Trabalho realizado por:
Filipe Cabral;
Nuno Silva;
Paulo Martins;
10ºS
Os secretários são os profissionais responsáveis
pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao
correcto funcionamento de uma administração, serviço ou
escritório.
As tarefas de secretariado são, entre outras,
processar, dactilografar e traduzir relatórios, cartas e
actas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar
encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher
impressos, enviar documentos através de fax e correio e
organizar e manter diversos ficheiros e dossiers.
…
…
Podem também preparar processos para a chefia,
compilando a documentação e a informação necessárias,
transmitir decisões, providenciar reuniões de trabalho e
redigir as suas actas, tirar fotocópias, receber e classificar
correspondência e documentos, efectuar a marcação de
viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que
secretariam e o resto dos elementos da organização.
1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da
chefia/direcção, providenciando pelo cumprimento dos
compromissos agendados:
1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcação de
reuniões, entrevistas e outros compromissos,
tendo em conta a sua duração e localização e
procedendo a eventuais alterações;
1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes,
convocatórias, preparando documentação de apoio e
providenciando pela disponibilização e preparação do
local da sua realização, incluindo o equipamento de
apoio;
1.3 Organizar deslocações efectuando reservas de hotel,
marcação de transporte, preparação de documentação
…
de apoio e assegurando outros meios necessários à
realização das mesmas.
…
2. Assegurar a comunicação da chefia /direcção com
interlocutores, internos e externos, em língua
portuguesa ou estrangeira:
2.1 Receber chamadas telefónicas e outros contactos,
efectuando a sua filtragem em função do tipo de
assunto, da sua urgência e da disponibilidade da
chefia/direcção, ou encaminhando para outros serviços;
2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de
reunião ou entrevista;
2.3 Contactar o público interno e externo no sentido de
transmitir orientações e informações da
chefia/direcção.
3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o
expediente geral do secretariado da chefia/direcção:
3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondência
urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe
ser dada a devida sequência;
3.2 Providenciar a expedição da correspondência da
chefia/direcção
Planificação de uma viagem;
Viagem de comboio;
Viagem de automóvel;
Viagem de avião;
Documentos de viagem:
Passaporte;
Documentos de sanidade;
Seguro de viagem;
Aspectos financeiros da viagem;
Outros aspectos práticos;
Verificação final:
O regresso;
A organização intelectual da viagem:
Pedido de título de transporte e de Hotel;
Escolha e reserva dos Hotéis;
Viagens ao estrangeiro:
Documentos;
Saúde e vacinas;
Segurança social;
Máquina fotográfica, câmara de vídeo;
Pequenas coisas;
A escrita deverá ser bem estruturada, por forma a não
suscitar dúvidas ou falsas interpretações. A gramática e a
pontuação deverão ser correctamente utilizadas. Existem
algumas regras básicas que devem acompanhar qualquer tipo
de correspondência:
 Morada do remetente:
 Número de telefone do remetente (caso este não esteja
impresso na folha da empresa):
 Referência ou assunto:
 Data:
 Nome e morada do destinatário:
 Saudação ou entrada:
 Corpo da carta:
 Cumprimentos finais:
 Assinatura:
 Anexos:
 Cópias:
Organizar o arquivo:
Um dos problemas diários mais importantes de uma
assistente eficaz é o de saber fazer um bom arquivo, uma
tarefa que requer boas capacidades de sistematização de
processos e de organização pessoal. Um bom teste à
funcionalidade de um arquivo consiste na facilidade de
consulta por parte de outras pessoas. Existem quatro tipos
clássicos de arquivo:
…
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Alfabético - Organizado por cliente, fornecedor ou
colaborador.
Numérico - Organizado por cliente ou fornecedor,
sendo atribuído a cada um deles um número de ficheiro.
Neste caso, é necessário ter uma lista de consulta do
número atribuído a cada cliente.
Geográfico - Organizado por região, cidade, país e,
de seguida, por ordem alfabética.
Por assunto - Organizado por assuntos alinhados por
ordem alfabética.
…
Com o advento das novas tecnologias e, em
particular da Internet, o arquivo electrónico tornou-se
cada vez mais importante dado que permitirá libertar o
escritório da papelada desnecessária. Também o arquivo
em disquetes está claramente fora de moda. O ideal será
usar um programa especifico de gestão de documentos
ou recorrer aos programas mais simples e populares
como as base de dados, as folhas de cálculo ou o mero
correio electrónico.
O que é documento arquivístico?
Um arquivístico é uma informação registrada,
independente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das actividades de uma instituição
ou pessoa, dotada de organicismo, que possui elementos
constitutivos suficientes para servir de prova dessas
actividades.
…
Tais elementos são:
•
Suporte: base física do documento;
•
Forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de
letra, data, local, assinatura, destinatário, logo marca,
selo, carimbo e outros;
•
Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
•
Contexto: jurídico-administrativo: leis, normas,
regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc.
relativos à instituição criadora do documento.
Documentário: regras de workflow, código de
classificação, temporalidade, assunto e outros.
No caso dos documentos electrónicos,
acrescentem-se outros elementos tais como:
•
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura
digital, certificado da assinatura digital e outros.
•
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação
de anexos e outros.
• Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).
Classifique e arquive seus documentos activos
por assunto e acondicione, de preferência em
pastas suspensas, que facilitam a localização e o
acesso ao material. Identifique o assunto principal
da pasta de acordo com que está arquivando e
coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas,
separe os documentos por sub-assunto e período,
utilizando divisórias de cartolina.
Recomendações para conservação de
fotografias e negativos: Não use grampos ou clipes
em fotografias ou negativos; Não escreva em
fotografas com caneta ou tinta de qualquer
espécie. Use somente lápis macio (6B) e de
preferência anote no verso apenas o número
(código) para catalogação; Não use fita adesiva,
etiqueta auto-adesiva ou cola directamente sobre
as fotografias e filmes (frente e verso); Não toque
directamente nas fotografias e negativos, utilize
luvas
Evite danos no papel utilizando fixadores plásticos
no arquivamento dos documentos. Fixadores de metal
provocam manchas de ferrugem não removíveis no papel.
O controle contra insectos em Arquivos deve ser
realizado mediante limpezas e desinfestação periódicas
e uso preferencialmente de estantes de aço.
Para maior durabilidade, fitas de vídeo, disquetes e
outros meios electrónicos devem ser mantidos longe de
campos electromagnéticos (computadores, aparelhos de
som, TV, etc.) e livres de poeira, humidade e
temperaturas altas.
Preserve os seus documentos tomando alguns
cuidados básicos durante a sua consulta:
• Sempre manuseie documentos com as mãos limpas livres
de sujeira e gorduras.
•
Não humedeça o dedo com a saliva para virar as páginas
de um documento/livro. Ela afecta a sua saúde e pode
provocar o desenvolvimento de microrganismos na
documentação.
•
Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta
dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel.
Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez.
• Controle a temporalidade de guarda dos
documentos:
Elabore a Tabela de Temporalidade
Documental definindo o prazo de guarda legal para
os documentos com base na legislação vigente e
nas particularidades da Instituição, possibilitando a
adopção de critérios para guarda e descarte dos
documentos, maior contabilidade em acções de
expurgo, redução de custos operacionais,
racionalização de espaço físico, materiais e
recursos humanos.
• Identificação de documento arquivístico
electrónico original:
Primeiro documento completo e efectivo. Para um
documento ser original, ele deve ser completo, isto é,
sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou
pelo sistema jurídico; primitivo, isto é, deve ser o
primeiro a ser produzido de forma completa; e efectivo,
isto é, deve ser capaz de alcançar os efeitos para os
quais foi produzido.
No ambiente electrónico a qualidade de original é
dada de acordo com a rota do documento dentro do
sistema electrónico de gestão arquivística. Quando um
documento é transmitido electronicamente, o original é
aquele que é recebido. Isto porque a transmissão
acrescenta métodos que o tornam mais completo e
capaz de gerar consequências. Neste caso, o documento
armazenado pelo remetente é considerado uma cópia.
Descarte Documentos:
Gerência o descarte dos documentos com a
implantação de Termo de Eliminação que é
instrumento onde deve constar a relação dos
documentos a serem eliminados e a aprovação dos
responsáveis. Mantenha os Termos no Arquivo para
possíveis consultas.
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos
documentos da Instituição, visando:
• Localizar os documentos no instante em que
solicitados;
• Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os
documentos relacionados com um determinado
assunto, lugar, indivíduo, firma ou instituição;
• Proporcionar lugar seguro e permanente para os
documentos.
Avalie os documentos que deverão ser mantidos no
arquivo considerando a exigência legal e a necessidade
administrativa da empresa. A redução de custos na
manutenção de arquivos provém do não arquivamento de
documentos desnecessários e pela eliminação dos que já
perderam o valor legal ou administrativo.
Utilize pastas internas para dividir os assuntos
correlatos dentro das pastas suspensas, assim você
localizará as subsecções da pasta de forma mais rápida.
Para uma gestão eficaz do arquivo implante um
controle de empréstimo de documentos. Este controle
poderá ser feito com o uso de divisórias coloridas de
papel registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os
documentos retirados deverão ser substituídos
temporariamente por estas divisórias até sua devolução
Antes de arquivar um documento, leia-o, defina
o assunto e avalie se a guarda deste se faz
necessária. Não aumente o volume de seu acervo
desnecessariamente.
O sistema de arquivamento deve ser escolhido
de acordo com o tipo de documento, o volume e a
frequência de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes
de pessoas, instituições, datas, lugares, em ordem
numérica ou uma combinação de todos os itens.
Para considerar um documento como original,
deve-se avaliar o contexto em que este é gerado.
Se o documento é produzido electronicamente e a
tramitação é feita no papel (assinatura, circulação
e arquivamento), o documento em papel é
considerado o original. Todavia, se o documento
possuir assinatura, fluxo e arquivamento em meio
electrónico, este é que será considerado o original.
Neste caso, o documento impresso será
considerado uma cópia.