TNX Brasil
Sérgio Mendes
Diretor Executivo
PALESTRA
Gerenciamento
Eletrônico de
Documentos
e da Informação
COMO E PORQUE IMPLANTAR
Data: 14/06/2012
Horário: 17:00 h
Local: EDOC
Autor : Sérgio Bezerra Mendes
GED – rev 15
O DESAFIO
ESTATÍSTICA DO PROBLEMA
Gera-se em média 19 cópias
de cada documento
Gasta-se R$1,00 em mão de obra
por cada documento arquivado
Gasta-se R$32,00
com mão de obra
procurando, de
forma errada, cada
documento
arquivado
Profissionais gastam 5 a
15% de seu tempo lendo
documentos, mas gastam
50% do tempo procurandoos
Perde-se cerca de
25 horas
recuperando cada
documento perdido
7,5% de todos os documentos
são perdidos, 5% são
arquivados de forma errada
Fonte Global GED
Gasta-se 400 horas por ano
procurando documentos
perdidos
ARMAZENAMENTO
Imagem a 200 dpi, comprimida (10:1)  50KB
1 GB  20 mil imagens.
500 páginas de texto  1 MB.
1GB  500 mil páginas de texto
Um arquivo (4 gavetas) comporta, em média, 10 mil
documentos.
Um DVD-R mede 120mm de diâmetro e armazena 4.7 GB
94 mil imagens ou 2,35 milhões de páginas de texto.
Escritórios americanos criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel/dia :
600 milhões de páginas de relatórios de computador;
234 milhões de fotocópias;
24 milhões de documentos diversos.
Fonte CENADEM
Mídias
GED
É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas:
Captação
Gerenciamento
Armazenamento
Distribuição
Preservação.
GED
Este grupo de tecnologias permite o gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme,
som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
O GED é formado pelas seguintes principais tecnologias :
Document Imaging (DI)
Document Management (DM)
Workflow
COLD/ERM
Forms Processing
RIM – Records and Information Management
O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua
criação até o seu arquivamento.
Fonte CENADEM
DI - Document Imaging
Gerenciamento da Imagem.
A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de “scanners”.
“Scanners” convertem os documentos de papel ou
microfilme para uma mídia digital.
A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma
codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há
codificação de cada letra do texto por um teclado.
Fonte CENADEM
DI - Document Imaging
DM - Document Management
Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados,
principalmente aqueles com grande quantidade de revisões. O DM controla o acesso
eletrônico aos documentos, permitindo uma maior segurança e atribuindo
localizadores lógicos, como a indexação.
Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos
respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
Principais aplicações : normas técnicas, manuais,
documentos da qualidade (ISO 9000, ISO 14000, etc) e
desenhos de engenharia.
Fonte CENADEM
DM - Document Management
DM - Document Management
Workflow
Fluxo de Trabalho
É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer
processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento
constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com
objetividade, eficácia e segurança.
Principais sistemas e tecnologias que usam WORKFLOW:
ERP-Enterprise Resource Planning;
SCM, Supply Chain Management;
CRM-Customer Relationship Management
e-Business e outras.
Fonte CENADEM
Workflow
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management
Gerenciamento Corporativo de Relatórios
O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos
para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios
sejam gerados e gerenciados na forma digital.
Fonte CENADEM
Forms Processing (OCR/ICR)
Processamento de Formulários
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite
reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos
nos bancos de dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação
O Forms Processing é utilizado pelos bancos para agilizar o
processamento dos formulários de abertura de contas e
concessão de créditos.
Para o reconhecimento automático de caracteres são
utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR,
Intelligent Character Recognition.
Fonte CENADEM
OCR/ICR
RIM – Records and Information Management
Gerenciamento de Registros
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento,
independentemente da mídia em que ele se encontra.
O gerenciamento da criação, armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização e
até descarte dos documentos são controlados
pela categorização de documentos e tabelas de
temporalidade (TTD).
Fonte CENADEM
TTD – Tabela de Temporalidade
Documental
Localização Física
Etiqueta de Caixa
ECM – Enterprise Content Management
Gerenciamento de Conteúdo
É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e
gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da
empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital.
GED = ECM = EDMS (Electronic Document Management System)
O ECM é uma maneira mais simplificada de se explicar o GED
com a sofisticação que a WEB permite.
Fonte CENADEM
Human System
Creation
N
Collaboration
Review
Edition
Approval
Release
Y
Internet
Portals
E-mail
Mobile
Distribute
Store
Retention
Preserve
Fonte Softexpert
Disposal
P
R
I
N
T
KM- Knowledge Management
Gerenciamento do Conhecimento
É a capacidade que uma organização tem
de criar conhecimento, disseminar e
incorporar a produtos, serviços e
sistemas para gerar resultados.
Para a perfeita efetivação do KM é
necessário o registro de todos os
documentos que entram e saem da
empresa, com inclusões, alterações e
conteúdos.
E isso só é possível com o uso de
tecnologias de GED
Fonte CENADEM
KM- Knowledge Management
Gerenciamento do Conhecimento
ATIVIDADES
+
PROCESSOS
estratégias on e off-line
para gerar resultados por meio de:
+
TECNOLOGIA
+
CULTURA
Fonte HUMANTECH
KM- Knowledge Management
Gerenciamento do Conhecimento
Portal
•
•
•
•
•
Gestão do legado
Revitalização
Construção de Canais
Hotsites
Produção de conteúdo
RI 2.0
• Consultoria digital
• Treinamento com
executivos
• Gestão de redes
sociais
Marketing
digital
•
•
•
•
•
E-mail marketing
SMS marketing
SEO
SEM
SMO
Redes
sociais
•
•
•
•
•
Revitalização
Gestão
Monitoramento
Consultoria
Gestão de crise
RH 2.0
• Consultoria digital
• Gestão das redes
sociais de RH
• Produção de
conteúdo multimídia
Campanhas
SAC 2.0
• Análise de
resultados
• Métricas
• Planejamento
• CRM Social
• Planejamento
• Monitoramento
• Gestão de redes sociais
e métricas
• Gestão de crise
Aplicativos
•
•
•
•
Celulares
Tablets
Games
Feiras e eventos
REFLEXÃO
 Você consegue localizar e encontrar um documento
facilmente?
 Quanto dinheiro é gasto para guardar e buscar este
documento?
 E se você não encontrar o documento que tanto
procura?
 Qual é o impacto de perdê-los?
 Você tem o controle de segurança de quem os
acessa?
 Como é gerenciado o seu ciclo de vida?
 Você consegue distribuí-los e compartilhá-los de
forma eficiente?
 Você consegue compartilhar o conhecimento na
organização com segurança de maneira eficiente ?
Aplicação de GED
• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, e-Commerce, etc
• Extratos de conta corrente, aplicações, cartões de assinatura, Contratos de
câmbio, de financiamento e leasing
• Automação de cartórios
• Bibliotecas digitais
• Catálogos de peças e listas de preços
• Controle completo de compras (do pedido à entrega do produto)
• Controle de bilhetes de companhias aéreas
• Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em
organismos do governo
• Conversão de acervos históricos
• Desenhos de engenharia e relatórios técnicos
Fonte CENADEM
Aplicação de GED
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Documentação administrativa/Financeira/Contábil/RH
Documentação da logística de transporte
Documentação de auditoria
Documentação de consórcios
Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc
Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Powerpoint, fax, email e outros
Documentos e processos de tribunais
Documentos em geral de instituições de ensino
Gerenciamento de contratos em geral
Prontuários de pacientes em hospitais
Resultados de exames laboratoriais
Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização
Fonte CENADEM
Estudo de Caso – Gestão de Pedidos
SE SUITE
Estudo de Caso – Corretora de Valores
Corretora
Integração
Hosting
Aplicador
Registro
Consulta
Documentos
Arquivo
Físico
Digitalização
Indexação
Auditorias
Internas/
Externas
Consulta
Documentos
Estudo de Caso – Gestão de veículos/cargas
Reconhecimento inteligente de placas de veículos e identificações de
contêineres, garantindo melhoria no controle de processos e redução de custos
Estudo de Caso – Gestão da Produção
Porque as empresas implantam GED ?
Alta velocidade, segurança e precisão na localização de documentos.
Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e
aumentando a produtividade.
Grande melhoria no processo de tomada de decisões.
Aproveitamento de espaço físico.
Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos.
Reduzir a possibilidade de extravio ou falsificação de documentos.
Mais agilidade nas transações entre empresas.
Agilidade nas mudanças de processos. Exigência da alta competitividade.
Melhor atendimento ao cliente. Respostas precisas e instantâneas
Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos.
Fonte CENADEM
Retorno sobre Investimento
Premissas :
a.) 10.000 documentos
b.) HH = R$ 12,00/h
c.) Preço de uma cópia = R$ 0,10
d.) Custo médio de guarda de um documento = R$ 1,00
e.) 100 funcionários
Cópias emitidas => 19 cópias * 10.000 x R$ 0,10 = R$ 19.000,00
Custo total de guarda => 10.000 x R$ 1,00 = R$ 10.000,00
Erro de armazenamento => 10.000 x 5% x R$ 32,00 = R$ 16.000,00
Reemissão de documento=> 25h x 10.000 x 7,5% x R$ 12,00 = R$ 225.000,00
Busca de documentos = 400h x R$ 12,00 = R$ 480.000,00
Total = R$ 750.000,00/ano
R$ 750.000,00
COMO IMPLEMENTAR ?
Levantamento
Análise
Recomendação
Projeto
Implementação
LEVANTAMENTO
1. Definir o problema e o objetivo da solução
2. Definir usuários internos e externos
3. Quais os tipos de documentos?
4. Qual a quantidade de documentos (por tipo)?
5. Como será a integração com sistemas legados ?
6. Qual a infra-estrutura tecnológica necessária?
7. Levantamento de processos existentes
8. Definição de um Sponsor para o projeto.
GED IMPLEMENTADO
Conclusão
1.
O crescente volume de informações gerado nas corporações exige uma
metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Tudo
que é importante precisa ser controlado e gerenciado.
2.
O objetivo de toda empresa é a competitividade, produto de uma boa tomada de
decisão. O que mais mudou nos últimos anos foi o modo de acesso às
informações, base para a tomada de decisão.
O foco das empresas de sucesso é um melhor
gerenciamento de todas as informações.
“Conhecimento é poder”
Francis Bacon – Século XVI
A TNX Brasil
Uma empresa brasileira especializada em prover
soluções tecnológicas através da venda consultiva,
consultoria, planejamento e execução de serviços
relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia
avançada. A TNX Brasil conta hoje com cinco unidades
de negócios localizadas em Minas Gerais (Belo Horizonte
e Sul de Minas), no Rio de Janeiro, Espírito Santo e Santa
Catarina, e uma ampla rede de parceiros com capacidade
de atendimento em todo o território nacional.
Como integradora de soluções, possuímos um portfólio
de produtos e serviços que abrange toda parte de
excelência e conformidade empresarial, Gestão do
Conhecimento, Gestão do Chão de Fábrica (Sistemas
MES), automação de projetos 3D, além de parcerias
diversas complementares.
A TNX Brasil conta hoje com mais de 300 clientes, entre
as quais estão inseridas as maiores empresas atuantes
no mercado nacional.
Alguns Clientes
Gestão da Excelência
Gestão do Conhecimento
Gestão da Produção
TNX – UNIDADE MG
Av. do Contorno, 5351/101-112
Funcionários – Belo Horizonte
(31) 3245-2713
TNX – UNIDADE RJ
Rua Dalcidio Jurandir, 255/257
Barra – Rio de Janeiro
(21) 3328-1363
TNX – UNIDADE ES
Rua Pedro Carlos de Souza, nº. 209
Ilha de Santa Maria – Vitória
(27) 3053-1424
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