Estudo de caso
Computacenter maximiza
o valor da TI para os negócios
em parceria com a Diligent
A Computacenter é um dos provedores de
serviços de TI mais importantes da Europa. Sua
meta é ajudar CIOs e departamentos de TI a
maximizar a produtividade e o valor da TI para
os negócios para usuários internos e externos.
De acordo com a Computacenter: “Nós
fornecemos suporte, os melhores dispositivos e
provisionamento seguro de aplicativos e dados
para apoiar estilos de trabalho individuais e
aprimorar a colaboração.”
DESAFIO
Como uma empresa que promove a colaboração, a Computacenter tinha seus
próprios desafios para administrar as reuniões de seu conselho. Há nove reuniões
programadas por ano com os oito membros do conselho, um da Alemanha e o
restante de diversos lugares do Reino Unido. A empresa também realiza diversas
reuniões adicionais do comitê.
Louise O’Sullivan, assistente pessoal do secretário do conselho, descreveu como
era a preparação das reuniões. “Para compilar os pacotes das reuniões, nós
empilhávamos até 10 conjuntos de documentos nos armários do escritório. Cada
uma dessas pilhas continha 200 páginas ou mais. Invariavelmente havia acréscimos
de última hora. Isso significava atrasos nos prazos, o que nos obrigava a enviar o
material utilizando mensageiros com entrega para o mesmo dia”. Os próprios membros
do conselho precisavam carregar documentos pesados, com até um quilo por
pacote. Esses pacotes do conselho em papel dificultavam o acesso rápido às
informações mais recentes e aos relatórios suplementares essenciais para apoiar a
tomada de decisões. Quando um dos membros do conselho da empresa começou
diligent.com
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a utilizar uma solução digital em outro conselho, ele recomendou que a
Computacenter considerasse alternativas ao papel.
ABORDAGEM
Após receber aprovação para prosseguir, a equipe do Secretariado do
conselho iniciou o processo de análise dos fornecedores de portais para
conselhos. A equipe compilou uma pequena lista com os principais provedores
e solicitou demonstrações de cada uma das soluções. Um dos membros do
conselho da Computacenter já utilizava um produto concorrente da solução
Diligent BoardsTM em outro conselho, mas não o considerava particularmente
fácil de usar. O que mais chamou a atenção dos membros do conselho na
solução Diligent Boards foi sua aparência, pois a exibição no iPad é muito
similar a de um livro.
RESULTADOS
Hoje, todos os membros do conselho da Computacenter utilizam a solução
Diligent Boards. Inicialmente, um dos membros solicitou cópias do material
do conselho em papel. Porém, após experimentar o novo portal do conselho,
ele mudou rapidamente de opinião, graças ao caráter intuitivo da solução.
A solução Diligent Boards promove a colaboração e apoia tomadas de
decisões melhores. Os executivos têm, na palma das mãos, as informações
mais recentes sobre a reunião atual. Além disso, podem acessar prontamente
informações detalhadas de reuniões anteriores.
De acordo com O’Sullivan: “do ponto de vista da equipe do Secretariado do
conselho, a solução Diligent Boards nos permite realocar pelo menos três
dias de trabalho, que eram dedicados à compilação ou à espera das
informações necessárias. Eu trabalho em casa frequentemente, e a solução
Diligent Boards me proporciona a flexibilidade de criar livros em casa e enviar
adições de última hora com rapidez e facilidade.” Outro benefício observado
por O’Sullivan é a realização pela Diligent de atualizações constantes da
solução de portal. Os questionários são uma das novas funcionalidades
recentemente adicionadas que a Computacenter pretende utilizar a fim de
obter uma perspectiva ainda melhor das reuniões do conselho.
“...eu trabalho em casa
frequentemente, e a
solução Diligent Boards
me proporciona a
flexibilidade de criar livros
em casa e enviar adições
de última hora com
rapidez e facilidade”.
“Eu trabalho no
Secretariado do conselho
Computacenter há
23 anos e, em minha
opinião, esse foi o melhor
investimento que já
fizemos.”
O’Sullivan disse: “Eu trabalho no Secretariado do conselho Computacenter
há 23 anos e, em minha opinião, esse foi o melhor investimento que já
fizemos.”
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