1. Não tente apresentar um
modelo de como as coisas
deveriam funcionar
Primeiro apresente um modelo sobre como elas funcionam na realidade. Estabeleça um ponto de partida. Por exemplo, identifique um ponto de referência em relação a como os funcionários desempenham os melhores resultados. Em seguida, apresente um modelo do processo, seja graficamente ou como um documento simples. Uma vez que os pontos de referência tenham sido estabelecidos, baseados em desempenhos reais, desenvolva um modelo de fluxo de trabalho. E após validar o modelo, comece a aplicar melhorias. Como iniciar
com o BPM
O objetivo do uso de Business Process Management é otimizar a eficiência e melhorar a rentabilidade. A implementação de um Business Solution Process Management oferece benefícios imediatos e a longo prazo, e começar bem vai ajudar que você tenha ambos. Este “BPM Best Practices” vai ajudar –lo(a) a implementar BPM com sucesso em sua organização. 2. Pense grande, comece aos
poucos
Tenha uma abordagem progressiva, em vez de forçar mudanças em uma visão global de processos interconectados simultaneamente. Quando você começa com um projeto pequeno e fácil de gerenciar, é possível produzir resultados mensuráveis que devem facilitar uma maneira para implementação mais ampla. A primeira implementação deverá ser uma na qual as melhorias reais fazem a diferença para a empresa. 3. Envolva todos os interessados
no desenvolvimento e testes
Motive tanta colaboração quanto for possível entre os desenvolvedores e usuários finais. As pessoas que sabem como o processo realmente funciona e que são frequentemente responsáveis pela sua eficiência devem estar envolvidas na fase de modelagem do processo. Em seguida, a TI precisa saber como transformar o modelo de processo em aplicativos de usuários. Eles também conectarão a aplicação do processo com sistemas existentes. Por último, há os usuários finais – aqueles que usarão os aplicativos destacados. Realizar um teste rápido durante o desenvolvimento para obter um feedback prático de usuários (por exemplo, para verificar a usabilidade de formulários on-­‐
line) poderá fazer toda a diferença entre o posicionamento estratégico do BPM que é rapidamente adotado e um que é rapidamente abandonado. A a a [Type text] [Type text] 4. Selecione a ferramenta com
base nas suas necessidades
7. Informe resultados
imediatamente
Os aplicativos do BPM estão em diferentes formas, designadas para diferentes públicos. Geralmente, executivos precisam acompanhar os processos de negócios com uma ênfase primária no controle, visibilidade e eficiência. Desenvolvedores frequente-­‐
mente preferem soluções de código aberto, devido à transparência do código e disponibilidade de um ecossistema de soluções complementares acessíveis. E os usuários sempre querem algo fácil e simples de usar. É importante que os primeiros benefícios da implementação de BPM apareçam rapidamente. Defina o que deve ser entregue com base nos resultados: algo que possa ser observado ou usado. O custo também é uma consideração e o custo total da propriedade (TCO) deverá ser levado em consideração; soluções proprietárias geralmente têm um custo elevado, enquanto que soluções em código aberto tendem a custar menos. (Consulte o Kit de Ferramenta da Suite de Gerenciamento do Comprador, disponível em www.bonitasoft.com). 5. Escolha alguém para liderar o
projeto
Encontre e selecione um “patrocinador” para gerenciar o processo de implementação. O líder não deve necessariamente vir da gerência – dependendo da situação, pode ser apropriado designar alguém com um background técnico. O papel do líder é adaptar as rotinas existentes para incluir o BPM e vencer a resistência a estas mudanças quando for necessário. 6. Estabelecer marcos
Prepare um argumento para a implementação a curto e longo prazo de BPM e um guia para o projeto inteiro. Ele trata de um escopo planejado em detalhes. Deve conter marcos planejados de maneira a definir um prazo razoável para cada fase. Isto minimiza o risco, pois ao simplificar um grande plano de implementação em uma série de passos menores e mensuráveis, uma adaptação mais fácil é possível. 8. Motive a colaboração
Garanta a comunicação e a participação adequadas entre todas as partes. O líder deverá trabalhar em estreita colaboração com todos envolvidos para evitar problemas de «falta de vínculo da gerência» – no qual a gerência poderá não ter um entendimento completo sobre questões de dia-­‐a-­‐dia que os funcionários têm nos processos reais envolvidos. Ferramentas eficientes para colaboração na implementação de BPM incluem maneiras para que desenvolvedores de BPM compartilham (por exemplo, em um repositório comum), mecanismos «sociais» para discussão sobre o projeto de BPM. 9. Meça os resultados passo a
passo
Meça os resultados de novos procedimentos se o plano geral requer ajustes. Implemente uma maneira de coletar os dados, como indicadores de desempenho, KPI). Os KPIs podem ser rastreados em painéis empresariais, tabelas, etc., e mostram dados agregados dos resultados de testes e processos ao vivo. 10. Use serviços profissionais
quando necessário
Use especialistas externos (tais como os consultores e parceiros da BonitaSoft) para obter melhores resultados mais rapidamente. Isso é especialmente valioso em caso da implementação do software, onde uma falha significativa de design ou cálculo equivocado poderia causar grandes problemas e arruinar o investimento geral. Usar um fornecedor que poderá custar mais antecipadamente, mas a experiência vale a pena a longo prazo. A empresa BonitaSoft é a principal fornecedora de software de gerenciamento de processos empresariais em código aberto (BPM). Criada em 2009, pelos fundadores do projeto Bonita original, a empresa está democratizando o uso de BPMs em empresas de todos os tamanhos com uma solução intuitiva e poderosa, a ótimo preço. O programa Bonita Open Solution já foi acessado mais de 1.5 milhão de vezes por empresas no mundo inteiro. Contato para vendas: [email protected] Contato para parcerias: [email protected] bonitasoft.com/blog | twitter.com/bonitasoft | youtube.com/bonitasoft | facebook.com/bonitasoftbpm