DESENHANDO
FLUXOGRAMAS
PROF. PAULO BARRETO
HTTP://TYR.COM.BR/UNIESP/OSM
DESENHANDO FLUXOGRAMAS
Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo
“inicia” e onde é “finalizado” é uma indicação
lógica.
É importante lembrar que os fluxos devem possuir
um “inicio” e pelo menos um “fim”, exceto em
casos muito específicos tais como o fluxo de
processos contínuos, onde ao final de um ciclo,
retornamos a condição de “inicio” de forma
contínua e ciclicamente.
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Há casos onde um fluxo possui uma
indicação de “inicio” e pode possuir
mais de uma forma de ser “Finalizado”,
e isto é uma condição normal, visto que
um processo pode ter diversas
possibilidades de “saídas” ou até
mesmo formas de ser “finalizado”.
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Exemplo:
Em um processo de Vendas, inicia com a
chegada do vendedor na sede do cliente, e o
fluxograma do processo de venda pode
encerrar nas seguintes situações, todas
possíveis:
• Com o cancelamento da visita pelo cliente
• Com a ocorrência da reunião sem realizar
uma venda efetiva
• Com a emissão do pedido de venda
• Entre outras situações….
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Exemplo:
Em um processo de Vendas, inicia com a
chegada do vendedor na sede do cliente, e o
fluxograma do processo de venda pode
encerrar nas seguintes situações, todas
possíveis:
• Com o cancelamento da visita pelo cliente
• Com a ocorrência da reunião sem realizar
uma venda efetiva
• Com a emissão do pedido de venda
• Entre outras situações….
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Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas
indicativas de direção
Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de
setas nas “linhas de conexão” utilizadas entre os
“símbolos” a qual define que nas situações onde
uma linha esteja conectando dois símbolos e o
sentido de conexão estiver indicando o mesmo
sentido de direção definido pela “convenção de
escrita/leitura” – (da Esquerda para a Direita, e de
Cima para Baixo) não é necessário a colocação de
“seta” no final da linha de conexão Ex. ( 1 ao 2), ( 1
ao 3) e (3 ao 4).
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Sentido das linhas de Conexão e o uso de
setas indicativas de direção
Segundo esta “mesma convenção”, As setas,
devem ser usadas apenas nos casos onde o
sentido apontado pela conexão esteja
apontando no “contra fluxo” estipulado pela
convenção aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao
3 ) e ( 4 ao 2 ).
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Procure detalhar o máximo possível em cada
símbolo de atividades a ação a ser executada,
sendo indicado sempre iniciar o texto a ser
empregado na “atividade” por um verbo,
indicando a ação de fazer alguma coisa.
Ex:
• “Conferir” a assinatura do cliente no pedido
• “Arquivar” o documento na pasta de
pedidos
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Dependendo do nível de detalhamento
realizado durante o levantamento de
informações do processo, pode haver
diversas atividades, executadas em
sequencia, sem que algo seja efetivamente
produzido entre elas, além da execução da
própria atividade em si.
O importante em relação ao
sequenciamento é identificar a ordem de
execução das ações no contexto de um
processo.
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Ex:
“De nada adianta solicitar os dados de
identificação de pessoa, para lhe franquear o
acesso ou não a um determinado ambiente
proibido, depois que ela já estiver no interior
do próprio ambiente. Neste caso: A ordem
indicada seria, primeiro solicitar a
identificação, avaliar a situação e, somente
depois disto, liberar o acesso ao referido
ambiente”.
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Quando uma atividade estiver relacionada
ao preenchimento de um documento, por
exemplo, ela poderá ser representada
através de uma única atividade (“Preencher
tal documento…”), sendo desnecessário
identificar uma atividade para cada campo
contido no corpo deste documento. Este
nível de detalhamento e outros tantos
exemplos a ele relacionados, não é indicado
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É função essencial dos processos a
produção de algum “Resultado tangível”
em algum momento de sua execução.
Quando estamos desenhando um
processo de negócio e não
identificamos se mesmo não produz um
“resultado tangível” no final do seu ciclo
de vida, este processo tem um erro de
concepção grave.
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Decisões
Embora o losango, símbolo convencionado
para as decisões possua 4 vértices, utilizase apenas 3 nas representações dos fluxos,
sendo sempre 1 entrada e 2 saídas
possíveis, frente a uma Questão
interrogativa qualquer, indicando pela
resposta “SIM / POSITIVO” um caminho e
“NÃO / NEGATIVO” o outro caminho a ser
seguido pela lógica representada pelo grafia
do fluxo. (Perguntas fechadas)
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Tratamento de Arquivos
As convenções mais antigas do uso deste
símbolo recomendavam inserir no interior
do triangulo, algumas letras indicando a
“ordem” de arquivamento que deveria ser
adotada como índice de ordem de
arquivamento, esta informação poderia ser
ainda acompanhada pelo tempo em (M –
Meses / D – Dias / A – Anos), que o
documento deveria ser mantido, até ser
descartado/destruído.
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Tratamento de Arquivos
Ex.:
• (A /3A) - Alfabética – Destruir após 3 anos.
• (D /3M) - Destruir após 3 meses,
• (N /30D) - Ordem Numérica , Destruir após 30 dias,
Sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o
artefato em Ordem de Chegada .
• Ex: ( – /3A) – Ordem de Chegada, destruir após 3 anos),
Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice
para a ordem de arquivamento
• Ex:(Nr. Pedido/A3 – Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).
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Tratamento de Arquivos
Nos casos onde o documento não seria
arquivado e sim destruído,
convencionava-se colocar um X
cobrindo todo o triangulo ou o símbolo
do próprio documento, indicando a
destruição do documento.
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Situações onde o Arquivamento encerra o
Processo
O mais comum, e encontrarmos símbolos de
arquivo no fim de processos, onde após ser
executadas todas as ações e atividades
previstas e ainda depois de serem produzidas
todas as evidencias (Artefatos), o destino final
da documentação é indicada nos processos
através do arquivamento dos documentos.
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Situações onde o Arquivamento Inicia o
Processo
Embora seja menos comum, também
podemos encontrar símbolos de arquivo no
inicio dos processos. Isto normalmente
ocorre nos casos envolvendo rotinas de
“limpeza e descarte” das próprias
informações contidas nos arquivos ou ainda
informações que estavam armazenadas de
forma temporária ou aguardando um evento
ou data para serem recuperadas e
processadas.
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