Gestão de Almoxarifado
Administração de Recursos Materiais e
Patrimoniais II
6º Semestre de Administração
O que é
Almoxarifado?
... é o local devidamente
apropriado para armazenagem e
proteção dos materiais da
empresa.
Convém, para entendimento,
conhecermos algumas
particularidades históricas.
É ainda ...
... O local destinado à fiel guarda e
conservação de materiais, em recinto
coberto ou não, adequado a sua
natureza, tendo a função de destinar
espaços onde permanecerá cada item
aguardando a necessidade de seu uso,
ficando sua localização, equipamentos e
disposição interna condicionados à
política geral de estoques da empresa.
Antigamente...
... ao falar em Almoxarifado tinha-se
a idéia de depósitos, quase
sempre o pior e mais inadequado
local da empresa, onde os
materiais eram acumulados de
qualquer forma, utilizando-se
mão-de-obra desqualificada e
despreparada.
Atualmente...
Por meio do recurso e modernas
técnicas, a situação primitiva
originou sistemas de manuseio e
armazenagem de materiais bem
sofisticados, o que provocou
redução de custos, aumento
significativo da produtividade e
maior segurança nas operações de
controle, com a obtenção de
informações precisas em tempo
real.
O Objetivo Primordial do Almoxarifado...
... É impedir
divergências de
inventário e perdas de
qualquer natureza.
O Almoxarifado...
... Deve assegurar que o material adequado,
na quantidade devida, estará no local certo,
quando necessário, de acordo com normas
adequadas, objetivando resguardar, além da
preservação da qualidade, as exatas
quantidades.
Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado
deverá possuir instalações adequadas, bem
como recursos de movimentação e
distribuição suficientes a um atendimento
rápido e eficiente.
Quanto a Retirada de
Produtos de Almoxarifado...
Rotinas rigorosas para a retirada dos
produtos preservam os materiais
armazenados, protegendo-os contra
furtos e desperdícios.
A autoridade para retirada do
estoque deve estar definida com
clareza e somente pessoas
autorizadas poderão exercer essa
atribuição, mediante apresentação
de requisição.
A eficiência de um Almoxarifado
depende fundamentalmente:
• da redução das distâncias internas
percorridas pela carga e do conseqüente
aumento
das viagens de ida e volta;
• do aumento do tamanho médio das unidades
armazenadas;
• da melhor utilização de sua capacidade
volumétrica.
As principais atribuições do
Almoxarifado:
• receber para guarda e proteção os materiais
adquiridos pela empresa;
• entregar os materiais mediante requisições
autorizadas aos usuários da empresa;
• manter atualizados os registros
necessários.
ESTRUTURA FUNCIONAL DO
ALMOXARIFADO ...
• Controle;
• Recebimento;
• Armazenagem;
• Distribuição
Controle
O Controle ...
...o controle dos estoques depende
de um sistema eficiente, o qual
deve fornecer, a qualquer
momento, as quantidades que se
encontram à disposição e onde
estão localizadas, as compras em
processo de recebimento, as
devoluções ao fornecedor e as
compras recebidas e aceitas.
Recebimento
O Recebimento...
As atividades do recebimento
abrangem desde a recepção do
material na entrega pelo Fornecedor
até a entrada nos estoques e
compreendem os materiais com
política de ressuprimento e os de
aplicação imediata, sofrendo
critérios de conferência quantitativa
e qualitativa.
O recebimento compreende quatro fases:
• 1ª fase: entrada de materiais;
• 2ª fase: conferência quantitativa;
• 3ª fase: conferência qualitativa;
• 4ª fase: Regularização.
1ª Fase:
Entrada de Materiais...
Tem como objetivo efetuar a
recepção dos veículos
transportadores, proceder à
triagem da documentação
suporte do recebimento,
encaminhá-los para descarga e
efetuar o cadastramento dos
dados pertinentes para o
sistema.
1ª Fase:
Entrada de Materiais
Na Portaria da Empresa...
Sofre critérios de conferência primária de documentação que
objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada
caso:
se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada
pela empresa;
se a compra devidamente autorizada tem programação prevista,
estando no prazo de
entrega contratual;
se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Após consulta ao órgão de compras, deve-se recusar o recebimento
para os casos referentes às compras não autorizadas ou em
desacordo com a programação de entrega, transcrevendo os
motivos no verso da Nota Fiscal
1ª Fase:
Entrada de Materiais
No Almoxarifado...
... está voltada para conferência de
volumes, confrontando-se Nota
Fiscal do fornecedor com os
respectivos registros e controles de
compra, posicionamento do veículo
no local exato da descarga,
providências de equipamento e
material de descarga necessários
Exame de Avarias...
O exame de avarias é necessário para
apontamento de responsabilidades. A
existência de avarias é constatada por
meio da análise de disposição da carga,
observando-se se as embalagens ou
proteções estão intactas e invioláveis
ou contenham sinais evidentes de
quebra, umidade, estar amassada, etc.
Recusa do Recebimento...
As divergências constatadas devem ser
apontadas no conhecimento de transporte e
também no canhoto da Nota Fiscal,
providência esta cabível para o
processamento de ressarcimento de danos,
se for o caso, e dependendo do exame
preliminar resultar a constatação de
irregularidades insanáveis em relação às
condições contratuais, deve-se recusar o
recebimento, anotando-se, também nestes
casos, no verso da 1ª via da Nota Fiscal as
circunstâncias que motivaram a recusa,
bem como nos documentos do
transportador.
Liberação do Transportador...
O Transportador será liberado mediante os
procedimentos anteriormente vistos e que
contemplam a recusa do recebimento, como
também para os materiais referentes às
Notas Fiscais devidamente checadas,
assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o
Conhecimento do Transporte.
Os materiais referentes às Notas Fiscais
aprovadas durantes essa etapa terão sua
descarga autorizada.
Descarga...
... é necessária a utilização de
equipamentos, dentre os quais se
destacam paleteiras, talhas,
empilhadeiras e pontes rolantes,
além do próprio esforço físico
humano, sendo necessário envolver
o fator segurança, não só com
relação ao material em si como
também, e principalmente, ao
pessoal.
2ª Fase:
Conferência Quantitativa...
é a atividade que verifica se a quantidade
declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal
corresponde à efetivamente recebida,
portanto, típica de contagem, devendo-se
optar por um modelo de conferência por
acusação, no qual o Conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a
quantidade faturada pelo Fornecedor,
conhecido como princípio da contagem cega.
A confrontação do recebido versus faturado é
efetuada a posteriori, por meio do
Regularizador que analisa as distorções
detectadas e providencia recontagem, a fim de
se dirimir as dúvidas constatadas.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos,
estes podem ser contados utilizando-se um dos
seguintes métodos:
manual: para casos de pequenas quantidades;
por meio de cálculos: para os casos que envolvam embalagens padroniza
com grandes quantidades;
por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolva
grande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas o
arruelas;
pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser
feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou
ferroviárias, casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença
entre o peso bruto e a tara do veículo;
medição: em geral, as medições são efetuadas por meio de trenas.
3ª Fase:
Conferência Qualitativa
... atividade também conhecida como Inspeção
Técnica, é da mais alta importância no contexto
de recebimento de materiais, uma vez que visa
garantir a adequação do material ao fim a que se
destina.
A Conferência Qualitativa visa garantir o
recebimento adequado do material contratado
pelo exame das características dimensionais; das
características específicas e das restrições de
especificação.
4ª Fase:
Regularização...
...caracteriza-se pelo controle do
processo de recebimento, pela
confirmação da conferência
qualitativa e quantitativa, por meio
do laudo da Inspeção Técnica e da
confrontação das quantidades
conferidas versus faturadas,
respectivamente, para decisão de
aceitar ou recusar, e, finalmente,
pelo encerramento do processo.
Documentos Envolvidos na Regularização
•
•
•
•
•
•
•
nota fiscal;
conhecimento de transporte
rodoviário de carga;
documento da contagem efetuada;
parecer da Inspeção, contido no
relatório técnico de Inspeção;
especificação da compra;
catálogos técnicos;
desenhos.
Processamento dará origem a
uma das seguintes situações...
• liberação de pagamento ao fornecedor,
em se tratando de material recebido
sem ressalvas;
• liberação parcial de pagamento ao
fornecedor;
• devolução de material ao fornecedor;
• reclamação de falta ao fornecedor;
• entrada do material no estoque.
Devolução ao Fornecedor
Quando constatada irregularidade insanável,
providencia-se a devolução de materiais com defeito
e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de
Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa
compradora.
Deve-se atentar para o prazo decadencial das
devoluções que é de 10 dias, a contar do
recebimento. Expirado esse prazo e não devolvida a
mercadoria, o fornecedor poderá executar a
Duplicata caso não seja paga em seu vencimento.
A devolução pode ocorrer também quando é detectado
alguma falha por deficiência da matéria-prima, como
não-cumprimento à especificação metalúrgica, o
Fornecedor será acionado para, em primeiro plano,
repor o material em questão e, em seguida, se for o
caso, ressarcir os prejuízos causados.
Armazenagem
O objetivo primordial da
Armazenagem...
... é utilizar o espaço nas três
dimensões (comprimento, largura
e altura), da maneira mais
eficiente possível. As instalações
do armazém devem proporcionar
a movimentação rápida e fácil de
suprimentos desde o recebimento
até a expedição
Cuidados na
Armazenagem...
•
•
•
•
•
determinação do local,
em recinto coberto ou
não;
definição adequada do
layout;
definição de uma política
de preservação, com
embalagens plenamente
convenientes aos
materiais;
ordem, arrumação e
limpeza, de forma
constante;
segurança patrimonial,
contra furtos, incêndios,
etc.
Cuidados especiais
devem ser tomados no
tocante à disposição
dos materiais no
Almoxarifado, o qual
pode conter produtos
perecíveis, inflamáveis,
tóxicos e outros, que
somados à variedade
total, definirão os
meios de
armazenagem.
Ao se otimizar a
armazenagem, obtém-se:
•
máxima utilização do espaço (ocupação do espaço);
•
efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-deobra e equipamentos);
•
pronto acesso a todos os itens (seletividade);
•
máxima proteção aos itens estocados;
•
boa organização;
•
satisfação das necessidades dos clientes.
A armazenagem compreende
seis fases:
• 1ª fase: Verificação das condições pelas quais o
material foi recebido, no tocante à proteção e
embalagem;
• 2ª fase: Identificação dos materiais;
• 3ª fase: Guarda na localização adequada;
• 4ª fase: Informação da localização física de guarda ao
controle;
• 5ª fase: Verificação periódica das condições de
proteção e armazenamento;
• 6ª fase: Separação para distribuição.
Itens de Estoque...
As mercadorias de maior saída do
depósito devem ser armazenadas
nas imediações da saída ou
expedição, a fim de facilitar o
manuseio. O mesmo deve ser feito
com os itens de grande peso e
volume.
Corredores de Acesso...
Os corredores dentro do depósito deverão
facilitar o acesso às mercadorias em
estoque.
A largura dos corredores é determinada
pelo equipamento de manuseio e
movimentação dos materiais.
A localização dos corredores é determinada
em função das portas de acesso e da
arrumação das mercadorias.
Entre as mercadorias e as paredes do
edifício devem existir passagens mínimas
de 60 cm, para acesso às instalações de
combate a incêndio.
Portas de Acesso...
... devem permitir a passagem
dos equipamentos de
manuseio e movimentação de
materiais. Tanto sua altura
como largura devem ser
devidamente dimensionadas.
Prateleiras e Estruturas...
Quando houver prateleiras e estruturas no depósito, a
altura máxima deverá considerar o peso dos
materiais. O topo das pilhas de mercadorias deve se
distanciar um metro das luminárias do teto ou dos
sprinklers (equipamentos fixos de combate a
incêndio) de teto.
As mercadorias leves devem permanecer na parte
superior das estruturas, e as mercadorias mais
pesadas devem ser armazenadas nas barras
inferiores da estrutura.
O piso deve ser suficientemente resistente para
suportar o peso das mercadorias estocadas e o
trânsito dos equipamentos de movimentação.
Critérios de Armazenagem...
fragilidade;
combustibilidade;
volatização;
oxidação;
explosividade;
intoxicação;
radiação;
corrosão;
inflamabilidade;
volume;
peso; e
forma.
Métodos de Armazenagem...
•
armazenagem por agrupamento: esse critério facilita as
tarefas de arrumação e busca, mas nem sempre permite o
melhor aproveitamento do espaço;
•
armazenagem por tamanhos (acomodabilidade): esse
critério permite bom aproveitamento do espaço;
•
armazenagem por freqüência: esse implica armazenar tão
próximo quanto possível da saída os materiais que tenham
maior freqüência de movimento;
•
armazenagem especial: por meio desse critério, destacamse:
- ambiente climatizado: destinam-se a materiais cujas
propriedades físicas exigem tratamento especial;
- inflamáveis: os produtos inflamáveis devem ser
armazenados em ambientes próprios e isolados,
projetados sob rígidas normas de segurança;
- perecíveis: os produtos perecíveis devem ser
armazenados segundo o método FIFO (First In First Out),
ou seja
Avisos de Advertências mais
conhecidos...
Armazenagem em Área
Externa...
Devido a sua natureza, muitos materiais
podem ser armazenados em áreas
externas, contíguas ao Almoxarifado, o
que diminui os custos e, em paralelo,
amplia o espaço interno para materiais
que necessitam de proteção em área
coberta.
Ex: materiais a granel, tambores e contentores, peças
fundidas, chapas de metal e outros.
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
galpão fixo: trata-se de galpão construído com
perfilados de alumínio extrudado e
conexões de aço galvanizado, cobertos com
laminado de PVC antichama, de
elevada resistência a rasgos, fungos e raios
ultravioleta;
galpão móvel: as características da estrutura e da
cobertura do galpão móvel são
praticamente semelhantes às do fixo. Porém, a
grande vantagem desse tipo de
galpão é a sua flexibilidade, ou seja, sua capacidade
de deslocamento, permitindo a
manipulação de materiais por todos os cantos e
eliminando a necessidade de
corredores.
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
Armazenagem em Área
Externa...
Armazenagem com Utilização de
Paletes...
O palete é uma plataforma disposta
horizontalmente para
carregamento, constituída de vigas,
blocos ou uma simples face sobre
os apoios, cuja altura é compatível
com a introdução de garfos de
empilhadeira, paleteira ou outros
sistemas de movimentação, e que
permite o arranjo e o agrupamento
de materiais, possibilitando o
manuseio, a estocagem, a
movimentação e o transporte num
único carregamento
Vantagens do Palete:
•
melhor aproveitamento do espaço disponível para
armazenamento, utilizando-se totalmente o espaço
vertical disponível, por meio do empilhamento
máximo;
•
economia nos custos do manuseio de materiais,
por meio da redução nos custos da mão-de-obra e
do respectivo tempo normalmente necessário para
as operações braçais;
•
possibilidade de utilização de embalagens
plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da
carga unitária, formando uma só embalagem
individual;
•
compatibilidade com todos os meios de transporte,
quais sejam, terrestre, marítimo e aéreo;
Vantagens do Palete:
•
facilita a carga, descarga e distribuição nos
locais acessíveis aos equipamentos de
manuseio de materiais;
•
permite disposição uniforme do estoque de
materiais, o que, por sua vez, concorre para
reduzir a obstrução nos corredores do
armazém e pátios de descarga;
•
os paletes podem ser manuseados por uma
grande variedade de equipamentos, como
paleteiras, empilhadeiras, transportadores,
elevadores de carga e até sistemas
automáticos de armazenagem
Dificuldades na Utilização de Palete
utilização de embalagens
não padronizadas;
pesos dos paletes;
vida curta e pragas que os
atacam, quando
fabricados em madeira.
Tipos de Paletes:
•
•
palete de face
simples: com duas
entradas ou com
quatro entradas;
palete de face dupla:
com duas entradas
ou com quatro
entradas;
Podem
ser de:
Madeira;
Plástico;
Metal.
Palete de Face Simples e Dupla:
Palete Convencional
Distribuição...
Distribuição...
É a atividade por meio da qual a
empresa efetua as entregas de
seus produtos, estando, por
conseqüência, intimamente ligada
à movimentação e ao transporte
Natureza dos Produtos a Transportar
•
carga geral: a carga geral deve ser consolidada para
materiais com peso individual de até 4 toneladas;
•
carga a granel, líquida e sólida;
•
carga semi-especial: trata-se de materiais com
dimensões e peso que exigem licença especial, porém no
gabarito que permite tráfego em qualquer estrada;
•
carga especial: trata-se de uma variável da definição
anterior, com a ressalva de que seu tráfego exige estudo
de rota, para avaliar a largura das obras de arte e a
capacidade das pontes e viadutos;
•
carga perigosa: os produtos classificados como
perigosos englobam mais de 3.000 itens, estando
codificados em nove classes, de acordo com norma
internacional.
Classificação da Distribuição:
•
distribuição interna: trata-se da
distribuição de matérias-primas,
componentes ou sobressalentes para
manutenção, do almoxarifado ao
requisitante, para continuidade
das atividades da empresa;
•
distribuição externa: trata-se da entrega
dos produtos da empresa a seus
clientes, tarefa que envolve o fluxo dos
produtos/serviços para o consumidor
final, motivo pelo qual adota-se a
denominação de distribuição física.
EQUIPAMENTOS PARA MANUSEIO DE MATERIAIS
O manuseio dos diversos materiais de um
Almoxarifado pode ser efetuado:
–
–
–
manualmente: trata-se do manuseio mais
simples e comum, efetuado pelo esforço físico
de funcionários;
por meio de carrinhos manuais: trata-se de
manuseio efetuado por meio de carrinhos
impulsionados manualmente;
por meio de empilhadeiras: trata-se de um dos
equipamentos mais versáteis para o manuseio
de materiais. Não possui limitação de direção,
movimentando-se horizontal e verticalmente e
podendo ser elétrica ou com motores a gás,
diesel ou gasolina, nos quais pode ser adaptada
uma série de acessórios que os tornam
funcionais;
O manuseio dos diversos materiais de um
Almoxarifado pode ser efetuado:
–
por meio de paleteiras: trata-se de um
tipo de empilhadeira manual, que pode
ser mecânica, hidráulica ou elétrica,
estando, por conseguinte, limitada a
manuseios horizontais;
–
por meio de pontes rolantes: trata-se
de equipamento constituído de
estrutura metálica, sustentada por
duas vigas ao longo das quais a ponte
rolante se movimenta; entre as duas
vigas, sustentado pela estrutura, corre
um carrinho com um gancho.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
•
ficha de controle de estoque (para
empresas ainda não informatizadas):
destinado a controlar manualmente o
estoque, por meio de apontamentos de
quantidades correspondentes às entradas
e saídas, como também propiciar o input
para reposição, quando o nível atingir o
ponto de ressuprimento;
•
ficha de localização (também para
empresas ainda não informatizadas):
utilizado para indicar as localizações
onde o material está guardado, sendo
ordenadas por ordem de código, em
arquivos próprios;
DOCUMENTOS UTILIZADOS
•
ficha de assinatura credenciada:
documento utilizado para identificar os
funcionários autorizados a movimentar o
estoque, constando, além da assinatura do
credenciado, sua qualificação na empresa;
•
comunicação de irregularidades:
documento utilizado para esclarecer ao
Fornecedor os motivos da devolução, quer
no aspecto quantitativo, quer no aspecto
qualitativo;
DOCUMENTOS UTILIZADOS
•
relatório técnico de inspeção: documento utilizado
para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a
recusa do material comprado do Fornecedor;
•
requisição de material: documento utilizado para
retirada de material do Almoxarifado;
•
devolução de material: documento utilizado para
devolver ao estoque do Almoxarifado as
quantidades de material porventura requisitadas
além do necessário.
PERFIL DO ALMOXARIFE
•
•
•
•
•
•
Seja honesto;
Qualificado;
Comprometido;
Leal;
Disciplinado;
Que se possa
confiar.
• Exercícios
• Case