Ambiente da Negociação
Professor Laurent
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Disciplina: Modelos de Negociação
ETAPAS DO PROCESSO DE
NEGOCIAÇÃO
 Tudo o que for feito durante uma negociação terá
profunda influência na próxima negociação com
aquela mesma parte ou pessoa. Muitos parecem se
esquecer deste tópico importantíssimo.
 Não se deve encarar as etapas como algo rígido.
Em alguns casos poderemos suprimir uma ou
outra. O importante é ter sempre presente que elas
nos ajudam na sistematização do processo de
negociação.
ETAPAS DO PROCESSO DE
NEGOCIAÇÃO
Sete são as etapas do processo de negociação
(modelo INTEGRO - Ronald Bates/OPC):
 PREPARAÇÃO
 ABERTURA
 EXPLORAÇÃO
 APRESENTAÇÃO
 CLARIFICAÇÃO
 AÇÃO FINAL
 CONTROLE / AVALIAÇÃO
ETAPAS DO PROCESSO DE
NEGOCIAÇÃO
1. ETAPA DE PREPARAÇÃO
 É importante salientar que nesta fase o outro negociador
ainda não está presente, pois se trata do planejamento
inicial. Eis os passos:
1.1 Histórico das relações
Uma retrospectiva das negociações e contatos anteriores com
a mesma pessoa e/ou sobre o mesmo assunto que nos pode
dar subsídios, especialmente em termos de que
comportamento/estratégia deve ser usado ou evitado
(pense em você e no outro negociador, no que deve ser
evitado e/ou mostrado).
ETAPAS DO PROCESSO DE
NEGOCIAÇÃO
1. ETAPA DE PREPARAÇÃO
1.2. Objetivos ideais e reais
O que gostaria de conseguir, o ideal (máximo
desejável) e o que ele precisa e acha que pode
conseguir o real (mínimo necessário).
A distância entre o que é ideal e o real constitui a
"margem de negociação" que, quanto mais ampla,
maior flexibilidade nos dará ao longo do processo.
ETAPAS DO PROCESSO DE
NEGOCIAÇÃO
1. ETAPA DE PREPARAÇÃO
1.3. Presunção da necessidade
O outro negociador precisa ou não do que vai ser proposto,
quanto precisa, de que modo precisa. Ninguém "compra" ou
"aceita" produtos/serviços/idéias de que não necessita. É
neste momento que se pode até desistir da negociação ao se
constatar que não interessa à outra parte aquilo que vai ser
proposto; neste momento é fundamental o "Conhecimento do
negócio", especialmente no que se refere ao atendimento das
necessidades da outra parte.
Também é neste momento que devemos começar a pensar nas
necessidades, motivações, expectativas da outra pessoa; a
negociação será sempre mais fácil se mostrarmos que o que
vai ser proposto vai ao encontro do que a outra pessoa
deseja.
1. ETAPA DE PREPARAÇÃO
1.4. Planejamento das concessões
A negociação é um exercício de concessões; concessões que
devem ser planejadas antes do início da negociação e não
durante o processo. É importante analisar as implicações de
cada concessão e quais interessam mais ou menos à outra
parte. Este último aspecto é crítico porque o que não parece
importante para nós pode ser fundamental ao outro.
Concessões mais importantes devem ser deixadas por último.
1.5. Conflitos potenciais
Toda a negociação é repleta de impasses/conflitos.
É preciso pensar em alternativas de solução para os eventuais
conflitos antes de a negociação começar; depois pode faltar
tempo para isso. Use o seu humor, algo que possa relaxar a
outra parte, uma atividade social, uma concessão extra etc.
Isto será mais fácil se já negociou com aquela pessoa.
1. ETAPA DE PREPARAÇÃO
1.6. Expectativas positivas
Chegou o momento do contato com o outro negociador. Este
contato se dará na etapa seguinte - Abertura.
No entanto, é preciso garantir que este contato realmente vai
acontecer; é necessário transmitir à outra parte que, do nosso
ponto de vista, não resta dúvida de que o contato vai ocorrer.
Eis alguns exemplos de transação entre as etapas de Preparação
e Abertura:
– Vamos almoçar juntos amanhã para discutirmos uma nova
idéia?
– Está bem para amanhã, às 4 da tarde?
2. ETAPA DE ABERTURA
Esta é uma das etapas em que o negociador brasileiro se sente
mais à vontade. O objetivo básico da abertura é o de criar um
clima propício ao desenvolvimento da negociação, deixando
à vontade o outro negociador. É o primeiro contato entre os
dois negociadores. Eis os passos sugeridos:
2.1. Redução de tensão
Para não ficar tenso sugere-se você use alguns artifícios como
fazer perguntas sobre o próprio local e ambiente de
negociação ou mencione algo que você viu/leu que possa
interessar ao outro.
2.2. Defina seu objetivo
É o momento de lançar a isca, mostrando que você está lá para
resolver um problema, apresentar uma idéia, ou satisfazer
uma necessidade.
2. ETAPA DE ABERTURA
2.3. Concordância para prosseguimento
É importante definir como você e a outra parte vão trabalhar:
·
·
·
Em que local;
Durante quanto tempo;
Quais os pontos a serem discutidos.
Agora tudo está pronto para a etapa seguinte.
3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO
O objetivo básico desta etapa é detectar necessidades,
expectativas, motivações da outra parte para, quanto mais
ouvir, mais informações você terá; quanto menos
avaliativo/opinativo for, menores serão as possibilidades de
conflitos pela divergência de pontos de vista. Haverá
oportunidades nas etapas seguintes para você colocar suas
opiniões.
3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO
Para desenvolvimento dessa etapa sugerimos:
3.1. Frase inicial
Esta etapa deve ser iniciada com a seguinte colocação:
"Antes de falar sobre minhas idéias, gostaria de ouvir seu
ponto de vista sobre..."
"Você se incomodaria em me falar um pouco sobre..."
Pode haver uma pequena resistência inicial, mas em geral as
pessoas gostam de falar.
3.2. Teste de necessidade presumida
É nesta etapa que você vai verificar se e quanto a outra parte
precisa do seu produto, serviço, idéia.
Você vai testar se a presunção de necessidade feita durante a
etapa de Preparação foi correta .
3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO
Para desenvolvimento dessa etapa sugerimos:
3.3. Busca de identidade de interesses
Pontos em comum que tendem a criar uma disposição para
negociar, facilitando a discussão dos eventuais interesses
conflitantes.
3.4. Resumo das descobertas e concordâncias
É preciso confirmar se o que você entendeu foi realmente aquilo
que a outra parte disse, mostrando à outra pessoa/parte que
você foi um bom ouvinte e que compreendeu tudo o que foi
dito.
Use perguntas, tais como:
"Quero ver se entendi direito o que você disse..."
"Você poderia resumir para mim seu ponto de vista?..."
4. ETAPA DE APRESENTAÇÃO
É nesta etapa, finalmente, que você vai apresentar ao outro
negociador sua proposta e uma boa frase para iniciar esta
etapa será "com base nas informações que você acaba de me
passar, gostaria de sugerir..."
A apresentação pode ser dividida em:
4.1. Descrição dos seus produtos, serviços, idéias
(características)
Enumeração das características de sua proposta, sempre
enfatizando aqueles pontos que o outro negociador considera
mais importantes.
4.2. Problemas resolvidos por sua proposta (soluções)
Mostre ao outro negociador quais os problemas dele que sua
proposta resolve.
4. ETAPA DE APRESENTAÇÃO
4.3. Benefícios decorrentes de sua proposta (benefícios)
Além de descrever sua proposta, de mostrar os problemas
que ele resolve, é preciso enfatizar quais os benefícios que a
proposta traz para o outro negociador, inclusive da natureza
pessoal.
5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO
Este é o momento de esclarecer alguma dúvida pendente. Uma
boa pergunta para se iniciar a Clarificação será: "Algo do que
eu disse não ficou suficientemente claro?"
Na Clarificação procure seguir estes passos:
5.1. Esteja preparado para responder às objeções
Prepare respostas para objeções sobre: custo, duração,
experiências negativas anteriores, pessoal etc.
5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO
5.2. Evite frases perigosas
Não usar: "Você não entendeu nada"
"Não é nada disso"
"Sim, mas...".
 Usar:
"É um ponto de vista, quero acrescentar
algumas informações..."
"Está certo você se sentir assim, por isso, vou
lhe dar algumas informações".
5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO
5.3. Aceite as razões do outro
As pessoas são diferentes, algumas apresentam objeções com
base na lógica, outras com base no "feeling"/sentimento.
Neste momento, procure não ser contra o que o outro está
dizendo, mas acrescentar fatos/informações/depoimentos que
possam fazê-lo concluir pelo seu ponto de vista.
5.4. Levante dúvidas potenciais
Faça perguntas que certamente aumentarão a confiança do outro
em você, do tipo:
"Você não perguntou nada sobre isso, mas queria esclarecer...”
"Normalmente as pessoas me questionam sobre..."
6. ETAPA DE AÇÃO FINAL
É aqui que ocorre o fechamento do negócio, e se as fases
anteriores foram bem desenvolvidas, certamente esta etapa
será mais fácil.
Eis alguns passos a serem seguidos:
6.1. Atenção aos sinais de aceitação
Preste atenção às colocações do outro; veja se ele já se
imagina usando os produtos serviços que você está
propondo.
Eis algumas perguntas que podem provocar sinais de
aceitação:
"Você gostaria de pagar à vista ou à prazo"
"Você prefere verde ou amarelo?”
"Você quer implantar o programa agora ou em um mês?".
6. ETAPA DE AÇÃO FINAL
6.2. Torne sua proposta reversível
“Se não gostar, nós lhe devolveremos o dinheiro".
"Comece por esta pequena unidade; se não der certo, você
poderá voltar atrás sem grandes problemas".
A reversibilidade alivia o ônus da decisão.
6.3. Apresente opções
"Você gostaria de comprar dez ou vinte?"
"A vista ou a prazo?”
6.4. Recapitule vantagens e desvantagens
Sempre enfatizando as vantagens do ponto de vista do outro.
6.5. Proponha uma data para teste experimental
"Você gostaria de testar isto na Segunda-feira, sem qualquer
ônus?"
6. ETAPA DE AÇÃO FINAL
6.6. Proponha o fechamento do negócio
"Vamos assinar o contrato?"
"Quer passar no meu escritório para levar o primeiro lote?“
Ninguém assumirá um compromisso se isto não lhe for pedido.
Boa parte das negociações não se concretiza simplesmente
porque se deixa de lado esta solicitação de fechamento do
negócio.
7. ETAPA DE CONTROLE / AVALIAÇÃO
Esta etapa é tão fundamental quanto as anteriores, sabendo-se
que ainda resta:
7.1. Controle do que foi acertado
Em termos de prazos, custos, condições etc.
·
Medidas para a implantação do que foi negociado.
7. ETAPA DE CONTROLE / AVALIAÇÃO
7.2. Avaliação
· Comparação do previsto com o realizado na
negociação.
· Análise das concessões e suas conseqüências
· Notas e observações para a próxima negociação
·
Nas negociações importantes, procure fazer uso
das anotações; ao final faça um resumo da
negociação; este será de grande utilidade para
próximo encontro.