ESTUDO DE CASO SOBRE A IMPORTÂNCIA DO
GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA IMPLENTAÇÃO COM
SUCESSO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
CASE STUDY ON THE IMPORTANCE OF PROJECT
MANAGEMENT IN THE SUCCESSFUL IMPLEMENTATION OF
THE STRATEGIC PLANNING
Dalivia Bento Bulhões
Pós- graduanda em Gestão Empresarial
[email protected]
Luiz Otávio da C.O. Castro
Profº Msc.
Centro de Pós-Graduação FAESA
[email protected]
RESUMO
Trata-se de um estudo de caso do gerenciamento de projetos e sua relação com o
planejamento estratégico, tendo como objetivo analisar e caracterizar práticas
colaborativas deste modelo de gestão como ferramenta do planejamento estratégico
de uma microempresa do segmento de informática, e sua transposição para a
elaboração do mapa estratégico, através do balanced scorecard (BSC). O
gerenciamento de projetos é uma disciplina que vem sendo formada, há muito tempo,
por pessoas de diversas áreas de conhecimento e especializações, em vários países e
ambientes, e praticamente em todos os tipos de organizações, razão pela qual se
optou pelo presente estudo. A abordagem metodológica foi desenhada com base em
revisão de literatura sobre os principais conceitos de gerenciamento estratégico,
administração estratégica e balanced scorecard, com ênfase na aplicação em
microempresas.
Palavras-Chaves: Planejamento estratégico. Gerenciamento de Projetos. Balanced
scorecard
ABSTRAC
This is a case study of project management and its relationship with strategic
planning, aiming to analyze and characterize collaborative practices of this
management model as a tool of strategic planning at a micro-computer
segment, and its transposition into elaboration of the strategic map, through the
balanced scorecard (BSC). Project management is a discipline that has been
formed long ago by people from different areas of knowledge and expertise in
various countries and environments, and virtually all types of organizations,
which is why we opted for this study. The methodological approach was
designed based on literature review on the main concepts of strategic
management, strategic management and Balanced Scorecard, with emphasis
on application in micro.
Key Words: Strategic Planning, Project Management, Alignment of goals
INTRODUÇÃO
Todos nós sabemos como as coisas mudaram nas últimas cinco décadas. Mas
não se sabe para onde iremos e, na velocidade crescente das transformações,
é necessário que estejamos permanentemente preparados para responder às
evoluções e às mudanças.
O consumidor fica mais exigente e consciente, criam-se produtos substitutos a
todo o momento, a tecnologia se desenvolve e se torna mais sofisticada, as
mudanças tornam-se cada vez mais velozes diante da criatividade e
capacidade do ser humano.
De acordo com Porter (1999, p.46) é fundamental concentrar os recursos
organizacionais (dinheiro, pessoal, tempo e informação) nos fatores básicos
que se mostram decisivos para o triunfo de uma empresa ou área. Distribuir
recursos, conforme os benchmarks, simplesmente não trazem nenhuma
vantagem palpável.
Se uma organização ou área de uma empresa souber quais são os fatores
chave para seu êxito e aplicar neles o conjunto correto de recursos, será então
capaz de colocar-se em real superioridade competitiva. Vargas (2005) afirma
que, para atender ás demandas de maneira eficaz e efetiva, em um ambiente
caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um
modelo de gestão focado em prioridades e objetivos e, por esta razão, o
gerenciamento de projetos tem crescido mundialmente de maneira tão
acentuada nos últimos anos.
Com o mercado globalizado e competitivo, o diferencial das empresas consiste
em desenvolver atividades assertivas que alcancem com o menor custo
humano, econômico e financeiro as metas desejadas. Para alcançar este
diferencial competitivo, torna-se cada vez mais necessário a introdução de
metodologias voltadas para o planejamento estratégico e gestão de projetos.
Este trabalho visa convergir estas posturas essenciais para as empresas como
diferencial para a obtenção de sucessos, identificando a importância da gestão
de projetos para implementação do planejamento estratégico e alinhamento
das metas.
PROBLEMA E MOTIVAÇÁO DA PESQUISA
Vários estudos tem enfatizado a necessidade de analisar os motivos pelos
quais, a fase mais complexa do planejamento estratégico das organizações
que está relacionada com sua implementação não tem tanto êxito. Muitas
empresas possuem um planejamento estratégico muito bem elaborado, mas
quando é executado não alcança grandes sucessos.
Quando se trata de pequena e micro empresa, a presença de uma metodologia
clara de comunicação do planejamento estratégico certamente poderá ser um
diferencial competitivo. No entanto, se não houver esta conscientização poderá
tornar-se um fator complicador.
É sabido que empresas que desenvolvem o planejamento estratégico
apresentam melhores desempenhos que as que não optam pela sua
orientação. Embora tenham sua fase de planejamento garantido, quando se
alcança a fase de execução, grande parte das empresas perdem seu
alinhamento com as metas e acabam, muitas vezes fracassando, pela falta de
uma metodologia de gestão de projetos das mudanças estratégicas.
Desta forma, diante deste cenário complexo os questionamentos preliminares
deste trabalho giram em torno da baixa inserção do planejamento estratégico
em pequenas e microempresas. Há, por exemplo, questionamentos quanto aos
impactos relacionados com o desempenho gerencial e organizacional.
O desenvolvimento desta pesquisa foi motivado pela participação da autora
com o quadro técnico-gerencial nas atividades comerciais, rotineiras e
administrativas da empresa Bitável Tecnologia. Essa prospecção estratégica
identificou lacunas ainda desconhecidas pela Bitável Tecnologia, na condução
dos seus negócios sob a luz da gestão de projetos.
A metodologia utilizada neste trabalho foi desenvolvida através de estudo de
caso, que é uma investigação empírica usada para entender um fenômeno da
vida real em profundidade (Yin, 2010). A pesquisa caracteriza-se como
exploratória. Quanto à forma de abordagem, a pesquisa é qualitativa e
quantitativa (GIL, 2010).
A amostra da pesquisa foi a empresa Bitável
Tecnologia. Os dados foram coletados através de questionários, entrevistas e
análise de documentos da empresa.
HIPÓTESE
Após o estudo da dissertação de mestrado titulada “A importância da
abordagem da gestão de projetos visando à implementação de estratégias
organizacionais”, (BOYADIJAN, 2008), foi constatado que as grandes
empresas pesquisadas que adotam práticas de gerenciamento de projetos
conseguem efetivar seu planejamento estratégico com mais sucesso.
Esta perspectiva despertou o interesse em compreender como as ferramentas
de gerenciamento de projetos, em sua dimensão conceitual difundida pelas
melhores praticadas do PMI (Project Management Institute) e softwares,
contribuem para o sucesso na gestão do planejamento estratégico uma microempresa. Partindo da conclusão de Boyadjian, constrói-se a hipótese de que o
gerenciamento de projetos auxilia na execução com relativo sucesso do
planejamento estratégico da empresa pesquisada. A partir desta hipótese que
foi realizado todo o trabalho de pesquisa.
OBJETIVO GERAL
Compreender como as melhores práticas de gerenciamento de projetos
poderão contribuir para implantação do planejamento estratégico da Bitável
Tecnologia.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
(i)
Investigar o relacionamento entre grandes, médias e pequenas
empresas na utilização de planejamento estratégico versus o
gerenciamento de projetos.
(ii)
Aprofundar a análise do modelo de gerenciamento de projetos
atualmente utilizado nas organizações.
(iii)
Analisar a viabilidade do modelo de gestão desenvolvido pela, e
para, a Bitável Tecnologia, através do desenvolvimento de software
específico de gestão estratégica visando dar suporte na condução do
planejamento estratégico.
JUSTIFICATIVA
Este trabalho aborda a importância das melhores práticas gestão de projetos e
de estratégias para o sucesso das organizações. Esta temática é discutida
amplamente no meio acadêmico e empresarial. No entanto, são poucos
teóricos que discutem a integração entre o gerenciamento de projetos e a
execução do planejamento estratégico e alinhamento das metas.
Muitas empresas investem alto em seu planejamento estratégico, mas poucos
são os retornos diante dos grandes desafios encontrados em seu processo de
implantação. Com este trabalho de pesquisa pode-se percebe que existem
métodos capazes de minimizarem os desafios da implementação do
planejamento estratégico para micro-empresas. Dentre eles destacamos as
melhores práticas de gerenciamento de projetos e metodologias de
planejamento estratégico como análise das cinco forças de Porter, SWOT
análise e BSC (balanced scorecard).
Fischmann (1987), alerta que se tem dado muito enfoque à formulação e
seleção de estratégias compatíveis como o ambiente empresarial e com os
objetivos e metas da empresa, mas pouca atenção é dada à execução das
mudanças estratégicas, principalmente nos aspectos de gestão de projetos.
Fatores determinantes do fracasso do Planejamento Estratégico na prática são
encontrados na fase de execução, independente de todo os esforços
desempenhados nas fases anteriores.
Schwarz apud Kallas (2003) revela que mais de 90% das organizações
brasileiras apresentam falhas na execução de seu planejamento estratégico.
Para Sanbanski apud Boyadjian (2008) este fracasso ocorre porque a
implementação estratégica é uma atividade complexa que envolve não apenas
competência técnica na elaboração e gerenciamento de projetos, mas aspectos
mais amplos como sistema de informação, comprometimento, dentre outros.
A vasta literatura sobre planejamento estratégico, implementação estratégica e
gestão de projetos aborda casos de empresas de grande porte, carecendo de
análises empresas de pequeno porte. Realizaremos um estudo de caso com
uma micro-empresa na área de Tecnologia da Informação e adaptando as
teorias à realidade específica da empresa. Com o estudo de caso da empresa
Bitável Tecnologia pretende-se de forma ampliada, contribuir para que as
empresas tenham maior probabilidade de sucesso na implementação do
planejamento estratégico por meio da gestão de projetos para que alcancem
uma postura mais competitiva no mercado.
REVISÃO DA LITERATURA
O arcabouço teórico da pesquisa foi construído em torno de duas variáveis:
Planejamento Estratégico na dimensão da implementação e gerenciamento de
projetos. Será apresentada a revisão bibliográfica sobre os temas e as
principais definições conceituais que serão utilizadas ao longo do trabalho.
• PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Trabalhando o aspecto conceitual de planejamento tem grande relevância o
trabalho desenvolvido por Steiner apud Oliveira (2001, p.3) que definiu cinco
dimensões que devem analisadas no planejamento:
Função desempenhada pela empresa como, por exemplo, produção,
pesquisa, novos produtos, finanças, marketing.
Elemento do Planejamento que se configuram no objetivo, estratégias,
política, programação, orçamento, normas, etc.
Tempo do planejamento, se ele é de longo, médio ou curto prazo.
Unidades organizacionais onde o planejamento é elaborado que pode
ser corporativa, unidade estratégica, grupos de funcionários.
Características do planejamento avaliando seu grau de complexidade,
se confidencial ou público, estratégico ou tático.
Para o autor, estes aspectos se relacionam existindo uma linha muito tênue
entre eles, permitindo a reflexão de que o planejamento poder ser conceituado
como um processo, considerando os aspectos abordados pelas cinco
dimensões, desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada.
Em relação à perspectiva estratégica, a origem da palavra esteve relacionada a
políticas, guerras ou jogos ao longo do tempo, sobretudo, após a 2ª Guerra
Mundial, o pensamento estratégico passou a ser apropriado pelo ambiente de
negócios. Mintzberg (2000, p. 20) conceitua os 5Ps para a estratégia, que são,
na verdade, cinco formas diferentes de pensar o conceito de estratégia.
Plano (Plan) – definido pela direção, guia ou curso de ação para o
futuro.
Padrão (Pattern) – consistência de comportamento ao longo do tempo.
Posição (Position) – localização de certos produtos em determinados
mercados.
Perspectiva (Perpective) – uma maneira fundamental de a organização
fazer as coisas. Como perspectiva a estratégia olha para dentro da
organização tendo como referencial a visão da empresa.
Estratagema (Play) – uma manobra específica para vencer com ardil um
oponente ou concorrente.
Portanto, a estratégia determina a direção que a empresa deseja seguir,
focando os esforços da organização para a realização das atividades que
tenham sinergia com os objetivos a serem alcançados.
Segundo Porter (1999, p.52), “o lema da estratégia competitiva é ser diferente.
Significa escolher, de forma deliberada, um conjunto diferente de atividades
para proporcionar um mix único de valores”. Complementando a idéia Porter
(1999, p.63) afirma que “estratégia é criar uma posição exclusiva e valiosa,
envolvendo um deferente conjunto de atividades. Se houvesse uma única
posição ideal, não haveria necessidade de estratégia”, para ser sustentável
deve haver a compatibilidade entre as atividades da empresa.
Porter (2004) apresenta as cinco forças que devem ser analisadas para que as
empresas tenham uma estratégia competitiva. Sua análise abrange as
dimensões microambiental e macroambiental, sendo as forças que devem ser
analisadas as seguintes: o poder de barganha dos fornecedores ameaça de
novos entrantes, poder de barganha dos clientes, ameaça de produtos
substitutos e rivalidade entre concorrentes. De acordo com o autor, o objetivo
de uma estratégia e possibilitar a empresa uma posição favorável de modo que
seja capaz de defender-se melhor de seus concorrentes.
O método utilizado para superar os concorrentes e enfrentar as forças
competitivas está em se posicionar em uma das seguintes dimensões:
liderança em custos, diferenciação e foco. Esta última estratégia é a utilizada
pela empresa pesquisada que busca na seleção de um segmento limitado de
clientes para vencer a concorrência em diferenciação ou eficiência.
De nada adianta um ótimo planejamento estratégico guardado na gaveta, o
grande diferencial do planejamento estratégico está na metodologia de sua
construção e, principalmente, na sua implementação e concretização. Estes
fatores são, sem dúvida, os grandes desafios da maioria das empresas e é por
isso que elas fracassam neste ponto.
De acordo com Hrebiniak apud Boyadjian (2008, p.31) a consecução da
estratégia consiste em um processo disciplinado ou um conjunto lógico de
atividades conectadas que permite que uma organização utilize uma estratégia
e a faça funcionar. A literatura corrente está focada na formulação de
estratégias e pouco tem se dedicado “como fazer”. São inúmeras as
referências sobre liderança, comunicação e educação, com teorias não muito
claras para explicar qual abordagem é melhor para executar a estratégia,
entender como ocorre o alinhamento entre as atividades relacionadas pelo
planejamento estratégico e os sistemas organizacionais.
Para Bossidy e Charan apud Boyadjian (2008, p. 33) a execução é uma das
principais questões ainda não resolvidas no mundo dos negócios atuais. Os
gerentes são treinados para planejar e não para executar planos. Hrebiniak
apud Boyadjian (2008, p.37) apresenta uma lista de dificuldades encontradas
na implementação do planejamento estratégico:
•
Comunicação confusa de responsabilidade e /ou obrigação para
decisões ou ações de execução.
•
Falta de sentimento de pertencer a uma estratégia ou plano de
execução entre os principais colaboradores.
•
Falta de orientação na execução da estratégia.
•
Falta de suporte para a execução da estratégia por parte da alta
administração.
•
Recursos financeiros insuficientes para executar a estratégia.
•
Incapacidade de gerenciar a mudança efetivamente ou separar a
resistência interna à mudança.
•
Tentar executar uma estratégia que entre em conflito com a estrutura
existente de poder.
•
Compartilhamento deficiente ou inadequado de informações entre as
pessoas ou unidades de negócios responsáveis pela execução da
estratégia.
•
O tempo utilizado para a execução é maior que o planejado.
•
Os problemas enfrentados não foram previstos.
•
A alta direção não avalia realisticamente se a empresa consegue
executar o plano.
•
Falta de celebração do sucesso, faltando reconhecimento e
recompensa pelo progresso.
Kaplan e Norton (2000, p.11) chamam a atenção que o verdadeiro problema
nas organizações não é mais estratégia, mas sim a sua má execução. Como o
foco da pesquisa está no processo de execução destacamos uma ferramenta
utilizada no trabalho de pesquisa bastante pertinente para micro e pequenas
empresas para auxiliar no processo de implementação do planejamento
estratégico é o BSC (balanced scorecard), desenvolvido por Robert S. Kaplan e
David P. Norton. Uma organização voltada para a estratégia é a essência do
BSC, o que pressupõe alinhamento e foco de toda organização no alcance da
estratégia.
A explicação que os autores dão para os desafios na implementação o
planejamento estratégico das empresas é que as estratégias estão mudando,
mas as ferramentas estão ficando para traz.
Nos fins do século XX, o valor contábil dos ativos tangíveis
correspondia a apenas de 10 a 15% do valor de mercado das
empresas. Sem dúvida, as oportunidades para a criação de valor
estão migrando da gestão de ativos tangíveis para a gestão de
estratégias baseadas no conhecimento, que exploram os ativos
intangíveis da organização: relacionamento com clientes, produtos e
serviços inovadores, tecnologia da informação e banco de dados,
além de capacidades, habilidades e motivação dos empregados.
(Kaplan e Norton, 2000, p.12).
Portanto, diante destas mudanças, na falta de uma ferramenta que dê conta
destas variáveis, as empresas têm dificuldade em gerenciar o que não
conseguem descrever ou medir. O BSC visa medir a estratégia com
indicadores financeiros e não financeiros que devem emanar da visão e a
estratégia da organização.
Segundo FRANCISCHINI (2002) o BSC é a ferramenta administrativa que
permite conectar a estratégia empresarial com o controle dos desempenhos
operacionais. Ele traduz a missão e a estratégia da empresa num conjunto
abrangente de medidas de desempenho que servem de base para um sistema
de medição e gestão estratégica.
O BSC é acompanhado de um mapa estratégico que possui quatro dimensões
segundo KAPLAN e NORTON (2004 p 32-34): financeira, mercados e clientes,
processos internos, e aprendizado e crescimento.
A perspectiva financeira que descreve os resultados tangíveis da estratégia em
termos financeiros tradicionais. A perspectiva do cliente que define a
proposição de valor para os clientes-alvo. A proposição de valor fornece o
contexto para que os ativos intangíveis criem valor. As perspectivas financeiras
e do cliente descrevem os resultados que se esperam da execução da
estratégia.
A terceira dimensão é a perspectiva dos processos internos que identificam os
poucos processos críticos que exercem maior impacto sobre a estratégia. A
última consiste na perspectiva de aprendizado e crescimento que define os
ativos intangíveis mais importantes para a estratégia, elas demonstram o
capital humano, o capital da informação e o capital organizacional que são
capazes de sustentar os processos internos de criação de valor.
Os objetivos nas quatro perspectivas são conectados uns com os outros por
relação de causa e efeito. Portanto, “o alinhamento dos objetivos nessas quatro
perspectivas é a chave para a criação de valor, e, portanto, para uma
estratégia focada e dotada de consistência interna” (KAPLAN e NORTON
2004, p.34).
A pesquisa tem como arcabouço teórico no que tange ao planejamento
estratégico nos conceitos que foram apresentados. Nossa proposta é interligar
os
conceitos
trabalhados
no
planejamento
estratégico
com
os
de
gerenciamento de projetos que será apresentado mais adiante, com o objetivo
de compreender como as melhores práticas de gerenciamento de projetos
contribuem para a implementação com sucesso do planejamento estratégico, a
partir do estudo de caso da Bitável Tecnologia.
• GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Galpin (1997) desenvolveu um modelo de implementação linear da estratégia,
denominado fazendo a estratégia funcionar. Ele foi um dos primeiros teóricos a
reconhecer a gestão de projetos como crucial para a implementação do
planejamento estratégico. A complexidade do processo de implementação gera
duas soluções para sua realização: a decomposição da estratégia em
atividades e ações que serão executadas em curto prazo ou um processo
eficaz de gerenciamento de projetos. Para a pesquisa a ser desenvolvida será
aplicada a segunda opção.
É possível identificar pela literatura que a gestão e projetos podem melhorar o
desenvolvimento das pessoas e da execução das atividades por trazer clareza
de papéis, responsabilidades, prazos e custos. Castro apud Boyadjian (2008,
p.56) identificou a gestão de projetos como o instrumento de maior impacto na
implementação efetiva de estratégias. Quando o planejamento estratégico
chega na fase dos planos, torna-se crucial a integração como gerenciamento
de projetos.
Segundo Vargas (2005, p.7), projeto consiste em:
Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma
sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim,
que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo
conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de
tempo, custo, recursos, envolvidos e qualidade.
Prado (2004, p. 20) argumenta que dominar a arte de executar projetos se
tornou um dos aspectos de sobrevivência da empresa moderna. O
gerenciamento de projetos está diretamente relacionado com a garantia de
obtenção das metas das organizações. Compete ao Planejamento Estratégico
e às lideranças das organizações, identificar e selecionar as melhores ações
estratégicas, e ao Gerenciamento de Projetos ser o agente executor das
mudanças.
Vargas (2005, p. 7) define Gerenciamento de Projetos como “um conjunto de
ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto
de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados
ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um
cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados”.
Diante destes conceitos fica evidenciado que o gerenciamento de projetos é
capaz de envolver o planejamento estratégico em sua fase de implementação,
o foco central da pesquisa será encontrar esta integração, apresentado um
modelo de execução do planejamento estratégico utilizando as ferramentas da
gestão de projetos desenvolvida pela empresa Bitável Tecnologia. Não existe
um único caminho, existem várias formas de implementação de estratégias por
meio do gerenciamento de projetos, o que será aprofundado na pesquisa de
campo.
ABORDAGEM METODOLÓGICA
A metodologia aborda o tipo de pesquisa a ser desenvolvida, evidenciando-se
os meios que serão utilizados para execução da mesma. Será definida a
população amostral, os tipos de amostra, os instrumentos a serem utilizados
para coleta de dados, bem como os tratamentos escolhidos e a forma como
serão apresentados (GIL, 2008).
Este trabalho foi desenvolvido pelo modelo conceitual que estabelece em
termos amplos a definição de um problema particular a ser resolvido. Diante do
estudo de caso da Bitável Tecnologia a pesquisa desenvolvida em torno da
análise do problema de como o gerenciamento de projetos contribui para a
implementação do Planejamento Estratégico. A empresa foi fundada em 1999,
em Vitória- Espírito Santo.
Ela se posiciona no mercado para oferecer uma infraestrutura com soluções
em produtos e serviços de diferencial competitivo e excelência em Tecnologia
da Informação - TI que atenda satisfatoriamente as necessidades de seus
clientes na área de gestão de projetos.
O estudo é descritivo tendo com objetivo o entendimento da relevância do
fenômeno, estabelecendo relações entre variáveis e descrevendo sua
distribuição, procurando verificar a aceitação ou rejeição da hipótese construída
e as relações entre as variáveis. A pesquisa tem caráter quali-quantitativa,
considerando a ocorrência de uma relação dinâmica entre o mundo real e o
sujeito, entretanto, será necessário uma análise quantitativa dos dados
coletados por meio da aplicação de questionários com perguntas referentes ao
planejamento estratégico e ao gerenciamento de projetos da empresa.
O trabalho de pesquisa foi dividido em quatro etapas:
1ª Etapa: Análise bibliográfica sobre as duas variáveis estudadas:
Planejamento Estratégico e Gerenciamento de Projetos como
objetivo de fundamentar o arcabouço teórico da pesquisa.
2ª Etapa: Em conjunto com os diretores e colaboradores foi analisado
o
Planejamento
Estratégico
já
desenvolvido
pela
empresa,
conhecendo as ações realizadas para sua implementação. Em
seguida, avaliou-se o Planejamento Estratégico e os ajustes
necessários para sua contextualização diante das mudanças de
cenários ocorridas desde a sua elaboração.
3º Etapa: Após a análise do Planejamento Estratégico da Bitável
Tecnologia, foram realizadas entrevistas, com questões predefinidas,
com dois Diretores da Bitável, a temática que envolveu a entrevista
avaliava aspectos da estratégia da empresa e seu nível de
amadurecimento quando do gerenciamento de projetos. A entrevista
foi acompanha de questionários sobre a mesma temática. O
resultado desta entrevista foi analisado quantitativamente com a
tabulação de dados do questionário e qualitativamente por meio da
análise de conteúdo.
4º Etapa: Por fim, com base em referências bibliográficas foram
comparadas as técnicas de implementação de Planejamento
Estratégico com as desenvolvidas pela Bitável Tecnologia reunindo
todas as informações coletadas ao longo da pesquisa para as
considerações finais. Além disso, desenvolvemos um BSC para a
empresa a partir da revisão do planejamento estratégico. O quadro 1
mostra a representação da metodologia utilizada neste trabalho.
Quadro1. Metodologia utilizada
QUADRO DEMONSTRATIVO DA METODOLOGIA
QUALITATIVA –DESCRITIVA
TIPOLOGIA DE PESQUISA
MICRO-EMPRESA BITÁVEL
TECNOLOGIA
AMOSTRA DA PESQUISA
METODO DE COLETA DE DADOS
ENTREVISTAS COM ANÁLISE DE
CONTEÚDO E TABULAÇÃO DE
DADOS DE QUESTIONÁRIOS
CRIAÇÃO DE UM MODELO
CONCEITUAL
METODOLOGIA DE PESQUISA
TÉCNICA DE ANÁLISE DE DADOS
ANÁLISE DESCRITIVA E ANÁLISE
COMPARATIVA COM A BIBLIOGRAFIA
Quadro 1 – Representação da metodologia da pesquisa
Fonte: O autor
RESULTADOS ESPERADOS
Apresente pesquisa contou com a participação da empresa Bitável Tecnologia
como estudo de caso de uma microempresa no setor de informática. Os dados
foram coletados por meio de duas entrevistas com os temas: planejamento
estratégico e gerenciamento de projetos. Participaram dois sócios e dois
colaboradores da empresa que desenvolvem atividades administrativas.
A empresa possuía um planejamento estratégico desenvolvido, em 2009, com
grau de formalidade considerável para uma microempresa. Com as mudanças
de conjuntura no mercado nacional e internacional, a empresa Bitável
Tecnologia precisou avaliar e monitorar alguns pontos importantes do negócio
e da gestão para que pudesse enfrentar em melhores condições os desafios o
seu mercado de atuação. Foi feito, então, a atualização do seu planejamento
estratégico contando com assessoria especializada.
Uma das conseqüências desta revisão estratégica deixou claro que as
potencialidades da empresa deveriam ser mais bem exploradas. Por já possuir
uma ferramenta de suporte (software) na área de gestão de projetos, o grande
diferencial seria sua adequação para o efetivo acompanhamento do
planejamento estratégico.
No entanto, havia uma dificuldade em manter o foco do que fora planejado nas
ações cotidianas. Diante dessa necessidade, a empresa conheceu as
potencialidades da disciplina Balanced Scorecard - BSC como ferramenta
importante para auxiliar a gestão global da empresa. Para que o BSC tivesse
mais aplicabilidade, a metodologia sofreu adaptações para se adequar à
realidade da microempresa. A empresa autorizou a publicação do mapa
estratégico sem a tabela de objetivos, indicadores, metas e iniciativas, para
garantir o sigilo das informações (anexo 1).
Foi evidenciado pelas práticas desenvolvidas pela empresa que mesmo não
tendo grande clareza dos indicadores e metas por meio de um sistema
consolidado de gestão e medição de desempenhos, as ações desenvolvidas
pela empresa são implementadas com maior facilidade pelo conhecimento que
se tem em gerenciamento de projetos. Esse aspecto ficou claro após a análise
dos dados coletados por meio dos questionários.
A empresa possui uma sistemática própria de avaliação do planejamento
estratégico, sendo feita em período trienal, com revisões anuais de conjuntura,
em nível tático para estratégico semestralmente e atividades operacionais,
semanalmente. Na última avaliação, a efetiva realização em tempo e custo dos
planos de ação da empresa foi de 85% de aplicação, considerando que as
mudanças no escopo não foram avaliadas como fracassos, mas mudanças
estratégicas. O fato de haver uma coordenação do processo, na qual, envolve
o gerenciamento de projetos, influenciou, segundo os gestores, no sucesso da
implementação das estratégias, pois o monitoramento frequente possibilita
ajustes imediatos nas decisões. Logo, infere-se que, possuir uma metodologia
clara de implementação do planejamento estratégico contribui para que os
resultados sejam positivos, aumentando o índice de satisfação do processo de
implementação de estratégias.
A empresa apresentou como principal obstáculo para a implementação com
sucesso das estratégias a falha de comunicação, seguido pela falta de
consciência dos colaboradores da importância de suas ações para o sucesso
do planejamento estratégico, ficando, muitas vezes os gestores, sem suporte
para a execução. A visão dos gestores sobre o planejamento estratégico está
integrada ao processo de elaboração de projetos e iniciativas. No entanto, os
colaboradores não compreendem bem as ações direcionadas num perspectiva
de longo prazo, podendo ser um fator que dificulte a implementação do
planejamento estratégico.
Analisando o cotidiano da empresa, detectou-se que o problema central
consiste em definições de responsabilidade, pois os entrevistados não tinham
clareza suficiente de seus papéis e responsabilidades na implementação. A
estratégia sugerida foi deixar mais claro no próprio sistema da empresa as
atividades e quem é o líder, identificado por nome o colaborador e o
associando à atividade. Outra ferramenta que ajudou na solução deste
problema foi o BSC e sua relação com a matriz de responsabilidade. A partir
das iniciativas definidas do BSC produziu-se uma matriz de responsabilidade,
fundamentada nas melhores práticas do PMI concedendo à equipe maior
clareza de suas atribuições. A expectativa é que haja maior comprometimento
dos colaboradores com a definição clara dos papéis e o consequente aumento
do índice de realizações dos planos de ação. Mas estes resultados somente
poderão ser analisados em pesquisas futuras.
Com metodologia própria, o planejamento estratégico da empresa é
fragmentado em planos de ação que são gerenciados como projeto pela
empresa e nesse aspecto encontra o diferencial da Bitável Tecnologia um
controle e execução de forma mais eficaz. Isso por que a empresa possui um
software desenvolvido por ela que contribui no gerenciamento dos planos de
ação elaborados a partir do planejamento estratégico, uma vez que eles são
gerenciados como projetos e organizados como programas e portfólios. O
sistema é alimentado com os dados e por ele a execução é acompanhada,
avaliada e discutida entre os sócios. Há um processo de classificação segundo
critérios claros pela empresa o que garante a correlação significativa com o alto
percentual de satisfação da implementação.
O alto índice de satisfação da implementação dos planos de ação estratégicos
está relacionado à utilização de ferramenta, técnicas e conceitos de
planejamento estratégico e gerenciamento de projetos. Fundamentalmente, no
que se refere à instrumentalização das melhores práticas para a melhoria
contínua da empresa. Os registros no software gera um banco de dados
importante para a emissão de relatórios que são sistematicamente analisados e
avaliados. A disciplina do Gerenciamento de Projetos agrega muito valor ao
processo de implementação do planejamento estratégico da, pela formalidade
da metodologia, pelo conhecimento dos gestores e colaboradores de seus
conceitos e ferramentas fundamentadas no PMI, norteados pelos pilares:
prazo, escopo, custo e qualidade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os resultados da pesquisa permitem o desenvolvimento de algumas
considerações forjadas a partir da análise dos dados coletados.
A empresa apresenta um alto grau de satisfação na implementação do
planejamento estratégico por meio de projetos e iniciativas estratégicas. É
evidente para os gestores a importante relação entre gerenciamento de
projetos e a condução do processo de planejamento estratégico, pois são
através de projetos que as estratégias são implementadas. O alinhamento da
metodologia de gerenciamento de projetos com as estratégias da empresa
beneficiaram a integração e qualidade na implementação de 85% dos planos
de ação.
A pesquisa sugeriu melhorias à empresa e desenvolveu o BSC como
ferramenta importante para potencializar e auxiliar a gestão global da Bitável
Tecnologia. As técnicas e conceitos que envolvem o Balanced Scorecard,
aliados ao de gestão estratégica e de projetos integradas entre si, poderão
contribuir para o aumento do índice de implementação.
As empresas que buscam melhores práticas de gerenciamento de projetos
aliados às metas e estratégias da empresa estão na vanguarda do mercado. A
hipótese prevista foi considerada verdadeira para o estudo de caso com a
empresa Bitável Tecnologia, evidenciando que as ferramentas de
gerenciamento estratégico e de projetos possuem forte correlação para
implementação com sucesso dos planos de ação estratégicos. Os
conhecimentos em gerenciamento de projetos permite uma maior disciplina na
execução e operacionalização das estratégias da empresa.
Como a pesquisa é um estudo de caso as considerações apresentadas são
específicas para a empresa em foco, mas podem ser instrumentos
interessantes para a análise de outras microempresas em diversos segmentos.
Pesquisas vindouras nesta área podem ampliar consideravelmente a
compreensão do papel do gerenciamento de projetos na implementação com
sucesso do planejamento estratégico.
REFERÊNCIAS
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ANEXO 1