Documentação e Arquivo
Professor – Francisco Carlos
Conceito
Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie,
tendo sempre relação com os direitos das
instituições ou indivíduos. Os documentos
estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não
mais atendiam a esta exigência, eram transferidos
para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4).
Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organizado
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados
e conservados por seus sucessores para efeitos
futuros”. (Sólon Buck -arquivista dos EUA).
Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos
pelos usuários (administradores/
pesquisadores), constituindo-se,
portanto, em base do conhecimento da
História.
Funções básicas
Guarda
Conservação
Disponibilizar e
Armazenar adequadamente os
documentos e transmitir com precisão as
informações contidas nos mesmos.
Classificação do Arquivo Quanto a Idade
Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos
consultados com freqüência, devido ao seu uso
funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos
arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.
Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos
que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e
que aguardam a sua destinação final em depósito de
armazenamento temporário, ou seja, se serão
permanentemente ou se serão eliminados após determinado
tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos
ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de
trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados,
quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o
administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos
documentos deverá ser cumprido nos arquivos intermediários
(pressupõe a garantia de direitos).
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos
propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser
conservados definitivamente, por terem valor histórico ou
documental (probatório e informativo) para o Estado e a
sociedade. Tais documentos perderam todo o valor
administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo):
Corrente
Intermediário
Permanente
tramita (consulta freqüente)
transitoriedade (consulta não-frequente)
preservados sempre (matéria-prima da história)
Classificação Quanto a Extensão
Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos
órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo
deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por
eles mesmos (os administradores).
Arquivos intermediários – devem estar em locais
afastados dos órgãos que produziram ou receberam os
documentos, devido à manutenção ser mais barata.
Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu
principal público. Por essa razão, devem estar
localizados junto aos centros culturais ou próximos às
universidades, com salas de consultas bem espaçosas,
a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e
num ambiente mais adequado.
Transferência e recolhimento
Quando um documento passa do arquivo
corrente para o intermediário, dizemos que
houve uma transferência de documentos.
Prazo (aproximado) de guarda dos documentos
nos arquivos
Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou
centrais (continuação da idade corrente) 5 a 10
anos- Intermediários 20 anos permanentes - a
tempo de existência do documento, e não de
sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de
sua produção ou do fim de seu trâmite.
Valoração dos documentos
Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso
dos documentos pelo órgão de origem (produtor),
baseando-se nos fins de sua criação.
Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou
mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e
por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles
para os quais eles foram gerados. O documento é
utilizado como fonte de pesquisa e informação.
Arquivo corrente – valor primário
Arquivo intermediário – valor primário
Arquivo permanente – valor secundário
Classificação dos arquivos
Quanto à entidade produtora, os arquivos são
classificados em:
Públicos
Privados
Exemplos de arquivos públicos:
Arquivo Nacional (Federal);
Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.
Exemplos de arquivos privados:
Arquivos pessoais
Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de
ensino etc.)
Arquivos comerciais de empresas), entre outros.
Entidades mantenedoras
Toda organização possui suas próprias
características. De acordo com elas, os
arquivos gerado podem ser:
Públicos – em âmbitos Federal, estadual ou
Municipal.
Institucionais – escolas, igrejas,
associações, entidades sem fins lucrativos;
Comerciais – corporações, firmas;
Familiares ou Pessoais.
Extensão de sua atuação (abrangência)
Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais,
devido ao grande número de consulta aos documentos
armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo
fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos
são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem
descartar documentos que não possuem valor administrativo e
jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de
guarda eventual.
Centrais ou gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos
centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os
documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma
instituição.
Arquivos especais – custodiam documentos de formas
físicas distintas, que merecem tratamento especial
no seu armazenamento, acondicionamento, registro,
controle, conservação, entre outros procedimentos
técnicos.
Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos,
mapas, cd-rom etc.
Especializados – custodiam documentos procedentes da
Natureza dos documentos
experiência do homem em um campo específico,
não importando a forma física apresentada por eles.
Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como
“arquivos técnicos”.
Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos
ou hospitalares etc.
Gênero
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os
seus diversos suportes:
Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.
Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de
geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.
Iconográficos – documentos com imagens estáticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras
(litografias), cartazes, cartões postais, estampas, fiapositivos (slides), partituras.
Filmográficos – documentos com imagens em movimento.
Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.
Sonoros – documentos com registros fonográficos.
Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.
Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos
Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.
Informático – documentos ligados ao computador.
Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.
Classificação dos documentos
Introdução
Assim como os arquivos, os
documentos também possuem
características diferenciadas.
Baseando-se nelas, podemos
classificá-los de acordo com:
O gênero;
A espécie;
A natureza do assunto.
Tipos de arquivamento
Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e
arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de
custódia), como também em escaninhos (para documentos do
gênero cartográfico – mapas, plantas).
Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.
Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros
(lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil,
sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são
armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos
correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de
hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além
disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço.
Natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos
podem ser caracterizados como:
Ostendivos ou ordinários – qualquer pessoa pode
consultar o documento (a sua divulgação não
prejudica a instituição).
Sigilosos – tais documentos são limitados a um
número restrito de pessoas. Por essa razão,
devem ser adotadas medidas especiais de
salvaguarda (segurança, proteção) na sua
custódia e disseminação.
Fases básicas
Produção – Os documentos são criados em razão
das atividades especificas de um órgão,
evitando-se, dessa forma, que sejam
elaborados os não-essenciais. Assim, diminui
o volume a ser manusseado, facilitando o
controle da massa documental.
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental,
sendo importante conhecer o trâmite correto dos
documentos, para se evitar a burocratização
das atividades.
Destinação de documentos – Fase primordial,
pois decide quais os documentos a serem
eliminados ou preservados
Correspondências
Definição
De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a
comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa),
apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre
outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular,
ostensiva ou sigilosa.
Protocolo
Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de
protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais
relembramos abaixo:
Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento,
registros, distribuição e movimentação dos documentos e curso.
Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento. Livro de registro de documento recebidos e/ou
expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
Recebimento e classificação;
Registro e movimentação.
Gestão de documentos
Definição
De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de
documentos é “o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária, viando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua
produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação
ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange
todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “correntes e
intermediária”.
Objetivo
Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração,
manutenção e destinação de documentos (de forma racional,
econômica).
Princípios arquivísticos
Além do princípio da Proveniência, existem outros
princípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma
resumida, os mais importantes, que são:
Princípio da organicidade –as relações administrativas
espelham-se nos conjuntos documentais.
Princípio da unicidade – os documentos de arquivo
preservam seu caráter único, em função de seu contexto
de produção.
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os
fundos devm ser preservados sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não-autorizada ou acréscimo
indevido.
Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação
progressiva, natural e orgânica.
Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve
conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
Instrumentos de pesquisa
Guia
Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização
dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente. È
o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza
uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais
variados interesses. O guia da aos pesquisadores uma visão
de conjunto dos serviços arquivísticos.
Inventário
As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
divisões são identificadas e descritas de forma sucinta
(sumário) ou pormenorizada (analítico).
O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O
sumário é de suma importância e deve ser o 1º instrumento a
ser criado para os fundos dos arquivos e provados. O analítico
exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.
Arranjo
Na organização de “ arquivos permanentes”,
significa ordenar os documentos em fundos, as
séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os
itens documentais dentro das séries.
As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e
físicas. As primeiras compreendem a análise
documental no que tange a sua forma, conteúdo e
origem funcional. As segundas referem-se à
arrumação dos papéis nos locais adequados, seu
empacotamento, entre outras.
O princípio a proveniência deve ser observado na
organização dos arquivos correntes, intermediários
e permanentes (ele é considerado a base da
arquivística).
Fundo
Conjunto de documentos de uma
mesma proveniência.Um fundo pode
ser aberto ou fechado. Fundo aberto
recebe novos documentos, pois a
entidade produtora continua em
atividade. Fundo fechado não pode
receber acréscimo de documentos,
porque a entidade produtora não se
encontra mais em atividade.
Catálogo
Criado segundo um critério temático, cronológico,
onomástico ou geográfico, descreve unitariamente
os documentos pertencentes a um ou mais fundos,
de forma resumida ou analítica.
Repertório
Descreve, detalhadamente, documentos previamente
selecionados, pertecente a um ou mais fundos,
segundo um critério temático, cronológico,
onomástico ou geográfico.
No repertório há um juízo de valor, determinando a
inclusão ou não de documento específico. Os itens
são descritos minuciosamente, cabendo, como
apoio, a apresentação de parte desse instrumento
pelo critério cronológico.
Conservação e restauração de documentos
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com
temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e
acondicionado de maneira adequada.
Principais operações de conservação
Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo,
entre outras.
Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O
método mais eficiente para combatê-los é a fumigação.
Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem
ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova
adequada.
Alisamento – documentos são passado a ferro.
Restauração – são determinados procedimentos para
recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É
feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento
desses profissionais).
Método de restauração
– Banho de gelatina – documento é mergulhado em
cola específica, aumentando a sua durabilidade.
Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos;
– Tecido – usa-se pasta de amido;
– Silking – tecido mais consistente (musseline de
seda), de alto custo;
– Laminação – folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose
– Laminação manual – acetato de celulose em contato
com a acetona;
- Encapsulação – películas de poliéster e fita
adesiva de duplo revestimento
Métodos de Arquivamento
Divisão
Classes
Os métodos de arquivamento são divididos em duas
grandes classes:
Básicos
Padronizados
Básicos
Podemos dividir os métodos básicos em:
Alfabético (principal elemento a ser considerado em um
documento: nome)
Geográfico (principal elemento: local ou procedência)
Numérico (principal elemento: número)
Ideográfico (principal elemento: assunto)
Os métodos Ideograficos podem ser:
Alfabético (enciclopédico/dicionário)
Numérico (duplex/decimal/unitermo ou
indexação coordenada)
Os métodos numéricos podem ser:
Simples; Cronológico; Dígito-terminal
Sistemas
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois
grandes sistemas.
Direto
Indireto
Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda
do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer
outros instrumentos de pesquisa.
Exs: métodos alfabéticos e geográfico.
Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um
índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Exs;Método numérico e variadex
Métodos básicos
Alfabético
É o mais simples e prático, desde que o elemento
principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes =
onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem
alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.
Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo
baixo,sistema direto e de fácil implantação.
Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento.
O elemento principal para a recuperação da informação é o
local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao
documento é feita de forma direta.
Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do
correspondente.
Numérico
Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao
documento será feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre,
a um índice alfabético remissivo – busca primária da
informação -, a fim de localizá-lo.
Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices.
Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento
inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se
registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de
duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento
receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem de entrada),
facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o
extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a
vagar. Tal método aplica-se com freqüência nos arquivos
especiais e especializados.
Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e
adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se
os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem
cronológica e, após por ordem numérica (data e número).
Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o
no se houver coincidência de datas. Neste método, cada
documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um
processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.
Numérico dígito-terminal: O número é o elemento principal de
identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande
de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento,
possibilitando, assim uma recuperação mais ágil da
informação. Estes são divididos em três grupos, formando
pares, e lidos da direita para a esquerda.
Ex: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples)
Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo:
21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta)
Ideográfico
Métodos básicos ideográficos (por assunto):
- Dicionário - Alfabético - Numérico -
Duplex
Enciclopédico
Decimal e Unitermo
Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores
(excelente auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores
são atribuídas em função da 2ª letra do nome
de entrada no arquivo. As guias são coloridas
e as notações alfabéticas.
Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se
pela semelhança da pronúncia apesar de a
grafia ser diferente.