Arquivos Pernamentes
Aula 7
Atividades
1. Levantamento da evolução institucional
da entidade produtora (dimensão histórica, administrativa e de produção documental) - Diagnóstico
2. Identificação preliminar da documentação a arranjar.
3. Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado.
1 - Diagnóstico
• Processo de identificação se problemas com
levantamento da história institucional e
contexto de produção dos documentos.
• Produto – informações para estabelecer
metas de ação.
– Definir políticas adequadas a situação;
– Elaborar estratégias de soluções de problemas,
– Elaborar instrumentos arquivísticos necessários
à solução dos problemas
– Conhecimento Arquivístico + Conhecimento
Conhecimento
Arquivístico
+
Conhecimento
Adquirido
=
Solução
1ª Aproximação
• Tanto a classificação quando a ordenação
estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que
ambas estejam articuladas.
• O objetivo da classificação é dar visibilidade às
funções e às atividades do organismo produtor,
deixando clara as ligações entre os documentos.
• A classificação é antes de tudo lógica: a partir
da análise do organismo produtor de documentos são criadas categorias ou níveis de classificação.
Diagnóstico – Fases
1 – História da Instituição
– Objetivo: Entender quem é a instituição acumuladora, sua história, sua trajetória e as relações
que estabeleceu ou estabelece
– Dados necessários:
• Criação e/ou Extinção- decreto ou estatuto da instituição,
contrato social, regimento, decreto de extinção;
• Missão – plano de ação, atos normativos;
• Funções e estrutura - organograma, relatórios de atividades,
organograma com atribuições da unidades e alterações;
• Rotinas – relatórios gerenciais, manuais de procedimentos.
• Vinculações administrativas – localizar a organização dentro
da estrutura administrativa
Diagnóstico – Fases
• Outro doumentos:
– Atas de reunião;
– Memórias de reunião;
– Livros comemorativos. • Resultado:
– texto descritivo sobre a
• Método:
instituição com todas as
– Pesquisa bibliográfica;
informações necessárias
– Observação direta;
para traçar as soluções e
– Entrevistas;
produtos arquivísticos
– Análise dos dados.
Diagnóstico – Fases
2 – Levantamento do acervo
– Identificação:
•
•
•
•
•
•
•
•
da quantidade de documentos;
das tipologias documentais;
dos suportes;
das condições de conservação;
o modo original de organização;
das unidades físicas de acondicionamento;
das condições do futuro arquivo
de existência de documentos não orgânicos e de
materiais estranho ao acervo.
Mensuração
suporte
Papel
Unidade de medida
Metro linear
Negativos fotográficos , fotografias, fitas unidade
de vídeo, plantas, fitas cassetes, mapas,
cartazes
Microfilme
Unidade (rolos)
Filmes cinematográficos
Unidade (rolos)
CDs, DVDs, disquetes
Unidades (capacidades)
Medições em Arquivo
• Estante aberta: prateleiras
(repleta de documentos)
– 1 metro linear = Aproximadamente 4.500 a 6.000
• Caixa box padrão - 14 cm
de largura
– 600 a 800 documentos
• Gaveta de arquivo de aço
– 3.000 x quantidades de
gavetas
• Armário de aço com 4
gavetas
– 12.000
• Metro cúbico
– 60.000
• A mensuração de um
arquivo pode definir
melhor:
– a equipe necessária;
– tempo necessário;
– espaço
necessário
(processamento
e
guarda);
– material necessário.
2 - Tipologia Documental
• Para os interesses diplomáticos importa a
estrutura do documento, o seu discurso e
para a tipologia documental interessa as
relações que apresentam os documentos
dentro do seu conjunto, em seu contexto
de produção.
• Ponto de encontro entre o documento e a
função que lhe confere existência.
Identificação do tipo documental
• Processo que se realiza com base no
reconhecimento dos elementos internos e
externos do documento, é a base para a
definição das séries documentais e,
portanto, do desenvolvimento de tarefas
arquivísticas.
• O documento é o espelho da ação.
Tipologia Diplomática
• Reconhecimento da espécie:
– se fundamenta no princípio de que é no
procedimento administrativo que reside a
contextualização e a chave para compreen-der
o tipo documental.
– É o modelo juridicamente válido, redigido a
partir de uma mesma construção semântica e
formatado de maneira que torne válido e
credível seu conteúdo (Heloisa Bellotto, 2000)
Ex: requerimento, lei, decreto, portaria, etc.
Tipo documental
• É a configuração que assume a espécie
documental de acordo com a atividade
que ela representa. (Dicionário Terminologia SP, 1996)
• ESPÉCIE + ATIVIDADE = TIPOLOGIA
EX: Processo (espécie) de aquisição (ação)
material de consumo (objeto).