Estudo de caso
Standard Life adota solução sem
papel da Diligent Boards em 103
conselhos e comitês
A Standard Life plc é uma empresa líder no setor de
poupanças e investimentos a longo prazo, que oferece uma
ampla faixa de produtos de poupança, pensão e investimento.
Com sede em Edimburgo e com grandes operações na
Europa, no Canadá e na Ásia, a Standard Life está listada na
Bolsa de Valores de Londres e é uma empresa FTSE 100.
A equipe de Secretariado do Grupo oferece suporte ao
conselho em todos os aspectos, principalmente ao prepará-lo
para as reuniões relacionadas ao conselho. Paul McKenna é
Secretário do grupo do conselho associado da Standard Life e
“especialista em tecnologia”. Sendo assim, ele é o responsável
por todas as implementações do Diligent Boards™ em todo o
grupo Standard Life.
DESAFIO
A Standard Life faz parte de um setor que exige boa supervisão de requisitos regulamentares,
de risco e de capital. O conselho está comprometido com altos padrões de governança
corporativa para gerenciar os negócios com eficiência e agregar valor aos acionistas em
longo prazo. Ela também precisa estar em conformidade com todas as disposições
relevantes do Código de Governança Corporativa do Reino Unido.
Com vários escritórios e operações em todo o mundo, a Standard Life tem diversos comitês
e conselhos subsidiários, muitos se reunindo uma vez ao mês ou com maior frequência.
Antes de adotar a solução Diligent Boards, as várias equipes de secretariado produziam
o material do conselho, que era então impresso e enviado para os membros do conselho
em todo o mundo.
ABORDAGEM
A Standard Life buscava modernizar a forma de produzir e distribuir o material do conselho
e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência da equipe administrativa e melhorar a experiência
de usuário final para os diretores. A segurança era uma área de foco específica, tanto na
preparação quanto na distribuição das informações mais confidenciais da empresa.
Com a tarefa de encontrar a solução certa para o conselho, Paul iniciou a investigação
em busca de novas formas de implementar e conduzir reuniões do conselho. “Eu tinha
critérios rigorosos. A tecnologia precisava ser a certa e a transição tinha que ser simples.
Queria assegurar que o material do conselho fosse mais fácil de reunir do que no método
existente.” Os diretores em diversas localidades precisavam acessar seus relatórios,
diligent.com
Standard Life adota solução sem papel da Diligent Boards em 103 conselhos e comitês
independentemente de onde estivessem e do fuso horário. Eles também queriam
a opção de fazer anotações completas da mesma forma que fariam no papel.
A Standard Life conduziu uma análise completa de provedores líderes de portais
para conselhos. “O que eu gosto no aplicativo Diligent Boards para iPad é a
facilidade de uso”, conta Paul. “Ele mantém a “sensação” do papel, ao mesmo
tempo em que aproveita bem as capacidades aprimoradas que a tecnologia
moderna possibilita. Certamente é uma opção mais leve do que as versões em
papel e um formato mais prático. Dentre todos os fornecedores que analisamos,
o Diligent Boards ofereceu a melhor combinação de recursos com um bom preço.
Os relatórios podem ser alterados no último minuto e os diretores podem visualizar
os livros assim que eles são publicados, não importa onde eles estejam no
mundo.”
A Standard Life implantou inicialmente o Diligent Boards para o conselho plc e
seus comitês. Alguns diretores estavam um pouco hesitantes em descartar o
papel. Com isso em mente, oferecemos o material do conselho impresso ou
online para que escolhessem.” A maior surpresa para Paul foi que, após apenas
uma reunião, houve total aprovação da versão online. Dois diretores que,
anteriormente, estavam convencidos que permaneceriam com o papel, mudaram
de opinião e agora se tornaram defensores.
Estudo de caso
“Ele mantém a
“sensação” do papel, ao
mesmo tempo em que
aproveita bem as
capacidades
aprimoradas que a
tecnologia moderna
possibilita.”
RESULTADOS
A Standard Life usa o Diligent Boards desde julho de 2011, fazendo com sucesso
a transição do papel para o portal eletrônico em 103 conselhos e comitês,
chegando a um total de 240 usuários.
A empresa atingiu seu objetivo: modernizar a forma de produzir e distribuir o
material do conselho e, ao mesmo tempo, aumentar a segurança de documentos
confidenciais, melhorar a eficiência da equipe administrativa e a experiência de
usuário final para os diretores.
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