Eficiência da UENF na Celebração de Convênios e
Termos de Cooperação com a Sociedade
Prof. Silvério de Paiva Freitas
Prof. Ronaldo Paranhos
Reitor da UENF
Diretor da Agência UENF de Inovação
Data: 09.Maio.13
-Firmar convênios e acordos de cooperação com a sociedade é atividade essencial.
-Interação dos pesquisadores com outras ICT´s, centros pesquisa, empresas e
instituições, públicas e privadas, nacionais e internacionais...
- Captação de recursos extra-orçamentários.
-Especificação do Problema:
-Percorrer a burocracia interna demanda tempo excessivo, muitas vezes incompativel
com os prazos estabelecidos com os concedentes.
-Compromete até mesmo a execução das atividades previstas.
-Na UENF: requer as etapas de elaborar as minutas e planos de trabalho; submeter a
avaliação e aprovação de até 4 colegiados; submeter à procuradoria.
-Muito tempo pode ser requerido. Alguns colegiados se reunem mensal ou bimensal.
O Aprimoramento e a Inovação Adotada:
Na UENF, com a implementação de medidas simples e eficazes, incluindo
resolução especificando regras de como tudo funciona, a gestão de follow-up
e acompanhamento da tramitação dos processos de Convênios e Acordos de
Cooperação, foi conseguido manter um prazo médio de 35 dias desde a
submissão até a assinatura dos termos.
A Solução:
- Foi atribuida à AgiUENF a responsabilidade institucional de cuidar dos
convênios e Acordos de Cooperação firmados com a sociedade.
- A AgiUENF tem a função de orientar, elaborar, analisar, tramitar
internamente até a assinatura, encerrar e guardar os convênios e seus
respectivos processos administrativos.
- Premissa básica adotada pela AgiUENF: atuar como facilitador entre a
comunidade acadêmica e a sociedade nesta atividade.
- Conta com apenas um TNS.
- Com medidas administrativas simples: cumpre a burocracia necessária e
reduz tempo de tramitação interna.
Algumas medidas adotadas:
- Temos disponíveis minutas padrões para os diversos tipos de convênios e
termos de cooperação normalmente firmados.
- Criamos um roteiro detalhado de todas as etapas envolvidas para firmar
convênios: Resolução CONSUNI n.3/2011 que Estabelece critérios mínimos para
a aprovação, renovação e encerramento de convênios e termos de cooperação
na UENF, detalha remuneração de pesquisadores.
-
Orientamos o pesquisador sobre como elaborar o Plano de Trabalho. A
AgiUENF assume elaborar o instrumento juridico.
-
Por experiência adquirida, passamos a entender como o juridico atua.
Revisamos as minutas antes de submeter ao juridico, evitando idas e vindas
para adequação de conteúdo.
Algumas medidas adotadas:
- Cópia do convênio é enviada ao DPTO enquanto o processo é enviado ao
juridico. Quando os 2 retornam, juntamos os papeis. Reduz 2 a 3 semanas do
tempo de tramitação.
- Após finalizar tramitação, esta cópia é enviada ao coordenador, junto com
publicação no DO, para guardar e publicar no Lattes.
- Todo convênio precisa ter um coordenador.
-FOLLOW-UP dos processos: até 4 dias antes da data reunião de um colegiado,
particularmente os que se reunem mensal ou bimensalmente, cobramos ASJUR
ou o DPTO o retorno dos processos. Agiliza os processos, evitando que esperem
+ 1 ou 2 meses para serem apreciados.
Algumas medidas adotadas:
-PLANILHA EXCELL com lista dos instrumentos em vigência:
-Informamos coordenadores com 2 meses antecedência do prazo
encerramento. Para renovar ou encerrar.
-Acompanhamento passo a passo de todo o processo de tramitação interna.
- Temos a guarda de todos os convênios em vigor e os encerrados, de forma que
podem ser rastreados e consultados de forma rápida e efetiva a qualquer
momento.
•Conclusão:
•Com a implementação de medidas simples e eficazes, incluindo uma resolução
especificando as regras de como tudo funciona, a gestão de follow-up e
acompanhamento da tramitação dos processos de convênios e acordos de
cooperação, conseguimos manter um prazo médio de 35 dias desde a submissão até a
assinatura dos convênios.
Muito obrigado.