O que é Gestão de Projetos?
Alcides Pietro, PMP
Resumo
Nas próximas páginas é apresentado o tema “gestão de projetos”,
inicialmente fazendo uma definição de “projeto”, destancando a diferença entre
desenvolvimento de um negócio e desenvolvimento de um projeto. Em seguida, é
apresentada a conceituação de “gestão de projetos” propriamente dita, algumas
áreas de conhecimento envolvidas são mencionadas e são feitas considerações sobre
uso de softwares de apoio dentro do contexto de gerenciamento de projetos.
O que é um Projeto?
Antes de abordarmos o tema “Gestão de Projetos”, vamos discutir um
pouco a própria definição de “projeto”.
Muitas vezes comentamos que estamos desenvolvendo um projeto, ou
que temos idéias para fazer um projeto, mas vamos observar alguns detalhes,
seguindo o conceito utilizado pelo PMI – Project Management Institute, que é um
dos institutos mais conceituados no mundo no assunto.
Primeiramente, um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma,
seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas
envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operações regulares de
uma empresa – a produção em série de margarinas é uma operação da empresa,
mas por outro lado, a criação de um móvel sob encomenda é um projeto.
Em segundo lugar, um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um
objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o
desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um
projeto.
Vamos nos ater a este segundo ponto um pouco mais. Imagine que você
tenha uma idéia para um novo produto a ser lançado no mercado, e que você queira
pleitear recursos para financiar o desenvolvimento deste negócio.
Para isso, você provavelmente irá desenvolver um plano de negócios, que
conterá informações sobre o produto em si, sobre as forças do mercado que agirão
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sobre este negócio (clientes, concorrentes, fornecedores, etc...), irá fazer uma
análise de Oportunidades e Ameaças, Pontos fortes e pontos fracos, apresentará
planilhas financeiras, montará um plano de Marketing, irá mostrar o diferencial do
seu produto e seu negócio, etc, etc, etc...
É possível dizer que a criação deste documento completo é um projeto,
mas o conteúdo do documento em si não, uma vez que se trata de um negócio novo,
e – salvo exceções – negócios são feitos para durar indefinidamente, não para terem
um final em um determinado momento.
Dadas estas definições, façamos uma lista de exemplos de projetos:
A construção de uma casa é um projeto, o desenvolvimento de um
software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a
implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a realização de uma viagem,
escrever um livro, criar um documento, executar uma peça de teatro...
Repare na lista acima e confirme as duas características mencionadas
anteriormente, comuns a todos os projetos: eles têm um fim bem definido, e são, de
alguma forma, sempre únicos.
Portanto, vamos evitar a confusão feita por muitos que limitam a definição
de projeto como envolvendo um novo negócio, pois projetos podem ser de inúmeros
tipos e tamanhos diferentes, e podem envolver áreas de atuação diferentes,
eventualmente não tendo nada a ver com a criação de um novo negócio.
Agora, com alguns esclarecimentos já feitos, passemos à definição de
Gestão de Projetos. Leia esta segunda parte do texto sempre tendo em mente a
definição de projeto apresentada agora, eventualmente se remetendo aos exemplos
dados, para compreender realmente a característica genérica que envolve a gestão
de projetos, ou seja, que faz com que o tema “gestão de projetos” possa ser
discutido de forma independente da área de atuação.
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O que é Gerenciar um Projeto?
Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de
técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.
E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando
pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.
Muitos de nós – senão todos – já coordenaram projetos ao menos uma
vez. E o que foi feito para gerenciar o projeto? É possível que um projeto seja
gerenciado apenas utilizando-se o bom senso ou boas práticas herdadas de colegas,
é possível que outro projeto seja gerenciado apenas usando-se algumas ferramentas
como o Microsoft Project, e também é possível que ele seja gerido utilizando-se
técnicas adequadas para cada uma das suas fases.
O PMI compilou as melhores práticas de gerenciamento de projetos
utilizadas ao redor do mundo, que são aplicadas em projetos de tamanhos e áreas
diferentes, e montou uma publicação, chamada PMBOK – Project Management Body
of Knowledge.
Esta publicação contém inúmeros processos de
Iniciar
Iniciar
Planejar
Planejar
trabalho, cada um com um conjunto de técnicas e
ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases
Executar
Executar
Controlar
Controlar
de um projeto, que, como foi mencionado, são: iniciação,
planejamento, execução, controle e finalização.
Finalizar
Finalizar
Este conjunto de processos e técnicas é mundialmente aceito como sendo
um padrão bastante razoável para se aplicar em projetos de todos os tipos e
tamanhos, e é considerado um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento de
projeto.
O que se ganha ao aplicar estas técnicas? Aumenta-se significativamente
a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro
do prazo estipulado, e dentro do custo esperado. E isso já é um grande benefício,
uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso e com custo
acima do previsto.
Os processos de trabalho foram organizados pelo PMI em nove áreas do
conhecimento. Por exemplo, a gestão do escopo é uma destas áreas, e trata de
todos os processos envolvidos para iniciar o projeto, planejar o escopo do projeto,
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definir como as alterações de escopo serão tratadas ao longo do projeto, controlar o
escopo e assim por diante.
De forma análoga, a gestão de custos é outra área de conhecimento, que
trata da realização de estimativas de custos, da criação de orçamentos, de técnicas
para se controlar os custos do projeto, etc...
Outra área de conhecimento lida com o gerenciamento de riscos no
projeto, e envolve a identificação, a classificação e priorização de riscos, assim como
a
definição
de
estratégias
a
serem
adotadas para cada situação que envolve
Gestão
INTEGRADA
risco.
As
demais
áreas
gestão
de
prazo,
gestão
Gestão
dos CUSTOS
de
conhecimento são: gestão integrada do
projeto,
Gestão
do ESCOPO
de
Gestão
do PRAZO
recursos humanos, gestão da qualidade,
gestão da comunicação, e gestão das
Gestão
dos RISCOS
Gestão
Gestão da
da QUALIDADE COMUNICAÇÃO
Gestão dos
RECURSOS
HUMANOS
Gestão das
AQUISIÇÕES
aquisições (procurement).
Da mesma forma que existem técnicas para executar cada atividade
dentro do processo de gerenciamento de projetos, existem ferramentas para auxiliar
as atividades de gestão de projetos, e há ferramentas bastante sofisticadas, como
alguns softwares bastante conhecidos, como Microsoft Project, os pacotes da
empresa Primavera, Timecontrol, ABT, entre outros inúmeros aplicativos de apoio à
gestão de projetos existentes no mercado.
Cuidado deve ser tomado para não aproveitar a facilidade com que são
gerados os primeiros resultados em determinados softwares, e considerar o simples
uso do software como sendo uma prática completa de gerenciamento do projeto.
Isto significa que, por mais que um software seja sofisticado, se ele não
for bem “pilotado”, ou seja, se não houver conhecimento teórico, conceitual, que
extrapole os limites do software, existe o risco de cair no que é chamado de GIGO –
garbage in, garbage out, ou seja, em uma tradução livre, “se entra lixo, sai lixo”.
Corremos o risco de estar colocando “lixo” no software, e por consequência,
extraindo “lixo” dele.
Aliás, algumas das técnicas modernas de gestão de projetos nem
requerem o uso de ferramentas sofisticadas, por exemplo, na definição da estrutura
analítica do projeto – um dos processos da fase de “planejamento”, da área de
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conhecimento “gestão de escopo” – é mais apropriado utilizar folhas de flip chart e
adesivos (como post-its), do que ferramentas computacionais.
Lembremos sempre que o gerenciamento de projetos envolve lidar com
pessoas a todo momento – a equipe do projeto, o cliente, quem financia o projeto,
outras áreas envolvidas, fornecedores, entre outros, e isto requer habilidades que
vão além do simples uso de softwares.
Estas breves explicações devem ter introduzido o assunto, esclarecido
algumas dúvidas e apresentado o grande espaço existente nas organizações para se
aplicar as técnicas modernas de gestão de projetos.
É importante ter consciência de que muito há para se apresentar sobre o
tema ainda, muitas são as técnicas de gerenciamento de projetos existentes e que
podem ser utilizadas pelas empresas.
E os benefícios de se utilizar os conceitos modernos de gestão de projetos
vão da melhor utilização dos recursos da empresa, redução no tempo de colocação
de novos produtos no mercado, melhor controle e consequente redução dos custos
envolvidos nos projetos, e, culminam, obviamente, na maior satisfação do cliente do
projeto e de todas as outras pessoas envolvidas com o projeto.
Alcides Pietro é Engenheiro de Produção, pós-graduado em Marketing e em
Gestão de Projetos, certificado pelo PMI como Project Management Professional e sócio da
PIETRO & DIAS ? Gestão de Operações ? Gestão de Projetos.
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