Metodologia para Organização
de Massas Documentais
Acumuladas
Módulo 5
Métodos de Intervenção
X
Arquivística Espontânea
(as práticas como resultado das práticas)
Instrumentos
Diagnóstico da Situação Arquivística
(levantamento das necessidades)
Projeto de Trabalho
Diagnóstico


Processo – identificação dos problemas de
uma situação;
Produto –informações a partir das quais
são estabelecidas as metas de ação
(projeto de trabalho).
Diagnóstico da Situação Arquivística
Objetivos
1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades
decorrentes da observação da realidade e dos documentos;
2. Formular hipóteses que expliquem a origem dos problemas
levantados e suas possíveis soluções;
3. Levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados,
com eficácia comprovada;
4. Chegar a conclusões e a novas proposições, a partir do exame dos
dados levantados em confronto com as hipóteses e o conhecimento já
estabelecido.
Diagnóstico da Situação Arquivística
1. Visão Maximalista
2. Visão Minimalista
Diagnóstico da Situação Arquivística
Visão Maximalista
Levantamento da situação arquivística
do conjunto de organismos que forma
um governo federal, estadual ou
municipal. E, ainda, de sistemas
organizacionais. Por exemplo: a Justiça
Eleitoral Brasileira.
Diagnóstico
Visão Maximalista

Objetivo Principal:



Definir a política arquivística;
Elaborar estratégias de solução dos problemas
identificados;
Justificar a necessidade de intervenção planejada.
Diagnóstico da Situação Arquivística
Visão Minimalista
•
observação dos problemas arquivísticos das
organizações;
• elaboração dos instrumentos arquivísticos
necessários à solução dos problemas identificados;
• elaboração de projeto de trabalho.
Objetivos da Intervenção
Conhecimento
Arquivístico
+
=
Solução
Conhecimento
Adquirido
(diagnóstico)
Identificação do Fundo

uma identidade jurídica: o criador de documentos deve

um mandato oficial: o criador de documentos deve ter um

uma posição hierárquica definida: o local ocupado pelo
possuir sua própria denominação legal e ter uma existência jurídica
própria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.);
mandato claramente definido que deve igualmente ser enunciado
em um documento jurídico ou regulamentar;
criador dos documentos na hierarquia administrativa deve ser
claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relações
com outros níveis superiores da hierarquia devem ser claramente
definidas;
Identificação do Fundo

um vasto grau de autonomia: o criador de

estrutura: o criador dos documentos deve possuir uma

sistema de gestão dos documentos: o criador dos
documentos deve possuir um órgão executivo que tenha
o poder de tomar decisões independentes, de acordo
com o seu nível hierárquico. Esse ponto deve se refletir
em uma legislação. Para ser considerado como
independente, um organismo deve ter poder de
controlar suas próprias finanças e seu orçamento;
estrutura organizacional interna oficial;
documentos deve possuir um sistema de gestão de
documentos independente.
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fases
1 – História da Organização;
2 – Levantamento do Acervo.
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 1
História da Organização
1 – Objetivo
Entender quem é o sujeito acumulador, sua história, sua trajetória e a
relação que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos.
“Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos
produzidos e recebidos”
2 – Dados necessários
criação;
missão;
funções;
estrutura;
vinculação hierárquica;
evolução político-administrativa;
atividades;
rotinas.
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 1
História da Organização
3 – Fontes
Documentos de constituição
decreto de criação;
contrato social;
estatuto;
regimento.
Documentos de Direção
plano de ação;
organograma;
relatório de atividades;
atos normativos (instruções, portarias etc.)
relatórios gerenciais
manuais de procedimentos;
Documentos de Reunião
ata de reunião
memória de reunião
resoluções
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 1
História da Organização
3 – Fontes
Outros Documentos e Fontes
páginas web
entrevistas
livros comemorativos
4 – Métodos
pesquisa bibliográfica (legislação e literatura em geral)
observação direta
entrevistas diretivas e não-diretivas
análise qualitativa dos dados
Trajetória da Instituição

criação da organização – instrumento legal de criação e data e

missão da organização – o objetivo principal ou a finalidade.

vinculações administrativas e políticas – localizar a

estrutura organizacional – a forma de estruturação da
denominações;
Registrar as alterações quando existirem;
organização dentro de uma estrutura administrativa maior,
esclarecendo o tipo de relação existente, inclusive a política;
organização no tempo. Reprodução ou elaboração dos
organogramas com as atribuições das respectivas unidades
organizacionais e possíveis alterações. Criação e extinção das
unidades organizacionais e de suas denominações;
Trajetória da Instituição




funções da organização;
principais dirigentes - que podem ser objeto de
entrevistas;
contexto em que se insere a organização – o
contexto político-administrativo, social e
econômico, no limite dos objetivos estabelecidos
para a pesquisa;
extinção da organização (se for o caso) – data e
instrumento legal, as razões da extinção
(reforma administrativa, extinção das funções
etc.).
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 1
História da Organização
5 – Produtos
A - texto descritivo sobre o sujeito acumulador:
A organização em toda sua dimensão histórica: criação, extinção,
relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas.
A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as
funções, atividades e os procedimentos formais e informais.
B - evolução da estrutura organizacional.
O diagnóstico como Pesquisa

Preparação da Pesquisa





Especificação de objetivos;
Delimitação da pesquisa;
Constituição de equipe de trabalho;
Levantamento de recursos e cronograma.
Fases da Pesquisa



Seleção dos métodos e técnicas;
Organização do instrumental de pesquisa;
Teste de instrumentos e procedimentos.
O diagnóstico como Pesquisa

Execução da Pesquisa






Coleta de dados;
Elaboração dos dados (sistematização, tabulação
etc.);
Análise e interpretação dos dados;
Representação dos dados: tabelas, quadros e
gráficos;
Conclusões.
Relatório
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 2
Levantamento do Acervo
1. Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras
aceitas universalmente;
2. As tipologias documentais;
3. Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético
e hierárquico;
4. As unidades físicas de arquivamento – movelaria – e as embalagens
utilizadas;
5. As condições de conservação dos documentos;
6. O modo original de organização – classificação, avaliação e
descrição – mesmo se empírico e baseado no senso comum;
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 2
Levantamento do Acervo
7. A forma de transferência dos documentos para o depósito;
8. Mapeamento dos locais de guarda dos documentos;
9. Os equipamentos existentes;
10. As condições do depósito (capacidade, área, condições físicas etc.);
11. A existência de documentos não-orgânicos;
12. A existência de material estranho ao acervo (equipamentos inservíveis,
mobiliário etc.).
Diagnóstico da Situação Arquivística
Fase 2
Levantamento do Acervo
13. A existência e o modo de uso de tecnologias da informação;
14. Os períodos de acumulação da documentação.
Quantidades: Por que?




Equipe necessária;
Tempo necessário;
Espaço necessário (processamento e guarda);
Material necessário.
Quantificação
suportes documentais
Suportes
Unidade de medida
Papel
Metro linear
Negativo fotográfico
Unidade (fotograma)
Planta
Unidade
Fita de vídeo
Unidade
Fotografia (ampliação)
Unidade e tamanho
Microfilme
Unidade e especificação (rolo)
Disquete
Unidade e capacidade
Filme cinematográfico
Unidade e especificação (rolo)
Fita cassete
Unidade
Mapa
Unidade
Disco de vinil
Unidade e especificação
CD
Unidade e capacidade
Cartaz
Unidade
Negativo Fotográfico
Tabela de Conversão de Unidades de Medida de Arquivo
Conversão de
Em
Multiplicar por
Metros lineares
Quilogramas
35 a 80 (50)
Metros lineares
Metros cúbicos
0,06 a 0,12 (0,08)
Quilogramas
Metros lineares
0,01 a 0,04 (0,025)
Quilogramas
Metros cúbicos
0,0008 a 0,003 (0,0016)
Toneladas
Metros cúbicos
0,08 a 3 (1,6)
Metros cúbicos
Metros lineares
8 a 16 (12)
Toneladas
Metros lineares
10 a 40 (25)
Metros cúbicos
Quilogramas
400 a 800 (600)
Fonte: Arquivo Nacional, 1985.
Tipologia Documental
Vantagens

Ponto de encontro entre o documento e a função que lhe
dá a existência;

Indica a presença de uma atividade;

Único vestígio da existência de uma organização;

Classificação;

Descrição;
Tipologia Documental
Vantagens

No serviço aos usuários;

Avaliação.
Tipologia Documental
Fórmula
Espécie
+
Função
(locução adjetiva)
Preposição + nome (substantivo)
Ofício de convite para
ministrar palestra em
evento
Espécie Documental
Função (locução adjetiva)
Levantamento do Acervo
Localização do Acervo Documental
40%
60%
setores de trabalho
massas documentais
Levantamento do Acervo
Composição do depósito por tipo de
documento
23%
46,00%
8%
dossiês extra-caixa
processos de compra
dossiês de cursos
10,00%
13,00%
dossiês funcionais
outros tipos
Levantamento do Acervo
Levantamento do Acervo
Levantamento do Acervo
Disposição dos Documentos no Depósito
Projeto de Trabalho
• instrumento de planejamento das atividades, concebido como decorrência
dos problemas diagnosticados;
•o projeto soma o conhecimento produzido com a experiência teórica e prática
particular do profissional;
•define as providências a serem tomadas, dentro de um quadro teórico e das
constatações feitas no diagnóstico;
•descreve passo a passo o que vai se fazer. Indica o elenco das metas
específicas, dentro dos objetivos gerais;
•define estratégias de “combate”, reúne as “armas”, os “soldados” e estabelece
o “território” e as “táticas de guerra”.
Projeto de Trabalho
Estrutura
• Introdução – onde o autor revela a sua concepção
teórica sobre os problemas arquivísticos, sintetiza a
proposta, delimita o problema e fundamenta as bases
teóricas de sua metodologia de trabalho;
•Justificativa – onde são descritos os principais
problemas encontrados (diagnóstico);
•Objetivos – onde são relacionadas as questões
principais e secundárias a serem resolvidas;
Projeto de Trabalho
Estrutura
• Metodologia – onde são indicadas:
•A classificação intelectual e ordenação física, a
avaliação e a descrição;
•O sistema de codificação e as estratégias de
trabalho prático;
•As indicações sobre as instalações, mobiliário e
embalagens;
•O cronograma e o modo de execução das atividades
propostas.
Projeto de Trabalho
Estrutura
• Equipe de trabalho – onde será informada a
constituição da equipe de trabalho.
•Cronograma;
•Custos.
Projeto de Trabalho
Estrutura
• Produtos Finais:
•A completa organização intelectual e física dos
arquivos;
•A criação de um arquivo intermediário;
•A definição da parte do acervo que pode ser
descartada e a que deve ser considerada de valor
permanente;
•A produção de instrumento de pesquisa;
•A produção de normas de funcionamento do sistema
implantado;
Projeto de Trabalho
Estrutura
• Produtos Finais:
•A criação dos parâmetros de uma nova cultura de
tratamento das informações e dos documentos, por
intermédio do exemplo e de treinamentos;
•As indicações sobre o material de acondicionamento
e armazenamento dos documentos, bem como as
características do depósito de arquivamento
intermediário.
Projeto de Trabalho
Exemplo
1 – Introdução
2 – Diagnóstico da Situação Arquivística
3 – Gestão de Documentos
3.1 – Plano de Classificação
3.2 – Tabela de Temporalidade
3.3 – O Sistema de Registro e Controle (Protocolo)
4 – A produção documental
5 – Entrada e Registro de Documentos
6 – Tramitação de Documentos
7 – Arquivamento
8 – Transferência de Documentos ao Arquivo Intermediário
9 – Depósito de Arquivamento Intermediário e Permanente
10 – O Arquivo Permanente
11 – Treinamento
12 – Plano de Trabalho
13 – Considerações Finais
14 – Referências bibliográficas