Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Projeto de Implementação de Sistemas Arquivísticos
Prof.: Lillian Alvares

É a primeira função administrativa, por servir de
base para as demais funções.

É a função administrativa que define quais os
objetivos a atingir e como se deve fazer para
alcançá-los.

Trata-se de um modelo teórico para a ação futura.

Começa com a definição dos objetivos e detalha os planos
para atingí-los da melhor maneira possível.

Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de
ação para alcançá-los.

O planejamento define:
 Onde se quer chegar
 O que deve ser feito
 Quando
 Como
 Em que seqüência
Planejamento possibilita:

Perceber a realidade

Avaliar os caminhos

Construir um referencial futuro

Reavaliar todo o processo a que o planejamento se
destina

É um processo que
▪ Escolhe e organiza ações,
antecipando os resultados esperados.

Uma atividade que se volta para:
Novas situações ou tarefas e
Objetivos complexos

Também é necessário quando há um ambiente
crítico envolvendo

Alto risco

Alto custo

Ou

por uma atividade em parceria

por uma atividade que necessite estar
sincronizada com um sistema dinâmico.
 Já que se trata de processo muito
complicado, que consome muito tempo e
dinheiro, recorremos ao planejamento
apenas quando é realmente necessário ou
quando a relação custo X benefício nos obriga
a planejar.
É um processo :

Cíclico e prático das determinações do plano,
que lhe garante continuidade,
havendo uma constante realimentação de situações, propostas,
resultados e soluções,
lhe conferindo assim dinamismo.
Baseado na

Multidisciplinaridade

Interatividade
E por isso,

um processo contínuo de tomada de decisões.

O Planejamento por parte do Estado teve início
quando a sociedade se encontrava com a necessidade
de se reconstruir.

Após o fim da Primeira Guerra Mundial, e com (1914 a
1918) e a crise de 1929, a antiga União Soviética
tornou-se a primeira nação a aplicar o planejamento
como ferramenta de reconstrução.

Após a Segunda Guerra Mundial foi
estendida a sua prática aos países do bloco
comunista

E iniciada em países de economias mais
abertas chegando, à França e ao Japão

Em países do terceiro mundo apenas nas
décadas de 50 e 60.

O planejamento ganha destaque no cenário
internacional, após momentos de crise global,
sendo as crises de mercado as principais
motivadoras da adoção do planejamento por
países de economia de mercado.

O Planejamento Estratégico é um processo gerencial que
permite que se estabeleça um
 Direcionamento a ser seguido pela empresa,
 Com o objetivo de se obter otimização na
 Relação entre a empresa e seu ambiente.

Ele se refere à:
 Formulação de objetivos
 Levando em consideração as condições internas e
externas à empresa
 E a sua evolução esperada.
 Considera premissas básicas o que a empresa deve
respeitar para que todo o processo tenha coerência e
sustentação.

As organizações bem sucedidas devem estar
sempre prontas a se adaptar a mercados em
contínua mudança.

O planejamento estratégico orientado ao mercado cumpre
exatamente esta função, pois:
 Busca manter uma flexibilidade viável de seus objetivos,
habilidades e recursos
 Enquanto mantém um compromisso com:
▪ o lucro,
▪ o crescimento e
▪ a missão organizacional
O estabelecimento de planejamento estratégico envolve
cinco atividades:
1.Definição da missão corporativa.
2.Análise da situação.
3.Formulação de objetivos.
4.Formulação de estratégias.
5.Implementação, Feedback e controle.
Parte 1
Concepção
Estratégica
Intenção
Estratégica
Parte 2
Parte 3
Gestão do
Conhecimento
Formulação
Estratégica
Parte 4
Implementação
Estratégica
Parte 5
Avaliação e
Reavaliação
Estratégica
Diagnóstico Externo
Diagnóstico Interno
Construção de Cenários
Planejamento Estratégico
Governança Corporativa
Liderança Estratégica
Auditoria de
Desempenho e
Resultados
Missão
Intenção
Estratégica
Visão
Concepção Estratégica
Identificação
dos Objetivos
Diagnóstico
Estratégico
Externo
Diagnóstico
Estratégico
Interno
Gestão do
Conhecimento

Concepção Estratégica: A partir da natureza da competitividade e intenção
estratégica

Gestão do Conhecimento: a partir do diagnóstico estratégico externo e
interno, bem como a construção de cenários a respeito do futuro

Formulação Estratégica: a partir das definições dos objetivos e formulação
estratégicas

Implementação estratégica: que é a execução do planejamento estratégico a
partir do desempenho organizacional e controle de resultados
Evolução do Planejamento
FORMULAÇÃO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
TRADICIONAL
ESTRATÉGICA PARA ALTO DESEMPENHO

Inovar ou complementar

Concorrentes podem ser parceiros e
cooperadores

Inovar ou substituir

Concorrentes são rivais

Engajamento de fornecedores e parceiros

Obter concessões e baixo preços dos
fornecedores

Desagregar e focalizar as competências
essenciais e terceirizar seletivamente

Criar estruturas verticalmente integradas

Criar mercados e definir novas regras de
competição

Aumentar o tamanho organizacional e as
barreiras de entrada

Engajar o cliente e encantar o cliente

Reduzir o poder de barganha dos clientes

Criar uma experiência agradável no cliente

Concorrer em preços e baixos custos

Enfatizar integração organizacional seletiva
de funções e processos

Criar especialização funcional e separação
dentro da organização
É a declaração do propósito e do alcance da organização em termos de
produto e de mercado. Ela se refere ao papel da organização dentro da
sociedade em que está envolvida e significa sua razão de ser e de existir.
A missão da organização deve ser definida em termos de satisfazer
alguma necessidade do ambiente externo e não em termos de oferecer
algum produto ou serviço. A missão está associada ao negócio da
organização.
Está relacionada com:

Qual a razão de ser da organização

Qual é o papel da organização na sociedade

Qual é a natureza do negócio da organização

Quais os tipos de atividades em que a organização envida
esforços para o futuro.

A missão deve ainda ser definida em termos de
necessidades e não produtos.

Por exemplo, a Xerox não quer fabricar copiadoras,
mas ajudar a melhorar a produtividade dos
escritórios e a Missouri-Pacific Railroad não quer
dirigir ferrovias, mas movimentar pessoas e bens.
 As melhores missões são aquelas guiadas por
uma visão utópica de realização, uma espécie
de sonho impossível que fornece um
direcionamento a longo prazo.
Arquivo Municipal de Torres Vedras
Prestar serviços de gestão documental, organizando os diversos fundos
documentais e fornecendo a documentação/informação aos clientes internos e
externos da Câmara Municipal de Torres Vedras.
Arquivo Nacional
Gestão, tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimônio
documental do Poder Executivo Federal.
Arquivo Público de Mato Grosso
Gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Executivo Estadual, bem como facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda e acompanhar e implementar a política estadual de arquivos.
Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo
Fornecer prova adequada e suficiente das suas atividades, provendo
responsabilidade organizacional e memória. Identificar e preservar, enquanto
fundamento da memória individual e coletiva, identidade nacional e fonte de
investigação científica. Acesso aos arquivos, sem discriminações, considerado
requisito para o exercício de uma cidadania responsável e fator de
desenvolvimento da democracia.
Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos
Facilitar o treinamento e a profissionalização em Gestão Documental; promover
uma padronização técnica e operacional do segmento; criar um fórum aberto
de debates técnicos sobre a área de atuação de nossos associados e novos
produtos; estabelecer padrões de qualidade mínima e que possam ser
assegurados através de certificação de entidade idônea e desenvolver o
mercado de Gestão Documental através de ações gerais junto às entidades
privadas e governamentais.

O planejamento é afetado por muitas variáveis
macroambientais que representam fatores
existentes no contexto da empresa e que muitas
vezes fogem de seu controle.
Alguns fatores que devem ser levados em conta:

Variáveis Ambientais

Variáveis Culturais/Sociais

Variáveis Demográficas

Variáveis Econômicas

Variáveis Jurídicas/Políticas

Variáveis Psicológicas

Variáveis Tecnológicas

A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras
inglesas Strenghts (forças), Weaknesses
(fraquezas), Opportunities (oportunidades) e
Threats (ameaças), pois estes são justamente os
pontos a serem analisados.

Uma das partes da análise SWOT é o estudo do
ambiente externo à organização em busca de
ameças e oportunidades.

Trata-se da análise daquilo que está sempre fora do
controle das empresas, mas que é importante de se
conhecer e monitorar.

Esta análise deve levar em conta não somente as tendências que
afetam a organização, mas também a probabilidade desta
tendências tornarem-se eventos reais.

Desnecessário dizer que deve-se dar maior atenção às tendências
com maior probabilidade de acontecer, para assim evitar as
ameaças reais e explorar as oportunidades da melhor maneira
possível.

A outra parte da análise SWOT ,trata dos pontos fortes e fracos da
organização, ou seja de seu ambiente interno.

Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo
ainda mais e quando percebemos um ponto fraco devemos agir
para corrigí-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

O primeiro passo é criar uma relação de
variáveis que devem ser monitoradas, por
exemplo:
› reputação da empresa, , participação de
mercado, qualidade do produto, qualidade
do serviço, eficácia do preço, boa
comunicação, poder de venda, inovação
tecnológica, cobertura geográfica, fluxo de
caixa, instalações, força de trabalho, Etc

Costuma-se classificá-la como:
› força importante,
› força sem importância,
› neutralidade,
› fraqueza importante ou
› fraqueza sem importância.
• Como a organização raramente pode investir em
todas as áreas ao mesmo tempo, os itens fraquezas
importantes e forças importantes devem ser
priorizados ao se traçar estratégias e receber
orçamento.
 A fixação dos objetivos é:
› saber onde se pretende chegar para se saber
exatamente como chegar até lá.
› Objetivos são resultados futuros que se pretende
atingir.
 São alvos escolhidos que se pretende alcançar em
um certo espaço de tempo, aplicando-se
determinados recursos disponíveis ou possíveis.
 Assim, os objetivos são pretensões futuras que,
uma vez alcançadas, deixam de ser objetivos para
se tornarem realidade.