Governo do Estado de Mato Grosso NÚCLEOS DE ADMINISTRAÇÃO SISTÊMICA Como surgiram os Núcleos? Descontinuidade administrativa (de forma mais acentuada nas atividades sistêmicas); Aumento das despesas administrativas (principalmente pessoal); Pressão para aumento no quadro de pessoal, atividades sistêmicas e programáticas; Deficiência na execução das atividades sistêmicas – (erros, demora, falta de insumos/materiais, insatisfação dos clientes internos. O que é o Núcleo? É um agrupamento e execução das atividades da administração sistêmica, de um conjunto de órgãos e entidades, em uma única estrutura administrativa – Secretaria Executiva. São atividades sistêmicas: pessoal, patrimônio, aquisições, planejamento, orçamento, informações, informática, desenvolvimento organizacional, administração financeira, contábil, controle interno, e outras de apoio comuns aos órgãos e entidades da administração que necessitem de gestão centralizada. Objetivos que levaram à criação dos Núcleos Racionalizar a execução das atividades sistêmicas; Melhorar a qualidade dos serviços; Profissionalizar os servidores; Reduzir a descontinuidade administrativa; Liberar os Gestores dos Órgãos e Entidades para preocuparem com as áreas finalísticas. Como alcançar os objetivos? Padronizando os processos de trabalho; Definindo estrutura organizacional para os Núcleos; Nomeando e distribuindo equipes de trabalho de acordo com o perfil definido; Capacitando os servidores e lideranças nos procedimentos e gestão; Elaborando regimento interno; Elaborando manual técnico; e Fazendo a gestão do desempenho dos Núcleos. Marco legal A Lei Complementar nº 264, de 28/12/2006, institui os Núcleos de Administração Sistêmica no âmbito do Poder Executivo Estadual. Decreto nº 187/2007 – Regulamenta a LC 264: Estabelece a Política de Organização da Área Sistêmica; Estabelece as Diretrizes para Implantação dos Núcleos; e Define a vinculação Administrativa de cada Núcleo. Marco legal Decreto 1.060, de 21/12/2007 - Dispõe sobre as despesas de implantação e manutenção das Secretarias Executivas; Decreto 459, de 06/07/2007 - Dispõe sobre a cessão de servidores e empregados públicos que terão exercício nas Secretarias Executivas e do período de transição dos Núcleos Sistêmicos. Mapa Estratégico – Núcleos de Administração Sistêmica MISSÃO: Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e qualidade. Perspectiva da Sociedade e do Governo Perspectiva do Cliente/ Beneficiário Perspectiva dos Processos Internos Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento Garantir condições para o bom desempenho na execução das atividades programáticas Garantir maior celeridade à execução dos serviços Assegurar a continuidade na execução das atividades sistêmicas Profissionalizar o quadro de servidores E empregados Promover o máximo rendimento e a redução dos custos dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual Melhorar a qualidade dos serviços fornecidos pelos Sistemas de Administração Sistêmica Fortalecer a utilização de sistemas informatizados corporativos e integrados Aumentar as competências dos servidores e empregados lotados nos Núcleos Melhorar a qualidade do Sistema de Controle Interno Racionalizar, modernizar e simplificar os processos sistêmicos Estimular a motivação e o comprometimento dos servidores e empregados Que “valor público” queremos gerar para a sociedade? Que segmentos atendemos e que valor agregamos? Que requisitos devem pautar os processos? Que competências queremos desenvolver? SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO – Tópicos: -metodologia de trabalho e conceitos utilizados; -apresentação dos macroprocessos e processos do sistema de planejamento; -fluxos do sistema de planejamento; CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO O que é um Processo: • Uma série de ações que produz um resultado que agrega valor ao produto ou serviço. Gestão de Processos: • Conjunto de ações sistemáticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estável a rotina e implementar melhorias. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO VISÃO SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO GOVERNO – PPA IMPLEMENTAM / VIABILIZAM SEUS SERVIÇOS CIDADÃO ÓRGÃOS E ENTIDADES / PTA ORGANIZAÇÃO INTERNA NOVAS TECNOLOGIAS FORNECEDORES OS PROCESSOS ADEQUADAMENTE ORGANIZADOS VIABILIZAM AS ESTRATÉGIAS TRIBUTOS RECOLHIDOS PRODUTOS / SERVIÇOS PÚBLICOS CIDADÃO SOCIEDADE NOVAS NECESSIDADES CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO PROCESSO Entradas Atividades / Agregação de valor RECURSOS Saídas CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO PESSOAS? Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de serviços; Pessoas criam, modificam e melhoram os métodos de trabalho; • Métodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados; Melhores resultados asseguram competitividade da organização e satisfação dos clientes / cidadãos. a a CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO PROCESSO IDEAL •Eficaz: O serviço ou produto resultante satisfaz às necessidades dos clientes; •Adaptável: Facilmente necessidades; adaptável às mudanças de •Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; •Controlável: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mínima; •Formalizado: aprovados; Está descrito em documentos formais e •Mensurável: São estabelecidos indicadores para medição e informação de desempenho CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS 1- Processos Finalísticos / Programáticos: Processos que elaboram serviços/ produtos diretamente para o cliente final, “tocam” o cliente. Diretamente ligados ao cliente. Ex: Prestação de serviços (direto) ao cidadão - hospitais, ambulatórios (saúde), escolas, emissão de documentos, identificação, perícias; emissão, recebimento e cobrança de tributos. 2- Processos Meio / Sistêmicos: Fornecem as condições básicas, a estrutura necessária para o trabalho dos processos finalísticos. Ex: Planejamento e Orçamento; Gestão de Pessoas; Patrimônio e Materiais; Tecnologia da Informação; Manutenção e Serviços Gerais; Aquisição Governamental. 3- Processos Gerenciais: Definem as estratégias e diretrizes do órgão ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalísticos. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO HIERARQUIA DOS PROCESSOS 1) MACROPROCESSOS / SISTEMA - Representam o desenvolvimento das macro funções organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funções e sua realização causa impacto direto na vida da organização; 2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqüenciais que recebe um input (insumos/matéria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ serviço) para um ou mais clientes; 3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqüenciais e / ou simultâneas que desenvolvem resultados específicos que contribuem para o resultado / produto do processo. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO MAPEAMENTO DE PROCESSO – Descrição gráfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessárias para a execução do serviço / produto desejado; – O mapeamento de um processo fornece uma representação gráfica das ações executadas, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e saídas, informações e documentos em uma organização ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização; CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS – O mapeamento de processos é uma técnica que permite introduzir melhorias nos procedimentos de trabalho – A análise crítica das atividades, em fluxograma, permite a simplificação das práticas de trabalho acrescentando inteligência e mais eficiência ao processo; – Esta técnica é utilizada quando se quer reduzir tempo de processamento de documentos internos, diminuir prazos de entrega, etc; – O redesenho dos processos é também a base para uma reestruturação organizacional com a elaboração de novo modelo de gestão e respectivo organograma. MISSÃO “Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e de forma padronizada.” SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO MACROPROCESSOS GESTÃO DO PLANO ESTRATÉGICO GESTÃO DO PLANO PLURIANUAL ELABORAÇÃO DA LEI DE DIRETRIZES ORÇAMENTÁRIAS GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL GESTÃO DE CONVÊNIOS GESTÃO DE INFORMAÇÕES MACROPROCESSOS PRIORIZADOS GESTÃO DO PLANO PLURIANUAL 1) ELABORAR 2) AVALIAR 3) REVISAR ELABORAÇÃO DA LEI DE DIRETRIZES ORÇAMENTÁRIAS 1) DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DA LDO 2) CAPACITAR EQUIPES SETORIAIS 3)PROJETAR RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVÊNIOS 4) PROJETAR DESPESAS DE INVESTIMENTOS, ODC E INVERSÕES FINANCEIRAS 5)CONSOLIDAR, COMPATIBILIZAR E VALIDAR PROJEÇÃO DA DESPESA PÚBLICA 6) DEFINIR TETO ORÇAMENTÁRIO 7) ELABORAR ANEXO DE METAS E PRIORIDADES 8) CONSOLIDAR , FORMALIZAR E ENCAMINHAR PLDO 9) ACOMPANHAR PLDO 10) DIVULGAR LDO PUBLICADA GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL 1) ELABORAR MANUAL DO PTA/LOA; 2) CAPACITAR EQUIPES PARA ELABORAÇÃO DO PTA/ LOA; 3)REVISAR ESTIMATIVA DAS RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVÊNIOS; 4) REVISAR TETO ORÇAMENTÁRIO 5) ELABORAR PTA/LOA; 6)CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA; 7)ACOMPANHAR PROJETO DE LEI ORÇAMENTÁRIA; 8) DIVULGAR LEI ORÇAMENTÁRIA PUBLICADA 9)REGULAMENTAR E NORMATIZAR LEI ORÇAMENTÁRIA; 10) REALIZAR CRÉDITOS ADICIONAIS; 11)REALIZAR ALTERAÇÕES NO QUADRO DE DETALHAMENTO DA DESPESA; 12) REALIZAR EMPENHO 13) MONITORAR A EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, FÍSICA E FINANCEIRA. MAPA DE RELACIONAMENTO ENTRE O SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO E OS DEMAIS SISTEMAS GESTÃO FINANCEIRA GESTÃO DA RECEITA DO TI CAPACIDADE DE EMPENHO PROJEÇÃO DA DÍVIDA PROJEÇÃO DA RECEITA PRODUTOS DE DO SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO SUPORTE PED RESERVA NOTA DE EMPENHO PTA/LOA GESTÃO DE AQUISIÇÕES PPA/LDO/LOA PGE GESTÃO DE AQUISIÇÕES GESTÃO CONTÁBIL ORIENTAÇÕES/ ASSESSORIA JURÍDICA LDO/PTA/LOA NOTA DE EMPENHO PLANO DE AQUISIÇÕES NORMAS/ PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS DIRETRIZES METODOLÓGICAS DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO AGE GESTÃO DE PESSOAS RECOMENDAÇÕES DE AÇÕES CORRETIVAS PLANEJ./INFORMAÇÕES DE DESPESAS ÓRGÃOS, ENTIDADES DO PODER EXECUTIVO/OUTROS PODERES GESTÃO FINANCEIRA MAPEAMENTO DOS PROCESSOS FLUXOGRAMAS: O fluxograma serve para registrar as seqüências das atividades e decisões, de tal maneira que possam ser facilmente compreendidos e comunicados a todos. A descrição deve ser precisa, clara e concisa. O fluxograma é uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria. O fluxograma permite uma ampla visualização do processo e facilita a participação das pessoas. A ferramenta fluxograma serve para documentar um órgão ou unidade específica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS SIMBOLOGIAS UTILIZADAS: INICIO / FIM ATIVIDADE, TAREFA, AÇÃO DECISÃ O Seta > sentido, direção do fluxo conector MACROFLUXO DA ELABORAÇÃO DO PLANO PLURIANUAL SEPLAN SETORIAL INÍCIO DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO PPA DISCUTIR E DEFINIR ESTRATÉGIAS SETORIAIS ELABORAR MANUAL DO PPA CAPACITAR EQUIPES PROJEÇÕES DE RECEITAS E DESPESAS ELABORADAS NA LDO 1 ELABORAR CENÁRIO FISCAL 1 DEFINIR TETO ORÇAMENTÁRIO ELABORAR PROGRAMAS GOVERNAMENTAIS ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS OK? SIM CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PROPOSTA DE PLPPA ACOMPANHAR PROJETO DE LEI DO PPA DIVULGAR PPA PUBLICADO FIM NÃO MACRO FLUXO ELABORAÇÃO DA LDO SEFAZ SAD SEPLAN SETORIAL INÍCIO DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DA LDO PROJETAR AS RECEITAS TRIBUTÁRIAS PROJETAR AS RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVÊNIOS CAPACITAR EQUIPES ANALISAR PROJEÇÕES CONSOLIDAR E COMPATIBILIZAR AS PROJEÇÕES DAS RECEITAS SIM OK? 1 NÃO PROJETAR DESPESAS DE INVESTIMENTOS, ODC E INVERSÕES 2 PROJETAR A DÍVIDA PÚBLICA PROJETAR DESPESAS DE PESSOAL CONSOLIDAR E COMPATIBILIZAR AS PROJEÇÕES DAS DESPESAS 1 3 ELABORAR ANEXO DE METAS E PRIORIDADES DEFINIR TETO ORÇAMENTÁRIO 2 ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS OK? SIM 5 NÃO MACRO FLUXO ELABORAÇÃO DA LDO SEFAZ SAD SEPLAN 3 5 ELABORAR ANEXO DE METAS E RISCOS FISCAIS CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PLDO AO LEGISLATIVO ACOMPANHAR PLDO DIVULGAR LDO PUBLICADA FIM SETORIAL MACROFLUXO DA GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL SEFAZ SEPLAN SETORIAL INÍCIO REVISAR ESTIMATIVA DE RECEITA REVISAR ESTIMATIVA DAS RECEITAS PRÓPRIAS E DE CONVÊNIOS ELABORAR MANUAL DO PTA/LOA CAPACITAR EQUIPES 1 ANALISAR PROPOSTAS DE REVISÃO OK? NÀO 1 SIM REVISAR TETO ORÇAMENTÁRIO ELABORAR PTA/LOA ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS OK? SIM 2 NÃO MACROFLUXO DA GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL SEFAZ SEPLAN SETORIAL 2 CONSOLIDAR , FORMALIZAR E ENCAMINHAR A PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA FORNECER CAPACIDADE DE EMPENHO ACOMPANHAR PROJETO DE LEI ORÇAMENTÁRIA 3 5 DIVULGAR LEI ORÇAMENTÁRIA PUBLICADA REGULAMENTAR E NORMATIZAR A LOA 3 REALIZAR CRÉDITO ADICIONAL 4 3 REALIZAR ALTERAÇÃO DE QDD 4 3 REALIZAR EMPENHO 5 3 MONITORAR A EXECUÇÀO ORÇAMENTÁRIA, FÍSICA E FINANCEIRA 4 FIM VALIDAÇÃO DOS PROCESSOS A validação dos processos consiste na execução de um conjunto de ações, em equipe, que garantam: 1) O conhecimento, por parte de todos os servidores, das atividades que devem ser desenvolvidas para se realizar determinado processo; 2) A concordância de que todos os procedimentos – atividades de trabalho adotadas são as mais adequadas para se atingir os objetivos do processo; 3) A documentação posterior de todos os processos e procedimentos validados pela equipe, possibilitando que todos os participantes da organização tenham ciência dos procedimentos adotados. FUNÇÃO/SISTEMA: PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO MACRO PROCESSO: GESTÁO DO PPA PROCESSO: ELABORAÇÃO DO PPA PRODUTO: PROGRAMAS DE GOVERNO ELABORADOS ENTRADAS SAÍDAS FLUXO DO PROCESSO INFORMAÇÕES INFORMAÇÕES PLANOS ESTADUAL E FEDERAL DA POLÍTICA, PLANO LEVANTAR INFORMAÇÕES E DEMANDAS DE GOVERNO, LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA. RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES, RAG. REALIZAR DIAGNÓSTICO DO ÓRGÃO DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL, RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES APRESENTAR O DIAGNÓSTICO E RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES SUBSÍDIOS INFORMACIONAIS AO NÍVEL ESTRATÉGICO AO NÍVEL ESTRATÉGICO DIRETRIZES DA POLÍTICA, MANUAL DO PPA, ASSESSORAMENTO DA SEPLAN. ASSESSORAR A ELABORAÇÃO DOS PROGRAMAS PROGRAMAS COM ATRIBUTOS DEFINIDOS PROGRAMAS COM ATRIBUTOS DEFINIDOS, TETO ORÇAMENTÁRIO, MANUAL DO PPA DISTRIBUIR TETO ORÇAMENTÁRIO E PRESTAR ORIENTAÇÕES TÉCNICO-METODOLÓGICAS PROGRAMAS ELABORADOS PROGRAMAS ELABORADOS CONSOLIDAR OS PROGRAMAS RECOMENDAÇÃO DE AJUSTES, PROPOSTA CONSOLIDADA PROPOSTA CONSOLIDADA APRESENTAR PROPOSTA DE PROGRAMAS AO NÍVEL ESTRATÉGICO E CONSELHO PARA APROVAÇÃO PROPOSTA DE PROGRAMAS APROVADA PROPOSTA DE PPA APROVADA ENVIAR PROPOSTA DE PROGRAMAS PARA A SEPLAN PROPOSTA ENCAMINHADA À SEPLAN RECOMENDAÇÕES DE AJUSTES ASSESSORAR NA REALIZAÇÃO DE AJUSTES PROPOSTA AJUSTADA E ENCAMINHADA À SEPLAN DOCUMENTOS CONSTITUIÇÕES FEDERAL E ESTADUAL, LEGISLAÇÃO SOBRE A POLÍTICA SETORIAL, LC 101-00, MANUAL DO PPA, OUTROS. REQUISITOS DOS CLIENTES INTERNOS- TEMPO ADEQUADO PARA ELABORAÇÃO DO PROGRAMA, ASSESSORIA CONSTANTE, DA SOCIEDADEPROGRAMAS EXEQUÍVEIS E SOCIALMENTE JUSTOS. PROCESSO: NÚMERO DE DIAS DIPONÍVEIS PARA A ELABORAÇÃO DO PPA INDICADORES PRODUTO: % DE PROGRAMAS IMPLEMENTADOS, % DE PROGRAMAS REVISADOS, % DE INDICADORES MONITORADOS E AVALIADO FLUXO DE ELABORAÇÃO DO PLANO PLURIANUAL ÓRGÃOS SETORIAIS NÍVEL ESTRATÉGICO (MACROPROCESSO GESTÃO DO PPA) NÚCLEO SISTÊMICO (PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO) UNIDADES ADMINISTRATIVAS SEPLAN INÍCIO 1 DEFINIR A EQUIPE SETORIAL QUE CONDUZIRÁ A ELABORAÇÃO DO PPA 2 1 LEVANTAR INFORMAÇÕES E DEMANDAS REALIZAR DIAGNÓSTICO DO ÓRGÃO REALIZAR CAPACITAÇÃO P/ ELABORAÇÃO DO PLANO PLURIANUAL 1 APRESENTAR DIAGNÓSTICO E RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES AO NIVEL ESTRATÉGICO REALIZAR ORIENTAÇÃO ESTRATÉGICA SETORIAL 1 DEFINIR TETO ORÇAMENTÁRIO DAS AÇÕES DISTRIBUIR TETO ORÇAMENTÁRIO DEFINIR TETO ORÇAMENTÁRIO ASSESSORAR A ELABORAÇÃO DOS PROGRAMAS 3 2 3 1 ELABORAR E REVISAR PROGRAMAS CONSOLIDAR OS PROGRAMAS 4 FLUXO DE ELABORAÇÃO DO PLANO PLURIANUAL ÓRGÃOS SETORIAIS (MACROPROCESSO GESTÃO DO PPA) NÍVEL ESTRATÉGICO NÚCLEO SISTÊMICO (PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO) UNIDADES ADMINISTRATIVAS SEPLAN 4 APRESENTAR PROGRAMAS AO NÍVEL ESTRATÉGICO E CONSELHO DELIBERAR SOBRE PROPOSTAS DE PROGRAMAS REALIZAR AJUSTES NOS PROGRAMAS SIM AJUSTES? NÃO PROVIDENCIAR ENVIO DA PROPOSTA DE PROGRAMAS PARA A SEPLAN ANALISAR PROPOSTAS DE PROGRAMAS AJUSTES? SIM REALIZAR AJUSTES NOS PROGRAMAS ASSESSORAR A REALIZAÇÃO DE AJUSTES PROVIDENCIAR ENVIO DA PROPOSTA FINAL PARA A SEPLAN FIM NÃO Portal do Estado www.mt.gov.br Na barra de ferramentas superior, clicar em governo; Na barra de ferramentas a esquerda, clicar em reforma administrativa Núcleos de administração sistêmica.