MANUAL DO PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO – HOSPITAIS E ULS UOFC Manual do Processo de Contratualização Lisboa, Julho 2011 Administração Central do Sistema de Saúde, IP 1 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS ÍNDICE 1 CALENDÁRIO DO PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO ....................................................................................3 2 PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO ............................................................................................................6 2.1 Fases do Processo ...................................................................................................................................... 6 2.2 Plano de Desempenho ................................................................................................................................. 7 2.3 Mapas de Negociação .................................................................................................................................. 9 Objectivos .........................................................................................................................................................................................9 Descrição dos Quadros (Mapas de Negociação) .............................................................................................................................9 2.4 Mapas Resumo ........................................................................................................................................... 11 Objectivos .......................................................................................................................................................................................11 Descrição dos Quadros (Mapas Resumo)......................................................................................................................................11 2.5 Metodologia para definição de preços e fixação de objectivos............................................................. 12 2.6 Simulação de financiamento ..................................................................................................................... 13 2.7 Contrato-programa .................................................................................................................................... 15 2.8 Anexos do Contrato-programa ................................................................................................................. 16 2.9 monitorização e Acompanhamento.......................................................................................................... 17 Fluxos de informação ................................................................................................................................................................................18 Modelo de Monitorização e acompanhamento .........................................................................................................................................20 Objectivos .......................................................................................................................................................................................20 Descrição dos Quadros (Modelo Acompanhamento) MODELO ANÁLISE ....................................................................................21 DESCRIÇÃO DO LAYOUT DO MODELO ...................................................................................................................................................21 Workflow do processo de acompanhamento ............................................................................................................................................22 3 2.10 Avaliação .................................................................................................................................................... 23 2.11 Qualidade da informação (uniformização de conceitos/ registo de dados/ erros de registo) ............ 24 ARQUITECTURA DO SISTEMA .....................................................................................................................26 3.1 Arquitectura Funcional .............................................................................................................................. 26 3.2 Arquitectura Técnica ................................................................................................................................. 28 ÍNDICE DE FIGURAS ……………………………………………………………………………………………….…. 31 ÍNDICE DE SIGLAS ……………………………………………………………………………………………..….…. 32 ÍNDICE DE ANEXOS ………………………………………………………………………………………………….. 33 Administração Central do Sistema de Saúde, IP 1 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Nota Prévia Este manual pretende descrever as principais fases do Processo de Contratualização, apresentar os instrumentos de suporte ao processo que decorre entre o Ministério da Saúde, através da ACSS e ARS, e as instituições do SNS, Hospitais, Centros Hospitalares e Unidades Locais de Saúde. Constitui essencialmente um documento de suporte técnico para todos os interlocutores e intervenientes no processo. Neste sentido, o manual apresenta, para além da descrição das respectivas fases, todos os documentos do Processo de Contratualização, em Anexos. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 2 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 1 CALENDÁRIO DO PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO O Processo de Contratualização apresenta desde 2007 uma calendarização de acções que envolvem a ACSS, os Departamentos de Contratualização das Administrações Regionais de Saúde e as instituições hospitalares, traduzido no quadro seguinte (Fig. I). O processo inicia-se com uma fase de estudos e de Planeamento que visa a introdução de melhorias, ajustamentos ao modelo de financiamento hospitalar em função de alterações ocorridas no universo das instituições do SNS (EPE e/ou SPA), orientações políticas e técnicas a que o modelo tenha de dar resposta, actualização de linhas de produção, de preços, do índice de casemix das instituições, etc., assim como de maior fundamentação relativamente à identificação de necessidades em saúde que devem sustentar a compra de serviços pelas Regiões de Saúde. No caso particular das Unidades Locais de Saúde, considerando o seu financiamento numa base populacional. Esta fase comporta também o cálculo das premissas utilizadas no ajustamento do risco da população de cada ULS, mediante a definição de um índice que traduz as características e necessidades em saúde dessas populações. A segunda fase inicia-se com a revisão das matrizes do Plano de Desempenho que é necessário preparar no Sistema de Informação da Contratualização e Acompanhamento – SICA em tempo adequado para disponibilização às instituições e seu preenchimento. Este documento permitirá trabalhar e preparar quer os instrumentos de simulação iniciais de distribuição das dotações financeiras por ARS e por instituição quer os documentos que apoiam as reuniões de negociação entre os Departamentos de Contratualização das ARS e as instituições hospitalares. Nesta fase assume igual importância a elaboração ou actualização da Metodologia do Contrato-Programa para o ano seguinte, de acordo com as orientações superiormente emanadas, assim como a preparação do documento que consubstanciará o Contrato-Programa. Realizadas as Negociações, acordadas as quantidades e volumes financeiros de cada um dos contratos, formalizados através de assinatura e posterior homologação e publicitação, inicia-se a fase de Monitorização e Acompanhamento, fase que assume cada vez mais um papel fundamental no controlo orçamental e cumprimento dos cuidados de saúde a realizar no âmbito do Serviço Nacional de Saúde. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 3 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS O processo é suportado por uma aplicação informática – Sistema de Informação da Contratualização e Acompanhamento, modelada em função das necessidades de informação que suportam as fases do processo, de modo a receber todos os inputs e emitir os outputs necessários a todo o Processo de Contratualização. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 4 Processo de Contratualização Entidade responsável Junho Estudos para revisão e aprofundamento do modelo de financiamento dos Hospitais e distribuição das dotações por ARS: ACSS Junho - revisão e actualização do modelo de financiamento dos hospitais /centros hospitalares, incluindo linhas específicas e outros programas verticais Actividade Julho Agosto Setembro ACSS/ARS Julho Agosto ACSS/ARS Julho Agosto Setembro ACSS/ARS Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro 1. Estudos e aprofundamento metodológico para preparação da Contratualização: - revisão e actualização dos preços - actualização dos grupos de financiamento dos hospitais/centros hospitalares e unidades locais de saúde - aplicação do modelo revisto dos hospitais/centros hospitalares à simulação de financiamento ACSS Setembro Outubro - distribuição da dotação das instituições EPE (HH/CH e ULS) por Região de Saúde ACSS Setembro Outubro 2. Processo de Contratualização: Consensualização da estratégia: ACSS/ARS - definição do calendário de execução ACSS/ARS Junho - revisão do Plano de Desempenho (matrizes) ACSS/ARS Junho - pedido da previsão da produção para a contratualização de 2011 ACSS/ARS - tratamento e análise da produção e Orçamento Económico ACSS/ARS - elaboração/revisão da Metodologia do Contrato-Programa ACSS/ARS - preparação do Clausulado do Contrato-Programa ACSS/ARS - elaboração da simulação e dos relatórios para a contratualização ACSS/ARS - pedido de autorização do Senhor Sec. de Estado da Saúde dos valores a contratar ACSS/ARS Outubro - reuniões de contratualização dos Depart. Contrat. das ARS com os hospitais ACSS/ARS Outubro - entrega dos dados finais da contratualização ACSS/ARS - assinatura dos contratos-programa, homologação e publicitação ACSS/ARS - início e definição do modelo de acompanhamento dos contratos-programa e do calendário de reuniões regulares com as instituições de 15 Julho a 31 Agosto Agosto ACSS/ARS Setembro Setembro Outubro Outubro Setembro Outubro Novembro Novembro Dezembro Janeiro FIG. I – CALENDÁRIO DO PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO Administração Central do Sistema de Saúde, IP 5 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 2 PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO A Contratualização pode ser definida como o relacionamento que se estabelece entre financiadores, compradores e prestadores dos cuidados de saúde, no qual se explicitam os resultados de saúde que se desejam para os níveis de financiamento que se disponibilizam, pressupondo assegurada a autonomia e responsabilidade de todos os interlocutores. Para o efeito, conta com a participação dos diferentes intervenientes; Administração Central do Sistema de Saúde (ACSS), Administrações Regionais (ARS), Ministério da Saúde (MS), Entidades Prestadoras (Hospitais, Centros Hospitalares, Unidades Locais de Saúde). Todo o Processo de Contratualização é suportado pela aplicação SICA (Sistema de Informação para a Contratualização e Acompanhamento). 2.1 FASES DO PROCESSO O Processo de Contratualização inicia-se com o Planeamento de necessidades em saúde e com a definição das prioridades de investimento, seguindo-se a recolha de informação junto das instituições a contratualizar e termina com a avaliação do desempenho dos objectivos contratualizados. Acomoda três fases explícitas, que se diferenciam no essencial, pelos objectivos a que se propõem e que determinam interlocutores e responsabilidades distintas e, pelo horizonte temporal que abrangem. A Fig. II apresenta as fases identificadas neste processo. Planeamento e Avaliação de Necessidades ---------Plano de Desempenho Negociação ----------Contrato-Programa Acompanhamento ----------Avaliação FIGURA II FASES DO PROCESSO DE CONTRATUALIZAÇÃO A fase de Contratualização propriamente dita, prevê a Negociação e celebração do Contrato-Programa, em que o objectivo é ajustar as propostas de produção às necessidades em saúde da população, acordando níveis de produção que assegurem os princípios de equidade, efectividade e eficiência do sistema (implica um conhecimento efectivo das necessidades em saúde da população) e bem assim, da sua sustentabilidade económico-financeira. Na fase de Acompanhamento da execução do Contrato-Programa por parte das instituições o objectivo é fazer a recolha sistemática de informação que possibilite a análise comparativa dos desempenhos reais das instituições face Administração Central do Sistema de Saúde, IP 6 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS ao contratualizado, de forma a promover medidas correctivas ou potenciar bons resultados. Esta fase evidencia aspectos críticos à consecução da finalidade a que se propõe, nomeadamente o contexto de externalidades e a qualidade dos dados reportados. O Processo de Contratualização decorre num horizonte temporal normalmente iniciado a partir do segundo trimestre do ano anterior ao ano para o qual se pretende contratualizar, sendo que a fase de monitorização, pela natureza do exercício em si, decorre durante o ano contratualizado. O processo termina com a avaliação do grau de cumprimento das metas contratadas e objectivos de desempenho alcançados, permitindo determinar as consequências inerentes e aplicar as regras definidas no contrato. Esta fase ocorre após o encerramento do ano para o qual decorreu o Processo de Contratualização, acompanhada do processo de acerto de contas do processo de facturação do Contrato-Programa. Todo este Processo de Contratualização, conta com a interacção de diversos interlocutores na definição de: Suporte documental (Metodologia da definição de preço e fixação de objectivos, Contrato-Programa, Plano de Desempenho) Modelo de Monitorização Workflow do processo Cronograma de execução do processo 2.2 PLANO DE DESEMPENHO O Plano de Desempenho (PD) constitui o documento de suporte à gestão que, no contexto do Processo de Contratualização tem como finalidade principal ajustar os níveis de actividade aos resultados a obter, enquadrados por linhas orientadoras de actividade e desempenho das instituições. É disponibilizado para preenchimento pelas instituições através da Plataforma SICA, possibilitando a recolha de dados das instituições prestadoras ao nível da actividade e estrutura (infra-estruturas, meios técnicos e humanos), sendo composto por diversos quadros que variam de acordo com o tipo de instituição em causa (exemplo de PD – Anexo I). Esta diversidade de quadros surge da necessidade de relacionar a actividade previsional com o volume de recursos financeiros, perspectivando a optimização dos meios que lhes estão afectos e a maximização dos resultados em saúde. Reconhecendo que o seu conteúdo extravasa as necessidades de informação estritamente necessárias à celebração do Contrato-Programa e à definição de objectivos, constitui um documento instrumental que para além de servir de suporte ao Processo de Contratualização permite outro tipo de análises, como da capacidade instalada, dos Administração Central do Sistema de Saúde, IP 7 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS recursos disponíveis, de eficiência, etc., fundamentais para as Regiões de Saúde e para o Ministério da Saúde. Tratando-se de um documento revisto periodicamente, consensualizado com os Departamentos de Contratualização das ARS, permite a recolha de informação sistemática, abrangente e uniforme, de todas as instituições hospitalares e ULS a nível nacional, suportando processos de tomada de decisão. A par deste reconhecimento, o Plano de Desempenho constitui, uma oportunidade única de conhecimento e reflexão da organização sobre si própria contribuindo assim, para reforçar o poder negocial das partes envolvidas. Adicionalmente, constitui ainda a primeira proposta do prestador, que se destina a ser analisada pelo comprador servindo de base ao Processo de Negociação. Esta proposta, a primeira proposta de Plano de Desempenho de Contratualização submetida pelas instituições e aceite pelas ARS, enceta as diligências necessárias à fase de Negociação e constitui a versão Plano de Desempenho “Previsto” guardada pela base de dados da aplicação SICA. De forma sucinta, o Plano de Desempenho tem como objectivos: Identificar as grandes linhas estratégicas de desenvolvimento da actividade para o ano seguinte (objectivos gerais e específicos); Apresentar a proposta global da actividade (orçamento económico e actividade assistencial); Identificar recursos humanos e capacidade instalada (técnica e física) associados à proposta de actividade; Recolher informação de suporte ao Contrato-Programa (actividade do Serviço Nacional de Saúde); Do ponto de vista de fluxos de informação, a fase de Contratualização caracteriza-se pela recolha de informação necessária à preparação da negociação, através do preenchimento, por parte das instituições prestadoras, de um conjunto de tarefas disponibilizadas na plataforma SICA, e que no seu conjunto, constituem o que se convencionou chamar de Plano de Desempenho. O tratamento e validação desta informação, possibilita, entre outros fins, a disponibilização de informação necessária aos interlocutores da negociação, nomeadamente através da disponibilização dos relatórios standard - Mapas de apoio à Negociação e Mapas Resumo, assim como, possibilitam a selecção e disponibilização de dados necessários à simulação dos montantes de financiamento a atribuir às instituições. Em resumo, para a fase de Contratualização o SICA suporta: o Integração automática dos dados do Plano de Desempenho anual, feito por cada uma das instituições intervenientes no processo; o Consulta central dos dados integrados pelas diversas instituições; Administração Central do Sistema de Saúde, IP 8 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS o Controlo do Processo de Contratualização (dados já integrados, prestadores em falta, alertas para situações de desvio significativo em relação aos dados históricos, etc.); o Capacidade de efectuar cenários sobre os dados integrados, com vista a atingir um determinado orçamento (por interveniente e / ou região); o Produção de outputs. 2.3 MAPAS DE NEGOCIAÇÃO A fase de Negociação, que no essencial se pode descrever como a aproximação da Oferta à representação da Procura, constitui uma oportunidade única para os compradores influenciarem os prestadores, está circunscrita pelas restrições orçamentais, e culmina com a elaboração do contrato – Contrato-Programa. A suportar toda esta fase negocial, o SICA disponibiliza um conjunto vasto de dados, organizados de forma estruturada e coerente, designados – Mapas de Negociação (Anexo II). Objectivos O conjunto de quadros denominados “Mapas de Negociação” tem como objectivo reforçar o conhecimento sobre as instituições e determinantes externas que influenciem o seu contexto, disponibilizando informação de suporte à negociação entre as instituições e a respectiva ARS, que propicie uma análise: abrangente da instituição, através da disponibilização de valores reais e de referência para um conjunto de métricas seleccionadas; direccionada às principais linhas de actividade; sobre produtividade da instituição; relativa à dimensão do Acesso; do desempenho económico, considerando as rubricas de custos e proveitos, custos por linha de actividade e custos com medicamentos para as principais patologias. Descrição dos Quadros (Mapas de Negociação) O modelo de análise sugerido pela ACSS (UOFC) e consensualizado com as ARS (Departamentos de Contratualização), propõe, como resposta ao objectivo identificado em primeiro lugar, o Quadro 01 – “Análise Global do Hospital”, que consiste na selecção de um conjunto de indicadores para avaliação de case-mix, para o universo de episódios da instituição e desagregados por universo cirúrgicos e médicos e, agregados para o conjunto de instituições que integram o mesmo grupo de financiamento, assim como para a totalidade de instituições. Este quadro, inclui ainda um vasto número de indicadores respeitantes ao Internamento, Consulta Externa e Cirurgias, Administração Central do Sistema de Saúde, IP 9 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS que disponibilizam informação da instituição, do universo de instituições do mesmo grupo de financiamento e agregada a nível nacional, podendo ainda, sempre que se justifique desagregar por actividade cirúrgica e médica. Por fim, e para a dimensão económica, são disponibilizados os valores para custos por linha de actividade, agregados por grupo de financiamento. Adicionalmente, ainda no âmbito de uma análise mais abrangente são disponibilizados valores para indicadores por linha de actividade, agregados para os diferentes grupos de financiamento – Quadro 02 – “Principais Indicadores por Grupo de Referência”. A análise da actividade desdobra-se por um conjunto significativo de quadros que considera indicadores para avaliação do Internamento, Consulta Externa, Urgência e Cirurgias, através da disponibilização de valores reais para o triénio e respectivas taxas de crescimento ou, variação para o valor de grupo, a saber: Quadro 03 – “Hospital por áreas de Actividade” Quadro 04 Hospital por Áreas de Actividade Quadro 05 Taxa de Ocupação e Demora Média por Especialidade; Quadro 06 Hospital por Áreas de Actividade – Consulta Externa; Quadro 07 % de 1ªs Consultas / Total Consultas (especialidades); Quadro 08 Hospital por Áreas de Actividade - Urgências); Quadro 09 Hospital por Áreas de Actividade – Bloco Operatório); Quadro 10 % Cirurgias de Ambulatório / Total Cirurgia Programada. Por fim, disponibiliza-se ainda o Quadro 12 – “ Análise da Produção SNS”, que integra os indicadores a monitorizar no âmbito das linhas de produção consideradas para efeitos de Contrato-Programa com os valores reais contratualizados no período homólogo e com os valores propostos para o período em análise relativos ao universo de produção Total e do SNS. Relativamente à análise de produtividade são disponibilizados os Quadro 15 – “Consultas por Médico por especialidade” e Quadro 18 –“ Produtividade Hospital de Dia”, com valores referentes ao desempenho da instituição, ao desempenho do grupo de instituições com o mesmo nível de financiamento e com o valor da métrica mas agregado ao nível nacional. Para a dimensão do Acesso, são disponibilizados os Quadro 16 – Resolução da Lista de espera da Consulta Externa e Quadro 17 – Tempo Médio Cirurgia Convencional por especialidade, com os valores reais da instituição, o valor do “Grupo”, constituído pelas instituições que integram o mesmo grupo de financiamento e, o valor apurado a nível nacional. Por último e no que respeita à dimensão de Sustentabilidade, são disponibilizados valores sobre custos e proveitos reais para o triénio, Quadro 19 – “Orçamento Económico – Custos” e Quadro 20 – “Orçamento Económico – Proveitos”, os valores propostos em orçamento de Contratualização e, as taxas de crescimento apurados para os períodos relativos ao ano n e n-1, n+1 e n, e n+1 e n-2, possibilitando desta forma conhecer a variação de crescimento proposta face ao período actual, a que se verificou no ano transacto e a do quadriénio. Ainda para esta Administração Central do Sistema de Saúde, IP 10 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS dimensão, são apresentados os custos unitários por área, Quadro 21 – Evolução dos Custos Unitários por Área com a disponibilização de valores para o triénio e respectivas variações e, a finalizar esta dimensão de análise, o Quadro 22 – “Medicamentos Dispensados em Ambulatório, por Patologia”, com os custos reais da instituição e apurados para o grupo de instituições com o mesmo nível de financiamento, para as principais patologias e para o triénio. 2.4 MAPAS RESUMO Objectivos Os quadros denominados “Mapas Resumo” são quadros gerados de forma automática e imediatamente disponibilizados aos interlocutores do processo, sempre que se verifica a submissão, às ARS, do PD anual de Contratualização. Consistem num conjunto de quadros que têm como objectivo disponibilizar informação sucinta sobre indicadores que, tendo em conta a realidade proposta, propiciem uma visão integrada e concisa das instituições face a: Principais linhas de produção Actividade assistencial Exercício económico-financeiro Descrição dos Quadros (Mapas Resumo) O modelo de análise operacionalizado na aplicação SICA propõe, como resposta ao objectivo I - informação sobre linhas de produção -, o quadro 5.1.1 “Consulta Externa especialidades”, onde se disponibiliza informação para o triénio, relativa aos valores para Primeiras Consultas Externas e Subsequentes, assim como valores das respectivas taxas de crescimento. Adicionalmente disponibiliza-se informação relativa a percentagem de Primeiras Consultas Externas no total de Consultas, proporção do Total de Consultas em Espera (Lista de Espera) no total de Primeiras Consultas efectuadas, bem como nº de Médicos ETC no total de Consultas. Relativamente à produção de Hospital de Dia, são disponibilizados valores para Número de Sessões e Nº de Doentes Tratados, para o horizonte temporal do triénio e, são ainda apresentados valores para as variações entre períodos homólogos. De forma similar, a informação relativa à actividade cirúrgica é desagregada por tipo de cirurgia (ambulatória e convencional) e disponibilizada para o triénio. São ainda disponibilizadas as variações entre períodos homólogos. Adicionalmente, e ainda para o triénio, são apresentados valores para Lista de Inscritos Cirurgia e para os rácios de Cirurgias de Ambulatório versus Cirurgia Programada e Lista de Espera versus Total de Cirurgias. Para o Internamento, os quadros 5.2.1, 5.2.2 e 5.2.3 “Internamento”, considera valores para os indicadores de Nº de Transferências Internas, Taxa de Ocupação, Doentes Saídos, Dias de Internamento, Demora Média e Lotação Administração Central do Sistema de Saúde, IP 11 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS praticada, para o triénio e, com excepção dos dois primeiros indicadores listados, apresenta ainda, as respectivas taxas de crescimento. No que respeita à análise da actividade assistencial, os indicadores seleccionados abrangem informação de produção, meios humanos e materiais, disponíveis para o efeito. O modelo de análise proposto considera valores para o triénio que antecede o ano a contratualizar, o valor proposto em contratualização e o valor acordado (objectivo), para além das variações entre períodos homólogos. As áreas de actividade abrangidas por estes relatórios incluem as linhas de produção de Consulta Externa, Hospital de Dia, Cuidados Domiciliários, Bloco Operatório, Urgências, GDH (internamento e ambulatório), Internamento e, dentro deste, Internamento de Crónicos. Relativamente à dimensão económico-financeira, os quadros disponibilizados consideram informação relativa aos valores do triénio que antecede o ano a contratualizar, para as rubricas de Custos e Perdas e Proveitos e Ganhos, bem como a projecção do valor de fecho e do valor orçamentado isto é, em proposta de contratualização. Adicionalmente inclui também, valores para indicadores de Orçamento de Compras. Por fim, são ainda disponibilizados valores para indicadores financeiros de Resultados, seguindo o modelo de análise dos indicadores anteriormente identificados. Esta análise no caso das Unidades Locais de Saúde é complementada pelos Departamentos de Contratualização com a análise da actividade e desempenho dos cuidados de saúde primários, com vista à integração de cuidados de saúde dentro da ULS. Actualmente, não estão disponíveis no SICA os mapas referentes à análise dos Cuidados de Saúde Primários, o que se prevê venha a considerar muito brevemente. Concluída a fase de Negociação da proposta de desempenho e determinadas as responsabilidades de cada parte (contratador e prestador), quantidades, objectivos por linha de produção, qualidade da prestação dos serviços e compromissos de sustentabilidade económico-financeira, são disponibilizados pelo SICA, os Anexos ao ContratoPrograma, que constituem a súmula contratual e determinam os montantes de financiamento das instituições. 2.5 METODOLOGIA PARA DEFINIÇÃO DE PREÇOS E FIXAÇÃO DE OBJECTIVOS No seguimento das orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Saúde, que visam obter melhores cuidados de saúde para a população, pressupondo assegurados os princípios de acesso, equidade, efectividade e sustentabilidade do Sistema de Saúde é definida a Metodologia para definição de preços e fixação de objectivos (Anexo III), documento que estabelece os objectivos, pressupostos e condicionalismos que sustentam o Processo de Contratualização com as instituições prestadoras de cuidados de saúde. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 12 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Neste sentido e no que respeita às instituições hospitalares, a metodologia para definição de preços e fixação de objectivos pretende estabelecer de forma detalhada e clara, as contrapartidas financeiras pelos cuidados prestados em função da produção e resultados, a negociar entre as Administrações Regionais de Saúde e as instituições prestadoras. Pretende ainda consagrar as linhas orientadoras da contratação de serviços e de contenção de custos em sede de Orçamento Económico. Para além do pagamento das linhas de produção progressivamente mais ajustadas à efectividade dos cuidados, é ainda considerado o pagamento de incentivos associados ao cumprimento de objectivos de acessibilidade, qualidade e eficiência económico-financeira e a distribuição de recursos destinados a suportar programas de saúde específicos. A Metodologia tipifica as diferentes linhas de actividade bem como a sua valorização – Preço. Para cada uma das linhas de produção, são ainda estabelecidas as condições de pagamento das unidades marginais e as penalizações a aplicar, sempre que se verifiquem incumprimentos dos limiares mínimos estabelecidos. Relativamente às Unidades Locais de Saúde, cujo modelo de financiamento assenta no pagamento de base capitacional, privilegia-se a actividade a desenvolver e os resultados a alcançar, tendo em especial atenção as características e necessidades em saúde da população abrangida, num contexto de prestação integrada dos cuidados de saúde, sustentada nos cuidados de saúde primários e na sua capacidade para gerir o estado de saúde dos utentes promovendo, desta forma, a prestação dos cuidados no nível mais adequado e efectivo. De forma a ajustar o pagamento ao risco previsível e encorajar a prestação de estratégias de prevenção da doença e promoção da saúde, de cuidados de excelência ao nível dos cuidados de saúde primários para as condições mais onerosas, promover a inovação de estratégias de prestação especialmente desenhadas para as pessoas com incapacidade e, evidentemente, reduzir o risco associado à prestação, o financiamento das ULS é construído a partir de um valor per capita nacional, que é depois ajustado às populações das ULS através de um índice, tendo em consideração os determinantes em saúde da despesa e as necessidades de saúde da população. São ainda estabelecidos os indicadores que permitem aferir o desempenho das instituições para garantia dos princípios anteriormente enunciados, os quais têm associadas consequências financeiras. Por último, e no que respeita aos programas de saúde, dado o seu âmbito diferenciado de intervenção, especifico em áreas consideradas prioritárias, os seus objectivos, pressupostos e modus operandi, são alvo de redacção própria, constituindo os denominados Anexos à Metodologia para Definição de Preços e Fixação de Objectivos. 2.6 SIMULAÇÃO DE FINANCIAMENTO Administração Central do Sistema de Saúde, IP 13 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Reportada a informação pelas instituições no Plano de Desempenho (PD) e validada pelos Departamentos de Contratualização a Unidade Operacional de Financiamento e Contratualização extrai do SICA os dados contidos no quadro 5.9 do Plano de Desempenho, os proveitos não SNS e os custos operacionais inscritos no Orçamento Económico reportados pelas instituições. Previamente são apurados os valores de índice de case-mix, a proporção de doentes equivalentes de cada instituição, por linha de internamento e de ambulatório (GDH cirúrgicos e médicos), a partir da base de dados nacional de GDH (último ano com dados completos). Os preços do Contrato-Programa são actualizados, caso haja disponibilidade financeira e orientação superior para tal, são recolhidos os valores recebidos pelas instituições no ano anterior em sede de programas específicos e recolhidos, junto da Unidade Operacional de Coordenação e Regulação da Formação Profissional da ACSS, o número de internos do 1.º ano e 2.º ano da especialidade, sua distribuição institucional, assim como os valores remuneratórios a pagar. O exercício de simulação de financiamento é efectuado tendo em conta o montante de financiamento disponível para a Contratualização com as instituições hospitalares e ULS, definido em Orçamento de Estado, e sua afectação por Região de Saúde, determinada por Despacho do Secretário de Estado com a Tutela da área financeira do Ministério da Saúde. Finalizada a fase de Negociação, apurado o volume de actividade e a valoração do contrato de cada instituição por parte de cada Departamento de Contratualização, a UOFC procede ao carregamento do exercício de simulação no SICA para emissão dos anexos do Contrato-Programa, posterior assinatura do documento de compromisso contratual pelas ARS e respectivas instituições e procede, igualmente, ao carregamento do contrato no Sistema de Informação para cada instituição e no SI central de facturação (SCD/GF), com vista a iniciar o processo da facturação do contrato. Neste âmbito, a UOFC emite anualmente Circular Normativa com as regras e pressupostos inerentes à facturação do Contrato-Programa. No caso das Unidades Locais de Saúde o exercício de apuramento do valor a pagar em sede de Contrato-Programa baseia-se numa modalidade de pagamento de base populacional ajustada pelo risco e adequada à integração da prestação de cuidados de saúde primários e secundários, definido, tal como referido no ponto anterior, a partir de um valor per capita nacional ajustado para cada uma das ULS, através de um índice que reflecte os determinantes em saúde, da despesa e as características de saúde da população. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 14 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 2.7 CONTRATO-PROGRAMA O Contrato-Programa é o documento que formaliza o acordo estabelecido entre as Unidades Hospitalares/Unidades Locais de Saúde e as respectivas Administrações Regionais de Saúde, no qual estão definidos os termos e as condições a que as partes se obrigam (Anexo IV). Este documento é constituído por um corpo principal, com vigência trienal, anexos e apêndices, com revisão anual. No corpo do documento encontram-se consagrados, os seguintes aspectos: i. Objecto do contrato; ii. Princípios gerais; iii. Obrigações principais; iv. Princípios de gestão; v. Políticas de melhoria da qualidade; vi. Articulação com os demais prestadores de cuidados; vii. Acesso às prestações de cuidados de saúde; viii. Identificação de utentes e terceiros responsáveis ix. Recursos necessários x. Formação xi. Avaliação de desempenho. Em anexo definem-se: i. Serviços contratados, ii. Remuneração; iii. Objectivos de qualidade e eficiência; iv. Penalizações; v. Pagamentos. Os quais se encontram detalhados nos respectivos apêndices. Através do documento “Acordo Modificativo” procede-se à revisão do(s) Anexo(s) e respectivos apêndices, ao Contrato-Programa, no 2º e 3º ano da sua vigência. Sempre que se verifiquem circunstâncias supervenientes ao Contrato-Programa ou ao Acordo Modificativo procedese à sua revisão através de “Aditamento”. A existir a necessidade de contratualizar linhas de produção (Programas específicos) não contempladas no ContratoPrograma ou Acordo Modificativo, procede-se à elaboração de uma “Adenda”. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 15 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 2.8 ANEXOS DO CONTRATO-PROGRAMA Decorridas as reuniões de negociação, são de novo disponibilizadas as tarefas de recolha de informação (PD), às instituições prestadoras, para ajustamento da proposta inicial de acordo com os compromissos assumidos. Uma vez concluídas as tarefas de ajustamento no PD contratado e na Simulação (versão contratada), a aplicação SICA emite os outputs de produção contratada e remuneração e o Orçamento Económico (Demonstração de Resultados Previsional) que figurarão como Anexos do Contrato-Programa (Anexo V). No âmbito das Unidades Hospitalares e Unidades Locais de Saúde e no que respeita ao Anexo - Produção Contratada e Remuneração, o quadro emitido considera informação relativa às linhas de produção, nomeadamente os valores unitários, as quantidades contratadas e respectiva valorização. Para a produção codificada em GDH (episódios de internamento e ambulatório) é ainda considerado o índice de case-mix (ICM) e a informação respeitante ao cálculo de doente equivalente. Por fim é apresentado o valor total do contrato com o detalhe dos montantes de incentivos institucionais, valor de convergência, caso se aplique, e valor da produção contratada. No que respeita às Unidades Locais de Saúde, o Anexo Produção Contratada e Remuneração não valoriza as linhas de produção uma vez que as contrapartidas financeiras não estão associadas à produção, mas sim, às necessidades em saúde e às características da população. No caso das ULS, existe também o Anexo relativo à produção contratada relativa aos cuidados de saúde primários. Este Anexo apresenta o valor total do contrato, desagregando os montantes a pagar a título de valor Capita, Objectivos Institucionais (Qualidade e Sustentabilidade) e Formação de Internos. Relativamente ao Anexo “Orçamento Económico”, o quadro emitido considera informação relativa aos valores do ano em curso e do ano a contratualizar, para as rubricas de Custos e Perdas e Proveitos e Ganhos, bem como o crescimento previsto entre estes dois períodos. Para além destes outputs, emitidos pelo SICA, constam ainda os Apêndices referentes a “Programas Específicos”. Por fim, o SICA disponibiliza às ARS a tarefa de recolha de metas para os objectivos de Qualidade e Eficiência, de âmbito nacional, regional e regional institucional, que deverão figurar no Anexo homónimo “Anexo objectivos de Qualidade e Eficiência”. Nesta fase, a proposta de Plano de Desempenho sobre a qual decorreram as negociações é actualizada de forma a reflectir o acordo celebrado por Contrato, assegurando a conformidade entre a proposta aceite e contratada e os registos da base de dados do sistema de informação de suporte a este processo – SICA. Para o efeito, o SICA Administração Central do Sistema de Saúde, IP 16 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS disponibiliza novamente o conjunto de tarefas que integram o Plano de Desempenho de Contratualização e que devem ser alvo de actualização pelas instituições. A submissão das tarefas actualizadas pelas instituições e a respectiva aprovação pelos DC das ARS, geram uma nova versão do Plano de Desempenho, denominado Plano de Desempenho Contratualizado. Esta versão, consubstancia toda a informação requerida pelo modelo de dados, e é a versão de dados disponível para as finalidades a que o modelo se propõe (Metas de Reports de Acompanhamento, relatórios ad-hoc, etc). Sempre que se verifiquem circunstâncias supervenientes ao Contrato-Programa ou Acordo Modificativo procede-se à sua revisão através de “Aditamento”. A contratualização de programas adicionais determinados superiormente como prioritários em termos de política de saúde, dos quais são exemplo o Programa para o Tratamento Cirúrgico da Obesidade e o Programa para o Melhoria do Acesso ao Diagnóstico e Tratamento da Infertilidade, são também formalizados através de “Adenda”. Respeitando o calendário definido pelo MS, em regra em Dezembro do ano anterior, em data acordada entre as ARS e as Instituições, é celebrado o Contrato-Programa, corolário de todo o processo negocial. Celebrados os contratos, a ACSS recepciona os documentos originais, procede à sua validação através da confrontação com a simulação de financiamento e procede ao envio dos documentos para efeitos de homologação pela Tutela. Segue-se ainda a publicação do Contrato-Programa no site da ACSS I.P. e, de extracto do ContratoPrograma no Diário da República. Os originais do Contrato-Programa são arquivados na ACSS, recebendo as ARS e as instituições cópias autenticadas. 2.9 MONITORIZAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Após a negociação da actividade a desenvolver e dos objectivos de desempenho, fixação de metas a atingir e acordo dos compromissos desejáveis, inicia-se a fase de Monitorização e Acompanhamento. Esta fase, mais longa, é também considerada a mais determinante, uma vez que, a par da definição de objectivos e explicitação de compromissos, acompanhar e avaliar o desempenho das instituições é um aspecto central de todo o processo contratualização. No que respeita à fase de Acompanhamento, identificam-se duas perspectivas de avaliação, em simultâneo. A perspectiva do comprador, que privilegia o acompanhamento do volume de serviços prestados e a qualidade da sua prestação. A perspectiva do accionista, que valoriza a eficiência e efectividade da prestação de cuidados a par do desempenho económico-financeiro. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 17 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Esta percepção implica a conceptualização e definição de um Modelo de Análise, com a inclusão destas perspectivas isto é, das dimensões de análise capaz de as traduzir, assim como a escolha de indicadores, que de acordo com as dimensões definidas, sejam pertinentes, relevantes e sobretudo operacionais tendo em conta o fim a que se propõem. Decorre do exposto, a necessidade de monitorizar e avaliar o compromisso assumido entre as duas partes pressupondo para o efeito a adequação de um sistema de suporte à decisão. A fase de Monitorização e Acompanhamento, é em si mesma um processo, no qual se pode diferenciar a fase de recolha sistemática de dados necessários à construção de indicadores que reflictam uma imagem instantânea sobre aspectos específicos do desempenho, identificada como Monitorização e, a fase de Acompanhamento, vista como o conjunto de acções necessárias à correcção de desvios e/ou replicação de bons resultados após confrontação do desempenho obtido com o previsto, identificada como Acompanhamento. O Acompanhamento obedece a um calendário acordado e operacionaliza-se a diferentes níveis: Reuniões de acompanhamento entre as Unidades Operacionais da ACSS e os Departamentos de Contratualização das ARS; Reuniões de acompanhamento entre os Departamentos de Contratualização das ARS e as Instituições; Reuniões de acompanhamento ad-hoc, convocadas pelo MS, nas quais estão presentes a ACSS, as ARS e as Instituições. A suportar estas reuniões, o SICA disponibiliza um conjunto de informação, relativa ao acompanhamento do contrato e agregada por região/estatuto. Durante o ano de 2010, este processo de Acompanhamento foi ainda complementado pela elaboração por parte da ACSS de relatórios trimestrais – Relatórios Trimestrais de Acompanhamento do Contrato-Programa que, no essencial, constituem uma análise do desempenho das instituições no seu conjunto, sem prejuízo de assinalarem outros aspectos relevantes do Processo de Contratualização que ocorram no período em análise. F LUXOS DE INFORMAÇÃO Do ponto de vista de fluxos de informação, a fase de Acompanhamento caracteriza-se pela recolha de informação necessária à construção dos indicadores integrantes do modelo - reports de Acompanhamento, através do preenchimento, por parte das instituições prestadoras, de um conjunto de tarefas disponibilizadas na plataforma SICA, e que no seu conjunto, constituem o que se convencionou chamar de Plano de Desempenho de Acompanhamento (Anexo VI). Dependendo da periodicidade estipulada para acompanhamento das dimensões de Administração Central do Sistema de Saúde, IP 18 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS análise, está o número de tarefas disponibilizadas na plataforma. Assim, mensalmente são disponibilizadas tarefas no SICA que possibilitem a recolha de informação para monitorização das dimensões: Produção total e SNS, além dos Objectivos contratualizados. Trimestralmente são ainda disponibilizadas tarefas para recolha de informação relativa às dimensões de Acesso e Qualidade. Por último, e com periodicidade semestral, acrescem as tarefas de recolha de informação das dimensões Produtividade e Eficiência. Para além da informação submetida pelas instituições hospitalares e ULS é também integrado no SICA a informação mensal económico-financeira (Demonstração de Resultados) proveniente do SIEF. O tratamento e consolidação desta informação, possibilita, para além dos relatórios de retorno – reports de acompanhamento, publicados mensalmente para consulta das respectivas instituições e ARS, a disponibilização de informação necessária aos diversos níveis da Tutela, ACSS e Departamentos de Contratualização das ARS. A informação disponibilizada pode ser consultada ao nível institucional ou, agregada por níveis regionais e nacional e ainda dentro destes, por grupos de financiamento ou estatuto EPE / SPA. (Anexo VII). Em resumo, para a fase de Monitorização o SICA suporta: o Integração automática dos dados do Plano de Desempenho (tarefas mensal, trimestral e semestral) preenchido por cada uma das instituições intervenientes no processo o Consulta central dos dados integrados pelas diversas instituições o Controlo do processo de Monitorização (dados já integrados, prestadores em falta, alertas para situações de desvio significativo em relação aos valores contratualizados e de período homólogo, etc.) o Produção de relatórios É apresentado de seguida o diagrama que evidencia as relações entre os diversos interlocutores nesta fase do processo, explicitando passo a passo todas as actividades/ responsabilidades inerentes à fase de Monitorização e qual o fluxo de informação. Dada a semelhança no processo para Hospitais e IPO, abordamos estas instituições em conjunto. Nos casos em que o processo poderá divergir, é evidenciada essa diferença. Ciclos Introdução dos Dados de Acompanhamento # Tarefas Executante 1 Disponibilização dos formulários de Acompanhamento (Planos de Desempenho mensais) para as Instituições SICA Calendarização (para Acomp do mês N) Dia 1 do Mês N+1 Administração Central do Sistema de Saúde, IP 19 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Ciclos Tarefas # 2 Acesso tarefas pelas Instituições 3 Preenchimento dados de Acompanhamento (dados de Produção) 4 Submissão tarefas às Instituições 5 Validação dos dados; 6 Aprovação 7 Consolidação dos dados Informação; Executante Calendarização (para Acomp do mês N) Instituições Até dia 21 do Mês N+1 ARS Até dia 21+2 dias úteis do Mês N ACSS Dia 21+2 dias úteis do Mês N ACSS Dia 30 do Mês N Integração dos dados: Disponibilização dos Relatórios de Acompanhamento Análise e validação informação económicos (Balancete de Contas SIEF – Dados Económicos. taxas de reinternamento nos primeiros 5 dias no SICA 8 9 Algoritmos de Relatórios Output SICA A partir de Dia 21+2 dias úteis do Mês N 10 Disponibilização dos Relatórios de Acompanhamento SICA A partir de Dia 21+2 dias úteis do Mês N 11 Análise dos Relatórios 12 Feedback análise dos Relatórios ARS A partir de Dia 21+2 dias úteis do Mês N 13 Carregamento BD dos dados ACSS A partir de Dia 21+2 dias úteis do Mês N 14 Consolidação informação Ecofinanceira ACSS Dia 6 do mês N+2 15 Disponibilização de Relatórios de output Agregados Dia 8 do Mês N+2 FIG. III - TAREFAS DE PREPARAÇÃO DO ACOMPANHAMENTO M ODELO DE M ONITORIZAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Objectivos O Modelo de Monitorização e Acompanhamento implementado desde 2007 e conforme já referido, abrangendo as perspectivas do Accionista e do Comprador “público”, teve como linhas orientadoras: 1. Acompanhar os objectivos contratados com consequências para a instituição, ao nível da distribuição dos Incentivos. Objectivos nacionais/regionais e supra-nacionais. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 20 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 2. Acompanhar o ritmo da produção contratada por linha de produção. 3. Acompanhar desempenho da actividade Hospitalar: para as dimensões de Acesso, Qualidade, Eficiência e Produtividade e Desempenho económico-financeiro. Descrição dos Quadros (Modelo Acompanhamento) MODELO ANÁLISE O Modelo de análise proposto pela ACSS e consensualizado com as ARS teve como orientação, monitorizar os objectivos anteriormente enunciados e, possibilitar a informação necessária às acções de acompanhamento que os diversos interlocutores entendessem necessárias desencadear, para a necessária correcção de desvios ou promoção de bons desempenhos. Neste sentido, e como resposta ao primeiro objectivo, o modelo operacionalizado periodiza o conjunto de indicadores que permitem acompanhar os objectivos acordados. A metodologia que tem vindo a ser adoptada selecciona um conjunto de indicadores nacionais (comuns a todas as regiões), representativos das diferentes dimensões estratégicas: Acesso, Qualidade, Desempenho Assistencial e Desempenho Económico-Financeiro. Para além destes, e com vista a reforçar a autonomia e dar voz às especificidades das Regiões de Saúde, foram incluídos indicadores institucionais das regiões. Simultaneamente, o cumprimento de objectivos regionais, que consistem em metas de variação para as rúbricas de Fornecimentos Serviços Externos, Consumos e Pessoal constitui condição obrigatória do bom desempenho das Regiões. Estas, dispondo de autonomia, procedem à desagregação e transferência do compromisso assumido, negociando com cada instituição as metas que se revelaram mais ajustadas ao respectivo cumprimento. A par destes grupos de indicadores, e em resposta ao II Objectivo, foram ainda considerados Indicadores de Actividade (Total e SNS) para as diferentes linhas de produção. Adicionalmente, e de acordo com a necessidade de responder ao III Objectivo, foram também considerados indicadores necessários à monitorização das dimensões da Qualidade (Acesso, Desempenho Assistencial/Efectividade, Produtividade/Eficiência operacional e Desempenho económico-financeiro). D ESCRIÇÃO DO LAYOUT DO M ODELO Os quadros de report de acompanhamento que de seguida se descrevem encontram-se no Anexo VIII O Quadro de Acompanhamento de Objectivos – Q1 proposto para a monitorização dos Indicadores referentes aos objectivos Nacionais/Regionais, é de periodicidade mensal, e apresenta os valores acumulados para: período em análise período homólogo Administração Central do Sistema de Saúde, IP 21 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS meta contratualizada Adicionalmente é calculado o desvio entre os valores real e contratualizado. Os quadros de acompanhamento da actividade Q2 e Q3 dizem respeito ao acompanhamento das principais linhas de produção. O quadro Q2 diz respeito apenas ao universo de beneficiários do SNS (incluindo subsistemas públicos de saúde), pelo que se destina a acompanhar a taxa de execução do Orçamento/Contrato-Programa. O quadro de acompanhamento da actividade Q3 reflecte a totalidade da actividade assistencial desenvolvida pela instituição (SNS e terceiros responsáveis). A periodicidade de monitorização dos indicadores referentes à actividade é mensal e apresenta os valores acumulados para: período em análise período homólogo meta contratualizada Simultaneamente é analisado, em valor absoluto e em percentagem, o desvio entre os valores real e contratualizado, bem como, a evolução percentual do acumulado real face ao período homólogo para o hospital e para o grupo de financiamento ao qual o hospital pertence. O quadro de acompanhamento para o Acesso e Qualidade – Q3.A, assume uma periodicidade trimestral e considera os valores acumulados para o período em análise e para o período homólogo. É avaliada para a instituição hospitalar e para o grupo a que esta pertence, assim como a evolução percentual entre estes dois períodos. A Produtividade e Eficiência Operacional são acompanhadas pelo – Q3.B, de periodicidade semestral, segue a mesma lógica de análise do anterior. Completam o modelo de Acompanhamento, os quadros de Demonstração de Resultados - Quadro Q4 com periodicidade mensal, e o Quadro de Indicadores Económico-Financeiros – Quadro Q5 com uma periodicidade semestral. W ORKFLOW DO PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO Tendo em conta a importância da fase de Monitorização em todo este processo, e reconhecendo a complexidade inerente ao número de intervenientes e respectivas acções, assim como a importância de disponibilizar informação aos diversos interlocutores atempadamente, definiu-se e consensualizou-se um Workflow (Fig. IV) para a recolha de dados, com o objectivo de identificar tarefas, entidades responsáveis e tempos de execução. Adicionalmente procedeu-se à sua divulgação. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 22 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Actividades de Acompanhamento para o mês N Dia 1 do Mês N+1 ACSS-UOFC Preparação do grupo de tarefas de acompanhamento do mês N Dia 21 do Mês N + 1 até 30 Instituição 1 da Região 1 Preenchimento e submissão de tarefas (quadros de acompanhamento) do mês N E-mail alerta para instituições: preenchim. do acompanhamento mês N Dia 1 do Mês N + 1 Dia 6 do Mês N+2 Dia 6 do Mês N + 2 ARS da Região 1 Validação de tarefas (quadros de acompanhamento) do mês N E-mail alerta tarefas da Instituição N submetidos ACSS-UOFC Fecho do acompanhamento do mês N E-mail alerta tarefa da Instituição N rejeitada E-mail alerta operacional e direcção- 5 dias de execução Dia14do Mês N + 1 E-mail alerta operacional e direcção e CA – 1 dia execução Dia 20 do Mês N + 1 Envio automático de e-mail. Dia 21 do Mês N + 1 até 30 E-mail alerta para UOFC ACSS-UOFC Preenchimento de taxas de reinternamento e readmissão do mês N / trim. N Dia 21do Mês N + 1 E-mail alerta para UOGF E-mail alerta operacional , direcção e CA e ARS A partir de 21 do Mês N+1 (4 em 4dias) Geração no portal de versão de quadros submetidos e de quadros aprovados, por instituição. ACSS-UOGF Produção de dados económicofinanceiros para o mês N Dia 25 Mês N + 1 prazo limite dia 30 Dia 30 Mês N + 1 prazo limite da actualização dia 6 E-mail alerta UOGF e CD Dia 6 do Mês N+2 FIGURA IV: WORKFLOW DO PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO 2.10 AVALIAÇÃO Avaliação do desempenho das instituições acomoda dois aspectos distintos. A avaliação do cumprimento das quantidades produzidas para as linhas de produção identificadas no ContratoPrograma, que se operacionaliza pela validação da facturação emitida e que é alvo de processo de validação próprio a cargo da ACSS, sustentada por circular normativa de facturação (Anexo IX) publicada anualmente e pelo módulo de facturação Sistema de Classificação de Doentes/Gestão Financeira (SCCD/GF). A avaliação do cumprimento das metas definidas para os Objectivos nacionais, regionais e regionais institucionais, operacionaliza-se através do desempenho real das instituições reportado na aplicação SICA e é da responsabilidade dos DC das ARS, os quais, elaboram metodologia própria de avaliação dos objectivos. A avaliação do grau de cumprimento dos objectivos / incentivos é comunicada pelos DC das ARS às instituições e à ACSS para efeitos de concretização da facturação do valor dos incentivos alcançados ou, no caso das ULS da quantificação das penalizações aplicadas. Após a realização destas avaliações são aplicadas às instituições as consequências inerentes às normas contratuais definidas e previamente acordadas. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 23 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 2.11 QUALIDADE DA INFORMAÇÃO (UNIFORMIZAÇÃO DE DADOS/ ERROS DE REGISTO) DE CONCEITOS/ REGISTO No que diz respeito aos atributos da qualidade da informação, para além do workflow do processo que contribui para a oportunidade da informação, foram desenvolvidas acções com o objectivo de uniformizar os conceitos subjacentes às diferentes variáveis utilizadas na construção dos indicadores, contribuindo por sua vez para a pertinência da informação e simultaneamente, foram criadas validações técnicas ao nível do SI (registo de dados e importação de ficheiros) que alertam /impeçam erros de digitação assim como, elaborados os BI de todos os indicadores que integram o Modelo de Acompanhamento, reforçando desta forma o atributo da exactidão da informação. Em anexo, coloca-se um layout do BI elaborado para todos os indicadores assim como a descrição dos respectivos atributos. Um dos factores críticos de sucesso para os sistemas de informação reside na clarificação e uniformização de conceitos que servem de base à categorização da informação. Preocupações desta ordem, nortearam a selecção de atributos, abaixo discriminados, que caracterizam a elaboração dos BI dos indicadores seleccionados, cujo layout se apresenta na figura seguinte: Nome do Indicador Indicador Tipo de Indicador Objectivo do CP xxxx Entidade Gestora Hos pital Tipo de falha Qualidade e Serviço Período aplicável Ano xxxx Objectivo Descrição do Indicador Cláusula CP Frequência de monitorização Responsável pela monitorização Prazo Entrega Reporting Orgão fiscalizador Melhorar o controlo de infecção Indicador que exprim e em percentagem ....................... Cláus ula xª (Anexo xxx - z) Unidade de medida Fonte dos dados/ Base da monitorização Mens al Hos pital / ARS % (xx cas a decim al) SI do Hos pital Fórmula Mens al ARS Valor de Referência A definir pela ARS Valor de base A definir pela ARS Observações Variáveis Definição Fonte Informação / SI Unidade de medida X1 X2 FIG. V: BI DOS INDICADORES Descrição dos atributos do layout dos Indicadores. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 24 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Tipo de indicador – Informa sobre a dimensão da Instituição para a qual se definiu o objectivo estratégico que o Indicador pretende monitorizar. Tipo de falha – Identificação da dimensão da gestão responsável pela falha (meios, processos ou resultados). Entidade gestora – Permite identificar a instituição à qual se refere a informação recolhida. Período aplicável – Define o horizonte temporal de aplicação do indicador ou, período de análise da evolução da performance. Objectivos – A definição do objectivo pretende evidenciar para que dimensão estratégica de análise se definiu o indicador Descrição – Pretende evidenciar a realidade em análise. Artigo do CP – Remete para o artigo ou outro documento “vinculativo” que sanciona/legitima/obriga a monitorização do Indicador. Unidade de Medida – Unidade de medida em que o indicador está expresso e calculado. Frequência de Monitorização - Indicação do intervalo de tempo para a iteração do cálculo do Indicador. Fonte de Dados – Fonte de informação para a recolha dos dados necessários ao cálculo do indicador. Responsável pela Monitorização – Identificação da organização responsável pelo report dos dados cálculos dos indicadores. Fórmula – Forma algébrica de cálculo do indicador, através das operações e variáveis que o compõem. Prazo de entrega do Report – Indicação do intervalo de tempo para disponibilizar à organização, resultado da sua avaliação sem que incorra em atrasos. Valor de Referência – Valor alvo a atingir para cada instituição. Valor de Base – Valor de ponto de partida da organização (serve de sinalização à medição do esforço desenvolvido pela organização). Órgão fiscalizador – Organização responsável pelo funcionamento do processo. Pontos de Penalização – Intervalo de valores e respectivas ponderações a considerar. Observações – Considerações tidas em conta na definição destes atributos. Variáveis – Identificação de cada uma das variáveis a utilizar no cálculo do indicador. Definição das Variáveis – explicitar o conceito que a variável traduz. Fonte de Informação – Sistema de informação onde são recolhidos os dados da variável. Unidade de Medida – Unidade de medida em que está expressa cada variável. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 25 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS 3 ARQUITECTURA DO SISTEMA 3.1 ARQUITECTURA FUNCIONAL A implementação deste projecto teve como orientação principal, articular-se com os processos funcionais e de organização implementados e, ultrapassar os constrangimentos identificados, respondendo às melhorias solicitadas. De facto, a solução tecnológica adoptada, promoveu melhorias concretas nos processos de Contratualização e Acompanhamento, automatizando e optimizando actividades manuais, agilizando a execução dos fluxos de contratualização e de acompanhamento, ao mesmo tempo que proporciona maior controlo sobre estes processos. Neste contexto, a arquitectura funcional implementada no âmbito da solução proposta é a seguinte: Informação Fontes de Dados Interfaces Aplicações Visualização Sistema B PS ACSS SIAC (ACSS) Migração Inicial Sistema A BD Central ACSS Integração Mensal SICA (OLAP) SICA (DataWarehouse) Reporting Corporativo Publicação Servidor de Análises Ad-Hoc Disponibilização Segurança Servidor Contratualização Relatórios PréFormatados Análise Ad-hoc Intranet / Internet Introdução de Dados Orçamentação Gestão do Processo de Contratualização Sistema de Informação de Contratualização e Acompanhamento FIGURA VI: ARQUITECTURA FUNCIONAL 3.1.1 C OMPONENTES DA A RQUITECTURA F UNCIONAL – D ESCRIÇÃO Os componentes da arquitectura funcional ilustrada pela figura anterior podem ser descritos da seguinte forma: Sistemas Fontes de Dados – Foram desenvolvidos processos, entre os modelos SICA e os sistemas fonte, com o objectivo de integrar informação de acompanhamento para os Planos de Saúde (Sistema B), indicadores do Modelo de Monitorização e Acompanhamento (ex: ADW-CTH; SI da UMCCI; SI Infecções (DGS), entre outros). Os dados a migrar a partir destes sistemas contemplam os valores base para o cálculo dos indicadores e/ou o resultado do cálculo em si, sendo apenas necessário efectuar uma importação dos dados, i.e., sem transformações. Administração Central do Sistema de Saúde, IP 26 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS Migração de Informação Histórica – foram desenvolvidos processos para integrar informação histórica entre os modelos do sistema em uso à data – SIAC – e os modelos do novo sistema. Estes processos foram desenvolvidos numa lógica de “importação única”, i.e., não foram construídos para execuções cíclicas. Repositório Relacional de Informação – SICA (modelo de dados relacional) – contempla as tabelas com dados relativos a todo o processo de Contratualização e Acompanhamento. Toda a informação inserida manualmente, assim como, a informação integrada automaticamente, reside neste repositório relacional. Repositório Multidimensional de Informação - Motor OLAP (modelo de dados multidimensional) – contempla todas as estruturas multidimensionais identificadas na fase de levantamento, agregando dados reais e orçamentais relativos a dados contratualizados e de acompanhamento de entidades prestadoras de serviços de saúde. Servidor de Reporting Corporativo – permite o acesso e disponibilização da informação de forma estruturada, através de relatórios pré-formatados, passíveis de serem impressos ou enviados por correio electrónico, para a análise dos dados operacionais, financeiros e de indicadores. A disponibilização da informação obedece a critérios de segurança. Servidor de Análises ad-hoc – permite a construção de análises dinâmicas e exploração da informação, de forma intuitiva, sobre conceitos de negócio já familiares ao utilizador. Permite a definição e disponibilização de novos indicadores e análises. A disponibilização pode obedecer a critérios de segurança. Servidor de Contratualização e Acompanhamento – componente agregadora de toda a lógica de contratualização e acompanhamento. Permite a manutenção dos conceitos de negócio, de formulários de inserção de dados, de segurança sobre os dados e de processos de workflow. Segurança – de acordo com os requisitos definidos pela ACSS, permite a definição de utilizadores, a definição de perfis de acesso e a definição de permissões de acesso à informação. Intranet/ Internet – permite o acesso fácil à informação através de uma infra-estrutura tecnológica flexível. Interfaces - Visualização/ Relatórios Pré-Formatados/ Análises Ad-hoc/ Introdução de dados/ Gestão do Processo – permitem a introdução de dados, assim como o acompanhamento e exploração da Administração Central do Sistema de Saúde, IP 27 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS informação disponibilizada e a visualização dos dados e conteúdos em formato integrado; a utilização e manutenção do sistema são possíveis de forma facilitada, assim como a gestão dos fluxos de informação (gestão do workflow). 3.2 ARQUITECTURA TÉCNICA A solução implementada foi suportada por uma arquitectura técnica baseada na família de produtos Microsoft Office 2007 e Microsoft SQL Server 2005. Esta solução, baseada numa solução integrada segundo um único fornecedor de tecnologia, permite tirar partido das sinergias existentes entre as várias ferramentas utilizadas, de forma a minorar o esforço de desenvolvimento e manutenção do sistema de informação de gestão. A arquitectura da solução baseou-se num conjunto modular de componentes estruturados sob a forma de camadas, onde cada camada tira partido das funcionalidades disponibilizadas pela camada imediatamente anterior, tal como ilustrado pela figura seguinte: Informação Fontes de Dados Sistema B PS ACSS SIAC (ACSS) Migração Inicial Sistema A BD Central ACSS Integração Mensal SICA (OLAP) Analysis Services 2005 SICA (DataWarehouse) Database Services 2005 Interfaces Aplicações Visualização Sharepoint Server 2007 Reporting Corporativo Reporting Services 2005 Publicação Servidor de Análises Ad-Hoc PerformancePoint Monitoring Server Disponibilização Segurança Servidor Contratualização PerformancePoint Planning Server Intranet / Internet Orçamentação Relatórios Reporting Services 2005 Análise Ad-hoc ProClarity Introdução de Dados Excel / PerformancePoint Web Gestão PerformancePoint Business Modeler Sistema de Informação de Contratualização e Acompanhamento FIGURA VII: ARQUITECTURA TÉCNICA 3.2.1 C OMPONENTES DA A RQUITECTURA T ECNICA A solução proposta suporta os requisitos funcionais dos processos de Contratualização e de Acompanhamento, incluindo as vertentes de controlo processual, melhoria significativa face ao anterior sistema. Nos parágrafos seguintes apresentam-se as principais funcionalidades previstas: A informação associada aos processos de Contratualização e Acompanhamento fica disponível num repositório relacional e noutro multidimensional; Administração Central do Sistema de Saúde, IP 28 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS A informação multidimensional pode ser explorada de forma ad-hoc, obedecendo a critérios de segurança, previamente definidos e configurados, para a visualização da informação. No que ao acesso à informação diz respeito, a ACSS e as ARS podem visualizar a informação de todas as instituições; A exploração da informação é feita de acordo com as perspectivas de análise disponíveis e para as métricas que fazem sentido para essas perspectivas; O resultado da exploração de informação, quando realizada através da ferramenta Microsoft ProClarity, pode ser exportado de forma estática para o Microsoft Office Excel; O sistema disponibiliza um conjunto de relatórios pré-formatados, com base numa bateria de indicadores calculados a partir da informação base registada pelas instituições, que servem depois de apoio às várias fases dos processos de Contratualização e Acompanhamento; Relatórios pré-formatados ficam guardados num repositório central, ficando acessíveis através de um frontend Web, existindo a possibilidade de restringir acesso aos referidos relatórios; Relatórios pré-formatados podem ser exportados para o formato PDF ou Microsoft Office Excel; No âmbito dos processos de Contratualização e Acompanhamento, os utilizadores autorizados de cada Entidade Prestadora de Serviços de Saúde recebem alertas regulares (via correio electrónico), indicando que devem integrar a sua informação, e quais os respectivos prazos; Cada instituição interveniente no processo regista os dados do plano de desempenho, ou dados de acompanhamento mensais, trimestrais e semestrais directamente na aplicação; Utilizando o Add-In para aceder ao PerformancePoint, instalado no cliente Microsoft Excel, a introdução pode ser feita online ou offline, com posterior submissão – utilizando o interface web, a introdução será online. A utilização do referido Add-In requer a existência de uma relação de confiança entre a rede cliente e a rede que suporta o sistema SICA. Os formulários são uniformizados para todas as instituições, e baseados em ferramentas com que a maioria dos utilizadores se encontram familiarizados; Os formulários permitem a inserção de informação numérica, sendo possível associar comentários em texto livre às tarefas que contém os referidos formulários; Os dados numéricos submetidos são integrados directamente no repositório central do SICA, podendo depois ser aprovados pela entidade aprovadora, quando aplicável. A entidade aprovadora é notificada (por correio electrónico) para aprovar a informação inserida; Administração Central do Sistema de Saúde, IP 29 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS A entidade aprovadora tem a opção de rejeitar informação inserida. Após a rejeição, a entidade que submeteu a informação é notificada para corrigir os valores; O sistema permite a emissão de outras notificações por correio electrónico, desde que devidamente parametrizadas no sistema, nomeadamente, ultrapassagem de datas definidas para execução das tarefas. Para todas as notificações é possível parametrizar três níveis de notificação: “nível operacional” – pessoa nomeada para executar a tarefa - “nível direccional” – quando ultrapassada a data de execução de uma determinada tarefa, o superior hierárquico, responsável pela pessoa operacional, é notificado e “nível máximo” – depois de notificado o superior hierárquico do operacional, é notificado o presidente ou vogal da instituição envolvida na tarefa; O controlo do processo de Contratualização e Acompanhamento, nomeadamente, dados já integrados e prestadores em falta, é realizado através de relatórios pré-definidos; A validação de informação, nomeadamente para detecção de preenchimentos em falta, é realizada através de consulta de relatórios pré-definidos; Permite gerir os acessos à informação (segurança) assim como fazer a manutenção de processos e dimensões utilizando a ferramenta cliente Planning Business Modeler. A utilização desta ferramenta requer a existência de uma relação de confiança entre a rede cliente e a rede que suporta o sistema SICA. Permite manter e desenhar formulários para inserção de dados através do Microsoft Office Excel. A construção destes formulários é feita através do cruzamento de perspectivas de análise. Foram eliminadas as tarefas associadas à sincronização da informação entre Regiões, uma vez que a arquitectura do sistema assenta num repositório unificado onde residirá a informação das várias entidades e regiões, salvaguardando-se o controlo de acessos já referido – o sistema é único, concorrente, permitindo um acesso simples por parte dos utilizadores de todas as entidades com acesso ao sistema; O Portal Web funciona como uma camada agregadora de informação, disponibilizando análises relevantes, em formato tabelar ou gráfico, assim como pontos de entrada para outras funcionalidades do sistema, nomeadamente, acesso ao repositório de relatórios e documentos e à interface de inserção de dados; No âmbito do portal web é disponibilizada uma zona para partilha de informação não estruturada (documentos Word, Excel, PDF). Administração Central do Sistema de Saúde, IP 30 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS ÍNDICE DE FIGURAS Figura I Calendário do Processo de Contratualização Figura II Fases do Processo de Contratualização Figura III Tarefas de Preparação do Acompanhamento Figura IV Workflow do Processo de Acompanhamento Figura V BI dos Indicadores Figura VI Arquitectura Funcional Figura VII Arquitectura Técnica Pág. 5 Pág. 6 Pág. 19 Pág. 23 Pág. 26 Pág. 26 Pág. 28 Administração Central do Sistema de Saúde, IP 31 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS ÍNDICE DE SIGLAS ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, IP ARS Administração Regional de Saúde, IP BI Bilhete de Identidade DC Departamento de Contratualização ETC Equivalente a Tempo Completo GDH Grupos de Diagnóstico Homogéneos ICM Índice de Case-Mix IPO Instituto Português de Oncologia SCD/GF Sistema de Classificação de Doentes/Gestão de Financiamento SI Sistema de Informação SICA Sistema de Informação da Contratualização e Acompanhamento SIEF Sistema de Informação Económico Financeira SNS Serviço Nacional de Saúde PD Plano de Desempenho UOFC Unidade Operacional de Financiamento e Contratualização Administração Central do Sistema de Saúde, IP 32 Manual do Processo de Contratualização – Hospitais e ULS ÍNDICE DE ANEXOS Anexo I Plano de Desempenho de Contratualização Anexo II Mapas de Negociação e Mapas Resumo Anexo III Metodologia de Contratualização Anexo IV Contrato-Programa e Acordo Modificativo Anexo V Anexos Contrato-Programa Anexo VI Plano de Desempenho de Acompanhamento do ContratoPrograma Anexo VII Mapas de Apoio às Reuniões de Acompanhamento (DC e UOFC): Relatórios Agregados Nacional Objectivos das Regiões (Rubricas de Custos) Produção SNS Produção Total Relatórios Agregados Regiões Objectivos Produção SNS Produção Total Anexo VIII Quadros report de Acompanhamento do Contrato-Programa Anexo IX Circular Normativa de Facturação Administração Central do Sistema de Saúde, IP 33 Administração Central do Sistema de Saúde, IP