Flávia Silva Teixeira Verificação do entendimento e da utilização do e-procurement em duas empresas globalizadas Taubaté – SP 2003 Flávia Silva Teixeira Verificação do entendimento e da utilização do e-procurement em duas empresas globalizadas Monografia apresentada para obtenção do Certificado de Especialização pelo Curso de Pós Graduação MBA em Gerência Financeira e Controladoria do Departamento de Economia, Contabilidade, Administração e Secretariado – ECASE da Universidade de Taubaté, Área de Concentração: Gerência Financeira e Controladoria Orientador: Prof. Dr. Luiz Panhoca Taubaté – SP 2003 FLÁVIA SILVA TEIXEIRA VERIFICAÇÃO DO ENTENDIMENTO E DA E-PROCUREMENT EM DUAS EMPRESAS GLOBALIZADAS UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ, TAUBATÉ, SP Data: ___________________________________________ Resultado: _____________________________________ COMISSÃO JULGADORA Prof. _______________________________________ Assinatura _____________________________________ Prof. _______________________________________ Assinatura _____________________________________ Prof. _______________________________________ Assinatura _____________________________________ UTILIZAÇÃO DO Dedico este trabalho aos meus filhos e principalmente ao meu marido, que souberam me apoiar e se privaram, durante todo esse período, de viagens, passeios e diversões, abdicando de momentos de lazer e da companhia da mãe e da esposa para que eu pudesse vencer mais essa etapa da minha vida. AGRADECIMENTOS Agradeço a todos os meus amigos e colegas que sempre me ajudaram e de alguma forma contribuíram para a conclusão deste trabalho, com apoio nos momentos difíceis ou mesmo participando da pesquisa realizada. Aos colegas de classe agradeço principalmente por terem contribuído para o meu crescimento pessoal. A todos os professores do curso, o meu agradecimento pelo conhecimento transmitido e, de maneira especial, gostaria de agradecer ao meu orientador, Prof. Dr. Luiz Panhoca, que contribuiu de maneira efetiva para a conclusão deste trabalho, ajudando a melhorá-lo e promovendo, assim, meu crescimento acadêmico. TEIXEIRA, Flávia Silva. Verificação do entendimento e da utilização do e-procurement em duas empresas globalizadas. 2003. 65f. Monografia Gerência Financeira e Controladoria –Departamento de Economia, Contabilidade, Administração e Secretariado – ECASE, Universidade de Taubaté, Taubaté. RESUMO O e-procurement é uma ferramenta de comércio eletrônico e pode ser definida como um conceito que transfere para a Web o processo e gerenciamento de compras de suprimentos aliviando, assim, a carga de trabalho e os custos dessa área nas corporações. Essa ferramenta traz a eliminação do papel, uma cotação de preços mais abrangente, e a possibilidade de acompanhar melhor a performance dos fornecedores. Apesar de revolucionária ainda é pouco conhecida e utilizada até mesmo em grandes corporações. Essa conclusão foi obtida através de uma pesquisa com pessoas ligadas as áreas de compras de duas empresas globalizadas, que foram submetidas a um questionário no qual foi utilizada a metodologia Delphi. Foram realizadas três rodadas tentando, assim, formar um consenso de conhecimentos entre os pesquisados. Palavras-chave: E-procurement, Comércio eletrônico, Compras. Check in of understanding and use of e-procurement in two global companies. ABSTRACT The e-procurement is an e-commerce tool and can be defined as a concept that transfer to Web the process and management of supply chain, reducing work and costs from this area in corporations. This tool eliminates the paper, brings a more complete quotation and the possibility of better following the supplier’s performance. Although it has been revolutionary it is not still well known and used included in big corporations. This conclusion was gotten throw a research with people that work in purchasing area from two global companies, these people were submitted to a questionnaire that used the Delphi Method. There were three rounds that intended to obtain a consensus of knowledge between people inquired. Key words: E-procurement, E-commerce, Purchasing. SUMÁRIO RESUMO .........................................................................................................................5 ABSTRACT .....................................................................................................................6 LISTA DE TABELAS ....................................................................................................9 LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................10 1. INTRODUÇÃO ................................................................................................11 1.1. OBJETIVO ....................................................................................................11 1.1.1. OBJETIVO GERAL.................................................................................11 1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................11 1.2. RELEVÂNCIA DO ESTUDO......................................................................11 1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO ...................................................................12 1.4. ESTRUTURA DO TRABALHO..................................................................12 2. REVISÃO DA LITERATURA ...................................................................13 2.1. ENTENDENDO O PROCESSO DE COMPRAS.......................................13 2.2. CONCEITUANDO O E-PROCUREMENT ...............................................15 2.2.1. O QUE EXATAMENTE É O E-PROCUREMENT E POR QUE AS ORGANIZAÇÕES DEVERIAM SE INTERESSAR POR ELE?...............................16 2.3. CONSTRUINDO E IMPLEMENTANDO UMA SOLUÇÃO DE E-PROCUREMENT .................................................................................................17 2.3.1. AVALIAÇÃO ...........................................................................................17 2.3.2. PLANEJAMENTO...................................................................................18 2.3.3. IMPLEMENTAÇÃO................................................................................19 2.3.4. MELHORIA CONTÍNUA ........................................................................19 2.4. CONSIDERAÇÕES DO NEGÓCIO ...........................................................20 2.5. GERENCIAMENTO DOS GASTOS ..........................................................20 2.5.1.1. ANÁLISE .......................................................................................21 2.5.1.2. GERENCIAMENTO ....................................................................21 2.5.2. AVALIANDO A PROPOSIÇÃO ..............................................................22 2.5.3. RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES ....................................24 2.5.4. TERCEIRIZAÇÃO...................................................................................25 2.5.5. MRO PROCESSOS DE PROCURA........................................................25 2.5.6. CLASSIFICAÇÃO DAS COMMODITIES ..............................................26 2.5.7. PROCURA PERSONALIZADA...............................................................26 2.6. CONSIDERAÇÕES DE TECNOLOGIA ...................................................27 2.6.1. MODELO DE NEGÓCIOS .....................................................................27 2.6.1.1. O LADO DE COMPRAS .............................................................29 2.6.1.2. O LADO DE VENDAS .................................................................31 2.6.2. APLICATIVOS DE E-PROCUREMENT ................................................32 2.6.2.1. ANÁLISE DE GASTOS ...............................................................33 2.6.2.2. SOURCING ...................................................................................33 2.6.2.3. COMPRAS ....................................................................................35 2.6.2.4. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATO .......................................36 2.6.2.5. FATURAMENTO E PAGAMENTO..........................................37 2.6.2.6. DESPESAS E VIAGENS..............................................................38 2.6.2.7. CATÁLOGO E CONTEÚDO......................................................39 2.6.3. INFRA-ESTRUTURA ..............................................................................40 2.6.3.1. MEIO AMBIENTE LOCAL........................................................41 2.6.3.2. APPLICATION SERVICE PROVIDER (ASP) ........................41 2.6.3.3. E-MARKETPLACE .....................................................................42 2.6.3.4. ANÁLISES.....................................................................................43 2.6.4. INTEGRAÇÃO ........................................................................................43 2.6.5. PESSOAS PARA FAZEREM ISTO FUNCIONAR ..................................44 2.7. CONSIDERAÇÕES DA CADEIA DE SUPRIMENTOS (SUPPLY CHAIN) ......................................................................................................................45 2.8. PERSPECTIVAS FUTURAS.......................................................................46 3. PROPOSIÇÃO..................................................................................................48 4. MATERIAIS E MÉTODOS ........................................................................50 4.1. COLETA DE DADOS...................................................................................50 4.2. METODOLOGIA .........................................................................................50 4.2.1. O MÉTODO DELPHI .............................................................................51 4.2.2. ANÁLISE DOS DADOS ..........................................................................51 4.3. AMOSTRA E POPULAÇÃO.......................................................................52 5. RESULTADOS DA PESQUISA..........................................................................53 5.1. 5.2. QUESTÕES OBJETIVAS ............................................................................53 QUESTÕES ABERTAS (MÉTODO DELPHI) ............................................55 6. DISCUSSÃO DOS RESULTADOS DA PESQUISA ..........................58 7. CONCLUSÃO ...................................................................................................60 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................61 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................62 GLOSSÁRIO .............................................................................................................63 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Resultados do Método Delphi - Resposta 4 .......................................... 56 Tabela 2 - Resultados do Método Delphi - Resposta 10 ........................................ 57 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Quatro fases para aproximação com o e-procurement ...................... 18 Figura 2 - Tempo x Valor e Competitividade .................................................... 19 Figura 3 - Pontos de valor do e-procurement ..................................................... 22 Figura 4 - Canais de relacionamento comprador/vendedor ................................ 28 Figura 5 - Por trás do firewall ............................................................................ 29 Figura 6 - Comparativo das opções de localização de catálogos ....................... 31 Figura 7 - Resultados questão 1 ......................................................................... 53 Figura 8 - Resultados questão 2 ......................................................................... 53 Figura 9 - Resultados questão 3 ......................................................................... 53 Figura 10 - Resultados questão 5 ....................................................................... 54 Figura 11 - Resultados questão 6 ....................................................................... 54 Figura 12 - Resultados questão 7 ....................................................................... 54 Figura 13 - Resultados questão 8 ....................................................................... 54 Figura 14 - Resultados questão 9 ....................................................................... 55 Figura 15 - Resultado da segunda rodada .......................................................... 55 Figura 16 - Resultado da terceira rodada ........................................................... 56 1. INTRODUÇÃO Com o acelerado desenvolvimento da internet novos meios de comércio, como o eletrônico, surgiram com força total obrigando as empresas a estarem sempre atualizadas e a adaptarem-se rapidamente às mudanças que o mercado exige. Atualmente, no topo da lista de mudanças, está o comércio eletrônico e todas as suas ferramentas de procura e compra, chamados de e-procurement, em que o gerenciamento de compras de suprimentos é transferido para a Web, aliviando nas corporações a carga de trabalho dessa área. As ferramentas de e-procurement prometem ser uma revolução em termos de comércio, prometem mudar todo o conceito de compras que as empresas conheciam até bem pouco tempo e achavam que dominavam. 1.1. OBJETIVO 1.1.1. OBJETIVO GERAL Esse trabalho visa demonstrar qual a reação das pessoas ligadas às áreas de compras de empresas globalizadas diante do e-procurement. 1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir o conceito de e-procurement, demonstrar qual é o conceito que têm as pessoas ligadas às áreas de compras de duas empresas dos ramos aeronáutico e automobilístico e qual a reação dessas pessoas diante dessa ferramenta. 1.2. RELEVÂNCIA DO ESTUDO Nos últimos anos as áreas de compras das corporações foram inundadas por termos como procurement (procura), sourcing (busca de novas fontes), purchasing (compras) e supply (suprimentos). A introdução da letrinha “e”, que antecede algumas dessas palavras, amplia a babel que se tornou o assunto. Ao mesmo tempo, a introdução e o rápido desenvolvimento da tecnologia da informação em compras transformou o uso de automação em uma espécie de panacéia que iria resolver todas as questões de suprimentos. Um estudo da relação entre áreas de compras de multinacionais com o e-procurement pode mostrar um retrato de como as pessoas envolvidas no processo estão enxergando essa nova “onda” e qual a sua importância para as organizações. 1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO O estudo aqui proposto se restringe a duas empresas multinacionais, sendo uma do ramo automobilístico e outra do ramo aeronáutico. Nessa pesquisa foram envolvidos apenas profissionais de compras dessas empresas. Foram pesquisados o entendimento e a opinião desses profissionais em relação ao e-procurement sem que, no entanto, fosse explicado o motivo da reação desses profissionais diante dessa ferramenta. Esse trabalho não pretende analisar nem identificar as causas dos resultados obtidos. 1.4. ESTRUTURA DO TRABALHO O trabalho divide-se em duas partes. A primeira é mostrada no capítulo 2, onde foi feita uma revisão bibliográfica com intuito de definir o conceito de e-procurement. Na segunda parte foi realizada uma pesquisa, através de questionários distribuídos às pessoas das áreas de compras das duas empresas envolvidas, com a finalidade de identificar qual é o conceito de e-procurement que têm essas pessoas e qual a reação delas diante disso. 2. REVISÃO DA LITERATURA Com o desenvolvimento da tecnologia da informação, observa-se o surgimento de sistemas informatizados para cobrir ou suportar muitas das atividades das áreas de compras. Isto ocorreu principalmente nos processos operacionais, pois a inteligência da compra, focada em direção, planejamento e estratégia de compras, não pode ser substituída por tecnologia. Os sistemas de gestão empresariais (ERP) estão diretamente ligados à automação do processo operacional, já tradicionais e consolidados, permitindo agilização e melhores controles. 2.1. ENTENDENDO O PROCESSO DE COMPRAS Toda empresa tem uma área de compras, que na maioria das vezes é composta por três processos básicos: 1) Processo de Direção e Planejamento: define as políticas e procedimentos, os direcionamentos estratégicos de compras, o planejamento das necessidades de compras do ano, alinhado com o planejamento geral de vendas, produção e investimentos, entre outras funções. 2) Processo Estratégico de Compras: esse processo avalia e prioriza as categorias de compras que serão negociadas no ano, as metas de economia e a qualidade para cada categoria selecionada. Analisa, também, o mercado fornecedor, buscando novas alternativas tanto de especificações como de novos fornecedores e definição detalhada de preços, considerando o escopo do que vai ser comprado, bem como a integração do fornecedor no processo operacional da empresa. 3) Processo Operacional: envolve o envio do pedido ou a programação da entrega, o acompanhamento do transporte e entrega, recebimento, atualização de estoques e monitoramento do desempenho do fornecedor. De uma maneira geral toda empresa, de porte médio para grande, deveria desenvolver essas atividades em maior ou menor grau. Independentemente da existência de tecnologia ou não, estes processos fazem parte da vida de uma área de compras e devem ser respeitados, inclusive para o uso adequado de ferramentas como internet ou intranet. Boa parte da confusão, gerada pela “sopa de letras” que invadiu o mercado nos últimos três anos, reside no entendimento do que é inteligência de compra e do que é processo operacional. As ferramentas de internet, com seus vários nomes – e-procurement, cotação eletrônica, leilão reverso, catálogos eletrônicos, dentre outros, – vieram com a idéia inicial de substituir boa parte do processo estratégico de compras. Na verdade, os benefícios mais palpáveis se concentram em atividades operacionais específicas que ligam o comprador ao fornecedor, como o envio, recebimento e equalização das cotações (somente dos parâmetros comparáveis). As atividades nobres e que agregam mais valor, como avaliação de especificações alternativas, análise da competitividade do mercado fornecedor, avaliação de outros aspectos da cotação que não apenas os preços e condução de negociações estratégicas são realizadas pelos profissionais da área. Para auxiliar na definição de quando e como aplicar determinado conceito ou ferramenta é necessário entender as características da categoria a ser negociada, bem como seu mercado fornecedor. Para auxiliar, recorre-se a um modelo de análise bastante conhecido, porém mal utilizado, principalmente na profundidade necessária. Há duas análises que resultam na mesma classificação, mas com profundidades bem diferentes. E isso faz diferença no momento da negociação. As famílias de baixa complexidade e baixo impacto no negócio podem ser amplamente processadas através de leilões. Contudo, não se elimina a necessidade de algumas análises. Muitas vezes existem novas alternativas para realizar a compra que não podem ser negligenciadas. Já as de alta complexidade e alto impacto necessitam de trabalhos profundos de entendimento da cadeia de suprimentos, onde as ferramentas de internet pouco se aplicam. Existem algumas empresas que oferecem serviços para a melhoria da área de compras e obtenção de economias, atualmente batizados de e-procurement e e-sourcing. Cabe avaliar bem se o enfoque da solução está baseada em TI (processo operacional) ou em compras (processo estratégico), e se os profissionais realmente têm a experiência necessária na especialidade requerida. Alguns oferecem tudo, outros já preferem especializar-se. É difícil um profissional de TI dominar amplamente, por exemplo, conceitos de estratégia de compras, como a recíproca também é verdadeira. Para cada necessidade cabe uma abordagem específica, mesmo porque, é na troca de experiências entre os profissionais do prestador de serviço e os do cliente que se multiplicam os conhecimentos e acrescenta-se valor, não somente baseado em economias, mas também na qualidade dos resultados e na confiança das relações de negócio. 2.2. CONCEITUANDO O E-PROCUREMENT O termo e-procurement na realidade é a abreviatura de eletronic procurement, palavras em inglês que, traduzidas, significam procura eletrônica. “Procurement” tecnicamente é o termo para o atual processo de procurar produtos e serviços e pelas ferramentas que facilitam este processo, mas isso tem se tornado uma expressão genérica para todas as atividades de procura. Pode-se definir o e-procurement como um conceito que transfere para a Web o processo e gerenciamento de compras de suprimentos aliviando, assim, a carga de trabalho e os custos dessa área nas corporações. O e-procurement traz a eliminação do papel, uma cotação de preços mais abrangente e a possibilidade de acompanhar melhor a performance dos fornecedores. Num outro estágio, amplia a integração da cadeia de relacionamento. Desenvolvidos em linguagem Web, os sistemas podem elaborar cadastros eletrônicos, em que é possível analisar produtos e preços, indicando as melhores opções de compra de acordo com parâmetros pré-estabelecidos. Entre os resultados imediatos estão: o aumento efetivo dos níveis de eficiência e controle em compras, além de uma redução sensível dos custos operacionais e dos preços dos produtos comprados. E-procurement é o termo usado para o relacionamento eletrônico entre uma empresa e seus fornecedores, principalmente na automatização dos processos de compras on line. Esse relacionamento inclui desde pesquisas de produtos e preços até transações propriamente ditas, passando por consultas a informações e outros serviços que podem estar associados às atividades de fornecimento. Os sistemas de e-procurement podem ser desenvolvidos ou implementados de várias formas, dependendo da posição que uma empresa específica se encontra dentro da cadeia produtiva e de como estão organizados seus fornecedores. 2.2.1. O QUE EXATAMENTE É O E-PROCUREMENT E POR QUE AS ORGANIZAÇÕES DEVERIAM SE INTERESSAR POR ELE? A utilização da letra “e” significa que essa ferramenta usa tecnologias, intranet e internet para substituir papel e agilizar o processo. O interesse das organizações pelo e-procurement está ligado ao fato de que essa ferramenta pode gerar uma grande economia, reduzindo os custos do processo de aquisição. E-procurement é uma ferramenta válida independente do tipo ou tamanho da organização envolvida. Ela pode espremer os custos de procura dos setores em que é aplicada. Considera alguns fatores sobre cada processo de procura das companhias. Cada transação de PO (Purchase Order), que em português significa ordem de compras, segue um processo e esse processo tem um custo. Para a organização de compras, inclui alguns ou todos estes processos: requisição, autorização, orçamento (budgeting), criação e envio de PO, recebimento de mercadorias e serviços, pagamento pelo que foi comprado. Para a organização de vendas, isto inclui: recebimento de PO, despacho, faturamento e recebimento do pagamento. Todas essas etapas envolvem organizações múltiplas e até a menor das ordens de compras gasta tempo e esforços. Em um sistema manual baseado em papel, o custo de procurement é significativamente maior do que muitas pessoas imaginam. Por exemplo, a média administrativa de custo para uma simples PO está entre US$75 e US$125. Assim sendo, uma PO para compra de um produto que tem preço de US$10, atualmente custa mais do que US$85. O e-procurement usa um refinado processo de negócios e relacionamentos com fornecedores, suportado pela tecnologia para automatizar processos, eliminando papel, reduzindo erros e em última instância reduzindo os custos administrativos de uma PO em mais do que 75%. A PO que antes custava US$75 em administração, agora custa somente US$18,75, uma economia de US$56,25 (Thompkins, 2001). O processo de requisição é ainda mais intenso e caro. O típico processo de requisição simplificado pode incluir uma interna Requisição para Compras, também chamada de Request for Purchase (RFP), documento que requer aprovação e é seguido por uma Requisição de Informação, ou também chamada de Request for Information (RFI), que é enviada por correio, fax ou e-mail para conhecer os fornecedores. Então, havendo resposta dos fornecedores e analisadas as respostas, resulta em uma Requisição de Cotação, conhecida como Request for Quote (RFQ), enviada via correio, fax ou e-mail para os fornecedores qualificados. Isto traz a resposta dos fornecedores, seguida da seleção do fornecedor, notificação e de um contrato, que então inicia o processo de entrega e administração do mesmo. Sozinho, um sistema manual de requisição baseado em papel pode levar semanas ou meses para ser completado, e a administração do contrato depende do conhecimento individual do comprador e vendedor, e do domínio dos termos e condições de contratação. “Pesquisa tem mostrado que mais do que 85% de todos os contratos firmados falham por causa dos seus próprios termos” (Thompkins, 2001). Uma empresa pode gastar milhões de dólares por ano a mais do que era previsto. Por exemplo, um contrato que é negociado de acordo com o volume e o desconto é calculado em cima deste termo. Segundo Thompkins, 2001: Os aplicativos do e-procurement podem monitorar as concordâncias contratuais, sinalizar volumes valiosos quando eles ocorrem e automaticamente reforçar descontos para compras subseqüentes. Ainda adicionando, o e-procurement reduz o tempo de requisição para 75%. 2.3. CONSTRUINDO E E-PROCUREMENT IMPLEMENTANDO UMA SOLUÇÃO DE Antes de embarcar em uma iniciativa de e-procurement, é imprescindível uma aproximação metodológica que irá prover um mecanismo para definição da estratégia. Esta aproximação deve incluir a identificação do tipo de negócio, planejamento e implementação da solução e a mensuração dos resultados. A figura 1 abaixo ilustra os estágios de desenvolvimento de uma estratégia de e-procurement. 2.3.1. AVALIAÇÃO Um processo de avaliação é, sem dúvida, a mais importante ação que a organização precisa tomar para implementar o e-procurement com sucesso. O objetivo é conseguir histórico do modelo usado e uma compreensão do processo de negócios existente, infra-estrutura tecnológica e relacionamento na cadeia de suprimentos (supply chain). Os resultados desse processo serão comparados com as melhores práticas da indústria, de acordo com benchmarkings realizados, para desenvolver a etapa de análise estratégica que é essencial para o desenvolvimento da estratégica de negócios. Fonte: Thompkins, 2001 FIGURA 1 2.3.2. PLANEJAMENTO Uma vez pronta a preparação e as metas estabelecidas, a próxima tarefa é desenvolver a estratégia de implementação. A aproximação com essa fase precisa incorporar as metas e os objetivos do negócio reconhecendo os custos, a complexidade e as negociações secundárias envolvidas. Muitas organizações e e-marketplaces têm falhado em atender a implementação do e-procurement simplesmente porque eles tinham uma fase de planejamento que incluía um conjunto inteiro de produtos que custavam milhões e requeriam uma complexa infra-estrutura com total integração. É aconselhável um planejamento mais confiável e efetivo, baseado em planos de curto, médio e longo prazo, começando com um baixo custo e com baixo risco de solução de fornecimento. A aprovação dos conceitos minimiza as resistências para a próxima fase e os ganhos financeiros obtidos nessa primeira etapa podem ajudar a próxima. O foco é na melhoria contínua. Fonte: Tompkins, 2001 FIGURA 2 2.3.3. IMPLEMENTAÇÃO As implementações de e-procurement não são diferentes de qualquer outro projeto com as considerações devidas com as práticas e controles de gerenciamento. Entretanto essas implementações diferenciam-se em um aspecto: e-procurement mexe nos processos de negócios, tecnologia e parceiros externos, e comunicação é a parte crítica. Um sobrevivente recente revelou que fazer vista grossa para comunicação é o que mais freqüentemente resulta em atrasos e falhas (Tompkins,2001). Com isso, durante a implementação, é importante manter planejado e monitorado as tarefas específicas internas e externas de comunicação. 2.3.4. MELHORIA CONTÍNUA Completada a implementação, é imperioso se avaliar os resultados para se determinar o sucesso ou as falhas. Deve-se comparar, interna e externamente, as conformidades com o planejado e quantificar os gastos economizados com as metas e objetivos alcançados. É preciso se questionar: a implementação alcançou as expectativas? Se as expectativas foram alcançadas elas podem ser superadas trazendo novos usuários e parceiros, ou estendendo a procura de produtos comprados e vendidos? Se as expectativas foram frustradas, deve-se avaliar o processo e identificar o problema. Os usuários foram adequadamente treinados e estão usando o sistema conforme planejado? As regras, tanto internamente quanto externamente, estão sendo seguidas? Quando um planejamento sólido de projeto é seguido, não há razão para que a previsão não tenha sido realizada, entretanto, precisa-se identificar o problema, consertá-lo e reavaliar o processo. Uma vez implementado com sucesso, inicia-se a próxima fase- melhoria contínua – e prepara-se para repetir a fase 1, começando com a revisão da preparação. Como em todos os projetos, os participantes provavelmente terão mais conhecimento e certamente, mais experiência depois da primeira fase e devem ter novas idéias ou processos que podem ser incorporados ao plano principal. 2.4. CONSIDERAÇÕES DO NEGÓCIO Sem dúvida, a prioridade de qualquer projeto de e-procurement é o tipo de negócio. Freqüentemente, a tecnologia é, erroneamente, tomada como a diretriz da mudança. A tecnologia é somente uma ferramenta de suporte para o modelo de estratégia de negócios. Ao desenvolver uma estratégia de e-procurement, as organizações devem manter sempre em mente o foco dos negócios. 2.5. GERENCIAMENTO DOS GASTOS Dado o disparate entre as naturezas das organizações e sistemas financeiros, é virtualmente impossível para um diretor financeiro obter em tempo real uma fotografia dos gastos a qualquer momento. É ainda mais difícil obter a visibilidade dos gastos de cada componente da organização – quem está comprando o que e de quem, quando eles estão comprando e quanto eles estão pagando – ou, efetivamente, reforçar as conformidades com o processo. E se não for possível visualizar isto, se torna impossível gerenciá-los. O ganho deste controle é o benefício fundamental do e-procurement. A mais alta prioridade, e primeira tarefa, é desenvolver uma estratégia de gerenciamento dos gastos. Existem duas fases para esta estratégia: análise, quando se deve obter e analisar os gastos correntes e históricos, e gerenciamento, referente aos usos que o sistema coletou durante a análise, que tecnologia é necessária para identificar e analisar os gastos correntes por toda a companhia e quais caminhos para administrá-los. 2.5.1.1. ANÁLISE Infelizmente, enquanto há soluções que podem estreitar e simplificar a análise de banco de dados, não existem produtos “enlatados” para simplificar o processo de coletálos. Os bancos de dados podem, e freqüentemente o fazem, residir em múltiplos sistemas, em múltiplas organizações e em múltiplas localizações. Para efetivamente construir uma estratégia de e-procurement, deve-se ter um banco de dados histórico e corrente (aproximadamente três anos) que possa ser carregado para o aplicativo de gerenciamento gasto, para gerar uma consolidada racionalização e detalhada análise e relatório. A análise procurada inclui: • Racionalização das categorias de nomes e descrições; • Categorização de gastos e classificação (quanto foi gasto em cada categoria e como isso está classificado como um percentual do total gasto?); • Fornecedores por categoria; • Gastos por fornecedor por categoria; • Gastos por organização e/ou por comprador; • Identificação dos gastos dissidentes; • Tendência de análise que identifica certos produtos/serviços que são consistentemente adquiridos em certos períodos de tempo; • Comparação com os contratos existentes pelas conformidades estatísticas. Os resultados desta análise irão claramente identificar os pontos falhos – áreas que irão gerar oportunidades de economia imediata. Eles ajudarão também a determinar os tipos de soluções requeridas. Por exemplo, esta análise freqüentemente revela que a corporação compra o mesmo produto de vários fornecedores, perdendo uma significante oportunidade de ganhar um maior volume de desconto. Através da agregação de fornecedores, elas podem realizar ganhos imediatos. 2.5.1.2. GERENCIAMENTO Uma vez que os dados tenham sido colhidos e analisados, os resultados devem ser carregados para o aplicativo de gerenciamento de gastos que pode captar e gerenciar os gastos daquele ponto para frente. Esta fase requer uma detalhada e articulada estratégia que integra a tecnologia com o processo de negócio resultando num processo de procura eletronicamente gerenciado e monitorado. 2.5.2. AVALIANDO A PROPOSIÇÃO Qual é o valor da proposição de implementação de um e-procurement? A resposta imediata é quase sempre: “redução de custo”. Mas o valor e os benefícios de um e-procurement excedem e muito apenas a redução de custos de mercadorias e serviços. Quando os benefícios são maximizados, a contribuição mais significante é o aumento do valor dos acionistas através do aumento de receitas, aumento de lucros e aumento do EVA (valor econômico agregado). A Figura 3 mostra os pontos de valor do e-procurement. Fonte: Tompkins, 2001 FIGURA 3 Para quantificar o valor proposto, devem ser considerados os seguintes pontos de interesse segundo Tompkins, 2001: Nota-se que aproximadamente metade da receita de uma companhia é gasta em compra de produtos ou serviços e administração das compras. Tem sido provado que uma solução de e-procurement pode salvar pelo menos 10% de cada centavo, através da redução do custo dos produtos e eficiência da administração.Usando aqueles números, uma companhia de $1 bilhão gastará aproximadamente $500 milhões em produtos e serviços, e o e-procurement resultará em uma economia de $50 milhões por ano. Além do mais, 30 a 35 por cento dos gastos são dissidentes, compras espontâneas não tomam vantagem de pré-negociados descontos. Conseguindo controle sobre elas alcança-se um enorme potencial de economia. A revista IndustryWeek em maio de 2002 publicou os seguintes resultados de pesquisa, no artigo “E-Procurement Explosion” (apud Thompkins, 2001): • Owens Corning reduziu 60% dos custos de engarrafamento de água, 25% em embalagem e 22% sobre outros custos. Total de economia de 10% sobre os gastos de $3,4 bilhões. • Hewlett-Packard (HP) economizou mais do que 30% em propaganda e $220.000 em energia elétrica. • AMR Research afirmou que empresas devem esperar de 15 a 20% de economia dependendo do que eles compram: 5% em energia, 15 a 20% em químicos e adesivos, 32% em papel corrugado, 19% em metais e componentes de máquinas, 36% em mão-de-obra temporária, 40% em manutenção, reparos e outras operações. • HP divulgou 20 a 25% de aumento na eficiência, de acordo com uma redução do número de PO’s e administração. • Lucent declarou 60 a 70% de redução no tempo de transações. • Texas Instruments reduziram o custo de uma PO de $80 para $25, Deere & Co. de $97 para $22. 3M reportou que custos foram de $120 para $40 e erros foram de 30% para 0%. • Owens Corning usou leilões para cortar o tempo de negociação de 2 a 3 meses para menos que 90 minutos. • O Retorno Sobre o Investimento (ROI) contribui para o valor proposto também. A Home Depot implementou uma solução de fornecimento em 10 semanas e reportou que o investimento pagou por si mesmo em menos de 3 meses. A American Express anunciou que conseguiu seu investimento de volta dentro de 100 dias da assinatura de um contrato de e-sourcing. O e-procurement é a prova deste conceito. Ele oferece um valor real e sustentável. O desafio é identificar como ele trará valor para a organização. Deve-se ter esta resposta antes de iniciar o procedimento. 2.5.3. RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES Ao moldar uma estratégia para implementação de e-procurement, é muito importante olhar para os relacionamentos com fornecedores para ver se há caminhos onde o e-procurement pode ajudar. Cada controle de qualidade de negócio, entregas e capacidade, são duramente influenciados pelo desempenho de seus fornecedores. Para industrializados, por exemplo, lead-times (tempo de entregas), na média, constitui sozinho um quarto do total do lead-time. Os benefícios de redução de set-ups e diminuição do tamanho dos lotes são mínimos comparados com o tempo perdido por causa da performance deficiente dos fornecedores. O caminho mais efetivo para qualquer companhia reduzir os lead-times é desenvolver um forte relacionamento com seus fornecedores. Especificamente, compradores e vendedores devem focar o processo que reduz o tempo entre as entregas e a freqüência de atraso ou entregas deficientes. A competição baseada no tempo requer um relacionamento efetivo entre cliente e fornecedor. Deve resultar em entregas freqüentes em pequenos lotes que não necessitem de inspeção de entrada. As soluções de e-procurement podem facilitar ações de melhoria nos relacionamentos com fornecedores. Muitas podem ser de indústrias específicas ou customizadas pelas organizações de compra ou venda. Para cada negócio, entretanto, elas devem incluir: − Agregação de fornecedores para produtos e serviços indiretos – aqueles que não dependem do produto específico da organização que está comprando, assim como os suprimentos de escritório. A típica companhia com múltiplas organizações espalhadas por múltiplas localizações, compra os mesmos produtos de múltiplos fornecedores, com isto perdendo desconto por volume. − Procedimentos e gerenciamento de contratos para monitorar o desempenho de seus parceiros de negócios e assegurar a conformidade com os termos dos contratos. − Tempo de resposta que corte o atraso entre emitir um pedido e conseguir o produto ou serviço. A meta é continuamente reduzir este tempo eliminando as atividades que não agreguem valor. As organizações de compras devem ajudar seus fornecedores a reduzir o tempo de seus ciclos. Usando análises de aplicativos de e-procurement, times devem ser estabelecidos para identificar e implementar reduções substanciais e de longo prazo e essas aplicações podem ajudá-los a mantê-las. O rápido envolvimento dos fornecedores nesses processo é crítico, quando se está estabelecendo uma área piloto para provar este conceito com sucessos rápidos e a “venda” do processo pela larga aplicação e benefícios. 2.5.4. TERCEIRIZAÇÃO Uma boa parte de uma estratégia de negócios é determinar o que se deve desempenhar e o que se deve terceirizar. Deve-se ter essa decisão sob controle antes de começar a implementação de um e-procurement, porque alguns serviços adquiridos de terceiros tornam-se parte dos gastos que o e-procurement pode ajudar a gerenciar. Claramente, uma revisão de capacidades é parte de um “top-level” de estratégia de planejamento e está além do escopo de e-procurement. Entretanto, o dia-a-dia das questões de terceirização é uma parte apropriada do planejamento de negócios para este tópico. 2.5.5. MRO PROCESSOS DE PROCURA Ao processo de procura pelos fornecedores de MRO tem historicamente sido dado pouca atenção. “Estima-se que as compras de MRO contabilizam 80% das transações de compras, mas somente 20% do valor” (Thompkins, 2001). Conseqüentemente, o extensivo trabalho aqui teria pouco impacto na estrutura de custo. Com o e-procurement, entretanto, é possível simplificar ou pelo menos estreitar o processo de redução de custos de aquisição de commodities. A melhoria das oportunidades com o MRO e-procurement são reduções em inventários e espaços requeridos, diminuição do tempo de entrega, melhor utilização dos esforços humanos, custo total mais baixo, melhoria do fluxo de caixa e redução de papéis. 2.5.6. CLASSIFICAÇÃO DAS COMMODITIES As commodities devem ser categorizadas de acordo com sua importância estratégica e o e-procurement está bem ajustado para este tipo de organização e esforço analítico. O conhecimento ajudará a companhia a enfocar os esforços e recursos. Estabelecida em uma base sistemática, a classificação de commoditie estimula uma melhoria contínua apontando para questões de desempenho de fornecedores e encorajando a eliminação daqueles com desempenho insatisfatório. A importância da estratégia de cada commoditie pode variar de local, mas a revisão do processo é consistente através das divisões da empresa. Aqui há quatro categorias para ilustrar o processo: Genéricos - são produtos de pouca diferenciação e com mínimo risco para o negócio se o fornecimento for interrompido temporariamente. Existem muitos fornecedores para esses itens, o fornecimento é abundante e eles acrescentam pouco valor em satisfação de clientes; Commodities – são produtos que acrescentam valor substancial para o negócio e em satisfação do cliente. Ainda, como genéricos, muitos fornecedores os oferecem, fornecimento substancial é avaliado e há pouca diferenciação entre os produtos; Especiais – produtos que têm fornecimento limitado, uma interrupção no fornecimento pode causar sério risco para o negócio. Entretanto, o valor que agregam em satisfação de clientes não é substancial; Críticos – estes itens acrescentam valor substancial em satisfação de clientes e têm fornecimento limitado. Qualquer interrupção pode ser muito prejudicial ao negócio. 2.5.7. PROCURA PERSONALIZADA Uma análise típica revela que um montante significante dos gastos escapa do controle das organizações de compras. Conseqüentemente, o e-procurement pode oferecer um caminho para verificar como a organização de procura deve ser estruturada, quais áreas de responsabilidade devem ser incluídas, onde a procura deve ser relatada e como administrar o processo mais efetivamente. No processo, a companhia pode desenvolver uma efetiva procura personalizada que entende o e-procurement pelos seus conceitos. Pessoas capacitadas são a parte mais importante da estratégia de procura. Sem bons profissionais nenhum dos outros processos estratégicos será possível. 2.6. CONSIDERAÇÕES DE TECNOLOGIA A tecnologia é freqüentemente mal interpretada como sendo a “dirigente” de uma iniciativa de e-procurement, ela apenas suporta o processo de negócio, mas não o dirige. A determinação do negócio tem que ser feita de modo que o e-procurement seja uma iniciativa vencedora, entretanto, existem sérios componentes tecnológicos a serem considerados. Eles influenciam as decisões sobre que parte da iniciativa executar primeiro que trará o maior ROI. Eles são: Modelo de negócio – A companhia é um comprador ou vendedor, ou ambos? Necessidades específicas – Quais aplicações são mais relevantes para o tipo de negócio? Catálogos e conteúdos – Se a empresa é um vendedor, há um catálogo eletrônico? Em caso afirmativo, quem será responsável pela manutenção? Se for comprador, os catálogos do que compra ficam no seu sistema ou fora dele? Como será o acesso? Quem vai mantê-los atualizados? Infraestrutura – De acordo com o modelo de negócio ou solução requerida, a iniciativa de e-procurement ficará disposta dentro do meio-ambiente local (atrás do seu firewall ou seu hardware) ou seria melhor servir de um Application Service Provider (ASP)? Integração – Como será integrado o sistema de e-procurement com o sistema de ERP e o sistema financeiro? Recursos Humanos – Dependendo da infraestrutura, pode-se precisar recrutar indivíduos com forte experiência em procurement. Quanto mais se tiver dentro do firewall, mais recursos experientes serão necessários. Serão detalhadas a seguir, cada uma dessas tecnologias requeridas. 2.6.1. MODELO DE NEGÓCIOS Quando se discute a tecnologia necessária para o e-procurement, é importante entender o modelo de negócio que a organização usa. Neste caso, o modelo de negócios se refere a: se a companhia é predominantemente uma organização compradora buscando reduzir os gastos ou se é uma organização de vendas que quer usar o “e” para vender com mais efetividade. Poucas empresas são puramente compradoras ou vendedoras, mas a tecnologia de e-procurement quebra a solução em dois tipos básicos: o lado de compras e o lado de vendas. Entretanto, uma organização não tem que, necessariamente, se confinar em um modelo ou outro. Muitas organizações têm que comprar materiais diretos (produtivo) e indiretos (não-produtivos) de seus fornecedores para dar prosseguimento em suas operações, e elas têm que gerar receita pela venda de produtos ou serviços para os consumidores. Por isso, muitas empresas provavelmente devem considerar ambas as soluções, de compras e vendas, quando examinarem suas proposições de valores. A Figura 4 mostra como o relacionamento comprador/vendedor pode se dar através de uma variedade de canais: Compradores podem acessar fornecedores diretamente (um comprador para um ou mais fornecedores); Vendedores podem acessar compradores diretamente (um vendedor para um ou mais compradores); Comprador e vendedores podem acessar um ao outro através de um e-marketplace; Compradores e vendedores acessam através de uma combinação destes modelos. Fonte: Tompkins, 2001 FIGURA 4 2.6.1.1. O LADO DE COMPRAS O lado de compras, em um senso estrito, refere-se a uma simples organização de compras que tenha comprado licenças e implementado um aplicativo de compras de e-procurement atrás de seu firewall. Fonte: Tompkins, 2001 FIGURA 5 Uma definição menos rigorosa diz que a organização de compras não tem que instalar nenhuma solução em seu espaço físico. Existem ASP’s (Application Service Providers) e e-marketplaces que provêem todas as ferramentas necessárias para funcionar como uma organização de e-procurement. Benefícios de uma iniciativa de compras inclui: Rápido e mais confiável acesso a dados críticos; Redução de tempo dos ciclos; Redução das fases de inventário de acordo com um melhor e centralizado gerenciamento de dados; Redução do percentual de erros em ordens emitidas, gerenciamento de contratos e pagamentos; Significante redução de custos pelo volume de descontos, agregando fornecedores e negociando mais efetivamente os bids; Significante redução dos custos administrativos. No modelo de compras, compradores têm acesso aos catálogos de fornecedores, que são repletos de seus produtos e serviços, sempre mencionados como “conteúdo”. Usando uma aplicação de compras, o comprador pode selecionar itens de um catálogo e colocá-los dentro de um carrinho de compras virtual, do mesmo modo compras individuais podem ser reservadas e outras mercadorias de varejo on line. Quando o processo de seleção é completado, a ordem é confirmada, autorizada internamente e enviada para o fornecedor via Internet. Funcionalidades adicionais permitem que o comprador monitore o status da requisição através do recebimento e pagamento. Aplicativos de compras podem suportar múltiplos catálogos de fornecedores, independentes uns dos outros. Os catálogos podem ser instalados no ambiente local e gerenciado pela área de compras, instalado e gerenciado no site do fornecedor e acessado via “punchout” para o site dele, ou mantido e acessado via um e-marketplace. “Punching out” refere-se a uma pessoa, em um sistema de compras ligado a um catálogo em um site de fornecedor via Internet, enquanto ainda dentro da aplicação de compras. Há vantagens e desvantagens para cada alternativa e combinando-as pode-se descobrir a melhor resposta. A Figura 6 mostra uma análise comparativa, da perspectiva do comprador, de ter o conteúdo do catálogo mantido em casa, em um site do fornecedor e em um exchange ou e-marketplace. Além da localização do catálogo, outro benefício da solução de compras é a habilidade de acessar eletronicamente o conteúdo e manipular a busca dos resultados, fazendo então uma decisão compra inteligente. Figura 6 Comparativo das opções de localização de catálogos Vantagens Sistema Desvantagens do Acesso ilimitado e controlado comprador Acesso mais rápido e Necessidade de manutenção mais Requer dependente recursos treinados e experientes Agregação de múltiplas categorias de múltiplos fornecedores Sistema vendedor do Não requer manutenção Não requer recursos internos Acesso limitado para integração de rede (se o link ou o site estiverem fora do ar, não há acesso) Sem agregação de categorias; sem análise comparativa Exchange Não requer manutenção Acesso limitado para integração Não requer recursos internos de rede (se o link ou o site Potencial agregação de múltiplas estiverem fora do ar, não há categorias de múltiplos fornecedores acesso) Orientação livre Limitado a rede de fornecedores 2.6.1.2. O LADO DE VENDAS O modelo de vendas se refere a uma simples organização de vendas que tenha comprado licenças e implementado soluções de vendas dentro do seu firewall. Como visto no lado direito da Figura 5, o modelo de vendas consiste primeiramente de uma loja disponível na Web, com um catálogo eletrônico. A loja permite aos compradores acessarem ao site fornecedor e procurar e comprar os produtos e serviços. Esta solução oferece um site customizado com tipo específico de fornecedor. Como um tipo de espelho do modelo do aplicativo de compras, o modelo de vendas provê um carrinho de compras com ferramentas como criação de PO e status de compras. Funcionalidades adicionais incluem faturamento e notificação antecipada de despacho. Um fornecedor não tem que ter uma loja para participar do e-procurement, mas sim ter um catálogo eletrônico com um conteúdo atualizado. O catálogo pode ser construído e mantido pelo fornecedor ou pode ser terceirizado para empresas especializadas em desenvolvimento e publicação de conteúdos eletrônicos. O fornecedor também pode oferecer catálogos em cadeia para compradores ou e-marketplaces. Uma área de vendas pode também se beneficiar de alguns aplicativos de e-procurement que compradores usariam, como gerenciamento de contratos, gerenciamento de viagens e despesas e análise de custos. Os benefícios de uma solução de vendas são: Vantagem competitiva através do aumento da visibilidade da comunidade de compras; Redução de custos de vendas, administrando pedidos e faturas; Redução do processamento de pedidos e do tempo do ciclo; Melhor relacionamento com o cliente através do aumento da comunicação. 2.6.2. APLICATIVOS DE E-PROCUREMENT Durante os últimos dois anos, os aplicativos de e-procurement têm se envolvido em uma atualização constante de sofisticados módulos, sempre chamados de conjuntos, que podem ser ligados e integrados com os sistemas financeiros para prover uma visibilidade em tempo real dos gastos. Para organizações que estão migrando para o e-procurement, provavelmente seria melhor focar primeiro na descoberta e captura de oportunidades de redução de custos pela análise e tecnologias de procura. Por último, eles podem manter estas economias através de aplicativos integrados de procurement que ajudariam empresas a formatar as políticas de gerenciamento de custos e reforçar a sua continuidade certificando-se que compradores e vendedores atenham-se aos termos de contrato assim como ao volume de desconto. A seguir há uma sinopse da maior parte dos aplicativos de e-procurement disponíveis hoje em dia. 2.6.2.1. ANÁLISE DE GASTOS Enquanto a análise de gastos é relativamente uma oferta nova, é listada primeiro por causa da sua importância para todo modelo de negócio. A primeira tarefa para o e-procurement é determinar o que comprar, de quem comprar, quanto isso custa e quem na organização está fazendo a compra. Estes dados devem ser extraídos de todos os sistemas financeiros da corporação – ERP Systems, pacotes financeiros e sistemas legados. Estão disponíveis ferramentas para extrair dados dos ERP’s, mas os velhos sistemas legados e pacotes financeiros requerem intervenção manual e possivelmente programas especializados. A melhor solução de baixo risco para o problema é terceirizar a atividade para alguma empresa que tenha as ferramentas requeridas e a experiência necessária. Uma vez extraído, o banco de dados é carregado para dentro do aplicativo de análise de gastos. É importante selecionar e usar a ferramenta que permitirá robustez na manipulação dos dados e relatório customizado que vai de encontro aos requerimentos do negócio. Depois da analise inicial dos dados, a aplicação pode ser usada em uma base existente para monitorar os gastos pelo uso de regras configuradas que vão fornecer relatórios de custos em tempo real e contínuas recomendações de melhoria. 2.6.2.2. SOURCING O sourcing é o processo de identificar e avaliar os fornecedores e negociar os produtos e serviços. Esta tarefa é ativada pela RFI (request for information), RFQ (request for quote), RFP (request for purchase) ou leilões. Como um grupo, são chamados de RFx Este é, provavelmente, o segundo mais importante aplicativo em e-procurement, porque ele proporciona imediatamente oportunidades de economia de baixo risco sem necessidade de um engajamento complexo, técnico e de custo restritivo. Enfim, o sourcing deve ser o catalisador para tomar decisões estratégicas de fornecimento que serão usadas em fases posteriores de desenvolvimento. Aplicativos de RFx ganham informações estratégicas sobre fornecedores e suas habilidades para encontrar especificações de produtos ou serviços. Elas propiciam fornecedores com especificações, requisições de cotações dos fornecedores da lista de aprovados e por último disponibiliza as ofertas enquanto notifica todos os participantes que as mesmas já foram completadas. Esta tecnologia está envolvida em um aplicativo robusto e baseado em regras que podem ser usadas para colaborar efetivamente com as negociações e logicamente determinar a base premiada em um critério pré-definido. Por exemplo, muitas linhas de itens podem estar em um bid e, enquanto cada linha tem específicos lances mais baixos, outros fornecedores podem oferecer um pacote de lances com quantidades variantes e produtos substitutos. As regras de RFQ para esta negociação podem determinar que o último seja o melhor lance. Em outras palavras, preço não é e não deve ser o fator decisivo em uma negociação. Claro, a intervenção humana é requerida para tomar a decisão final, mas o processo de RFx reduz significantemente o tempo do ciclo de semanas ou meses para horas ou dias. Benefícios da tecnologia de RFx incluem: Redução do tempo de ciclo; Redução de custo de produtos e serviços de acordo com fornecedores mais acessíveis e aumento de competição; Melhor e mais sustentável relacionamento com fornecedores e aumento da qualidade de produtos e serviços através de colaboração mais efetiva; Redução do erro humano; Aumento da melhoria da administração de contratos; Redução dos custos administrativos. Leilões eletrônicos são similares a RFx, respeitando a estrutura de lance/concessão, mas o processo e os objetivos diferem. Um leilão deve ser usado quando os produtos envolvidos são conhecidos e os fornecedores e compradores se conhecem e não há necessidade de negociação colaborativa. A forma mais comum de leilão eletrônico é o “leilão reverso” no qual o vendedor precisa dispor de um inventário excessivo e é seguido do mais alto lance. Inversamente, um comprador pode iniciar um “leilão reverso” em que é posto um tempo requerido para uma quantidade específica de certo produto e procurar pelo menor preço. Relações de fornecimento de longo prazo não são um fator. Em ambos os casos, os leilões são eventos baseados em regras atendidos unicamente pelo convite e são tipicamente abertos e fechados em datas e horários específicos. Os benefícios de leiloes incluem: Rapidez e custo efetivo significa dispor ou adquirir produtos; Redução do tempo de ciclo; PO’s são automaticamente criadas e gerenciadas pelo ganhador do lance; Redução dos custos administrativos. 2.6.2.3. COMPRAS Aplicativos de compras são catálogos centralizados e são usados tipicamente para compras indiretas (itens não produtivos assim como suprimentos de escritório, equipamentos de computador, MRO, entre outras). Compras de materiais diretos, ou produtivos, podem ser feitas através dos aplicativos de compras, mas esses tipos de compras são usualmente únicos, com requerimentos e atributos não padronizados e são melhores adquiridos através de eventos de fornecimento, embora aqueles eventos podem, eventualmente, conduzir para um catálogo de fornecimento. Uma fase mais avançada, simplificado o processo de compras, seguirá esta seqüência: Uma pessoa na área de compras acessa o aplicativo de um desktop; A pessoa procura por um ou mais itens; A pessoa compara preços dos itens selecionados dos catálogos de fornecedores disponíveis; O item escolhido é acrescentado a um carrinho de compras; A pessoa retorna para a busca se mais itens são necessários; Quando a compra é feita, a pessoa aceita o conteúdo do carrinho de compras e inicia a requisição da PO; A PO é encaminhada através de um processo interno de aprovação pré-definido para autorização; A pessoa é notificada de que a PO foi autorizada e encaminhada para o fornecedor(es), ou é notificada de que a PO foi rejeitada por razões específicas. Nesse caso, a pessoa poderá fazer as devidas correções e re-submeter a PO para aprovação; Uma PO autorizada é automaticamente encaminhada para o fornecedor; O fornecedor recebe a PO; O status de uma ordem é atualizado em certas fases de atividade (PO autorizada, despachada, recebida ou paga). É obvio que há muitos outros detalhes, incluindo uma variedade de características e funcionabilidades que diferenciam entre as ofertas de vendedores de softwares, mas esta etapa representa o básico para um aplicativo de compras. Para determinar o melhor para os requerimentos de seu negócio específico é imperativo desempenhar uma analise comparativa compreensiva de cada aplicação. Algumas devem ser mensuradas contra os requerimentos de seu negócio. Algumas das características mais comuns que serão encontradas nos aplicativos de compras incluem: Uma lista dos itens “favoritos” de compras freqüentes; Modelos de PO’s que podem ser usadas por ordens consistentes e periódicas; Autorizações de Workflow; Automática atualização de status de ordens em cada fase estratégica; Visibilidade dos gastos históricos, PO’s abertas, novas requisições e previsão de ordens. Aplicativos de compras vão ao coração da justificativa para e-procurement de compras – redução de custos. Entre os benefícios que os usuários podem esperar são: Reduções de custos administrativos de acordo com mais eficientes catálogos de compras; Redução de custos dos produtos e serviços em função da agregação de fornecedores resultando em descontos por volume; Redução do ciclo de tempo de uma ordem; Redução de erros de ordens; Reforço sistemático de regras de melhorias de fornecimento resultando em redução, se não erradicação, de compras dissidentes; Redução de custos de geração de PO; Menos PO’s como um resultado da agregação de fornecedores. 2.6.2.4. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATO Organizações perdem milhões de dólares por ano porque carecem de ferramentas para gerenciar até mesmo o mais simples contrato. Por exemplo, os termos contratuais de um simples acordo devem incluir 10% de desconto sobre todas as compras feitas depois que $1 milhão já tenho sido faturado, 20% de desconto depois de $5 milhões e assim por diante. Isto parece ser um acordo relativamente simples, mas a menos que o comprador gerencie este desconto e trilhe os gastos, o desconto nunca será ativado e o comprador gastará mais do que $10 milhões com o fornecedor em um calendário anual e nunca receberá um simples desconto (Thompkins, 2001). O fornecedor não vai passar essa informação voluntariamente e os compradores da organização vão estar dispersos sobre toda a esfera e não terão idéia de que é a hora do acordo ser executado. Infelizmente, este exemplo de cenário é inacreditavelmente comum e contratos complexos são ainda mais ineficientes. É por causa disso que os aplicativos de administração de contrato são aconselháveis. A administração de contratos é usada para desenvolver os termos e regras de melhoria para um acordo e para gerenciar o contrato pelo tempo que estiver vigente. A funcionabilidade deste aplicativo é baseada em regras únicas para cada contrato. O aplicativo dá visibilidade para melhoria e desempenho de fornecimento, com foco em gerenciamento do relacionamento com fornecedor. Os benefícios da administração de contrato incluem: Dinâmico e otimizado gerenciamento de contrato durante sua vigência; Gerenciamento da relação com fornecedores através de regras baseadas no cumprimento dos requerimentos; Economias baseadas nos resultados atuais dos contratos negociados; Menos retalhos para integração com outros aplicativos de e-procurement, resultando em um desenvolvimento automatizado de contrato; Relatório e análise; Economias de custos administrativos como resultado de um correio eletrônico pró-ativo e notificação e eliminação de fax e chamadas telefônicas. 2.6.2.5. FATURAMENTO E PAGAMENTO Faturamento e pagamento são atividades desempenhadas fora da área de procura ou compras e retransmitidas em oportuna e precisa entrega de contratos, PO’s, status de faturamento e requerimentos para pagamento. Todos estão predispostos ao erro humano através de termos incorretos, perda de documentos, fax ilegível ou documentos e assim por diante. Mesmo que o processo esteja livre de erros, a tarefa de gerar faturas e pagamentos é extremamente demorada. Este processo pode ser encurtado com processamento eletrônico automatizado e integração com outros aplicativos de e-procurement, sendo assim, elimina-se papel e reduz significantemente o histórico de erros. Os benefícios de um aplicativo de faturamento e pagamento incluem: Fatura automática e pagamento integrado; Redução, se não eliminação, de processos baseados em papel; Redução significante dos fatores de erros humanos; Administração eficiente através de uma integração e visibilidade em tempo real das ordens; Ressaltar o relacionamento de parceria através de um mais eficiente e preciso processo de faturamento e pagamento; Fatura automática combinando e conciliando; Configuração de exceções de entrega; Relatório e analise; Economia de custos administrativos. 2.6.2.6. DESPESAS E VIAGENS Enquanto automatização de gastos e viagens não é certamente um conceito novo e há inúmeros pacotes tecnológicos disponíveis para a tarefa, o conceito de integração com o sistema financeiro em outra solução de e-procurement é relativamente novo e os softwares oferecidos são limitados. A beleza real de uma integração desse pacote é que ele proporciona uma ligação centralizada, baseada na Web e otimizada entre pacotes de planejamento de viagens (agências de viagens na Web), autorização por workflow de itinerários de viagens e gerenciamento e processamento dos gastos. O software é amarrado com os sistemas para promover gerenciamento eficiente e conformidade dos contratos. Se a solução de gerenciamento de contrato mencionada estiver instalada e integrada com o aplicativo de despesas e viagens, conformidade de contratos por linhas aéreas, hotéis, locadoras de carros e outras provisões podem ser melhor gerenciadas. Também, os funcionários podem fazer suas próprias reservas usando a agencia de viagens corporativa ligada a este módulo, os itinerários podem ser reservados, enquanto o processo de autorização é completado. Uma vez autorizado o itinerário, a viagem é reservada e a despesa é automaticamente ligada com o sistema de gerenciamento de custos. Os benefícios da aplicação incluem: Otimização dos gastos de geração de itinerários até o pagamento; Links integrados a uma agência de viagens na web; Autorização por workflow; Relatório e análise; Globalização; Redução do histórico de erros; Administração e reforço dos contratos com agências de viagens; Economias administrativas; 2.6.2.7. CATÁLOGO E CONTEÚDO Catálogos representam um desafio para ambos os lados, de compras e de vendas. Como discutido anteriormente, há prós e contras nas várias opções. Segundo Thompkins (2001, p. 25) “pessoas de vendas têm uma frase: se não puderem encontrar, não podem comprar”. Com o rápido crescimento do e-procurement, cada fornecedor precisa de uma estratégia para desenvolver um e-catálogo. Aqui estão as considerações primárias para construção desta estratégia: Quem vai desenvolver e manter o conteúdo? O conteúdo envolverá itens de commodities ou itens únicos ou uma combinação? O resultado (o catálogo) será mantido “em casa” ou será distribuído para fornecedores e e-marketplaces? O primeiro passo é desenvolver o conteúdo. Muitos fornecedores não têm nenhuma forma de catálogo eletrônico e isto será uma tarefa monumental para estas organizações porque todos os itens terão que ser manualmente digitados para um formato eletrônico. Um desafio é que tipicamente há muitos itens que têm nomes ligeiramente diferentes, então construir o catálogo é um trabalho meticuloso. Organizações de compras descobrirão que os resultados de busca de catálogos variam de acordo com o local onde eles estão alocados. Como a Figura 6 mostra, ter o catálogo instalado no meio ambiente local confere a habilidade de comparar preços de fornecedores múltiplos. Quanto mais fornecedores forem usados em compras pelo melhor preço unitário, menor o volume com cada um e menor o desconto por volume você terá. Também, ter mais catálogos significa mais manutenção para mantê-los atualizados e aumento dos custos administrativos. Como uma regra, organizações de compras são mais bem servidas, mantendo um número mínimo de fornecedores e catálogos e negociando um melhor preço por categoria (ex: suprimentos de escritório ou MRO). Falando genericamente, a única razão para ter mais do que um fornecedor por categoria, depois de um cuidadoso processo de fornecimento, é apenas para compensar por limitações como disponibilidade de fornecedor dentro de uma região geográfica. Por exemplo, uma companhia que está localizada em comunidades no interior e tem requerimentos em andamento para produtos de MRO e serviços em cada localização, mas não há um único fornecedor que possa suprir todas as demais unidades da corporação. Esta companhia deverá desenvolver acordos de preços e catálogos com cada fornecedor. Se os catálogos residem no site do fornecedor melhor do que no sistema da organização de compras, é possível procurá-los via um “punchout” para o site do fornecedor. “Punching out” é o processo de conectar-se diretamente a um Web site de fornecedor enquanto procura por um produto especifico dentro do aplicativo da organização de compras. Por exemplo, uma organização pode precisar de um item que é conhecido pelo seu aplicativo de compras, mas não é listado em nenhum dos seus catálogos residentes. Sem que o usuário seja avisado do que está acontecendo, um link HTML para o item conecta em um catálogo num Website selecionado e descobre o item dentro da lista do fornecedor. O usuário pode selecionar o item e o sistema do comprador retornará automaticamente para o aplicativo de procurement, onde uma decisão de compras pode ser feita. Além de um possível atraso para conexão a Internet e a possibilidade de um estilo diferente de catálogo, o punch-out é invisível para o usuário. Naturalmente, o fornecedor tem que estar em conformidade com esta tecnologia. Um outro catálogo alternativo para e-procurement é ser membro de um e-marketplace que oferece produtos comuns dentro de um mercado vertical. Os e-marketplaces serão explicados, em detalhes posteriormente. 2.6.3. INFRA-ESTRUTURA A infra-estrutura tecnológica é todo hardware, software e os componentes de netwoking que compõem a base para o sistema de informação. No passado, era comumente referenciada como o meio ambiente local. Entretanto, dada as emergentes tecnologias que são hospedadas em servidores remotos de propriedade dos provedores de aplicativos (ASP’s), infra-estrutura implica em vantagens internamente instalada, gerenciada ou possuída. Com ASP’s e, mais recentemente, e-marketplaces, alguns atrativos financeiros e alternativas viáveis para suportar os sistemas de e-procurement estão disponíveis. Esta seção descreve as alternativas de infra-estrutura e compara as vantagens e desvantagens de cada uma. 2.6.3.1. MEIO AMBIENTE LOCAL O meio ambiente local compreende todos os componentes atrás do firewall que a organização controla e mantém (ex: servidores, browsers, aplicativos de segurança). Cada aplicativo, incluindo e-procurement, tem requerimentos específicos de sistema. Assim sendo, decidir se o sistema de e-procurement residirá ou não no meio-ambiente local requer uma análise dos requerimentos de sistema. Implementar um aplicativo no meio local pode ser um plano de longo prazo, mas o e-procurement pode começar mais rapidamente através de um ASP ou e-marketplace. Alguns dos fatores a serem considerados para decisão de infra-estrutura são: Qual é a estratégia de e-procurement? Pode fazer mais sentido usar um aplicativo hospedado na primeira fase e ter um plano de longo prazo para migração para o meio local; Qual é a razão custo/beneficio? Quanto vai custar para implementar a solução local e qual é o ROI projetado contra usar uma solução hospedada? Há recursos experientes que podem gerenciar e manter este meio local? 2.6.3.2. APPLICATION SERVICE PROVIDER (ASP) Um ASP é a terça parte da organização que hospeda e mantém todos os componentes requeridos pelo sistema, incluindo hardware e software. O único requerimento para acessar e utilizar um ASP é um navegador da Web, o que faz disso uma excelente alternativa para pequenas e micro empresas que não dispõem do investimento capital para um sistema de e-procurement. Muitos ASP’s proporcionam um pacote completo de soluções de e-procurement onde se pode escolher, e cada provedor tem seu próprio modelo de preço. Encargos podem ser baseados em taxas periódicas de adesão (ex: mensal, semestral, anual), volume transacionado, blocos de eventos, soluções requeridas, número de usuários e outros. Um dos mais atrativos benefícios de um ASP é que permite à organização dispor de uma estratégia de custo efetivo de e-procurement em questão de dias ou semanas. Um ASP pode não integrar o e-procurement com sistemas existentes, entretanto. Usuários podem acessar um ASP e desempenhar uma transação de e-procurement com um mínimo de custo e esforços, mas a informação que vem para o usuário do sistema como um resultado da transação precisará ser integrada com os sistemas locais. O usuário precisa ser capaz de receber a informação também. Sem o e-procurement, as empresas negociam por fax, EDI, e-mail, e assim por diante. O novo status para transações de negócios eletrônicos é o eXtensible Markup Language (XML), e ASP’s transmitirão mensagens no formato XML mais facilmente. O usuário tem que ter um sistema disponível para receber e interpretá-los. 2.6.3.3. E-MARKETPLACE Um e-marketplace é similar a um ASP, no que diz respeito a propriedade de hardware e a hospedagem de aplicativos. Entretanto, o e-marketplace proporciona um mais amplo e mais específico conjunto de serviços oferecidos e complementares como um data warehousing e outros aplicativos e serviços. E-marketplaces são indústrias específicas, como o Covisint na indústria automotiva, Transora nos produtos de mercado consumidor e ForestExpress na industria florestal. O benefício real de um e-marketplace vertical, sobre e adiante de ter os aplicativos hospedados, é o acesso ao consórcio de compradores e vendedores dentro de uma indústria. Além do mais, um e-marketplace vertical oferece um ajuste às necessidades específicas de uma indústria. Por exemplo, ForestExpress tem construído uma infra-estrutura ao redor de cada segmento de produtos florestais (ex: papel e embalagens, reciclagem, produtos de construção). Dentro de cada segmento, tem-se desenvolvido uma específica e customizada solução comum para todas as organizações de produtos florestais industrializados. Como um ASP, o custo de adesão em um e-marketplace cairia. Alguns cobram pelo tamanho da companhia membro, outros cobram pelo serviço requerido e número de usuários. O inconveniente aqui é que, ao contrário dos ASP’s, o número de e-marketplaces dentro de um ramo industrial é extremamente limitado. Muitas indústrias têm apenas um e de fato muitas não têm nenhum. Benefícios de se juntar a um e-marketplace são: Infra-estrutura hospedada (note que isso não é um requisito, entretanto. Organizações com suas próprias infra-estruturas de e-procurement podem participar); Acesso a um completo conjunto de soluções de gerenciamento de custos; Soluções específicas e customizadas; Serviços complementares e específicos; Acesso a um consórcio de compradores e vendedores. 2.6.3.4. ANÁLISES A infra-estrutura primária da árvore de opções pode ser configurada em vários caminhos de acordo com a estratégia de negócios. O botão é, como sempre, que as decisões de infra-estrutura devem ser baseadas em estratégias de negócio e responsabilidade pelos valores propostos. 2.6.4. INTEGRAÇÃO Integração é o componente mais difícil de uma iniciativa de e-procurement por causa da evolução dos sistemas legados corporativos e disparada global dos sistemas de ERP. Sistemas distintos têm que ser ligados juntos para então poder agregar mensagens transacionais em uma localização central. O grau de dificuldade disto e o impacto que terá depende do estado atual da infra-estrutura do sistema financeiro, ex.: quantos ERP’s, financeiro ou outros sistemas legados são usados e quão distintos eles são. Se a disparidade for mínima o impacto é mínimo. Se eles são largamente distintos o impacto será alto. Mensagens chegam em vários formatos, como um EDI, fax, e-mail, XML, cXML (commerce extensible markup language), xCBL (XML common business library) e outros. Middleware aplicativos como WebMethods e TibCo convertem estas mensagens para um formato padrão XML. Então, um dos primeiros custos de integração é investido em um pacote middleware e possivelmente um servidor, dependendo dos requerimentos do sistema e volume. Uma vez convertida a mensagem, o servidor encaminhará para um local designado, que pode ser o sistema financeiro que irá gerenciar as atividade de procurement. Um outro aspecto de integração é a ligação dos aplicativos de e-procurement aos outros sistemas da cadeia de suprimentos para proporcionar um sistema holístico de arquitetura. Estes sistemas podem incluir pacotes de gerenciamento e planejamento da cadeia de suprimentos (supply chain), sistemas de execução e storefront. Integração é um esforço altamente complexo que, em alguns casos, pode tomar anos de implementação por causa da diversidade de sistemas envolvidos na organização. Integração é a parte final na decisão sobre e-procurement porque um planejamento extensivo e recursos experientes serão requeridos. Entretanto, o planejamento de e-procurement não precisa ser posto de lado por causa da complexidade da integração. Como já foi citado nesta monografia, existem aplicativos que podem rodar e há simples workarounds que podem ser usados para gerar oportunidades de economias imediatas enquanto planos mais amplos estão em andamento. Estes são os benefícios de desenvolver um plano incrementado. Tira-se vantagem sobre o simples, custo-baixo, baixo-risco de oportunidades de curto prazo enquanto se constrói um plano de longo prazo para integração. 2.6.5. PESSOAS PARA FAZEREM ISTO FUNCIONAR Sendo o e-procurement uma tecnologia relativamente nova, recursos humanos experientes são limitados. Muitos projetos falharam ou foram significantemente atrasados porque os recursos disponíveis não foram considerados. Quem e quantas pessoas serão necessárias, depende muito da infra-estrutura e da solução. Uma coisa é certa, um indivíduo bem treinado, experiente, e com conhecimento deve ser envolvido no processo de determinação destes requisitos. Este indivíduo será o “procurement champion”, trazendo times técnicos de projeto e coesão para o negócio. Se a infra-estrutura residirá dentro do meio local, recursos técnicos experientes serão necessários. O número e a fase de experiência serão determinados pelos objetivos do projeto. Paralelamente, se a solução for hospedada os recursos humanos requeridos serão mínimos. 2.7. CONSIDERAÇÕES DA CADEIA DE SUPRIMENTOS (SUPPLY CHAIN) O e-procurement envolve compradores e vendedores. Ambos devem comunicar-se efetivamente com seus parceiros estratégicos de negócio durante o desenvolvimento, implementação e efetivação dos aplicativos de e-procurement. Compradores devem colaborar com suas organizações de fornecimentos e construir uma estratégia de longo prazo de suprimentos. Ambas as partes reconhecerão economias significantes e no final ambos irão prosperar. A interação com fornecedores está crescendo e programas de desenvolvimento de fornecedores estão surgindo. O relacionamento está mudando de adversário para parceiro. Fornecedores estão sendo selecionados pelas suas capacidades mais do que pelas commodities que eles provem. Acordos contratuais de “melhoria contínua” estão tornando-se mais uma regra do que uma exceção. Neste meio dinâmico, uma estratégia de e-procurement é crítica para reforçar a postura competitiva do negócio, mudar da função tradicional de compras e dar a direção para a área dentro da companhia. A empresa se compromete em satisfazer as necessidades de seus clientes demonstrando sua capacidade de gerar melhoria contínua agregando valor. Seu comprometimento depende de seus fornecedores. O valor total (qualidade, entrega, serviço e preço) das mercadorias e serviços procurados por um negócio tem um efeito diferente no custo total de seus produtos. Baixa qualidade, atraso na entrega, serviço falho e preços não-competitivos resultam em perda de tempo e altos custos. Para reduzir a probabilidade de desempenho inadequado de fornecimento, o relacionamento tem que ser desenvolvido com aqueles que dividem este compromisso. Consumidores estão aumentando as requisições para produtos customizados, com preços reduzidos e menor tempo despendido. A expectativa deles tem crescido significantemente e eles têm implementado sistemas para medir este desempenho baseado em suas expectativas. O desempenho de benchmarks de qualidade e entrega são agora unidos com um igual e importante atributo de tempo de resposta. Estratégias de e-procurement e capacidades necessárias para suportar estratégias competitivas. A interação entre a companhia, seus consumidores e seus concorrentes têm um efeito significante no conteúdo da estratégia competitiva de negócio. Com base nesses fatores, a estratégia de procura, industrialização e distribuição têm que ser consistente, deve focar no custo total de gerenciamento através da melhoria na qualidade, conformidade externa e interna com estratégias corporativas, redução na variedade de processos, grande flexibilidade e aumento da responsabilidade. 2.8. PERSPECTIVAS FUTURAS Das várias tendências apontadas como revolucionárias com o advento e popularização da internet, com certeza o crescimento do e-procurement é uma das que parece mais promissora. A automatização do relacionamento entre fornecedores e compradores já era um processo em andamento (o EDI é o melhor exemplo disso) que foi acelerado a partir da possibilidade de digitalização; e a necessidade de redução de custos das empresas em um mercado mais competitivo. As formas que esse relacionamento digitilizado vem tomando, desde os primeiros modelos de operação colocados em prática, dependem basicamente do poder de barganha de cada elo da cadeia produtiva. Assim sendo, as perspectivas para o e-procurement de forma geral não podem ser definidas sem antes serem analisados três dos principais modelos: centrado no comprador, centrado no vendedor ou neutro. O modelo centrado no comprador parece apresentar melhores perspectivas para os elos oligopolistas (ou monopolistas) da cadeia produtiva. Ou seja, o fato de existirem poucos compradores acaba por garantir um alto poder de barganha para essas empresas que, portanto, não precisam se submeter a uma competição (entre si) desnecessária. Elas podem, por si só, organizar seus fornecedores (que apresentam pouco poder de barganha) da forma que melhor lhes convier. Para os segmentos de mercado em que se verifica o monopsônio (um ou poucos fornecedores) a competição se impõe pelo lado dos compradores. Neste caso, o modelo centrado no vendedor tem as melhores perspectivas de sucesso, mais empresas devem aderir ao e-procurement. Por último, existe o modelo neutro, onde há grande competitividade em ambos os mercados, comprador e vendedor. Para este modelo existe alguma chance de que iniciativas independentes - os e-marketplaces (não implementadas nem por compradores nem por vendedores) apresentem sucesso. Mas, mesmo nesses casos, várias iniciativas não apresentam sucesso. Embora conceitualmente faça sentido, esses modelos ainda não têm tido a adesão esperada e precisam ser mais testados. Segundo Bhs.com.Br, 2003: E-procurement é sinônimo de economia. Pesquisa promovida pela A.T. Kearney mostra que os investimentos em ferramentas de e-procurement afetam diretamente na redução de gastos com a gestão de suprimentos. O e-procurement utilizado para gestão de suprimentos pode representar uma economia até 13 vezes maior do que o valor dos investimentos feitos em tecnologia, implementação e gestão de mudanças para adotar tais ferramentas. O estudo, realizado pela A.T. Kearney (2001), aponta ainda que a cada US$ 1,5 bilhão em e-procurement, US$ 19,1 bilhões são economizados. Assim, as 500 maiores empresas globais deixariam de gastar cerca de US$ 330 bilhões com gestão de suprimentos, segundo a pesquisa. Porém, apenas 8% das 147 grandes entrevistadas destinaram gastos suficientes do total dos investimentos com o e-procurement, contrastando com o resultado do mesmo estudo realizado em 1999, quando este número era de 25%. Para John Blascovich, vice-presidente da A. T. Kearney, as empresas que já adotaram a arquitetura tecnológica necessária para o e-procurement detém uma vantagem significativa em relação às demais corporações. Segundo A. T. Kearney, 2001: A Gestão Eletrônica de Suprimentos é um meio de atingir redução de custos para 50% das empresas que utilizam a solução, mas menos de 25% de todas as empresas entrevistadas usam as ferramentas para atingir objetivos como capacitação de fornecedores, inovações na linha de produtos ou oportunidades na área de marketing . 3. PROPOSIÇÃO O comércio eletrônico proporciona as empresas o conhecimento de compras: diagnóstico da cadeia produtiva, englobando a rotina de compras, prazos e quantidades de insumos e produtos produtivos (destinados à produção) e não-produtivos (destinados ao uso indireto, como, por exemplo, material de escritório). Além de apresentar também soluções tecnológicas como implantação de soluções de projetos de TI nas dependências da empresa, ou através do uso da Internet, com total customização das ferramentas do dia-a-dia do departamento de compras da empresa cadastrada. A comunidade envolvida apresenta um contexto empresarial onde inúmeros compradores e fornecedores podem reunir-se em prol de interesses comuns em negócios e trocas de informações. As vantagens de um e-procurement parecem evidentes, mas é necessário um estudo mais aprofundado para que se conheça melhor essa técnica e como as áreas responsáveis pelo processo de compras das multinacionais estão lidando com essa tendência. Um estudo do entendimento dos profissionais que atuam com essas ferramentas de e-procurement, permitirá a verificação da efetividade da aplicação destes recursos e seu posterior desenvolvimento. A identificação do grau de conhecimento dos atores que se utilizam do e-procurement proporcionará ao analista deste estudo o alcance que estas pessoas possuem para facilitar e romper barreiras, imaginar, projetar, ativar situações, aproveitar os recursos disponíveis; facilitar e melhorar o trabalho em grupo para poder criar projetos interdisciplinares; desenvolver a capacidade de criar e coordenar equipes de procura e compra eletrônica; conhecer os propósitos pessoais, capacidades e limites para transpô-los; melhorar a elaboração de projetos, desenvolver a capacidade de desfrutar da ação, da satisfação de poder participar desse grupo e transformar o meio onde a célula está inserida. O comércio eletrônico facilita, em termos de abrangência e velocidade, o conhecimento de compras, permitindo um amplo diagnóstico da cadeia de geração de valor conforme proposição de Bowersox, 1999, englobando a rotina de compras, prazos e quantidades de insumos e produtos produtivos (destinados à produção) e nãoprodutivos (destinados ao uso indireto, como, por exemplo, material de escritório). Apresenta, também, soluções tecnológicas como implantação de soluções de projetos de TI, nas dependências da empresa, ou através do uso da Internet, com total customização das ferramentas do dia-a-dia do departamento de compras da empresa cadastrada. Essa pesquisa se propôs a fazer uma avaliação do impacto dessa ferramenta junto aos envolvidos, ou seja, como as áreas de compras das organizações estão lidando com o e-procurement. Algumas questões foram levantadas e deveriam ser respondidas pelo estudo. As questões funcionam como um roteiro de pesquisa (Vergara, 2000). 1. O que é e-procurement? 2. Qual o conceito de e-procurement que têm as pessoas que trabalham na área de compras de multinacionais? 3. Qual a opinião dos profissionais de compras sobre essa tendência? A primeira questão foi respondida pelo capítulo 2 – Revisão de Literatura e as demais através da análise dos resultados obtidos com a aplicação dos questionários, apresentados no capítulo 5. 4. MATERIAIS E MÉTODOS O presente estudo trata-se de uma pesquisa descritiva. A pesquisa descritiva expõe características de determinada população ou determinado fenômeno. Não tem compromisso de determinar o fenômeno que descreve, embora sirva de base para tal explicação (Vergara, 2000). No delineamento do trabalho há uma pesquisa bibliográfica e também um levantamento. A pesquisa bibliográfica é aquela desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos, enquanto o levantamento é caracterizado pela interrogação direta das pessoas cujo comportamento se deseja conhecer (Gil, 1996). Com esta escolha espera-se atingir um nível de interação que permita identificar o conceito de e-procurement e analisar como ele é visto pelas áreas de compras das organizações. O projeto referente a esta pesquisa foi registrado junto ao Comitê de Ética em Pesquisa sob registro CEP/UNITAU nº 054/03. 4.1. COLETA DE DADOS Os dados foram obtidos através de pesquisas em meios eletrônicos, publicações e trabalhos apresentados, e através de um questionário aplicado em pessoas da área de compras, de duas empresas dos ramos automobilístico e aeronáutico que utilizam o comércio eletrônico. 4.2. METODOLOGIA Foi utilizada uma pesquisa sintética para se examinar como as pessoas da área de compras, de empresas dos ramos automobilístico e aeronáutico que trabalham com comércio eletrônico estão lidando com essa nova ferramenta, ou seja, qual a visão que têm os profissionais ligados a essa área. Neste trabalho foi utilizado o Método Delphi de questões abertas. Esse método foi utilizado pela Association of University Programs in Health Administration, a pedido da OMS, sendo subsidiado pelo Bureau of Health Professions e Departmet of Health and Human Services of USA (Association of University Programs in Health Administration, 1989; 1976). O método usa uma dinâmica que investiga e expõe as idéias do grupo tentando formar um consenso de conhecimentos entre os pesquisados. 4.2.1. O MÉTODO DELPHI A técnica compreende diversos membros de uma empresa com uma tarefa estabelecida e um formulário para resposta. O método permite que os participantes expressem suas idéias com o mínimo de intervenção. Nessa técnica quando se tenta eliminar os viesses com formulários mais estruturados pode-se alcançar resultados com menos consistência no padrão ou nas respostas. O que complica a análise dos dados coletados. O Delphi é usualmente conduzido em uma série de rodadas. Em cada uma das rodadas se retorna as respostas para todos os participantes. O estadiamento do indivíduo é sinalizado para ele em relação ao grupo. Isso permite ao indivíduo comparar suas respostas com a resposta do grupo. Na segunda e terceira interação cada respondente pode modificar suas afirmações depois de rever a resposta do grupo. O Delphi pretende desenvolver o consenso através desse mecanismo(Linstone, 1975). O método se desenvolve em três fases: l – seleção e identificação dos participantes, 2 - condução do exercício do Delphi e 3 - análise dos resultados. Cada fase do projeto é discutida a seguir: A seleção da equipe: Uma lista de pessoas da instituição, que atuam diretamente na área de compras, foi elaborada. Cada membro foi convidado a participar da dinâmica e do estudo. Condução do exercício: Cada participante recebeu um questionário com perguntas diretas e duas questões em aberto (nas quais foram aplicadas o método Delphi). Planejou-se três rodadas para este estudo. O primeiro round gerou as respostas o segundo e terceiro providenciaram a modificação e algum consenso dentro do resultado. 4.2.2. ANÁLISE DOS DADOS Para a análise foi usada a técnica do conceito chave. Os dados foram codificados com base em conceitos chaves e armazenados em banco de dados. Um código simples foi usado para cada afirmação, embora muitas afirmações contivessem mais de um conceito. Nesses casos um julgamento foi feito para se verificar qual conceito era mais primário. Verificadas as concordâncias e discordâncias entre as respostas esquema de múltiplos códigos puderam ser estabelecido ao final do exercício. Os conceitos das respostas foram classificados em grandes grupos e então subagrupados se verificando os consensos. Os conceitos consensuais foram então reescritos e o grau de consenso foi estabelecido em percentual. Foi enviado para cada um dos respondentes o percentual de consenso sobre os consensos, assim como a sua resposta original. Foi sugerido que o respondente confirmasse ou modificasse a resposta original. As respostas foram novamente verificadas e classificadas e, novos percentuais foram calculados e uma nova rodada foi feita. A análise das ações ocorreu com a mesma sistemática. 4.3. AMOSTRA E POPULAÇÃO A população considerada é composta por pessoas ligadas as áreas de compras de duas empresas globalizadas. Uma do ramo aeronáutico e outra do ramo automobilístico. Foram distribuídos vinte e cinco formulários de pesquisa para as pessoas das duas empresas pesquisadas. O percentual de respostas obtidas foi de 72% para a primeira fase, ou seja, foram devolvidos dezoito questionários dos vinte e cinco enviados. E a partir da segunda rodada apenas essas dezoito pessoas foram consideradas para que fossem realizadas as demais etapas segundo a metodologia Delphi. 5. RESULTADOS DA PESQUISA Abaixo se encontram os resultados obtidos através dos questionários submetidos às pessoas das áreas de compras das duas empresas pesquisadas. Foram obtidos 72% de retorno dos formulários enviados. 5.1. QUESTÕES OBJETIVAS Essa parte da pesquisa visou conhecer um pouco mais sobre o universo em que cada indivíduo estava inserido. Os gráficos demonstram o percentual de adesão às respostas de cada pergunta. Figura 7 - Resultados questão 1 1. A sua empresa já implantou algum meio de comércio eletrônico? 6% sim não 94% Figura 8 - Resultados questão 2 2. Você já usou ou usa ferramentas de comércio eletrônico? 33% sim não 67% Figura 9 - Resultados questão 3 3. Já recebeu algum treinamento sobre comércio eletrônico? 28% sim não 72% Figura 10 - Resultados questão 5 5. Na sua opinião, a utilização do e-procurement: É apenas mais uma ferramenta da área de compras que não será utilizada; 6% 55% Contribui mas não resolve o problema de procura e compra da sua área; 39% Resolve de maneira prática e fácil a busca de produtos e fornecedores; Figura 11 - Resultados questão 6 6. Pode-se deduzir que os objetivos com a implementação do e-procurement na empresa foram alcançados? 33% sim não 67% Figura 12 - Resultados questão 7 7. Você acha que o e-procurement utilizado para gestão de suprimentos pode representar uma economia? sim 100% Figura 13 - Resultados questão 8 8. Na sua empresa a utilização das ferramentas de e-procurement está adequada, ou seja, as pessoas estão treinadas e fazem uso das mesmas com freqüência, de forma a maximizar os resultados obtidos? 17% sim não 83% Figura 14 - Resultados questão 9 9. Em qual percentual de utilização/aproveitamento das ferramentas de comércio Percentual dos pesquisados eletrônico disponíveis sua empresa se enquadra melhor? 61,11% 27,78% 10 a 20% 20 a 50% 5,56% 5,56% 50 a 70% 70 a 100% Percentual de utilização 5.2. QUESTÕES ABERTAS (MÉTODO DELPHI) Nessa seção pode-se verificar os resultados alcançados através da utilização do método Delphi, nas questões 04 e 10 do formulário de pesquisa. Na segunda rodada, 17% dos pesquisados não responderam a pesquisa, 11% deles alteraram a resposta dada na primeira rodada e 72% mantiveram a resposta anterior. Esses dados podem ser visualizados na Figura 15. Já na terceira rodada, 28% dos envolvidos não responderam a pesquisa, 33% deles mantiveram a resposta da segunda rodada e 39% alteraram a sua resposta, chegando grande parte desse percentual a aceitar completamente a resposta sugerida. 11% 17% não respondeu manteve alterou 72% Figura 15 - Resultado da segunda rodada Fonte: Elaborado pela autora 28% 39% não respondeu manteve alterou 33% Figura 16 - Resultado da terceira rodada Fonte: Elaborado pela autora A partir dos resultados obtidos na primeira rodada, as questões foram submetidas novamente aos pesquisados. Nessa etapa foram apresentados os resultados do grupo juntamente com a resposta do indivíduo e este foi questionado se manteria ou modificaria sua resposta reescrevendo-a abaixo no formulário. Em seguida foi feita uma 3º rodada, apresentando aos pesquisados o conceito encontrado para pergunta 4 e para a 10 os conceitos chave que apareceram com maior freqüência nas respostas. Com isso foram obtidos os seguintes resultados: Tabela 1 – Resultados do Método Delphi - Resposta 4 O que você entende por e-procurement? Resposta 1º Resposta 2º Resposta 3º rodada rodada rodada É uma ferramenta eletrônica 34,38% 33,33% 39,13% Ele facilita e/ou dinamiza a procura e 21,88% 29,63% 34,78% compra de materiais e serviços É um sistema de comunicação 18,75% 18,52% 8,70% Gera produtividade 6,25% 3,70% 8,70% É um processo 6,25% 7,41% 4,35% É uma interação cliente/fornecedor 3,13% 0,00% 4,35% Ainda não é eficaz 3,13% 3,70% 0,00% É uma evolução 6,25% 3,70% 0,00% Fonte: Elaborada pela autora Tabela 2 - Resultados do Método Delphi - Resposta 10 O que você acha sobre essa tendência (e-procurement)? É o futuro, ou seja, uma tendência Aumenta a eficácia e a produtividade Existe necessidade de treinamento Ela padroniza Há muita rejeição É revolucionária É um modismo Ela dinamiza Está difundida É pouco utilizado É uma evolução Ela facilita e agiliza Fonte: Elaborada pela autora Resposta 1º Resposta 2ª Resposta 3º rodada rodada rodada 25,71% 20,00% 11,43% 5,71% 5,71% 2,86% 2,86% 2,86% 2,86% 2,86% 2,86% 14,29% 30,00% 20,00% 10,00% 6,67% 3,33% 3,33% 3,33% 0,00% 3,33% 3,33% 3,33% 13,33% 28,13% 25,00% 21,88% 6,25% 6,25% 3,13% 3,13% 3,13% 3,13% 0,00% 0,00% 0,00% 6. DISCUSSÃO DOS RESULTADOS DA PESQUISA É possível verificar que 94% dos entrevistados apontam a implantação do comércio eletrônico na empresa. Isso demonstra que esse percentual de pesquisados está informado a respeito das novas implementações dentro das empresas, enquanto que os 6% restantes, demonstram certo grau de desinformação, tendo em vista que as empresas pesquisadas utilizam-se de algum meio de comércio eletrônico. Relacionando as respostas da pergunta 2 com as obtidas na questão 1, nota-se que apesar de apenas 67% já ter tido contato direto com essas ferramentas, um percentual maior tem a informação da utilização pela empresa dessas ferramentas. Percebe-se que há uma sub utilização dos recursos treinados, pois com 72% de pessoas treinadas, apenas 67% já se utilizaram dessas ferramentas. Nota-se que apesar da maioria, 55%, concordar que o e-procurement, resolve de maneira prática e fácil a busca de produtos e fornecedores e 100% dos pesquisados acharem que representa uma economia, essa ferramenta ainda é pouco utilizada, uma vez que, de acordo com as respostas 6 e 7, os objetivos com a implementação da ferramenta ainda não foram alcançados e a utilização ainda é pequena, apenas 10 a 20% de utilização. Esse fato provavelmente se deve a falta de treinamento e conscientização para utilização da ferramenta, conforme verificado na resposta 8. Na questão 4 percebe-se que, segundo o entendimento dos profissionais envolvidos em compras, o e-procurement é uma ferramenta de comércio eletrônico que facilita e/ou dinamiza a procura e compra de materiais e serviços e também pode ser entendida como um sistema de comunicação entre compradores e fornecedores. Com a resposta 10 observa-se que, na opinião dos pesquisados, essa ferramenta é o futuro das áreas de compras, pois é uma tendência que aumenta a eficácia e a produtividade, facilitando e agilizando o processo de compras, mas ainda há uma necessidade de treinamento. Na segunda rodada, quando foram apresentados os resultados do grupo, 86,67% dos pesquisados mantiveram suas respostas, contra apenas 13,33% que modificaram suas resposta, indo em direção a maioria. Essa situação se modificou na terceira rodada, quando foi apresentado o conceito encontrado para a pergunta 4, e para a 10 os conceitos chave que apareceram com maior freqüência. A partir daí, 46,15% das pessoas que responderam mantiveram suas respostas enquanto 53,85% modificaram, chegando a maioria desse percentual, 57% daqueles que modificaram, a aceitar integralmente a resposta apresentada como resultado da pesquisa. Foi observada a tendência de formação de um consenso. Na segunda rodada já se percebe o desaparecimento de um conceito chave em ambas as respostas e na terceira isso chega até a três conceitos chave eliminados, com 0% de aderência nas respostas, diminuindo assim a dispersão das respostas. Outro fato relevante que foi observado é que os pesquisados não conheciam o e-procurement. Isso ficou evidenciado quando na terceira rodada foi apresentado o conceito encontrado na pesquisa e a maioria modificou a resposta chegando a aceitar integralmente a resposta sugerida. 7. CONCLUSÃO O e-procurement é uma ferramenta de comércio eletrônico e pode ser definida como um conceito que transfere para a Web o processo e gerenciamento de compras de suprimentos aliviando, assim, a carga de trabalho e os custos dessa área nas corporações. As pessoas que trabalham na área de compras das empresas pesquisadas, de acordo com o exposto nesse trabalho, concordam que o e-procurement é realmente uma ferramenta de comércio eletrônico e que também pode ser definida como um sistema de comunicação entre compradores e vendedores via Web que facilita e agiliza o processo de compras. Na opinião dos pesquisados, apesar dessa ferramenta significar ganhos em termos de economia gerada nos processos de compras e aumentar a eficácia e a produtividade, facilitando e agilizando o processo de compras, resolvendo de maneira prática e fácil a busca de produtos e fornecedores, ela ainda é muito pouco utilizada. Provavelmente por algum problema na implantação do projeto, tendo em vista que foi apontado que os objetivos com a implantação do e-procurement não foram alcançados e as pessoas não foram treinadas adequadamente para utilizá-lo. As conclusões foram obtidas através de uma pesquisa bibliográfica para se definir o conceito de e-procurement e de um questionário, que foi aplicado em pessoas das áreas de compras das duas empresas pesquisadas, onde foi utilizado o método Delphi. Não se pode tratar o assunto sem considerar a reação dos envolvidos, causada por essas ferramentas. O treinamento adequado para utilização necessária em cada empresa é fator de suma importância para o êxito de qualquer projeto de implantação de e-procurement. Foi possível perceber, durante toda a pesquisa, que os pesquisados não conhecem toda a abrangência do conceito de e-procurement e isso ficou evidenciado pela alteração nas respostas na terceira rodada. O que na prática isso significa e o que eles poderiam utilizar no dia-a-dia não é de domínio de todos e eles mostraram-se interessados em conhecer melhor o assunto. Por várias vezes houve interpelação, por pesquisados, querendo debater e compreender melhor o tema. De alguma forma essa pesquisa pôde contribuir de maneira positiva para o entendimento desse conceito. 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS Um aspecto do e-procurement que precisa ser muito bem trabalhado é a mudança de cultura gerada por essa inovação. As pessoas no geral são resistentes a mudanças e, para que o sucesso de um projeto nessas proporções não seja comprometido, é necessário que esforços sejam gastos no sentido de minimizar as resistências. Com os resultados da pesquisa, percebe-se um grande potencial ainda não explorado por essas empresas. Se o e-procurement é uma ferramenta que gera economia, principal objetivo das áreas de compras atualmente, aumenta a eficácia e a produtividade, facilitando e agilizando o processo de compras, por que ainda é tão pouco utilizado? Será que seria apenas por falta de treinamento adequado? Se as empresas adotassem uma política mais agressiva para disseminar esse conceito e promover a utilização dessa ferramenta, isso seria suficiente para otimizar esse processo? Como deveria ser conduzido esse processo? Essas perguntas poderiam ser respondidas com um estudo mais profundo sobre o assunto e talvez possam ser tratadas num próximo trabalho. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BAWERSOX, D.J.; CLOSS, D.J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. Atlas, São Paulo, 1999. E-BUSINESS PERFORMANCE. Chicago: A.T.Kearney, 2001. 24 p. E-PROCUREMENT: sinônimo de economia. Belo horizonte, 2003.Disponível em: <http://www.bhs.com.br/content/solucoes_ebusiness_webmall.asp> Acesso em: 19 fev. 2003. GIL, A. C.. Como elaborar projetos de pesquisa. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1996. 159 p. LINSTONE, H. A. & TUROFF, M. The Delphi Method : Techniques and Applications. London: Addison-Wesley, 1975. 620 p. TOMPKINS, A.. E-Procurement. 1 ed. Califórnia: Tompkins Associates Monograph Series, 2001. 38 p. VERGARA, S. C.. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2000. 92 p. GLOSSÁRIO Application Service Provider (ASP) – provedor que hospeda e mantém todos os componentes requeridos pelo sistema, incluindo hardware e software. Benchmark – modelo, ponto de referência Bid – lance. Budgeting – orçamento. Commodities – elementos constitutivos da situação econômica de um setor, de um ramo de atividade, de uma região ou de um país em um determinado momento. Itens de fornecimento contínuo, possuem vários fornecedores. cXML (commerce extensible markup language) – tipo de formato de transmissão de mensagens. Data warehousing - técnica que envolve a coleta de dados de computadores de grande porte e seu armazenamento em outro banco de dados de modo que possam ser analisados para a descoberta de tendências ou a sugestão de novas estratégias. Desktop - computador pessoal E-catálogo – catálogo eletrônico. EDI (Eletronic Data Interchange) - sistema pioneiro na troca eletrônica de informações entre a empresa e seus fornecedores. E-marketplaces – indústrias específicas que trabalham com hospedagem de aplicativos. E-procurement - abreviatura de eletronic procurement, palavra em inglês que, traduzida, significa procura eletrônica. ERP Systems (Enterprise Resource Planning) - tipo de plataforma da Internet. E-sourcing - abreviatura de eletronic sourcing, busca eletrônica de novas fontes. EVA - valor econômico agregado. Exchange – e-marketplace eXtensible Markup Language (XML) – tipo de formato de transmissão de mensagens. Firewall – ambiente físico onde ficam hospedados os sistemas das corporações. Hardware – componentes físicos de um computador. Intranet - É uma rede privativa de computadores que se baseia nos padrões de comunicação de dados da WWW. É utilizada na comunicação interna de uma empresa e/ou comunicação com outras empresas. Lead-time - tempo de entrega. Leilão reverso – leilão eletrônico. Link – ligação, conexão Midlleware - Software que reside entre o sistema operacional e a aplicação a fim de facilitar (simplificar) o desenvolvimento de aplicações. MRO – Materiais classificados como commodities. Network – rede de sistemas. PO (Purchase Order) – ordem de compras ou pedido de compras. Procurement – procura. Procurement champion - indivíduo bem treinado, experiente, e com conhecimento em procurement. Punchout - refere-se a uma pessoa em um sistema de compras ligado a um catálogo em um site de fornecedor via Internet enquanto ainda dentro da aplicação de compras. Purchasing – compras. Request for Information (RFI) - Requisição de Informação. Request for Purchase (RFP) - Requisição para Compras. Request for Quote (RFQ) - Requisição de Cotação. RFx Sourcing – grupo formado por RFI (request for information), RFQ (request for quote), RFP (request for purchase) ou leilões. ROI - Retorno Sobre o Investimento. Set-ups – início de uma atividade. Site – página virtual na internet. Softwares – sistemas e aplicativos (programas) de um computador. Sourcing - busca de novas fontes. Spot - forma de compra, em que a negociação envolve apenas uma transação, de forma a preencher uma necessidade imediata da empresa, ao menor custo possível. Supply – suprimentos. Supply chain - cadeia de suprimentos. TI – tecnologia da informação. Top-level – fase principal. Web - vem do universo de possibilidades de interligações entre os arquivos disponíveis na rede. Workarounds – solução temporária, ação não definitiva que visa a solução temporária de um problema. Workflow – sistema eletrônico de aprovações. xCBL (XML common business library) – tipo de formato de transmissão de mensagens.