Documentos Digitais
Aula 6
Procedimento e Operações Técnicas do
Sistema de Gestão Arquivística de
Documentos Digitais
1. Captura – consiste em declarar um documento como documento arquivístico incorporando ao sistema de gestão arquivístico
por meio das seguintes ações:





registro;
classificação;
indexação;
atribuição de restrição de acesso;
arquivamento.
 Os objetivos da captura são:
 identificar o documento como documento arquivístico;
demonstrar a relação orgânica dos documentos.
 Uma vez capturado o documento
será
incluído
 num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado
ou;
ser imediatamente arquivado numa pasta (diretório)
 No caso de documentos digitais e nos sistemas de Gestão:
 a captura é feita no momento em que o documento
é registrado, classificado e/ou identificado.
 Em um SIGAD, o documento tanto pode ser
produzido diretamente dentro do sistema e
então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora
do sistema e capturado e registrado posteriormente.
 Metadados na hora da captura:
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro;
a captura pode prever a introdução de outros
metadados, tais como: data e hora da criação, da
transmissão e do recebimento do documento; nome
do autor, do originador, do digitador e do
destinatário, entre outros. Esses metadados podem
ser registrados em vários níveis de detalhe,
dependendo das necessidades geradas pelos
procedimentos do órgão ou entidade e do seu
contexto jurídico-administrativo.
2. Resgistro:
 O registro consiste em formalizar a
captura do documento arquivístico dentro
do sistema de gestão arquivística por meio
da atribuição de um número identificador e
de uma descrição informativa. Em um
SIGAD, essa descrição informativa é a
atribuição de metadados. O registro tem
por objetivo demonstrar que o documento
foi produzido ou recebido e capturado pelo
sistema de gestão arquivística de documentos, bem como facilitar sua recuperação.
 O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios:
número identificador atribuído pelo sistema;
data e hora do registro;
título ou descrição abreviada: palavra, frase ou grupo de
caracteres que nomeia um documento arquivístico;
 produtor: nome da pessoa física ou jurídica responsável
pela criação do documento arquivístico;
autor: nome da pessoa física com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob
cujo comando o documento é emitido;
redator: nome da pessoa física responsável pela redação
do documento;
originador: identificação da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico ou login no qual o documento é gerado ou enviado.
 O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas a respeito do documento e de outros documentos a
ele relacionados, tais como:
 data de produção;
 data e hora da transmissão e recebimento;
 destinatário (com identificação do cargo):
 organização ou pessoa para quem o documento foi dirigido;
 espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofício, planta, relatório;
 classificação de acordo com o código de classificação;
 associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à
mesma pessoa ou situação;
 formato, software e versão na qual o documento foi produzido ou
capturado;
 restrição de acesso;
 descritor: palavra ou grupo de palavras que, em
indexação e tesauro, designa um conceito ou um
assunto preciso, excluindo outros sentidos e
significados;
 prazos de guarda;
 documentos anexos.
3. Classificação:
 Classificação é o ato ou efeito de analisar e
identificar o conteúdo dos documentos
arquivísticos e de selecionar a classe sob a
qual serão recuperados. Essa classificação é
feita a partir de um plano de classificação
elaborado pelo órgão ou entidade que poderá
incluir, ou não, a atribuição de um código aos
documentos.
 A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial
básico para sua recuperação.
 Os objetivos da classificação são:
estabelecer a relação orgânica dos documentos
arquivísticos;
 assegurar que os documentos sejam identificados de
forma consistente ao longo do tempo;
 auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a uma determinada função ou atividade;
 possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de
forma que os documentos associados sejam transferidos,
recolhidos ou eliminados em conjunto.
4. Indexação:

A indexação é a atribuição de termos à descrição do
documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista
de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação.
 A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em:





tipologia documental: divisão de espécie documental
que reúne documentos por suas características comuns
no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica do registro.
título ou cabeçalho do documento;
assunto do documento: palavras-chave ou termos compos-os que representem corretamente o conteúdo do
documento;
datas associadas com as transações registradas no
documento;
documentação anexada.
5. Atribuição de restrição de acesso - Os documentos
também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, podendo ser considerados
ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a
legislação estabelece graus de sigilo a serem atribuídos a cada documento.
 A atribuição de restrições deve ser feita no momento
da captura, com base no esquema de classificação
de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou
entidade, e envolve os seguintes passos:





identificar a ação ou atividade que o documento registra;
identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence;
verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo;
atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento;
registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no sistema de
gestão arquivística de documentos.
6.
Arquivamento - Arquivar é a técnica de colocar e
conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificação,
todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando métodos adequados, de forma que fiquem
protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.

A operação de arquivamento dos documentos digitais se
diferencia do arquivamento dos documentos convencionais
porque, nestes últimos, o arquivamento é ao mesmo tempo
uma operação lógica e física, como, por exemplo, arquivar
um relatório na pasta Relatórios. No documento digital, como
suporte e conteúdo são entidades separadas e o documento
é ao mesmo tempo um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceitual (apresentação), a operação de
arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua
identificação única.
7. Avaliação, Temporalidade e Destinação - O sistema
de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as ações estabeleci-os na tabela
de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.
Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
 O sistema de gestão arquivística de documentos deve também
ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram
sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No
caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar
os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na
tabela de temporalidade e destinação.
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações:
retenção dos documentos, por determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade
que os gerou;
 eliminação física;
 transferência;
recolhimento para instituição arquivística;
eliminação.