Estudo de caso
Uma solução parcial não era o
suficiente: International Personal
Finance recorre ao Diligent Boards
O objetivo da International Personal Finance plc é promover
a inclusão financeira oferecendo empréstimos pequenos,
sem seguro e a curto prazo, com valores de GBP 50 a GBP
1.000 ao longo de seis a 12 meses. Ela oferece um serviço
financeiro flexível e gerenciável, incluindo crédito habitacional
e pequenos empréstimos financiados para pessoas de renda
média. A empresa tem 30.000 funcionários em todo o mundo
e 2,4 milhões de clientes em oito países.
DESAFIO
O conselho da International Personal Finance se reúne a cada dois meses. No passado,
o assistente pessoal do CEO passaria até três dias úteis preparando os papéis para
cada reunião do conselho. Um extenso trabalho administrativo, que incluía horas de
impressão, reimpressão e encadernação, era necessário para que o material do conselho
fosse enviado aos respectivos membros antes das reuniões.
As coisas não eram muito melhores para os diretores. Como disse Steve Bean, gerente
de serviços no Reino Unido, International Personal Finance Limited: “Encontrei um diretor
a caminho de uma reunião. Ele estava carregando um pacote espesso de papéis, que
devia pesar cerca de 3 kg. Percebi que precisávamos encontrar uma solução melhor.”
Além do custo de criar pacotes do conselho em papel, a empresa queria reduzir o
volume de papel usado. Steve declarou: “A International Personal Finance está
comprometida com práticas sustentáveis em toda a empresa e ganhou vários prêmios
nessa área. Precisávamos reduzir o consumo de papel na sala do conselho.”
Além de encontrar uma solução que economizasse tempo e dinheiro com as informações
altamente confidenciais do conselho, a empresa também queria um provedor que
atendesse ou superasse seus padrões corporativos de segurança.
ABORDAGEM
Com a segurança e a funcionalidade em mente, a International Personal Finance conduziu
uma extensa análise de portais eletrônicos para conselhos – uma versão digital dos
pacotes de papéis do conselho, com recursos aprimorados, como direitos de voto,
controle de acesso e anotações. A solução Diligent Boards™ atendeu a todos os requisitos.
diligent.com
Uma solução parcial não era o suficiente: International Personal Finance recorre ao Diligent Boards
“Precisávamos de um aplicativo que fosse fácil de usar em um iPad, mas que
tivesse segurança robusta” contou Steve. “Algumas soluções pareciam
atraentes, mas como eram baseadas totalmente em softwares de terceiros,
ficamos preocupados com possíveis bugs e problemas com atualizações.
Nosso chefe de segurança examinou e aprovou o Diligent Boards pela
plataforma segura e ficou totalmente satisfeito.”
Todos os administradores da empresa receberam treinamento no local e
manuais no início da transição para o Diligent Boards. Steve declarou: “O
treinamento para os diretores e os não executivos foi um desafio, pois eles
ficam espalhados pelo mundo. Alguns não tinham tempo para o treinamento
presencial, mas a Diligent enfrentou o desafio e cuidou de tudo, treinando-os
por telefone em um horário que fosse conveniente para eles. O treinamento
foi bem fácil e nosso gerente de conta na Diligent foi brilhante, entrando em
contato com todos os nossos usuários e ajustando-se às necessidades de
treinamento deles. Eles realmente ofereceram um atendimento de qualidade.”
RESULTADOS
A International Personal Finance observou uma redução significativa das
despesas administrativas desde a migração para o Diligent Boards. Mas,
como disse Steve: “Começamos esse processo como uma forma de reduzir
os custos, mas a funcionalidade e a segurança, na verdade, se tornaram
muito mais importantes para nós.”
“A resposta na empresa foi fantástica”, contou Steve. “Nossos membros do
conselho adoram o Diligent Boards. É simples e evita que eles tenham que
carregar quilos de relatórios do conselho de um lado para outro. É um sistema
muito mais eficiente.”
Estudo de caso
“Algumas soluções
pareciam atraentes,
mas como eram
baseadas totalmente
em softwares de
terceiros, ficamos
preocupados com
possíveis bugs e
problemas com
atualizações. Nosso
chefe de segurança
examinou e aprovou o
Diligent Boards pela
plataforma segura e
ficou totalmente feliz.”
A empresa também calculou que o Diligent Boards economizou cerca de
10% do tempo anual da assistente pessoal do CEO e reduziu a pegada de
carbono da empresa.
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