Arquivos Pernamentes
Aula 6
Elaboração do Plano de Classificação
Atividades
1. Levantamento da evolução institucional da
entidade produtora (dimensão histórica,
administrativa e de produção documental –
instituições fechadas ou não)
2. Identificação preliminar da documentação
a arranjar.
3. Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado.
1ª Aproximação
• Tanto a classificação quando a ordenação
estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que
ambas estejam articuladas.
• O objetivo da classificação é dar visibilidade às
funções e às atividades do organismo produtor,
deixando clara as ligações entre os documentos.
• A classificação é antes de tudo lógica: a partir
da análise do organismo produtor de documentos são criadas categorias ou níveis de classificação.
CLASSIFICAÇÃO
PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO
(FUNCIONAL)
• Atividade de campo:
– Levantamento das atribuições legais e atividades executadas (formulário para levantamento
de dados - 1)
– Identificação dos documentos de arquivo (formulário 2)
• Compreender o contexto de produção de
um documento de arquivo exige conhecer a
história do organismo produtor abordando-a
na perspectiva funcional (funções atividades) ou na perspectiva estrutural do organismo produtor.
• Formulário I (Exemplo)
– Organização:
– Setor:
– Competências:
– Amparo Legal das Competências:
– Atividades:
• Produz: (documentos)
• Recebe: (documentos)
– Entrevistado:
– Entrevistador:
– Data da Entrevista:
• Formulário II (Exemplo)
– Setor:
– Competências:
– Atividades:
– Documentos Produzidos / Recebidos
•
•
•
•
•
Prazos de Guarda no setor:
Vias:
Trâmite:
Formas de pesquisa:
Indicação para eliminação ou guarda permanente.
• Níveis de classificação: correspondem aos
conjuntos formados a partir das divisões
operadas no interior do conjunto documental.
1º Nível
2º Nível
Funções,
Atividades
Sub-funções
3º Nível
Documento
(simples,
compostos)
•1º Nível: a mais vasta unidade arquivística
•2º Nível: unidade arquivística constituída documentos da mesma tipologia
•3º Nível: a menor unidade arquivística.
• Então, função é entendida como:
– Qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou
tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato. Funções podem
ser decompostas em conjuntos de operações coordenadas, tais como subfunções, procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transações (CIA, 2008, p.13).
• Por consequência, atividade é:
– Tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para
realizar cada uma das suas funções. Pode haver várias
atividades associadas a cada função. Em certos casos,
algumas atividades podem ocorrer sob diferentes funções. Atividades abraçam transações que, por seu turno, produzem documentos.
Exemplo:
• A classificação é geralmente traduzida em
um plano que representa a secções e as
subsecções de maneira codificadas.
Secção
– Departamento Financeiro
• Subsecção:
– Contabilidade
– Tesouraria
– Subsecção: Contabilidade
• Série Tipológica
– Notas de empenho
– Comprovantes de pagamentos
– Registro diário de caixa etc.
• Abordagem Estrutural:
– Tradicionalmente mais
aceita, porém leva a um
maior número de problemas
(mudanças
constantes da estrutura);
– Apresentação de todas
as partes da Empresa
• Abordagem Funcional:
– garante ao Plano a
capacidade de assimilar
a dinâmica de estruturação e reestruturação
dos órgãos, uma vez
que as funções, subfunções e atividades permanecem praticamente
inalteradas com o decorrer do tempo, enquanto que as estruturas
são freqüentemente alteradas.
– Desconforto de alguns
funcionários por não visualizar seu setor.
CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

Identificação de 7 grandes FUNÇÕES:
01
02
03
04
05
06
07
Organização Administrativa
Comunicação Institucional
Gestão de Recursos Humanos
Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão de Documentos e Informações
Gestão de Atividades Complementares
01 Organização Administrativa
(FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES
01.01 Ordenamento jurídico
01.02 Planejamento das ações de
governo e controle dos serviços
01.03 Apoio à administração pública
02 Comunicação Institucional
(FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES
02.01 Assessoria de Imprensa
02.02 Cerimonial
02.03 Promoção de eventos ou
cerimônias
oficiais
02.04 Propaganda e marketing
02.05 Produção editorial
03 Gestão de Recursos
Humanos (Função)

SUBFUNÇÕES
03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos
humanos
03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos
03.03 Expediente de pessoal
03.04 Controle da freqüência
03.05 Pagamento de pessoal
03.06 Segurança e medicina do trabalho
03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e
servidores
03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil
04 Gestão de Bens Materiais e
Patrimoniais (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES
04.01
04.02
04.03
04.04
04.05
Controle
Controle
Controle
Controle
Controle
de compras e serviços
de bens patrimoniais
de almoxarifado
do patrimônio imobiliário
de transportes interno
05 Gestão Orçamentária e
Financeira (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES
05.01 Planejamento orçamentário
05.02 Execução orçamentária e
financeira
06 Gestão de Documentos e
Informações (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES
06.01 Comunicação administrativa
06.02 Gestão de tecnologia da
informação
07 Gestão de Atividades
Complementares (FUNÇÃO)


Não há SUBFUNÇÃO
ATIVIDADES
07.00.01 Recepção e controle de portaria
07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos
07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das instalações e
dos equipamentos
07.00.04 Execução de serviços de copa
07.00.05 Execução de serviços de reprografia
07.00.06 Execução de serviços de gráfica
07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Função:
Subfunção:
Atividade:
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
04.01 Controle de compras, serviços e obras
04.01.01 Licitação e administração de contratos
Documentos:
04.01.01.01
04.01.01.02
04.01.01.03
04.01.01.04
04.01.01.05
04.01.01.06
04.01.01.07
Contratos
Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
Processo relativo aos trabalhos de Comissão
Permanente ou Especial de Licitação
Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus
aditamentos
Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade
de licitação
Relação de licitações por modalidade