Caso de Estudo - Secretaria-Geral do Ministério
da Justiça – do BPM às Interações Humanas
Paulo Moniz - CTO
Agenda
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BPM
Objectivos
Desafios
Solução Primesoft
Ganhos Obtidos
Recomendações
BPM na Primesoft
Serviços Primesoft
BPM
Abordagem tecnológica à
gestão dos processos de
negócio de uma organização
OBJECTIVOS
GESTÃO PROCESSOS
REDUZIR CUSTOS
AUMENTAR COMUNICAÇÃO
DESAFIOS
• Adaptação cultural para partilhar
informação
• Automatizar tarefas comuns
• Ganhar visibilidade sobre processos
internos
• Assegurar privacidade e segurança
nas interacções
SOLUÇÃO TECNOLÓGICA
Macro-Arquitectura Funcional
Integração • Gabinetes
Com
Outros
Processos adHoc
Processos
Contencioso e
Jurídico
Notas
Internas
Outros
(futuramente)
/SGMJ
• SGMJ /
Gabinetes
Sistemas
BPM
Processos de negócio
Expediente/Correspondência
Fluxo Ad-Hoc (Oracle)
Repositório de Documentos (Filenet)
• IGFIJ
Integração • Portal do
com
Cidadão
outros
• ...
Sistemas
de Gestão
Principais módulos (aplicações)
Gestão Documental
• Pesquisa avançada de documentos
• Consulta por metadados e por conteúdo
• Listagens de documentos
• Visualização de todos os metadados do documento
• Acesso à imagem do documento
• Autorizações estão indexadas aos processos , hierarquia e funções de cada colaborador
Desenho e Consulta de Fluxos de Trabalho
• Pesquisa avançada de fluxos de trabalho
• Consulta de tarefas executadas
• Consulta de tarefas pendentes de cada fluxo de trabalho
• Visualização do detalhe de cada tarefa
• Autorizações estão indexadas aos processos , hierarquia e funções de cada colaborador
Portal do Colaborador
• Acesso às tarefas individuais e do grupo
• Acesso às tarefas por tipo (parecer, despacho, informação, etc.)
• Diversos filtros relacionados com datas limite para execução
• Alertas por e-mail
• Acesso às tarefas dos subordinados
• Acesso às tarefas por tipo de processo (SG, DSJC)
Processos Ad-Hoc (Case Management)
Expediente
Direcção
Director de
Serviços
Chefe de
Divisão
Técnico
Chefe de
Divisão
Director de
Serviços
Director deExpediente
Direcção Serviços
Processo Existente ?
Sim/Não
Qual convenção ?
SG ou DSJC
...
Documento
Comentários
...
Destaque
Simplifica o processo da assinatura digital
qualificada dos documentos (sem que o utilizador tenha
que fazer check-in/check-out, e consequente descarregamento do
documento para o lado cliente de forma manual);
Compatível com Repositórios de
Documentação mais conhecidos (Filenet,
UCM, Alfresco, Documentum)
Acessos restritos e autenticados via Directório
(AD ou LDAP)
Multiplas vias de carregamento documentos:
Por procura no disco local;
Por digitalização
Por geração automática via template
Portal do Colaborador
Início de fluxos
Dashboard de tarefas
Ecrã de tarefa seleccionada
Filtros de tarefas
Ecrã de Tarefa
Número do Processo e Designação da Tarefa Acesso à aplicação de pesquisa documental
Tarefa em execução
Próximos passo do fluxo
Dados para próxima tarefa do fluxo
Metadados do Processo
Comentários
anexados ao Processo
Documentos do Processo
Metadados do
documento
seleccionado
Ganhos Potenciais
• Aumentar a produtividade de processos de trabalho mais
complexos e menos estruturados
• Aumentar a qualidade e velocidade na execução
• Inter-comunicação entre as várias unidades orgânicas
• Alinhamento dos processos operacionais com os stakeholders
externos e com a estratégia
• Melhoria da qualidade de informação
• Apoio à decisão
• Redução de gastos em papel e tratamento de anomalias
• Redução de processos redundantes
• Agilizar aprovações
• Melhorar fluxos de informação
• Diminuir custos de distribuição
• Melhor auditoria
Recomendações
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Projecto piloto
Começar por processos maduros
Equipa interna
Métricas
Tempo para optimização
Escolher bem o BPMs
BPM na Primesoft
Workflow
Encaminhamento de
Documentos
BPM
Aplicações de Negócio
CASE
Conteúdos e Processos
Processos não são Lineares
Encaminhantos Complexos
Gestão de Permissões
Aprovações
Lógica baseada em Regras de
Negócio
Integração
Métricas e Gestão de
Performance
Processos ad-hoc
Auditoria
Formulários Simples
Monitorização de Processos
Checklists
Somos a Aposta de Clientes Referência…
A. Pública Central
Projectos de Sistemas de Informação
A. Pública Local
Telecomunicações
Banca & Seguros
Tecnológicas
Saúde
Indústria
Outros
SERVIÇOS PRIMESOFT ?
• Re-Engenharia de Processos de
Negócio
–Definição da cadeia de valor
–Levantamento de processos de negócio
–Análise de factores de legislação,
estratégia, tecnologia e recursos
humanos
–Propostas de melhorias
–Definição de indicares de negócio (KPIs)
SERVIÇOS PRIMESOFT ?
• Implementação de
Sistemas BPM
– Modelação e simulação
– Programação dos
processos
– Programação portal dos
colaboradores (task
lists)
– Programação de portal
de supervisores e
decisores (dashboards)
OBRIGADO
Caso de Estudo - Secretaria-Geral do Ministério da Justiça – do BPM às
Interações Humanas