da carreira escolhida, todos da área de
negócio precisam desenvolver a habilidade de analisar as
informações e ajudar as empresas a entender
o seu
ambiente e fazer inferências a respeito dele.
• Todos da área de negócio, precisam ser capazes de trabalhar
com especialistas
e desenvolvedores que projetam e
implantam SI. Só assim será possível garantir que os sistemas
desenvolvidos se atendam aos propósitos da empresa.
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Considerações finais sobre sistemas de informação e sua
carreira
• Todas as carreiras relacionadas a negócio sofrerão impactos
de mudanças no ambiente ético, social e legal das empresas
provenientes da implantação de SI.
• Os gestores devem então compreender como ocorrem esses
impactos e prestar conta com a organização, o governo e ao
público, conforme seja o caso.
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Considerações finais sobre sistemas de informação e sua
carreira
• Todas as carreiras relacionadas a negócio sofrerão impactos
de mudanças no ambiente ético, social e legal das empresas
provenientes da implantação de SI.
• Os gestores devem então compreender como ocorrem esses
impactos e prestar conta com a organização, o governo e ao
público, conforme seja o caso.
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1. A Snyders of Hanover
2. A Dollar General Corporation
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O que é sistema de informação?