UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS
PROJETO A VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO EM FINANÇAS & GESTÃO CORPORATIVA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
UMA QUESTÃO DE PLANEJAMENTO
Rio de Janeiro
2003
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS
PROJETO A VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO EM FINANÇAS & GESTÃO CORPORATIVA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
UMA QUESTÃO DE PLANEJAMENTO
Ana Cristina Trindade Lima
Orientador Celso Sanchez
MONOGRAFIA APRESENTADA
COMO REQUISITO PARCIAL PARA
OBTENÇÃO DO GRAU DE ESPECIALISTA
EM FINANÇAS & GESTÃO CORPORATIVA
Rio de Janeiro
2003
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Agradeço a minha família
pelo tempo em que estive
ausente em especial ao
meu filho Lucas.
4
Dedico a você S.Cortines
que mesmo nas horas difíceis,
você sempre me fez acreditar
e que tudo na vida nada
melhor do que o tempo para as
nossas perguntas.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.............................................................................................7
CAPÍTULO I - O HOMEM NO TEMPO - RESUMO HISTÓRICO................8
1.1
1.2
1.3
- SURGIMENTO DA REMUNERAÇÃO
- GRANDES MUDANÇAS
- NOS TEMPOS ATUAIS
CAPÍTULO II - O AMBIENTE COMPETITIVO .........................................12
2.1
2.2
2.3
2.4
- TEMPO E NEGÓCIOS
- INOVANDO A CADA TEMPO
- OS CLIENTES EM RELAÇÃO AO TEMPO
- REPROJETANDO A EMPRESA PARA GANHAR TEMPO
CAPÍTULO III - SABER ADMINISTRAR VAI ALÉM DO RELÓGIO .......22
3.1
3.2
3.3
- PROGRAME-SE SEM PRESSA
- EVITE O DESPERDÍCIO
- UMA MELHOR QUALIDADE DE VIDA
CONCLUSÃO ..........................................................................................29
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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O estudo do tempo está sendo de tanta evidências nos últimos tempos e por grandes
grupos de estudos que antes ao menos prestavam atenção ao que ele é realmente
significava e este passou a ser o objetivo de meu tema. Administrar o tempo passou a
ser de extrema necessidade para o perfeito andamento de qualquer coisa na vida do
ser humano, como uma engrenagem que faltava para o perfeito andamento comparado
com o descobrimento da roda . Saber administrar bem é primordial para o
planejamento, o desenvolvimento, a produtividade , progresso definido para o
andamento de uma empresa. Progresso esse que necessita ser estudado com muita
atenção na competitividade do mundo globalizado. A partir deste século empresas
estão no mundo onde as informações chegam em milésimos de segundo, onde estar
atento e antenado é primordial e de necessidade imediata. No mundo tudo e todos
estão ligados através de informações, trocas de conhecimentos e decisões são
definidas precisamente. Saber estabelecer rotinas juntamente com a adequação eficaz
do tempo é fundamental para aquele que quer se manter no mercado. Para aquele ser
humano que antes esperavam vir informação dos rádios, jornais, televisão. A internet
surgiu e foi uma total transformação no século. A rapidez da informação fez com que
de imediato possa saber o que ocorre do outro lado do mundo em tempo real, esta
descoberta computadorizada fez uma total transformação no século XX. Atualmente
com o avanço tecnológico o tempo real faz com que o mundo se integre de forma
dinâmica, competitiva. As informações são transmitidas via satélite e quem não estiver
ligados as grandes redes de comunicação não progride, na verdade ficam
estacionados no tempo. O mundo sofre transformações muito rápidas e
consequentemente sentem essas mudanças em todos os setores da vida. Tanto o
trabalho quanto a vida quotidiana estão sendo profundamente alterados. O objetivo
principal deste trabalho é tentar distinguir a razão básica para que essas
transformações estejam se dando em um ritmo tão excessivamente acelerado. A
primeira conclusão identificada é que o homem a cada dia necessita de algo a mais,
este algo a mais poderá ser definido através de informações, que o mantenha ligado
em tempo real e que principalmente supra a necessidade de vida como ser humano.
Ter o poder do conhecimento foi e sempre será o objetivo do homem e essa
capacidade de a cada dia se aprofundar no que acontece ao seu redor é fundamental e
necessária e acima de tudo ele utilize esse dom e que desenvolva sempre novas
tecnologias para o bem da humanidade através dos tempos.
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INTRODUÇÃO
Administrar o tempo nas últimas décadas passou a ser uma necessidade do
homem. O homem atualmente está bombardeado com milhões de informações e
decisões que dele deverão ser tomadas em milésimos de segundos.
Na era da informação, o fluxo de comunicação e informação é tão intenso que
muitos acabam sem saber como se organizar. Saber não somente as informações
relevantes mas saber diferenciar o que poderá ser descartado é umas das opções do
homem moderno. Com o advento da Internet o processo de informações fez com que
,o homem se conectasse a milhares de distância e através da globalização fez com que
as relações interpessoais se tornassem infinitamente pequenas.
No mundo de hoje é essencial saber utilizar as novas ferramentas tecnológica
para a otimização do tempo. Mas saber administrar o tempo não é apenas fazer as
coisas de forma mais rápida, e sim simplificar seus processos, reduzindo o número de
opções disponíveis.
Para muitos a pressa em que o tempo nos impôs nos torna seu escravo e muitos
o consideram como uma doença do século. A síndrome da pressa atinge milhões de
pessoas na faixa dos 25 aos 55 anos, anos de total atividade e produtividade do ser
humano. Saber administrar o tempo passou a ser a necessidade para sobrevivência
do próprio homem e de empresa que tentam se manter no mercado. Saber conjugar o
tempo com as reais necessidade do mundo se tornou um prático em termos de
simplificação, mas uma complexidade infinita.
Tentar definir o tempo é complexo demais e muito perturbador. Gerir com
eficiência o tempo e tentar adaptá-lo na realidade dos nossos tempos atuais está sendo
desencadeador de grandes doenças relacionadas ao trabalho e onde as exigências
são cada vez maiores.
O objetivo principal do trabalho seria fazer um levantamento da real necessidade
da sobrecarga no horário de trabalho mostrando não apenas o custo e benefício
empresarial ou do empregado mas consolidando uma ambiente harmônico e produtivo
para ambos os lados. Tentar mostrar de forma simplificada que administrar o tempo é
uma questão de planejamento.
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CAPÍTULO I - O HOMEM NO TEMPO - RESUMO HISTÓRICO
1.1 O SURGIMENTO DA REMUNERAÇÃO
A divisão do trabalho ocorria onde o homem saía para a caça e a mulher com a
finalidade de criar a sua prole, em busca de alimento no campo. No campo foi
descoberto uma enorme variedade de insumos e para o campo o homem se voltou e
descobriu que através da observação da semente, das chuvas e da colheita eles sempre
teriam o seus alimento, passando assim cultivá-las.
O homem aprendeu a entender o tempo e saber a dominá-lo plantando e colhendo em
seu momento. Aprendeu a domesticar os animais, onde eles não somente lhe serveriam
em matar a sua fome e de sua família mas também a auxiliá-lo na terra. O homem
passou a pastorear o gado. Com a invenção da roda o homem acoplou esta ao animal ,
assim o ajudaria na tração em semear a terra e consequentemente, aumentando em
quantidades maiores a sua produtividade.
A domesticalização dos animais facilitou e prendeu o homem à terra, produzindo
quantidades e variedades a casa dia maiores. A partir destas produções excedentes o
homem passou a fazer as trocas (escambos), as negociações fluiram logo o dinheiro
surgiu entre os povos.
Nos finais do século XVII caracteriza-se pela produção e criações artesanais(nas
próprias casas), o trabalho agrícola e do pastoreio voltaram para cidades e o trabalho
artesanal passou a existir mais intensamente formando-se o início das pequenas
indústrias domésticas, da burguesia.
A Revolução burguesa fez com que uma mudança profunda na estrutura social,
de forma que essa transformação atingisse todos os níveis da hierarquia social.
Mudança em que colocasse numa posição compatível com a força econômica-social e
não mais apenas entre o rei, o clero e a nobreza. Com medo de uma revolução social a
burguesia admitiu que reformas deveriam ser feitas para que amenizassem as grandes
desigualdades entre o povo. A burguesia era dona do capital e é através dele, dos
meios de produção, surgiu a sua superioridade. Pagando salários aos operários onde
ela compra a força de trabalho, matéria-prima para a sua produção, logo o operário não
é dono daquilo produzido e sim o capitalista, o dono dos meios de produção surgindo
assim o proletariado urbano.
A burguesia derrubou o antigo regime através as revoluções liberais e
concretizou o modo de produção capitalista através da Revolução Industrial. Esta trouxe
a mudança quando criou a chamada Questão Social: as condições subumanas do
proletariado, cujas jornadas de trabalho em geral eram de 16 a 18 horas, recebiam
baixos salários, não possuíam direito as férias ou qualquer garantia para a velhice,
doença ou invalidez. O desemprego e a miséria constituíam aspectos da sociedade
capitalista em sua expansão. As péssimas condições do proletariado acentuaram a
oposição: Capital X Trabalho.
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No início do século XVIII surge a Revolução Industrial promovida pela burguesia,
triunfa um momento decisivo de vitória do capitalismo como forma de produção
econômica. A Revolução fez que a forma de pensamento que ignorava totalmente o ser
humano e máquinas valorizadas, passaram a ser imprescindíveis na produção às
vezes até mais importantes que os próprios homens.
A partir deste momento a sobrevivência da maioria seria através do salário,
surgindo o trabalhador assalariado. Foi criada a Legislação social para solucionar ou
amenizar os problemas do proletariado e com o intuito de torna a sociedade mais justa e
equilibrada. O trabalhador é remunerado conforme a sua produtividade na proporção de
sua carga horária e quantidades produzidas.
No filme Tempos Modernos de Chaplin mostra a real situação do operário. O
homem não é nada apenas faz parte do processo de produção comparado á uma
máquina, sem direito a absolutamente nada, apenas produzir o que lhe impunham.
"Nós é que somos chamados a canalha. Estamos fartos, estamos fatigados, morremos
de fome, não agüentamos mais, é melhor que desapareça nossa carcaça; juntos com
nossos filhos e filhas ,é nossa mortalha que nós tecemos"
(Citada por Schnerb,R; op. Cit pág. 236)
Em 1848 Karl Marx estudou as instituições econômicas capitalistas e
compreendeu que o capitalismo se baseia na exploração do trabalho pelos donos dos
meios de produção.
Após este choque entre a burguesia versus operários surge a organização da
sociedade, o Socialismo. O Socialismo veio a defender os direitos dos trabalhadores, do
proletariado. Com medo de uma revolução comunista a burguesia admitiu que reformas
deveriam ser feitas de formas que amenizassem o arrocho aos trabalhadores.
"Trabalhadores de todos os países, uni-vos"
(Manifesto comunista, Mark e Engel, op. Cit. 1848)
Marx e Engels davam grande importância aos sindicatos, pois neles eram a única
forma em que trabalhadores poderiam estabelecer sua luta diária por salários mais altos,
menores jornada de trabalho, melhores condições e o mais importante a completa
emancipação da classe trabalhadora. Eles foram grandes defensores da classe operária,
e puderam observar e constatar que a cada dia de trabalho os donos dos meios de
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produção ficavam mais enriquecidos e a classe trabalhadora a cada dia mais
esmagada. A produtividade não podia diminuir e para aumentar seus lucros os donos
do capital estudavam uma divisão do trabalho.
O primeiro método de organização científica do trabalho é estabelecida por Taylor
onde ele sugere que deveria existir uma média de tempo para cada movimento
executado pelo operário. Segundo Schnerb:
" O Taylorismo não têm por objetivo principal a melhoria da condição operária e sim a
realização do rendimento máximo mediante a uma autoritarismo rigoroso que assimila o
Homem a um elemento da máquina."
Apesar de vários estudos e práticas adotadas, o ser humano continuava
massacrado. Seus direitos existiam, mas poucos realmente possuiam, apenas uma
pequena maioria centralizava este poder e mudanças eram necessárias.
1.2 GRANDES MUDANÇAS
Após diversas revoluções, guerras, greves, muitas contestações o homem estava
disposto e com a consciência de que mudanças contra as desigualdades deveria
acontecer. O proletariado uniu-se em sindicatos e a cada dia ficavam mais fortes e a
insatisfação eram uma constantes. O inconformismo era generalizados e as crises
sociais aumentavam a cada dia.
"É uma verdade eterna: qualquer pessoa que tenha o poder, tende a abusar dele. Para
que não haja abuso, é preciso organizar as coisas de maneira que o poder seja contido
pelo poder."
(MONTESQUIEU, O Espírito das Leis)
A sindicalização surgiu principalmente para defesa do trabalhador tendo em
vista o grande enriquecimento de uma minoria da classe alta ( a burguesia). A cada dia o
trabalhador era mais explorado e não existia uma lei em que pudesse defende-lo das
grandes desigualdades sociais que era notória, e o povo sem a menor qualidade de
vida e vivendo de forma subumana não poderia ser mais admissível naquela ocasião.
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" (...) é preciso (...) encontrar uma forma de associação que defenda e proteja a pessoa
e os bens de cada associação, de qualquer força comum ,e pela qual, cada um, unindose a todos, não obedeça senão a si mesmo, ficando assim tão livre como dantes. Tal é o
problema fundamental que o Contrato Social soluciona."
(ROUSSEAU J.J., O Contrato Social, Editora Tecnoprint, pág. 30)
Nesta época ficou nítido em que mudanças entre o homem e a forma de trabalho
deveriam ser revistas. Revistas e principalmente legalizadas de forma que o trabalhador
não fosse tão exposto como uma máquina e sim uma pessoa que possue a sua
dominação e através dela seu produto final. Logo conquistando o seu lucro produzido
com o seu trabalho, e uma série de etapas que deveriam ser conquistadas o homem
inicia e finaliza fazendo parte de todo um contexto único.
Através de Marx foi criado a Associação Internacional dos Trabalhadores em
1864, nesta associação participavam trabalhadores de países europeus que unificaram
os seus pensamento e fortificaram a união dos trabalhadores. Apesar desta associação
não ter conseguido se sustentar por muito tempo devido as repressões sofridas, fez
com que as suas idéias permanecessem existentes, surgindo o primeiro Estado
Socialista na Rússia.
No final do século XIX e início do século XX os movimentos de fortalecimento dos
sindicatos tornaram-se muito mais fortes, a realização de greves e atividade para
enfraquecer o Capitalismo foram impulsionados pelo Socialismo. Os sindicatos
conseguiram a promulgação de diversas leis entre elas: a legalização das associações
operárias; o reconhecimento do direito de greve; a redução das jornadas de trabalho; a
regulamentação do trabalho de mulheres e crianças; o descanso dominical; a criação de
instituições de beneficência, entre outras conquistas para o trabalhador.
Com o tempo todo essa conscientização foi tornado força e as mudanças que
chegaram até o momento moderno foi muito sacrificante e continua em eterna mudança,
modificações em que valorize o ser humano.
1.3
NOS TEMPOS ATUAIS
O desenvolvimento do capitalismo possibilitou o aprimoramento cada vez maior
da técnicas de produção, acarretou modificações na vida humana: a máquina substituiu
a força muscular, propiciando o aumento da produtividade e a rapidez dos meios de
comunicação e de transporte, mas por outro lado trouxe problemas sérios. A máquina
tornou possível a redução de números de trabalhadores e da jornada de trabalho,
consequentemente trouxe o desemprego, baixo salários, diminuição do poder aquisitivo
dos trabalhadores. Logo, tal contradição deveria ser resolvida, a máquina possibilita a
produção de uma infinidade de mercadoria em pouquíssimo tempo ,mas o homem se
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deparou com a produção em alta escala, quem deveria consumí-las e pagá- las por
completo? O próprio trabalhador já tão massacrado.
Os sindicatos dos operários empenharam-se em obter a redução do dia de
trabalho para evitar o desemprego, o trabalha seria realizado por mais pessoas, que
trabalhariam menos tempo, conforme os dados abaixo:
ANOS
1
1
1
1900
1921
1937
2003 (algumas categorias).
Atualmente bancários, telemarketing)
HORAS
SEMANAIS
60 horas
48 horas
40 horas
30 horas
Essa redução em parte beneficiou o trabalhador, mas surgiu maior
competitividade e o desemprego deslanchou, juntamente com o progresso tecnológico.
Atualmente o ritmo de trabalho é muito mais amplo, não mais depende do
trabalhador, mas sim da máquina. Ocorreu uma degradação profissional onde os
trabalhadores deverão estar em constantes aprimoramento, senão será substituído em
pouquíssimo tempo. E a cada dia entram mais profissionais no mercado de trabalho em
que faz com que o profissional esteja sempre em atualização.
CAPÍTULO II - O AMBIENTE COMPETITIVO
2.1 TEMPO E NEGÓCIOS
No final do século XX as empresas tiveram a percepção que inovar deveria ser
algo adotado como prioridade para ela se manter no mercado. Diversas modificações
foram propostas, do simples corte de custo como a transformação tecnológica para
qualificar seus produtos junto ao mercado e torna a empresa com a competitividade
necessária.
Em um ambiente competitivo o executivo passou a adotar a responsividade que
seria algo muito além de responsabilidade conjugado com a administração do tempo.
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Inovar competitivamente está diretamente ligada ao tempo. Oferecer maior variedade à
custos mais baixos em menos tempo de suas competidoras, faz com que você
abocanhe aquele seu concorrente.
Em geral companhias investem em estratégias e explorando de imediato o
consumidor, crescem mais rapidamente e reagem de imediato junto ao mercado. Saber
reconhecer e agir de acordo com estas fontes de vantagens e estar disposto em novas
adaptações é a regra do mercado atualmente.
Durante a 2ª Guerra Mundial planejar estrategicamente a sua produção e saber
colocá-la no mercado foi fundamental pelas companhias. Após focado isto, passaram
a observar que quanto maior o volume de sua produção, o custo de fabricação
passavam a ficar constantes e declinava gradativamente, com isto administradores
passaram a realizar tarefa mais eficientes, melhorando seus métodos operacionais com
cronogramas aperfeiçoados e organizando individualizações de tarefas nas indústrias.
Produto foram redesenhados de forma a utilizar materiais menos dispendiosos e os
processos tecnológicos mais acessíveis, consequentemente reduzindo custos.
Segundo Bruce D. Henderson, analista de estratégia de negócios:
" Em larga escala nas companhias diversificadas e com multiprodutos, tornava-se
impraticável a administração central, familiarizar-se em profundidade com cada um dos
negócios, com cada produto, com cada segmento competitivo, bem como a estratégia
que cada unidade implicava, isto levou a uma confiança crescente de subotimização de
resultados a curto prazo."
No final da década de 60 e início de 1970 as empresas se expandiram a tal nível,
tornando-se auto sustentáveis e foram consideradas por centro de custo, onde
individualizadas poderiam ser administradas como empresa independentes, mesmo
possuindo um único dono. Esta interdependência de uma mesma empresa, mas com
segmentos diferentes se auto auxiliavam perante as mudanças do mercado ou contra
novos concorrente. Empresas se auto investiam de forma para não quebrarem e até
mesma se sustentarem.
A utilização do caixa e de sua geração através da lucratividade das empresas e
distribuição à sua filiadas é considerado o fluxo de caixa. Para o administrador possuir uma
visão de equilíbrio entre elas e distribuir a sua lucratividade consciente e reinvestindo com
a sua velocidade de crescimentos é saber administrar estrategicamente. No início da
década de 1980 empresas americanas e principalmente japonesas adotaram esta forma
de administração, mais competitivamente e com custo mais baixos, com variedade na
produção e a cada vez mais expandindo-se e em um curto tempo de fabricação aos
centro consumidores, seria o objetivo principal. Nesta década passaram a ter consciência
que o tempo deveria ser seu aliado.
O tempo é uma variável fundamental no desempenho dos negócios. Tempo de
produção; tempo de colocação do produto no mercado; tempo de retorno do
consumidor; tempo de retorno do investimento. O tempo torna-se um parâmetro de
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desempenho, às vezes, ou até mais importante que o dinheiro. O tempo equivale-se
ao dinheiro produtivamente, qualidade e inovação nos grandes mercados.
As conseqüências imediatas após a 2ª Guerra Mundial foi a necessidade desse
monitoramento. As empresa japonesas foram pioneiras em desempenho da
produtividade aliada ao tempo, juntamente com o baixo custo de mão-de-obra pós
guerra.
Os japoneses possuíram em primeiro lugar no mundo uma visão de crescimento
estratégico, sabendo conjugar tecnologia em processos, baixos custos e com produção
em larga escala. Era óbvio que eles não possuiam um mercado que captassem tudo
aquilo produzido, logo eles tornaram-se empresas líderes em exportação, atingindo
mercados carentes e com produtos de qualidade. Hoje a margem da superioridade de
empresas japonesas é capitalizar o tempo como fonte crucial da vantagem competitiva e
sofisticação tecnológica de seus produtos.
SÃO FATORES ADOTADOS PELOS JAPONESES QUE MINARAM COM OS SEUS
CONCORRENTES:
Produção em alta escala à baixo custos;
Fabricação exclusiva, enfocada em um determinado produto;
Segmentos voltados para onde o volume da demanda era maior;
Saber não negligenciar em seus produtos acabados;
Previsão cronometrada de cada etapa do processo;
Diminuir a margem de lucro do produto e produzi-lo com em maior escala;
Substituição de matérias-primas e criação de materiais com a mesma
qualidade;
Diminuir a complexidade de fabricação;*
Flexibilidade de produção com variedade de produtos;
Variedade de forma que atendam a demanda sem aumentar seu custo;
Em tempo de crise reduzir ao máximo a variedade de produtos (restringindo a
sua linha de produção);
Diminuir etapas de produções muito longas entre transporte (funções meios) ou
movimentação de estoques.
Exemplos de empresas japoneses que adotaram esta técnicas como padrão junto ao
mercado internacional:
Toyota; Honda; Yamaha; Suzuki; Kawasaki; Sony; Sharp; Nec; Toshiba;
Canon entre outras.
A vantagem competitiva baseada no tempo tenta promover mudanças estruturais
nas operações de forma a torná-las mais flexível. A partir de 1970 onde o valor do bem
seria conjugado ao menor custo e produzido ao menor tempo, operações flexíveis foram
criadas de forma a reagir a necessidade dos clientes, ampliando a variedade e
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aumentando sempre o coeficiente de inovação. Consequentemente com o aumento do
risco, estratégias de fabricação deverão ser precisas até a necessidade real de consumo
do cliente.
Na década de 1980 os japoneses tinham totalmente readaptado os seus setores
industriais de forma que todas as etapas de fabricação se tornaram flexíveis, eficientes e
com uma enorme variedade de produtos, mas atingindo aos mercados consumidores de
forma vagarosa com relação ao processo industrial. Eles observaram que o produto
acabado até chegar nas mãos dos consumidores levavam um tempo enorme e
incoerente com a sua fabricação. O fluxo de informação, venda e distribuição era lento,
o retorno das informações do mercado consumidor era burocrático e distanciavam a
fábrica do consumidor.
Com este distanciamento eles criaram um sistema de rede de computadores onde
interligavam vendas direto a programação da fábrica. Com isto eles lucraram
duplamente pois a fabricação em série foram segmentadas conforme o consumo e o
lucro com as vendas preferenciais "especiais" eram maiores, mas uma vez eles
conjugaram lucro com satisfação do cliente.
2.2 INOVANDO A CADA TEMPO
A inovação é a chave para uma vitalidade a longo prazo. Inovação significa mais
que produtos novos ou novas fórmulas a fazer negócios. A inovações podem virar de
cabeça para baixo o equilíbrio competitivo, por incitar clientes à mudança e por colocar
em defensiva os concorrentes.
Entre o desafio da inovação esteja em criar idéias, o tempo é o cerne do
sucesso de uma inovação. Inovação significa mudança e mudança é mensurada em
termos de tempo. O prazo de execução é crucial para o sucesso da inovação, as
empresas que deixam seu ritmo de inovação, ficam ultrapassadas pelos concorrentes
e certamente ficarão para trás. O desafio de uma execução eficiente de inovação
aumentam a disciplina imposta pelo "mundo exterior" . O ritmo de levar inovações ao
mercado é determinado para fora e este ritmo deve ser sempre constante e de imediato
para que o mercado mantenha-se sempre competitivo.
Existem alguns setores em que o ritmo de desenvolvimento levam de 8 à 10
anos para os produtos chegarem ao mercado consumidor, em contrapartida, em outro
extremo os noticiários de televisão, os ciclos de desenvolvimento do produto são
(* Custo da complexidade incluem programação das máquinas e das atividades, manuseio de materiais,
administração de estoques)
mensurados em horas e gerados pelos desejos dos consumidores que querem saber
das novidades tão logo surjam.
O planejamento de uma inovação deverá ser bem direcionado, isto é, com
início, meio e fim de forma a atender o seu público e surpreenda o mercado em geral.
Administrar os processos em cada o seu tempo tornará todo o serviço e produto eficaz.
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As companhias que reduziram significativamente seu tempo de inovação possuem
padrões de inovação e de competição nitidamente diferentes das que não colocaram
seu enfoque no tempo.
Os inovadores rápidos podem realizar testes juntos aos clientes à medida que
vão aperfeiçoando a inovação. Se constatarem que esta inovação não é segura
poderão lançar uma versão que seja melhor a concepção naquele momento e
rapidamente, ajustá-la para que reflita as reações dos consumidores.
Os administradores mais vagarosos estão presos em armadilhas, as dos
viciosos em longos prazos de desenvolvimento e lançamento de produtos,
consequentemente ficam sempre na dependência em surgir uma brecha do mercado,
logo, ser um inovador vagaroso é perda da posição competitiva para o inovador rápido.
Em contrapartida inovações mal planejadas sem avaliação da melhor necessidade do
produto a ser projetado junto ao mercado consumidor podem sofrer perdas desastrosas
para empresa.
Enfim, estar ligado ao mercado consumidor e o que ele necessita é algo
essencial e fundamental no tempo e para sobrevivência da empresa. Saber arriscar no
tempo deve ser planejado, mas que esse tempo seja nem tão curto e nem tão
prolongado para que o sucesso se realize.
2.3 OS CLIENTES EM RELAÇÃO AO TEMPO
"Os clientes podem ser um estorvo. Primeiro insistem no que querem. Depois querem-no
quando lhe convêm. Por fim, esperam que a qualidade das mercadorias ou serviços
comprados sejam perfeitas."
(George Stalk Jr. E Thomas M. Hout, Competindo contra o tempo, pag. 89)
Criar produtos e serviços em que clientes sempre confiem e sempre com uma
inovação passou a ser crucial no mercado. Enfrentar o cliente, forçando-o a aceitar o
novo produto o convencendo-o de seu desempenho foi um drástica e demorada
mudança dos serviços e produto que eram padronizados há alguns anos atrás. As
mudanças não eram aceitas tão de imediato como nos tempos atuais, pelo contrário a
mudança sempre era vista com desconfiança e com pouca credibilidade.
A Federal Express Corporation criou uma indústria ao explorar lucrativamente a
elasticidade do tempo de preço. De início, prometia entregar um pacote ou uma carta
por volta das 12:00 horas do dia seguinte à sua remessa; depois passou a oferecer a
entrega às 10:30 da manhã do dia seguinte. Antes da FEDEX o usuário típico tinha que
esperar pelo menos 2 dias ou mais pela consecução do serviço. Hoje os usuários
dispõem de muitas opções para transmitir informação, e às vezes, se prontificam em
pagar altos preços por uma entrega rápida.
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Existem duas formas de clientes, os clientes especiais baseados no tempo e
clientes padronizados cuja a atração são fornecedores baseados no custo. Daí as
elevadas taxas de crescimentos dos competidores baseados no tempo. A fronteira
existia no passado porque os fatores econômicos que proporcionavam serviço rápido
sempre eram mais onerosos dos que os padronizados conjugados com o tempo, clientes
deixavam produtos e serviços especiais de lado. Logo, a concorrência observou que
produtos especiais deveriam ser fabricados ao menor custos e que atendesse melhor e
de imediato à clientela.
O propósito fundamental do concorrente baseado no tempo não é maximizar a
velocidade e a variedade, mas fazer com que o cliente lhe pertença. A velocidade e a
variedade são apenas ferramentas que permitem fazer mais pelo cliente, resolver seus
problemas, reduzir seus custos, em suma ajudá-lo a competir e fazer dinheiro.
A maneira de garantir a posição de uma companhia em seu setor é encontrar os
mais exigentes clientes, determinar suas necessidades e atendê-lo melhor do que fazem
os concorrentes. As concepções baseadas no tempo levam a margem de superioridade,
graças ao melhor serviço e o melhor serviço irá gerar um sistemática de economia de
custo entre o fornecedor e o cliente.
Fornecedores e consumidores possuindo um canal estreito de trocas de
informações poderão fazer negócios entre si. A economia de custo virá das mudanças
no intercâmbio de informações, programações, fixação de preços, logística, etc.
O verdadeiro lucro potencial de ser um concorrente baseado no tempo pode ser
compreendido quanto a maior eficiência de custo e entrega imediata se encontram com
a noção do cliente de melhor serviço ou produto e com a disposição em pagar ambas
em um único conjunto.
A responsividade (responsabilidade ligada ao tempo) de uma companhia, às
necessidades do clientes influencia o preço que recebe pelas mercadorias e serviços, a
lucratividade. Quanto mais rápido uma companhia pode responder consistentemente
melhor os clientes em comparação dos concorrentes , tanto mais elevados serão seu
crescimento, seus preços e sua lucratividade.
A disposição dos clientes de pagar preço mais elevados por resposta mais
rápida pode ser mensurada pela elasticidade do tempo. Entender a influência do tempo
no negócio permite uma visão estratégica das necessidades dos clientes. Podendo
também, revelar a vulnerabilidade dos concorrentes e criar oportunidades para superar
substancialmente os rivais.
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A ESSÊNCIA DA ELASTICIDADE DO TEMPO DO PREÇO PODE SER VISTA
ASSIM:
- Muitos clientes estão dispostos a pagar o top preço de varejo para obter o produto ou
serviço que desejam o mais próximo possível da data em que se decidiram a fazer a
compra, isto é, se um fornecedor pode entregar rapidamente o produto seus lucros
poderão ser elevados.
- Quanto mais o cliente tiver de esperar para receber o desejado, tanto mais se pode
esperar que seja a procura do lugar onde possa comprar pelo menor preço e tanto mais
baixo será o lucro potencial do fornecedor.
O mundo está se movendo na direção do segmento único: os competidores que
diferenciam com êxito produtos e serviços entregues a clientes individuais irão crescer e
ser lucrativos. Atualmente os clientes estão sendo ouvidos, suas necessidades estão
sendo adaptadas conforme os seus gostos, as burocracias empresariais estão sendo
dissolvidas pela concorrência de companhias mais rápidas e mais enxutas. A
comercialização nos tempos atuais vem sofrendo diversas mudanças onde se
caracteriza o atendimento virtual. A compra não precisa se intermediada por uma loja e
um atendente, basta um acesso e alguns cliques para o produto estar à disposição
imediata e na residência do consumidor.
Devido estas grandes mudanças o tempo tornou-se aliado e vilão nas
transações comerciais. Facilitou demais o acesso do consumidor as inovações. " A
entrega imediata ou seu dinheiro de volta" foi lema para grandes empresas em satisfazer
o cliente em um curto período, mas com o advento da internet o público não precisa
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mais sair de casa para ter o produto desejado em suas mãos e com total garantia. O
comércio sentiu a necessidade de a cada dia inovar criando as mais variadas
promoções para reter o público consumidor.
2.4 TEMPO É DINHEIRO
A empresa deverá ser sempre vista como um negócio contínuo, seu valor e as
decisões do administrador devem ser ambos estabelecidos à luz do futuro, bem como o
presente. Levar em conta tal visão de longo prazo significa considerar o valor do dinheiro
no tempo.
O valor futuro e o valor presente constituem conceitos básicos do valor do
dinheiro no tempo. Cálculos de valor futuro são necessários para avaliar montantes
futuros oriundos do investimento corrente em meios que geram juros. O tempo é
essencial na determinação de taxas de crescimento ou de juros do fluxo monetário.
Cálculos de valor presente estão inversamente relacionados ao valor futuro. Estes
cálculos são de extrema importância para estabelecer o valor da empresa, bem como os
benefícios futuros esperados, resultantes de determinadas ações.
Valor futuro, valor presente são necessários para se calcular os pagamentos
requeridos para se acumular um montante futuro pré - determinado e para se amortizar
empréstimos, ao calcular as tabelas de pagamentos. Enfim uma profunda compreensão
do valor do dinheiro no tempo determina as taxas internas de retorno e retornos com
vencimento em que o tempo é fundamental.
O dinheiro no tempo vai muito além da necessidade do ser humanos da
sobrevivência, a cada dia o desperdício do tempo é uma perda de dinheiro. Ações se
desvalorizam ou se valorizam em no mercado tão rapidamente que acompanhar o
frenético ritmos de Bolsas de Valores requer muita atenção no tempo em conjunto com o
mercado.
O valor do dinheiro no tempo é de suma importância pois é ele que rege a vida de
todos nós, o tempo gasto em vão vale prejuízos imensuráveis. Ambos devem estar
equilibrados e andando em um mesmos compasso, ambos sem excessos para que um
projeto demonstre a real situação da empresa no seu tempo certo.
As análise financeiras sempre com o encerramento em no final do ano relata
todas as demonstrações de resultados daquele período e é através destas análises que
poderemos constatar a utilização do dinheiro no tempo e se seus resultados foram
favoráveis ou desfavoráveis.
Tempo e dinheiro andam sempre interligados no processo de uma empresa,
saber adaptá-los e tirar um bom proveito deste conjunto é tarefa do um bom administrador
do tempo.
20
2.5 REPROJETANDO A EMPRESA PARA GANHAR TEMPO
O ponto básico de uma empresa tradicional baseada no tempo é que a mesma
satisfaz a expectativa do cliente conforme a sua necessidade, logo produzindo seus
produtos em um processo operacional aos seus moldes e de acordo com a sua política
adotada de atender sempre as necessidades dos clientes.
Empresas eficientes diferem em sua capacidade de "agradar" clientes em sua
potencialidade de forma a se estruturar em torno disto. Em contradição não existe uma
empresa que agrade 100% a todos os clientes, visto que, a cada dia eles estão mais
exigentes e novos produtos surgem a cada minuto. Devido a uma centena de
sugestões e com inúmeros projetos ramificados a cada produto novo entre projetos,
desenhos, protótipos, resultado de testes, peças originais, peças sobressalentes,
aperfeiçoamento do produto, enfim, uma série de necessidades advindas com o
desenvolvimento tecnológico e a demanda. Foram constatados que apesar de
atenderem o público alvo estava surgindo um enorme desperdício de tempo e com
pessoal cada vez mais aumentando no processo de produção.
Foi estabelecido em que práticas de engenharia deveriam ser estudadas e
analisadas no tempo dispendido em cada etapa do produto. O pessoal envolvido na
produção direta e indiretamente foram examinados e analisados de forma a repensar
os métodos de produção de forma a facilitar cada etapa. Com o resultados obtido,
propostas passaram a levar menos tempo. Os prazos de planejamento e projeção
caíram pela metade.
Projetar e construir sistemas de entrega para aquilo que o cliente realmente
quer, uma variedade de produtos e serviços a serem fornecidos a curto prazo era o
ponto fundamental para essa reestruturação de forma a transformar um empresa
baseada no tempo além de ser flexível e rápida ao mesmo tempo, não esquecendo de
sua estruturação, onde a informação criada e partilhada no seu desempenho é
avaliado.
O trabalho torna-se estruturado de forma que as pessoas envolvidas nos
métodos de produção fazem parte de um sistema integrado sempre voltado ao cliente.
O trabalho de produção deve fluir e todo ele utilizado deve ser em tempo real. Aquele
que não é crucial em tempo real é retirado da linha de produção e terceirizado para
que a entrega não seja retardada.
As políticas, procedimentos, práticas e as pessoas que interfiram para expedir o
produto porta afora devem ser sempre visualizados (identificados com pontos-chave) e
contratadas rapidamente.
As atividades de apoio à medida que a produção vai crescendo, devem se
adaptar na mesma intensidade. Este crescimento deverá ser visto com muita cautela
de forma que as informações sempre fiquem atualizadas com o desenvolvimento,
sempre intensificando a conscientização de onde e por quê o tempo é gasto na função.
21
Sequenciar a rotina administrativa da matéria-prima ao produto final e a entrega
aos consumidores deve manter um fluxo sempre contínuo, um sequencial e um
conjunto de todas as atividades de apoio integradas, fazendo com que a administração
do tempo seja eficaz.
As companhias baseada no tempo voltaram-se aos pontos básicos, quando
decidiram que a melhor maneira de acompanhar o seu curso e seu empenho deveria
ser cronometrado. O tempo é amplamente utilizado para mensurar o desempenho dos
processos nas empresas, utilizando termos como prazo e tempo de resposta do
consumidor . As empresas baseadas no tempo dão um passo adiante, utilizam a
mensuração do tempo como ferramenta para estabelecer metas básicas de operação
ao seu redor. Sabem utilizar o tempo para ajudá-las a conceber como a empresa
deveria funcionar, isto é, possuem uma visão de diagnosticar e conceber um parâmetro
de desempenho de seus concorrentes.
MEDIDAS DE DESEMPENHO BASEADAS NO TEMPO
DESENVOLVIMENTO DO PRODUTO
TOMADA DE DECISÃO
TEMPO DECORRIDO DA CONCEPÇÃO
ATÉ O MERCADO
TEMPO DO CICLO DA DECISÃO
COEFICIENTE DE LANÇAMENTO DE
NOVOS PRODUTOS
TEMPO PERDIDO À ESPERA DE
DECISÃO
PROCESSAMENTO E PRODUÇÃO
SERVIÇO AO CLIENTE
VALOR ADICIONADO COM O % DO
TEMPO TOTAL TRANSCORRIDO
TEMPO DE RESPOSTA
DISPONIBILIDADE E RENDIMENTO
PRAZO COTADO
RENOVAÇÃO DE ESTOQUE
TEMPO DE CICLO (SEGUNDO A MAIOR
ETAPA DA SEQUENCIA PREINCIPAL
% DE ENTREGA DE TEMPO
TEMPO DECORRIDO ENTRE O
RECONHECIMENTO PELO CLIENTE DE
SUA NECESSIDADE.
Esta tabela resume os indicadores da compreensão do tempo, as medições
gerais tomadas de forma a fazer chegar ao mercado novos produtos de forma a avaliar
o desempenho da empresa e comparando-a ao concorrente.
Torna-se uma empresa baseada no tempo requer um esforço sustentado
e enfocado onde executivos não deverão apenas estar direcionado ao custo do produto
22
e a qualidade, mas estar empenhado em cálculos de milésimos de segundos que
poderão reduzir o dispêndio de uma etapa de produção e em programações de
máquinas com medições precisas.
Fazer um mapeamento da real necessidade de produtos e como elas estão
sendo expostos ao consumidor final, possuir uma visão em tempo imediato do que é
necessário, saber sincronizar pessoal com produtos e prazos e principalmente saber
tomar a decisão a tempo é primordial.
CAPÍTULO III - SABER ADMINISTRAR VAI MUITO ALÉM DO RELÓGIO.
Administrar o tempo e saber dele tirar um bom proveito, não apenas para a
empresa mas na vida do ser humano é um dom em que muitos gostariam, mas pouco
desfrutam. Saber dominar o tempo de forma equilibrada em termos de lucratividade
conjugados com equilíbrio de trabalhadores, clientes e fornecedores em uma constância
é almejados por todos, apenas uma minoria consegue esta façanha.
Um dos passos principais de otimização do tempo é ter uma visão total da
empresa. Saber dominá-la em todos os aspectos e nuances sem jamais deixar que ela a
domine, tomando as suas possíveis horas vagas em excessivas horas de trabalho em
vão.
Idealizar as mil e uma maravilhas onde as coisas funcionem de forma positiva,
dinâmicas e que as finalizações sejam perfeitas, mesmo com os contra -tempos e
imprevisto não existe. Saber finalizar, tomar decisão coerente é um ponto fundamental
para empresa. Existem decisões que são catastróficas, tomadas de imediato. A empresa
precisa se conscientizar que ela anda em conjunto e que todos devem tomar decisões
afins. Divergências de opiniões são normais, fazem parte e são construtivas, mas chegar
a um concenso é primordial para a sobrevivência dessa empresa no mercado. Chegar a
tempo e no momento exato.
O tempo é primordial para tomadas e resoluções das decisões e saber
administrá-lo de forma que a empresa se torne ágil, captar tudo de quase todos e saber
digerir pela praticidade é um utopia de todo administrador. Possuir a visão da empresa
nos próximos anos é administra-la para que ela chegue no futuro redonda e atinja todos
os objetivos traçados e o desejos não só é almejado pelos administradores e sim por
todos os acionistas, funcionários, fornecedores, etc.. de um modo geral.
23
3.1 PROGRAME-SE SEM PRESSA
Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia otimizar o
tempo exige prioridade claras do rumo em que se deseja dar a empresa se torne perfeita
e sem contra-tempos . Possuir resultados constantes com dias menos desgastantes,
com compromissos respeitados, com tarefas realizadas no prazo programado é
possível. Relógios, palms computadores são ferramentas que auxiliam a atingir esse
objetivo.
Saber dominar o tempo de forma equilibrada em termos de lucratividade
conjugados com equilíbrio de trabalhadores, clientes e fornecedores em uma constância
é almejados por todos mas, apenas a minoria consegue esta façanha.
Administrar o tempo não e uma missão impossível, basta saber priorizar, jamais
esquecendo em que família existe, momentos sociais acontecem, lazer faz parte e filhos
sempre estarão presentes. Saber avaliar e ter a consciência que tudo está dominando a
sua vida de forma com que não consegue fazer nada; o tempo está curto; mal consegue
dormir oito horas noites completas de sono, significa que o estado está crônico e
mudanças urgentes deverão ser tomadas.
Definir prioridade é o primeiro passo para o começo de uma mudança. Segundo
Paulo Kretly administrar o tempo é fazer com que pessoas busquem o mais importante
na vida, isto é, saber definir o foco do que é importante e sem prendê-lo de vista jamais.
Stephen Covey criou uma matriz de administração do tempo onde distribuía uma
série de atividades de acordo com as quatro maneiras em que empregamos o nosso
tempo:
URGENTE
CRISES
REUNIÕES
PROBLEMAS URGENTES E
INADIÁVEIS
PROJETOS COM HORA
MARCADA
NÃO-URGENTE
PRE VENÇÃO
CRIATIVIDADE
RECREAÇÃO
APRENDIZADO
PLANEJAMENTO
DESENVOLVIMENTOS DOS
RELACIONAMENTOS
IDENTIFICAÇÃO DE NOVAS
OPORTUNIDADES
24
URGENTE
INTERRUPÇÕES
TELEFONEMAS
RELATÓRIOS
CORRESPONDÊNCIAS
ATIVIDADES POPULARES
ASSUNTOS
ESTRESSANTES
NÃO-URGENTE
DETALHES
PEQUENAS TAREFAS
CORRESPÔDÊNCIA SEM
IMPORTÂNCIA
ATIVIDADES AGRADÁVEIS
PERDA DE TEMPO
Enfim, definir prioridades não é algo simples, basta ter um auto conhecimento
para a partir deste ponto lidar com tudo que a vida lhe propõe. Saber traçar um
estratégia depois de ter consciência de seu estado "crônico" é fundamental para que
algo aconteça ou modifique. Seguir a risca ponto a ponto a estratégia traçada é
fundamental e torna-se uma obrigação para a administração do tempo ser tornar
enquadrada e prospera.
O EXCESSO DE INFORMAÇÃO O GRANDE VILÃO.
Com o advento da informatização estar clicado, estar atento em todos os
acontecimentos em todos os momentos passou a ser de uma necessidade do ser
humano e do meio em que ele vive. Alguns anos atrás as notícias chegavam a passo de
tartaruga e insto quando chegavam. Os fatos aconteciam, o homem ia a lua e muitos
duvidavam de que isto realmente acontecesse. A credibilidade da notícia surgia mas
muito vagarosamente e quando chegava quase sempre distorcida do real acontecido,
logo a margem de erros, boatos quase sempre eram prováveis de acontecer.
Atualmente com o desenvolvimento dos meios de comunicação, somos
bombardeados com milhões de informações vindos de email; fax; internet, informações
que que deveremos processá-las.
A internet causou um grande impacto nas pessoas e principalmente nas
empresas. Através das trocas de informações empresas se solidificara e ficam muito
mais próximas, mas em oposição também tornaram-se frágeis capazes de quebrá-las
muito rapidamente no mercado.
O ser humano esta bombardeado de informações e tornou a vida do homem
muito dinâmica e estressante para o profissional. Saber identificar este impacto e
compreender estas mudanças não é difícil basta identificá-las e priorizar tudo e todos ao
seu redor.
25
Administrar o tempo ultrapassa fronteiras do seu dia-a-dia, na verdade engloba
to a vida, isto é, diferenciar o lado profissional, o pessoal e o lado social criando
condições para uma maior produtividade com qualidade é o ideal.
Aprender a organizar melhor as tarefas diárias e identificar o desperdício do
tempo sem um perfeccionismo, mas com um planejamento objetivo, sabendo delegar
tarefas, evitar o imprevisto, reduzir o excesso de burocracia e reuniões são atores
principais para a perfeita administração do tempo.
Saber livrar dos maus hábitos e saber dizer não é necessário para as metas
serem cumpridas. Estar a tempo e a tudo ligado ´s preciso, mas saber economizar horas
e primordial. A mudança de hábito s deverá ser gradual e de modo a evitar bruscas
mudanças e risco. A ânsia em obter resultados sempre positivos poderá gerar uma
grande decepção e quebra total da empresa. Uma medida tomada precipitadamente
poderá fazer um enorme estrago, em contradição medidas deverão ser tomadas de
imediato ou grandes negócios serão perdido.
Enfim para a o profissional é muito sacrificante e exaustivo se formos pensar no
tempo, mas é um mal necessário para a sobrevivência. A principal meta para que tudo
ocorra em seu tempo certo e não deixar que o foco de seu objetivo não seja perdido é
saber priorizar e simplificar toda a rotina. Não é algo impossível mas que necessita
saber adequar a rotina e livrar-se dos maus hábitos.
3.2 EVITE O DESPERDÍCIO
Ter a sensação de que sempre falta tempo para a realização de uma tarefa no
dia-a-dia e que às 24 horas do dia são insuficientes é a sensação generalizada para o
trabalhador dos tempos atuais. A falta de tempo têm sido um fator de insatisfação
pessoal do ser humano. Não poder se dedicar plenamente em uma tarefa causa
frustração e total incapacidade. O ser humano é sempre cobrado pelo tempo. Tempo de
acordar, tempo de dormir, tempo para chegar ao trabalho, de sair, tempo do almoço,
sempre preocupados com horários, prazos uma série de ítens que se formos pensar nos
tornamos escravos do tempo.
Cada ser humano possui o seu ritmo próprio e saber adaptar a sua rotina ao
tempo faz parte de cada um. A rotina estressante em que o tempo nos submete deve ser
analisada sempre a cada dia e reformulada para que exigências do nosso tempo seja
resolvidas à tempo.
26
Dez maneiras de se evitar o desperdício do tempo.
1 - Tempo de viver: Ter a noção firme na mente de que o que passa não é o tempo, mas
sim a própria vida, que tem vários fatores que promovem um desperdício automático de
tempo. As horas e os minutos devem ter o devido valor, mesmo quando se resolve ficar
descansando ou dedicando ao lazer.
2 - Quem não organiza, agoniza: Manter os papéis por alguma ordem que lhe pareça
mais adequada, mais familiar ou mais agradável, por ordem alfabética, por ordem de
assunto, não importa, ponha em ordem, que faça com que não se perca tempo
procurando alguma coisa em todos os lugares, o tempo de procura pode ser infinitamente
superior ao tempo em se planejar e organizar.
3 - Pessoal não qualificado: Supervisionar, coordenar, ou mesmo contratar algum
serviço, certifique-se da capacitação profissional de quem o realizará. Se forem seus
subordinados treine-os bem, se contratar verifique serviços anteriores. Não perca tempo
com profissionais não qualificados e serviços que precisarão ser refeitos, ou ainda com o
desgaste de um serviço em desacordo com o solicitado. Lembrete: Saiba pedir
adequadamente o serviço.
4 - Indecisão: A falta de decisão e objetivos é, sem dúvida, um dos maiores ladrões de
tempo. Não duvide de si mesmo. Se já planejou as etapas de seu plano de ação, vá e o
realize.
5 - Procrastinação: Não deixe para depois o que pode fazer agora. Uma das melhores
formas de não se realizar uma atividade é entregá-la a alguém que pode procrastiná-la,
quem terá dificuldades em realizá-la, ou quem não tem capacidade para terminá-la.
6 - Burocracia: Excesso de controles, de papéis e informações só complicam.
Principalmente quando os controles, papéis e informações não são destinados a funções
específicas do planejamento. Questione sempre a si mesmo quando estiver preenchendo
alguma coisa para a qual não saiba a destinação.
7 - Decisão apressada ou atrasada: A tomada de decisão tem que ser na hora certa.
Nem precipitadamente, nem intempestivamente. Qual é a hora certa? Lembre-se dos
compromissos assumidos, dos objetivos e daqueles que dependem de sua decisão.
8 - Funções mal definidas: Quando não se define bem as atribuições de trabalhadores
de projetos e atividades, quando não se dá as devidas responsabilidades e autoridades a
cada indivíduo, decorrem um série de problemas. Quando funções e atribuições são
claramente descritas auxiliam no desenvolvimento das atividades.
9 - Delegação: Tarefas rotineiras e programáveis, atividades para as quais não é
especialista, devem ser feitas pelas pessoas mais indicadas, não hesite em atribuir
atividades a outras pessoas.
27
10 - Disciplina: Resista às tentações. Utilize da auto-disciplina para melhor utilizar seu
tempo, nas diversas formas de trabalho e lazer, não se formam bons hábitos sem uma
boa disciplina, e consequentemente perde-se muito tempo.
3.1
QUALIDADE DE VIDA
Proporcionar a qualidade de vida está sendo uma exigência imposta pela atual
conjuntura econômica. São fatores vitais para o sucesso de qualquer empresa voltada a
defender o espaço do cliente e o bem estar dos funcionários.
A todo o momento surgem novos desafio e armadilhas no mercado e que as
empresas devem estar suficientemente preparadas e, principalmente seus funcionários
atuantes pois o risco de desmoronar projetos empresariais de anos de planejamento são
suscetíveis de ocorrer.
A enorme agitação provocadas pela necessidade cada vez maior de estarem
continuamente alertas as constantes variações, e nos forçarem a agir sempre com
rapidez e precisão; as imposições crescente criada pela globalização; fusões e aquisições
e tudo mais que envolvem o mercado causam um estado permanente de estresse nos
dias de hoje.
O stress é uma reação do organismo com componentes psicológicos, físicos,
mentais e hormonais que ocorre quando surge a necessidade de uma adaptação a um
grande evento ou situação de importância. Stress negativo é o excesso. Quando a pessoa
ultrapassa seus limites e esgota sua capacidade de adaptação e a energia mental fica
reduzida causando a improdutividade e a incapacidade do profissional. A qualidade de
vida sofre danos e se não for tratada faz com que o indivíduo se intimide e fuja das
decisões.
Empresas a cada dia mais incentivam a prática de esportes, lazer, relaxamento,
repouso ou até mesmo um breve cochilo no ambiente de trabalho, pois esta foi a saída
encontrada por algumas empresas para neutralizar o stress do dia-a-dia. Além de reduzir
os efeitos dos problemas pessoais, minimizar dentro da empresa os problemas foi uma
forma adotada na jornada diária. Com o objetivo de repor as energias, tempo gasto,
garantindo assim um nível de relacionamento, de motivação, satisfação pessoal,
profissional e auto estima de todo o grupo.
Os resultados positivos obtidos pela melhoria da qualidade de vida nas empresas
no mundo moderno é entendido por um número reduzido de empresa no mercado. A
grande maioria não consegue enxergar os enorme benefícios que poderão ser gerados
pela adoção de tais práticas. Muitos alegam perda de tempo mas tendem a ser opostos,
pois quanto melhores estiverem maior será o rendimento deste profissional.
28
Os obstáculos se interpondo entre a necessidade de fazer alguma coisa e a
realidade da organização nos tempos atuais são muitos. Treinamentos, palestras,
eventos, viagens, negociações com fornecedores e clientes, pendências, intermináveis
reuniões de planejamento e estratégias, entre outras atribulações do dia não deixam
qualquer espaço de práticas não convencionais no local de trabalho, mas tudo isto não
poderá ser cumprido com maior eficiência e com o grupo equilibrado, se não houver o
motivo para fazê-lo, se não for adotado com uma perfeita administração do tempo pelos
seus líderes.
A necessidade de um pouco mais de arrocho e determinação por parte dos
líderes de forma a encarar a realidade atual do mercado, encontrar um ponto de equilíbrio
entre o querer e o poder, e partir para um planejamento que viabilize a eliminação de
desperdícios de tempo visando a economia de outro tanto nas atividades que podem ser
simplificadas, algumas até suprimidas. Assim poderão disponibilizar tempo suficiente para
a implementação de novas atividades voltadas para o desenvolvimento e sucesso
empresarial.
29
CONCLUSÃO
Ao olhar todos os dias para o relógio e ter a certeza de que o prazo estipulado
par a entrega do trabalho não será suficiente, alguma coisa não está certo. A não
administração do tempo faz com que o dia renda menos do que deveria e esteja
comprometendo a qualidade de vida. Claro que é ilusão que acreditar que em uma
sociedade complexa como a nossa, sempre teremos tempo para fazer tudo o que
precisamos e desejamos. Mas estabelecer metas, definir prioridades e organizar o
ambiente de trabalho, entre outros aspectos, pode ajudar e muito a tornar as 24 horas
do dia mais produtivas.
Administrar o tempo e´ preciso identificar como e porque ele é desperdiçado. As
causas podem ser muitas: perfeccionismo, dificuldade de dizer não, falta de
planejamento e objetivo, dificuldades de delegar. Prender-se em detalhes irrelevantes,
centralizando tarefas e demora de tomadas de decisões só atrasam o bom andamento
da empresa.
A administração por crise em que a empresa vive apagando incêndios deverão
ser acabados e administrados para que não aconteçam, visto que isto é uma forma de
má administração do tempo.
Definir um cronograma de atividades com antecedência, é fundamental para o
bom andamento dos trabalhos. Organizar os compromissos de forma a torná -los
práticos e eficientes fazem parte.
Tornar o dia-a-dia mais organizado não requer apenas força de vontade, não
existe uma receita própria cada empresa e seus funcionários deverão ter um auto
conhecimento, estudar a problemática e tentar resolvê-la da melhor maneira possível,
com tolerância, disciplina e determinação.
Administrar o tempo é obedecer prioridades, estabelecer o que é mais urgente
para a organização e para vida pessoal. Não deixar de contar com os imprevisto, ter um
excelente qualidade de vida.
Administrar o tempo não é algo impossível mas necessário para todos aqueles
em que querem ter uma vida equilibrada.
30
BIBLIOGRAFIA
LIVROS:
- Aquino, R., Jacques, F., Denize F., Oscar,L. "História das Sociedades" RJ, Ed. Ao Livro
Técnico, 1978.
- Domenico De Masi. "Ócio Criativo" RJ, Ed. Sextante, 2000.
- Arruda,J. J.. "História Moderna e Contemporânea" RJ, Ed. Ática, 1942.
- Stalk,George., Hout,Thomas "Competindo contra o Tempo" RJ, Ed. Campus, 1993.
- Oliveira,J. "Consolidação das Leis do Trabalho", Ed. Saraiva,1992.
- Askenas, Ronald N. e Schaffer, Robert H. O Executivo pode evitar o desperdício de
tempo.
- Chinelato Filho, João. As 7 Ferramentas do Administrador, Brasília, CRA-DF, 1993.
- Drucker, Peter F. - O Gerente Eficaz, Rio de Janeiro, Zahar, 1983.
- Linkemer, Bobbi. Reuniões que Funcionam - tradução de Carmen Mortara - São
Paulo, Nobel, 1991.
- Rowan, Roy. Gerente por Intuição, Rio de Janeiro, Record, 1986.
- Lawrence, J. Gitman., Princípio de Administração Financeira, Ed. Harbra,1987.
REVISTAS:
- Margot Cardoso,VENCER,nº 39,Dezembro/2002.
- Gary Stix, SCIENTIFIC AMERICAN, nº 5, Outubro/2002.
- Mauro Silveira,VOCÊ, nº 45, Março/2002.
31
JORNAL:
- Dizendo a coisa certa na hora certa, O Globo, Caderno Boa Chance, 09/02/03.
WEBGRAFIA:
- Mário Persona, Administração do tempo na Empresa,www.mariopersona.com.br,
26/06/02.
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vida,www.webcorner.com.br, 09/07/02.
- Isadora Barros, contratações via Internet,www.acsp.com.br,25/06/02.
- Mario Roberto da Correia, A importância da qualidade de vida, www.portalbrasil.eit.gov,
24/07/02
- Pedro Luis de Albuquerque, Ócio/repouso cada vez mais almejado pelo meio
empresarial, www.portabrasil.eit.gov.,21/08/02.
32
ANEXOS
33
CITAÇÕES
" Tudo tem o seu tempo determinado, e há tempo para todo propósito debaixo do céu;
Há um tempo de nascer e tempo de morrer; tempo de plantar e tempo de arrancar;
tempo
de matar e tempo de curar; tempo de derrubar e construir;
Há tempo de ficar triste e tempo de se alegrar; tempo de chorar e tempo de dançar;
tempo de espalhar pedras e tempo de ajuntá-las; tempo de abraçar e tempo de afastar;
Há tempo de procurar e tempo de perder; tempo de economizar e tempo de desperdiçar;
tempo de rasgar e tempo de remendar; tempo de ficar calado e tempo de falar.
Há tempo de amar e tempo de odiar, tempo de guerra e tempo de paz."
Eclesiastes 3:1-8
"Você não pode fugir da responsabilidade de amanhã, esquivando-se dela hoje."
Abraham Lincoln
"A gente não perde tempo na vida; o que se perde é a vida, ao peder-se tempo."
(Provérbio Árabe)
"É preciso muito tempo para tornar-se jovem."
(Pablo Picasso)
" O tempo é substâncias da qual somos feitos."
(Jorge Luis Borges)
"Quem tem tempo não é aquele que não faz nada, mas aquele que sabe administrá-lo
para fazer o que deseja"
(Eduardo O C. Chaves)
34
FOLHA DE AVALIAÇÃO
UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
Instituto de Pesquisa Sócio-Pedagógicas
Pós-Graduação "Latu Sensu" em Finanças e Gestão Corporativas
Título da Monografia:
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO UMA QUESTÃO DE
PLANEJAMENTO
Data de Entrega:
Avaliado por
Grau
Rio de Janeiro,
de
___________________________
Coordenador do curso
de 2003.