Câmara Técnica de Planejamento Institucional do
CBH-Paranaíba – 5ª reunião
Plano de Comunicação Organizacional
GT Comunicação
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
“Plano”?
Documento oficial, que norteia as ações de Comunicação da organização.
“Expressa o planejamento ideal para atender às necessidades, possibilidades e
prioridades de Comunicação do CBH-Paranaíba com foco nas necessidades de seus
públicos de interesse por um determinado período, devendo ser reconsiderado na
medida em que novas exigências forem verificadas.”
“Tem como principal objetivo garantir maior visibilidade
às ações de comunicação promovidas pela organização”
→ Comunicação interna: para os membros do CBH-Paranaíba
→ Comunicação externa: para os públicos de interesse do CBH-Paranaíba
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Área de Comunicação do CBH-Paranaíba
“A Área de Comunicação do CBH-Paranaíba deverá ser
organizada/formada por profissionais com atribuições
específicas de Assessoria, de maneira a exercer
plenamente o Plano de Comunicação Organizacional.”
Sugere-se nesse primeiro momento de instalação e início das atividades de Comunicação:
→ Assessor-chefe: técnico de comunicação, responsável pela coordenação de
todas as ações de Comunicação desenvolvidas no âmbito do CBH-Paranaíba, atuando,
também, como auxiliar da Diretoria do colegiado e demais membros na busca da eficácia de
Comunicação em todos os relacionamentos com públicos de interesse.
→ Estagiário: encarregado de auxiliar o Assessor-chefe nas rotinas da Área de
Comunicação do CBH-Paranaíba (elaboração de clipagem diária; sinopse das principais
notícias; criação e manutenção de acervo de Comunicação; etc)
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Ações/produtos de comunicação
→ Público interno = membros do CBH-Paranaíba
→ Comitê de Comunicação: reuniões periódicas coordenadas pela Área de
Comunicação do CBH-Paranaíba com os demais membros do comitê para debater ações de
comunicação interna. Exemplos: criação/manutenção da Rede de Assessores de
Comunicação/Imprensa das Instituições Integrantes do CBH-Paranaíba; realização de eventos
internos; etc.
→ Reuniões/Plenárias: sempre no âmbito da Agenda Estratégica do CBHParanaíba.
→ Agenda: a Diretoria do comitê disponibilizará para os membros do colegiado a
agenda de eventos externos que contem com a participação de representantes do comitê.
→ “Giro pelo Paranaíba”: publicação eletrônica periódica com o objetivo de
informar aos membros do comitê o que acontece na bacia hidrográfica (eventos, seminários,
denúncias de cidadãos, projetos externos em desenvolvimento, etc).
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Ações/produtos de comunicação (continuação)
→ Público externo = imprensa e formadores de opinião; parceiros estaduais (gestores de
recursos hídricos); autoridades; comunidades e usuários envolvidos
no processo de gestão hídrica; acadêmicos; escolas; parceiros
internacionais e ONGs.
→ Reuniões da Diretoria: oportunidades de comunicação baseadas em
determinados temas em debate (exemplo: eventos críticos na bacia x posicionamento do
comitê).
→ Boletim eletrônico: publicação periódica, produzida pela Área de
Comunicação do CBH-Paranaíba, com o objetivo de informar aos públicos (externos) de
interesse sobre as atividades do comitê, informações sobre a bacia hidrográfica e demais
temas definidos.
→ Eventos sobre recursos hídricos: atuação em parceria com gestores
estaduais e com a ANA em ações de usos múltiplos (lazer, turismo, esporte, etc).
→ Artigos: “emplacar” a publicação de artigos (com foco regional) escritos por
membros do colegiado em veículos estratégicos para a bacia hidrográfica.
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
Procedimentos de Comunicação
A Área de Comunicação do CBH-Paranaíba adotará alguns procedimentos básicos, tais como:
→ Análise editorial: clipagem diária de assuntos relacionados à Bacia Hidrográfica do Rio
Paranaíba e respectiva análise editorial do conteúdo (sinopse) para distribuição aos membros
do colegiado.
→ Mailing: produção e atualização constante de mailings (levantamento de nomes, e-mails e
telefones, etc) dos principais veículos de comunicação, bem como de seus principais
interlocutores – imprensa nacional e regional.
→ Banco de dados: criação e atualização de banco de dados com textos, imagens e fotos
relacionados à atuação do CBH-Paranaíba.
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Procedimentos de Comunicação (continuação)
→ Dúvidas frequentes: relação para disponibilização na página oficial do comitê, na
internet, com base nos questionamentos atualmente recebidos por seus integrantes.
→ Treinamento “Como falar com a imprensa?”: também chamado de “media training”, é
uma importante ferramenta para treinamento de porta-vozes da organização sobre como
conceder entrevistas e lidar com a imprensa.
→ Avaliação: mecanismo de controle de qualidade baseado em metas periódicas de
Comunicação, definidas periodicamente pelo Assessor-chefe.
→ Manual de estilo: documento de referência para produção e divulgação de textos do CBHParanaíba. Nada mais é do que um compêndio com as informações básicas sobre o tipo de
fonte usar para determinada publicação; o tamanho da fonte; como aplicar a marca do CBHParanaíba nas publicações, etc.
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
Fluxo (interno) de informação
“Todos os membros do CBH-Paranaíba são responsáveis pela
imagem externa do comitê e por sua comunicação
organizacional, por isso precisam ter ciência de cada ação em
andamento.”
Coordenador
do(a)
Projeto/Ação
Área de
Comunicação
O envolvimento da Área de Comunicação do CBH-Paranaíba desde o início da ação
permite uma melhor avaliação das estratégias de Comunicação para alcance do(s)
objetivo(s) definido(s).
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
Procedimentos de Atendimento
→ Solicitações de informações e/ou entrevista recebidas pela presidência e
demais instâncias:
Step by step:
1) Anotar o nome do veículo, do jornalista, telefone (com DDD) e a data do contato;
2) Informar que a Área de Comunicação do CBH-Paranaíba entrará em contato em seguida;
3) Encaminhar a solicitação à Área de Comunicação do CBH-Paranaíba repassando as
informações coletadas;
4) Se a solicitação do jornalista for feita via e-mail, a mensagem deverá ser encaminhada para
a Área de Comunicação do CBH-Paranaíba imediatamente;
* NÃO deve ser passada nenhuma informação diretamente para o jornalista, mesmo que ele
insista. Ele tem que saber que só obterá a informação após falar com a Área de Comunicação
do CBH-Paranaíba.
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
Procedimentos de Atendimento (continuação)
→ Solicitações recebidas diretamente pela Área de Comunicação do CBHParanaíba:
Step by step:
A Área de Comunicação do CBH-Paranaíba recebe o pedido de informação e/ou entrevista;
analisa a pauta e o interesse da matéria para o colegiado; indica quem deve conceder a
informação/entrevista (porta-voz); contata o profissional e o orienta sobre os
procedimentos a serem adotados.
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Plano de Comunicação – CBH-Paranaíba
Obrigada!
Ana Carolina Braz
Assessoria de Comunicação Social
Agência Nacional de Águas – ANA
http://www.ana.gov.br
Telefone/fax: (61) 2109-5110
E-mail: [email protected]
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