Conceitos Básico de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos
Roseli Luccas de Oliveira
CDIA+
PMP
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Agenda
Informação
 Informação Estruturada
 Informação Não Estruturada
Documento




Em papel
Eletrônico
Imagem
Ciclo de Vida do Documento
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
GED X ECM
ECM (Enterprise Content Management)
Cases
Referências
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Informação
Podemos classificar as informações
em uma empresa como:
Informação Estruturada
Informação Não
Estruturada
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Informação Estruturada
Informação tratada, classificada
Encontra-se em Sistemas de Informação
Banco de Dados
Campo 1
Campo 2
Dado1A
Dado1B
Dado2A
Dado2B
Dado3A
Dado3B
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Informação Não Estruturada
Informação não tratada
Não está em Sistemas de Informação
Encontra-se em documentos, objetos,
pessoas.
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Informação Não Estruturada
Documentos
Objetos
Voz
Texto
Imagem
Animação
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Documento
É o registro de uma informação independentemente
da natureza do suporte que a contém.
FID - Federação Internacional de Documentação.
Definição adotada ABNT (NBR-9578)
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Documento
É classificado conforme seu suporte:
 Documento em Papel
 Documento Eletrônico
 Documento Imagem
8
Documento
 Documento em Papel
REPRESENTAÇÃO DA
INFORMAÇÃO EM PAPEL
ABCD
EFGH
9
Documento
 Documento em Papel
 Documento Eletrônico
GERADOS COM A UTILIZAÇÃO
DE SOFTWARES
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Documento
 Documento em Papel
 Documento Eletrônico
 Documento Imagem
REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE
UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É
“ESCANEADO”, ARMAZENADO E
GERENCIADO ELETRONICAMENTE
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Ciclo de Vida de Documentos
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GED – Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
“É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar,
localizar e recuperar informações existentes em documentos e
dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group)
“O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades
básicas:
Captação,
Gerenciamento,
Armazenamento,
Distribuição e Preservação. ” (CENADEM)
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Gerenciamento de Documento




Controla a criação do documento
Controla a revisão do documento
Permite a implementação de fluxo documental
Integração com os aplicativos geradores de
documentos
 Documentos em diversos formatos
 Temporalidade documental
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GED X ECM
Documentos X Conteúdo
Departamental X Organizacional
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ECM Enterprise Content Management
“ É o conjunto de estratégias, métodos e
ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar,
armazenar, preservar e oferecer conteúdo e
documentos
relacionados
com
processos
organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias
que permitem a gestão da informação não
estruturada de uma organização, sempre que ela
existir. ” (AIIM - Association for Information and Image
Management)
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ECM Enterprise
Content
Management
Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)
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Por que implantar o ECM?
 Aumento de produtividade
 Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo)
 Acesso multiusuário
 Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a
partir de diversos índices
 Preservação do acervo
 Melhoria na gerência do acervo
 Melhoria no atendimento ao cliente
 Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos)
 Facilidade de implementação de temporalidade documental
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Cases
 Recursos Humanos
Dossiê do Empregado
 Engenharia
Documentação Técnica das Refinarias
Documentação Técnica da TRANSPETRO
 Digitalização e Preservação de Acervo
Documentação do Empregado
Documentação Técnica em Papel
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Referências
AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São
Paulo. CENADEM, 2001
 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos.
São Paulo. Érica, 2004
 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São
Paulo. Atlas, 1998.
 KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de
Janeiro, 7 de julho de 2005
 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13
mai. 2005.
www.ged.net.br
www.aiim.org
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OBRIGADA!
Roseli Luccas de Oliveira
E-mail: [email protected]
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