Eventos
• Evento é um instrumento institucional e promocional,
utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de
criar conceito e estabelecer a imagem de
organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por
meio de um acontecimento previamente planejado, a
ocorrer em um espaço de tempo com a aproximação
entre os participantes, quer seja física, quer seja por
meio de recursos da tecnologia”.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999, p.71.
Conceito de eventos no âmbito da
comunicação institucional
Acontecimentos planejados para que se faça palpável
uma determinada imagem de marca,
empresa ou produto.
Várias definições sobre eventos
Existem várias definições sobre eventos.
GIÁCOMO cita que
(...)evento é componente do mix de comunicação, que
tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da
capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo
no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação.
(1993,apud MATIAS, 2010, p.105)
Várias definições
De acordo com RABAÇA e BARBOSA evento define-se
como:
um acontecimento que se aproveita para atrair a atenção do público e
da imprensa sobre a instituição. Pode ser criado artificialmente, pode
ser provocado por vias indiretas ou pode ocorrer espontaneamente.
Em geral, é programado em todos os seus detalhes, no planejamento
de relações públicas ou numa campanha de relações públicas ou de
propaganda. Podem-se promover eventos em datas significativas do
ano (Dia da árvore, Dia da criança etc.), em ocasiões importantes para
a organização (inaugurações, solenidades, seminários, lançamentos
etc.) ou em simples acontecimentos de rotina da instituição. (1978,
apud KUNSCH, 2003, p.385-386)
.
Várias definições
E KUNSCH (2003) ainda complementa falando da
importância institucional:
Os eventos constituem uma atividade de grande interesse
para as organizações, tendo em vista que propiciam o
envolvimento direto dos públicos na sua realização. São,
por conseguinte, um excelente meio de comunicação
dirigida aproximativa entre a organização que os promove
e o público que deles participa.(KUNSCH,2003,p.385)
.
Afinal evento significa
Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento,
organização, coordenação, controle e implantação de um
projeto, visando atingir seu público – alvo com medidas
concretas e resultados projetados.
CLASSIFICAÇÕES DE EVENTOS
GIACAGLIA (2008), mostra que os eventos de cunho
comercial e institucional podem ser classificados quanto a:
finalidade
periodicidade
área de abrangência
âmbito
público-alvo
nível de participação.
Finalidade
Dependendo dos objetivos esperados os eventos podem ser
classificados em institucionais ou promocionais.
Aqueles cuja principal finalidade é desenvolver, manter ou
aperfeiçoar a imagem corporativa da empresa, tornando-a
simpática ao mercado como um todo ou ao seu público-alvo,
em especial, são considerados eventos institucionais.
Quando a finalidade do evento for primordialmente comercial,
isto é, objetivando resultados de alavancagem de vendas
imediatas, ele será chamado de promocional.” (GIACAGLIA,
2008, p. 40)
Periodicidade
Eles podem ser esporádicos, periódicos ou de oportunidade:
• Os eventos esporádicos são aqueles realizados sem periodicidade
predefinida e fixa.
• Quando o evento é classificado em periódico ele é desenvolvido com
periodicidade definida e, geralmente, fixa.
• Os eventos de oportunidade, apesar de, assim como os esporádicos,
também não possuírem periodicidade predeterminada, diferem dos
primeiros por serem desenvolvidos de acordo com oportunidades
externas de mercado e não surgidos a partir de uma ação interna da
empresa. (GIACAGLIA, 2008, p40 a p41)
Área de abrangência
GIACAGLIA (2008) mostra que “De acordo com a
abrangência esperada os eventos podem ser
classificados em locais, regionais, nacionais e até
internacionais”.
Âmbito
GIACAGLIA complementa ainda mais as classificações
quando expõe sobre o âmbito:
Embora a maior parte dos eventos das empresas
ocorra em ambientes amplos, fora de suas sedes, às
vezes elas optam por realizá-los nas próprias
dependências. Por esse motivo convém diferenciar
aqueles eventos organizados fora da empresa, que são
classificados como externos, dos realizados dentro de
suas dependências, os chamados eventos internos.
(GIACAGLIA, 2008, p.41)
Público-Alvo
GIACAGLIA também nos mostra essa classificação em
relação ao público-alvo quando afirma que:
Dependendo do perfil do público-alvo estabelecido pela
empresa o evento pode ser classificado em corporativo ou
para o consumidor.
Os primeiros são voltados aos públicos das empresas e os
segundos ao consumidor final. (GIACAGLIA, 2008, p.41)
Níveis de Participação
Normalmente as empresas que trabalham com produtos
e serviços voltados ao mercado consumidor ou mesmo
corporativo organizam seus eventos com recursos
financeiros próprios.
No entanto existem empresas que optam por participar,
indiretamente, eventos organizados por outras
instituições, por meio de patrocínio. (GIACAGLIA, 2008,
p.41)
CATEGORIAS DE
EVENTOS CORPORATIVOS
•
Feiras – São eventos direcionados a segmentos específicos de mercado, têm
duração média de uma semana e são organizados e comercializados por empresas
especializadas no ramo.
•
Convenções de vendas – São eventos destinados às equipes de venda interna,
externa e aos canais de distribuição da empresa (revendedores, parceiros
comerciais, representantes etc), em local, data e horário definidos por ela.
•
Congressos – São eventos em que profissionais de empresas da mesma área de
atuação reúnem-se, em local fechado e restrito aos participantes, para discutir
sobre temas em comum como: situação de mercado, novas tendências, conceitos.
•
Roadshows - Como o próprio nome diz, são eventos que viajam por diversas
estradas, levando o mesmo conteúdo de apresentações - normalmente um
lançamento de produto/serviço - e que necessitam atingir um público bastante
abrangente, de todas as regiões de atuação da empresa.
CATEGORIAS DE
EVENTOS CORPORATIVOS
•
Workshops - A definição do dicionário para workshop é: "curso intensivo ou
grupo experimental". Na prática profissionais do mesmo ramo, área de negócio
ou até da mesma empresa reúnem-se em determinado local com o objetivo de
solucionar um problema ou tema a eles apresentado.
•
Eventos sociais - Existem inúmeras possibilidades de eventos que - com
atividade de cunho social - permitem às empresas atingir seus propósitos de
forma eficaz e prazerosa ao mesmo tempo.
•
Eventos culturais – Para impressionar clientes e parceiros, notadamente se
estes gostarem de arte, será possível convidá-los a participar de um evento
cultural, já em cartaz, ou patrocinado pela empresa.
•
Eventos desportivos – Da mesma forma que nos eventos culturais, é possível
organizar eventos desportivos com a participação exclusiva dos convidados da
empresa, bem como aproveitar algum já existente, participando como
patrocinador.(GIACAGLIA, 2008, p. 42 a p.64)
O QUE AFETA UM EVENTO?
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Atratividade do Tema
Data/ Horário
Local
Reputação do protagonista (ou dos protagonistas)
Preço final para o participante
Diferença do preço final e preço com desconto
Facilidade/ Dificuldade para inscrição
• Tempo para inscrição antecipada
• Reputação do Promotor, do Patrocinador e do
Apoiador.
• Qualidade e quantidade do material de divulgação
• Mídia escolhida para divulgação
• Cronograma de divulgação
• Qualidade e quantidade de eventos acessórios
ALGUMAS FUNÇÕES IMPORTANTES
Idealizador
A concepção do evento e o seu planejamento inicial
caracterizam o idealizador. Ele que apresenta o
PROJETO do evento.
Não apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a
entidade que a formata, filtrando absurdos e
descrevendo público alvo, objetivos, previsão de
custos, previsão de resultados, benefícios para os
promotores, para os patrocinadores e para os
participantes;
Promotor
O promotor do evento é a pessoa ou entidade
que “compra” a ideia do idealizador. E assume,
daí para frente, todos os riscos e todos os
benefícios. O promotor pode, e é até comum que
aconteça, dividir esses riscos e benefícios com
outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco é
todo dele.
O promotor é o dono do evento. É a
pessoa ou a entidade que toma as
decisões fundamentais. É a pessoa ou
entidade que responde, financeira e
juridicamente pelos resultados ou
conseqüências do evento.
Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos
acontecimentos. Fazer uma definição no que diz
respeito ao quanto, como e por quem devem ser
feitas.
Ao Organizador do evento cabe o
trabalho de dar detalhamento ao
projeto do evento.
Produtor
A produção do evento é responsável pela execução
daquilo que ficou definido pelo organizador. É o
produtor (ou a entidade responsável pela produção)
que toma as providências, faz compras, contrata
serviços, enfim, materializa o evento, naquilo que diz
respeito à estruturação.
O produtor é, em última análise, o
responsável pela materialização do
evento.
Patrocinador
O patrocínio se caracteriza pela “compra” do
direito de veiculação de um produto, de uma
marca ou de uma ideia, associado à realização de
um determinado grupo. O pagamento é feito em
dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que
achar conveniente.
Apoiador
O apoio é freqüentemente confundido com patrocínio.
Ambos, Apoiador e Patrocinador contribuem para que o
evento seja realizado, mas existe uma diferença
importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o
promotor usa como bem entender. Já o apoiador
contribui com produtos (mercadorias e serviços) que
sejam utilizados no evento.
Apoiador ou Patrocinador ??
EX: Uma companhia aérea pode apoiar um
evento fornecendo passagens para os
protagonistas (palestrantes, convidados...) ou
patrocinar o mesmo evento, pagando em
dinheiro que será utilizado onde e como o
promotor considerar mais interessantes.