MÓDULO 5 – CUSTOS E PRAZOS DO PROJETO O estouro de cronogramas e orçamentos de projetos de desenvolvimento de sistemas de informação, já virou uma rotina para a maioria dos profissionais de desenvolvimento de softwares. Esses atrasos causam enormes prejuízos e desesperos tanto para gerentes do projeto como para os clientes. É bem provável que no próximo contrato seja oferecido um projeto com um menor prazo ou um menor custo, muitas vezes prometendo prazos politicamente agradáveis, embora fora da realidade. A rotina dos desenvolvedores de sistemas é composta por estimativa de prazos e custos, e não basta apenas que esse desenvolvimento atenda a todos os requisitos que são desejados pelos clientes, é necessário também que a sua produção esteja dentro de certos parâmetros de prazos e custos. Uma estimativa de prazos e custos é uma expectativa razoável tanto para os clientes como para os gerentes do projeto, pois se isso não for possível de ser feito, o produto pode tornar­se inviável do ponto de vista do mercado em que ele está sendo aplicado, sendo muitas vezes mais interessante a aquisição de um produto que sacrifique alguns requisitos, mas que esteja dentro dos prazos e custos desejados. O problema na estimativa acontece porque muitos desenvolvedores não conhecem os métodos e técnicas que são necessários para que seja feita uma estimativa de prazos e custos de qualidade. Muitas vezes, até que alguns desenvolvedores sabem fazer uma boa estimativa, mas as organizações onde trabalham não permitem ou não dão muita importância a uma avaliação franca das perspectivas dos projetos, existindo a política de “matar os mensageiros de más notícias”. Se observarmos bem o triângulo acima, podemos entender que o aumento de requisitos ocasiona o aumento de prazos e custos, e a redução dos requisitos leva a redução dos prazos e dos custos (nem sempre acontece dessa forma). Os requisitos, prazos e custos foram os vértices de um triângulo crítico. 5.1 Planejamento de projetos A cultura do prazo político é ruim para todas as partes envolvidas, pois os gerentes acumulam prejuízos e perdem a credibilidade, os desenvolvedores se estressam e podem produzir sistemas finais de má qualidade, e os clientes recebem produtos caros, de má qualidade e entregues fora do prazo estipulado e acordado.
Clientes e gerentes devem cobrar o cumprimento dos prazos prometidos, pressionando para que não sejam feitas promessas que não podem ser cumpridas. Deve ser feita uma checagem no cronograma e orçamento que foi proposto, sempre observando se são realistas ou não e se preciso, recorrer a serviços terceirizados. 5.2 Gerência do custo do projeto Requisitos bem levantados, analisados e documentados podem aumentar em muito a confiabilidade para que os custos sejam cumpridos. Os processos pertencentes à gerência dos custos do projeto devem ser analisados, pois são necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. Planejamento dos Recursos: determina quais os recursos de caráter pessoal, equipamentos e material deve ser utilizado, envolvendo a quantidade, para a execução das atividades do projeto. Estimativas dos custos: determina uma estimativa dos custos dos recursos que são necessários para a implementação das atividades do projeto. Orçamento dos custos: determina as estimativas dos custos globais aos itens individuais de trabalho. Controle dos custos: controla todas as mudanças existentes no orçamento do projeto. Todos os processos citados se integram mutuamente e ocorrem geralmente nas fases de desenvolvimento do projeto. 5.3 Gerenciamento dos prazos do projeto
O gerenciamento dos prazos do projeto é necessário para assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto. Seus processos fornecem uma visão geral do que deve ser feito para assegurar que os prazos serão cumpridos como acordado com os clientes. Definição das atividades: São identificadas as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do sistema. Seqüência das atividades: Identificação da relação de dependência existente entre as atividades que serão executadas. Estimativa de duração das atividades: é estimado um período de trabalho que será necessário para a implementação de cada atividade. Desenvolvimento de cronograma: é analisada a seqüência e a duração das atividades para que seja criado um cronograma do projeto. Controle do cronograma: Todas as mudanças no cronograma do projeto devem ser controladas. Assim como no gerenciamento dos custos, no gerenciamento do tempo todos os processos interagem uns com os outros e em alguns projetos, especialmente os menores, a seqüência das atividades, a estimativa da duração das atividades e o desenvolvimento do cronograma estão tão unidos que podem ser vistos como um único processo. 5.4 Controle do projeto
Todo planejamento é composto por incertezas. Como exemplo, a estimativa grosseira de certos requisitos, que podem ser refinadas com um desenho mais detalhado das partes do produto, assim o tamanho e a forma correta dessas partes, só é exatamente conhecido no final do projeto. Ao longo de um projeto, vários problemas devem ser enfrentados, controlando todas as variáveis que vão surgindo para não afetarem no cumprimento das metas estabelecidas. Em alguns casos esses problemas envolvem o remanejamento de pessoal, melhoria de ferramentas, em outros é necessária a renegociação de requisitos, prazos e custos. Para que seja feita uma renegociação, é necessário um replanejamento e atualizar as estimativas, pois novos dados serão incorporados.