UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA
Thiago Viterbo dos Santos de Oliveira
GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS:
a GED como ferramenta de trabalho
Orientadora: Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL – RN
2008
THIAGO VITERBO DOS SANTOS DE OLIVEIRA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS:
a GED como ferramenta de trabalho
Monografia apresentada à Disciplina
Monografia, ministrada pelas professoras
Maria do Socorro de Azevedo Borba e
Renata Passos Filgueira de Carvalho, do
Curso
de
Biblioteconomia
da
Universidade Federal do Rio Grande do
Norte, como parte dos requisitos para
obtenção do título de Bacharel em
Biblioteconomia.
Orientadora: Profª Msc. Renata Passos
Filgueira de Carvalho
NATAL – RN
2008
Catalogação da publicação na fonte
Oliveira, Thiago Virtebo dos Santos de.
Gestão de documentos eletrônicos : a GED como ferramenta
de trabalho / Thiago Viterbo dos Santos de Oliveira. – Natal,
2008.
39 f.
Orientadora : Renata Passos Filgueira de Carvalho.
Monografia (Bacharelado) – Universidade Federal do Rio
Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas.
Departamento de Biblioteconomia. Curso de Graduação em
Biblioteconomia.
1. Arquivo – Monografia. 2. Gestão Documental – Monografia.
3. Gestão Eletrônica – Monografia. I. Carvalho, Renata Passos
Filgueira de. I. Título.
RN/ UF/ DEBIB
CDU 930.25
THIAGO VITERBO DOS SANTOS DE OLIVEIRA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS:
A GED como ferramenta de trabalho
Monografia apresentada à Disciplina
Monografia, ministrada pelas professoras
Maria do Socorro de Azevedo Borba e
Renata Passos Filgueira de Carvalho, do
Curso
de
Biblioteconomia
da
Universidade Federal do Rio Grande do
Norte, como parte dos requisitos para
obtenção do título de Bacharel em
Biblioteconomia.
Aprovada em: _____ /_____ / _______
BANCA EXAMINADORA
Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
(Orientadora)
Profª Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
(Profª da Disciplina)
Profª Drª. Eliane Ferreira da Silva
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
(Membro da Banca)
Dedico essa monografia a toda minha família, que sempre
acreditou e investiu em mim. Aos professores do Departamento
de Biblioteconomia pela dedicação e compreensão nos
momentos difíceis, e a todos os companheiros de curso.
AGRADECIMENTOS
Agradeço antes de tudo a Deus que sempre me deu forças nos momentos
que me sentia mais cansado e me mostrou os caminhos corretos nos momentos em
que eu estava mais perdido.
A toda minha família, em especial aqueles que estão ao meu lado todos os
dias, meus pais Graciene Jeruza e Francisco Pereira, meus irmãos Matheus Vinicius
e Jackeline Pereira, assim como minha namorada Sayonara Souto, que sempre
esteve ao meu lado nos momentos mais difíceis.
Agradeço também a todo corpo docente do curso de biblioteconomia da
UFRN, em especial a Professora Renata Passos Filgueira de Carvalho, minha
orientadora, a Professora Maria do Socorro de Azevedo Borba por sua amizade,
compreensão e ajuda nos momentos complicados e também a Professora Mônica
Marques de Carvalho, pelo incentivo, conselhos, e dicas durante o curso.
A todos os meus colegas de classe em especial aqueles que estiveram mais
próximos, Caetano Emanoel, Everton Monteiro, Francisco de Assis, Wagner Félix,
Israel Dério, Ildeney Domingos, Ilaydiany Cristina e Rubervânio da Silva Mateus.
E a todos que contribuíram de uma forma ou de outra para mais um passo
importante da minha vida acadêmica. Todos esses farão sempre parte de uma fase
muito importante da minha vida.
RESUMO
Apresenta uma abordagem sobre o arquivo sua origem histórica, funções,
finalidades e estratégias. Assim como a evolução da humanidade o conceito de
arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças.
A gestão documental considerada como o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O enfoque no ultimo capitulo é
sobre gerenciamento de documentos eletrônicos, uma ferramenta utilizada pela
tecnologia de informática com o objetivo de captar, armazenar, localizar e gerenciar
versões digitais de documentos em papel devendo periodicamente ser revisto e
atualizado a fim de atender as alterações que surgirem, possibilitando cada vez mais
a eficiência e eficácia do trabalho seja nas organizações públicas ou privadas.
Palavras-chave: Arquivo. Gestão documental. Gestão eletrônica.
ABSTRACT
It presents an approach to file its historical background, tasks, goals and
strategies. Like the evolution of the concept of humanity suffers files changes to meet
the challenges of a world in change. The document management considered as a set
of procedures and technical operations relating to the activities of production,
processing, use, evaluation and archiving of documents in current and intermediate
phase, aimed at their disposal or collection for permanent custody. The focus in the
last chapter is about managing electronic documents, a tool used by the technology
of information technology in order to capture, store, track and manage digital
versions of paper documents should be periodically reviewed and updated to take
account of the changes that occur , Allowing ever more efficiency and effectiveness
of the work is in public or private organizations.
Keywords: Archive. Document Management. Management electronics.
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO...........................................................................................
8
2
ARQUIVO...................................................................................................
10
2.1
ORIGENS E DEFINIÇÕES........................................................................
10
2.2
FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS.........................................
13
2.3
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS............................
15
3
GESTÃO DOCUMENTAL..........................................................................
19
3.1
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS.....................................................
22
3.2
INSTRUMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS...........................
23
4
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO...........................................................
25
4.1
ETAPAS
PARA
ELABORAÇÃO
DE
PROJETOS
DE
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO...........................................................
31
CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................
34
REFERÊNCIAS....................................................................................................
36
5
8
1 INTRODUÇÃO
Nos dias atuais onde a demanda informacional é cada vez maior dentro
das organizações, há uma preocupação crescente com relação ao acesso e a
preservação da memória mundial, frente às tecnologias de informação. No
caso especifico deste trabalho o meio de armazenamento que será abordado é
o de arquivo, que é de suma importância em qualquer empresa moderna, pois
trabalha com todos os documentos que são gerados em qualquer empresa,
sendo esse material de caráter comprobatório.
A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente
fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira
rápida e segura. A classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a
partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração
a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.
A informação torna-se indispensável o desenvolvimento de programas
de gestão de documentos cujos elementos básicos são desenvolvidos em três
fases: produção, utilização/conservação e destinação. A aplicação dos
procedimentos de gestão torna os arquivos colaboradores das administrações,
sendo uma atividade permanente e que contribui para o aprimoramento das
funções, sob vários aspectos.
Graças aos avanços tecnológicos o profissional da informação pode
contar com importantes modos de organização de arquivo, entre eles, o
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que pode definir como sendo o
conjunto de recursos de hardware e software que permite gerenciar
documentos eletrônicos.
As empresas estão implantando o GED por ser um recurso tecnológico
que traz benefícios, e dar respostas as demandas oriundas do processo da
globalização onde os processos se modificam a cada minuto e se as empresas
não estiverem prontas para estas mudanças ficarão prejudicadas em relação
as suas concorrentes, mas esta nova tecnologia como todas as outras não nos
traz somente benefícios, ela tem algumas desvantagens como: o alto custo dos
equipamentos e a mudança constante de tecnologia no que diz respeito a
9
hardweres e softwares que traz outros problemas como a migração de suporte
e mão-de-obra qualificada, entre tantos outros.
O objetivo desse trabalho é analisar a gestão documental com a
implementação do Gerenciamento eletrônico de documentos. Através da
Identificação de métodos de arquivamento adequado para a guarda dos
documentos; verificação da utilização do GED em uma instituição documental e
definindo etapas para implantação do GED.
Os procedimentos metodológicos envolveram pesquisa bibliográfica
impressa e eletrônica, através de revisão da literatura, com livros, monografias,
anais de eventos e endereços eletrônicos pertinentes aos assuntos em
questão, enfatizando padrões para um arquivo operar com qualidade.
A partir disso, a estrutura deste trabalho foi constituída dos capítulos,
conforme apresentação a seguir.
O primeiro capítulo trata da origem, histórico, definições e funções de
arquivo na visão de alguns autores, bem como a importância desse serviço
para as empresas modernas; o segundo capitulo traz uma abordagem sobre
gestão documental enfocando a avaliação, classificação e o período de guarda
e destinação; no terceiro capítulo ressalta os processos ligados ao
gerenciamento eletrônico de documentos e as etapas para implantação de um
projeto de GED em organizações seja de ordem pública ou privada.
Portanto esse trabalho traz em seu desenvolvimento um enfoque sobre
arquivo e dar maior ênfase ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED como sendo um recurso que foi criado com a intenção de controlar o
universo informacional de uma organização a partir de documentos eletrônicos.
Um de seus objetivos é organizar os documentos de forma que a consulta seja
feita em rede, com alta velocidade e precisão.
10
2 ARQUIVO
Os arquivos tem como função principal possibilitar o acesso às
informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida
e precisa.
2.1 ORIGEM E DEFINIÇÕES
A origem do termo arquivo diverge de algumas fundamentações
teóricas, alguns teóricos afirmam ter surgido da antiga Grécia, outros defendem
que o termo precede de achivum palavra de origem latina que significa guarda
de documentos.
A palavra abriga em si o nome arkhê que nos reporta a um sentido
físico, histórico, originário; mas, ainda, também a um sentido nomológico
significando comando. Este comando seria exercido pelos superiores,
denominados arcontes no arkhêion grego, a residência desses mesmos
líderes. Nesse domicílio eram guardados os documentos que os arcontes
tinham que interpretar. Foi assim que surgiu o significado consensual do termo
arquivo, com o sentido de resguardo, domiciliação (DERRIDA, 2001).
De acordo com a Lei 8159/911, são chamados de arquivos os “conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos”
O Dicionário de Terminologia Arquivística adota a seguinte definição:
“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou
do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5).
1
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
11
Na definição de Paes (2004, p. 16) arquivo é “a acumulação ordenada
dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.
Para Paz et al. (2004, p. 89):
Os arquivos representam um conjunto de documentos,
produzidos ou recebidos e preservados por instituições
publicas ou privadas, ou mesmo por pessoas físicas, em
decorrência de seus negócios, de suas atividades especificas
e no cumprimento de seus objetivos.
Schellenberg (1973) define arquivo como correspondendo aos antigos
documentos dos quais essencialmente se ocupou e elaborou princípios para
seu tratamento aplicáveis, voltada para o estagio monumental da instituição.
Portanto de acordo com as definições acima de alguns autores
Arquivo
o
um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de
informação para a execução de suas atividades. No Brasil, a política de
arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.
Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e
em vários suportes. Em relação à sua finalidade deve ser de dar suporte
informacional á empresa mantenedora, para que a organização/instituição
tenha embasamento nas suas tomadas de decisões, com a função de
disponibilizar as informações existentes no acervo. Para Bellotto (1991, p. 16):
O arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz
a administração pública ou privada a qual serve) e em seu
acervo os conjuntos documentais são reunidos segundo a sua
origem e fundação, isto é, suas divisões correspondem ao
organograma da respectiva administração; que os objetivos
primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos
e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa
histórica, quando estiver ultrapassando o prazo de validade
jurídica dos documentos (em outras palavras, quando
cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte
geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa a
qual o arquivo é ligado.
12
Na atualidade o conceito para arquivo difere da idéia de deposito como
era conhecido tempos atrás hoje existe toda uma preocupação com os
aspectos legais dos documentos, que se acentuou devido ao grande aumento
de informações colocadas no mercado, provocado pelo pouco espaço
reservado para os arquivos nas instituições, obrigando o profissional arquivista
a só guardar o necessário.
O arquivo é algo de suma importância, pois, na sua organização está
implícito o fato de documentar e comprovar todas as informações emitidas. Isto
significa a guarda dos documentos de forma tal que os registros possam ser
conferidos e conseqüentemente comprovados quando as situações assim
exijam (FEIJÓ, 1998).
Para Beltrão (1991) os arquivos dentro de uma empresa podem estar
dispostos segundo as seguintes estruturas:
Centralizados: Quando reúnem em um único local físico da empresa
todos os documentos produzidos e recebidos, centralizando as atividades de
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição.
Tem como
vantagens:

Redução de custos operacionais

Economia de espaço, material e equipamentos,

Padronização de normas e procedimentos.

Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.

Uniformidade na realização de tarefas.
Descentralizados:
estabelecem
a
organização
de
arquivos
descentralizados ou departamentais, conforme a estrutura da empresa. Os
arquivos
são
criados
para
atender
as
necessidades
específicas
de
departamentos, seções, divisões etc. Muito cuidado deve ser observado com
essa modalidade, para que não se criem arquivos desnecessários. O
desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível de
departamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de
interesse, evitando-se as duplicações.
Segundo Smit (1987, p. 13), a documentação é concebida como o
processo de “reunir e organizar para achar”.
13
A importância de criar e manter os arquivos organizados facilitará o
manuseio e a rapidez nas informações necessárias para o desenvolvimento do
trabalho. Portanto, faz-se necessário para o processo de organização e
baseado nas citações acima classificar de acordo com suas funções para obter
um melhor desempenho.
2.2 FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
Os arquivos variam e são caracterizados em tipos distintos, de acordo
com suas funções. As funções primordiais de um arquivo segundo Vieira
(2001) são:

Guarda e conservação de informações, visando á sua utilização futura.

Facilidade de acesso as informações arquivadas.
Para Paes (2004, p. 21-23) os arquivos podem ser classificados da
seguinte forma:
a) as entidades mantenedoras:

Públicos (federal, estadual, municipal);

Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes,
associações).

Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc)

Comerciais (firmas, corporações, companhias)
b) os estágios de sua evolução – definidas por Jean – Jacques (1997),
como idade dos arquivos:

Arquivo da primeira idade ou corrente;

Arquivo da segunda idade ou intermediário;

Arquivo da terceira idade ou permanente;
O ciclo documental do arquivo de uma empresa (corrente, intermediário
e
permanente)
devem
ser
planejados
de
forma
que
funcionem
harmonicamente, auxiliando a instituição no alcance de seus objetivos.
A
14
empresa deve definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e
também a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois o
arquivo é a fonte de informações que agiliza o alcance dos objetivos.
Rodrigues (2006) relata que a classificação dos documentos é
designada pelas atividades realizadas pelos mesmos. Na arquivologia, a
classificação dos documentos de caráter permanente denomina-se Arranjo.
Arranjo segundo a definição publicada na ABNT (1986, p. 3):
É o processo que na organização de arquivos permanentes,
consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos
documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos
fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das
séries.
Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste
em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência
alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método
de arquivamento previamente adotado. Também denominado
classificação.
c) a extensão de sua atuação: os arquivos podem ser:

Setoriais;

Gerais ou centrais.
d) a natureza dos documentos:

Arquivo especial;

Arquivo especializado.
Segundo Hay (2003) o arquivo, em si mesmo, apresenta basicamente
três funções: a de conservação, a de revelação e a de criação.
A conservação caracteriza-se pelo simples ato de guardar um
documento. Seria a necessidade que se tem de conservar algo devido ao seu
valor histórico, literário ou sentimental. A revelação se relaciona com o
conteúdo que um determinado objeto possui o que está registrado em linhas e
a motivação que teve uma pessoa para produzir alguma coisa em um
determinado momento. A criação que seria a reação de um leitor que, após
entrar em contato com um dado documento produzisse um objeto que
representasse o seu posicionamento a respeito daquilo que vivenciou.
15
2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
A cada dia as organizações vêm percebendo a importância do
gerenciamento eficaz da informação e as vantagens que a mesma traz para as
empresas. Mas pode-se fazer mais para aumentar este reconhecimento, basta
o profissional da informação demonstrar suas habilidades e desenvolver bem
seu papel dentro das empresas atuando como gestor documental.
Para o armazenamento de qualquer organização seja ela pública ou
privada deverá disponibilizar um espaço físico apropriado para acomodação
desses processos.
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma
instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, são
elas: “levantamento de dados, analise de dados coletados, planejamento,
implantação e acompanhamento” (PAES, 2004, p. 35).
De acordo com Martins (2005), para desempenhar as suas funções, o
arquivo necessita de uma estrutura básica que pode ser composto dos
seguintes elementos:

Recursos Humanos

Instalações Físicas

Recursos Materiais
A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser
confiada a um pessoal competente e responsável para executar as operações
de:
a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o método de classificação adequado.
d) Ordenar documentos.
e) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a saída de documentos do arquivo.
16
i) Transferir e descartar documentos.
Além desses itens compõe a estrutura básica de arquivo, boa
iluminação, higienização, ambiente arejado.
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à
administração que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento
da história da entidade que os gerou. Eles são utilizados, num primeiro
instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que
o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer
o seu passado e a sua evolução. A função principal dos arquivos é possibilitar
o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de
maneira rápida e precisa.
Para Silvino Filho (1995), os três parâmetros básicos para uma
avaliação de documentos são:

Levantamento da produção documental – são os documentos
produzidos e desenvolvidos por funções atividades e rotinas objetivando
o contexto em que os documentos se inserem e a inter-relação entre os
produzidos e recebidos pelos órgãos de uma instituição.

Tabela de Temporalidade de Documentos – é o registro esquemático
do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão,
determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente,
transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento
para o Arquivo Permanente.
Segundo Faria (2006) a TTD deve ser vista como um documento
institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a
períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos
de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam
freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume
passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.
Para um melhor funcionamento da TTD é preciso conhecer as
ferramentas básicas além de dedicar tempo necessário para que seja realizada
a triagem frequentemente e com isso garantir maior eficacia no processo de
arquivamento.
17
Faria (2006, p. 35), complementa que :
A TTD entre outras vantagens conta com a diminuição do
espaço físico, agilidade na recuperação da informação,
definições de responsabilidade para com a gestão dos
processos de arquivamento, diminuição com custos
operacionais, controle geral da massa documental.
A tabela de temporalidade documental pode ser definida como:
[...] é o instrumento arquivístico que, após aprovação e
oficialização pela autoridade competente, procura estabelecer
a destinação final dos documentos, ou guarda permanente,
relaciona as séries documentais que os documentos integram,
os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de
precaução, em função de valores legais, fiscais,
administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e
define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento
de documentos públicos do Município. (BORBA; CARVALHO,
200-, apud FERNANDES NETO, 2007, p.28-29).

Plano de destinação dos documentos – este documento deve mostrar
a inter-relação dos documentos produzidos por um órgão, ou seja a
relação entre as funções as políticas administrativas e os documentos
produzidos nos vários níveis administrativos.
Portanto para um maior desempenho é necessário que cada documento
seja classificado e armazenado obedecendo alguns critérios e ou posições que
segundo Paes (2004), são denominados de horizontal e vertical e que devem
ser classificados pelo gênero, natureza do assunto.
A solução para resolver o acúmulo das massas documentais,
vulgarmente conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da
arquivística
no
Brasil.
Trata-se
de
uma
situação
que
se
repete
angustiantemente em todo o país.
Qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de
existência, convive com o dilema do que fazer com a documentação
acumulada no decorrer de suas funções. “O poder público em suas várias
esferas, a área privada e mesmo pessoas físicas em seus escritórios ou
18
residências são forçadas a guardar cada vez maior quantidade de documentos”
(LOPES, 1993).
Portanto uma boa organização e administração de um arquivo em
qualquer empresa facilitam o bom desempenho do administrador garantindo
maior eficácia e resolutividade para os problemas surgidos na empresa. Para
Belloto (2002 apud PAZIN, 2005) é necessário que a organização dos arquivos
esteja adequada á competência e as atividades da instituição ou pessoa
responsável pela produção, acumulação ou guarda de documentos. Daí a
necessidade de toda organização seja ela pública ou privada inserir e priorizar
a gestão documental da sua empresa.
19
3 GESTÂO DOCUMENTAL
Considerando a evolução da humanidade através dos tempos, diante
das mudanças e avanços de modelos administrativos as empresas e ou
instituições públicas ou privadas reconhecem a necessidade de melhor cuidar
das informações e documentações, para tanto utilizam estratégias de
armazenar não na condição de simples arquivamento mais dentro de um plano
como uma atividade necessária da empresa que tem como objetivo
acompanhar todo esse desenrolar e atender as exigências e desafios do
mundo globalizado.
Visando compreender o processo de gestão de documentos, são
apresentados neste capítulo aspectos relacionados à gestão de documentos,
enfatizando os instrumentos utilizado na gestão arquivos, fundamentado na
literatura especializada da área e com base na legislação arquivística vigente.
O conceito de Gestão Documental, formulado a partir da Teoria das Três
Idades, originou-se em meados dos anos 50, período conhecido como o da
“explosão documental”. Foi formulado nos Estados Unidos, no bojo de grande
reforma da administração pública. A importância dos arquivos, naquele
momento, era evidente, demonstrando-se que deles dependia a soberania das
nações e a autonomia das comunidades.
A Lei Federal nº 8.1592, de 08/01/1991, define a gestão de documentos
como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes á
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
A gestão de documentos originou-se, portanto na impossibilidade de se
lidar, de acordo com "moldes tradicionais", com as massas cada vez maiores
de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e
canadenses. Assim, a partir das soluções apontadas por comissões
governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e
do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos
2
Op. cit. (p. 9).
20
princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do
ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação de
documentos (FONSECA, 1998, p. 38).
De acordo com publicação do Arquivo Nacional (1995, p. 11), sobre o
assunto, documento:
É toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e
pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são considerados pelo Arquivo Nacional, todos
os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou
privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de
informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se
vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas
funções.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar.
Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um
suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que,
mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das
ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e
utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de
decisão.
Ainda segundo Fonseca (1998) as principais atividades e funções das
etapas do ciclo documental são:

produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de
correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas
de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses
processos;

utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de
arquivos
e
de
recuperação
de
dados,
gestão
de
correio
e
telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise
de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos
vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
21

destinação: a identificação e descrição das séries documentais,
estabelecimento
de
programas
de
avaliação
e
destinação
de
documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos
documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
William Benedon (apud JORNAL DO GED, 200-) especialista norteamericano em documentação, define a gestão de documentos como sendo um
alicerce para os sistemas de gerenciamento de informação e que tem por
finalidade proporcionar os melhores princípios que regem a criação,
processamento,
manutenção
e
disponibilidade
dos
arquivos,
independentemente da mídia em que estão.
A Unesco define gestão de documentos como uma parte do processo
administrativo relacionado com a aplicação de princípios de economia e
eficácia tanto na iniciação, acompanhamento e uso dos documentos, quanto
em sua eliminação (HERRERA, 1993).
A análise das propriedades dos documentos foram reunidas por
Schenkel (2003), como:

Autenticidade: Propriedade relacionada ao processo de criação,
manutenção e custódia dos documentos, sendo resultado de rotinas
processuais como cumprimento de determinada função e/ou atividade,
sendo autênticos na medida em que são criados e conservados,
comprovadamente,
de
acordo
com
procedimentos
regulares
e
predeterminados.

Organicidade: Os registros arquivísticos são acumulados de forma
natural, contínua e progressiva nas organizações, em função de suas
atividades-fim, denotando sua estrutura administrativa.

Interrelacionamento: Entre os documentos estabelece-se um vínculo
no decorrer das transações nas quais foram criados. Tal elo pode
ocorrer tanto no momento da sua produção quanto no seu recebimento.

Unicidade: O documento é único dentro da estrutura documental onde
está inserido, mesmo no caso de cópia elas são únicas no contexto
onde se encontram.
22

Imparcialidade: Intrinsecamente existe “uma promessa de fidelidade
aos fatos e ações que se manifestam e para cuja realização
contribuem”.
A relação da teoria das três idades com a gestão dos documentos foi
abordada por diversos autores, sendo que pode-se sintetizar por Ohira (2003).
3.1 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
IDADE
1ª Idade
Arquivo
Corrente
2ª Idade
Arquivo
Intermediário
DESCRIÇÃO
IMPORTÂNCIA
DO DOCUMENTO
DIREITO À
INFORMAÇÃO
Documentos ativos, vigentes e Necessários para Controle
das
freqüentemente consultados.
ações em curso
ações
do
governo e das
organizações
do
Necessários para Controle
Final de vigência;
Documentos que aguardam novas ações ou governo;
de preservação de
prazos longos de prescrição ou verificação
outros direitos
direitos
precaução;
Raramente
consultados;
aguardam a destinação final,
eliminação
ou
guarda
permanente.
3ª Idade
Arquivo
Permanente
Documentos que perderam o Preservação da
valor administrativo, porém são memória da
providos de valor secundário ou sociedade
histórico-cultural.
Fonte: Ohira (2003)
Direito
memória e
identidade
cultural
Documentos e arquivos estão presentes em qualquer tipo de empresa
ou organismo do governo. A importância ou não a eles atribuída depende da
necessidade da informação, seja para os processos de negócios, provas ou
como fonte de conhecimento. Para que a informação tenha valia, ela precisa
ser triada, tratada e organizada segundo critérios da própria empresa ou
organismo público baseando-se em sua atividade fim ou necessidades
especificas de processo do trabalho.
à
à
23
3.2 INSTRUMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS
OBJETIVO
Glossário de espécies e Instrumento auxiliar para a identificação dos
tipos documentais
documentos abrangidos pelo sistema de arquivo,
instruindo para que se utilize à espécie adequada para
cada ato e para que possa reconhecer esse ato em
toda a organização.
Tabela de Temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade
competente, que determina prazos para transferência,
recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
Plano de Classificação
Instrumento para organizar os documentos e para
ajudar
a
localizar
a
informação.
Esquema
preestabelecido para armazenamento, ordenação e
classificação.
Normas
Norma ISAD(G) - International General Standard
Archive Description, de descrição arquivística, tomada
como ponto de partida para derivar representações
para documentos. Normas da ABNT específicas para a
área de arquivos - NBR. 9578: Arquivos e NBR 10519:
Critérios de avaliação de documentos de arquivo
Instrumentos de
Instrumentos criados a partir da representação das
Pesquisa
informações arquivísticas como catálogos, guias,
índices, inventários, e outros, com a finalidade de
facilitar a pesquisa, a recuperação e o acesso às
informações e documentos.
Dispositivos
Apoiados na legislação específica em âmbito
constitucionais e
institucional, estadual e federal, visando à segurança
legais
dos documentos arquivísticos
Manuais técnicos
Orientam os servidores que trabalham nesse setor,
visando a operacionalização do sistema.
Fonte: Ohira (2003)
A Gestão de Documentos objetiva não só gerenciar o controle e
disponibilidade das informações organizadas como também evidenciar a
transparência da administração.
Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir
da década de 80, utiliza-se o gerenciamento eletrônico de documentos para as
mais diversas funções, que vão desde os mais simples editores de texto até os
mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vêm
apresentando soluções para gerenciamento de documentos, das quais
podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de trabalho
(workflow), a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os
24
quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e
documentação.
25
4 GERENCIAMENTO ELETRONICO
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma tecnologia que
provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e
recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem
aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via
navegador Web por meio de uma intranet coorporativa, a capacidade de
gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do
Conhecimento.
O próprio conceito de GED esclarece: “um sistema de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos (G.E.D.), usa tecnologia da computação para captar,
armazenar, localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos em
papel” (MUNDO DA IMAGEM, 1997, p. 21-22).
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é ao mesmo tempo:
um método, um sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento
de documentos como informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a
partir da necessidade das empresas em gerenciar a informação que se
encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito
da corporação.
A Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE), no comando da
Arquivologia:
Gerenciamento de documentos eletrônicos tem como
pressuposto o conceito de original, que visa à gestão de
documentos criados em meio eletrônico e cujo original
permanece neste meio, embora também, englobe os
documentos digitalizados. É através de um sistema de gestão
de documentos eletrônicos (GDE) que estabelecemos políticas
de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação
de documentos eletrônicos (FLORES, 1998 apud BEZERRA,
2003, p.13).
Ainda sobre a citação do autor acima citado que traz um enfoque sobre
a evolução do conceito de GED.
Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os
conceitos arquivísticos evoluindo de um mero software de
26
digitalização e acesso para tornar-se um instrumento de apoio
dentro de um sistema de gerenciamento de documentação,
seja ele eletrônico ou não (KOCK, 1998, p. 16).
Sendo o Gerenciamento Eletrônico de Documentos uma solução que faz
uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados
na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os
processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JÚNIOR, 1995). O GED é
bastante vantajoso em relação às outras formas de gerenciar documentos
existentes atualmente. Gerenciar documentos, não significa apenas gerar um
acervo sem ter nenhum controle sobre seu conteúdo, e um bom sistema deve
englobar todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos.
Segundo Sprague Júnior (1995 apud SILVA, 2001), a definição
apresenta-se a seguir como:

Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão,
consultas,
manipulação,
atualização,
e
eventual
disposição
de
documentos para preencher um propósito organizacional.

Eletrônico: uso de tecnologias de informação.

Documento: um conjunto de informações pertinentes a um tópico,
estruturado para a compreensão humana, representado por uma
variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade.
Quanto maior o volume das informações, mais necessário é encontrar
uma solução para que a desordem não crie sérios problemas, inclusive o da
perda de negócios, atrasos em respostas e perda do potencial da
competitividade (MUNDO DA IMAGEM, 2003).
Algumas vantagens do GED:
a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico, sistemas de
gestão e manutenção;
b) Possibilidade de maior disseminação da informação, dinamizando
análise de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos;
c) Redução de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio
de documentos;
d) Rapidez no envio da informação ao usuário final;
27
e) Agilidade no atendimento e padronização no cadastramento e
informações;
f) Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e
pesquisas;
g) Redução de tempo no acesso a documentos, redução de área física e
moveis para arquivamento.
Para funcionar o GED é necessário uma base de dados para que o
usuário possa realizar a busca por nome de arquivo, índices, palavras-chave
ou palavras do conteúdo do documento, estando estas disponibilizadas em um
dispositivo de armazenamento. Como resultado de uma eventual busca, o
documento deverá ser mostrado na tela de quem o solicitou através de um
visualizador básico que permitirá a edição de arquivos de diversos formatos.
Assim, como auxilia na organização e posterior acesso às informações,
o uso desse recurso vem se tornando cada vez maior no mercado, e uma vez
que possui todas essas características, ele vem ganhando uma importância
vital no âmbito organizacional.
A implantação, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser
efetivada visando à garantia no processo de atualização da documentação,
interrupção no processo de deterioração dos documentos, e ainda a eliminação
do risco de perda do acervo, através de backup, microfilmagem e distribuição
de documentos, sem falar no acesso à informação pela internet e intranet.
Segundo Aguiar (2005 apud FERNANDES NETO, 2007, p. 33) para
implantação do GED é preciso:
Diagnóstico, racionalização (levantamento, formação da TTD,
aprovação da TTD, triagem dos documentos); organização dos
documentos,
e
informatização.
Sem
o
adequado
gerenciamento dos documentos, o GED pode representar
apenas a informatização da bagunça.
A microfilmagem é uma técnica mundialmente difundida que consiste na
transformação dos arquivos em papel para microfilme. Com o aumento do
volume de papéis, a necessidade de classificação, ordenação, arquivo,
pesquisa e distribuição da informação, tornaram o microfilme um meio rápido,
eficaz, econômico e de fácil recuperação de qualquer documento, sem recorrer
28
ao manuseio do mesmo, aliando a tudo isso temos uma considerável redução
de espaço. O sistema de arquivos é simples e econômico, na medida em que o
filme é arquivado, numerado e indexado em um programa apropriado que
possibilita a sua localização de forma rápida e segura. Com o microfilme, temos
a garantia que a documentação que procuramos está sempre no mesmo local,
pela mesma ordem e de fácil acesso.
A importância do microfilme torna-se ainda mais útil, quando temos ao
alcance de um só movimento centenas de milhares de documentos, sem
abandonar o posto de trabalho.
O microfilme está amparado e protegido pela Lei Federal nº 5.4333 de 08
de maio de 1968, e regulamentado pelo Decreto nº 1.7994 de 30 de janeiro de
1996.
A chegada da microfilmagem resolveu em partes alguns dos problemas
encontrados nos arquivos de papel, pois o espaço requerido para se estocar os
microfilmes é expressivamente menor que o utilizado com o papel. Mas ainda
assim, algumas interrogações para os gestores: como tornar os processos
mais ágeis? Como fazer com que a localização e manipulação de documentos
não seja a parte mais demorada de todo um processo? A microfilmagem tem
como vantagem em relação ao papel a consulta mais rápida aos documentos,
preservando assim o documento para o seu manuseio. Com o avanço
tecnológico, surge, portanto o gerenciamento eletrônico.
Com a necessidade de capacitar profissionais para o gerenciamento
eletrônico de documentos exige-se habilidade de trabalhar com uma variedade
de formatos, que nem sempre podem ser previstos pelos projetistas de
aplicação ou por seus usuários. Imagens, textos e gráficos podem ser
armazenados como imagens. De acordo com o tipo de uso desta informação,
entretanto, este pode ou não ser o método mais eficiente ou o mais efetivo. O
tipo de documento, o método de recuperação e a necessidade de
armazenamento determinarão o conteúdo e a arquitetura do documento, e
como resultado orienta para a tecnologia de informação necessária.
3
Regula a microfilmagem de documentos oficiais.
Regulamentou a Lei do Microfilme N.º 5.433/68, o qual autorizou o uso do microfilme
convencional e também daqueles produzidos através do Processamento Eletrônico de Imagens
com o COM - Computer Output to Microfilm.
4
29
O gerenciamento eletrônico de documentos envolve a organização
sistematizada e automatizada, interna e externa, de documentos ao longo do
tempo, através de algum tipo de banco de dados ou seu equivalente.
Gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa
não é tarefa fácil. Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades
de correspondência de seus clientes e fornecedores, além da documentação
gerada dentro da própria organização, tais como memorandos, cartas,
requisições, documentação fiscal, etc., tornando difícil a tarefa de armazenar,
recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.
Além dessa massa documental citada existem os documentos eletrônicos
especiais que segundo Castro et al. (2007), são:

E-mails

Blind Carbon Copies (BCC)

Message Recall (trazer de volta a mensagem enviada)

Limitações no número de mensagens da caixa de entrada

Limitações no tamanho da mensagem

Manutenção do Sistema de Mensagens

Software para filtrar a caixa de entrada de mensagens

Software de gerenciamento de direitos digitais

O uso apropriado das ferramentas de gerenciamento do sistema de
mensagens

Tecnologias Emergentes

Documentos Eletrônicos Originados na internet

Documentos em sistemas de Informação de empresas.
Segundo Kock (1998), GED é a somatória de todas as tecnologias e
produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica. Quando se fala
em informações precisa-se definir as formas como se apresentam sejam elas
na forma de voz, texto ou imagens.
O GED visa gerenciar o fluxo dessas informações desde sua captura até
o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas
em mídias analógicas ou digitais.
Ainda de acordo com Kock, (1998, p. 17),
30
Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os
conceitos arquivisticos, evoluindo de um mero software de
digitação e acesso para tornar-se um instrumento de apoio
dentro de um sistema de gerenciamento de documentação,
seja ele eletrônico ou não.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, portanto, requer que se
possua, em forma eletrônica, informações sobre os documentos registrados em
qualquer forma ou suporte. Para Andrade (2002), trata-se ao mesmo tempo de
um método, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento
de documentos sob forma de informação eletrônica digital.
Segundo Santos (2005), uma correta gestão de documentos está
diretamente associada ao uso de instrumentos arquivísticos que facilitam a
localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos
e evitam o acúmulo de documentos desnecessários e/ou o descarte de
documentos de valor.
Para que o GED aconteça, são necessários equipamentos especiais
para a correta e eficaz manutenção do processo, tais como:
Os Softwares utilizados no GED são basicamente divididos em duas
categorias, produção e recuperação, embora muitas vezes eles sejam
unificados.
Produção - são sistemas utilizados para a transformação dos
documentos papel em documentos digitais. Ou também, sistemas que
importam documentos já em formato eletrônico para o sistema GED.
Recuperação - Os programas de recuperação tem como função básica
localizar os documentos que foram previamente inseridos no sistema.
Todos têm uma coisa em comum: a pesquisa campos pré-indexados em
uma base de dados, que foi alimentada nas etapas de produção. Agora
dependendo do formato do documento (imagem ou eletrônico), ele pode ser
visualizado de formas diferentes.
Cada software de gerenciamento e recuperação da informação
apresenta peculiaridades definidas pelo próprio sistema; e sua eficiência
depende sobremaneira de uma indexação bem feita, que inclui as questões
relacionadas a capacidade do indexador e dos sistemas que ele tem disponível
para registrar suas representações nos índices. É nesse sentido que se torna
necessário que compreendamos a linguagem das pessoas com o qual o
31
sistema interage, para que se construa índices adequados e para que a
indexação seja feita de uma forma correta. Isso constitui um ponto fundamental
para o bom funcionamento de um sistema de gerenciamento de documentos.
Portanto o Software é uma seqüência de instruções a serem seguidas
e/ou executadas, na manipulação, redirecionamento ou modificação de um
dado/informação ou acontecimento.
A compreensão da adequação de um Software de Gerenciamento de
Documentos a um determinado sistema de informação está condicionada a
compreensão desse sistema como um todo. E, nesse sentido, entendemos
que:
Os sistemas de recuperação da informação podem ser
definidos como um conjunto de operações consecutivas
executadas para localizar, dentro da totalidade de informações
disponíveis, aqueles realmente relevantes. Para isso, executam
as funções de seleção, análise, indexação e buscas de
informações. Em todas essas etapas de interação usuário x
sistemas é fundamental, embora tenha-se apresentado com
muitas falhas. A formação do bibliotecário no Brasil não
capacita adequadamente para a adoção de políticas na área
técnica e é discutível na sua visão social da recuperação da
informação como um sistema de comunicação (CESARINO,
1985, p. 157).
Diante da exposição do trabalho embasado em uma pesquisa
bibliográfica segue as etapas que servirá de guia para a implantação de um
programa de GED, seja em empresas públicas e/ou privadas podendo sofrer
alterações para um maior desenvolvimento e eficácia na aplicação dos
métodos.
4.1 ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS ELETRÔNICO
Toda organização seja ela pública ou privada para que tenha um serviço
de gerenciamento eletrônico deverá elaborar um projeto de execução.
32
Para a elaboração do projeto de gerenciamento eletrônico segundo
Castro et al. (2007) deve seguir as seguintes etapas:

Levantamento da situação dos arquivos eletrônicos (identificar os
documentos recebidos, produzidos e enviados)

Planejamento;
requisitos
a
serem
contemplados
(definição
dos
documentos, infra-estrutura, equipe envolvida, definição de atribuições
de cada profissional, apresentação de um plano de segurança,
comunicação, treinamento, cronograma de execução de cada etapa,
resumo da execução do projeto).

Implantação
(acompanhamento
de
compra
de
software,
de
equipamentos e preparação da infra-estrutura, aplicar plano de ação,
recrutamento, treinamento de multiplicadores e administradores).

Assistência Técnica: (assistência deverá ser prestada a todos os setores
da empresa).
Portanto a política para o gerenciamento de documentos eletrônicos de
uma empresa ou organização servirá como um guia de ação para a melhoria e
agilidade das informações documental.
De forma geral o GED tem por objetivo principal melhorar a qualidade
das tarefas e atividades administrativas, facilitando o acesso e evitando o
extravio dos documentos, diminuindo os espaços físicos necessários para
arquivos, etc.
Através do GED é possível gerenciar ciclos de informações desde a sua
criação até o final. As informações poderão estar registradas em mídias
analógicas ou digitais. Registros que podem ser criados, conferidos,
consultados de qualquer lugar do mundo, utilizando os meios tecnológicos
disponíveis no mercado.
Enfim, o absoluto controle nos processos de negócios, alta velocidade e
precisão na localização de documentos criarão facilidades para o trabalhador,
além de que o gerenciamento automatizado de processos, aumentará a
produtividade, melhorará o processo de tomada de decisões, reduzirá o espaço
físico,
ampliará
as
possibilidades
para
indexação
de
documentos,
impossibilitará o extravio ou falsificação de documentos, integrará sistemas e
33
tecnologias dando maior agilidade nas transações entre empresas e maior
velocidade na implementação de mudanças nos processos.
Vale salientar que a pesar dos inúmeros benefícios que o GED
apresenta a implantação do sistema raramente ocorre sem dificuldades, sendo
a principal e mais comum a resistência à mudança, observada tanto nas
empresas públicas quanto privadas.
34
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Sabe-se que a informação é tida como uma ferramenta importante em
todas as épocas para a sociedade. Embora nos dias atuais o acesso a
informação é uma necessidade que vem crescendo constantemente devido ao
ritmo acelerado com que as pessoas estão procurando se manterem
informadas e atualizadas, pois o mercado competitivo exige cada vez mais,
contribuindo para a informação tornar-se mais poderosa e essencial.
Manter os arquivos organizados em qualquer organização seja ela
pública ou privada é manter a informação disponível para atender as
necessidades não só da organização, mas para a sociedade em geral.
A gestão de documentos partindo dos conceitos que norteiam a
produção, organização e preservação, os prazos legais de guarda que devem
ser respeitados, a importância de escolher profissionais capacitados, ou seja,
depende de inúmeros fatores. Para que todos esses aspectos sejam
assimilados
e
incorporados
pelas
empresas,
torna-se
fundamental
a
sensibilidade e a decisão de quem responde pela instituição.
Administrar adequadamente os recursos informacionais e seus fluxos na
organização representa, hoje, uma necessidade cada vez mais presente. As
organizações precisam ter seus documentos bem registrados, ordenados,
indexados, avaliados e que sirvam de forma rápida e eficaz as necessidades
da organização. É através de um Sistema de Gestão de Documentos
Eletrônicos (G.D.E.) que se estabelecem as políticas de avaliação, produção,
descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos.
A simples ação de tornar as informações organizadas prontamente
disponíveis para os integrantes de uma organização podem melhorar
significativamente os resultados por ela obtidos e atestar a sua excelência.
Assim, para atestar a excelência de uma organização é imprescindível
identificar e avaliar a aplicação dos procedimentos de gestão documental que
supostamente interferirá nos demais critérios a serem analisados.
Considerando o que foi exposto observa-se que o GED é uma
ferramenta de auxílio na área arquivística e que traz grandes inovações no que
diz respeito ao gerenciamento de documentos guardados em meios
35
eletrônicos, embora seja ainda uma tecnologia em desenvolvimento no ajuste
das
necessidades
da
organização
dos
documentos
em
unidades
informacionais
Vale ressaltar que diante do exposto cabe ao profissional bibliotecário
uma atitude profissional pró-ativa que o posicione com destaque, como
especialista da informação que é, e como empresário, no contexto da
Sociedade da Informação. Espera-se dele também uma atitude de vigilância
com o bem (informacional) público e com o desenvolvimento e disseminação
dos conteúdos informacionais através das redes.
Por fim, implantar e gerenciar o documento eletrônico nas empresas é
mais do que uma idéia relevante. Para algumas delas isto pode significar a
própria sobrevivência.
36
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