Gestão de Documentos I
Prof. Josemar Henrique de Melo
Aula 5
Gestão de Documentos
Objeto:
Objetivo:
Instrumentos
Documento de
arquivo
•Assegurar autenticidade;
•Comprovar fidelidade dos processos;
•Eficiência e eficácia
administrativa.
•Plano de Classificação;
•Tabela de Temporalidade;
•Manuais de rotinas.
Gestão de Informação
Objeto:
Objetivo:
Instrumentos:
Informação
•Dar suporte aos
processos internos;
•Assegurar qualidade das operações;
•Eficiência e eficácia
administrativa
•Sistemas de Informação;
•Tesauros,
•Índices
Programa de Gestão Documental
• Fases e funções que compõem um programa de
gestão documental:
– Elaboração;
– Utilização e
– Eliminação.
– “A gestão documental deve se ocupar com tudo que
se sucede aos documentos de uma organização através do seu ciclo de vida.”(Rhoads, 1983)
– Para este autor o programa de gestão desenvolve-se
em 4 níveis:
Programa de Gestão
• Nível mínimo:
– Estabelece que órgãos devem contar com programas de
retenção e eliminação de documentos e estabelece procedimentos para recolher à instituição arquivística os de valor
permanente.
• Nível mínimo ampliado:
– Completa o primeiro, com a existência de centros de
arquivamentos intermediários.
• Nível Intermédio:
– Compreende os 2 primeiros com a adoção elaboração de
gestão de formulários e correspondência e implantação de
sistemas de arquivos.
• Nível Máximo:
– Inclui todas as atividades anteriores complementadas com o
recurso da automação.
Programa de Gestão Documental
• Para Rousseau e Couture (1998) o programa
tem 3 fases:
– Criação, difusão e acesso à informação orgânica (as
informações consideradas inúteis podem ser eliminadas nesta fase);
– Classificação e recuperação da informação;
– Proteção e conservação
da informação.
Produção
Tramitação
Gestão de
Documentos
Avaliação
/Arquivamento
Uso
Produção
• Cada pessoa física ou jurídica produz documentos necessário para o desenvolvimento de suas
atividades.
• Esta produção de documentos depende do
modo como esta entidade produtora funciona e
como dispõe a ordem dos documentos.
• A ordenação dos papéis produzidos dia a dia em
uma entidade realiza-se de diversas maneiras e
de acordo com os diversos setores.
A Gênese Documental
• A Elaboração do documento cumpre etapas:
–
–
–
–
Identificação jurídico-administrativa do ato (Actio);
Seleção da espécie documental;
Fórmula diplomática (Conscriptio);
Divulgação junto ao(s) público(s) a atingir e/ou tramitação de rotina;
– Guarda ou destinação determinada por temporalidade.
• Cada espécie corresponde a uma fórmula diplomática, estrutura e disposição semântica das palavras dentro do texto de maneira presteabelecidas.
A Gênese Documental
• O Documento é resultado • Categorias documentais:
de um procedimento, de
Dispositivos
um processo de criação.
– Documentos normativos:
– Tem um ou mais autores,
dirigido a um indivíduo ou
a uma coletividade. Está
datada de um lugar (data
tópica) e tem uma data
(cronológica).
manifestação da autoridade e que devem ser obrigatoriamente acatados;
– Documentos de ajuste:
representados por acordo
de vontade;
– Documentos de correspondência : derivam de
atos normativos
A Gênese Documental
Testemunhais
• São os que acontecem
depois dos ato dispositivo.
• Nesta categoria temos
também os comprovativos.
Informativos
• São opinativos e que esclarem questões.
Obs: Portanto temos que
conhecer os formulários
produzidos.
Sopa de Letras
• Lei, decreto, instrução
normativa, acórdão,
resolução...
• Tratado, convênio,
contrato, pacto...
• Alvará, circular, edital,
portaria, memorando...
• Ata, auto de infração..
• Atestados, certidões ,
cópias certificadas...
• Pareceres, relatórios,
votos
• Normativos
• Ajuste
• Correspondência
• Testemunhais
• Comprobatórios
• Informativos
Ordenação do Documentos
• Na sua totalidade os arquivistas não estão nas
instituições quando são determinadas as
ordenação dos documentos.
• Trata-se de um problema das instituições produtoras e que os arquivistas devem conhecer.
Ordenação de Documentos
• Os manuais de Arquivologia indicam comumente
algumas formas de ordenação chamados:
– Métodos de ordenação;
– Métodos de arquivamento;
– Métodos de classificação etc.
• O mais correto será ‘ordenamento’: disposição
dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no plano de classificação.
• Qual o tipo de ordenação dos documentos?
– Depende diretamente da natureza mesma do arquivo
Ordenação
• Cronológico:
– Consiste em dispor os documentos por ordem de data. A
data a se tomar em consideração é da produção do
documento.
• Alfabético:
– O mais simples desde que o elemento principal seja o
nome. É um método rápido, barato, porém erros de
arquivamento tendem a predominar.
– Seguir regras de alfabetação
• Geográfico:
– É um sistema preferido quando o principal elemento é o
local.
Ordenação
• Numérico Simples:
– Corresponde a atribuição de um número a cada
área. Ex: 1 – Educação, 2 – Saúde, etc.
• Assunto:
– Distribuição dos documentos em assuntos
determinados pelo setor produtor. Pode levar haver
algum problema, tendo em vista as possíveis interpretações sobre os títulos estabelecidos
– Não confundir assuntos com espécies documentais
– Obs: A Arquivística não trabalha por assuntos no
processo de organização dos arquivos, mas deve
manter as ordenações criadas pelas instituições.
Ordenação
• Decimal:
– Desenvolvido para aplicação nas bibliotecas e equivodamente utilizado nos arquivos. São classes que
se subdividem em subclasses. Ex. 6 –Ciências Aplicadas, 610 a 619 – Medicina, 611 – anatomia.
• Menmônico:
– Utiliza-se dos termos estabelecidos na instituição.
Ex: A – Administração, AG – Administração Geral, AP –
Administração de Pessoas.