G P - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
ÍNDICE
Introdução...................................................................................................................................2
Estrutura Organizacional.............................................................................................................3
Estrutura Informal da Organização ............................................................................... 3
Estrutura formal da Organização .................................................................................. 5
Elaboração da Estrutura Organizacional .................................................................................. 6
Tipos de Estrutura Organizacional ............................................................................... 6
Considerações básicas sobre componentes, condicionantes e níveis da Estrutura
Organizacional ...........................................................................................................................8
Componentes .............................................................................. ................................. 8
Sistema de responsabilidade..............................................................................8
Sistema de autoridades .................................................................................... 8
Sistema de comunicações .............................................................................. 10
Esquemas de comunicação ................................................................ 10
Fluxos da comunicação ...................................................................... 11
Comunicação Horizontal e Diagonal ...................................................12
Custo da comunicação ....................................................................... 12
Sistema de decisões.........................................................................................13
Condicionantes da Estrutura Organizacional ...............................................................13
Níveis de influência da Estrutura Organizacional ....................................................... 14
Nível estratégico de influência ........................................................................ 14
Nível tático de influência ................................................................................. 15
Nível operacional de influência ....................................................................... 15
Plano de implantação de Estrutura Organizacional ................................................................ 15
Mudança na Estrutura Organizacional..........................................................................16
Processo de Implantação.............................................................................................16
Resistências que podem ocorrer..................................................................................17
Avaliação da Estrutura Organizacional ................................................................................... 17
Etapas da avaliação da Estrutura Organizacional ...................................................... 18
Políticas para avaliação da Estrutura Organizacional ................................................ 19
Conclusão.................................................................................................................................20
Bibliografia ........................................................................... .................................................. 21
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
INTRODUÇÃO
Organização significa conjunto de atividades de direção, inclusive
planejamento, chefia de operação e controle. No sentido restrito, organização é a
construção do edifício hierárquico. Fazem parte do assunto: divisão das tarefas
entre departamentos e entre pessoas num mesmo departamento; as relações de
autoridade; as atribuições de responsabilidades. “A organização consiste nas
relações estruturais que mantém unida a empresa e no sistema pelo qual o
esforço individual é coordenado”. “Organizar é agrupar com lógica as atividades
da empresa”.
Sob o enfoque administrativo, organização é a sistematização formal das
características apresentadas, de forma racional e lógica, de maneira eficiente e
eficaz, evitando-se o desperdício de recursos materiais, humanos e financeiros e
do tempo. Esta é, portanto, a organização formal, ou Estrutura Organizacional.
A estrutura compreende a disposição das diversas unidades que compõem
a Empresa - departamentos, divisões, seções, etc. e as relações entre superiores
e subordinados.
A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funções de
administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos
estabelecidos.
Através deste, mostraremos os aspectos básicos do delineamento,
implantação e avaliação da estrutura organizacional nas empresas, considerando
seus componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de
atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados
estabelecidos.
Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o
desenvolvimento de alguns aspectos:
Estrutura organizacional
Rotinas e procedimentos administrativos
Além da organização da empresa, o administrador tem três outras funções
básicas:
Planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de
objetivos e resultados estabelecidos e dos meios mais adequados
para se alcançar estas metas;
A direção da empresa, que representa a orientação e/ou
coordenação e/ou motivação e/ou liderança das atividades e
recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados;
Controle da empresa, que representa o controle e a avaliação dos
resultados obtidos em relação aos objetivos e resultados esperados.
Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela
propicia:
Identificação das tarefas necessárias;
Organização das funções e responsabilidades;
Informações, recursos e feedback aos empregados;
Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos;
Condições motivadoras.
ESTRUTURA INFORMAL DA ORGANIZAÇÃO
Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é
estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das
pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas
se reúnem. Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura informal focaliza as pessoas e suas relações. A estrutura formal
focaliza autoridades e responsabilidades.
Do ponto de vista de administradores, a estrutura informal é um empecilho
que regularmente oferece resistência às ordens formais, ou as altera ou ainda as
cumpre por um procedimento diferente do desejado. Independente de ser útil ou
prejudicial, a primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta.
Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade
informal flui, na maioria das vezes, de maneira ascendente ou horizontalmente. É
mais um privilégio que um direito. É geralmente mais instável que a autoridade
formal, pois está sujeita aos sentimentos pessoais. Devido à sua natureza
subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como o está
a estrutura formal. A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas
informais tendem a ficar menores, de maneira a permanecerem dentro dos limites
das relações pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma
grande empresa. Elas existem em todos os níveis. Algumas são confinadas
apenas à empresa enquanto que outras podem ser parcialmente externas à
empresa.
Características que favorecem o surgimento da liderança informal: idade,
antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, liberdade de se mover
na área de trabalho, personalidade agradável e comunicativa. Embora cada
pessoa em um grupo de trabalho possa ser líder de alguma pequena estrutura
informal, geralmente há um líder primário que está acima dos outros. A
administração deve saber quem é o líder informal e trabalhar com essa pessoa a
fim de assegurar que esta liderança esteja acompanhando os objetivos da
empresa em vez de antagonizá-los.
Estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem e
adquirirem experiência. Entretanto, líderes informais podem falhar como líderes
formais por não lidarem bem com a responsabilidade formal.
O grupo surge e persiste para manter os desejos de seus membros e,
envolve, basicamente, o desenvolvimento e manutenção da cultura do grupo, o
desenvolvimento e manutenção de sistemas e canais de comunicação e o
exercício do controle social, através do qual o comportamento dos outros é
influenciado e regulado. O controle social acontece interna e externamente. O
controle interno acontece para que membros do grupo se comportem de acordo
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
com a cultura do grupo. O controle externo é dirigido aos de for a do grupo, tais
como diretoria, sindicato. A pressão do controle externo pode ser bastante
grande, por exemplo, por ocasião de alguma greve.
Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura
informal complementa o trabalho - o ideal é haver perfeita interação entre os dois
tipos de estruturas. O quadro a seguir descreve as principais vantagens e
desvantagens da estrutura informal em uma organização.
VANTAGENS
Proporciona maior rapidez no processo
Reduz distorções existentes na estrutura
formal
Complementa a estrutura formal
DESVANTAGENS
Desconhecimento das chefias
Dificuldade de controle
Possibilidade de atritos entre pessoas
Reduz a carga de comunicação dos chefes
Motiva e integra as pessoas da empresa
Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais:
Interesses comuns que se desenvolvem entre um certo número de
pessoas
que,
através
deles,
passam
a
sintonizar-se
mais
intimamente;
A interação provocada pela própria estrutura formal;
Os defeitos na estrutura formal;
A flutuação do pessoal dentro da empresa provoca, normalmente,
alteração dos grupos sociais informais.
Períodos de lazer;
Disputa do poder.
ESTRUTURA FORMAL DA ORGANIZAÇÃO
É aquela oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e
padrões vigentes quanto à forma de preparação e divulgação de normas a
respeito. Será encontrada:
 em simples comunicados;
 instruções;
 Manuais de Procedimentos ou Organização
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
 Forma Gráfica: ORGANOGRAMA DA EMPRESA
 Forma Descritiva: DESCRIÇÃO DE CARGOS
Embora necessária e tantas vezes desejada, a estrutura formal poderá não
ser adequada em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada terá que
conviver com a Estrutura Informal.
A estrutura formal é representada pelos apresentados e discutidos a seguir.
ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades,
autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma
empresa.
A estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são
considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterização das
pessoas que fazem parte de seu esquema. Deve ser delineada considerando as
funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos
objetivos estabelecidos.
TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Na consideração dos tipos de estrutura organizacional deve-se lembrar que
estes são os resultados da departamentalização (funcional, clientes, produtos,
territorial, por projetos, matricial, etc.).
Entre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura
organizacional da empresa (Drucker, 1962) estão:
A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus membros;
As atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos;
A seqüência de passos necessária para proporcionar os bens ou serviços
que os membros e clientes desejam ou necessitam;
As funções administrativas a desempenhar;
As limitações da habilidade de cada pessoa na empresa e limitações
tecnológicas;
As necessidades sociais dos membros da empresa;
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Tamanho da empresa.
Com vistas no delineamento da estrutura organizacional, Vasconcellos
(1972:145) apresenta os seus componentes, condicionantes e níveis de influência
que podem ser assim resumidos:
A - COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de responsabilidade (resultado da alocação de atividades),
constituído por: departamentalização; linha e assessoria e especialização
do trabalho;
Sistema de autoridade (resultado da distribuição do poder), constituído por:
amplitude
administrativa
e
níveis
hierárquicos;
delegação
e
descentralização/centralização;
Sistemas de comunicações (resultado da interação entre entidades
organizacionais), constituído por: o que, como, quando, de quem e para
quem comunicar.
Pode-se
considerar
mais
um
sistema
componente
da
estrutura
organizacional: o sistema de decisão (resultado da ação sobre as informações).
B- CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Vasconcellos (1972:1) resume em:
Objetivos e estratégias;
Ambiente;
Tecnologia;
Recursos humanos.
C- NÍVEIS DHE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Estratégico;
Tático;
Operacional.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
CONSIDERAÇÕES BÁSICAS SOBRE COMPONENTES, CONDICIONANTES E
NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A- COMPONENTES
SISTEMA DE RESPONSABILIDADE
Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma
coisa para outrem (Jucius e Schhelender, 1968:232).
O sistema de responsabilidade refere-se à alocação das atividades inerentes a
esta obrigação (Vasconcelos, 1972:154).
Aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:
Departamentalização;
Linha e Assessoria;
Atribuições das unidades organizacionais.
SISTEMA DE AUTORIDADE
Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar
decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de
desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade poder formal ou
informal (Jucius e Schelender 1968:234).
MAIS ALTO
AMPLITUDE DE
AUTORIDADE
LIMITES DE
AUTORIDADE
NÍVEL
HIERÁRQUICO
MAIS BAIXO
Existe a autoridade formal que representa a delegada pelo superior
hierárquico imediato e a informal que é uma espécie de “autoridade adquirida”,
desenvolvida por meio de relações informais entre pessoas da empresa, que o
fazem voluntariamente e por deferência a sua posição ou status.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Teorias básicas sobre a origem da autoridade (apresentadas por Koontz e
O'Donnell 1973:48):
Teoria formal da autoridade: a origem da autoridade na empresa
deve obedecer a uma hierarquia, assim como a empresa se baseia
nas instituições (sociais, políticas, econômicas, religiosas) para
estabelecer suas normas internas. Essas instituições mudam à
medida que os costumes, tradições e leis do povo mudam;
Teoria da aceitação da autoridade: a origem da autoridade é a
aceitação das ordens, desde que sejam compreendidas e estejam
dentro das funções do subordinado. É uma teoria discutível, porque
na prática o subordinado, pressionado pelo grupo, acabará
obedecendo à ordem;
Teoria da competência: a autoridade pode provir de qualidades
pessoais de competência técnica. Dentro do grupo de subordinados
pode existir um que se sobressaia e acaba transformando os outros
em subordinados, apensar de não possuir autoridade devida.
Devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber: hierárquica e
funcional. A hierárquica segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura
hierárquica da empresa. A autoridade funcional corresponde à autoridade
estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais. Autoridade
funcional deve ser muito bem estabelecida pela empresa, para evitar possíveis
problemas de duplicidade de comando. O ideal é a autoridade funcional estar
correlacionada apenas ao estabelecimento de políticas administrativas.
presidente
A
C
B
D
E
diretoria de
marketing
diretoria
financeira
diretoria das
regionais
Autoridade
Hierárquica
Regional
Norte
Autoridade
Funcional
setor de
vendas
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
setor de
caixa
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Aspectos básicos do sistema de autoridade:
Delegação,
Centralização e descentralização,
Níveis hierárquicos,
Amplitude de controle.
SISTEMA DE COMUNICAÇÕES
Comunicação é um processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um
emissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor
(Vasconcellos, 1972:10).
O sistema de comunicação é a rede por meio da qual fluem as informações
que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz, nesse
sistema deve ser considerado:
Que/ como/ quando deve ser comunicado;
De quem deve vir à informação;
Para quem deve ir a informação;
Por que deve ser comunicado;
Quanto deve ser comunicado.
A capacidade para exercer influência em uma empresa depende, em parte,
da eficácia de seus processos de comunicações. Portanto, na transmissão da
informação
deve-ser
considerar
a
interferência
denominada
ruído,
que
compreende qualquer coisa que se mova no canal que não sejam os sinais ou
mensagens reais desejados pelo emissor.
1) Esquemas de Comunicação
Em uma empresa existe a comunicação formal, segue a hierarquia
(planejado, facilitado e controlado) e informal (surge espontaneamente na
empresa, em reação às necessidades de seus membros).
Comunicação informal pode ser boa ou ruim para uma empresa. A alta
administração da empresa pode aumentar ou diminuir a comunicação informal,
com o uso de determinados artifícios, entre os quais: alteração de arranjo físico;
utilização de pequenas salas de reunião ou de café; alteração da estrutura
organizacional e prática de competições esportivas.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
2) Fluxos da Comunicação
As comunicações podem acontecer através dos seguintes fluxos:
Horizontal: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas
do mesmo nível hierárquico;
Gerência Geral
Gerência de serviços
Seção de Pessoal
Seção de Material
Gerência Industrial
Seção Financeira
Seção Plan. Cont. Produção
Seção Fabricação
Seção Comercial
Diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e
níveis diferentes;
ALTA
ADMINISTRAÇÃO
SUPERVIS
OR A
SUPERVIS
B
ÁREA
TÉCNICA C
ÁREA
TÉCNICA B
ÁREA
TÉCNICA A
Vertical, realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área de
atuação.
Departamento de Apoio
Assessoria Plan. & Coord.
Divisão de documentação
Assessor Técnico
Seção de Protocolo e Arquivo
Divisão de Adm. de Bens
Assessor Técnico
Seção de Microfilmagem
Seção Adm. Bens Móveis
Seção Adm. Bens Imóveis
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
COMUNICAÇÃO HORIZONTAL E DIAGONAL:
VANTAGENS
- maior rapidez no processo de comunicação
- menor distorção no processo de comunicação
entre as pessoas
- aproxima pessoas por meio de comunicação
direta
- visão mais integrada da empresa (indivíduo
passa a conhecer as várias atividades
desenvolvidas e quais os responsáveis)
- evita sobrecarga nas chefias (determinados
problemas resolvidos diretamente pelas pessoas
envolvidas)
DESVANTAGENS
- informação menos confiável
- pode reduzir a autoridade da chefia
- pode provocar conflitos e antagonismos
- pode prejudicar o planejamento, a coordenação
e o controle (o chefe tem menos informações).
3) Custo da Comunicação
No estudo das comunicações entre pessoas ou unidades organizacionais,
deve-se levar em consideração o aspecto custo para a empresa, pois a análise da
transmissão das informações mostra que ela é muito mais custosa do que se
poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas
principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta
(Litterer, 1970:82).
Lei de N.C. Parkison: todo trabalho se dilata de maneira a ocupar todo o tempo
disponível.
O que Parkinson considerou como causas do aumento de custos na estrutura
organizacional (Lodi, 1972:51):
Demasiado número de níveis hierárquicos envolvidos na supervisão de
atividades correntes em curto prazo;
Demasiado número de estágios na elaboração das decisões;
Existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria;
Complexidade da estrutura, responsabilidades diluídas, comissões de
coordenação, etc;
Unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis, função vaga e
qualitativa, chefia sem agressividade;
Unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para
atingirem seus objetivos;
Unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE DECISÕES
Deve ser efetuada uma análise das decisões para se estabelecer qual a
estrutura organizacional ideal, considerando-se os seguintes aspectos:
o
Que decisões devem ser tomadas para se obter à realização dos
objetivos;
o
De que espécies são essas decisões;
o
Em que nível da empresa devem ser tomadas;
o
Que atividades elas acarretam ou afetam;
o
Que chefes devem participar, e quais devem ser informados das
decisões.
B - CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Fator Humano
Todo executivo deve trabalhar com e por meio de pessoas. E essas
pessoas realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos
sejam, alcançados.
A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intrínseca e do
valor e da integração dos homens que ela organiza.
Fayol (1976:27) enumera que são necessárias determinadas qualidades humanas
cuja importância aumenta à medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele
considera as seguintes capacidades: técnica, de comando, administrativa, de
cooperação e de integração.
Fator Ambiente Externo
Análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu ambiente.
Esse aspecto está relacionado com a estratégia da empresa e à avaliação
contínua das constantes mudanças no ambiente relevante da empresa e o efeito
destas em sua estrutura organizacional.
Fator Sistema de Objetivos e Estratégias
Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir.
Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o
objetivo
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura
organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem
definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada
membro do grupo que compõe a empresa.
Fator Tecnologia
Vasconcellos (1972:7) considera o fator tecnológico como o conjunto de
conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa
para que seus objetivos possam ser alcançados.
C- NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
No desenvolvimento de uma estrutura organizacional têm-se os seguintes
níveis de influência:
Nível estratégico;
Nível tático;
Nível operacional.
Estes níveis de influência estão relacionados aos tipos de planejamento,
que podem ser visualizados numa "pirâmide empresarial":
nível estratégico
nível tático
nível operacional
planejamento estratégico
planejamento tático
planejamento operacional
NÍVEL ESTRATÉGICO DE INFLUÊNCIA
O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo
gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela
empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com
seu ambiente. O nível estratégico de influência considera a estrutura
organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para
melhor adequação de um produto ao seu mercado.
NÍVEL TÁTICO DE INFLUÊNCIA
O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de
resultado e não a empresa como um todo.
Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e
técnica) para ter melhor administração dos recursos da empresa.
NÍVEL OPERACIONAL DE INFLUÊNCIA
O planejamento operacional pode ser considerado como a formalização,
principalmente
através
de
documentos
escritos,
das
metodologias
de
desenvolvimento e implementação estabelecidas. O planejamento operacional
cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa.
Exemplo: a influência desse planejamento pode ser a alteração da
estrutura organizacional da área de sistemas com a criação de uma unidade
organizacional responsável pelas atividades de organização e métodos.
NÍVEL DE ABRANGÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Podem ser considerados três níveis de abrangência quando do
desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional:
Nível da empresa: Considerando toda a empresa, tenha ela um ou
mais negócios em seu contexto de atuação no mercado;
Nível da UEN – Unidade Estratégica de Negócios: realizada em
termos de unidade estratégica de negócio, pois esta pode ser
considerada como um sistema, assim como a empresa;
Nível da corporação: considerando a administração corporativa, a
qual possui mais de uma unidade estratégica de negócio.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Três aspectos básicos devem ser considerados:
A mudança na estrutura organizacional;
O processo de implantação;
As resistências que podem ocorrer.
1) MUDANÇA NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Alguns aspectos devem ser considerados:
Ter ciência que a estrutura organizacional mais adequada depende
da atual;
Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e
propulsoras que podem ter influência no processo;
A importância do fator humano;
A qualidade técnica da nova estrutura organizacional é insuficiente
para o sucesso da mudança;
A importância do planejamento da mudança, para evitar ou
minimizar possíveis problemas maiores em sua efetivação;
Antes de mudar a estrutura organizacional, verificar se não há uma
situação alternativa mais adequada;
Ter sempre em mente a importância da participação;
Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem
como o que será mudado e quais as variáveis a serem
consideradas.
2) PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO
Apesar da possível existência de integração dos funcionários envolvidos no
processo com os técnicos responsáveis pelos trabalhos, sugere-se reforçar os
aspectos inerentes aos modernos princípios de participação e desenvolver a
implantação efetiva da seguinte forma:
Análise
e
aprovação
pela
diretoria
da
empresa
(aspectos
conceituais);
Análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades
organizacionais (aspectos conceituais e principalmente descritivos);
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Implantação efetiva;
Acompanhamento e avaliação do processo.
3) RESISTÊNCIAS QUE PODEM OCORRER
Antes de analisar os vários aspectos inerentes à resistência, deve-se
lembrar que o rendimento de uma estrutura depende de quatro fatores:
A qualidade intrínseca da estrutura;
O conhecimento que os executantes possuem sobre ela;
A aptidão dos executantes;
A motivação dos executantes.
Para reforçar os dois últimos aspectos, devem-se:
Elaborar a estrutura organizacional em cooperação com seus
principais responsáveis;
Antes da promulgação da nova estrutura organizacional, submeter o
texto à apreciação dos grupos de responsáveis de mesmo nível
hierárquico.
AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
É um procedimento através do qual se verifica o que a estrutura
organizacional tem de bom e de ruim. Para tanto se devem fazer:
Levantamento da estrutura atual;
Delineamento da estrutura ideal.
O analista de sistemas deve comparar estes dois aspectos e obter a
avaliação da estrutura organizacional. Pode reforçar a avaliação determinando o
desempenho da empresa em termos de:
Resultados apresentados;
Problemas evidenciados;
Nível de satisfação dos funcionários da empresa.
Como resultado dessa avaliação, a empresa pode estar bem ou ruim
devido a:
Problemas de estrutura organizacional;
Outros aspectos.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Com base na separação dos problemas de estrutura organizacional dos
outros aspectos, a avaliação pode ser simplificada.
ETAPAS DA AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Para a completa avaliação da estrutura organizacional, podem-se
desenvolver as seguintes etapas:
1) Levantamento
Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários;
Entrevista com os elementos-chave da empresa (com ou sem
questionário). Pode-se considerar como ideal a utilização de um
roteiro estruturado de entrevistas.
2) Análise
Análise dos dados levantados anteriormente;
Interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e
considerando os vários subsistemas da empresa;
Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação;
Identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação
atual da estrutura organizacional da empresa.
3) Avaliação
Estabelecimento da situação dos quatro componentes da estrutura
organizacional da empresa;
Verificação do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes
sobre a estrutura organizacional;
Verificação do nível de influência de cada nível da empresa estratégico, tático e operacional - para o delineamento da estrutura
organizacional;
Verificação do nível de abrangência da abordagem da estrutura
organizacional quer em nível da empresa, quer em nível de unidade
estratégica de negócio, quer em nível de corporação.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
POLÍTICAS PARA AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Para uma adequada avaliação da estrutura organizacional, é necessário
que se estabeleça, anteriormente, um conjunto de políticas que devem servir de
sustentação para todo o processo decisório.
Políticas inerentes à estrutura organizacional que uma empresa pode julgar
válido adotar podem visar uma estrutura organizacional:
Adequada aos mercados existentes;
Adequada às novas tecnologias;
Descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de
controle;
Voltada para resultados;
Racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas
administrativos.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
CONCLUSÃO
Concluímos que a Estrutura Organizacional é uma ferramenta que
dispomos para atingir os objetivos. Se não avaliarmos as condições operacionais
dessa “Ferramenta” não cuidar de sua “manutenção” constante, as complicações
não tardam a surgir.
Não devemos localizar problemas de estrutura desproporcional, na falta de
estética do organograma. Eles vão muito além . O “tamanho”de cada divisão...
departamento...seção.. deve ser proporcional à sua real contribuição aos objetivos
da empresa.
Cronogramas, orçamentos, projetos específicos e outros tipos de planos,
normas e procedimentos, corporativos e funcionais, são todos reflexos de
decisões sobre o futuro, que procuram colocar em prática a estratégias explícitas
e implícitas.
Todo administrador deve ter a consciência de que a Estrutura
Organizacional é básica para o desenvolvimento de todos os seus outros
trabalhos.
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
BIBLIOGRAFIA
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos:
uma abordagem gerencial. 13ª edição. São Paulo: Atlas, 2002.
DRUCKER, P.F. Prática de administração de empresas. Rio de Janeiro: Findo de
Cultura, 1962
FAYOL, H. Administração industrial e geral. São Paulo, Atlas, 9 ed. 1976
KOONTZ, H. & O'Donnel, C. Princípios de administração, p ed. São Paulo:
Pioneira, 1973
LITTERER, J.A. Análise das organizações, São Paulo: Atlas, 1970
LODI, J. B. Administração por objetivos. São Paulo: Pioneira, 1972
VASCONCELLOS, E.P.G. Contribuições ao estudo da estrutura administrativa.
Tese de Doutorado, FEA/USP, 1972
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS E ADMINISTRATIVAS – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2