Conceitos e Fundamentos de Gestão Petrobras/UC - UFF Rio de Janeiro 29 de Abril de 2002 PETROBRAS N. Tadachi Takashina Diretor da UBQ-RJ Examinador do PNQ-92a95/97a2001 Tutor do curso NBQT do EAD/SENAI Eng. de Petróleo Sênior da Petrobras/UN-RIO 2 Tópicos da palestra Entrada (input) Processo Saída (output) Conceitos e definições sobre processos e produtos; Fundamentos da gestão; Importância da gestão baseada em processos na busca da excelência organizacional; Processos industriais e empresariais; Análise e otimização de processos; Realinhamento de processos; Operação e gerenciamento de processos; Medições de desempenho dos processos; Debates. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Máxima do velejador e do gerente de processo Não podemos guiar o vento, mas podemos ajustar as velas. Não podemos guiar a crise, mas podemos ajustar os esforços. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 3 4 Objetivos da palestra Compreender quais são os significados dos elementos de gestão de processos organizacionais; Apresentar uma visão global de como os conceitos e fundamentos precisos da gestão auxiliam o negócio da organização; Demonstrar que a utilização de conceitos de gestão por meio de medição e análise de processos permitem encurtar a busca das melhores práticas ou de classe mundial. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 5 A essência da gestão ... ... está na busca da satisfação de todas as pessoas (partes interessadas do processo ou da organização), através da medição de progressos em todas as áreas de resultados do negócio, e nas decisões baseadas em fatos e dados, procurando novos desafios, valores e oportunidades. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Takashina, 2K Método de Análise e Solução de Problemas (passo a passo). É processo ou fluxograma? SIM A COISA FUNCIONA? NÃO SIM NÃO MEXA VOCÊ MEXEU NELA? SEU IDIOTA NÃO ALGUÉM SABE? ENTÃO VOCÊ É UM POBRE INFELIZ SIM SIM NÃO ESCONDA NÃO VOCÊ PODE CULPAR OUTRA PESSOA? VAI ESTOURAR NA SUAMÃO? NÃO FINJA QUE NÃO VIU SIM ENTÃO, NÃO HÁ PROBLEMA Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 6 Cadeia de Valor e Integração (vertical e horizontal). É fluxograma ou processo? 7 Setor de vestuário (produtos dos processos) Carneiro Plantação de algodão Lã Algodão Produtos químicos Petróleo Fabricação de acessórios para vestuário (varejo) Fabricação de vestuário (confecção) Serviço de distribuição de tecido (transportadora) Serviço de marketing e propaganda (varejo) Serviço de distribuição de vestuário (logística) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Fibra (fibragem) Fio (fiação) Tecido (tecelagem) Serviço de assistência ao consumidor Serviço de venda de vestuário ao consumidor (varejo) 8 Cadeia de processos e produtos Produtor do café Fabricante de adubos Posto de combustível Corretor de café PV = R$ 1,00/kg (100%) PV = Preço de Venda PV = R$ 1,20/kg (+20%) Atacadista de alimentos PV = R$ 3,60/kg (+200%) Beneficiador do café Consumidor 1 do café Varejista (supermercado) PV = R$ 4,32/kg (+20%) Preço de Venda = PV (Margem de Acréscimo) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Consumidor 2 do café PV = R$ 4,80/kg (+11%) Consumidor n do café 10 Partes interessadas do processo .. Quadrante da eficiência do processo (autoridades e comunidades) satisfação dos fornecedores e dos empregados, tempo de entrega, custo do produto, custo da produção, tempo de processamento e resposta Processo do fornecedor (fornecedores) concessões e restrições recursos e atividades bens e serviços Quadrante da eficiência financeira satisfação dos acionistas, lucratividade, retorno sobre investimento, faturamento Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Quadrante da eficácia na sociedade Sociedade Processo da organização (gerentes e empregados) facilidades e fundos Fornecedor de recursos (acionistas) satisfação da comunidade, imagem da organização, índice de poluição, impostos e taxas, contribuição social bens e serviços necessidades e expectativas Processo do cliente (clientes e mercados) Quadrante da eficácia do processo satisfação e insatisfação dos clientes, fidelidade do cliente, novos clientes e mercados, participação no mercado Takashina, 2K Estrutura do modelo e elementos de gestão baseada em processos 11 Missão (por que da existência da organização) Processo (organização) (quais os recursos e atividades para gerar os produtos) Cliente Produto (o que a organização produz para o cliente) (para quem a organização serve) Infra-estrutura da informação (como gerenciar o fluxo das informações) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) DoD, Framework for MPI, 1994 Por que o modelo da gestão baseada em processos e produto? O conceito é realmente bastante simples! Simples! Se a organização não tem clientes, ela não tem 12 produto, então ela não necessita de um processo para produzir produto. Se ela não tem a necessidade do processo, elimina-se a organização. É lógico que isto é tomado no contexto da missão da organização, que define a razão da existência. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) DoD, Framework for MPI, 1994 14 Eficácia e eficiência no esporte Eu bati recorde no treino; Eu fui melhor do jogo; Eu fiz pontos para o meu time; Nós ganhamos o jogo; Nós ganhamos o campeonato; Nós somos tri-campeões; Nós temos mais da metade dos títulos disputados neste século. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 15 Relatividade da eficácia e eficiência EFICÁCIA Medida da extensão para que as atividades planejadas sejam realizadas e obtidos os resultados planejados O que? Fim Efeito EFICIÊNCIA Relação entre o resultado obtido e os recursos utilizados Causas Meios Como? (ISO/DIS 9000:2000, itens 2.2.13/14) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 16 Eficácia x eficiência: correlação Necessidades e expectativas de clientes (requisitos de clientes) Entradas (inputs) Fazer certo as coisas. Executar de maneira certa. Eficiência Atendimento das necessidades e expectativas de clientes Saídas (outputs) Fazer as coisas certas. Obter resultados. Eficácia Resultados (outcomes) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Atividades Peter Drucker, 1946 Atividades Obtenção da satisfação de clientes ISO/DIS 9001:2000 Modelo do processo de gestão da qualidade (ISO/DIS 9001-9004:2000) 17 Medição , análise e melhoria Gestão de recursos Entrada Fornecedor Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Realização do produto P Satisfação Requisitos Partes Interessadas Responsabilidade Gerencial Organização Saída P Produto e/ou serviço Partes Interessadas MELHORIA CONTÍNUA DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Cliente Abordagem por processo (Princípio 4 da ISO/DIS-9001:2000) Um resultado desejado é atingido mais eficientemente quando recursos e atividades relacionadas são gerenciadas como um processo. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 18 23 Alfaiate e cliente do terno Processo do fornecedor insumo Alfaiataria Cliente (processo do alfaiate) do terno produto recurso Supridor de matéria-prima e serviços para a organização (linhas, forros, energia elétrica, ...). Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Recursos e atividades, tais como: equipe de costura, máquinas de costura e corte, local/alfaiataria, moldes, fita métrica, régua, mesa, procedimentos, controles, ... Serviço de confecção do terno Necessita do terno confeccionado com um tecido de sua propriedade, tipo micro fibra preto. Outros requisitos: preço tamanho, prazo, sem falhas, modelo, ... Elementos da gestão na relação alfaiate e cliente do terno 24 PRODUTO: Serviço de confecção do terno; CLIENTE: Usuário do terno (necessita do terno confeccionado com um tecido de sua propriedade, tipo micro fibra preto); PROCESSO DA ORGANIZAÇÃO (alfaiataria): Produção de ternos (inclui os recursos e atividades, tais como: equipe de costura, máquinas de costura e corte, local/alfaiataria, moldes, fita métrica, régua, mesa, procedimentos, controles etc); PROCESSAMENTO (ou gestão do processo): Ato ou efeito de processar a geração do produto “serviço de confecção do terno”; ORGANIZAÇÃO: Alfaiate (produtor do produto); FORNECEDOR: Supridor de matéria-prima e serviços para a organização (linhas, forros, energia elétrica etc). O Cliente nunca será fornecedor para o “serviço de confecção de terno” INSUMOS: produto (linhas, forros, energia elétrica) adquirido do fornecedor. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 25 A questão do insumo do alfaiate O processo focalizado em questão é a produção de ternos e o produto é o serviço de confecção. Se o tecido é fornecido pelo Cliente, então não é insumo do alfaiate. Pois ele não pode determinar as características explícitas mais importantes do terno, como cor e tipo de tecido, pode apenas sugerir. Só é insumo, se o alfaiate comprar o tecido do fornecedor (do fabricante ou do seu revendedor), estabelecendo os requisitos ou condições de contorno ou características do tecido e pagando por ele. Assim como é insumo as linhas e forros para o terno, quando o alfaiate compra. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Produto de propriedade do cliente (Norma ISO 9001:2000, item 7.5.4) Estabelece que: a organização deve tomar cuidado com a propriedade do cliente enquanto estiver sob controle ou sendo utilizado pela organização. A organização deve identificar, verificar, proteger e manter a propriedade do cliente fornecida para uso ou incorporação ao produto. As ocorrências com qualquer propriedade do cliente que for perdida, danificada ou considerada inadequada para o uso devem ser registradas e relatadas ao cliente. Esse produto de propriedade do cliente não é insumo e nem recurso (matéria prima) da organização. É um requisito ou uma condição de contorno do produto que o cliente deseja! Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 26 Preço relativo de aquisição (%) Envolvimento do produto (bens + serviços) em relação ao preço de aquisição 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Automóvel 27 SERVIÇOS BENS Refeição em restaurante simples Refeição normal Refeição em restaurante de luxo Consultoria Um bem ou serviço puro (100%) é raríssimo; A grande maioria de produtos é uma combinação de bens e serviços”. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 28 Cadeia de processos e produtos Necessidades Fornecedor Produtor Distribuidor (organização) (representante) Vendedor (varejista) Preço relativo de aquisição (%) Atendimento 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Automóvel Cliente SERVIÇOS BENS Refeição em restaurante simples Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Refeição normal Refeição em restaurante de luxo Consultoria 29 Produto é ... ... é uma composição de bens + serviços; É resultado de atividades ou processos, segundo a ISO-9000:2000; É aquilo que o cliente quer e usa; Entre dois processos ou dois subprocessos ou um processo e subprocesso existe sempre um “produto”, que pode ser insumo (fornecedororganização), recurso (entre processos internos ou fornecedor-organização, sem sair do processo) ou produto (organização-cliente). Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) O conceito do produto pode ser ainda .. Produto é a razão de ser da existência da organização. É através dos produtos que as organizações posicionam a sua participação no mercado. Os clientes/mercados enxergam e julgam a organização por meio das principais características ou requisitos do produto. Um mesmo produto pode ter diferentes funções de uso, varia de cliente para cliente, pois as necessidades e as importâncias podem ser diferentes. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 30 O conceito do produto pode ser ainda ... É através do produto que o cliente satisfaz as suas necessidades e expectativas. O cliente define ou aceita um produto por meio das características ou condições de contorno. É o que gera resultados do negócio. O insumo da organização é produto do fornecedor. O produto da organização é insumo para o cliente. O “produto” gerado dentro do processo da organização e fica no processo é recurso, só vira produto se algum cliente adquirir. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 31 33 Gestão do processo e desempenho Gestão do processo Gestão do desempenho do processo Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Enfoque & Aplicação Resultados O que? Porque? Onde? Quem? Quando? Como? Quantos? Qual freqüência? Qual tamanho? Quanto custa? Qual opinião? ZAIRI, 1994 34 Estrutura de gestão da organização Resultados A P C D i t Gestão do Processo Processos, Sistemas e Funções Entrada Processos Fundamentos da Gestão FPNQ MBNQA EFQM ISO-9000/14000 BS-8800 Insumo Processos de Produção Processos de Apoio Organização Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Produto Saída Onde localizar os principais problemas nos processos? 35 “Nas interfaces entre processos e entre produto e processo” Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Takashina, 2K Processos-chave na avaliação da gestão com os Critérios de Excelência Sistema de Gestão Empresarial Sistema de liderança Sistema de Avaliação Empresarial Processo de Planejamento Estratégico Processo de Planejamento Operacional 36 Processo de Projeto do Produto Processo de Relacionamento com Pessoas Processo de Relacionamento com Governo Processo de Produção Processo de Relacionamento com Acionistas Processo de Relacionamento com a Sociedade Processo de Educação e Treinamento Processo de Relacionamento com Mercados Processo de Relacionamento com Pessoas Processo de Relacionamento com Clientes Sistema de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Processo de Relacionamento c/ Fornecedores Processo de Apoio (*) Processo Financeiro Sistema de Informação e Análise Sistema de Medição de Desempenho Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 38 Inter-relacionamento de processos Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Ciclo de gestão do processo (Ciclo do PDCA ou Ciclo de Deming) M A P m C D e R rotina MODELOS DE GESTÃO SIGNIFICADOS ?DCA Improvisação / Mata jacaré P?CA Perda de tempo / Ciclo do plan-plan PD?A Mesmice / Não há melhoria PDC? Estratégia do desperdício PDCA Sistema completo / Gestão do processo PDCA foi criado na década de 30 por Walter Shewhart e difundido por Deming no Japão na década de 50 Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 41 Ciclo de atendimento PDCA do cliente e da organização 42 necessidades M M A P m A P m C D e C D e R R atendimento ORGANIZAÇÃO LEGENDA M - tradução das Metas m - elaboração do método e1 - execução para a organização Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) CLIENTE e2 - educação & treinamento para o subordinado e3 - especificação para o fornecedor R - coleta dos Resultados C - verificação da M com R 43 Desdobramento e agrupamento Desdobramento de metas Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Agrupamento de resultados 44 Tempo de ciclo de atendimento tca = tinc + [ttnm + tdmm] + [tem] + [tvrm] + tep (tca) - tempo de ciclo de atendimento (tinc) - tempo para identificar as necessidades do cliente; (ttnm) - tempo para traduzir as necessidades em metas da organização; (tdmm) - tempo para definir a metodologia conforme as metas, (tem) - tempo para executar conforme a metodologia, processar dados e coletar resultados; (tvrm) - tempo para verificar se os resultados estão conforme as metas; (tep) - tempo para entrega do produto. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Fluxograma de atendimento ao cliente (Não é processo ...) Identificar as necessidades do cliente Informar a incapacidade atender N 1 Traduzir as necessidades em metas Há metodologia? Terceiriza? N Tem tecnologia p/ elaborar? N Contrata? N S S Utiliza parceiros? Elaborar a metodologia Tem o produto? N Rever o método e/ou execução Executar conforme metodologia e coleta de dados S Tem condições p/ executar? Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) OK? S Atender o cliente e medir a sua satisfação S N S Educa e treina? Receber os produtos dos fornecedores S N Comparar as metas com resultados S N S 2 Especificar para fornecedores S N 45 1 Satisfeito após o uso? N 2 48 Arranjo do processo (ser vivo) Sistemas endócrino, digestivo e nervoso Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Takashina, 2K Teoria de sistemas 49 (organizações x seres humanos) Fronteira organizacional Subsistema adaptativo Subsistema de apoio ou manutenção Subsistema gerencial Entradas Saídas Subsistema de entrada Subsistema de produção Subsistema de saída (bens+serviços) Inter-dependências Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) CLAWSON, J. (1983). Teoria de sistemas e análise organizacional 51 Organização como sistema (interdependência das partes, internas e externas) Petrobras Produto: Serviço de consultoria Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Serviço de consultoria em gestão na UN-RIO Nervos Digestão Produto: Ser humano Circulação Serviço de comercialização de derivados de petróleo no mercado Equipe Produto: Tarefas Coordenação UN-RIO/PM-SGO Gestão Pessoas Tarefas Takashina, 2K 52 Organização Combinação intencional de pessoas e tecnologia para atingir um determinado objetivo. Organização é um sistema. Exemplos: Empresa. Divisão, departamento e seção de uma organização. Recursos da organização: pessoas, dinheiro, materiais, equipamentos e instalações. Produtos: bens e serviços. Partes básicas: pessoas, tarefas e gestão. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) HAMPTON, D. (1983) - Administração contemporânea. McGraw-Hill. Quais são as semelhanças, na Gestão Baseada em Processos, entre [processo] x [sistema], [organização], [função], ... ? Organização entrada saída • Empresa • Companhia • Órgão • Gerência • Departamento entrada entrada Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) saída • Padronização • Tratamento de anomalias • Atendimento a clientes saída saída • Informações gerenciais • Controle de pessoal • Controle da produção • Controle financeiro saída • Produção • Apoio • Projeto do produto • Distribuição • Transporte • Comercialização Subsistema Sistema entrada Processo Subprocesso entrada 53 entrada Produto (in/out) Cliente Contorno (processo) Infra-estrutura Missão Função saída • Financeira • Pessoal • Manutenção • Planejamento • Meio ambiente, saúde e segurança Quais são as características-chave 55 de uma gestão baseada em processo Inter-relacionamento com os principais valores e conceitos da gestão e com os processos; Enfoque nos resultados da organização; Existência de ferramentas e formas de implementação e acompanhamento dos enfoques e aplicações; Enfoque sistêmico alinhados com as metas globais dos indicadores; Comunicação e o compartilhamento das práticas entre todos os processos organizacionais. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) FPNQ, CE’2000 56 Por que gerenciar por processos? Os processos podem ser melhor controlados se forem bem compreendidos É o processo que mostra o desempenho Os processos anunciam imediatamente a realimentação do desempenho As pessoas gerenciam o processo Os desempenhos de todos os processos podem ser melhorados, através das pessoas e outros recursos Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Todos processos organizacionais são integrados de alguma forma ou outra O desempenho do processo reflete o verdadeiro padrão de eficácia da organização ZAIRI, M. (1994) - Medição da performance , p.6 57 Modelo básico do processo atividades entrada Processo saída recursos Conjunto de recursos (6M / mecanismos) e atividades (controles / decisões) que são desempenhadas para transformar uma entrada (input) definida em uma saída (output) definida. A saída de um processo é a entrada de outro processo. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 58 Quais são os fluxos do processo? Fluxo dos requisitos (necessidades e expectativas) Requisitos da entrada Fluxo do produto Requisitos do processo Requisitos da saída Processo Entrada Recursos & Atividades Saída (input) Atendimento aos requisitos (output) Atendimento aos requisitos Atendimento aos requisitos de entrada de saída Fluxo de atendimento aos requisitos Realimentação da medição Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Takashina, 2K Modelo básico de sistema de processos 59 Fluxo da inter-relação Requisitos Requisitos Saída Saída Processo Processo Processo Saída Entrada Entrada Atendimento aos requisitos Entrada Atendimento aos requisitos Descreve a inter-relação entre processos (ou subprocesso ou atividades). Os requisitos e respectivos atendimentos não são entradas ou saídas! Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) DoD, Framework MPI, 1994 Cadeia de processos 60 (cadeia de valor ou cadeia de suprimento) Requisitos do processo Requisitos do insumo Processo do Fornecedor Recursos & Atividades Atendimento aos requisitos Requisitos do processo Requisitos do produto Processo Processo do Cliente da Organização Recursos & Atividades Insumo (input) Atendimento aos requisitos Requisitos do processo Recursos & Atividades Produto (output) • Recursos & Atividades = pessoas, máquinas/equipamentos, instalações, métodos/procedimentos, materiais, meio ambiente, subprocessos, sistemas gerenciais/controles, capital, energia, etc • Requisitos = características, atributos, necessidades, expectativas, especificações, atendimento ou condições de contorno. Há requisitos do produto e do processo. Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Takashina, 2K 62 Geração de indicadores e metas Ambiente interno Ambiente externo (forças e fraquezas) (ameaças e oportunidades) Capacidade do processo Tecnologia e Recursos QFD Mercado Plano do negócio Plano estratégico BSC x PE Objetivos e estratégias Experiências passadas (indicadores de nível superior ou proposto) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Necessidades e expectativas dos clientes Características processos e produtos INDICADORES E METAS Sistema de indicadores de desempenho Referenciais de comparação (indicadores externos) Benchmarking 63 Indicadores e a organização ORGANIZAÇÃO OU PRODUTOR FORNECEDORES indic. do desempenho de fornecedores (IV) CLIENTES indic. do desempenho financeiro global (II) produto do fornecedor produto da organização : indic. do desempenho do produto (V.1) indic. do desempenho na responsabilidade pública e cidadania (V.2) Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) indic. do desempenho operacional e processos de apoio (V.2) indic. do desempenho e satisfação de pessoas (III) indic. da qualidade do produto ou de satisfação de clientes (I) indic. do desempenho de mercado (I) Medição de desempenho dos processos Organização Fornecedores Insumo 64 Clientes Produto Características Indicadores e metas Métodos Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Medição Análise Uso Verificação e ação corretiva ÁREAS DE DESEMPENHO Clientes / Mercados, Financeiro, Pessoas, Fornecedores, Produtos, Processos de produção, Processos de apoio, Planejamento, Informação, Sociedade e Comunidade Referenciais de comparação 66 Conclusões . Entrada (input) Processo Saída (output) Conforme a TEORIA DO SISTEMA, todo processo tem sua entrada, saída e processamento, interagindo com os elementos externos e internos; Na gestão de processo, o PROCESSO tem mesmo significado que sistema, organização, gerência, órgão, divisão, função, subprocessos ou subsistemas; PROCESSO é o conjunto de recursos e atividades para gerar um PRODUTO (saída). A SAÍDA de um processo deve ser entrada para o próximo processo. Entre dois processos sempre deve haver um produto; Cada uma das etapas de atividade pode ser um processo, que pode fazer parte de uma CADEIA DE PROCESSOS; Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) 67 Conclusões .. Entrada (input) Processo Saída (output) O PROCESSAMENTO (gestão do processo) inicia no momento que o processo do cliente tem um conjunto de requisitos a ser atendido através do produto pelo processo do produtor e só termina após a entrega satisfatória dos requisitos do produto. PROCESSO DO NEGÓCIO (descrição do perfil da organização) é o mapeamento dos processos internos e externos de uma organização. FLUXOGRAMA de atividades não é MAPEAMENTO ou descrição do processo, pois o primeiro é dinâmico e o segundo é estático; Finalmente, os REQUISITOS ou CONDIÇÕES DE CONTORNO não são entradas ou saídas do processo (talvez este seja a principal confusão de conceitos). Gestão&Processo (Tadachi-03.2K) Obrigado!!! - pela presença e participação PETROBRAS [email protected]