RECURSOS MATERIAIS
A administração de materiais trata de um conjunto de normas
relacionadas com a gestão de artigos essenciais à produção de um
determinado bem ou serviço
Apesar da administração de materiais ter sempre existido, só nos
últimos trinta anos é que surgiram “departamentos” separados para
executá-los
Actualmente os recursos materiais são administrados por serviços
especializados nas estruturas organizacionais, cabendo-lhe a
responsabilidade e a centralização das actividades relacionadas.
Para se compreender a importância dos recursos
materiais, devemos ter presente os seguintes
aspectos:
Os materiais representam uma grande fatia do
orçamento das instituições
A grande variedade de materiais de que as instituições
de saúde necessitam para o seu funcionamento, vão
desde equipamentos sofisticados até medicamentos,
produtos de limpeza, peças de reposição…
Os custos têm aumentado consideravelmente devido
à complexidade de tratamentos e procedimentos
realizados pelos técnicos da área de saúde nas
diversas especialidades
O produto final das instituições de saúde é a
prestação de serviços de saúde aos clientes que
recebem acções terapêuticas que não devem sofrer
qualquer interrupção
Os recursos materiais nas instituições de saúde têm
como objectivo coordenar todas as actividades
necessárias para garantir o suprimento de todas as
áreas da organização, ao menor custo possível e de
maneira a que a prestação dos seus serviços não sofra
interrupções prejudiciais aos seus clientes
Actualmente os recursos materiais são administrados por serviços
especializados nas estruturas organizacionais, cabendo-lhe a
responsabilidade e a centralização das actividades relacionadas.
Dentro destas actividades compreendem um ciclo continuo de
operações correlacionadas e interdependentes, sendo elas:
-Previsão
-Aquisição
-Transporte
-Recepção
-Armazenamento
-Conservação
-Distribuição
-Controlo
As funções do serviço de materiais
(Aprovisionamento) nas instituições de saúde são:
Compra
Armazenamento
Distribuição
Controlo
Em relação ao sector de compras, este desempenha várias
actividades, entre as quais:
Determinar as especificações dos materiais ou serviços
Determinar quando comprar
Controlar os níveis de stocks e vigiar os limites máximos e
mínimos
Estabelecer e/ou controlar a qualidade, de preferência com
padrões bem estabelecidos
Obter ofertas competitivas
Estabelecer os melhores preços
Avaliar os fornecedores e trocá-los, de acordo com a melhor
conveniência
Em relação ao sector de compras, este desempenha várias
actividades, entre as quais:
Estabelecer a politica ideal de pagamentos de cada período
Ajustar os termos financeiros
Estabelecer os procedimentos para as ordens de compra
Receber, armazenar e entregar materiais
Negociar devoluções
Fazer ajustes e adquirir novos produtos
Estabelecer práticas seguras para que sejam evitadas
perdas e fraudes
Trabalhar com base em estatísticas e em modelos ou
aplicações sistematizadas
Em relação às compras, é feita a aquisição do material
mediante as solicitações de reposição de stocks ou então por
um serviço interessado em adquirir um equipamento ou
material que ainda não faça parte do stock
Cabe ainda ao sector das compras proceder à negociação
com os fornecedores segundo as normas, consultando os
serviços interessados em relação às especificações e
qualidade do material
A recepção, o armazenamento, a distribuição e o
controlo de materiais são efectuados pelo “armazém”,
afim de manter os stock em níveis ideais.
O controlo de material permanente (equipamentos,
mobiliário…) é efectuado pela parte do património. Este
controla os extravios, as saídas de equipamento da
instituição para consertos, empréstimos, transferências
internas, além de dar a baixa no número de controlo de
património dos materiais sem condições de uso
A ENFERMAGEM
E A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS
O longo da história, a enfermagem tem sido responsável
pelo administração do ambiente físico das unidades onde os
clientes recebem a assistência à saúde.
A adequação do ambiente físico passa pela iluminação,
ventilação, limpeza, conservação e com a dotação de
materiais e equipamentos necessários à execução dos
procedimentos, sendo responsáveis pela previsão,
organização e controlo
O enfermeiro deve estar atento à qualidade do material
utilizado e à quantidade satisfatória, com o objectivo de
minimizar o risco para o cliente e evitar a descontinuidade
da assistência.
Deve ter em atenção o uso adequado dos materiais por
todos os funcionários, evitando o desperdício.
Sempre que possível participar no processo de selecção e
compra.
A reposição de stocks pode ser realizada por:
Sistema de reposição por tempo – a reposição ocorre em épocas prédeterminadas, sendo as cotas repostas integralmente. Este sistema propícia a
formação de grandes stocks
Sistema de reposição por quantidade – tendo sido estipulada uma cota
quando o stock chega a um nível mínimo, chamado stock de reposição, é
emitida a requisição de solicitação de material para o serviço
independentemente de um prazo estipulado. Este sistema se bem utilizado
pode ser bastante vantajoso, no entanto pode também ocasionar falta de
material se não houver uma observação detalhada e se os serviços
fornecedores não responderem prontamente.
A reposição de stocks pode ser realizada por:
Sistema de reposição por quantidade e tempo – estabelece-se uma cota de
materiais que garanta o consumo durante um determinado período e numa
época também pré-determinada é feita a solicitação de materiais na quantidade
necessária para repor os stocks. Este sistema permite o não esquecimento de
reposição, evita o aumento de stocks, no entanto a sua realização depende da
informação que se tenha em termos previsionais.
Sistema de reposição imediata por quantidade – geralmente este sistema é
usado pelas instituições particulares de saúde, onde a reposição é feita por uma
das vias de ficha de débito do utente. O respectivo sector encaminha
diariamente os materiais. Tem como desvantagem o esquecimento de debitar o
material, ficando a unidade desflacada.
A organização dos materiais nos serviços
Consiste na maneira como se irá dispor os materiais na unidade. Estes
devem estar centralizados e em locais de fácil acesso para facilitar o uso e
controlo. Afim de organizá-los melhor devemos de ter em atenção os
seguintes aspectos:
Planta física – É importante identificar quais os locais centralizados, de livre
acesso, de modo a que se possa estabelecer um fluxo que obedeça aos
princípios necessários para evitar o cruzamento de material esterilizado ou
limpo com material sujo ou lixo.
A escolha da área para a instalação ou guarda de cada material deverá ser
baseada nas respectivas características, quanto à quantidade, frequência do
uso, fluxo, dimensões, piso, instalações, limpeza, embalagem, forma de
armazenamento, riscos, e custo do material
A organização dos materiais nos serviços
Actividades desenvolvidas na unidade – estas
interferem no como e no onde serão distribuídos os
materiais. As actividades realizadas determinam os
materiais que são requisitados e que deverão ser
guardados em locais que permitam um acesso mais
rápido em relação a outros.
O CONTROLO DOS MATERIAIS
O controlo de materiais vai desde a quantidade, a
qualidade, a conservação, a protecção contra roubos e
extravios.
Um bom controlo permite a garantia de uma utilização
apropriada dos recursos materiais, a continuidade da
assistência aos utentes e a diminuição dos custos
relacionados com materiais.
A maior dificuldade no controlo é a grande diversidade de
materiais.
O CONTROLO DOS MATERIAIS
Uma das formas de controlo é o uso de fichas técnicas
onde é discriminado o tipo de material, acessórios,
quantidade na unidade, número de património, data de
aquisição defeitos apresentados, data de envio e da
entrega do conserto e empréstimo.
Outro aspecto é a manutenção que tem de ser vista no
aspecto preventivo e no aspecto reparador.
O processo de compra
Decreto-lei nº18/2008 de 29 de Janeiro