ESADE – Laureate International Universities Ademar Oliveira Flores Júnior PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DE MODELO DE BALANCED SCORECARD EM UMA EMPRESA COMERCIAL DE MÉDIO PORTE Porto Alegre, 2011 AGRADECIMENTOS Durante os poucos anos que estou atuando ativamente na contabilidade, evolui muito como pessoa, graças às pessoas com quem interagi nesse meio tempo. Um dos maiores aprendizados foi a importância da gratidão. Como devemos sempre dar o devido crédito por contribuições recebidas, não importa o quão simples sejam. Num momento tão importante em minha vida, é também a hora de exercer este valioso aprendizado, com meus mais sinceros agradecimentos: À minha orientadora, professora Angelita Delfino. Apesar dos percalços enfrentados, sempre acreditou na minha capacidade, e se mostrou uma boa amiga; Ao Sr Henrique Hennes Neto, grande gestor, exemplo de pessoa. Com ele eu descobri a existência do Balanced Scorecard, o que repaginou as minhas projeções profissionais; À Valdirene Bueno Marquart, exemplar contadora e minha supervisora. Com ela aprendo constantemente a extrair mais de mim, o que sempre me leva a me perguntar de o que mais eu sou capaz; E aos meus amigos, Fernanda Wagner e Gabriel Filber Ribas. O apoio incondicional destas pessoas me deu muita força em momentos verdadeiramente complicados. “O homem, desde sempre, se valeu da criatividade para derrotar seus inimigos atávicos: a fome, o cansaço, a ignorância, o medo, a feiura, a solidão, a dor e a morte. Após pesquisas, temos certeza de que hoje, mais do que nunca, as descobertas científicas e as obras-primas artísticas são resultado do aporte coletivo e tenaz de trabalhadores, troupes, teams, squadre e equipes, e não de gênios individuais.” DOMÊNICO DE MASI 1 PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DE MODELO DE BALANCED SCORECARD EM UMA EMPRESA COMERCIAL DE MÉDIO PORTE Aluno: Ademar Oliveira Flores Júnior Orientadora: Profa. Ms. Angelita Delfino RESUMO Este estudo tem como objeto de pesquisa a verificação da viabilidade de implantação do Balanced Scorecard (BSC) na Gigio Materiali Elettrici, nome fictício de uma empresa comercial de médio porte de Porto Alegre. A Gigio é uma empresa consolidada no mercado de comércio de materiais elétricos, atuando neste ramo à aproximadamente 30 anos, e passando por transformações culturais. O BSC é um modelo de gestão que tem por objetivo criar valor para a empresa, mensurando vetores de desempenho da mesma, com base em relações de causa e efeito que unem quatro perspectivas diferentes sobre a mesma empresa – financeira, de clientes, de processos internos, e por fim de aprendizado e crescimento. A pesquisa realizada levantou dados de cunho operacional e estratégico da empresa que permitiram, mesmo preliminarmente, uma expansão de horizontes para os gestores da empresa pesquisada, e também para o desenvolvimento do trabalho. Os principais resultados trazem a forte possibilidade de o BSC ser implantado com sucesso, desde que obtenha-se o apoio dos gestores para tal feito. Palavras chave: Balanced Scorecard, estratégia, missão, visão. ABSTRACT This study focuses on research to verify the feasibility of implementing a model of Balanced Scorecard (BSC) in Gigio Materiali Elettrici, fictitious name of a mid-size business enterprise in Porto Alegre. Gigio is an established company in the market for trade in electrical materials, the acting in this business nearly 30 years, and through cultural change. The BSC is a management model that aims to create value for the company, measuring this performance vector, based on relations of cause and effect linking four different perspectives on the same company – financial, customer, internal processes, and finally learning and growth. The survey gathered data from operational and strategic nature of the company that allowed, even preliminarily, an expansion of horizons for the managers of the company studied, and also for the development of work. The main results show the strong possibility that the BSC to be implemented successfully if you get up management support for such a feat. Keywords: Balanced Scorecard, strategy, mission, vision. 1 INTRODUÇÃO 2 O cenário econômico brasileiro nos últimos anos tem se mostrado consideravelmente favorável para o crescimento interno. A afirmação da moeda nacional, o controle da inflação, o aumento do poder aquisitivo das classes sociais C e D, a quitação da dívida junto ao Fundo Monetário Internacional (FMI), entre outros fatores, contribuíram para o crescimento econômico brasileiro. Mesmo com a crise financeira de 2009 varrendo economias sólidas pelo mundo, o Estado brasileiro conseguiu evitar que os bancos nacionais viessem à derrocada como alguns bancos do cenário mundial. Por este conjunto de fatores, hoje o Brasil é afirmadamente uma das grandes potências econômicas a nível mundial. O PIB brasileiro sustenta uma das maiores investidas do governo contra os fatos sociais, entre eles a miséria e a pobreza, além dos Projetos de Aceleração do Crescimento (PAC’s), que tem como objetivo alavancar a estrutura destinada ao cidadão em geral no país. É preciso ressaltar que o espírito empreendedor do povo brasileiro contribuiu para que o Brasil alcançasse este patamar. Esse aporte de recursos provém muito do grande número de empresas ativas hoje no Brasil. Empresas estas que hoje estão no mercado graças ao fomento do governo à economia interna. Este é o principal motivo que vem mantendo o mercado aquecido, pois hoje, uma empresa que abre as suas portas tem uma pequena probabilidade de executar esta mesma atividade daqui a 30 meses. A descontinuidade financeira, o risco da insolvência é o um dos maiores problemas enfrentados pelos empresários hoje no Brasil. O perfil do empresário brasileiro hoje ainda pende para um amplo domínio das atividades operacionais de uma empresa, em detrimento de sua projeção financeira. A partir deste ponto, fica gritante a demanda existente dentro do grande grupo de empresários, os pequenos e médios, por um melhor entendimento de o que se passa financeiramente com as suas empresas. O volume de cifras que uma empresa movimenta diz muito, quando um empresário decide o quanto vai investir em controle. O modelo de gestão de desempenho que pode ser trabalhado nesta questão é o Balanced Scorecard (BSC). Apesar de ter sido desenvolvido a partir das necessidades das grandes empresas em não ficarem mais presas a indicadores contábeis e financeiros, ou seja, o aspecto contrário ao observado anteriormente, suas premissas podem sim atender as expectativas que as pequenas e médias empresas têm, de obter uma visão da operação e seus efeitos financeiros. Com a grande diferença para as mensurações já conhecidas que essa visualização é possível antes que decisões estratégicas sejam tomadas. Assim, decisões estratégicas podem ser discutidas com uma projeção consistente de quais resultados podem ser obtidos, a partir da aplicação do Balanced Scorecard. 3 Este estudo vislumbra a possibilidade de avaliar o BSC como ferramenta de gestão na sua implantação em uma empresa real, verdadeiramente interessada no mesmo. Em nível acadêmico, uma pesquisa in loco aliando teoria à prática geralmente abre um leque de conhecimento restrito a uma população maior. O intuito deste estudo é dividir um projeto que visa solucionar anseios comuns na grande maioria das empresas de médio e pequeno porte. Quanto maior for a percepção dos empresários da importância do planejamento estratégico para a continuidade de suas organizações, maior a chance das mesmas sobreviverem, e prosperarem perante às exigências do mercado atual. Os objetivos foram traçados na intenção de responder a seguinte pergunta de estudo: Como implantar o Balanced Scorecard em uma empresa comercial de médio porte? A partir desta necessidade, a pesquisa em questão trabalhou com o objetivo geral de Elaborar uma proposta de implantação de Balanced Scorecard em uma empresa comercial de médio porte. Para que este objetivo geral seja possível, procurar-se-á atingir os seguintes objetivos específicos: 1) Identificar as perspectivas possíveis para o desenvolvimento do BSC; 2) Adequar o BSC a operacionalidade existente na empresa; 3) Criar um plano de ação de implantação nas áreas; 4) Descrever as ações necessárias para a execução do processo de implantação do BSC. 2 REFERENCIAL TEÓRICO Como referência de estudo, a pesquisa foca num desmembramento do Balanced Scorecard como ferramenta de gestão que engloba a empresa, e também todos os seus vetores fundamentais para sucesso em sua implantação. 2.1 BALANCED SCORECARD No início dos anos 90 o BSC teve a sua origem, a partir de um estudo com a participação da KPMG, representada por sua unidade de pesquisa, o Instituto Nolan Norton, e diversas empresas de variados setores da economia norte-americana. Este estudo foi motivado pelo diagnóstico a que estas organizações chegaram a respeito dos então medidores de desempenho empresarial. Kaplan e Norton (1997) acreditavam que estes indicadores estavam antiquados, já que se baseavam geralmente na ótica financeira da empresa, prejudicando a projeção operacional de negócios. Carentes no sentido de prospecção futura, os representantes 4 das empresas envolvidas aceitaram reunir-se periodicamente para unir suas experiências, afim de desenvolver uma nova maneira de verificar a performance de suas empresas. O Balanced Scorecard de acordo com Kaplan e Norton (2004, p. 8), “inclui indicadores financeiros, que mostram o resultado das ações do passado, e os complementa com indicadores operacionais, relacionados com a satisfação dos clientes, com os processos internos e com a capacidade da organização de aprender e melhorar.” Além de o BSC estar centralizado nesta conclusão, que caracteriza as quatro perspectivas, que são: financeira, clientes, processos internos, aprendizado e conhecimento, o BSC também traz na sua essência muitos fatores relevantes, tais como visões de curto e longo prazo, indicadores de tendências (leading) e ocorrências (lagging), e perspectivas interna e externa de desempenho, tudo interligado por uma lógica de causa e efeito. Estes componentes se mostraram como o diferencial propriamente dito do BSC em relação às medições tradicionais existentes até então. Kaplan e Norton (1997) ainda afirmam que o Balanced Scorecard traduz a missão e a estratégia das empresas, de acordo com um conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de mensuração e gestão estratégica, ou seja, antes de viabilizar o BSC, a missão da empresa deve estar bem definida e compreendida por quem vai elaborar uma estratégia baseada na mesma. A visão e missão da empresa são o ponto de partida do BSC, servindo como balizadores para as políticas de curto e longo prazo da empresa. Segundo Valadares (2003, p. 5), A missão deve estar bem definida para nortear os objetivos e estratégias da empresa, fala que é fundamental responder a uma questão “Qual é o nosso negócio?”. Assim, uma missão bem definida passa a ser uma premissa fundamental, pois é de onde parte toda a linha de raciocínio que vai indicar por onde se dará o desenvolvimento da estratégia do BSC. O foco de visão escolhido pela organização cresce em importância para o BSC, uma vez que Oliveira (ano, p. 88) conceitua visão como, os limites que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla. Nesse contexto, a visão proporciona o grande delineamento do planejamento estratégico a ser desenvolvido e implementado pela empresa. A visão representa o que a empresa quer ser. Desta forma, pode-se dizer que passa pela correta definição da visão o processo de traçar os objetivos do BSC. Basicamente, para sair do lugar correndo riscos calculados, é necessário 5 que se saiba para onde se quer ir, já que é necessário saber-se exatamente onde a empresa quer estar, para que seja traçada a estratégia para tanto. Para unir todos os elos de um BSC desde a definição de missão e visão da empresa, até o atingimento dos resultados esperados, passando pela sua aplicação, é necessário traçar uma estratégia, pela qual o BSC trabalhará em função. Assim, Kluiver e Pearce (2010, p. 2) dizem que: “Estratégia diz respeito a posicionar uma organização para a obtenção de vantagem competitiva. Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos. Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros [...] ao proporcionar valor para o cliente. As necessidades estratégicas empresariais são praticamente a razão de o BSC existir, pois o mesmo possibilita a empresa como um todo, ou seja, que todos os seus colaboradores tomem conhecimento da estratégia de crescimento da empresa. Na maioria das empresas, a missão, a visão e os valores da mesma são amplamente difundidos em seus funcionários. Mas o modo como estes objetivos serão atingidos geralmente é de domínio gerencial. A estratégia é definida de cima para baixo, ou seja, são os gestores, diretores, gerentes que definem como a empresa deve se portar para atingir seus objetivos. Para chegar ao nível operacional da organização, a estratégia deve despir-se de sua caracterização executiva, e comunicar-se em termos operacionais com os colaboradores manuseadores da operação que redunda na execução da estratégia. O BSC corretamente implantado traz opções para deixar claro a todos o caminho a ser trilhado pela empresa rumo aos seus objetivos. 2.2 PERSPECTIVAS DO BALANCED SCORECARD A caracterização do BSC dentro da empresa começa com a definição da visão, missão e estratégia da empresa. Este é um ponto crucial para diferenciar um bom BSC de um agregado de indicadores financeiros e operacionais. Kaplan e Norton (1997, p. 154) consideram um Balanced Scorecard bem sucedido aquele que transmite a estratégia através de um conjunto integrado de medidas financeiras e não financeiras. As medidas por sua vez provêm das quatro perspectivas características do BSC: financeira, clientes, processos internos, aprendizado e conhecimento. Cada uma visualizando a empresa de uma forma diferente, porém devidamente interligadas, para que a execução da estratégia faça sentido. 6 Figura 1: Estrutura do Balanced Scorecard Fonte: http://www.administracaoegestao.com.br/planejamento-estrategico/perspectivas-do-balanced-scorecard/ As perspectivas se encaixam de modo que inicialmente as finanças elenquem as necessidades primárias para o cumprimento da estratégia, trazendo a perspectiva dos clientes para atender estas mesmas. Em seguida os processos internos são direcionados para dar suporte à maneira como a empresa passar a comportar-se junto ao cliente, no intuito de cumprir com seus índices de satisfação. Complementando a cadeia de valores, a perspectiva de aprendizado e crescimento corrobora com os processos internos dando sustentação para as necessidades levantadas pelos processos internos. Logo, o BSC torna-se completo quando uma perspectiva necessita naturalmente de outra para suprir-se. O BSC dá a estas diferentes visões do negócio um caráter de igualdade dentro da escala de importância de informações geradas, pois uma complementa a outra no sentido de cumprimento de objetivos traçados pela estratégia empresarial. A seguir, as quatro perspectivas do BSC serão explanadas individualmente. 2.2.1 Perspectiva Financeira Segundo Luzio (2005, p.19), “...a perspectiva financeira reúne os objetivos que caracterizam o sucesso financeiro da empresa, demonstrando o estágio final da cadeia de valor: as estratégias de produtividade e crescimento que produzirão os frutos ou o valor que os acionistas esperam colher.” 7 A cadeia de valor é representada por todas as perspectivas do BSC, indicando que todos os esforços em prol de melhorias produzidos nas demais perspectivas terão seu efeito final impactado nas finanças da empresa. O que pode dar uma falsa ideia de que somente analisando os scores financeiros será possível observar tudo o que o BSC pode oferecer à organização.Apesar de centralizar o grande efeito, o objetivo principal idealizado pelo BSC, a perspectiva financeira não deve ser o grande vetor de estratégia, já que o BSC foi desenvolvido para estimular os gestores das empresas a olharem para a parte operacional de suas organizações, em pé de igualdade em relação aos indicadores financeiros. A perspectiva financeira se desenvolve basicamente sobre a caracterização da visão da empresa, respondendo a pergunta de como atingir tal objetivo. Esta perspectiva difere do que já existe em termos de indicadores financeiros, devido ao direcionamento na estratégia do BSC. Também por acrescer indicadores de rentabilidade, que levam em conta o crescimento do valor da empresa. Esta perspectiva foge um pouco do tradicional visto em demonstrações financeiras, fazendo com que a empresa tenha a possibilidade de direcionar suas operações não somente para o resultado, mas também o seu crescimento econômico. No plano de demonstrações, a perspectiva financeira deve deixar bem claro, se a estratégia adotada pela empresa está aumentando valor de mercado da mesma, se seu valor econômico vem crescendo em termos de caixa, ou se a estratégia não está surtindo o efeito esperado. A seguir uma pequena relação com alguns indicadores financeiros, de acordo com Have, et al (2003): - Renda de operação; - ROI, ROCE, EVA, (ou qualquer outro índice de retorno); - Crescimento de vendas e receita; - Vendas repetidas como porcentagem do volume total de vendas; - Rentabilidade de produto/cliente/canal; - Renda por unidade/tonelada/cliente/funcionário; - Custo por unidade (custeio ABC); Custos de vendas como porcentagem dos custos totais ou receitas. 2.2.2 Perspectiva de Clientes Para atender esta perspectiva, a empresa que implanta o BSC deve responder a seguinte pergunta: Aos olhos de nossos clientes, em que devemos ser excelentes? Mas antes ainda, deve ter total consciência de quais clientes quer atender. A segmentação de mercado é componente fundamental na definição da estratégia do BSC, já que clientes de áreas diferentes demandam necessidades e expectativas diferentes em relação à empresa. Para Kaplan e Norton (1997, p. 68), 8 ... os executivos das unidades de negócios devem, na perspectiva dos clientes do Balanced Scorecard, traduzir suas declarações de missão e estratégia em objetivos específicos baseados no mercado e nos clientes. Empresas que tentam ser tudo para todo mundo normalmente acabam não sendo nada para ninguém. Uma vez definido o segmento de mercado, a prioridade passa a ser identificar de acordo com o nicho de mercado, o que os clientes esperam obter da empresa. Para atingir esta informação se faz necessário ouvir o cliente, no intuito de localizar diferenciais que os façam optar pelo produto ou serviço da empresa em detrimento da concorrência. De acordo com Kaplan e Norton (1997, p.72), existe um grupo de medidas essenciais de clientes, comuns a todas as empresas, descritas na figura abaixo: Participação de mercado Captação de clientes Retenção de clientes Satisfação dos Clientes Lucratividade dos Clientes Reflete a proporção de negócios num determinado mercado (em termos de clientes, valores gastos ou volume unitário vendido). Mede, em termos absolutos ou relativos, a intensidade com que uma unidade de negócios atrai ou conquista novos clientes ou negócios. Controla, em termos absolutos ou relativos, a intensidade com que uma unidade de negócios retém ou mantém relacionamentos contínuos com seus clientes. Mede o nível de satisfação dos clientes de acordo com critérios específicos de desempenho dentro da proposta de valor. Mede o lucro líquido de clientes ou segmentos, depois de deduzidas as despesas específicas necessárias para sustentar esses clientes. Figura 2: A Perspectiva do Cliente – Medidas Essenciais Fonte: KAPLAN e NORTON(1997, p. 72) Estas medidas são chamadas de Medidas Essenciais, pois tem características genéricas, podem ser encaixadas como medida em qualquer BSC. Para tanto, abaixo seguem breves orientações de como proceder para que as mesmas possam ser utilizadas com sucesso: a) A participação de mercado parte do princípio que a empresa tem conhecimento das segmentações de mercado escolhidas como foco estratégico. Qual pedaço do público alvo já é cliente da empresa, e quanto deste mercado se deseja conquistar. Este conhecimento envolve análises setoriais de mercado, que não necessariamente são ministradas pela empresa que deseja esta medida em seu BSC. Muitas estimativas do gênero são de domínio público, pois já são objeto de pesquisa de interessados nestes dados, como o governo, associações de defesa ao consumidor, entre outros; 9 b) Retenção de clientes envolve pesquisas junto aos clientes, para verificar junto aos mesmos o que o atrai até a empresa, o que o faz preterir outras opções em benefício da sua. Organizando os resultados deste estudo, é possível potencializar diferenciais que mantém clientes na empresa. A importância deste indicador está em manter a fatia de mercado que a empresa já detém, deixando seu público alvo satisfeito. Não obstante, num segundo momento ainda é possível realizar uma avaliação de crescimento de operações deste nicho de clientes com a empresa; c) O sentido da Captação de Clientes está no aumento de ocupação de mercados- alvo. Para mensurá-la, é preciso criar uma relação de custo benefício, entre as ações de marketing, e a efetiva realização de novos negócios decorrentes das mesmas. É possível criar esta relação, senão obviamente pelos gastos auferidos com as ações, também pelo tempo em que estas levam para surtir efeito no negócio da empresa; d) Dentre todas as medidas essenciais de clientes, a Satisfação de Clientes demanda uma maior atenção quanto à sua excelência. De acordo com Kaplan e Norton (1997, p.74) “Tanto a retenção quanto a captação de clientes são determinadas pelo atendimento às necessidades dos clientes. Indicadores de satisfação dos clientes fornecem feedback sobre o desempenho da empresa.” Para obter este feedback, a empresa deve envolver estrutura considerável para organizar pesquisas de satisfação junto aos clientes. A qualidade das respostas também é variável de acordo com o empenho despendido na pesquisa de satisfação, indicando assim, que para esta medida ter utilidade palpável, para trabalhar-se com dados confiáveis, deve-se investir em estrutura de pesquisas de satisfação; e) A quinta medida essencial, denominada Lucratividade de Clientes tem como finalidade garantir à empresa que a implanta no seu BSC, um monitoramento sobre a capacidade isolada que cada segmento, ou até mesmo cada cliente está dando de lucratividade. Com o desenvolvimento deste indicador é possível avaliar seus clientes, de forma que a empresa saiba até onde o mesmo pode fazer exigências quanto ao seu produto ou serviço, e continuar sendo lucrativo para a empresa. Kaplan e Norton (1997, p. 76) afirmam que “uma medida financeira, como a lucratividade de clientes, ajuda a evitar que as empresas voltadas para os clientes se tornem empresas obcecadas pelos clientes”. Visualizando possíveis novos negócios sob a luz da lucratividade de clientes, é possível medir quando o mesmo deixou de ser vantajoso para a empresa, podendo assim até rever valores visando compensação de custos, ou até mesmo recusar negócios face à sua inviabilidade. Além das medidas essenciais, que podem fazer parte de qualquer modelo de BSC, Kaplan e Norton (1997), citam as medidas de proposta de valor, que apesar de estarem 10 inclinadas para áreas de atuação específicas, seguindo linhas próprias, é possível classifica-las em três categorias, muito importantes no momento de elaborar quais scorecards farão parte da perspectiva de clientes. São eles: a) Atributos dos produtos/serviços: estes tipos de scores avaliam o nível de importância que os produtos e serviços oferecidos têm para seus clientes, levando em conta sua funcionalidade, qualidade e preço. b) Relacionamento com clientes: nada mais que a forma como as empresas se comunicam com seus clientes, mensurada pelos mesmos. Geralmente utiliza-se vetores como qualificação de pessoal, conveniência de acesso, e ainda capacidade de resposta. c) Imagem e Reputação: basicamente é a mensuração do valor intangível da marca sendo utilizado em benefício próprio. Conscientemente, a empresa direciona suas ações em veicular seus pontos fortes, por vezes nem tão conhecidos por seus clientes, no intuito de aumentar sua participação no mercado. 2.2.3 Perspectiva de Processos Internos A perspectiva de processos internos é um dos grandes diferenciais do Balanced Scorecard. Pois Kaplan e Norton (1997, p. 99) afirmam que, No Balanced Scorecard, os objetivos e medidas para a perspectiva dos processos internos derivam de estratégias explícitas voltadas para o atendimento às expectativas dos acionistas e clientes-alvo. Essa análise sequencial, de cima para baixo, costuma revelar processos de negócios inteiramente novos nos quais a empresa deverá buscar a excelência. Para o melhor desenvolvimento da perspectiva de processos internos, o processo fica dependente cronologicamente das perspectivas financeiras e de clientes. Já que para traçar as reais necessidades internas, é preciso ter definido aonde se quer chegar em nível de crescimento financeiro, e quais nichos de clientes se quer atender em nível de excelência. No momento que estas metas estão definidas, os processos internos podem perfeitamente adquirir necessidades que não existem no cenário atual estudado. A possibilidade de criar pontos de discussão totalmente novos diferencia o BSC de outros sistemas de medidas de desempenho, que geralmente dão ênfase a processos internos já existentes, tornando a identificação de o que realmente é necessário para o desenvolvimento operacional limitada. Explorando as opções que se abrem na perspectiva de processos internos, são expostas muitas formas diferentes de desenvolvê-la, conforme a especificidade de cada empresa. 11 Kaplan e Norton (1997, p. 101) destacam que cada empresa usa um conjunto específico de processos para criar valor aos clientes e gerar resultados financeiros. Mas ao analisar a conjuntura dos diferentes processos internos, dos diferentes modelos de BSC, identifica-se uma cadeia de valores genérica. Esta cadeia basicamente é um caminho lógico a ser seguido, na tentativa de estruturar com sucesso a perspectiva de processos internos. A cadeia de valores é apresentada na figura 3, e é composta por três processos que serão descritos a seguir: Figura 3: A Perspectiva dos Processos Internos – O modelo da Cadeia de Valores Interna Fonte: KAPLAN e NORTON (1997, p. 102) a) Processo de Inovação: Complementa a ideia inicial existente na perspectiva de clientes, onde um dos focos está na captação dos mesmos. A evolução do cliente junto à empresa passa pelo processo de inovação, que segundo Kaplan e Norton (1997, p. 103) é, ... como a onda longa da criação de valor, em que as empresas primeiro identificam e cultivam novos mercados, novos clientes e as necessidades emergentes e latentes dos clientes atuais. Depois, mantendo-se nessa onda de criação de valor e crescimento, as empresas projetam e desenvolvem novos produtos e serviços que lhes permitem atingir novos mercados e clientes e satisfazer às necessidades recémidentificadas dos clientes. O processo de inovação é ainda subdividido em duas fases. A primeira trata-se da identificação do mercado, de pesquisas de comportamento e tendências mercadológicas. Visa à previsão de quais caminhos o mercado vai trilhar, qual o seu tamanho, e necessidades que o mesmo venha a adquirir no futuro, além de prospectar novos mercados a serem explorados. Com base nas informações adquiridas sobre o mercado, a segunda fase do processo de inovação pode ser posta em prática. O desenvolvimento de produtos e serviços voltados para atender as expectativas de demanda caracteriza um novo setor criado recentemente nas empresas. Trata-se da Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). b) Processo de operações: Kaplan e Norton (1997, p. 110), contrapondo a si mesmos, afirmam que, “O processo de operações representa a onda curta da criação de valor nas empresas. Ele tem início com o recebimento do pedido de um cliente e termina com a entrega do produto ou a prestação do serviço.” Desta forma o processo de operações, 12 justificando a sua denominação, focaliza sua atenção na operação em si, procurando otimizar as atividades já existentes. Porém na filosofia do BSC, a melhoria na operação deve ser direcionada para que não se choque com a estratégia da empresa. Dentro da perspectiva de processos internos, as medidas operacionais são as que mais devem ser observadas, pois mudanças processuais que podem inicialmente gerar ganho de tempo, ou desoneração de custos no curto prazo, podem futuramente ocasionar uma insatisfação de clientes, ou até mesmo um entrave em processos financeiros posteriores. c) Processo de Serviço Pós-venda: Como fase final da cadeia de valor, Kaplan e Norton (1997, p. 111) dizem que: “O serviço pós-venda inclui garantia e conserto, correção de defeitos e devoluções, e processamento dos pagamentos, como a administração de cartões de crédito”. As empresas devem avaliar o impacto, o nível de importância que seu produto/serviço tem para seu cliente, para desenvolver na mesma proporção uma rede de atendimento às necessidades pós-venda que possam surgir. No caso de eventuais problemas vierem a ocorrer quando a venda estiver concluída, e a empresa não oferecer suporte adequado à situação, quase que automaticamente gerará uma influência negativa na perspectiva de clientes. A forma como as medidas de processos internos genéricas são mensuradas, gira basicamente em torno do tempo, da qualidade e do custo dos processos. Estas três unidades de medida geralmente são muito esclarecedoras ao serem empregadas nos processos internos. Para uma correta mensuração do tempo, deve-se tomar como base a percepção do cliente, de o que é considerado satisfatório, em termos de agilidade nos ciclos das atividades. São os clientes que devem dizer quanto tempo de atraso numa entrega é considerado aceitável, e não uma percepção pessoal do responsável por esta atividade. Medidas de qualidade permitem às empresas uma avaliação de quais processos, estão exaurindo a empresa indiretamente. A avaliação ocorre de maneira que as empresas possam visualizar como um processo está gerando desperdício, não só de recursos, mas também de tempo. O acompanhamento de atividades simples na produção, como a buscar a excelência na separação de produtos com defeito, pode evitar devoluções de clientes quase no final do processo de venda. A ênfase no custo das atividades é a forma mais clássica e conhecida no meio gerencial, como método de revisão de processos internos. Neste ponto, a metodologia do BSC vem para evitar mudanças injustificadas, no que tange a estratégia da empresa. Assim a tomada de decisão operacional, não tende a ser baseada em medidas financeiras, como por exemplo, concentrar as atividades de algum maquinário para reduzir o custo unitário de 13 determinado produto, mas superando a demanda do mesmo, por consequência gerando acúmulo de estoque e custo de manutenção. 2.2.4 Perspectiva de Aprendizado e Crescimento Para desenvolver os conceitos de longo prazo pregados pelo Balanced Scorecard, e tornar viáveis todas as expectativas constantes nas perspectivas financeiras, de clientes, e de aprendizado e conhecimento, é necessário dar a devida importância a quarta e última perspectiva, a de aprendizado e conhecimento. Kaplan e Norton (1997, p. 131) definem que, Os objetivos da perspectiva de aprendizado e conhecimento oferecem infraestrutura que possibilita a consecução de objetivos ambiciosos nas outras três perspectivas. Os objetivos da perspectiva de aprendizado e conhecimento são os vetores de resultados excelentes nas três primeiras perspectivas do scorecard. A perspectiva de aprendizado e conhecimento traz ao BSC o suprimento de uma necessidade que geralmente fica distorcida pelos métodos contábeis tradicionais. Nesta perspectiva é possível projetar o quanto uma organização pode crescer no longo prazo, a partir do investimento na capacidade funcional de seus funcionários, ou em sistemas de suporte, para suprir com excelência as necessidades identificadas nas demais perspectivas do BSC. Uma análise do mesmo investimento, aos olhos de um orçamento baseado no impacto das despesas nos demonstrativos financeiros pode pender a decisão de investir ou não para uma negativa, já que é provável que cause impacto negativo no curto prazo. Pois Olve e Wetter (2001, p. 15), citam como crítica ao controle de gerenciamento tradicional, Estimula o pensamento de curto prazo e a subotimização – O controle financeiro também desencoraja o pensamento de longo prazo; por exemplo, pode levar a reduções em Pesquisa & Desenvolvimento, cortes no treinamento, programas de motivação e incentivo diluídos e adiantamento dos planos de investimento. O problema principal é, pois, o da “subotimização ao longo do tempo”, e o desafio crucial é atingir um equilíbrio entre o curto e o longo prazos. A capacidade de fixar objetivos de criação de valor no longo prazo está diretamente ligada à mensuração de ativos intangíveis, pois é onde a perspectiva de aprendizado e crescimento implantará os seus conceitos. Kaplan e Norton (2004, p. 203) dizem que: “A perspectiva de aprendizado e crescimento do Balanced Scorecard enfatiza a importância de alinhar os ativos intangíveis com a estratégia da organização”. 14 Os ativos intangíveis compreendem basicamente três formas diferentes de capital, que devem compor a estratégia envolvida no BSC: - Capital Humano – composto pelas competências que os funcionários das empresas devem ter desenvolvidas para o sucesso da estratégia; - Capital da informação – são os bancos de dados disponíveis para as empresas, as informações indispensáveis para o desenvolvimento do negócio, bem como a infraestrutura tecnológica para este aporte; - Capital Organizacional – cultura, líderes, formas de trabalho, é forma como as organizações disseminam e aplicam o conhecimento entre seus funcionários. Para o desenvolvimento da infraestrutura que compreende os capitais listados, é necessário que os mesmos sejam mensurados por três linhas: • Capacidades dos funcionários – a principal mudança no perfil de funcionário nos últimos anos está na sua utilidade para a empresa. De uma atividade estritamente braçal, as empresas passaram a necessitar de cabeças pensantes em todas as esferas da organização. Para que o corpo organizacional das empresas venha agir pro ativamente em favor da sua atividade, é necessário avaliar as condições de trabalho dos mesmos, suas habilidades, e também sua motivação. Esta avaliação se dá basicamente por três medidas consideradas essenciais: - Satisfação dos funcionários; - Retenção de funcionários; Produtividade dos funcionários. Estas medidas essenciais envolvem pesquisas respondidas pelos funcionários, que traduzem à empresa a relação que a motivação, tem com a sua capacidade produtiva, passando pela percepção que o colaborador tem de investimento da empresa no mesmo. a) Capacidades dos Sistemas de Informação – esta linha mensura um ativo extremamente valorizado, nos tempos que são conhecidos como “era da informação” e “era do conhecimento”. É mensurado o gerenciamento do banco de dados, definindo as esferas de colaboradores que serão contempladas por determinado tipo de informação, já que o conhecimento deve ser protegido, não escondido. A comunicação interna pode ser mensurada também aqui, uma vez que a qualidade e velocidade com que informações intersetoriais são trocadas influem diretamente na operação das empresas. b) Motivação, empowerment, e alinhamento – a forma como as organizações dão voz aos seus colaboradores tem influência direta sobre a motivação dos mesmos. Como é o funcionário que está no dia-a-dia da operação, muitas vezes através da visão deste funcionário que a solução micro de um pequeno processo pode solucionar uma sequencia de falhas de nível macro, que são originadas neste mesmo problema. Ocorrências como esta são possíveis quando as empresas motivam seus funcionários a falarem, sugerirem melhorias em suas atividades, e der a devida atenção ao que foi comunicado. 15 A divulgação do BSC para todos os funcionários da organização é nivelada aqui. Assim, todas as ideias aproveitadas provenientes do nível operacional não venham a desviar algum setor da estratégia do BSC. Uma empresa é feita de pessoas. Partindo deste pressuposto, a perspectiva de aprendizado e crescimento passa a ter função fundamental para o BSC. Através da valorização de seus ativos intangíveis, das pessoas que compõem o seu corpo funcional, e de sua estrutura em torno da informação, uma organização poderá vislumbrar um horizonte favorável em termos de criação de valor. Objetivo este pelo qual uma empresa geralmente decide pela implantação de um modelo de Balanced Scorecard. 2.3 MAPAS ESTRATÉGICOS A estrutura de um BSC é composta por quatro perspectivas diferentes de uma organização. Perspectivas interligadas através de objetivos que se comunicam por relações de causa e efeito, ou seja, para que uma determinada meta seja atingida, é preciso que sua origem, sua “causa”, esteja em conformidade com a estratégia proposta pelo BSC. Os princípios básicos do BSC não são necessariamente difíceis de ser compreendidos, mas no momento de serem aplicados nas empresas, sofrem desmembramentos que podem chegar a centenas de indicadores diferentes, todos voltados para um único objetivo central, que é a estratégia. Para que os responsáveis pelo monitoramento do BSC possam gerenciar tal quantidade de medidas, são utilizados mapas estratégicos. Luzio (2005, p. 18), define mapa estratégico como “...um diagrama que conta a história da Estratégia através da relação de causa-e-efeito entre os objetivos das 4 Perspectivas chaves do negócio”. Um mapa estratégico tem por objetivo ser extremamente sintético, traduzir visualmente a forma como a empresa pretende atingir seus objetivos propostos pela estratégia no BSC. Kaplan e Norton (2000, p. 81) dizem que, O mapa estratégico do balanced scorecard explicita a hipótese da estratégia. Cada indicador do balanced scorecard se converte em parte integrante de uma cadeia lógica de causa e efeito que conecta os resultados almejados da estratégia com os vetores que induzirão a essas consequências. O mapa estratégico descreve o processo de transformação de ativos intangíveis em resultados tangíveis para os clientes e, por conseguinte, em resultados financeiros. O mapa estratégico descrito na figura 4 ilustra detalhadamente como as perspectivas do BSC se relacionam, como as relações de causa e efeito geram impacto, atividade sobre 16 atividade, desde as percepções de aprendizado, de como direcionar os ativos intangíveis de acordo com a estratégia proposta, até as taxas de crescimento financeiras das organizações. Adiante será abordado o funcionamento do Balanced Scorecard. Figura 4: Modelo de mapa estratégico Fonte: KAPLAN e NORTON (2004, p. 33) 2.4 O FUNCIONAMENTO DO BSC Para proporcionar uma visão holística da empresa, o BSC deve ter as suas perspectivas corretamente conectadas. Esta ligação respeita estritamente o planejamento estratégico que rege o BSC. Mas para converter a estratégia em medidas Kaplan e Norton (1997, p. 155) afirmam que três princípios permitem a integração do Balanced Scorecard de uma empresa à sua estratégia: a) As relações de causa e efeito permeiam toda a configuração do BSC. Pois sem a aplicação desta lógica, não é possível conectar as diferentes perspectivas existentes no BSC. Kaplan e Norton (1997, p. 155) dizem que “as relações de causa e efeito podem ser expressas por uma sequência de afirmativas do tipo “se-então”. Uma correta sequência de causa e efeito 17 deve explicar como um determinado indicador de processo, se não for devidamente observado, tem eminência de impactar negativamente nas receitas da empresa no curto prazo. b) Os vetores de desempenho, ou indicadores de tendência (leading) servem como contraponto às medidas de natureza genérica, ou indicadores de resultado (lagging). Kallás e Coutinho (2005, p. 265) definem indicadores de resultado como, Medidor claro do desempenho do objetivo estratégico ao final de um período ou atividade, que reflete (in)sucessos do passado, e não atividades e decisões atuais. Estes indicadores são objetivos e facilmente capturados, e geralmente tratam-se de um padrão utilizado por empresas do mesmo setor de atuação, sobretudo os indicadores das perspectivas financeira e interna. Ainda Kallás e Coutinho (2005, p. 265) se referem aos indicadores de tendência como, Medem os processos e atividades que compõem o caminho estratégico escolhido pela organização para atingir o resultado esperado. Permite que as organizações ajustem os comportamentos ao desempenho e são mais preditivos por natureza. Estes indicadores direcionam para uma conclusão, mas não são conclusivos por si só, e geralmente são difíceis de se coletar dados de apoio. São normalmente atribuídos a objetivos estratégicos de processos internos ou de aprendizado e inovação. Com base nestes conceitos, é possível afirmar que os vetores de desempenho são a tradução da estratégia em ação, levam ao BSC o “como fazer” para atingir os objetivos propostos na sua estratégia. Podem propor e implantar melhorias substanciais na operação da empresa, mas sem os indicadores de resultado não são capazes de avaliar se as ações adotadas estão de fato gerando valor para a empresa. Por outro lado, indicadores de resultado sem os vetores de desempenho tornam o BSC apenas mais um modelo de indicadores, já que não possibilita a observação do correto emprego da estratégia antes do resultado consumado. Kaplan e Norton (1997, p. 156) corroboram com esta constatação: “Um bom Balanced Scorecard deve ser uma combinação adequada de resultados (indicadores de ocorrências) e impulsionadores de desempenho (indicadores de tendências) ajustados à estratégia da unidade de negócios”. c) Os fatores financeiros como indicadores isolados, foram um dos motivadores para o desenvolvimento do BSC. Porém, a lógica funcional do BSC não vai de encontro a correntes que defendem somente a mensuração e monitoramento da operação da empresa, classificando os (bons) resultados como consequência natural destas ações. O BSC deve ter forte ligação aos resultados financeiros da empresa, em virtude do risco de estar embasando a estratégia da empresa em objetivos impalpáveis. Kaplan e Norton (1997, p. 156) afirmam que, “... é 18 comum a preocupação com metas estanques como qualidade, satisfação dos clientes, inovação e empowerment dos funcionários Embora possam levar a um melhor desempenho da unidade de negócios, isso dificilmente ocorrerá se forem consideradas um fim em si mesmas. Para que o BSC seja fator motivacional a todo o corpo organizacional, é imperativo que se dê atenção devida aos fatores financeiros. Ações no sentido de direcionar a estratégia do BSC para as outras perspectivas, sem a ênfase nas observações financeiras pode levar a empresa a resultados imprevisíveis, frustrando não somente a alta gestão, mas a todos que compraram a ideia do BSC e comprometeram-se com ela. 3 METODOLOGIA Este estudo seguirá os preceitos básicos da pesquisa exploratória, pois Gil (1999) diz que esta pesquisa se dá no sentido de permitir uma visão abrangente de um fato específico. Pois ao identificar a necessidade de viabilizar um modelo de BSC em uma empresa, se faz necessário explorar a sua essência através das perspectivas do BSC. Beuren [et al.] (2008, p. 80), afirma que “... para que o estudo na Contabilidade seja considerado exploratório, deverá concentrar-se em algo que necessita ser esclarecido ou explorado nesse campo de conhecimento”. A caracterização se dá por existir o interesse da empresa estudada em aplicar os conceitos do modelo de gestão Balanced Scorecard. A pesquisa se desenvolve exclusivamente nas dependências de uma empresa, neste estudo denominada Gigio Materiali Elettrici. Serão abordadas junto aos seus gestores as informações necessárias para se estudar a possibilidade de aplicar um Balanced Scorecard nesta empresa. Analisando quanto à técnica, esta pesquisa se desenvolve através do método de pesquisa participante, uma vez que há um interesse mútuo, do pesquisador e da empresa, em desenvolver o modelo de Balanced Scorecard abordado. Em consonância com a situação apresentada, Silva e Grigolo (2002) afirmam que a pesquisa participante tem como destaque a participação interativa dos pesquisadores junto às situações investigadas. A forma de obtenção de informações se deu principalmente através entrevistas não fundamentadas, também popularmente de conversas informais, junto aos gestores da empresa. A partir das referidas entrevistas provém os indicadores exibidos neste estudo, validando a demanda que a empresa tem por tais informações, no que tange o cumprimento de seu planejamento estratégico. 19 Beuren [et al.] (2008) diz que a pesquisa participante destaca a experiência de pesquisadores e pesquisados na área abordada, o que lhe confere a possibilidade de aplicação prática dos resultados do estudo. Esta afirmação corrobora com a situação existente no campo de pesquisa, onde a principal motivação de pesquisador e pesquisados é a possibilidade de implantar o Balanced Scorecard na empresa estudada. A análise dos dados coletados se dará por intermédio da metodologia qualitativa. Uma vez que a finalidade do estudo é a constatação de viabilidade ou não de aplicação de uma ferramenta de gestão. Para avaliar corretamente esta possibilidade, se faz necessário que cada processo interno avaliado seja analisado particularmente, o que não é possível pela análise quantitativa. Richardson (1999) destaca como grande diferença entre abordagens qualitativa e quantitativa, o fato de a pesquisa qualitativa não utilizar métodos estatísticos. A simples mensuração e catalogação de dados não é útil para responder o problema proposto neste estudo. 4 COLETA E ANÁLISE DE DADOS 4.1 CONTEXTUALIZAÇÃO A empresa objeto de estudo neste trabalho solicitou sigilo em relação ao seu nome e suas informações internas. Para atender este pedido, a empresa foi denominada Gigio Materiali Elettrici, e suas informações foram modificadas, mas mantiveram sua essência para que houvesse sentido mencioná-las no trabalho. A GME é uma empresa comercial, com 28 anos de existência, referência no ramo de distribuição de materiais elétricos, e com grande representatividade no mercado atual. Durante todo este período, construiu seu nome através de uma gestão do tipo familiar, algo comum para a época em que nasceu. A diversidade de mercadorias é uma marca da GME, que conta com um estoque de mais de 10.000 itens, destinados a servir as mais diferentes necessidades de seus clientes, desde uma simples lâmpada de 40 watts para substituir uma queimada em casa, até bobinas com envergadura maior que um ser humano, com mais de 5 km de cabos de alta tensão destinados a servir como fiação de um cinema. Por atuar na distribuição, e não contar com processos de desenvolvimento de produtos, o mercado da GME não oferece perspectiva de criar grandes diferenciais para os clientes. 20 Desta forma, a empresa buscou em seus principais fornecedores a possibilidade de firmar parcerias que viessem agregar crescimento para ambos. Hoje, os clientes da GME estão divididos basicamente nos segmentos de indústria, construção civil, revenda e consumidores finais. Destes, o segmento de construção está em maior ascensão, devido ao aquecimento do mercado nos últimos anos com o incentivo do governo brasileiro chamado Projeto de Aceleração do Crescimento. Geograficamente, os clientes estão quase todos localizados no Rio Grande do Sul, onde já existe uma ocupação territorial da GME através da matriz em Porto Alegre, e duas filiais, sediadas em Porto Alegre e Caxias respectivamente, mas ainda com necessidades de expansão. Na última década, esta empresa de médio porte deixou para trás a administração familiar, para se incorporar a uma grande empresa de origem estrangeira, uma das líderes mundiais no mercado onde atua a GME, que será mencionada como “holding” neste estudo. Em 2001, deixou de ser uma empresa do tipo Limitada, para se tornar uma Sociedade Anônima de Capital Fechado. Teve 51% de suas ações adquiridas pela holding, mas mantendo a administração sob o controle do antigo dono. Em 2006, esta mesma empresa comprou os 49% restantes das ações da GME, ficando assim como única acionista. Este processo de incorporação deu início a uma mudança lenta e gradual nas filosofias internas da empresa. De origem europeia, a holding traz em suas convicções o conceito de visão de longo prazo. Onde as grandes ações movidas por suas empresas tenham como foco não necessidades imediatas, mas sim a consciência do impacto positivo em 5 ou 10 anos que estas ações podem ter na GME. Este diferencial da cultura de longo prazo vem sendo implantado na GME, e em todas as outras empresas do grupo pela sua holding nos últimos anos. 4.1.1 A escolha do Balanced Scorecard À medida que a cultura estratégica da holding avançou, transpareceram em alguns segmentos internos uma dificuldade de adaptação. O que em algumas situações demandou uma necessidade de substituição de pessoas em nível operacional e gerencial, por vezes ocasionando perda de conhecimento por parte da GME. Visando a continuidade do processo, a GME executou ações com o intuito de levar a política de longo prazo para toda a empresa. Recentemente, reuniões informativas vêm sendo usadas para mostrar a todo o corpo organizacional os resultados da empresa. Quadros contendo a missão, a visão e os valores da GME foram espalhados por toda a empresa. Bem 21 como mudanças na gestão de seus recursos humanos, vem instituindo formas diferentes de mobilizar seus colaboradores em prol dos objetivos apresentados. Por iniciativa do gerente administrativo financeiro da GME, está se realizando este estudo, onde a viabilidade do balanced scorecard está sendo analisada para a realidade desta empresa. Acredita-se que o BSC possa ser uma poderosa ferramenta a nível estratégico, uma vez que é possível observar toda a operação da empresa, e onde impactam cada um de seus procedimentos operacionais, no que tange a busca pelos objetivos de longo prazo. Assim como terá grande utilidade para informar seus colaboradores de como, o que eles leem nos quadros informativos pela empresa pode ser atingido através de suas ações. Outra meta a ser atingida através do desenvolvimento do Balanced Scorecard, é tornar-se modelo de gestão a ser seguido no âmbito do grupo de empresas pertencentes a holding. Com o projeto de BSC implantado, os gestores da GME acreditam que será possível levar com maior clareza suas metas de longo prazo aos gestores do grupo no Brasil, bem como as estratégias para atingir tais objetivos. De acordo com o atual cenário onde se encontra a GME, é fundamental para a empresa obter sucesso na implantação do BSC, que todos os gestores tenham plena consciência de o que será definido como estratégia para se atingir os objetivos traçados a partir da missão e da visão da empresa. Seguindo adiante com o planejamento estratégico, todos devem estar em consenso dos motivos pelo qual está sendo viabilizada a implantação do BSC na Gigio Materiali Elettrici. Num segundo momento, devem ser definidas as pessoas responsáveis pela implantação do projeto do BSC na empresa. Geralmente esta função fica a cargo de um supervisor ou gerente com bastante conhecimento agregado a respeito do negócio, e que possua acesso direto às zonas estratégicas da empresa. Definida esta equipe, se faz necessário uma programação de etapas num plano de ação, para que assim sejam delimitados prazos para todas as tarefas, até a conclusão do projeto. Assim será melhor de administrar possíveis e até prováveis contratempos comuns durante implantação de novas ideias em organizações. Segue abaixo uma sugestão de prazos e tarefas com base no segundo semestre de 2011, e início do ano de 2012: Etapas Reunião Inicial: definição de equipe e consenso de objetivos principais Levantamento de Dados 2011 2012 Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun 22 Tratamento dos Dados Escolha de estratégias Escolha de indicadores Elaboração mapa estratégico Definição planejamento operacional Projeção de desempenho Projeção de caixa Apresentação do projeto Implantação do projeto Verificação pós-implantação Tabela 1: Plano de ação do projeto BSC na GME A partir do plano de ação, de fato serão conhecidas as reais necessidades do grupo administrador do projeto, como cursos sobre o Balanced Scorecard, a fim de nivelar o conhecimento de todos os envolvidos no projeto, e também da alta gestão que acompanhará o processo. 4.2 COLETA DE DADOS A forma como a empresa em questão desenvolve suas atividades é relativamente simples. Por tratar-se de uma empresa comercial, não possui processo produtivo, nem se envolve com prestação de serviços. Logo, o cerne da sua atividade está em comprar material elétrico para revender. Existem processos de apoio, que dão sustentação à atividade, mas operacionalmente falando, o indispensável para que a empresa exista está nos setores de compras, logística e vendas. O quadro funcional da GME é divido de acordo com as necessidades operacionais e estratégicas da empresa. A matriz conta com todos os setores administrativos, como contábil financeiro, tecnologia da informação e recursos humanos, que não atuam diretamente na operação. O setor de logística e depósito tem quase todo o efetivo na matriz, já que a grande fatia do estoque está ali sediada. As filiais geralmente só têm itens de giro em seus estoques. O setor de vendas está distribuído conforme o volume de demanda que cada local possui. A figura 5 demonstra o atual organograma, sob uma ótica sintética, sem abertura de níveis de supervisão da GME: 23 Figura 5: Organograma da Gigio Materiali Elettrici Recentemente foram definidos pelos gestores da GME, junto a um representante da empresa controladora, os conceitos de missão, objetivos e valores a serem seguidos por todos os seus integrantes. A missão trata do compromisso e profissionalismo como registro marcante de todos os que trabalham na GME, além de satisfazer aos seus clientes gerando confiabilidade. Os objetivos estipulados falam em busca por liderança no mercado de atuação através de consolidação e desenvolvimento, primando pela qualidade e responsabilidade social. Também se objetiva atingir um status popular de sinônimo de material elétrico, ou seja, tornar-se referência no mercado distribuidor de materiais elétricos. Por fim ainda cita-se como objetivo gerar sólido valor aos seus acionistas, compostos hoje por somente uma empresa, a holding anteriormente citada. Ainda são citados como valores, a paixão pelo negócio, respeito às pessoas, aos clientes, e ao futuro, a título de postura ética no negócio. Como a GME tem apenas um acionista, a holding que detém 100% de seu capital, para começar a definir objetivos financeiros é necessário saber o que a mesma espera a respeito do desempenho da Gigio Materiali Elettrici. Em reunião geral com todas as empresas do grupo, um ponto frisado pela alta administração a nível mundial, foi que nenhuma empresa do grupo pode trabalhar com metas de crescimento abaixo de 25% no médio prazo. Esta projeção audaciosa deve-se muito ao crescimento da principal concorrente mundial da controladora, e consequente entrada da mesma no mercado brasileiro. Por isso a controladora da GME definiu que a ocupação do mercado passa a ser uma exigência para quem está a mais tempo desenvolvendo seu trabalho na região. Atualmente, a concorrente está se instalando na região central do país, e segundo 24 estimativas, ainda levará cerca de um a dois anos para que venha a assediar o mercado hoje ocupado pela GME. Os gestores da empresa acreditam que seu faturamento pode aumentar em cerca de 30% em pouco mais de um ano, sem mexer na sua estrutura física atual. Esta crença baseia-se em desempenhos sazonais já atingidos pela GME, devido a grandes clientes no ramo de construção civil, que durante o período de obras fazem grandes volumes de aquisições, mas que em pouco tempo abandonam a carteira de clientes da GME pela falta de demanda no seu negócio. A expectativa de crescimento também se deve a um mercado ainda em exploração pela GME, o setor de projetos. Alimentado por novas tecnologias de nossos maiores fornecedores, e com a filosofia de desenvolvimento sustentável, este mercado pode alavancar a rentabilidade da GME. Por outro lado, o fato de ser um mercado ainda em descoberta, pode apresentar custos além do esperado, causando frustração em termos financeiros. O grande desafio a partir desta coleta de dados é trazer a esta empresa as soluções possíveis através do BSC. Como maximizar a sua rentabilidade de acordo com a perspectiva financeira. Como atender as expectativas de seus clientes, aprendendo a enxergar a si pela perspectiva do cliente. Como desenvolver seus processos internos, identificando aqueles que são cruciais para a atividade da empresa, e tornando o seu desempenho excelente. Como gerar uma cadeia de melhoria contínua, para a empresa e seus funcionários, consequentemente passar a gerar valor continuamente. 4.3 ANÁLISE DOS DADOS Considera-se como meta primordial para a empresa a consolidação como líder no mercado de distribuição, posição esta citada com veemência na definição de objetivos da GME. E também levando em consideração a posição da empresa acionista, vislumbrando uma ocupação agressiva de mercado em termos de receita, é possível iniciar o levantamento da estratégia na qual se cercará o Balanced Scorecard. Dispostos no topo da cadeia de valores três grandes focos da estratégia, pelos quais se inicia a composição do BSC: - Missão: atender expectativas dos clientes – a missão da GME torna-se mensurável a partir de alguns indicadores do scorecard, principalmente ligados à medida essencial de satisfação do cliente; - Objetivo central: liderança consolidada do mercado distribuidor de materiais elétricos – ligado à expectativa de clientes, pois para saber se a empresa está liderando o mercado, deve-se questionar os clientes como um todo; - 25 Expectativa do acionista: crescimento acima de 25% - score puramente financeiro, baseado nos valores de venda. Inserindo estes vetores dentro das perspectivas do BSC, a missão poderá ser mensurada, desde que condicionada a um conjunto de indicadores desenvolvidos sob a ótica da perspectiva de clientes. O objetivo central está localizado na perspectiva de cliente, pois para dominar o mercado, é necessário saber o seu tamanho, bem como suas expectativas de crescimento. Através da medida essencial de participação de mercado. A expectativa de crescimento proposta pela holding se encaixa como foco principal da perspectiva financeira. A partir deste ponto, passa a se buscar a sua relação de causa dentro da realidade da empresa, por consequência as mensurações necessárias para atingir este objetivo de médio e longo prazo. Com os pontos de partida fixados, os dados levantados serão analisados pela ótica de cada perspectiva do BSC, para que assim possa se sugerir scores que venham atender as necessidades levantadas, visando o sucesso das três proposições descritas. 4.3.1 Perspectiva Financeira Para medir o objeto fim da perspectiva financeira, a expectativa de crescimento proposta pela controladora, esta basicamente utiliza métodos contábeis, porém estruturados com uma visão gerencial. A mensuração deste objetivo é quantificada pelo total de receita líquida mensal, indicador este obtido pela receita bruta, com dedução de tributos sobre a venda e devoluções de clientes. Este indicador é padronizado pela holding. Avançando na perspectiva financeira, sugere-se a mensuração ainda da rentabilidade do negócio, o ROCE (Return on Capital Employed – retorno sobre capital investido) por segmento de mercado, para gerar informação de quais segmentos são mais promissores em termos de investimento. Será necessário estabelecer o que foi investido até o momento, de acordo com o segmento de mercado, e passar a mensurar a lucratividade que cada segmento gerou para a empresa mensalmente. Assim, em poucos meses já será possível precisar quais segmentos tem um retorno de investimento mais rápido. Ainda sugere-se mensurar o custo de vendas sobre o custo total das operações mensalmente. O objetivo deste indicador é avaliar os custos de uma maneira que possa-se identificar o quanto os mesmos influem na margem de contribuição da vendas, e se esta margem está sendo suficiente para a manutenção do fluxo de caixa da empresa. 26 Com a finalidade de identificar o impacto financeiro do BSC não somente por indicadores de ocorrência, sugere-se estabelecer uma relação entre fluxo de caixa projetado e realizado, atribuindo uma pontuação pelo percentual relacionado às metas atingidas ou não. Assim se avalia o impacto que as despesas tem na realidade financeira da empresa, não somente pelos custos sobre a lucratividade. No quadro 1, seguem os scores sugeridos, e sua provável mensuração: Indicador Mensuração Crescimento Receita líquida Rentabilidade por segmento Custo vendas sobre custo total ROCE (Return on Capital Employed) por segmento de mercado % do Custo de vendas em relação custos totais Fórmula Receita bruta (-) Impostos s/ venda (-) Devoluções Mensal Lucro/ Valor Investido Mensal CMV/ Custos totais Mensal % metas atingidas em fluxo Aumento de caixa realizado X projetado X realizado aumento de caixa projetado Quadro 1: Sugestão de indicadores para a perspectiva financeira Fonte: Autor Fluxo de caixa Periodicidade Mensal 4.3.2 Perspectiva de clientes Partindo da busca pelo efeito que redundará no objetivo principal, a liderança mercadológica por parte da GME, será definida a seguinte lógica: se o objetivo é basicamente a ocupação de mercado, com foco numa região específica, o Rio Grande do Sul, mas sem foco em um segmento específico, então inicialmente pode-se definir medidas de monitoramento que adiante possam traduzir o mercado, identificando segmentos com maior possibilidade de retorno financeiro. Num segundo momento, se faz necessário que após esta identificação de lucratividade do mercado por segmentos, se defina quais nichos de mercado a GME enfatizará suas ações de expansão. A mensuração das preferências do mercado pode ser obtida através de análises de mercado, que geralmente estão disponíveis em órgãos reguladores. A unidade de medida a ser mensurada pode ser subdividida em duas formas diferentes. A primeira divide o volume financeiro das transações do mercado pela receita bruta da GME no mesmo período. A segunda unidade mensura as transações do mercado por volume de mercadorias subdivididas pelos seus tipos, comparada pela mesma subdivisão de famílias de mercadorias no volume vendido pela GME. 27 Estas análises de mercado geralmente têm periodicidade trimestral, quadrimestral, ou até semestral. Ainda existe a opção de se realizar uma pesquisa por iniciativa da própria GME. Neste caso, deve se levar em conta o ônus financeiro de custear uma pesquisa de mercado a nível estadual. O atendimento às necessidades dos clientes em primeiro lugar tem como objetivo cumprir a função social que a empresa se dispõe à sociedade. Para medir a satisfação junto aos clientes, se faz necessário ouvi-los. A partir de canais de comunicação eficientes, torna-se viável desenvolver pesquisas baseadas nas principais vontades dos clientes, no sentido de correção de problemas, e também de melhoria de processos. Para desenvolver outras medidas essenciais de clientes, como captação e retenção de clientes, são necessários somente alguns dados internos, como levantamento de novos cadastros de clientes efetivados com a primeira venda, ou ainda controle de vendas por clientes, verificando quem está se fidelizando à marca GME, ou foi procurar a concorrência. Resultados negativos neste ponto devem gerar novas pesquisas, para procurar saber o que motivou o cliente a trocar de fornecedor. Ainda é preciso avaliar quando os negócios com os clientes podem se tornar inviáveis para a GME. Com o objetivo de reduzir o número de operações desnecessárias, esta avaliação pode ser feita através da fragmentação da margem de contribuição por segmento, ou ainda uma projeção de caixa sobre as transações futuras. Abaixo uma o quadro 2 relaciona os indicadores sugeridos: Indicador Retenção Mensuração Análise de market share, por segmentos Análise de market share, por produtos Pesquisa Satisfação de cliente Pesquisa preferências e expectativas de clientes Retenção Índice vendas repetidas Participação de mercado Participação de mercado Satisfação Captação Cadastros realizados Margem de contribuição por Lucratividade do cliente segmento Quadro 2: Sugestão de indicadores para a perspectiva de clientes Fonte: Autor 4.3.3 Perspectiva de processos internos Fórmula Vendas por segmentos/ Total do mercado por segmentos Vendas por produtos/ Total do mercado por produtos Demandas Clientes X Oferta empresa Expectativa Clientes X Realidade oferecida Vendas clientes antigos/ Vendas totais Vendas novos clientes/ Vendas totais Vendas por segmento/ Vendas totais Periodicidade Variável Variável Semestral Semestral Mensal Mensal Mensal 28 Como foco da perspectiva de processos internos, os indicadores de processos internos são identificados a partir da definição de o que se espera em termos de mensuração de clientes. Alguns scores sugeridos na perspectiva de clientes estão voltados para a pesquisa com os próprios clientes. Para tanto, um ou mais canais de comunicação devem ser criados junto aos clientes. Assim será possível identificar com a presteza necessária eventuais problemas ocorridos durante o processo de venda, ou mesmo pós-venda. No caso da GME, sugere-se o investimento em comunicação via meios eletrônicos, devido à diversidade de distâncias que seus clientes têm. Um endereço “fale conosco” seria considerado ideal, assim como pesquisas eletrônicas de satisfação. Processos naturais da operação de empresas comerciais devem ser observados para o correto desenvolvimento da estratégia, uma vez que são processos tecnicamente simples. Empresas comerciais devem atentar para seus processos básicos, desde o pedido de compra da mercadoria, passando pela logística como um todo, o que compreende recebimento, estoque e faturamento, até o recebimento da mercadoria pelo cliente. Como são processos naturalmente cruciais para a atividade operacional, devem ser monitorados dentro da lógica estratégica do BSC. Como empresas comerciais não possuem processo produtivo, a melhor forma de renovarem suas opções diante do mercado, é mantendo relações estreitas com seus fornecedores. Um processo crucial no departamento de compras é a observação de o que o mercado está exigindo, e a capacidade de seus fornecedores de agir de acordo com esta tendência. No faturamento, dois grandes vetores geradores de devolução e insatisfação de clientes: o primeiro são vendas efetuadas com entrega em desacordo com o pedido pelo cliente, ocasionado por erros de separação. O segundo são as entregas fora do prazo estipulado pelo cliente. Como vetor de impacto junto aos clientes, o marketing é de fundamental importância que seja mensurado, pois assim a organização tem uma noção maior de como suas ações de marketing surtem efeito junto aos seus clientes. Inicialmente, estes quatro indicadores são sugeridos à GME para serem monitorados junto à perspectiva de processos internos, conforme o quadro 3: Indicador Mensuração Fórmula Periodicidade 29 Marketing Público consumidor atingido Retorno público alvo X ações de marketing Mensal Separação % vendas com pedido em desacordo com material Devoluções de erros da empresa/ total de devoluções Mensal Entregas Entregas fora do prazo Prazo médio entregas clientes X prazo de entregas realizado Mensal Identificação tendências de mercado Linha de produtos novos X Compras junto a fornecedores produtos disponíveis Quadro 3: Sugestão de indicadores para a perspectiva de processos internos Fonte: Autor Trimestral 4.3.4 Perspectiva aprendizado e crescimento Na perspectiva de aprendizado e crescimento geralmente são desenvolvidos indicadores com maior subjetividade em relação às demais perspectivas. Para alinhar capital humano, informacional e organizacional ao planejamento estratégico da GME, se faz necessário mensurar o que eleva estes capitais à condição de vetores ativos da cadeia de valor do Balanced Scorecard. As pessoas envolvidas ativamente com a GME, seus colaboradores, são fundamentais para o sucesso na implantação do BSC. O funcionário deve ter total entendimento da estratégia proposta, e ainda mais comprometimento com a causa da mesma. Indicadores nesta linha podem cumprir com a ideia de observação do capital humano na GME, se puderem localizar o que induz naturalmente os colaboradores a trabalhar em prol da estratégia. Para isso, são sugeridos indicadores como a mensuração da satisfação dos colaboradores, com o intuito de demonstrar um vetor motivacional dos funcionários, sua felicidade em relação às atividades exercidas na empresa. Essa mensuração é feita através de pesquisa, que visa traduzir a visão do colaborar em relação ao entendimento do seu papel dentro da estratégia, seu aproveitamento, sua remuneração em relação à empresa. Para que a Gigio Materiali Elettrici gere valor aos olhos de seus colaboradores, é preciso demonstrar a eles que a empresa inclui no seu planejamento a evolução de seus funcionários em conjunto com a evolução da organização. Para tanto, pode-se mensurar em nível de monitoramento, a rotatividade dos cargos da GME, no intuito de desenvolver um planejamento de carreira em âmbito interno, motivando funcionários de cargos menos expressivos a produzirem mais e se fazerem notar positivamente. Ainda na mesma linha de raciocínio, é possível desenvolver um indicador interno do setor de recursos humanos, que demonstre o quanto do preenchimento de vagas se dá por recrutamento interno. 30 A título de mapeamento das necessidades a serem preenchidas pelo capital humano, é necessário definir perfis de todos os cargos exercidos na GME. A partir destes perfis, verificar quais cargos estão satisfatoriamente ocupados, e quais necessitam de treinamento de pessoal, ou até mesmo a substituição de pessoas. O desenvolvimento do setor de tecnologia da informação elevou este setor ao título de ferramenta fundamental para o sucesso operacional das empresas. Para gerir corretamente este capital da informação que é o banco de dados da empresa, sugere-se como score a avaliação de quais informações são pertinentes a determinados grupos de funcionários. Também é possível avaliar quais funcionários podem ser necessários na avaliação, e implantação de novas tecnologias, agregando conhecimento operacional a uma decisão gerencial. Ainda na gestão da informação, é importante para todas as esferas, operacional ou não, conhecer o total potencial tecnológico que a empresa tem à disposição. Investimentos em TI tendem a ser dispendiosos, para validar tal gasto é importante garantir que todos os funcionários que vão utilizar esta tecnologia tenham completo domínio da mesma. Complementando esta proteção à informação, é preciso constar no perfil técnico de cada cargo as necessidades em termos de conhecimento de sistema. Esta medida visa impedir a perda de conhecimento numa troca de funcionário não programada. Periodicamente, deve-se mensurar o quanto os cargos da GME estão corretamente preenchidos, no que tange o conhecimento de sistema, para assim levantar necessidades de treinamento. A seguir, o quadro 4 resume os indicadores sugeridos para a perspectiva de aprendizado e crescimento: Indicador Mensuração Fórmula Periodicidade Satisfação do funcionário Pesquisa de clima Expectativas financeiras-carreira funcionário X realidade-prospecção da empresa Anual Planejamento de carreira Rotatividade de cargos Cargos com maior rotatividade X Quantidadede funcionários Anual Gestão por competências Índice de recrutamento interno Vagas disponíveis X vagas preenchidas por recrutamento interno Semestral Capacitação Idealizado X atual conhecimento em cargos Demanda conhecimento por cargo X Conhecimento atual funcionários Anual Conhecimento do sistema Demanda conhecimento ERP por cargo X Infraestrutura operacional pelos usuários Conhecimento atual ERP funcionários Quadro 4: Sugestão de indicadores para a perspectiva de aprendizado e crescimento Fonte: Autor 4.3 MAPA ESTRATÉGICO Semestral 31 Após o levantamento das necessidades da Gigio Materiali Elettrici a serem mensuradas pelas perspectivas, é preciso aplicar a estes scores a lógica de causa e efeito proposta pelo Balanced Scorecard, através da composição de um mapa estratégico. Este mapa está disposto por um esquema de cores, para facilitar a visualização de quais indicadores influem em quais perspectivas. Figura 6: Esboço de mapa estratégico elaborado a partir das sugestões de indicadores das quatro perspectivas do BSC Fonte: Autor 5. CONCLUSÃO O desenvolvimento de um modelo de Balanced Scorecard com uma pequena gama de informações preliminares, de certo modo rico em possibilidades, permite concluir que as probabilidades de viabilizar a implantação do BSC em uma empresa de médio porte com sucesso é muito provável. O principal fator que permite ou impede tal projeto, é a sensibilização dos gestores da empresa. Com uma correta e bem elaborada explanação do BSC para aos gestores da Gigio Materiali Elettrici, para que os mesmos identifiquem as 32 possibilidades de alavancamento de valor da empresa, se obtém o comprometimento de todos junto ao projeto de implantação. Apenas verificando a bibliografia padrão do assunto, os livros dos precursores do Balanced Scorecard Robert Kaplan e David Norton, foi possível identificar todas as perspectivas do BSC, bem como adequá-lo a forma como opera a GME. O planejamento de médio e longo prazo da empresa permitiu criar um plano de ação com sólidas perspectivas de tempo, embasado na realidade do cotidiano da GME, que permitem iniciar o projeto de implantação no 2º semestre de 2011. As ações processuais necessárias para a implantação do BSC estão de acordo com a qualidade e quantidade de informações coletadas em campo. Para um projeto de implantação mais consistente e fidedigno, são necessárias maiores informações de perfil estratégico da Gigio Materiali Elettrici. O levantamento destas informações também estão condicionadas à sensibilização dos gestores da GME, face a caracterização da proposta de implantação do BSC. Finalmente, recomenda-se o aprofundamento do estudo para a implantação de fato do BSC na empresa, a partir das informações preliminares neste analisadas, e com uma posição mais privilegiada em relação ao planejamento estratégico da empresa estudada. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ASSEN, Marcel van; BERG, Gerben van den, PIETERSMA, Paul. Modelos de Gestão. 2 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. Tradução de: Key Managment Models. BEUREN, Ilse Maria et al. Como elaborar Trabalhos Monográficos em Contabilidade. Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 2008. COUTINHO, André Ribeiro; KALLÁS, David. Gestão da Estratégia. Experiências e Lições de Empresas Brasileiras. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. GIL, Antônio Carlos. Métodos e Técnicas de pesquisa social. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1999. HAVE, Steven ten et al. Modelos de gestão. O que são e quando devem ser usados. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003. Tradução de: Key management models. HERRERO, Emílio. 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