Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Manual de Gestão Documental
105
Maio, 2010
Presidente da República
Luiz Inácio Lula da Silva
Ministra do Meio Ambiente
Izabella Mônica Vieira Teixeira
Secretário Executivo
José Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBio
Rômulo José Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administração e Logística
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservação de Proteção Integral
Ricardo José Soavinski
Diretor de Unidades de Conservação de Uso Sustentável e Populações Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservação da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Técnica Responsável
Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Gráfico
Eduardo Guimarães
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Manual de Gestão Documental
1
CDOC
Este material contém informações
importantes para o usuário, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernização da
área de documentação também é exposta no
manual, dando a dimensão do que está sendo
feito para aprimorar o serviço e o atendimento
ao usuário.
Instituto Chico Mendes
de Conservação da
Biodiversidade
Centro de Documentação
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO........................................................................................................................... 7
DEFINIÇÕES..................................................................................................................................8
GESTÃO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definição de Documento......................................................................................................... 11
Produção de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatação..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepção (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedição (Serviço de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instrução Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26
Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades............................. 26
Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gestão da Informação – SGI.................................................................................................. 32
REFERÊNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAÇÃO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coesão...............................................................................................................................38
Concisão............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39
3
PADRONIZAÇÃO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificação do Signatário............................................................................................... 41
Formatação....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAÇÃO.......................................................................................................44
Documentos Padrão Ofício...............................................................................................44
Ofício..................................................................................................................................46
Ofício Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrônico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certidão.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Técnica...................................................................................................................... 74
Instrução Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Serviço.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resolução.......................................................................................................................... 82
REFERÊNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II – Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III – Guias de Remessa de Correspondência e Malote.................................................86
ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V – Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação.........................................................93
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
5
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a de proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, à cultura,
ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
Lei nº 8.159, de 8/1/1991
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
APRESENTAÇÃO
O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade alçou o Projeto de Gestão
Documental com o objetivo de estruturar a área de documentação, modernizando suas
atividades e serviços. O Projeto busca a equalização das atividades com a implantação de
padrões para produção, trâmite e destinação de documentos com o auxílio de manuais e
capacitação, inserindo o usuário em uma nova realidade.
A estrutura da área de documentos é:
COORDENAÇÃO
DE DOCUMENTAÇÃO
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
ATENDIMENTO
AO USUÁRIO
MODERNIZAÇÃO
E ANÁLISE
DOCUMENTAL
PROTOCOLO
GERAL
PROCESSAMENTO
DIGITAL
7
ARQUIVO
CENTRAL
BIBLIOTECA
MEMORIAL
A Coordenação de Documentação é ligada à Coordenação Geral de Administração e
Tecnologia da Informação – CGATI/DIPLAN.
Este manual é apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que será
aplicado à documentação do Instituto, com parâmetros e métodos que irão mudar a cultura
e hábitos pré-existentes.
As ações já iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitação para tratar a documentação. No seu cotidiano terá o controle
da informação, dispondo de ferramentas para isso. A Instituição está aprendendo a ter a
informação de maneira mais ágil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas ações.
E é neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em
nossa atividade.
Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN
DEFINIÇÕES
Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o conteúdo
de que se trata.
Autuação e/ou formação de processo - É o termo que caracteriza a abertura do processo.
Correspondência - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou
entidades, à exceção dos processos.
Desapensação - É a separação física de processos apensados.
Desentranhamento de peças - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer
quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos
para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização
e instruções específicas do órgão interessado.
Despacho - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido
à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo
administrador, servidor público ou não.
8
Diligência - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuição - É a remessa do processo ou documento às unidades, sendo direcionado
conforme despacho ou informação constante no documento.
Documento - É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada época ou lugar.
Espelho de identificação - É a identificação visual padronizada de uma caixa ou pasta, com
informações de seu conteúdo.
Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Guia de andamento - É uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo
ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o número de volumes e o número de folhas.
Guia de remessa de correspondência - É um formulário que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondência no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - É um formulário que deve ser preenchido com informações
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sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - É a pessoa, empresa ou órgão que será beneficiada com a ação.
Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se
por Anexação ou Apensação.
Juntada por anexação - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/
documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensação - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com
o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor
público estadual, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá
um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Numeração de peças - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de
vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência - A instituição que originou o documento.
Processo - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda,
instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos
órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do
processo principal.
Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação
de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
Protocolo geral - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos
com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.
Registro - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado
a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas
características fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - É uma nota utilizada para informar o
arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou
mais processos apensados.
Definições
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Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de peça(s) de um processo.
Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
peça(s) ao processo.
Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do
processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a
ausência de uma peça.
Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
peça(s) do processo.
Tramitação - É a movimentação do processo e/ou documento de uma unidade à outra, interna
ou externa, através de sistema próprio.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
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A Gestão de Documentos foi definida na LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art.
3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira
correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação;
controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.
Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve
se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
No Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, também é exposta a
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necessidade de proteção do acervo documental, referindo-se à conservação dos documentos
e a preservação da informação. O Art. 25 complementa a informação do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e social. A preservação também
faz parte do projeto de gestão, buscando a conscientização do usuário no manuseio do
documento, dando a devida importância ao que é sua ferramenta de trabalho. As sanções
penais podem ser vistas no Decreto-Lei nº2.848, de 7 de dezembro de 1940. Código Penal/
Dos crimes contra o patrimônio.
A informação em tempo hábil e correta é um grande instrumento de trabalho para a
Instituição, que deve mantê-la atualizada e disponível.
Definição de Documento
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza,
de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, conforme descrito a seguir.
a)
Caracterização quanto ao gênero
Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões
variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e
fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vídeo magnéticas;
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas;
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico.
Gestão de Documentos
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b)
Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade
de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa,
ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;
Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.:
traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública
Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos
(transação, ajuste etc.);
Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em
sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação,
exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
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c)
Caracterização quanto à natureza
Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança
e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior
celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judiciário e da Assembléia Legislativa do Estado (Câmaras
Municipais); mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas;
pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para
afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência
da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial;
Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento
do público em geral.
Produção de Documentos
Na elaboração e/ou produção de documento deverá ser considerado os padrões da
ABNT e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os
parâmetros a serem adotados.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados os formatos que deverão
ser utilizados no âmbito da Instituição.
Para produzir um documento é necessário entender sua finalidade, e assim, utilizar
o melhor instrumento para transmitir a informação. Este esclarecimento é precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
há a definição dos tipos mais utilizados.
ESPÉCIE/TIPO DE
DOCUMENTO
FINALIDADE
MEMORANDO
Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de
um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo
nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.
MEMORANDO-CIRCULAR
Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nível ou em níveis diferentes.
OFÍCIO
O tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração
Pública entre si e também com particulares.
OFÍCIO-CIRCULAR
Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.
FAX
É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio
antecipado de documentos.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox
do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
E-MAIL
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade,
transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão
de documentos.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio
eletrônico tenha valor documental, é necessário existir certificação
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional já é considerado como documento
comprobatório.
DESPACHO
Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação,
requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de
encaminhamento de um órgão para outro. O despacho pode constituirse de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.
Gestão de Documentos
13
Modelos e Formatação
Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua
identificação e o entendimento do seu objetivo.
Os mais conhecidos são o Memorando e o Ofício. Expedientes que se diferenciam
antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformizá-los, será adotada uma
diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão
que o expede.
Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.
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b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.
Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.
Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,
f)
texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as
formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
confere maior clareza à exposição;
- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.
Nota:os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)
ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h)
assinatura do autor da comunicação.
i)
identificação do signatário.
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
CONFIGURAÇÕES
PADRÃO
Fonte
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10
nas notas de rodapé..
Número de páginas
É obrigatório constar a partir da segunda página.
Tamanho
Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício (oficio e memorando)
devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientação
O documento deverá ser impresso como Retrato.
Impressão
Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em
ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.
Início de parágrafo
O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da
margem esquerda.
Espaçamento entre
parágrafos
Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.
Espaçamento entre
linhas
Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.
Alinhamento
O texto deve ser justificado.
Margem esquerda
O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0
cm de largura.
Margem direita
O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
Margem superior
O campo destinado à margem superior terá 2 cm.
Margem inferior
O campo destinado à margem inferior terá 2 cm.
Símbolo
No modelo Ofício utilizar o Brasão da República, nos demais
documentos utilizar apenas o símbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição.
Gestão de Documentos
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Identidade Visual
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão
possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma
instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
A Coordenação de Documentação tem em sua atribuição planejar, organizar, controlar e
coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete à Coordenação: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usuários e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem comopromover reciclagem para atualizar o usuário quanto às atividades; desenvolver programas de
conscientização do usuário quanto à gestão documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas à gestão; e buscar continuamente a modernização de todas as atividades
desenvolvidas nas áreas do Centro de Documentação, considerando os recursos tecnológicos.
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Protocolo Geral
O Protocolo Geral está sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar
a documentação do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatidão no acesso a
informação e auxiliando a tomada de decisão.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) são baseados na Portaria
Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento.
A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC
(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localização por qualquer uma das informações. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histórico do trâmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentário (em ordem cronológica). No registro de processo o
sistema permite a inclusão de informações direcionadas a atividade fim da Instituição.
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, são elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuação de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução
do serviço de protocolo;
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
5. Encaminhar os documentos de âmbito externo;
6. Administrar despesas com serviços de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondências enviadas diariamente pelo serviço de correios;
8. Atender as demandas dos usuários de forma ágil e com exatidão;
Recepção (Recebimento de documentos)
A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois
a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do
mesmo. Compete a esta área:
1. Receber o documento externo, gerando um pré-cadastro no SGDOC, com data e
hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trâmite interno), avaliar todas as informações do
documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão;
4. Organizar o serviço de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientações ao usuário
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Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)
Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientações ao usuário sobre o
novo procedimento adotado pelo PG:
a)
Receber documentos, processos e correspondências
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento será pesquisado no sistema, não
estando cadastrado, o mesmo receberá um digital (código de barras)
e será cadastrado, digitalizado e tramitado;
1.
ii. O documento que já estiver cadastrado será identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e será informado no despacho o trâmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
Processos: o processo será recebido, estando este com o despacho de
encaminhamento, numerado até 200 páginas, com capa em condições
adequada. Com exceção das minutas, não será recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo.
Centro de Documentação
iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas
as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.
Expedição (Serviço de Postagem e Malote)
A expedição de documentos é realizada com a utilização do contrato de serviços de
correios, que tem como base o cartão de postagem e o serviço de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.
A novidade para envio de correspondências ao ICMBio é a Caixa Postal, uma maneira
mais eficiente de garantir o recebimento de correspondências na Instituição em tempo hábil.
Para envio de correspondência ao ICMBio, no espaço destinado para informar o
destinatário deve constar apenas o nome da Instituição, a caixa postal e o CEP de identificação,
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBIO
CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
18
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas deverão utilizar
um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
mais de um documento por envelope, o que facilitará a identificação dos documentos e
quantidade enviadas.
Serviço de Postagem
O quadro abaixo apresenta os serviços disponíveis, com suas definições e prazos. No
quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes serviços, em Estados
localizados nas extremidades do país. A finalidade é que o usuário tenha uma visão do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos serviços são praticamente
o mesmo, mas têm uma diferença muito grande de valores.
QUADRO DE SERVIÇOS DE POSTAGEM DISPONÍVEIS
SERVIÇO
DESCRIÇÃO
PRAZO DE ENTREGA
Carta Registrada
Carta com n° de registro que possibilita
rastreamento.
3 a 5dias úteis
Sedex Convencional
Sedex comum com n ° de registro para
rastreamento.
2 a 3 dias úteis
Sedex 10*
Sedex rápido com n° de registro para
rastreamento.
É entregue até as 10 horas
do dia seguinte (considerar
dia útil).
Sedex hoje*
Sedex rápido com n com n ° de registro para
rastreamento.
Entrega no mesmo dia da
postagem.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
SERVIÇO
DESCRIÇÃO
PRAZO DE ENTREGA
PAC
Serviço para pacotes, com custo mais baixo.
5 a 8 dias úteis
Carta simples
Carta sem n° de registro. É destinado a
documentos s/n° ou circulares. Tem baixo custo.
3 a 5 dias úteis
AR
Aviso de Recebimento
AR é um formulário que deve ser preenchido
com o remetente e destinatário, com a
finalidade que na entrega da correspondência,
o destinatário assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR é acrescentado no
valor da postagem .
-
Telegrama
Serviço de envio de mensagem, sendo
necessário apenas a disponibilização do texto
ao Correios.
4 horas (entre capitais)
Impresso especiais
Serviço com foco para os materiais de até 5kg
11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padrão de formato. Não
pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho.
Para rastreamento de correspondência, o usuário deve acessar o site: www.correios.com.br,
o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da página.
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO
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SERVIÇO
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias úteis
SEDEX
CONVENCIONAL
2 a 3 dias
SEDEX 10 Até as 10 h
do seguinte dia útil
SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
ORIGEM
DESTINO
PESO
TIPO
VALOR
VALOR
Sem AR
VALOR
VALOR
Com AR
Brasília
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 6,00
R$8,60
Brasília
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 6,00
R$8,60
Brasília
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 35,10
R$37.70
Brasília
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 38,30
R$40,90
Brasília
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 55,00
R$57,60
Brasília
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 53,50
R$56,10
Brasília
São Paulo
300 gramas
Envelope
R$ 55,50
R$58,10
Brasília
Goiânia
300 gramas
Envelope
R$ 28,30
R$30,90
Brasília
Manaus
300 gramas
Caixa
R$ 16,00
R$18,60
Brasília
Porto Alegre
300 gramas
Caixa
R$ 18,00
R$20,60
Brasília
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 3,50
R$6,10
Brasília
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 3,50
R$6,10
PAC 5 a 8 dias úteis
CARTA SIMPLES
3 a 5 dias úteis
Centro de Documentação
Orientação ao usuário
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a)
Para o envio da correspondência:
a. O envelope deve estar aberto para conferência do PG;
b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA – GRC (Anexo III);
d. Não será enviada correspondência de caráter particular, apenas recebida.
NOTA:As correspondências particulares, recebidas no Instituto, não devem citar no envelope o
nome da Instituição ou cargo, deve conter apenas o endereço e o nome do destinatário.
Serviço de Malote
O serviço de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino único,
que não tem caráter emergencial e com observação do custo x benefício. Este serviço tem a
seguinte logística:
a.
A documentação deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE –
GRM (Anexo III), onde deve constar a relação de todos os documentos inseridos
no malote;
b.
A documentação enviada a Sede, tem previsão de chegada entre segunda-feira e
quarta-feira ao Instituto;
c.
As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente às sextas-feiras;
d.
Toda sexta-feira são enviados os malotes da Sede para as unidades;
20
a. Regras de funcionamento:
i.
O Protocolo receberá documentos para envio via malote somente até
sexta-feira, às 10h30. Os documentos que não forem entregues neste
período serão enviados na próxima sexta-feira;
ii.
O limite de peso total do malote é de até 30kg;
iii.
Equipamento ou material frágil não devem ser enviados via malote,
deverá ser utilizado o serviço de postagem;
iv.
Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferência do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Definição de Correspondência
Toda documentação recebida terá sua definição da seguinte forma:
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e
particular, recebida e expedida.
a)
Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da
Administração Municipal, Estadual e Federal.
b)
Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os
órgãos ou entidades da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre
autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração
Pública Municipal, Estadual e Federal.
c)
Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo
protocolo geral do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da
Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.
Instrução Processual
Autuação
A instrução processual é iniciada com a autuação de um documento ou de um conjunto
de documentos. Para proceder à autuação deverá ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigência de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos técnicos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para execução de
procedimentos específicos.
Documentos que não são tramitados, não poderão ser autuados, como: convites para
festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que não serão tramitados não poderão constituir processo.
Neste caso deverá ser constituído um dossiê, que tem por finalidade agrupar informações
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.
Centro de Documentação
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As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornarse peças de processo.
A autuação de processo só poderá ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades
Protocolizadoras.
A autuação só se dará por meio de documento original. A solicitação deverá ser
feita mediante memorando com objetivo específico. No assunto deverá constar a seguinte
descrição: Solicitação de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informações: interessado e o assunto do processo.
No Anexo IV há um quadro com descrição de todas as ações que podem ser realizadas
com o processo após sua autuação.
Numeração única de processo
A numeração, ou seja, o número de protocolo é o que identifica ou caracteriza um
processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia
da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração
Pública Federal.
É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV),
resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
22
A primeira parte é constituída de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído
a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
02000 a 02999 = MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte é composta por uma numeração seqüencial de 6 dígitos, que a cada
ano é reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formação do processo. A quarta e última
parte é constituída de 2 dígitos, chamados de DV (Dígitos Verificadores), que são calculados
automaticamente pelo sistema.
A partir da orientação acima, o número de protocolo tem sua composição da
seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqüencial de dígitos deverá ser separado conforme padrão
determinado na Portaria nº. 3, seguindo símbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
De acordo com a PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Parágrafo único. Os
processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando
com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida
a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração atribuída pelo Ministério do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CÓDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CÓDIGO
SIGLA
SITUAÇAO
CÓDIGO
SIGLA
SITUAÇAO
CRIADA
02629
ITATIAIA
TRANSFERIDA
02075
REBIO MATA ESCURA
02030
CEPENE
TRANSFERIDA
02077
RESEC GUARIBAS/PB
02031
CEPTA
TRANSFERIDA
02078
ESEC CARIJÓS/SC
CRIADA
CRIADA
02032
CEPSUL
TRANSFERIDA
02079
PARNA APARADOS DA
SERRA/RS
02033
CEPERG
TRANSFERIDA
02080
PARNA CAPARÁO
CRIADA
02034
CMA
TRANSFERIDA
02081
PARNA ILHA GRANDE
CRIADA
02036
CEPNOR
TRANSFERIDA
02082
PARNA PAU BRASIL/BA
CRIADA
02044
TAMAR
TRANSFERIDA
02072
IPANEMA
TRANSFERIDA
02045
ORGÃOS
TRANSFERIDA
02084
PARNA TIJUCA
CRIADA
02057
IGUAÇU
TRANSFERIDA
02085
SEMPRE VIVAS
CRIADA
02061
CEMAVE
TRANSFERIDA
02086
FLONA SILVÂNIA
CRIADA
02062
CPB
TRANSFERIDA
02087
APA GUAPIMIRIM
CRIADA
02068
CENAP
TRANSFERIDA
02088
PARNA JURUENA
CRIADA
02089
RESERVA BIOLÓGICA DE
SOORETAMA/ES
CRIADA
CRIADA
02071
RAN
TRANSFERIDA
02083
CEPAM
TRANSFERIDA
02090
APA NASCENTES DO RIO
VERMELHO/GO
02073
FLONA C.BONITO
TRANSFERIDA
02091
PARNA SERRA DA
BODOQUENA/MS
CRIADA
02074
RESEC UNIÃO/RJ
CRIADA
02094
FLONA DE PASSO FUNDO
CRIADA
02096
FLONA IBIRAMA
CRIADA
02114
FLONA TAPAJÓS
CRIADA
02097
PARNA C. GUIMARÃES
CRIADA
02115
RESERVA GUAPORÉ
CRIADA
02098
ESEC SERRA GERAL
CRIADA
02116
FLONA TEFÉ
CRIADA
02090
PARNA MARANHESES
CRIADA
02117
FLONA HUMAITÁ
CRIADA
02100
PARNA CANASTRA
CRIADA
02118
APA CIP
CRIADA
02101
PARNA CONFUSOES
CRIADA
02113
ESEC TERRA DO MEIO
CRIADA
02102
PARNA EMAS
CRIADA
02119
CR1
CRIADA
02103
APA ARARIPE
CRIADA
02120
CR2
CRIADA
02104
APA IBIRAIPUTA
CRIADA
02121
CR3
CRIADA
02105
RESEX MATA GRANDE
CRIADA
02122
CR4
CRIADA
02106
FLONA CARAJÁS
CRIADA
02123
CR5
CRIADA
02107
PARNA CABO ORANGE
CRIADA
02124
CR6
CRIADA
02108
PARNA C. DIAMANTINA
CRIADA
02125
CR7
CRIADA
02109
FLONA CHAPECÓ
CRIADA
02126
CR8
CRIADA
02110
ESEC GUARAQUEÇABA
CRIADA
02127
CR9
CRIADA
02111
RESEX CHICO MENDES
CRIADA
02129
CR10
CRIADA
02128
CR11
CRIADA
02130
ESEC CARACARAÍ
CRIADA
02112
REBIO LAGO PIRATUBA
CRIADO
Centro de Documentação
23
Numeração de Peças
A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo
específico, aposto no canto superior direito da página. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo não será numerada.
Duas peças de um mesmo processo não podem receber o mesmo número, não sendo
permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um número, seguindo um seqüencial
numérico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numeração das peças do processo, apor um “X” sobre o carimbo
que necessita de correção e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro
da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.
24
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a
partir do processo acessório. No caso da apensação, os processos continuarão com sua
numeração original.
No caso de encerramento, o termo deverá ser a folha de número 200, já na abertura de
volumes, as folhas deverão ser numeradas seguindo a seqüencia do volume anterior.
Diligência
Quando há necessidade de esclarecimento de um interessado que não integra a
Administração Pública Federal. O processo deverá ser encaminhado ao Protocolo Geral do
órgão ou entidade envolvida, para que a mesma faça a convocação do interessado, por meio
de correspondência. Não se cumprindo as exigências o órgão responsável deverá anexar
uma cópia da convocação ao processo e devolver o mesmo a esta Instituição.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos específicos, são eles: quando
o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ação ou quando, por omissão, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentação. Outro motivo que enseja o encerramento do processo é o número
excedente de folhas, sendo necessária abertura de um novo volume.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 deverá proceder à abertura
de um novo volume, ressaltando que o último documento não poderá ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poderá ser encerrado com 185 páginas,
considerando que o último documento tenha mais de 15 folhas.
Deverá constar como última folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e
no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.
A anexação de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande
volume, se dará com a colocação da etiqueta na capa do documento, contendo o número
do processo e a palavra “anexo”, não sendo permitida a movimentação em separado
destas peças.
Tendo a necessidade de inserir a encadernação ou brochura no processo, o mesmo
deverá estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituição de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionário ao tomar
conhecimento do fato deverá comunicar a chefia, que promoverá a imediata apuração dos
fatos, mediante a sindicância ou processo administrativo.
Para reconstituir o processo, deverá ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu ciência a chefia sobre o fato ocorrido e a documentação que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou não a reconstituição do processo. Se autorizado, deverão ser resgatadas as
informações, bem como, obter cópia dos documentos que constituíam o processo.
A primeira folha do processo de reconstituição deverá constar a informação que se
trata de um processo reconstituído com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receberá um novo número.
Observações Gerais (Processos no sistema)
As digitais (documentos) que forem compor um processo deverão ser encaminhadas
virtualmente para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº
do processo.
Centro de Documentação
25
Processamento Digital
A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos
no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Também é responsável pela tramitação de todos os documentos que dão entrada
no Protocolo Geral e pela distribuição interna.
No futuro, conforme o Projeto de Gestão Documental, a área auxiliará no tratamento e
na tramitação dos documentos eletrônicos.
As atividades do Processamento Digital são:
1. Digitalização
2. Redigitalização
3. Tramitação (via sistema)
4. Distribuição (físico)
5. Atualização banco de imagens
6. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão
Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades
26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter
com a aplicação da Política de Gestão.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trâmite de documento será possível entre todas as áreas
que a compõe.
DIRETORIA
COORDENAÇÃO
GERAL
SETOR
DIVISÃO
COORDENAÇÃO
Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
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Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra Diretoria deverá tramitá-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficará responsável por
tramitar o documento à Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP
DIBIO
DIPLAN
PRESI
PROTOCOLO
GERAL
Figura 2 – Método de Trâmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitação de documentos entre UC, CR, CE e UAAF será livre. Estas Unidades
visualizarão dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC
SEDE
UAAF
CE
Figura 3 – Método de trâmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA:O trâmite físico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial.
Centro de Documentação
27
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações
Regionais - CR, Unidade Avançada de Administração e Finanças - UAAF e Centros
Especializados – CE, para Sede, deverá obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC
UAAF
CR
CE
PROTOCOLO
GERAL
Figura 4 – Trâmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
28
Caso 5: A entrada de documentos externos será realizada no Protocolo Geral, que
ficará responsável por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para área de destino. A
distribuição do documento físico também fica a cargo do Protocolo Geral.
DIREP
DIPLAN
DIBIO
ÓRGÃOS,
PESSOAS
FÍSICAS E
JURÍDICAS
PROTOCOLO
GERAL
DIUSP
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
Figura 5 – Método de Trâmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsável
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informações pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema é fonte de consulta e base de informação de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e na agilidade de processos.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que
consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
A aplicação da Gestão Documental, influencia diretamente na área de arquivo, que tem
como tarefa tratar toda a documentação gerada no ICMBio.
A organização, conservação e preservação do documento e da informação são focos
desta área, devendo dispensar adequado tratamento físico, como realizar a higienização dos
documentos, fazer pequenas restaurações, utilizar material adequado para sua conservação,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condições climáticas do ambiente e
tomar medidas estratégicas para controlar a ação dos agentes físicos, químicos, biológicos
e mecânicos.
Será de responsabilidade do Arquivo Central a elaboração do plano de classificação e da
tabela de temporalidade da atividade-fim e adequação do plano de classificação da atividademeio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto às áreas da Instituição. O objetivo é
o gerenciamento e a recuperação da informação de maneira ágil e promover a utilização
racional do espaço físico. Deverá considerar a legislação vigente, para o desenvolvimento
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuições:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos – SGDOC
2. Utilização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC) para tratamento técnico do
acervo
3. Arquivamento virtual e físico
4. Desarquivamento virtual e físico
a. Empréstimo e consultas
5. Tratamento técnico
a. Realização triagem (tratar ou descartar)
b. Higienização
c. Indexação
d. Aplicação plano de classificação (classificar)
e. Avaliação
i.
Aplicação tabela de temporalidade
Centro de Documentação
29
f.
Endereçamento
g. Arranjo
6. Inventário
7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo de forma ágil e com exatidão.
A metodologia que será utilizada para o funcionamento do Arquivo Central é definida
em três tópicos: documentos com e sem digital (etiqueta de código de barras) e processo.
Este método será utilizado até a finalização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usuário:
Arquivamento:
1.
Documentos com digital:
a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;
b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
30
2.
i.
No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a
conferência de todas as digitais;
ii.
No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas
e imagens (atualizadas).
Documentos sem digital:
a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema
b. Organizar documentação física conforme seqüencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferência do conteúdo.
i.
3.
No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a
conferência de toda a documentação.
Processos:
a. No arquivamento de processo deverá ser analisados documentos com digital,
os mesmos deverão ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentário da digital o número do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, deverá ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento:
i.
No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a
conferência de todos os números de protocolo;
f.
No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas.
Desarquivamento:
A solicitação de Desarquivamento deverá ser realizada por meio do email
[email protected], até a finalização do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o máximo de publicações voltadas à atividade
fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca técnica, que irá auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usuários internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca será composto de livros, mapas, cd, vídeos, documentários,
relatórios técnicos, estudos, etc.
Será criada a “Biblioteca Virtual”, que facilitará o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
A Biblioteca promoverá eventos culturais para divulgação do acervo e lançamentos de
publicações do ICMBio. Fará parceria com Universidades para incentivar pesquisas técnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversação da biodiversidade.
A Biblioteca compete às seguintes atividades:
1. Coleta e armazenamento de doações;
2. Catalogação de livros;
3. Empréstimo e consulta;
4. Inserção de dados no sistema;
5. Referência legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores;
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão.
Para informações sobre o projeto da Biblioteca e doações de acervo bibliográfico entre
em contato pelo email [email protected].
Centro de Documentação
31
Gestão da Informação – SGI
Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto de Gestão Documental,
o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC.
O SGDoc foi planejado com uma visão futurista, porém factível, aplicando o princípio
do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), colocando a disposição do usuário a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trâmite virtual.
Outros pontos que são tratados pelo sistema é comunicação entre as unidades por meio
da inclusão de informações no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das ações realizadas pelo documento e seus anexos, e também trata a redução do uso de
papel e o maior controle da documentação e agilidade na recuperação da informação, dando
celeridade ao usuário no desenvolvimento de suas atribuições.
O sistema possui o “manual do usuário” que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
A SGI promove a capacitação individual do usuário, dando agilidade à inclusão do
servidor no sistema. No caso das unidades, será ministrada a capacitação à distância,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é
disponibilizado o manual virtual do sistema.
32
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Orientações ao usuário
Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser
utilizado o SUPORTE TÉCNICO
no próprio sistema.
Orientação sobre etiquetas
1. Deverá ser solicitado via sistema, Suporte Técnico, a disponibilização de digital
(etiquetas).
2. No caso de inutilização de alguma digital, o usuário deverá informar o Gerenciador,
por meio do suporte técnico, pois a mesma será cancelada.
Orientação sobre o sistema quando estiver indisponível
1. Quando o sistema estiver indisponível, o usuário deve digitalizar o documento com
a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponível o documento deverá ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trâmite;
2. O usuário que receber o documento deverá anotar o digital, o destino e despachar.
Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
33
Centro de Documentação
REFERÊNCIA
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira
Mendes. Brasília : Presidência da República, 1991.
BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de editoração de correspondências
oficiais e atos administrativos : padrões e rotinas. Brasília : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos
oficiais. Brasília : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondência oficial da Subsecretaria de
Administração de Pessoal . Brasília : 2000.
BRASIL. Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a
elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da
República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo
Federal, e dá outras providências.
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira
Mendes. Brasília : Presidência da República, 2002.
34
BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de Padronização das Publicações da Agência
Nacional de Águas. Brasília: ANA, 2003.
BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6023 – Informação e documentação
– Referência – Elaboração. Brasília: ANBT, 2002.
BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6024 – Informação e documentação
– Numeração progressiva das seções de um documento escrito – Apresentação. Brasília:
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências.
Brasil. Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003. Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão. Destina-se a orientar os órgãos da presidência da república, ministérios, autarquias
e fundações integrantes do sistema de serviços gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa Nº 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços
de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO I
35
REDAÇÃO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redação Oficial apresenta instruções para produção
de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de
Conservação da Biodiversidade.
36
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e
comunicações com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza
para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidadãos.
A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, objetividade, concisão,
formalidade e uniformidade.
As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta
diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.
Aplicam-se às comunicações oficiais os princípios: impessoalidade, clareza,
uniformidade, concisão e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma única
interpretação e ser estritamente impessoais.
37
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, deverão
possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e
elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
Clareza
Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca,
então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem
comunica também seja claro, com as idéias ordenadas; a pontuação correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular
uma constante.
Redação Oficial
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a) uso do padrão culto de linguagem: observa-se as regras da gramática formal
e emprega-se um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. Não
deve ser usado gíria e jargão em documentos oficiais.
b)
formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade
pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões como “Venho por meio
desta”, “Tenho a honra de” ou “Cumpre-me informar que” são artificiais e não
cabem em textos oficiais.
c)
impessoalidade: evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um
tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impressões pessoais do tipo
“na minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando
Coesão
A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras,
as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.
38
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lógico etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem.
Concisão
A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações.
Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto.
É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições
desnecessárias de idéias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na
correspondência oficial.
É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à
necessária uniformidade das comunicações.
O estabelecimento de padrão exige atenção a todas as características da redação oficial
e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação
do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Impessoalidade
A redação oficial deve ser isenta de interferência de individualidade de quem a elabora.
O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações
oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica:
independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre
feita em nome do serviço público;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um
órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e
impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais
restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAÇÃO
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras
de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de
linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta
diagramação do texto é indispensável para a padronização.
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordância com a terceira pessoa, o verbo concorda
com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomeará o substituto
Vossa Excelência conhece o assunto
Redação Oficial
39
DESTINATÁRIO
•Presidente da República
•Presidente do Congresso
•Presidente do STF
40
• Advogado-Geral da União
• Chefe de Estado-Maior
• Chefe do Gabinete Civil da PR
• Chefe do Gabinete Militar da PR
• Deputado Federal
• Deputado Distrital
• Deputado Estadual
• Desembargador
• Embaixador
• Governador de Estado
• Governador do DF
• Ministro de Estado
• Ministro de Tribunal Superior
• Oficial-General das Forças Armadas
• Prefeito Municipal
• Presidente da Câmara Distrital (DF)
• Presidente de Assembléia Legislativa
• Presidente de Câmara de Vereadores
• Presidente de Tribunal
• Procurador-Geral da República
• Procurador-Geral de Estado
• Procurador-Geral do DF
• Secretário de Estado (Governos estaduais
e do DF)
• Secretário-Geral da PR
• Senador
• Vereador
• Vice-Prefeito Municipal
• Vice-Presidente da República
•Auditor da Justiça
•Juiz
TRATAMENTO
Vossa Excelência
Vossa Excelência
Vossa Excelência
VOCATIVO
Excelentíssimo(a)
Senhor(a) + cargo
Senhor(a) + cargo
Meritíssimo(a)
Senhor(a) + cargo
Meritíssimo(a) +
cargo
ENDEREÇAMENTO
Ao (À) Excelentíssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
Ao (À) Excelentíssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
Ao(À) Meritíssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Juiz(a) d...
Endereço
•Presidente de Empresa Pública,
Autarquia ou Fundação
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Ao(À) Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
•Autoridades em geral
•Funcionários graduados
•Oficiais das Forças Armadas
•Particulares
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Ao(À) Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
Vossa
Magnificência
ou
Vossa Excelência
Magnífico(a)
Reitor(a)
ou
Excelentíssimo(a)
Senhor(a) Reitor(a)
A Sua Magnificência o(a)
Senhor(a)
Nome
Magnífico(a) Reitor(a) da
Universidade...
Endereço
Vossa Santidade
Santíssimo Padre
A Sua Santidade o Papa
Nome
Endereço
•Reitor de Universidade
•Papa
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DESTINATÁRIO
TRATAMENTO
Vossa Eminência
Reverendíssima
ou
Vossa Eminência
•Cardeal
•Arcebispo
•Bispo
Vossa Excelência
Reverendíssima
•Monsenhor
•Cônego
•Superior Religioso
Vossa
Reverendíssima
ou
Vossa Senhoria
Reverendíssima
•Religiosos em geral
Vossa Reverência
VOCATIVO
ENDEREÇAMENTO
Reverendíssimo
ou Eminentíssimo
e Reverendíssimo
Senhor Cardeal
A Sua Eminência
Reverendíssima
Dom Nome
Título
Endereço
Excelentíssimo ou
Reverendíssimo
Senhor (Título)
A Sua Excelência
Reverendíssima
Dom Nome
Título
Endereço
Reverendíssimo
Senhor (Título)
A Sua Reverendíssima
ou
A Sua Eminência
Reverendíssima
Dom
Endereço
Reverendo (Título)
A Sua Reverência
Título Nome
Endereço
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais
comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.
A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatário com Iniciais em Maiúsculas
Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do
expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Redação Oficial
41
Formatação
Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação:
Nota: a formatação apresentada é para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configuração de página
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientação:
Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Parágrafo e espaçamento entre linhas
Parágrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaçamento entre parágrafos (acima): 0,5 cm
Espaçamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal
43
Nota: Casos em que se emprega tipo itálico:
a) Em títulos de publicações (livros, revistas, jornais, periódicos, etc.)
b) Em palavras estrangeiras não incorporadas ao uso comum da língua.
Redação Oficial
ATOS DE COMUNICAÇÃO
Documentos Padrão Ofício
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e o
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga
o que chamamos de padrão ofício.
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a)
tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão
que o expede.
Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
44
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.
Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.
Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
e)
vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as
formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
confere maior clareza à exposição;
- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.
Nota:os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)
g)
ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h) assinatura do autor da comunicação.
i) identificação do signatário.
Informações Gerais
Para contextualizar todos os usuários, abaixo estão algumas observações relevantes
para não errar na produção do seu documento:
Nos modelos de padronização de documentos que serão apresentados neste manual,
as informações do cabeçalho de todos os documentos, devem ser substituídas pelo os dados
da área que está produzindo o documento.
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto terão o rodapé para inserir
logomarcas e endereços nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados.
Nos modelos oficio e oficio-circular não poderão ser utilizados este padrão, devendo ser
utilizado apenas o endereço do Instituto, conforme modelos.
Na utilização da folha de despacho, deve-se considerar:
1. Que a folha deve ser usada atrás do documento;
2. No caso de anexar nova documentação ao documento principal ou ao bloco
documental, devem ser inutilizados os espaços em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrás do último documento inserido (caso necessário),
respeitando a ordem cronológica do documento e dos despachos.
Redação Oficial
45
Ofício
Comunicação expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da
Administração Pública ou a particulares. O símbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofícios é o Brasão da República.
Nota:Todos os setores do ICMBio somente poderão produzir ofícios tratando de
assuntos de sua competência. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciação de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes serão produzidos
pela própria Presidência do ICMBio.
Estrutura
46
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Vocativo seguido de vírgula;
f)
Texto;
g)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
h) ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.
Na próxima página há um modelo de ofício para visualização das definições acima,
considerando o formato a ser adotado.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
47
Redação Oficial
Ofício Circular
Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a
particulares.
Neste caso o símbolo que deve ser utilizado é o Brasão da República.
Estrutura
48
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Vocativo seguido de vírgula;
f)
Texto;
g)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
h) ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.
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49
Redação Oficial
Memorando
Comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicação interna.
Neste caso deve ser utilizado o símbolo do ICMBio na Identificação do órgão produtor
do documento.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de
projetos, idéias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de
que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Não deve ser citado Nome.
Exemplos:
50
À Srª. Diretora de Planejamento, Administração e Logística
Ao Sr. Coordenador de Administração
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), deverão utilizar o rodapé para informar
seus dados, como nome completo da unidade, endereço/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas à sede. Esta informação
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatário: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Texto;
f)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
g) ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.
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51
Redação Oficial
52
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
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53
Redação Oficial
Memorando Circular
Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um
mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padrão ofício, com a
diferença de que os seus destinatários devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:
Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avançadas de Administração e
Finanças - UAAFs
Estrutura
54
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatários: grupo a que se destina o conteúdo do documento, que devem ser
mencionados pelos cargos que ocupam;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Texto;
f)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
g) ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.
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55
Redação Oficial
Despacho
Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, requerimento ou
demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ocorrer
também despacho de encaminhamento de um órgão para outro.
O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão do administrado. Devem
ser emitidos no próprio documento, ou, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, que assegura
maior transparência à tomada de decisões e permite que se historie sobre o andamento da
matéria tratada nos documentos.
Nota:O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto
mais longo.
Despacho Interlocutório
É o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, à apreciação de
outra, documento que havia sido submetido a sua consideração.
56
Exemplo:
De ordem.
À Diretoria de Planejamento, Administração e Logística,
para análise e pronunciamento.
Em 00/00/0000
Nome do Signatário
Setor e Cargo ou função do Signatário
Nota:Será disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos
e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho deverá ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequência numérica.
Clicar no ícone
para imprimir a guia de despachos no SGDOC.
Imprimir Despacho
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57
Redação Oficial
Despacho Decisórios
É o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitação recebida ou determina
a adoção de providências sobre o assunto. Resolvem a questão principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatário: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Texto;
f)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
58
g) ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.
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59
Redação Oficial
Fax
Utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de
informações sobre documentos, quando não há condições de envio por meio eletrônico.
O fax não substitui o documento original. Quando necessário o original, ele segue
posteriormente pela via e na forma usual.
Fax não deve receber despacho, pois ele tem suas informações apagadas com o tempo,
não tendo efeito comprobatório.
O fax não pode constituir ou compor processo.
Não é recomendado o envio de documento via fax, pois não substitui o documento original.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o
próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificação da mensagem a
ser enviada.
60
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61
Redação Oficial
Correio Eletrônico
O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na
principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de
comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial.
O campo assunto do correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a
organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrônicas oriundas de email institucional são consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização.
A apostila tem por objetivo a correção de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em
outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros.
Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,
caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que será anexada ao documento principal. É lavrada como termo e
publicada em órgão oficial.
Estrutura
a)
título: denominação do documento (apostila);
b)
texto: desenvolvimento do assunto;
c)
data: por extenso;
d)
assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.
Nota:Nome do signatário com iniciais maiúsculas, seguido de vírgula; cargo do
signatário com iniciais maiúsculas, em negrito, seguido de ponto.
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63
Redação Oficial
Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situação ou existência,
de obrigação não necessariamente constante em livros, papéis ou documentos.
Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou situações transitórias, passíveis
de modificações freqüentes.
Estrutura
64
a)
título: denominação do documento (apostila);
b)
texto: deverá conter nome completo, naturalidade, estado civil e domicílio. No
texto não deve conter expressões como “nada sabendo em desabono
de sua conduta”, “é pessoa de meu conhecimento”, etc., já que só pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a
desabone.
c)
data: por extenso
d)
assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.
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65
Redação Oficial
Certidão
A certidão é a transcrição de algo já existente, com base em documento original,
objetivando comprovar a existência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situações a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administração. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o conteúdo original de onde foi extraída.
A certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seção e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurídico. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável
conforme a Lei nº 9.051, de 18/5/95.
“Art. 1º - As certidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações, requeridas
aos órgãos da administração centralizada ou autárquica, às empresas públicas, às
sociedades de economia mista e às fundações públicas da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios, deverão ser expedidas no prazo improrrogável de quinze dias,
contado do registro do pedido no órgão expedidor.
66
Art. 2º - Nos requerimentos que objetivam a obtenção das certidões a que se refere esta lei,
deverão os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razões do pedido.”
Estrutura
a)
título: denominação do documento (certidão);
b)
texto: transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve
ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poderá ser retificado, empregando-se a palavra “digo” ou
“em tempo”: na linha xx, onde se lê xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;
c)
data: local e data por extenso;
d)
assinatura: nome de quem lavrou a certidão, cargo ou função da autoridade e
visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.
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Redação Oficial
Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de assembléias
numa sessão de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregações, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
A Ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada de tal maneira
que não possam introduzir modificações posteriores. Para se evitar fraudes, é possível fazer
o registro das atas no Cartório de Títulos e Documentos.
Não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,
nos espaços em branco, se façam acréscimos.
Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se
a palavra “digo”, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro.
Exemplos:
68
“Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de setembro de mil
novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o.....”.
Quando se constata erro ou omissões após a redação, usa-se a expressão “em tempo”,
que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou acréscimo.
Exemplos:
“Em tempo: na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”.”
Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser
assinada depois de aprovadas as correções.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata é escolhida pelos participantes
da reunião ou alguém previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realização da reunião e lê para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo à aprovação dos participantes na reunião seguinte.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião ou é assinada
somente pelas pessoas que presidiram a sessão (presidente e secretário), e seu conteúdo é
dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalização.
A ata de uma reunião será lida e aprovada na reunião seguinte.
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Estrutura
a)
título: denominação do documento (Ata) seguida do número da reunião e nome
a Diretoria ou Coordenação;
b)
abertura: registra a natureza da reunião, a data e o local de sua realização,
informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
números devem ser escritos por extenso;
c)
texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decisões
tomadas. Deve ser escrito em um único bloco sem espaço entre as linhas,
sem a utilização de parágrafos;
d
fecho:quase inalterável: “nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente
declarou encerrada a sessão, de que eu, (nome), Secretário, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente”.
e)
assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
Nota: Os números são grafados por extenso.
Redação Oficial
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Redação Oficial
Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede
instruções sobre a organização e funcionamento do Instituto, que contém instruções acerca
da aplicação de leis, regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de execução de
serviço, gestão administrativa com referência a pessoal (nomeação, demissão, designação,
elogio, punição, etc) ou orientar a aplicação de textos legais e disciplinar matéria não regulada
em lei, além de outros atos de sua competência.
Estrutura
72
a)
título: denominação do documento (portaria), número e a data de assinatura do ato;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da portaria, permitindo de modo
imediato, o conhecimento da matéria legislada.
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;
d)
assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maiúsculas.
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73
Redação Oficial
Nota Técnica
É o instrumento de comunicação interna ou externa que expressa um juízo ou opinião
sobre questão técnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dúvidas ou
indagações acerca de matérias de interesse do Instituto.
Estrutura
74
a)
Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatário que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Texto;
f)
Assinatura e cargo do técnico responsável pela expedição do documento
juntamente com o de acordo do diretor.
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75
Redação Oficial
Instrução Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado serviço
público, expedida pelo superior hierárquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.
Estrutura
76
a)
título: denominação do documento, número seguido da sigla do órgão que o
expede e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da instrução normativa;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instrução normativa;
d)
assinatura: nome e cargo do signatário por extenso.
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Redação Oficial
Ordem de Serviço
Expediente de caráter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu
titular fixa comandos de trabalho. Determinações dirigidas aos responsáveis por obras ou
serviços públicos, autorizando o seu início ou contendo imposições de caráter administrativo,
ou especificações técnicas sobre o modo e forma de sua realização.
Estrutura
78
a)
título: denominação do documento, número seguido da sigla do órgão que o
expede e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da ordem de serviço;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de serviço;
d)
assinatura: nome e cargo do signatário por extenso.
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79
Redação Oficial
Parecer
Expressão de um juízo, contendo pronunciamento, recomendação, determinação
ou opinião sobre questão técnica, jurídica, administrativa ou financeira, sob a apreciação
da ICMBio.
Estrutura
80
a)
título: denominação do documento e número seguido da sigla do órgão que o
expede;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo do parecer;
c)
texto: contendo detalhamento da decisão do parecer;
d)
assinatura: nome e cargo do signatário por extenso.
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81
Redação Oficial
Resolução
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de
tribunais, órgãos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matéria de sua
competência específica.
Estrutura
82
a)
título: denominação do documento, número e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da resolução;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resolução;
d)
assinatura: nome e cargo do signatário por extenso.
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83
Redação Oficial
REFERÊNCIAS
•Normas da ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas:
•NBR 5892 – Normas para datar
•NBR 6027 – Sumário
•NBR 6023 – Informação e documentação – Referência – Elaboração
- NBR 6024 – Informação e documentação – Numeração progressiva das seções de
um documento escrito – Apresentação
•Manual de Organização de Referências e Citações Bibliográficas para Documentos
Impressos e Eletrônicos – Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados
•Manual de Redação da Presidência da República
•Manual de Redação e de Atos Oficiais - ANA
84
•Manual de Redação da Câmara dos Deputados
•Manual de Comunicação Escrita Oficial SETR e DER
•Manual de Redação Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal
•Manual de Editoração de Correspondências e Atos Administrativos da ANEEL
•Manual de Redação da ANATEL
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ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientações sobre a formatação da logomarca.
85
A logomarca deverá ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituição,
salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio
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ANEXO III
Guias de Remessa de Correspondência e Malote
Neste anexo são apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE – GRM.
Será obrigatória a numeração das páginas da guia de remessa.
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondência for usado para
enviar mais de um documento.
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientação para o seu correto
preenchimento no campo Nº Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agência dos correios mais próxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro serviço a ser utilizado, tornando possível
etiquetar as correspondências (envelope) na própria Unidade. Desta forma será
possível identificar na GRC o número de identificação dos correios, lembrando
que está informação é obrigatória.
Guias de Remessa de Correspondência e Malote
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Guias de Remessa de Correspondência e Malote
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ANEXO IV
Quadro de Ações sobre Processos
AÇÕES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AÇÃO
Anexação
Apensação
Desapensação
O que é?
Termo
É a união de dois
ou mais processos
que não poderão
ser separados sob
nenhuma hipótese,
passando a existir
apenas o número
de protocolo do
principal.
É a juntada de
dois ou mais
processos, onde
cada um manterá
o seu número de
protocolo original,
e após a decisão
final, poderão ser
separados .
É a separação
de processos
apensados,
devendo constar
em cada processo
o despacho
solicitando a
desapensação.
Juntada por
Anexação
Juntada por
Apensação
Desapensação
Quem pode
realizar?
Observações
Deverão ser
avaliadas as
informações
constantes nos
processos e a
relação entre eles,
considerando
Protocolo
processo principal
Geral e UP
e acessório. Após
anexação, anotar na
capa do processo
o número do
processo inserido.
Não existe a ação
“DESANEXAR”.
O processo que tem
o pedido fica em
segundo lugar e o
“Termo de Juntada
por Apensação”
no processo mais
Protocolo
antigo, que ficará
Geral e UP
em primeiro lugar,
onde também
deverá ser anotado
o número do
processo que está
sendo apensado.
A desapensação só
poderá ocorre antes
do arquivamento do
processo.
Protocolo A anotação do
Geral e UP apenso feita na capa
do processo deve
ser tornada sem
efeito.
Quadro de Ações sobre Processos
91
AÇÕES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AÇÃO
O que é?
É a retirada de
peças do processo,
Desentranhamento
mediante
despacho.
92
É a separação
de parte da
documentação
de um processo,
Desmembramento
para formar
outro, ocorrendo
mediante
despacho.
Encerramento de
processo
Abertura de
volume
É executado
quando finalizado
o processo, ou
quando exceder o
número de folhas.
É utilizada quando
um processo
excede a 200
folhas.
Termo
Desentranhamento
Desmembramento
Encerramento
Abertura de Volume
Quem pode
realizar?
Observações
Onde
estiver o
processo
É vedada a retirada
da folha ou peça
inicial do processo.
Conservar a
numeração
original das peças,
permanecendo vago
o número de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
Não existe a ação
Protocolo
Geral
e UP
Os documentos
retirados, devem
ser conforme
descrito no manual
e renumerando suas
páginas.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
atendimento
da demanda,
Protocolo
desistência do
Geral e UP
interessado
ou a falta de
movimentação,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Protocolo
Geral e UP
Os documentos
não podem ser
desmembrados para
abertura de volume.
A primeira folha
deverá ser o termo e
numerado seguindo
a seqüência do
primeiro volume.
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ANEXO V
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação
Os modelos de guias para uso do serviço de arquivo são:
1. Guia de Arquivamento para documentos;
2. Guia de Arquivamento para processos;
3. Espelho de identificação de caixas-arquivo;
4. Espelho de identificação de pastas a-z.
A seguir estão os quatro modelos que devem ser usados com padrão no âmbito
do Instituto.
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação
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Guias de Arquivo
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Espelhos de Identificação
Anotações
98
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Anotações
99
Anotações
Anotações
100
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Anotações
101
Anotações
Anotações
102
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Anotações
103
Anotações
Anotações
104
www.icmbio.gov.br
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