Um líder global brasileiro
A VALE
 Missão: Transformar recursos minerais em riqueza e desenvolvimento sustentável.
 Visão: Sermos a maior empresa de mineração do mundo e superarmos os padrões
consagrados de excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e
operação de negócios.

Valores:
-
Ética e transparência;
-
Excelência de desempenho;
-
Espírito desenvolvimentista;
-
Responsabilidade econômica, social e ambiental;
-
Respeito à vida;
-
Respeito à diversidade;
-
Orgulho de ser Vale.
A fundação da VALE
 A VALE foi fundada em 1 de junho de 1942
 67 anos depois é a maior empresa privada do Brasil, a
maior companhia de mineração e metais das Américas e a
segunda maior do mundo
A privatização
 Em 6 de maio de 1997 foram vendidas, por US$ 3,1 bilhões,
ações que davam direito ao controle da VALE.
 A venda foi feita através de um leilão público na Bolsa de
Valores do Rio de Janeiro. O leilão foi anunciado com
antecedência de 2 meses no Brasil e em todo o mundo,
com tempo suficiente para os interessados se
credenciarem para participarem
 O comprador foi a Valepar, empresa cujo principal
acionista era e continua a ser a Previ, o fundo de pensão
dos funcionários do Banco do Brasil
Como ultrapassou os US$ 100 bilhões
 O crescimento da VALE foi fruto de um enorme esforço de
investimentos.
 Atualmente, é a empresa privada que mais investe no
Brasil
 Em cinco anos, foi investido uma vez e meia o valor de
tudo o que foi investido de 1943 a 1997, US$ 24,2 bilhões
Principais mudanças nas dimensões da Vale
 Tornou-se o maior produtor de minério de ferro do mundo
 O segundo maior produtor mundial de níquel e de caulim
 O terceiro maior produtor mundial de manganês e ferro
ligas
 Fortes investimentos para passar a ser um dos maiores em
bauxita, alumina, cobre e carvão
 A VALE também é o maior operador de logística do Brasil
Contextualizando com a ESTRELA DECISÓRIA
 A VALE é divida em unidades de negócios, ou seja, cada
produto que a VALE desenvolve, tem sua célula de
negócios dentro da empresa.
 Exemplos: cobre, níquel, ferrosos, fosfato, potássio, dentre
outras.
 O trabalho será desenvolvido em uma dessas unidades de
negócio, denominada DIOF – Diretoria de Operação de
Ferrosos.
Um pouco da DIOF
 É uma unidade de negócios da VALE
 Responsável pelos produtos de minério de ferro, pelotas e
manganês.
 As principais atividades: pesquisa mineral, exploração de
minas, beneficiamento, pelotização, valor agregado nas
usinas, dentre outras atividades operacionais.
 A realização de algumas dessas atividades é feita por meio
da execução de contratos.
 Exemplos: contratos para furo de sondagem, controle de
qualidade física e química, serviços terceirizados,
contratos de manutenção e de compra, dentre outros.
Um pouco da DIOF
 Dimensão DIOF:
 DIFN – Departamento de Ferrosos Norte
 DIFL – Departamento de Ferrosos Sul
 DIPE – Departamento de Ferrosos e Pelotização
 DIFS – Departamento de Ferrosos Sudeste
 DIPF – Departamento de Planejamento de Ferrosos
PASSO 1: Especificar o problema
 Através de brainstorming foi detectado o problema:
 Retrabalho gerado em 27% das atividades contratuais:
-
O sistema de gestão de contratos da DIOF não atende às
demandas da área, gerando retrabalho e onerando o
departamento
-
40% das demandas não estão previstas nos contratos
(inclui aditivos para as cláusulas contratuais e aditivos
para prorrogação de prazos)
PASSO 1: Definir os objetivos a serem alcançados
 Definir a melhor forma de reduzir em 95% o percentual de
retrabalho
 Deve-se atender às necessidades de suporte de TI do
processo de gestão de contratos
 Como forma de atingir a meta na redução deste
retrabalho, deve-se eliminar 95% a prática dos aditivos
contratuais.
PASSO 2: Seleção do fator de análise
 Por meio de checklists, os seguintes fatores foram
identificados como possíveis causas do problema:
 Controle dos processos
 Estratégia de contratação
 Orçamento de contratos
 Sistema
PASSO 2: Coletar dados e informações
 Controle dos processos:
 O controle da emissão de requisições, da contratação e da gestão dos
contratos de serviços está fluindo dentro do planejando pela diretoria
do departamento.
 Este controle é feito através de relatórios, cadastros de contratos e
ocorrências de erros
 Estratégia de contratação:
 Estratégia ligada ao físico e financeiro do contrato. (Exemplos).
 Responsável por estabelecer período de vigência do contrato.
 Analisa as cláusulas do contrato.
PASSO 2: Coletar dados e informações
 Orçamento dos contratos:
 Trata do avanço financeiro do contrato.
 Define o perfil de contratos: tipo de contrato, objeto atividade do
contrato, valor do contrato, tipo de compra, diretorias, natureza (custeio
ou investimento), etc.
 Sistema:
 O sistema vigente contempla apenas 20% das atividades envolvidas no
processo
 Cada departamento desta Diretoria possui seu sistema de gestão para
informações sobre fornecedores, compradores, terceiros, principais
parceiros, etc.
 Não há compartilhamento de informações
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
 Dados:
 27% das atividades contratuais apresentam retrabalho
 Média mensal de 1209 contratos e 30% deles sofrem
aditivos e/ou modificações em suas cláusulas, gerando
retrabalho
 Em média, 5% do total do custo de gestão de contratos são
destinados a aditivos. (R$ MM/mês 8,5)
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
 Análise dos dados coletados.
 Foram feitos cruzamentos de informações e outras
informações foram analisadas isoladamente.
 Controle dos processos: flui de acordo com o esperado.
 Orçamento de contratos: adequado às necessidades e
demandas da área
 Os maiores indícios de causadores do problema são: a
estratégia de contratação e sistema inadequado às
necessidades da área
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
 Estratégia de contratação:
 Foi realizada uma simulação com a área responsável pela estratégia de
contratação.
 Ao analisar o estabelecimento de período de vigência e as cláusulas do
contrato, foi possível detectar fragilidade da área para a execução
destas tarefas
 Período de vigência inadequado em 20% dos contratos
 Falta de cláusulas contratuais para cobrir determinados serviços em
30% dos contratos
 Alguns contratos apresentaram ambos problemas
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
 Sistema:
 Inviabiliza análise integrada das informações, pois cada
departamento criou um sistema próprio (planilhas, Access,
Excel) e trabalha com ele para obter e armazenar informações de
fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc.
 Isto ocasiona perda de 50% das informações
 Demora, em média, o dobro do tempo para o andamento das
contratações.
 Não há banco de dados para compartilhamento das informações
e do conhecimento
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

Por meio da análise realizada no passo anterior,
juntamente com a ferramenta diagrama de causa e efeito
foi possível elaborar o seguinte diagrama:
Máquina
Material
Computador
Normas e regulamentos
Não há problemas
Não há problemas
Retrabalho
Falha de análise
Mão de obra
Funcionários do setor de estratégia
contratual
Não compartilha
informações
Método
Sistema
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

Mão de obra: Funcionários do setor de estratégia contratual
apresentaram dificuldades para estabelecer:
-
O período de vigência dos contratos
-
Criação de clausulas coerentes com a necessidade contratual
da empresa.

Máquina: Computadores – Não havia problemas com os
computadores
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

Método e sistemas: O sistema atinge apenas 20% das
atividades contratuais:
-
Cada célula dentro da DIOF trabalha com seu próprio sistema.
-
Não há padronização.
-
Não há banco de dados para compartilhamento das
informações e do conhecimento.

Material: Normas e regulamentos - Estas não apresentaram
problemas.
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
 Causa: 2. Sistema
 Soluções possíveis:
2.1 Possibilitar a análise integrada de informações dos contratos,
auxiliando no planejamento antecipado das demandas das áreas,
evitando processos de aditivos.
2.2 Implementação de um sistema pacote que atenda aos benefícios
esperados. Trata-se da contratação de uma consultoria que irá
implementar uma solução (pacote) já existente no mercado.
2.3 Oportunidade de TI na Vale, analisada: Conversão das soluções
Access/Excel atualmente utilizadas nos núcleos de administração
de contratos.
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
 Causa: 1. Mão-de-obra
 Soluções possíveis:
1.1 Para redução de aditivos, treinar e capacitar os funcionários, para que
estejam aptos a estabelecerem prazos adequados e que possam realizar
uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.
1.2 Criação de um novo processo: Otimizar os Processos, que contempla os
seguintes sub-processos:
1.2.1 Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato – foi
evidenciado que na DIOF é um costume refazer contratos existentes, gerando os
aditivos. Este sub- processo irá verificar o custo benefício de prosseguir com um
contrato já existente ou desmobilizá-lo para criação de outro
1.2.2 Diagnosticar melhorias em contratos – não havia informações sobre as
melhorias contratuais. Este sub-processo existe para que possam ser
identificadas, guardadas em um banco de dados e divulgadas as informações.
Dessa forma, poderão ser aplicadas à outros contratos de mesmo perfil.
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
MACROPROCESSO
PROCESSO
SUBPROCESSO
Identificar a demanda
Planejar a demanda
Especificar o escopo
Validar o escopo
Contratar
AS-IS
GERIR DE CONTRATOS
Emitir e analisar a
requisição.
Contratar
Mobilizar o contrato
Gerir a execução do
contrato
Gerir a operacao de
contratos
Gerir a administrativa e
financeiramente os
contratos
Gerir tributária/ fiscal/
juridicamente os contratos
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
MACROPROCESSO
PROCESSO
Identificar demanda
SUBPROCESSO
Planejar a demanda
Especificar o escopo
Validar o escopo
Contratar
Emitir e analisar
requisição.
Contratar
Mobilizar o Contrato
TO BE
GERIR DE CONTRATOS
Gerir a execução do
contrato
Gerir a parte operacional
de contratos
Gerir administrativa/
financeiramente contratos
Gerir tributária/ fiscal/
juridicamente contratos
Otimizar os processos
Diagnosticar a
necessidade da
desmobilização do
contrato
Diagnosticar melhorias
em contratos
PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
 Critério para inviabilização das possíveis soluções: 1 Não elimina
Soluções
Tecnológico
S
1.1
Econômico
N
S
N
Tempo
Político
S
N S
OTIMIZAR OS
PROCESSOS
(1.2.1 e 1.2.2)
DIAGNOSTICAR
MELHORIAS
E NECESSIDADE
DE
DESMOBILIZAÇÃO
DOS CONTRATOS
N
X
X
X
X
Os funcionários
possuem competências
necessárias para
desenvolver o trabalho,
mas nunca foram
treinados.
X
X
X
X
O
novo
processo
apresenta
excelente
custo x benefício, pois
não há um processo que
atenda plenamente às
necessidades da área.
Irá melhorar a árvore de
processos
TREINAR
E
CAPACITAR
FUNCIONÁRIOS
1.2
Resumo da Análise
PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
Soluções
Tecnológico
S
2.1
Econômico
N
S
N
Tempo
Político
S
N S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
N
Facilita na elaboração dos
contratos. Promove fluxo de
informações. Agiliza os
processos
ANÁLISE
INTEGRADA
DAS
INFORMAÇÕES
2.2
X
SISTEMA
PACOTE
2.3
CONVERSÃO
DAS
SOLUÇÕES
ACCESS/
EXCEL
X
X
Resumo da Análise
Implementação imediata.
Tecnologia de acordo com
as tendências do mercado. A
solução é customizada pela
consultoria.
Alta aderência aos
processos. Não há
necessidade de treinamento.
Demora à ser implementada.
Utiliza ferramentas da
própria organização e estas
nem sempre são as
melhores e mais modernas
do mercado.
PASSO 7: Decidir - escolher as soluções
a serem implementadas

1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários

1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das
atividades que compõe a gestão de contratos.
-
1.2.1 Diagnosticar as melhorias contratuais que podem ser
perpetuadas.
-
1.2.2 Diagnosticar a necessidade de desmobilizar o contrato

2.1 Análise integrada de informações

2.2 Implementação do sistema pacote
PASSO 8: Implementar as soluções
escolhidas
1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários

What - Treinar e capacitar todos os funcionários sobre a necessidade da melhora da
criação e análise dos contratos;

Who - Departamento de Recursos Humanos irá treinar, por meio da contratação de
terceiros especializados em criação e análise de contratos;

Where - Auditório da empresa. Com todos os recursos necessários;

When - Na semana seguinte à aprovação da proposta de treinamento, Previsão
início: 01/07/2009 - Término: 30/09/2009;

Why - Para solucionar os problemas existentes em gestão de contratos. Para que os
funcionários fiquem aptos à a estabelecerem prazos adequados e para que possam
realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.

How - Departamento de RH elabora um programa de treinamento. Contrata terceiros
especializados, acompanha a execução das atividades e relata os resultados do
treinamento, após 3 meses de observação.

How much - O treinamento completo custa R$ 2000,00 por funcionário, com previsão
de durar três meses. São 40 funcionários.
Total: R$ 80.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções
escolhidas
1.2
Implementar um novo processo que otimize a realização das
atividades que compõe a gestão de contratos.

What - Implementar um novo processo que Otimize a Gestão de Contratos da DIOF

Who - A Diretoria da DIOF irá selecionar um Gerente Geral que com sua equipe irá
desenvolver, implementar o processo e alocar recursos.

Where - No escritório da empresa foi criado um espaço com 5 baias para
desenvolvimento deste trabalho

When - Imediato à aprovação da proposta de criação do novo processo. Previsão de
início: 22/06/2009; Término: 14/08/2008

Why - O novo processo apresenta excelente custo x beneficio e irá beneficiar a
árvore de processos

How - Por meio da criação de dois sub-processos: “Diagnosticar melhorias
contratuais” e “Diagnosticar a necessidade de desmobilização de contratos”.

How much - Mobilização de equipe que ficará responsável pelos sub-processos R$
44.000,00. Recursos para desenvolvimento do trabalho R$ 30.000,00.
Total R$ 74.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções
escolhidas
2.1
Proporcionar análise integrada das informações (informações de
fornecedores, compradores, terceiros, etc.)

What - Possibilitar a análise integrada das informações (fornecedores, compradores,
terceiros, etc.)

Who - Departamento de Tecnologia da Informação irá disponibilizar um banco de
dados que irá integrar as informações

Where - Dentro do Departamento de Tecnologia da Informação

When - Implementação imediata (iniciará com uma Pré-autorização). Previsão de
início: 17/06/2009 Término: 17/07/2009

Why - Facilita na elaboração dos contratos, promove o fluxo de informações e
agiliza os processos. Promove acessibilidade à informações importantes

How - Por meio da ferramenta de sistema implantada – banco de dados, que atualiza
as informações para toda a DIOF em tempo real.

How much -Serão dois funcionários da TI envolvidos. Já existe a solução, que será
exportada para a DIOF (o que minimiza custos).
Total: R$ 20.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções
escolhidas
2.2
Implementação de um sistema pacote

What - Implementar sistema pacote

Who - A DIOF irá contratar uma empresa de consultoria que irá levar a solução
pronta para a área. Serão 3 consultores envolvidos neste processo.

Where - No Centro de Processamento de Dados (CPD) do Núcleo de administração
de processos

When - A execução desta atividade inicia na semana seguinte à aprovação. Previsão
início: 24/06/2009 Término: 23/12/2009

Why - Para que o sistema possa abranger todas as atividades da Gestão de
Contratos de forma compartilhada. Compilar dados e compartilhar informações
contratuais. Eliminar a possibilidade que o sistema funcione em silos (como foi
observado que ocorre)

How - A DIOF irá elaborar um relatório de suas necessidades. Contratará uma
empresa de consultoria especializada, que irá implementar uma solução moderna e
que atenda à área a fim de eliminar o atual problema da Gestão de Contratos. A DIOF
irá acompanhar a execução das atividades e avaliará os resultados.

How much -Preço do pacote comprado da consultoria, com os terceiros e recursos
alocados. Total R$ 1 milhão de reais
CRONOGRAMA E ORÇAMENTO TOTAL
Cronograma:
Orçamento Total:
R$ 1.174.000,00
OBRIGADO!