Arquivos Pernamentes
Aula 10
Guias, Inventários e Catálogos
Os guias
• O Guia tem a missão específica de orientar,
fazendo valorizações globais e destacando
os elementos mais importantes. Não desce
a uma particularização.
• Pode:
– Assinala características gerais;
– Estabelece relações;
– Aponta bibliografias;
– Pontualiza a história dos órgãos produtores.
• Vários objetivos podem atribuir-se aos
Guias:
– Proporcionar informações gerais sobre um
Arquivo (instituição) e seus fundos/sistemas;
– Proporcionar informações gerais sobre um
conjunto de fundos/sistemas unidos por um
laço comum ou características similares
• Os Guias como instrumentos primários de
informação situa os fundos/sistemas dentro do conjunto de um arquivo, ou valora
cada um dos arquivos dentro de uma rede
mais ampla
•
Elaboração de Guias:
1. Capítulos introdutórios;
2. Descrição dos fundos;
3. Apêndices.
•
•
•
Na primeira parte descreve-se
questões prévias como dados
práticos de identificação geral,
incluindo-se informações sobre
a natureza jurídica dos fundos e
uma bibliografia básica.
A segunda parte constitui o núcleo fundamental do Guia.
E a terceira parte o seu conteúdo pode ser bastante variável.
Inventários
• É uma descrição global de cada uma das
séries ou sub-séries documentais do fundo/sistema, sem descer a particularização
das peças ou unidades documentais.
• Concebido o inventário com reflexo material da organização quebramos com a consideração tradicional de inventário como
simples relação ou lista.
• Inventariar é uma operação precisa e delimitada dentro da tarefa geral da descrição
• Os elementos indispensáveis para a descrição de um inventário:
– Datas-limites;
– Tipologia documental;
– Numeração sequencial;
– Numeração do plano de classificação;
– Localização da série no depósito.
Catálogos
• É o instrumento que descreve ordenadamente e de forma individualizada da peça
documental (simples ou composta) de uma
série ou sub-série e de um fundo.
• Elementos essenciais da
catalogação:
– Dados internos;
– Dados Externos;
– Dados de localização
• Dados Internos:
– Data, tipologia, autor, destinatário, assunto.
• Dados Esternos:
– Medidas, fólios, conservação, material utilizado na confecção do documento.
• Dados de Localização:
– Arquivo, fundo, série ou sub-série, número de ordem,
notação de localização.
• Ex:
1000 - 1798, Outubro, 6, Lisboa
Carta do proprietário de ofício de porteiro da Secretaria
do Conselho Ultramarino, João Antônio Botelho, à
rainha [D. Maria I], solicitando capachos para serem
colocados nas janelas do Conselho.
AHU_ACL_CU_0889, Cx. 11, D.1000
Inventário
Catálogo
Finalidade
Descrição
Descrição
Objeto da Descrição
Série Documental
Peça documental
Campo de Ação
Fundo
Série ou subsérie
Lugar ocupado na
2º depois do Guia
programação descritiva
3º depois do Inventário
Qualidade da
informação
Analítica
Sumária
Elemento da Descrição Datas-limites, tipologia
autor, destinatário, assunto.
Data completa, tipologia, autor, destinatário,
assunto, dados
externos.
Função
Controle, orientação
Informação
Complemento
Índice alfabético
Índice alfabético