ORGANIZAÇÃO,
SISTEMAS E MÉTODOS
Prof. Cesar Fernandes
5/2011
ÍNDICE
PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E
SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. CONCEITOS DE OSM
1.1 Conceitos de Administração, objetivos e metas organizacionais
1.2 Breve histórico, introdução
1.3 Organização, Sistema e Método/OSM
1.4 Sistemas Administrativos
2. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
2.1 Estruturação
2.2 Departamentalização
2.3 Linha e Assessoria
ÍNDICE
PARTE 2 - ESTUDO DOS MÉTODOS E TÉCNICAS DE OSM
Hierarquia, Autoridade, Responsabilidade, Centralização e Descentralização
3. MANUAIS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONAIS
3.1 Formulários
3.2 Manualização
4. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO
4.1 Organograma
4.2 Fluxograma
5. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
5.1 Princípio de Organização do Trabalho
5.2 Análise da Distribuição do Trabalho
5.3 QDT - Quadro de Distribuição do Trabalho
6. ARRANJO FÍSICO OU LAYOUT
6.1 Aplicação de Layout na Organização
6.2 Arranjo Físico
ÍNDICE
PARTE 3 - INOVAÇÕES ARQUITETURAIS NA ÁREA DE OSM
7. ATUALIDADES EM OSM E SEU PROFISSIONAL
7.1 O papel do profissional de OSM
7.2 Intervenção de OSM no processo produtivo
7.3 Ferramentas de inovação de OSM
8. PESQUISA COMO TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE OSM
8.1 Entrevista
8.2 Questionário
8.3 Observação pessoal
8.4 Registro por foto e filmagem
9. APLICABILIDADE DA ERGONOMIA COMO FERRAMENTA DE OSM
ÍNDICE
PARTE 4 – CONCLUSÃO E AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA E DO
APRENDIZADO
10. Avaliação
10.1 Prova escrita e apresentação de trabalhos/ seminários
10.2 Avaliação geral da disciplina e docente/ discente
10.3 Conclusão e encerramento da disciplina
Competências
Conhecer e habilitar-se em:
•Conceitos de administração,
• Objetivos e metas das organizações empresariais e sua
estruturação,
• Aplicação de técnicas administrativas de comunicação e
tomadas de informação e decisão,
•Níveis hierárquicos e de autoridade,
•Análise da distribuição do trabalho e
•Uso de gráficos organizacionais;
Conteúdo Programático:
1- Estudo dos conceitos de administração, objetivos e metas
organizacionais;
2- Empresa, estruturação e departamentalização (formal e
informal);
3- Hierarquia, autoridade, responsabilidade, centralização e
descentralização;
4- Manualização, formulários empresariais e relatórios de
comunicação;
5- Gráficos organizacionais (organograma, diagrama,
cronograma e fluxograma);
6- Análise da distribuição do trabalho e o QDT e a reengenharia;
7-Técnicas de pesquisa (objetivo, metodologia,
operacionalização): entrevista, questionário e observação
pessoal;
NÍVEIS DE PLANEJAMENTO,
ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E
CONTROLE
Os 3 níveis de Planejamento
Foco
Estratégico
Tático
Conteúdo
-Genérico
-Sintético
-Abrangente
Prazo
Amplitude
-Macro orientada
Longo -Aborda a empresa
como um todo
-Menos genérico Médio -Médio orientada
-Detalhado
-Aborda cada unidade
Operacional -Específico
-Micro orientada
-Analítico
Curto -Aborda tarefas ou
-Mais detalhado
operações
Os 3 níveis de Organização
Abrangência
Foco
Institucional Na Organização
Conteúdo
Toda a
empresa
Intermediário No Departamento Deptos.
isolados
Operacional Em Cargos e
Operações e
Tarefas
tarefas
Os 3 níveis de Direção
Foco
Institucional
Nível
hierárquico
Direção
Intermediário Gerência
Operacional
Supervisão
Cargos
Abrangência
envolvidos
Diretoria
- Empresa
- Área
Gerência
- Departamento
- Unidade
Supervisão - Grupo
- Tarefa
Os 3 níveis de Controle
Controle
Conteúdo
Tempo
Amplitude
Estratégico
-Genérico
-Sintético
-Abrangente
Longo prazo
- Empresa
- Área
Tático
-Menos genérico
-Detalhado
Médio prazo
- Departamento
- Unidade
Pequeno prazo
- Grupo
- Tarefa
Operacional -Específico
-Analítico
-Mais detalhado
PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E
SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. CONCEITOS DE OSM
1.2 Breve histórico, introdução
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
1985 A 1997 Crise da OSM
MOTIVOS
• Mudanças no modelo de gestão.
• Desenvolvimento da tecnologia de
informação.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO
História, relacionamento sistêmico.
Escola Clássica de Administração - desenvolvimento dos
métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus
executores,
Ênfase - forma de se fazer o trabalho e à forma final do
produto.
Objetivo – desenvolver sistema "entre quatro paredes" para
as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia
a implantação.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO
História, relacionamento sistêmico.
A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez
que:
•não havia comprometimento das unidades com o sistema
implantado;
•o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras
vezes, deixado de lado depois de algum tempo;
•os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa,
uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de
sistemas que afetavam diretamente suas atividades;
•depois de implantado, verificava-se que o sistema não
atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não
eram levados em consideração;
•choque de poder entre as unidades, com a área de OSM
sendo vista como impostora.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO
História, relacionamento sistêmico.
Objetivos:
Na atualidade:
•Analisa-se o homem como peça fundamental do processo,
•Estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do
indivíduo.
•As normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos
e passam a ser trilhas orientadoras.
•Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras,
jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o
atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao
desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO
História, relacionamento sistêmico.
Na atualidade:
•Considerado ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas“
várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva
do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e
Métodos, porque proporciona:
•melhor entrosamento entre as unidades;
•maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão
atuando;
•maior facilidade de implementação;
•menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os
usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento;
•maior nível de conhecimento e treinamento automático dos
usuários do sistema;
•menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.
1. CONCEITOS DE OSM
1.3 Organização, Sistema e Método/OSM
OSM
Definição
“Estudo das organizações
por meio da análise de
cada uma das suas
atividades, afim de criar
procedimentos que
venham a interligá-las
de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São
Paulo: Atlas, 2002)
20
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
•Atividade administrativa
• voltada para a obtenção da melhor produtividade dos
recursos necessários (RH, RM e RT),
• através de técnicas científicas que envolvem os aspectos
comportamentais e instrumentais,
• no ambiente interno ou externo da empresa.
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Antigo setor de O&M:
Apenas aconselhamento, muito isolado
Pouca preocupação com o “o que” e o “por que”, mais
com o “como”
Pouco ligado ao objetivo da empresa
“Organizava, por organizar”
“Focava excesso de formulários”
“Mero desenho de fluxogramas”
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Atualmente mais focada em processos:
Mais estratégica
Não planeja pela organização
Analisa métodos para alcançar os objetivos da organização
Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos
Consultoria: melhorar os processos da empresa
Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas de
informação
Objetivos básicos:
Eliminar o inútil ou supérfluo
Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos
Funções de OSM
Introduzir métodos de trabalho mais eficazes:
Bom nível de produtividade
Minimização de ociosidade
Ao menor custo possível
Focar em eficiência - eficácia
Proporcionar melhores resultados com:
Pessoal
Material
Espaço físico
Tempo
Funções de OSM
Pessoal:
Racionalização na distribuição de tarefas
Ferramentas mais adequadas
Eliminação de atividades desnecessárias
Material:
Padronização de documentos
Evitar desperdício (formulário e cópias)
Espaço:
Melhor distribuição do espaço
Tempo:
Evitar desperdício de tempo
e re-trabalho
Aplicações de OSM
Estrutura organizacional:
• Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades
empresariais
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e
acompanhar a execução
• Elaborar e divulgar e manter as normas, regulamentos e
manuais necessários
Desenvolvimento organizacional:
•
•
•
•
Estudar e definir os ciclos organizacionais
Analisar ações alternativas visando a maturidade
Avaliar os impactos decorrentes de ações
Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades
Aplicações de OSM
Racionalização do trabalho:
•
•
•
•
Definir a movimentação de documentos
Definir os fluxos gerais de trabalho
Estudar os sistemas e rotinas administrativas
Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação
de formas alternativas
• Definir os formulários e demais instrumentos que
acompanham as soluções adotadas
• Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas
pela empresa em suas áreas
• Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas
Aplicações de OSM
Controle de sistemas:
Elaborar análise de viabilidade
Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal
Avaliar equipamentos disponíveis
Sistemas de informação:
Analisar a amplitude dos níveis organizacionais
Definir e estruturar os dados
Definir e estruturar as atividades
Definir e estruturar as informações
Organização como atividade de OSM:
• Projeta e monitora a concepção, união ou eliminação de unidades;
• Define os objetivos e as funções de cada unidade organizacional;
• Elabora, emite e divulga as políticas administrativas;
• Analisa as alternativas de ação para promover a maturidade;
• Estuda os ciclos organizacionais;
• Avalia os impactos ou desgastes provenientes das ações e dos
ciclos;
• Auxilia a estruturar as necessidades e formas de treinamentos de
pessoal;
• Visa o desenvolvimento organizacional.
Sistemas como atividade de OSM:
• Analisa a viabilidade econômica no desenvolvimento de
sistemas a serem adotados pela empresa, inclusive os
informatizados;
• Avalia desempenho de equipamentos, instrumentos e
ferramentas disponíveis;
• Elabora cronogramas físicos, financeiros e pessoal para
desenvolvimento organizacional;
• Analisa e define a amplitude dos níveis organizacionais
contemplados;
• Auxilia na definição e estruturação dos sistemas de
informação para integração e planejamento gerenciais (SIG).
Métodos como atividade de OSM:
• Promove a racionalização do trabalho:
• Analisa a movimentação de documentos e processos
produtivos;
• Auxilia da definição do fluxo de decisões dos sistemas
administrativos das áreas;
• Analisa e sugere a implantação de mudanças dos métodos de
trabalho;
• Mantém atualizada as técnicas administrativas e os sistemas
de trabalho;
• E outros.
1. CONCEITOS DE OSM
1.4 Sistemas Administrativos
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTA DE OSM
É um processo ou esquema de trabalho estruturado para
orientar a tomada de decisão visando alcançar os objetivos
preestabelecidos da melhor maneira possível.
SISTEMA ABERTO:
SISTEMA FECHADO:
é aquele que influencia e
é aquele que não
sofre
influencia externamente
meio ambiente. Todo os
nem sofre interferências
Sistemas ADM são abertos.
do meio ambiente.
interferências
do
OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES
São os recursos físicos necessários para sua operacionalização.
HUMANOS
EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES
MATERIAIS
Influências
e restrições
Insumos
Processo de
conversão
Subsistema
de controle
Produtos
e/ou serviços
OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES
MAPA DE FLUXO DE PROCESSO