Estudo de caso
As informações do conselho da
Viridian Housing estão seguras
com o Diligent Boards
A Viridian Housing é uma associação habitacional do
Reino Unido, que oferece casas para pessoas de baixa
renda ou que precisam de ajuda. Ela oferece casas para
mais de 30.000 residentes em Londres e no sudeste, no
interior e em West Sussex. A associação tem cerca de
16.000 casas e trabalha em parceria com autoridades
locais, organizações e residentes para criar comunidades
seguras e sustentáveis. A Viridian Housing usa o Diligent
Boards™ desde setembro de 2012.
DESAFIO
A equipe executiva da Viridian Housing se reúne a cada duas semanas e o conselho
se reúne cerca de 10 vezes por ano. Além disso, a organização tem quatro comitês
que se reúnem trimestralmente. Essas reuniões envolvem entre 40 e 50 pessoas e
todas elas precisam analisar informações detalhadas sobre a organização antes de
cada reunião.
Um organização sem fins lucrativos que opera no setor público tem algumas diferenças
marcantes se comparada a uma empresa privada ou listada. Com frequência, a
equipe em uma organização sem fins lucrativos será formada por voluntários: no
caso das associações habitacionais, um comitê de voluntários tem responsabilidade
geral pelo trabalho da organização. O conselho incluirá representantes da comunidade,
das autoridades, do comércio e do governo locais. Como resultado, uma solução
de tecnologia precisa ter um apelo amplo, ser fácil de usar e extremamente econômica
para oferecer resultados dentro das grandes restrições orçamentárias. O Diligent
Boards foi projetado não apenas para organizações corporativas (ainda que a solução
seja usada por um grande número de empresas FTSE 100), mas também para
organizações sem fins lucrativos como a Viridian. Antes de usar o Diligent Boards, a
equipe da Viridian preparava pacotes com informações em papel para todos os seus
diretores antes de cada reunião do conselho e do comitê. Ela buscou um portal de
conselho digital como parte de sua estratégia de longo prazo para proteger e
diligent.com
As informações do conselho da Viridian Housing estão seguras com o Diligent Boards
digitalizar informações pessoais confidenciais, relacionadas aos indivíduos que
usam serviços imobiliários. Aslam Jahan, gerente de projeto da Viridian, explicou:
“Não posso mensurar a importância da segurança para nós. Levamos isso
extremamente a sério na manipulação de dados confidenciais. Era nossa principal
preocupação ao procurar por um portal de conselho.” A organização também
queria encontrar uma solução que fosse econômica e eficiente.
IMPLEMENTAÇÃO
A organização passou por um processo formal de RFP para analisar fornecedores
e reduziu a lista a três fornecedores em potencial. Entre esses, a Diligent se
destacou, de acordo com a assistente executiva Shirley Griffiths: “Vimos várias
soluções que eram complexas demais e, obviamente, projetadas para atender às
necessidades de empresas maiores. Mas ficamos positivamente surpresos com
a solução Diligent Boards – sua funcionalidade simples e segurança impressionantes
eram realmente atraentes. Fazia exatamente o que queríamos e fazia bem, dentro
do orçamento disponível.”
RESULTADOS
Usando o Diligent Boards, os membros do conselho e do comitê da Viridian têm
acesso seguro e instantâneo a todas as informações que precisam para tomar
decisões. Jahan declarou: “Os usuários têm acesso imediato a qualquer atualização,
e sabem que estão sempre analisando as informações mais recentes. Também
é fácil acessar informações de histórico pela seção de arquivos, tornando possível
a consulta de anotações de reuniões anteriores e a rápida atualização de novos
usuários.”
Estudo de caso
“Vimos várias soluções que
eram complexas demais e,
obviamente, projetadas
para atender às
necessidades de empresas
maiores. Mas ficamos
positivamente surpresos
com a solução Diligent
Boards – sua
funcionalidade simples e
segurança impressionante
eram realmente atraentes.”
O uso do Diligent Boards também resultou em significativa economia para a
Viridian, o que é importante para uma organização sem fins lucrativos. O novo
sistema economiza tanto tempo da equipe administrativa a cada mês que, quando
um membro da equipe deixou a empresa, o restante da equipe foi capaz de
absorver as funções dele. Como declarou Griffiths: “A criação e distribuição de
pacotes de papéis demandava uma função em tempo integral, ainda que dividida
entre várias pessoas. Estamos animados não apenas porque o Diligent Boards é
uma solução econômica para a Viridian, mas porque está nos ajudando a economizar
dinheiro de outras formas.”
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