Análise administrativa
Ariel Uff 2010
OSMII - Itaperuna
Análise administrativa
• Conceito
– Processo de trabalho
• Efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar
soluções integradas para problemas administrativos.
– Momentos
• Diagnóstico
• Intervenção
Condições ótimas
• Apoio da administração estratégica
– Diretrizes gerais, escopo e limitações
• Perspectiva global da empresa
• Integração dos objetivos organizacionais e das
necessidades individuais
• Considerar a organização um sistema aberto
Aplicações da análise
• Aprovar uma estrutura organizacional
• Permitir uma reorganização da estrutura –
funcional.
• Desenvolver equipes; identificação das
políticas organizacionais etc.
• Identificar conflitos organizacionais e planejar
soluções.
• Avaliar pesquisas organizacionaisretroalimentação
Aplicações da análise
• Implantar novas técnicas gerenciais e
operacionais.
• Levantar necessidades de treinamento.
• Contribuir na implantação de práticas
administrativas aperfeiçoadas, para criação de:
planos de organização; instruções de trabalho;
manuais etc.
• Simplificação e racionalização do trabalho.
– Alocação de recursos; layout; formulários.
• Realizar análise profissiográfica
Responsbilidades do analista
• Promover uma metodologia contínua que
possa ser seguida na realização do estudo.
• Tipificar os estudos e suas dificuldades.
Superando as dificuldades
• Contatos iniciais
• Informar o público alvo
• Estruturar o processo de diagnóstico e
posterior iintervenção de forma a obter
cooperação e comprometimento.
• Emitir relatórios periódicos sobre a evolução.
• Tornar o processo rápido.
• Atingir a cultura organizacional.
Programa de trabalho
• Fase I – Diagnóstico situacional das causas
– Levantamento
– Crítica do levantamento
• Fase II – Estudo da solução dos problemas
– Plnejamento da solução
– Crítica do planejamento.
• Fase III – implementação das mudanças
– Implemntação
– Controle dos resultados
Levantamento
• Revisão bibliográfica
– Instrumentos escritos internos e externos.
• Questionário
– Tempo escasso; tratamento estatístico das informações;
grande distância geográfica para entrevistas.
• Entrevistas
– Memória organizacional; conhecer as competências.
• Observação Pessoal
– Comparação das informações obtidas com a realidade dos
fatos sob análise.
– Permite a proposição de novos estudos a partir de
necessidades auditadas e ou percebidas.
Estratégia de levantamento
1. Iniciar pelas rotinas mais importantes.
2. A revisão das rotinas importantes afetará as
secundárias
3. Sempre definir o objetivo ou finalidade da rotina.
4. Iniciar a análise por gráficos – fluxogramas.
5. Trabalhar somente com casos reais.
6. Trabalhar com realtórios e todos os formulários que
integram as rotinas.
7. Passar por todos os postos de trabalho e ouvir cada
operador separadamente.
Estratégia de levantamento
8. Verifique cada execução de trabalho minusciosamente
incllusive quanto aos arquivos e documentação pertinente.
9. Concentre-se na rotina obsevada sem deixar de examinar as
providências relativas a casos especiais.
10. Procure estabelecer umambiente amistoso,
profissional,simpático e impessoal.
11. Durante a conversa de cada operador, pergunte:
–
–
–
–
–
De quem ele recebe o trabalho?
Como ele recebe o trabalho?
O que faz exatamente?
Como ele passa o trabalho?
Para quem ele passa o trabalho?
12. Anote caso surjam idéias durante as entrevistas
13. Elabore um fluxograma da rotina existente
Crítica do levantamento
• Fornece base para exame e discussão
• Faz uso das boas idéias e práticas existentes
• Reduz a possibilidade de ignorar atividades
essenciais.
• Auxiliará na redação de mauais e
procedimentos.
• Se não permitir a solução dos problemas
devido a falhas ou omissões – refazer.
Planejamento da solução
projeto lógico
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•
Planejamento das modificações necessárias
Compatibilização da solução
Avaliar os reflexos da mudança
Concientização da necessidade das alterações.
Institucionalização dos mecanismos de autosustentação da mudança.
• Relatório
Só um gênio consegue este milagre
funcionamento