Software TopPonto Rep
Descrição
O TopPonto Rep é um software que faz o tratamento das marcações de
ponto dos funcionários e possibilita desde jornadas fixas até complexas
escalas de revezamento.
Organiza e automatiza os processos do departamento de recursos
humanos, reduzindo os custos operacionais, evitando erros e perda de
tempo no apontamento dos cartões-ponto.
O TopPonto Rep, está 100% de acordo com a portaria 1510, no Ministério
do Trabalho e Emprego.
Glossário



CEI: É o Cadastro Específico do INSS (CEI) para empresas e
equiparados desobrigados de inscrição no CNPJ ou que ainda
não a tenham efetuado e toda obra de construção civil.
REP: Registrador Eletrônico de Ponto.
AFDT: Arquivo Fonte de Dados Tratados. Deve ser gerado mediante
solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho.
Glossário

ACJEF: Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Deve ser
gerado mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho

PIS: Programa de Integração Social.

MTE: Ministério do Trabalho e Emprego.
Principais Características

Manutenção coletiva de funcionários.

Exportação dos dados para a folha de pagamento.

Cadastro Multi-Empresa.

Arquivos de bilhetes individuais para cada empresa.

Cadastro de “Rep”, Registrador Eletrônico de Ponto.
Quatro limites de horas extra para dias normais e três para folgas e
feriados.

Principais Características

Calculo do DSR (Descanso Semanal Remunerado).

Tratamento do mesmo ADF para mais de uma empresa.

Criação de Grupo Econômico.
Exporta registros do AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF
(Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais).

Funcionalidade de “Verificar Marcações”, com o objetivo de informar ao
usuário se existem ou não “inconsistências” que impedem a geração dos
arquivos “AFDT” e ACJEF”.


Geração de marcação Pré-assinalada.
Licenciamento
Baseado por empresas e vinculada a uma
determinada quantidade de funcionários, que podem
ser iguais ou diferentes. Caso o cliente queira
controlar mais de uma instituição no mesmo
softwares, cada empresa deverá ter uma licença de
acordo com a quantidade de funcionários que deseja
controlar.
Exemplo
Empresa
A: Licença de 50 funcionários
Empresa
B: Licença de 75 Funcionários
Empresa
C: ...
Licença do Software
Licença adicional:
É toda aquisição extra, além da licença original, aumentando assim o nº.
de funcionários controlados.
Necessidade do Registro
A portaria 1510 cita no artigo
18, que o fabricante do
software de tratamento de
ponto emita um “Atestado
Técnico e Termo de
Responsabilidade" individual,
ou seja, por empresa e não por
software.
Versões
Existem duas versões de Topponto Rep:

TopPonto Rep, versão de Comercial.

TopPonto Rep Revendedor, versão exclusiva de revendedor.
Cadastro da Empresa
Não existe limites
de cadastros de
empresas no
TopPonto Rep.
Cadastro da Empresa
Bilhetes
Vantagem de comercializar o TopPonto Rep em clientes tenham
coletores e catracas de outros fabricantes.
Cadastro da Empresa
Cadastro de Empresa, Arquivos AFDT e ACJEF
Definição dos caminhos onde serão gerados os relatórios fiscais AFDT
e ACJEF.
Cadastro do Rep
Obrigatório o cadastro, devido ao uso nos arquivos fiscais AFDT e
ACJEF, que precisam identificar em qual REP a marcação foi
efetuada.
Cadastro de Horário
Marcação do Intervalo
Tipo obrigatório:
Pré-assinalada:
Cadastro de Horário
Tipo obrigatório:
Significa que a marcação do intervalo , tanto a entrada quanto a saída
devem ser feitas no REP.
Pré assinalada:
Significa que o funcionário não precisará fazer a marcação do intervalo
no REP, sendo estas geradas pelo operador do TopPonto Rep, através da
opção Ferramentas, Gerar Marcação Pré Assinalada. Ao gerar as
marcações pré-assinaladas, conforme portaria 1.510, no relatório
Espelho e no arquivo AFDT, haverá a indicação que a mesma é do tipo
pré-assinalada, indicada pela letra P.
Cadastro de Jornada
Associação de um ou mais horários
Tipo : Normal ou Carga Horária
Jornada, Horas Extras
Supondo que para as primeiras 3 horas extras que o funcionário
realizar haja um incremento de 50%, da 3ª hora até a 5ª, 80%,
a 6ª hora a 90% e a partir do limite anterior em diante, todas as
horas são 100%.
Jornada, Horas Extras
Jornada, Horas Extras
Exemplo: um funcionário realiza em um determinado dia 07:30
de extra funcionaria assim: as três primeiras horas seriam
encaixadas no limite 1, as duas horas seguintes no limite 2, a
sexta hora no limite 3 e o restante, 1 hora e 30 minutos no
limite 4.
Relatório de Freqüência:
Cadastro de Funcionário
Obrigatório uso do PIS, devido aos arquivos AFDT e ACJEF, que o
utilizam.
Vamos entender melhor o TopPonto Rep através da sequência
de exemplos
Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD
No menu “Ferramentas” clicamos em “AFD” e selecionamos a
empresa e o numero de serie do Rep que o AFD foi gerado.
Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD
Ao ter dificuldade na importação do AFD, verificar:
Verificar se a data de admissão do funcionário é igual ou posterior a
marcação registrada.

Se o número do PIS que está no arquivo de bilhetes, corresponde a
algum número cadastrado no TopPonto.


Verificar se existe algum cartão cadastrado ao funcionário.
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Descrição da Jornada: 5 dias de trabalho por 2 de descanso
Horário:
- Seg-Qui 08:00 às 18:00 e
- Sex 08:00 às 17:00
Tipo: Carga Horária
Pré-assinalada no intervalo
Nome do Funcionário = Funcionário 1,
Cartão = 1
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Cadastro dos Horários
Seg-Qui, 08:00 às 18:00
Sex, 08:00 às 17:00
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Cadastro da Jornada
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Cadastro da Jornada
Horários
5 dias de trabalho e 2 de folga
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
50% = 3 horas
80% = 2 horas
90% = 1 horas
100%= restante
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Associar jornada ao Funcionário
Início da jornada
Seqüência de inicio da jornada
Percentual do Adicional Noturno
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Relatório Espelho: 16 a 27/05/2011
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Gerar em seguida as marcações pré-assinaladas
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Manutenção de Marcações: 16 a 27/05/2011
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Manutenção de Marcações: 16 a 31/05/2011
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Relatório de Freqüência : 16 a 27/05/2011
Hora extra: total acumulado 50, 80, 90,
100%
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Exportação
Eventos: Ausência
Eventos: Extra 50, 80,
90 e 100%
Eventos: Horas
normais
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Exportação de Eventos : 02 a 31/05/2011
1 evento por linha
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Mensalmente o usuário deve “Verificar Marcações” para corrigir
possíveis inconsistências, usando a manutenção de marcações:
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Inconsistências encontradas
Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho
por 2 de descanso (44 horas semanais)
Manutenção de Marcações
AFDT e ACJEF

AFDT (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal)

ACJEF (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal)
Regras para gerar o AFDT e ACJEF





Se existe um registro de entrada "E" deve haver obrigatoriamente o
registro de saída correspondente "S".
Os registros de entrada e saída são numerados seqüencialmente e
para cada registro de entrada deve existir o registro de saída
correspondente, "E1"/"S1", "E2"/"S2”.
Quando um funcionário tiver mais de 6 (seis) marcações em um dia, o
sistema entende como uma inconsistência e não gerará o AFDT;
O TopPonto Rep verifica se tem um caminho cadastrado para gerar o
AFDT;
No AFDT, o sistema verifica se todos os equipamentos que geraram as
marcações estão cadastrados no TopPonto Rep.
Análise AFDT: Cabeçalho
Dados do AFDT, devem ser comparados com dados Relatório Espelho.
Análise AFDT: Marcações
Análise AFDT: Marcações
Análise AFDT: Fim do Arquivo
Análise ACJEF: Cabeçalho
Dados do ACJEF, devem ser comparados com dados do Relatório
Freqüência
Análise ACJEF: Horários
Análise ACJEF: Jornada
Análise ACJEF: Fim do Arquivo
Análise ACJEF: comparando ao Relatório de
Frequencia
Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36
Descrição da Jornada:12 horas de trabalho por 36 horas de descanso
Horário: Seg-Sab ou Dom 19:00 às 07:00
Percentual de adicional noturno: 14,28571%
Tipo: Carga Horária
Nome do Funcionário = Funcionário 4
Cartão = 4
Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36
Cadastro do Horário
Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36
Cadastro da Jornada
Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36
Relatório Espelho: Funcionário 4
* Início na segunda-feira
* Término na terça-feira
Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36
Relatório Freqüência: Funcionário 4
Trabalha 12 horas
Normal Diurno:
Normal Noturno
descansa 36.
19:00 às 22:00 = 03 h
22:00 às 05:00= 07 h
05:00 às 07:00 = 02 h
Com Adicional
Total Normal
07 * 1.1428571 = 08 h
= 05 h
Banco de Horas
A fim de diminuir os conflitos gerados pelas horas excedentes, instituiuse o Banco de Horas, onde o excesso de horas trabalhadas num dia não
é pago como horas extras, mas sim compensadas com a diminuição da
jornada em outro dia.
Atenção: O uso do banco de horas, sempre deve ser autorizado pelo
sindicato do funcionário.
Banco de Horas
Define-se a quantidade
máxima de horas que
poderão ser
contabilizadas
Valor através do qual
será efetuado o
fechamento parcial
Neste exemplo, foi previsto remuneração em dobro para as horas do banco de
horas.
Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas
Nome do Funcionário = Funcionário 5
Cartão = 5
Utilização de Banco de Horas
Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas
Relatório Espelho: Funcionário 5
Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas
Relatório Freqüência : Funcionário 5


Máx. duas horas diárias a 100 % , 2 h * 2 = 4 horas
Restante entra como extra diurno ou noturno
Saldo do Banco de Horas
Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas
Trata falta como débito do banco de horas
Saldo
Relatório de banco de horas após a falta do dia 01/02/2010
Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas
Nome do Funcionário = Funcionário 5
Cartão = 5
Acerto de Banco de Horas
Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas
Acerto
Gatilho de 20 horas
Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas
Usar o gatilho do banco de horas
Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas

Pagou 20 horas, restaram 20 horas de crédito
Exemplo 8: Acerto de Banco de Horas –
Relatório de Banco de Horas
Relatório de Banco de Horas
Em 31/01 possui
84 horas de crédito

Fez acerto
conforme Gatilho
positivo de 20 horas
e tratando falta
como débito.

Permanecendo
saldo de 55horas.
Relatórios
- Espelho de ponto.
- Freqüência.
- Presença.
- Ocorrências.
- Bancos de horas.
- Horas extras.
Abono
Permite JUSTIFICAR/ABONAR horas de ausência.
Funcionário
1, 01 à 24/05/2011
Lançamentos Coletivos
Através dos lançamentos coletivos é possível, efetuar afastamentos,
calendários, jornadas, exceções de jornada, compensações e banco de
horas abrangendo vários funcionários de uma ou mais empresas e
departamentos.
Compactação e Reparação
O procedimento de compactação e reparação do banco de dados,
é necessário para manter a sua base compacta e apenas com dados
necessários.
Através dessa opção, são removidos dados inválidos do banco de
dados, bem como reduzido seu tamanho, removendo informações
desnecessárias e espaços em branco. É conveniente realizar esta
operação com freqüência (mensalmente), mesmo que não haja
problemas com o banco de dados.
Backup
Backups são altamente recomendáveis para manter os seus dados em
segurança, caso venha acontecer algum imprevisto.
Sempre após a programação do TopPonto no cliente efetue um backup
salvando toda a programação.
O padrão do TopPonto Rep é salvar o arquivo de backup com o nome DDMM-AA.mdb