NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
Software Emissor NF-e
O Software Emissor NF-e é um programa, que após instalado na
máquina do Emissor (Empresa), permite a emissão de Notas Fiscais
eletrônicas (NF-e) para a correspondente Secretaria de Fazenda
Estadual (SEFAZ).
O Software compreende a geração do arquivo da Nota Fiscal
eletrônica, meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital
que o Emissor (Empresa) possuir e a sua transmissão para a
SEFAZ relacionada. Também permite o gerenciamento das NF-e's e
o cancelamento das mesmas, a impressão do Documento Auxiliar
da Nota Fiscal eletrônica (DANFE) para a circulação das
mercadorias e outras funcionalidades acessórias para facilitar a
criação da NF-e, tais como os cadastros de clientes, produtos e
transportadoras.
NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
Objetivo do Software:
Fornecer, de forma gratuita, um Software para a emissão
de notas fiscais eletrônicas em substituição às notas
fiscais modelos 1 e 1A, de forma a auxiliar o processo de
envio de informações ao Fisco.
Ser compatível com a maioria dos Sistemas
Operacionais existentes no mercado, com preferência ao
Sistema Operacional Windows e Linux.
Software Emissor NF-e
Iniciando o Software
Para iniciar o programa, clique duas vezes no ícone do
Software “Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)”
Observação: O aplicativo não pode ser executado mais de uma vez (ou seja, não
é permitida a execução simultânea de várias instâncias do programa)
Regras básica de cadastramento
Há cadastro essenciais para a emissão da NF-e, veja:
1º Emitente (Empresa emissora da NF-e)
2º Cliente (Receptor da NF-e)
3º Produto/Serviço (Itens a ser adicionado na NF-e)
4º Transportadora (Havendo transporte por terceiros informar a responsável)
Primeiro Acesso
Sendo o primeiro acesso ao Software, ou não existam Emitentes cadastrados, o programa, ao ser aberto,
exibirá a mensagem de boas-vindas e solicitará o cadastramento do(s) emitente(s) emissores de NF-e.
Exibirá então a tela de seleção e cadastramento de Emitentes.
Primeiro Passo:
Cadastro de emitente (Empresa emissora da NF-e)
Acessar a tela de cadastro de emitente através do menu Emitente -> Selecionar Emitente
1º Na tela de cadastro de emitente, acessar a opção Incluir
2º Na tela de Inclusão de emitente, preencher corretamente os dados da Empresa
3º Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir
Cadastro de emitente - Campos obrigatórios
Campo do emitente
CNPJ
Razão Social
Nome Fantasia
Inscrição Estadual
Endereço
Logradouro
Número
País
Município
Bairro
Fone
Obs.: Não é possível a edição do CNPJ do Emitente uma vez criado;
Cadastro de Município, Bairro e UF, selecionar da lista
UF
Alteração do eminente
Acessar o menu: Emitente -> Dados do Emitente Atual
Será exibido os dados do emitente atual, com a opção de realizar a Edição. Selecionar
a opção Editar para a edição dos campos do emitente
Após finalizar a edição dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificações
Exclusão de emitente cadastrado
1º Acessar a tela de cadastro de emitente através do menu Emitente -> Selecionar Emitente
ou através da tela inicial na abertura do aplicativo
2º Realizar a pesquisa pelo(s) emitente(s) cadastrado(s) que será(ão) excluído(s);
3º Selecionar o(s) emitente(s) a ser(em) excluído(s);
4º Selecionar a opção Excluir
5º Confirmar a exclusão
IMPORTANTE: A exclusão do emitente acarreta na exclusão de TODOS os dados vinculados àquele emitente
(NF-e's, cadastros, etc)
Cadastrando um Certificado Digital
-Para assinatura na Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é necessário que o emitente possua o
Certificado Digital.
-Obtendo o Certificado Digital o usuário deverá cadastrá-lo no software Emissor de Nota Fiscal
Eletrônica – NF-e.
- A seqüência para o cadastro é: Menu>Sistema>Certificados e adicionar.
Nesta tela existem
duas opções de
Modelos de
Certificados: o
Certificado A1,
que é a
Assinatura Digital
em Arquivo, e o
certificado A3,
que é a Assinatura
Digital em Cartão.
O usuário deverá selecionar o seu respectivo modelo e clicar no botão
Salvar.
Selecionando o Certificado após clicar em Adicionar.
Certificado já adicionado e salvo, o sistema emitirá a seguinte mensagem:
Cadastrando uma Transportadora
Para cadastrar uma Transportadora, o usuário deverá acessar o
Menu>Cadastro>Transportadora.
O sistema abrirá a tela Cadastro de Transportadoras, para incluir um transportador o
usuário deverá clicar no botão Incluir.
O sistema abrirá a tela Cadastro de Transportadora, o usuário deverá preencher os
campos e confirmar o cadastro clicando no botão Incluir.
Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Incluir. Caso
alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem
indicando as informações pendentes.
Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem
confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso.
Cadastro de Clientes
O Cadastro de Clientes é uma opção para facilitar o preenchimento das Notas Fiscais eletrônicas.
Durante a criação da NF-e, o usuário poderá carregar as informações do cliente previamente
cadastrado na Nota Fiscal.
Este cadastro permite a inserção, alteração e exclusão e pesquisa dos clientes do
Emitente.
Acesso pelo Menu: Cadastro -> Cliente
Inclusão de novo cliente
Opção de Inclusão de novo cliente para o Emitente atual.
1º Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado.
Acessar o menu: Cadastro -> Cliente
2º Na tela de pesquisa de Clientes Cadastrados, acessar a opção Incluir
3º Na tela de Inclusão de Clientes, preencher corretamente os campos do cliente
4º Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir
Detalhamento/Edição de cliente cadastrado
Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado.
Acessar o menu: Cadastro -> Cliente
Realizar a pesquisa pelo cliente cadastrado que será editado
Selecionar o cliente a ser editado;
Após a seleção do cliente, a opção de Detalhar ficará disponível. Selecionar a opção Detalhar
A tela de detalhamento com os dados do cliente selecionado serão apresentados. Selecionar a opção Editar para a edição
dos campos do cliente
Após finalizar a edição dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificações
Exclusão de cliente cadastrado
Opção de exclusão de um ou mais clientes cadastrados do Emitente atual.
Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado.
Existem duas formas de exclusão de cliente:
1 ) Pela listagem de clientes cadastrados
Acessar o menu: Cadastro -> Cliente
Realizar a pesquisa pelo(s) cliente(s) cadastrado(s) que será(ão) excluído(s);
Selecionar o(s) cliente(s) a ser(em) excluído(s);
Selecionar a opção Excluir
Confirmar a exclusão
Cadastro de Produtos
O Cadastro de Produtos é uma opção para facilitar o preenchimento das Notas Fiscais
eletrônicas.
Durante a criação da NF-e, o usuário poderá carregar as informações do produto
previamente cadastrado na Nota Fiscal.
Este cadastro permite a inserção, alteração e exclusão e pesquisa dos produtos do
Emitente.
Acesso pelo Menu: Cadastro -> Produto
Inclusão de novo produto
Opção de Inclusão de novo produto para o Emitente atual.
Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado.
Acessar o menu: Cadastro -> Produto
Na tela de pesquisa de Produtos Cadastrados, acessar a opção Incluir
Na tela de Inclusão de Produtos, preencher corretamente os campos do produto
Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir da aba
Impostos
Inclusão dos dados do produto:
O sistema abrirá a tela de Cadastro de Produto, o usuário deverá preencher os
campos obrigatórios e confirmar o cadastro no botão Incluir
Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Incluir.
Caso
alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem
indicando as informações pendentes:
Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem
confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso:
Ainda na tela de Cadastro de Produtos, têm-se a opção de preencher as respectivas
informações tributárias do ICMS e do IPI.
Para inserir as informações do ICMS o usuário deverá clicar no botão Incluir. O
sistema abrirá a tela de Cadastro de ICMS.
Tela de Cadastro de ICMS:
Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Salvar. Caso
alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem
indicando as informações pendentes:
Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem
confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso:
Após as informações do ICMS é possível cadastrar as informações do IPI.
Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Dados da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
Concluídos os cadastros de Emissor, Clientes, Transportadoras e Produtos. O sistema
estará apto para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
- Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e é necessário acessarmos o
Menu>Notas Fiscais>Emitir Nova Nota.
- O sistema abrirá a tela de lançamento de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e:
ABA/DADOS DA NF-e
A aba Dados na NF-e é composta por outras sub-abas NF-e
O usuário deverá preencher todos os campos.
NF-e / DADOS DA NF-e / Sub-aba NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS
Essa sub-aba só será usada no caso de Notas de Devoluções, Cancelamentos e
Substituições, por exemplo, quando se informará os dados solicitados da NF-e original a
qual está sendo referenciada.
NF-e / ABA / EMITENTE
Nessa aba o usuário deverá selecionar qual emitente fará a emissão da Nota Fiscal
Eletrônica – NF-e.
Não será necessário fazer nenhum preenchimento, pois o cadastro já foi realizado
anteriormente no Cadastro de Emitentes.
Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a
análise e preenchimento das demais abas.
NF-e / ABA DESTINATÁRIO / REMETENTE
Nessa aba o usuário deverá informar o Destinatário/Remetente da Nota Fiscal Eletrônica
NF-e.
Para inserir um destinatário/remetente o usuário deverá clicar no botão Pesquisar e
selecionar o destinatário/remetente desejado
Na parte inferior
esquerda da tela ao
lado o usuário poderá
preencher as
informações de
retirada/entrega das
mercadorias, aplicável
a situações em que o
endereço de retirada
ou
de entrega forem
diferentes do
endereço do
emitente/destinatário.
Ao clicar no botão Pesquisar, o sistema abrirá o cadastro de clientes para que o
usuário possa selecionar o cliente desejado.
O usuário deverá selecionar o cliente desejado marcando o check-box e clicando no
botão Carregar. O sistema carregará o cliente selecionado para a aba de
destinatário/remetente, conforme tela seguinte:
Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a
análise e preenchimento das demais abas.
NF-e / ABA / PRODUTOS E SERVIÇOS
Nessa aba o usuário deverá informar o produto que será lançado na Nota Fiscal
Eletrônica - NF-e.
- Para inserir um produto, o usuário deverá clicar no botão Incluir e selecionar o
produto.
O sistema abrirá uma tela para lançamento dos produtos, essa tela é composta das
abas “Dados, Tributos, Informações Adicionais, Declaração de Importação”.
- O usuário deverá clicar no botão Pesquisar para selecionar o produto desejado.
NF-e / ABA DADOS
O sistema abrirá o cadastro de produtos, o usuário deverá selecionar o produto
desejado e clicar no botão Carregar.
- O sistema carregará o produto para a sub-aba “Dados” da aba de Produtos/Serviços
da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
- Caso não exista produto cadastrado ele poderá ser lançado neste momento, não
usando-se assim, o botão Pesquisar e em seguida Carregar
O campo Valor tot.
bruto deverá ser
calculado
manualmente,
multiplicando-se os
campos Qtd. Trib. pelo
Valor Unit Trib.
-Após o lançamento da
primeira sub-aba da aba
de Produtos e Serviços
da Nota Fiscal
Eletrônica – NF-e, o
usuário deverá cadastrar
as demais sub-abas
“Tributos,
Informações Adicionais
e Declaração de
Importação”, conforme
o tipo de operação.
NF-e/ ABA/ PRODUTOS E SERVIÇOS/ ABAS TRIBUTOS/ SUB-ABA ICMS
Na sub-aba tributos o usuário deverá preencher as informações relativas aos tributos de
“ICMS, IPI, PIS e COFINS, ISSQN e Imposto de Importação”, conforme o tipo de
operação.
Nesta sub-aba o
usuário deverá
preencher as
informações
tributárias
relativas ao ICMS
e
ao ICMS ST
(Substituição
Tributária),
conforme o caso.
Conforme o tipo de operação o usuário deverá preencher as sub-abas seguintes:
“IPI, COFINS, PIS e ISSQN” e “Imposto de Importação”.
Após o preenchimento da aba de Produtos e Serviços o usuário deverá confirmar o
cadastro do produto clicando no botão OK.
-O sistema retornará a tela de lançamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
Para iniciar o
lançamento de um
novo Item/Produto,o
usuário deverá clicar
no botão
Incluir e repetir
todos os
procedimentos
novamente.
- Após a análise e
preenchimento dessa
aba o usuário deverá
prosseguir com a
análise
e preenchimento das
demais abas.
NF-e ABA/ TOTAIS
Nessa aba o usuário tem um resumo das informações tributárias e do total da Nota Fiscal
Eletrônica – NF-e.
NF-e/ ABA/ TOTAIS/ Sub-aba ICMS
Para processar as informações, o usuário deverá clicar no botão Calcular.
‘
Após a análise e
preenchimento dessa
sub-aba o usuário
deverá prosseguir com a
análise e preenchimento
das demais abas.
NF-e/ ABA/ TRANSPORTE
Nessa aba o usuário deverá preencher as informações relativas ao
transportador da
mercadoria da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
Ao acessar a aba de Transporte o usuário deverá definir a
Modalidade do Frete.
Após definir a modalidade do frete, o usuário deverá selecionar o
Transportador
desejado, clicando no botão Pesquisar, caso tenha transportador
já cadastrado, senão,
poderá preencher os dados nesta mesma tela.
NF-e ABA/ COBRANÇA
Nessa aba o usuário deverá informar dados financeiros referentes a Nota Fiscal
Eletrônica – NF-e, como as faturas e duplicatas.
Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a análise e
preenchimento das demais abas.
NF-e ABA/ INFORMAÇÕES ADICIONAIS
Nessa aba o usuário deverá informar os dados relativos a informações complementares
da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, como Observações, Citações Legais, Regimes
Especiais.
SALVANDO UMA NOTA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Após a conclusão do lançamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o usuário deverá
clicar no botão Salvar.
O sistema apresentará uma mensagem confirmando que a Nota Fiscal Eletrônica –
NF-e foi salva com sucesso.
VALIDANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Após salvar a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá validá-la, clicando no botão
Validar.
- Se a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e possui erros o sistema emite a mensagem e
informa abaixo as ocorrências.
O usuário deverá acertar todas as pendências acessando as respectivas telas
mostradas na imagem anterior.
- Após as correções, o usuário deverá clicar novamente no botão Validar.
O sistema então emitirá uma mensagem informando que a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
foi validada com sucesso.
ASSINANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Após Salvar e Validar o usuário deverá Assinar a Nota Fiscal Eletrônica NF-e.
Ao clicar em Assinar, o sistema apresentará uma tela para que o usuário
selecione o
respectivo Certificado Digital.
O usuário deverá escolher o respectivo Certificado Digital, digitar a senha
do
Certificado e clicar no botão Selecionar.
Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do
respectivo
emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro.
Nesse caso o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão
Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem confirmando a Assinatura da Nota
Fiscal Eletrônica – NF-e.
TRANSMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Após a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá clicar no botão
Transmitir para realizar a transmissão da NF-e.
- Ao clicar no botão Transmitir, o sistema apresentará uma tela para que o usuário
selecione o respectivo Certificado Digital
O usuário deverá escolher o respectivo Certificado Digital, digitar a senha do
Certificado e clicar no botão Selecionar
Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo
emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro.
Nesse caso, o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão
Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem mostrando a transmissão da Nota
Fiscal Eletrônica – NF-e.
Após a transmissão, o sistema emitirá uma mensagem com as informações da operação
de transmissão, totalizando: as notas enviadas, as transmitidas com sucesso e as notas
com erro.
Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo
emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro.
Nesse caso, o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão
Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem mostrando a transmissão da Nota
Fiscal Eletrônica – NF-e.
Após a transmissão, o sistema apresentará uma tela com o resumo das operações de
envio.
IMPRIMINDO O DANFE
Após a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá imprimir o
DANFE.
- Para isso, o usuário poderá clicar diretamente no botão Imprimir DANFE durante a
emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, ou pode acessar o Menu > Gerenciar
Notas.
Ao clicar no botão Imprimir DANFE, o sistema abrirá a tela de configuração de
impressão.
O usuário definirá o formato da impressão e clicará no botão Visualizar
O sistema mostrará uma tela com a visualização do DANFE
CANCELANDO UMA NOTA FISCAL – NF-e
Após a autorização de uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, ela poderá ser cancelada a
partir da operação de Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
Apenas as NF-e´s autorizadas podem ser canceladas.
Para o usuário realizar o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, deverá
acessar o Menu > Notas Fiscais > Gerenciar Notas.
Após selecionar a nota desejada, deverá clicar no botão Cancelar NF-e
O sistema apresentará uma tela para que o usuário digite a justificativa do
cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Em seguida, o usuário deverá clicar
no botão OK.
O sistema solicitará um Certificado e Senha, e seguirá o mesmo processo descrito
na assinatura da NF-e.
O sistema mostrará o andamento do processo de cancelamento.
O sistema apresentará a tela com o resumo das operações e o resultado do
cancelamento.
CONSULTANDO NOTA FISCAL ELETRÕNICA – NF-e NÃO
CADASTRADA NO SOFTWARE
A consulta de Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e não cadastradas no software permite que
o usuário, através da Chave de Acesso, pesquise a situação da NF-e na Sefaz,
verificando se está autorizada, denegada ou cancelada.
Para esta operação acessar Menu > Notas Fiscais > Consulta NF-e não Cadastrada
no Software.
ROTEIRO PARA EMISSÃO DE UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA –
NF-e (RELEMBRANDO)
Requisitos Básicos:
- Possuir Assinatura Digital (e-CNPJ) A1 ou A3 e estar cadastrado junto a Sefaz de seu
Estado;
- Possuir um Software Emissor de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e ou baixar o Software
Emissor de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e disponibilizado gratuitamente no link:
http://www.emissornfehom.fazenda.sp.gov.br/ (Versão Teste)
Cadastros Iniciais
- Emitente;
- Cliente;
- Produtos
- Transportadoras;
- Certificado
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e (Regime Normal)
- Preencher todos os dados da NF-e (Emitente, Cliente, Produtos);
- Salvar a NF-e;
- Validar a NF-e;
- Assinar a NF-e;
- Transmitir a NF-e;
- Imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica NF-E