Arquivos Permanentes
Aula 4
Principais conceitos
• “(...) acreditamos que o
método de organização deve
refletir, com maior exatidão
possível, a natureza do próprio objeto (Arquivo). E nesse
aspecto os conceitos de
arquivo e de documento
arquivístico
devem
ser
chamados para um espaço
privilegiado nessa discussão.”
(Sousa, 2007, p. 95)
Conceitos de Arquivo
• “O arquivo do Arquivo Municipal de João
Pessoa não se encontra, no arquivo, junto
dos arquivos depositado no arquivo daquele
Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12)
• Conceitos distintos expressos numa mesma
palavra;
• Falta de normalização nacional e internacional com leituras diversificadas dos princípios
arquivísticos;
• Arquivo serviço / Arquivo da Instituição Arquivo informação / Arquivo construção arquitetônica / Arquivo móveis.
Ciência x Técnica
• “...apresenta características ciência, técnica
e disciplina sem se enquadrar, necessariamente em nenhuma delas.” (Bellotto)
• “conceituamos como disciplina que se ocupa
da teoria, da metodologia e da prática relativa aos arquivos.” (Bellotto)
• O seu objeto intelectual é a informação, ou
seja, dar acesso à informação arquivística
que interessa ao administrador (público ou
privado, aos pesquisadores e ao cidadão).
Relações da Arquivologia
• A Arquivística se relaciona com:
– Direito (base legal);
– Administração (atuação direta nas instituições);
– Ciência da Informação (Biblioteconomia,
Museologia e documentação – bases teóricas
e práticas) e com as
– Ciências
Sociais
(História,
Sociologia,
Antropologia, etc. – análise do material
informacional).
• Alguns Conceitos:
• Jean Favier: “Os arquivos são um conjunto
de documentos recebidos ou constituídos
por uma pessoa física ou jurídica ou por um
organismo público ou privado, resultante de
suas atividades, organizado e conservado
em vista de sua utilização eventual.”
• Bautier: “Um fundo de arquivo é um conjunto de peças de toda natureza que todos corpos administrativos, todas as pessoas físicas ou jurídicas reúne em razão das suas
funções e atividades.”
• Antonia Heredia Herrera: “Arquivo é um ou
mais conjuntos de documentos seja qual for
a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no
transcurso de sua gestão. Conservados, respeitando aquela ordem para servir como
testemunho e informação…”
• Michael Cook: Distinção entre arquivo e serviço de arquivo (Records management e Archives). Quando deve-se aplicar os quadros
de classificação
• Elio Lodolini: “Arquivo é um complexo de
documentos formados por uma pessoa física
ou jurídica no curso de suas atividades e
portanto ligados por um vínculo necessário”
• Schellemberg: Arquivo é formado de documentos de qualquer instituição pública ou
privada, que tenham sido considerados de
valor, merecendo preservação
2. A linha Sistêmica
• O que Sistema e Sistemismo: “Complexo de
elementos em interação de natureza ordenada (…)” (Bertalanfy, s/d)
• Um sistema é composto de partes
interdependentes entre si. O Todo (sistema)
é formado pela agregação organizada das
partes que o formam.
• Todas as partes se relacionam entre si
formando uma rede causal.
• Cada componente do sistema se relaciona
com algum outro de maneira ou indiretamente.
• O sistema sempre estabelece um fronteira
quase sempre uma imposição sujeita a
contigências.
• “As definições vigentes reduzem a Arquivística a
uma ciência instrumental, essencialmente técnica.”
(Silva, et all. 1999, p. 213)
• Dependência da noção de ‘fundo’.
• A Arquivística pode e deve ser uma ciência para
além do meramente instrumental:
– Substituição do fazer pelo conhecer, tendo que existir um conhecimento arquivístico;
– Objeto cognoscível terá de surgir mais ampliado.
• O arquivo é uma unidade integral e aberta aos
contextos dinâmicos e históricos que o substancializam.
• Entra a noção de sistema ajustada à informação
social
• Neste sentido o mais significativo conceito
de arquivo é:
– “O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de
informação social materializada em qualquer tipo
de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa
um terceiro – a memória – imbricado nas
anteriores.” (Silva, 1999)
• A seu termo Arquivística será:
– “(…) uma ciência de informação social, que
estuda os arquivos (sistema de informação
(semi-fechados), quer na sua estrutura interna e
sua dinâmica própria, quer na interação com
outros sistemas correlativos que coexistem no
contexto envolvente.
• A representação teórica do objeto necessita
da aplicação do método (quadripolar).
2. Conceito de Documento
• O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração, ante a necessidade de
manter a continuidade da gestão, frente as
mudanças de sucessivos titulares (valor administrativo), para conservar as justificações da
contas e documentos financeiros (valor contábil),
para assinalar como obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram os tributos (valor fiscal), para
ter referências sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar
direitos e obrigações de patrimônios e rendas (valor
jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal), e
reconstruir e revisar o passado (valor cultural).(Gomez, p. 63. 2007)
• O documento de arquivo é aquele ao que os diplomatistas chamam ‘documento diplomático em sentido lato.
• O documento diplomático é
qualquer testemunho escrito
sobre um feito de natureza
jurídica que concorrem algumas determinadas formalidades:
1. Externos: matérias, meios, formato,
os signos gráficos e os selos;
2. Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial,
corpo do texto e protocolo final
Caráter contextual do documentos
• Imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção e as circunstâncias de sua criação
asseguram o caráter de prova e fidedignidade.
• Autenticidade: os docu
mentos são autênticos
porque são criados ten
do-se em mente a necessidade de agir através deles.
• Naturalidade: os documentos de arquivo
não são coletados artificialmente, mas
surgem de acordo com o curso dos atos
e ações de uma administração.
• Interralacionados: Cada documento está
intimamente relacionado com outros e
com a administração que o criou
• Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence.
• Graças a estes elementos substanciais
tornam o documento de arquivo, indubitavelmente prova das funções/atividade de
uma dada instituição publica ou provada.
• Estas características diferem para a
conceituação de documentos pessoais.
• Demonstram também como se produzem
e/ou
se
produziram
as
relações
administrativas, econômicas, políticas e
sociais, pois os documentos estão na raiz
todos os atos de causa, efeito e resultados.
Arquivos e Coleções
• Coleção: “Artificial” - os documentos formam um
conjunto que foi - ou é - reunido por uma dada
entidade - pessoa física ou jurídica -, em decorrência
de seu interesse específico por certo tema ou
determinada questão; os materiais são reunidos, em
princípio, em função das escolhas feitas pela
entidade que gerou o conjunto documental.
• Arquivo: “Natural”/orgânica - os documentos formam
um conjunto que foi - ou é - reunido por uma dada
entidade – pessoa física ou jurídica -, em decorrência
de suas diversas atividades, ao longo de sua
existência; nem tudo o que é reunido é fruto da
escolha da entidade que gerou o conjunto
documental. (Janice Gonçalves, 2010)
Arquivos e Coleções
• Arquivos:
– Naturais/orgânicos;
– Forma-se
em
relação as funções
de uma instituição;
– Tratamento técnico
do conjunto
• Coleções:
– Artificiais;
– Forma-se muitas vezes
por hobby
– Tratamento técnico individual