Gerenciador
Financeiro
Info Livre
Para navegar clique sobre as setas ou utilize o teclado
Bem-Vindo à apresentação do
GFIL - Gerenciador Financeiro Info Livre
Agradecemos por dispor do seu tempo para assistir esta
apresentação.
Antes de continuarmos, gostaríamos de salientar que o custo desse
sistema é somente R$ 99,00 para o registro inicial e 79,00 na renovação,
que é anual, sem custo adicional para utilização em terminais de rede.
Com essa taxa você ainda pode contar com suporte técnico via e-mail,
msn, skype e telefone, além das atualizações.
Nas telas a seguir, você poderá conferir a aplicabilidade, layout e
funcionalidade do sistema.
Outras dúvidas que surgirem, poderão ser dirimidas com nosso
suporte técnico em nossa página www.infolivre.com.br.
Para instalar o sistema, basta baixar o arquivo na seção “Downloads” em nosso site
www.infolivre.com.br e executá-lo. Em uma das telas (acima) do processo de instalação, será
perguntado o tipo de instalação, selecione “Servidor” e clique em avançar.
Após terminada a instalação do Gerenciador Financeiro Info Livre, iniciar-se-á
automaticamente a instalação do Firebird. Não se preocupe com esse programa, pois você
não o utilizará diretamente, mas ele precisa ser instalado, pois dará suporte ao gerenciamento
do banco de dados do GFIL. Na instalação do Firebird, vá apenas clicando em “Seguinte” até
terminar a sua instalação. Após terminado isso, reinicie o micro.
Após ter reiniciado o micro, veja o ícone do GFIL criado na área de trabalho de seu
computador. Execute-o.
A imagem acima mostra a tela de login do sistema.
Esse acesso é feito de forma individual por cada operador do programa, com seu código e
senha pessoais.
A empresa Matriz e o operador de código 1 (Administrador) já vem cadastrado e possui a
senha tdi (assim mesmo, minúsculo). Por questões óbvias de segurança, essa senha deverá
ser alterada logo no primeiro acesso.
Informe o código 1 e senha tdi e clique em acessar.
Pronto. Você agora está na tela principal do Gerenciador Financeiro Info Livre.
Antes de prosseguirmos com a descrição dos módulos que compõem o sistema, vamos analisar
algumas funções, teclas e botões que são genéricas, ou seja, estão presentes em várias telas do
programa e se comportam igualmente em todas. São elas:
 Todas as telas do sistema podem ser acessadas utilizando-se somente o teclado. Todos os itens
de menu têm uma letra sublinhada. O pressionamento simultâneo das teclas Alt + tecla da letra
sublinhada, aciona aquele menu;
 Grande parte dos itens de menu têm atalho. Para verificar qual é esse atalho, basta abrir o menu.
Por exemplo: Cadastro de Clientes  CTRL+L;
 Tecla F1: aciona a ajuda do sistema;
 Tecla F2: usada para incluir itens nos módulos de vendas, compras, orçamentos, consignações,
pedidos de compra, compras e ordens de serviço;
 Tecla F4: usada para excluir itens nos mesmos módulos;
 Tecla F5: usada para editar itens nos mesmos módulos;
 Tecla F6: usada para gravar o registro em edição;
 Tecla F7: carrega composição de orçamento e ordem de produção;
 Tecla F8: chama a tela de pesquisa de cadastros. O cadastro a ser pesquisado dependerá de qual
módulo se está editando;
 Tecla F9: usada para selecionar vendas, compras, orçamentos, consignações, compras, pedidos
de compras ou ordens de serviço;
 Tecla F10: usada para se alternar entre as guias da tela, nos módulos onde a tela é dividida em
guias. Por exemplo: no cadastro de clientes há as guias “Seleção”, “Cadastro Geral” e “Outras
Informações”;
 Tecla F11: abre a calculadora do Windows;
 Tecla espaço: Estando num campo onde se deva informar o nome de um cliente, vendedor,
fornecedor ou outro, ao pressionar essa tecla, o sistema abre a lista de cadastros existentes para
aquele campo. Por exemplo, estando no campo “Cliente” de uma venda e pressionar a barra de
espaço, o sistema disponibilizará a lista de clientes cadastrados para que seja selecionado um para
aquela venda.
Botões (imagem acima):
 Incluir (acionável através de clique ou teclas Alt+I): Inicia a inclusão de um novo registro;
 Alterar (acionável através de clique ou teclas Alt+A) : Inicia a edição de um registro já
existente;
 Excluir (acionável através de clique ou teclas Alt+X); Deleta o registro selecionado;
 Sair (acionável através de clique ou tecla ESC): Fecha a tela atual;
 Gravar (acionável através de clique ou tecla F6): grava um registro iniciado pelo botão
incluir ou alterar;
 Cancelar (acionável através de clique ou tecla F3): cancela as informações registradas
após o acionamento do botão incluir ou alterar.
OBS:

Os botões gravar e alterar só ficam disponíveis após o acionamento do botão incluir ou
alterar;

Todos os relatórios têm a possibilidade de se gerar um arquivo .pdf, .doc, .html ou .xls
para serem abertos e editados por outros aplicativos como Word, Excel, Acrobat Reader, etc.

Todos os relatórios têm a possibilidade de serem enviados por e-mail diretamente pelo
programa. As mensagens serão colocadas na caixa de saída do Outlook Express.
Cadastro de Clientes
Módulo para se cadastrar os dados dos clientes da empresa. É possível impostar diversos
dados, conforme se pode conferir nas telas acima.
Apenas os campos código (que o sistema gera automaticamente, mas que pode ser
alterado) e nome são obrigatórios. Através dessa tela também é possível acessar o módulo
para enviar e-mails em massa a todos os clientes ou apenas aos aniversariantes de
determinado dia/mês;
Outro módulo que pode ser acessado a partir desta tela, é o de “Ocorrências”, onde
podem ser registradas diversas informações a respeito do cliente, como por exemplo, o
histórico de negociações de dívidas em atraso.
Caso queira, você poderá estabelecer um limite de crédito para o cliente, bloqueá-lo para
que não seja possível registrar uma venda à prazo ou mesmo colocá-lo como inativo. Neste
último caso, o cliente continuaria em sua carteira, mas não apareceria mais nas listas de
consultas do cadastro e só retornaria a essas consultas quando fosse novamente ativado.
Cadastro de Fornecedores
Módulo para se cadastrar os dados dos fornecedores da empresa.
Apenas os campos código (que o sistema gera automaticamente, mas que pode ser
alterado) e nome são obrigatórios. Através dessa tela também é possível acessar o módulo
para enviar e-mails em massa a todos os seus fornecedores;
Clicando no botão “Ocorrências”, você acessa o módulo onde podem ser registradas
diversas informações a respeito do fornecedor, como por exemplo, o histórico de cotações
de preços efetuadas com cada fornecedor.
Você pode deixar um fornecedor como inativo. Neste caso, ele continuaria em sua
carteira de fornecedores, mas não apareceria mais nas listas de consultas do cadastro e só
retornaria a essas consultas quando fosse novamente ativado.
Ocorrências de Clientes e Fornecedores
Aqui você registra fatos ocorridos na vida de seu cliente ou fornecedor na sua empresa.
Exemplos: um cliente está em atraso com a empresa. Você poderá registrar cada
contato, com dia e hora, que efetuar com ele para negociar a regularização da dívida; outro
exemplo: você precisa cotar preços com seus fornecedores com freqüência. Cada contato
que fizer com cada fornecedor sobre uma cotação, você poderá registrar nesse módulo.
Cadastro de Funcionários e Vendedores
Módulo destinado ao registro das informações cadastrais de seus funcionários e/ou
vendedores.
Se você paga comissão aos vendedores, estabeleça o percentual pago sobre as vendas
à vista e à prazo.
Também é possível definir se o vendedor vai ou não receber comissão nas vendas (útil
para empresa que paga comissão parar alguns vendedores e para outros não).
Se você paga a comissão sobre um percentual diferente em cada produto, não se
preocupe, o sistema também faz esse controle. Essa configuração você fará em outro
módulo.
Operadores do Sistema
Módulo destinado ao registro das pessoas que irão operar o sistema. Não confunda operador com
vendedor. Operador é a pessoa que vai acessar o programa para efetuar os registros (cadastros,
vendas, compras, etc.).
O operador 1 (Administrador) já vai previamente cadastrado pelo sistema e tem a senha de
acesso tdi. Por questões óbvias de segurança, essa senha deverá ser alterada para uma senha que
só você saiba.
Após efetuada a alteração de sua senha, analise com atenção todos os itens desse módulo e só
então, cadastre os demais operadores que utilizarão o programa na sua empresa.
Perceba que existem três níveis de acesso: Módulos do nível 1 – Sem acesso; Módulos do nível 2
- Somente Visualização (o operador acessa a tela, mas não consegue alterar, inserir ou excluir um
registro); e Módulos do nível 3 - Acesso irrestrito. Clique sobre o módulo que deseja mudar o nível de
acesso e com as setas movimente-o para o nível desejado.
Mesmo que um operador tenha nível 3 em todos os módulos, haverá algumas funções
que ele não poderá acessar ou alterar se não tiver o status de “Super Operador”. Por
exemplo: somente um super operador pode alterar o limite de crédito de um cliente;
somente um super operador pode excluir um lançamento do livro caixa; mesmo que um
operador tenha nível 3 para o módulo vendas, para dar descontos numa venda, é preciso
uma autorização especial adicional para isso. Todas essas autorizações especiais podem
ser conferidas na guia outros poderes (imagem abaixo)
Cadastro de Setores de Localização de Produtos
Módulo destinado ao cadastro de setores de localização de produtos. Com isso será
possível organizar os produtos por setores internos ou mesmo externos da empresa.
Ao extrair determinados relatórios você poderá filtrá-los por setores de localização dos
produtos.
Cadastro de Classes de Clientes / Fornecedores
Módulo destinado ao cadastro de classes de clientes e fornecedores, utilizado para
filtragens em relatórios.
Cadastro de Contas Caixa
As contas caixa servem para diferenciar (na hora de lançar e, principalmente, quando se
extrair relatórios) tipos de receitas e despesas que são lançadas automaticamente pelo
sistema - no caso de uma venda, compra, etc - ou mesmo aquelas lançadas manualmente
no livro caixa e bancos, pelo usuário.
O objetivo principal desse módulo é permitir a extração de relatórios das entradas e
saídas (tanto do livro caixa, como dos lançamentos bancários) financeiras da empresa.
É possível saber quanto se gasta ou se arrecada em cada item. Exemplo: dentro de
"Despesas Operacionais" poderíamos ter uma conta (subgrupo) "Pagamento de Salário";
dentro de "Receitas Operacionais" poderíamos ter uma conta (subgrupo) "Venda de
Mercadorias" e assim por diante.
Cadastro de Formas de Recebimentos de Vendas
No cadastro da forma de recebimento, você
informa o percentual à vista e/ou à prazo, na loja ou
cartão, o número de parcelas e o tipo de documento
que serão "carregados" automaticamente na venda,
de acordo com a forma de recebimento selecionada
quando uma nova venda for iniciada. Essa
sistemática permite que você tenha várias forma de
recebimento previamente configuradas. Cada vez
que você iniciar uma nova venda, o sistema já
calculará automaticamente como os valores da
venda serão recebidos (tudo à vista, tudo à prazo,
parte à vista e parte à prazo,...).
Veja no exemplo, a forma “6x no Crédito”,
quando utilizada em uma venda na tela de
recebimento automaticamente o sistema colocará
0,00 no valor à vista e gerará 6 parcelas a vencer
no cartão de crédito, faltando apenas informar a
operadora do cartão de seu cliente. Esses
valores/parcelas também poderão ser alterados
manualmente, antes de gravar a venda.
Cadastro de Operadoras de Cartões
As operadoras serão utilizadas no módulo de vendas quando o recebimento do cliente for
através de cartão de crédito/débito.
Informe o nome da operadora, taxa e dias para recebimento no cartão de débito e taxa e
dias para recebimento no cartão de crédito, informe também qual conta bancária deverá ser
creditada quando for efetuada a baixa.
Cadastro de Contas Bancárias
Módulo para se cadastrar as contas bancárias que a empresa possui e que serão utilizadas
posteriormente para lançamentos diretos e baixa de contas a pagar e contas a receber.
Cadastro de Categorias de Produtos
A categoria serve para sua empresa organizar os produtos por espécie (exemplos:
eletrônicos, tecido, eletrodomésticos, perecíveis, cozinha, etc.). Este módulo não deve ser
utilizado para a separação dos produtos por setores de localização, pois há um módulo
específico para isso. A categoria será útil na hora de extrair um relatório de produtos, pois
será possível filtrar o relatório e extrair apenas os cadastros / movimentos de uma
determinada categoria.
Cadastro de Produtos
Destinado ao cadastro de produtos.
Os campos margem de lucro, ICM, outros custos e comissão de vendedores serão
utilizados na composição do preço das tabelas de vendas que são configuradas em outro
módulo (tabela de preços).
Ao cadastrar o produto você pode ou não informar o estoque inicial dele.
Quando clicar em “Gravar”, o sistema solicitará o preço de compra do produto. Com o valor
informado, será gerada a tabela de preços de compra. Esse valor também servirá de base
para a geração das tabelas de preços de venda que estiverem cadastradas.
Note que o estoque pode ter mais de duas casas decimais. A quantidade de casas
decimais do estoque de produtos e também a quantidade de casas decimais dos preços dos
produtos pode ser 0,1,2,3 ou 4. Isso você define em outro módulo: Parâmetros da empresa.
Cadastro de Tipos de Serviços
Cadastra os serviços prestados pela empresa, que serão utilizados posteriormente nas OS.
Ao gravar o sistema solicitará o preço de custo do produto. Com o valor informado, será
gerada a tabela de preços de compra. Esse valor também servirá de base para a geração das
tabelas de preços de venda que estiverem cadastradas.
Também é possível informar a comissão do vendedor sobre o serviço prestado.
Cadastro de Matérias-Primas
Tela de cadastro de matérias-primas a serem utilizadas nos módulos de Compra de
Matéria-Prima e Ordem de Produção (transformação de matéria-prima em produto
acabado).
Cadastro de Bens Patrimoniais
Tem por objetivo registrar os dados relativos aos bens patrimoniais da empresa.
Aqui você informará os bens como imobilizado, ações, títulos, etc.
O valor registrado para cada bem será computado para formação do relatório financeiro
estatístico que o sistema grava no início de cada mês.
Cadastro de Veículos
Módulo destinado ao cadastro de veículos para controle (financeiro e média de consumo) de
gastos com combustível da frota da empresa.
Cadastro de Empresa/Filial
Módulo para criação de mais de uma empresa a ser gerenciada pelo sistema.
Utilizado quando se controla filiais no mesmo computador, ou até outra empresa. Utiliza
alguns cadastros como clientes, fornecedores, produtos, serviços, compartilhados entre
as empresas/filiais, porém com movimentações registradas exclusivamente na empresa
logada.
Abastecimento de Veículos
Neste módulo, você poderá lançar todos os abastecimentos de combustível dos
veículos que são utilizados em trabalhos na empresa. O sistema fará o débito no caixa ou
gerará uma conta pagar e também fará o cálculo da média de consumo de cada veículo.
Lançamentos Bancários
Entradas e Saídas
Módulo
destinado
ao
registro
dos
lançamentos relativos à movimentação das
contas bancárias.
Lançamentos oriundos de contas a receber
ou pagar baixadas, bem como os valores
recebidos à vista em vendas e pagos à vista
em compras e direcionados à contas bancárias,
são lançados automaticamente pelo sistema na
conta corrente selecionada naquele módulo.
Transferência entre Contas
Tela de lançamento de transferência
entre duas contas da empresa. Gera
simultaneamente um lançamento de
débito na conta de origem e um
lançamento de crédito na conta destino.
Caixa Diário
Efetue aqui os lançamentos de seu caixa diário. O fechamento e abertura do caixa o
sistema faz automaticamente.
Lançamentos oriundos de contas a receber ou pagar baixadas, bem como os valores
recebidos à vista em vendas e pagos à vista em compras, são lançados automaticamente
pelo sistema.
Você pode discriminar o valor lançado, separando-o em dinheiro, cheque, ticket e outros.
Transferência Caixa/Banco
Para transferências caixa/banco ou
banco/caixa.
Lançamentos de Contas a Receber
Módulo destinado ao registro das contas a receber da empresa.
Não é necessário inserir as contas oriundas de vendas com pagamento parcelado, pois
essas contas o sistema gera automaticamente.
Baixa de Contas a Receber
Como o próprio nome já diz, este módulo serve para você registrar as contas recebidas, ou
seja, baixar as contas a receber.
Pode ser registrado um recebimento parcial ou total de uma conta.
O valor recebido pode ser creditado no caixa ou em uma conta bancária, ou ainda recebido
através do cartão de débito/crédito que gera um cartão a receber em nome da operadora..
O sistema calcula automaticamente os juros de contas vencidas e registra em “Projeção de
Juros”. Você pode acrescer esse juro ao saldo devedor da conta clicando no botão “Debitar Juros
Projetados”.
Pode ser baixada apenas uma conta ou várias contas de uma só vez.
A apresentação das contas na tela, pode ser filtrada por cliente, conta caixa, número ou tipo de
documento e ainda vencimento.
Você pode discriminar o valor recebido, separando-o em dinheiro, cheque, ticket e outros.
Contas Recebidas
Apresenta as contas a receber que foram baixadas.
Você pode imprimir um recibo da conta do sistema ou, na guia “Recibo de Contas
Extra Sistema”, preencher e imprimir um recibo de outras contas, e ainda o cheque do
cliente.
Também é possível fazer o estorno da conta recebida. Nesse caso, o sistema retornará
a conta à carteira de contas a receber e também excluirá o lançamento do caixa ou da
conta bancária, relativo ao crédito do recebimento.
Baixa de Cartões a Receber
Aqui efetua-se a baixa de cartões a receber das operadoras.
A seleção pode ser feita por cliente, data prevista, número da OS, número da venda, ou
ainda por operadora.
Pode ser baixada apenas uma conta ou várias contas de uma só vez.
O valor líquido referente à baixa do cartão será creditado na conta bancária informada no
cadastro da operadora.
É possível alterar o valor do desconto da operadora antes da baixa na guia “Ajuste de
Descontos”.
Lançamentos de Contas a Pagar
Módulo destinado ao registro das contas a pagar da empresa, lançadas diretamente
neste módulo (ex.: contas de luz, água, etc) ou oriundas do módulo de compras (nesse
caso sem a necessidade de novo lançamento).
Baixa de Contas a Pagar
Módulo para você registrar as baixas de contas de fornecedores, quando efetuar o
pagamento.
Pode ser registrado um pagamento parcial ou total de uma conta.
É possível baixar várias contas de uma só vez.
O valor pago pode ser debitado no caixa ou em uma conta bancária.
A apresentação das contas na tela, pode ser filtrada por fornecedor, conta caixa,
número ou tipo de documento e ainda vencimento.
Você pode discriminar o valor pago, separando-o em dinheiro, cheque, ticket e outros.
Contas Pagas
Apresenta as contas a pagas a fornecedores.
É possível fazer o estorno da conta paga. Nesse caso, o sistema retornará a conta à
carteira de contas a pagar e também excluirá o lançamento do caixa ou da conta
bancária, relativo ao débito do pagamento.
Baixa de Comissão de Vendedor
Apresenta os lançamentos das comissões a pagar aos vendedores, geradas nos
módulos de vendas de produtos e/ou Ordem de Serviço.
Você pode selecionar apenas um ou vários lançamentos para serem baixados de uma
só vez, separadamente dos valores à vista e à prazo. O débito gerado pela baixa, será
lançado no caixa.
Compra de Matéria-Prima
Módulo para compra de matérias-primas que serão utilizadas na ordem de produção
sendo transformadas em produto acabado.
A compra pode ser à vista ou à prazo, e também cancelada se lançada indevidamente.
Ordem de Produção
Faz a transformação em produtos acabados das matérias-primas compradas. É possível
imprimir a ordem para envio ao setor de produção e também desfazê-la em caso de
lançamento indevido e também salvá-la em arquivo
Ajuste de Estoque
Módulo para ajustar uma entrada ou saída de produto ou matéria-prima do estoque.
Observe que existem telas específicas para o ajuste do produto e da matéria-prima.
Transferência de Estoque para outra Empresa/Filial
Produtos e Matérias-Primas
Transfere saldo de produtos e matérias-primas entre as empresas gerenciadas pelo sistema.
Orçamentos
Registra orçamentos feitos aos clientes da empresa.
Pode ser feito o orçamento somente de peças como misto (peças e serviços).
É possível imprimir o orçamento ou gerar um arquivo .doc do mesmo. Também é possível
salvar e carregar a composição se costumar orçar rotineiramente os mesmos itens.
O sistema tem também a opção para você transformar o orçamento em venda efetiva, o que
dispensa a necessidade de se digitar os dados novamente, quando o cliente decidir pelo
fechamento do negócio.
Você também pode gerar um arquivo .html, .pdf ou .xls ou ainda enviar o orçamento por email.
Saídas em Consignação
Registra saídas temporárias de mercadorias que seus clientes levam em consignação
para depois decidirem pela compra ou não das mesmas.
É possível imprimir um termo para o cliente assinar, constando os itens de mercadorias
que ele levará para avaliar.
Quando o cliente decidir pela compra, o sistema transforma a consignação em venda
automaticamente, sem a necessidade de digitar os dados novamente.
Pedidos de Compra
Registra pedidos de mercadorias feitos a fornecedores.
É possível imprimir o pedido ou enviá-lo por e-mail.
Pode-se também definir se o pagamento das mercadorias será feito no momento da
gravação do pedido (nesse caso, o sistema solicitará que você informe as condições de
pagamento – valor à vista e valor à prazo) ou quando a mercadoria for recebida.
Quando a mercadoria for efetivamente recebida o sistema transformará o pedido em
compra definitiva automaticamente, sem a necessidade de digitar os dados novamente.
Compra de Mercadorias
Módulo destinado ao registro das compras efetuadas, podendo as mesmas serem à vista
ou à prazo.
A compra pode ser impressa, e também cancelada estornando o estoque, as contas a
pagar e/ou lançamentos no caixa.
Altera Tabela de Preços de Vendas e Compras
Para todas as tabelas de preços, tanto de compra como de venda, você pode configurar
o sistema para que todos os produtos tenham seu preços alterados automaticamente,
sempre que for feita uma nova compra e/ou venda. Esta tela serve para que possa alterar
manualmente o preço de venda e de compra de um determinado produto.
Ordens de Serviço
Neste módulo são efetuadas as aberturas de ordens de serviços.
Se você paga comissão a vendedores, poderá definir um vendedor para as peças que
forem utilizadas no conserto do equipamento e outro vendedor para a mão-de-obra aplicada
na OS.
A OS poderá ser interna (o cliente traz o equipamento e você registra a recepção) ou
externa (você registra o chamado de atendimento).
Depois de efetuada a abertura da ordem de serviço, você fará os registros nos submódulos de inclusão de serviços, inclusão de peças, inclusão de ocorrências diversas que
ocorrem com o equipamento enquanto ele está em conserto (um exemplo de ocorrência: o
técnico detecta o problema no equipamento e você orça o conserto. Contata-se o cliente
informando o valor. O cliente por sua vez, se compromete a fazer uma análise dar um
retorno. Aí você registra isso no sub-módulo ocorrências, para que fique gravado quando
você avisou ele do orçamento).
Quando for efetuar o fechamento final do serviço, você acessa o sub-módulo
“Fechamento” e, quando o cliente vier retirar o equipamento, registra-se no sub-módulo
“Entrega”.
O sub-módulo “Atendimento Externo”, destina-se a registrar a saída e retorno do técnico
a campo.
Venda Normal de Produtos
Módulo destinado ao registro das vendas efetuadas, podendo as mesmas serem à vista na
loja ou cartão, ou à prazo na loja ou cartão, em parte ou no total.
É possível imprimir diversos relatórios relativos à venda através do menu “Opções” que
está presente nesta tela, como por exemplo: ticket da venda, duplicatas, promissórias, etc.
O valor recebido à vista pode ser creditado no caixa ou numa conta bancária.
Parcelas à prazo “Na Loja” ficam em contas a receber em nome do cliente, parcelas do
cartão de débito e crédito, ficam pendentes em cartões a receber em nome da Operadora.
Uma venda por ser cancelada, estornando tanto estoque como financeiro.
Contrato de Manutenção
Módulo para controle de serviços cuja cobrança é feita mensalmente. Por exemplo,
contratos de manutenção de suporte técnico, manutenção de softwares, manutenção de
web sites, etc.
Ao gravar um contrato, o sistema gerará tantas contas a receber quantos for o valor
informado no campo "Qtde Meses".
No menu "Opções / Gerar Contrato" dessa tela, você poderá gerar um contrato que
será exportado no formato .doc e que poderá ser aberto no Microsoft Word. É preciso que
esse software esteja instalado. Esse contrato contém algumas cláusulas pré-definidas
pelo sistema, mas você pode incluir outras cláusulas. O contrato também pode ser
cancelado ou rescindido. E ainda em seu término ser renovado.
Venda Balcão
Neste módulo é possível realizar vendas de forma muito rápida e simples.
É parecido com a venda normal. Porém, com bem menos informações. O cliente, o
vendedor, a conta caixa e a tabela de preços são previamente configuradas nos parâmetros
da empresa.
Se sua empresa trabalha com produtos que tenham etiqueta de código de barras, o
processo para se registrar a venda será ainda mais rápido. Basta iniciar a venda (estando na
tela principal do programa, pressionar F7), ir passando os produtos no leitor e depois
pressionar F6 e F6 novamente, ou seja, você faz uma venda de dezenas de itens
pressionando apenas três teclas.
Bem em baixo, à direita desta tela, há duas opções que você pode configurar: imprimir
ticket após finalizar a venda (o ticket é impresso automaticamente) e tela cheia. Habilitando
esses itens uma vez, o sistema trará eles sempre habilitados nos próximos acessos a essa
tela. É claro que poderão ser novamente desabilitados.
Tabelas de Preços de Venda
O preço de um produto não faz parte do módulo de
cadastro de produtos. Esse campo faz parte do módulo de
tabelas de preços.
Existe a tabela de preços de compra que o sistema cria
automaticamente. O valor de cada produto nessa tabela de
compra, é o valor que você informa quando cadastra o
produto.
Por outro lado, existem as tabelas de preços de venda.
Essas tabelas de venda, você cria, altera e exclui como desejar,
ou seja, você pode ter várias tabelas de venda, cada uma com
um percentual de lucro, ICM, outros custos e comissão de vendedores diferentes. O preço de
cada produto em cada tabela de preços de venda é calculado pelo sistema considerando-se o
preço de compra do produto mais os percentuais de ICM, lucro, comissão e outros custos que
você definir neste módulo de tabelas de preços de venda. A margem de lucro pode ser uma
única para toda a tabela ou uma margem diferente para cada produto. Tudo isso é você que
definirá neste módulo, conforme as particularidades e necessidades de sua empresa. Por
exemplo, você pode criar uma tabela chamada preços à vista, outra, preços para 30 dias,
para 90 dias, promoção de fim de ano, promoção do dia dos pais, etc. Quando você for
efetuar uma venda, orçamento, consignação ou ordem de serviço, será solicitado que você
escolha uma das tabelas de venda que estão configuradas no sistema. Aí, cada item que você
inserir na venda, compra, etc., o sistema utilizará o preço final de venda desse item naquela
tabela selecionada.
Ao definir uma tabela como “Padrão”, sempre que se iniciar uma venda, orçamento,
consignação ou ordem de serviço, o sistema já selecionará essa tabela padrão
automaticamente.
Vendas por Representação
Módulo destinado às vendas diretamente do fornecedor para o cliente final, sem registro
de entrada/saída do produto no estoque, gerando uma conta a receber para a empresa com o
valor total da comissão.
Consulta Rápida de Produtos
Nesta consulta rápida, o sistema mostra vários campos dos produtos, inclusive o
preço de venda em cada tabela de preços que você tiver cadastrada.
Com o pressionamento da tecla CTRL, é possível ver a foto do produto.
Outras Consultas Rápidas
Relatórios Diversos
O sistema possui mais de 80 relatórios que disponibilizam em tela ou em papel todas as
informações (cadastros e movimentações) registradas em qualquer período.
Todos os relatórios podem ser enviados por e-mail ou salvos em arquivo no formato
.doc, .xls, .html ou .pdf.
No cabeçalho dos relatórios é impresso o logotipo (tamanho 3cm x 4cm) personalizado
de sua empresa.
Conforme pode ser verificado na tela abaixo, o sistema tem diversas opções de
filtragem dos dados a serem impressos: por período, somente de um determinado cliente,
produto, fornecedor, vendedor, tipo de documento, de uma determinada conta caixa, entre
outras opções.
Relatório de Contas a Receber
Lista as contas a receber e já calcula (projeta, mas não debita no saldo devedor da
conta) os juros das contas vencidas. A taxa de juros a ser considerada nesse cálculo,
você informa no módulo parâmetros da empresa.
Envio de E-mails em Massa
Aqui você pode enviar uma mensagem a todos os seus clientes ou fornecedores;
Pode-se enviar a mensagem a apenas um cliente ou fornecedor, a todos eles ou
apenas aos aniversariantes de determinado dia/mês.
Também é possível gerar um arquivo .txt com todos os e-mails cadastrados.
Envio de Pedido de Suporte
Disponibiliza a opção para envio de pedido de suporte técnico para o Clube,
diretamente pelo sistema, sem necessidade de se acessar o site ou enviar mensagens
por outro meio.
Cálculo de Parcelamento
Muito útil para calcular valores de prestações fixas em vendas à prazo.
Basta informar os dados (valor total da venda, prazo e taxa de juros) que o sistema
calcula o valor da parcela fixa.
Histórico de Operações
Lista detalhadamente o que e quando cada operador fez no sistema.
Tela Principal do Sistema
A imagem que aparece nessa tela poderá ser personalizada, substituindo-a por uma
imagem de sua empresa ou outra de sua preferência.
Backup Adicional
Sempre que fechar o programa, no servidor, o sistema fará automaticamente uma cópia
de segurança adicional (além da cópia manual que pode ser feita através do menu
“Utilidades / Segurança dos Dados”). Serão gerados sempre dois arquivos: um com
extensão .fck e outro com extensão .utl. Ambos devem ser armazenados em mídias
seguras e diferentes do HD (disco rígido) em que o programa está sendo executado.
Na primeira vez que você faz esse backup, o sistema armazena o destino (caminho)
que você indica no campo “Destino do Backup” dessa tela e, nas futuras operações,
utilizará o mesmo caminho até que você opte por mudá-lo novamente.
É possível desabilitar essa função nos parâmetros da empresa, mas, por motivos
óbvios, não recomendamos fazê-lo.
Parâmetros da Empresa
Inúmeras configurações de como o sistema se comportará, são feitas nesta tela.
Aqui você estabelece inclusive se vai ou não pagar comissão a vendedores, bem como
a forma de cálculo (com base percentual de cada vendedor ou com base no percentual de
cada produto) dessa comissão.
Nas telas abaixo, é possível ter uma noção da flexibilidade do sistema, ou seja, permite
que você mesmo configure a forma com que o programa vai “trabalhar” em vários de seus
módulos.
Exclusão de Movimentos Antigos
Este módulo serve para se excluir
movimentações antigas.
É possível excluir os lançamentos de
um módulo específico (vendas por
exemplo) ou de todos os módulos,
permanecendo apenas os cadastros.
Essa tela tem essas cores um pouco
berrantes justamente para chamar a
atenção e “ligar o alerta” do operador.
Exclusões feitas nesse módulo não
poderão ser recuperadas.
Agenda do Dia
Essa tela é mostrada logo no início do sistema. Serve para lembrá-lo dos
compromissos que estão vencendo naquele dia. Tanto compromissos da agenda, como as
contas a pagar, receber, produtos e matérias-primas a repor e clientes aniversariantes.
Agenda de Compromissos
Agende seus compromissos neste módulo e o sistema lembrá-lo-á no dia marcado.
Os contatos pós-venda são agendados automaticamente pelo sistema se assim você
configurar no módulo de parâmetros da empresa.
Os compromissos vencidos são listados na cor vermelha e os a vencer, em azul.
Tela de Ajuda
Acesse essa tela pressionando a tecla F1 em qualquer tela do sistema ou através do
menu Sistema / Ajuda. A tela de ajuda será sempre aberta no tópico correspondente ao
módulo a partir do qual a ajuda foi “chamada”.
Todos os módulos e funções do programa estão discriminados nessa ajuda.
Também pode-se localizar um tópico por termos que você mesmo digitar.
Esse módulo funciona de forma similar ao “help” do Windows.
Atualização
Através deste recurso você pode atualizar o programa Gerenciador Financeiro Info Livre
diretamente do software, sem precisar acessar o site, tanto no servidor como na estação.
Recomendamos sempre a leitura das
novidades do software antes da atualização.
Resumo de todas as funções e módulos do sistema
Nesta apresentação, mostramos boa parte dos módulos que compõem o Sistema
Gerenciador Financeiro Info Livre – GFIL, mas há outros módulos e opções que o programa
possui e que relacionamos abaixo. São eles:
Opções
Como a própria palavra já diz, é opcional, ou seja, você é que definirá se o programa
executará a função ou não:
 Logoff automático do operador após decorrido um determinado tempo que é definido nos
parâmetros da empresa;
 Impressão do ticket de venda e OS em impressora 40 colunas (mini impressora);
 Bloquear para vendas à prazo, todos os clientes que estiverem inadimplentes;
 Pagar comissão pelo percentual estabelecido no produto ou no cadastro do vendedor ou
ainda, não pagar comissão;
 Cálculo/projeção automático dos juros de contas a receber vencidas;
 Alteração automática dos preços da tabela de compra sempre que for registrada uma
compra com preço diferente daquele constante da tabela de compra;
 Bloqueio de determinado operador para que ele não conceda descontos em vendas ou
orçamentos, mas permitindo que ele execute normalmente outras funções no sistema;
 Bloqueio de determinado operador para que ele não altere manualmente o preço
praticado em uma compra ou venda , mas permitindo que ele execute normalmente outras
funções no sistema;
 Mostrar a agenda de compromissos sempre que o programa for iniciado;
 Alterar a aparência da tela principal, colocando uma imagem de sua empresa;
 Alterar o logotipo impresso nos relatórios para um personalizado de sua empresa;
 Deixar automaticamente somente a inicial maiúscula em cadastros, independente de como
tenha sido digitado. Exemplo: digitando VALDIR ALBERTO DILL, sistema formatará para
Valdir Alberto Dill;
 Emitir aviso quando, em uma venda, consignação, orçamento ou OS, estiver sendo
movimentado um produto cuja quantidade não exista no estoque físico;
 Não permitir que um cliente compre à prazo acima de seu limite de crédito;
 Utilizar fotos nos cadastros de clientes e produtos;
 Definir em 0, 1, 2, 3 ou 4 casas decimais nos preços e estoques/unidades de venda dos
produtos;
 Definir o número de dias de intervalo das parcelas a receber e pagar geradas
automaticamente pelo sistema nos módulos de vendas e compras;
 Inserir automaticamente um lançamento na agenda de compromissos com a descrição
“Contato Pós venda Fulano de Tal”, no prazo que você definir;
 Utilização do sistema em rede sem limite de máquinas estações;
 Suporte técnico via e-mail, telefone, msn, skype e telefone.
Módulos
 Clientes
 Fornecedores
 Vendedores / Funcionários
 Operadores do sistema
 Categoria de produtos
 Setores de Localização de Produtos
 Contas caixa
 Classes de clientes / fornecedores
 Operadoras de cartões
 Empresa/Filial
 Transferência de saldo de produtos e matérias-primas
 Abastecimento de veículos
 Formas de recebimentos de vendas
 Grupo de contas de caixa
 Contas bancárias
 Produtos
 Tipos de serviços
 Matérias-primas
 Ordem de produção
 Imobilizado da empresa
 Compras (produtos e matérias-primas)
 Pedidos de compras (produtos e matérias-primas)
 Vendas normais de produtos
 Venda balcão
 Vendas por Representação
 Ordens de serviço
 Consignação / Pré-venda
 Orçamentos
 Ajuste de estoques (produto e matéria-prima)
 Lançamentos no livro caixa
 Transferências entre caixa e
contas bancárias
 Lançamentos bancários
 Lançamentos contas a pagar
 Baixa de contas a pagar
 Lançamentos de contas a receber
 Baixa de contas a receber
 Baixa de cartões a receber
 Contas pagas
 Contas recebidas
 Baixa de comissão de vendedores
 Criação de tabelas de preços
 Alteração de preço de venda
 Alteração de preço de compra
 Consulta caixa diário
 Consulta contas bancárias
 Consulta produtos
 Relatórios
 Cópia e restauração de dados (backup)
 Agenda de compromissos
 Parâmetros da empresa
 Calculadora
 Cálculo de parcelamentos
 Apagar movimento antigo
 Históricos de operações
 Reparação da base de dados
 Verificação on line de disponibilidade de nova
versão do sistema
 Chat para conversar com outros usuários do
programa na rede local
 Ajuda do programa
 Dicas úteis
 Suporte técnico
Contato com a Cosnel Vendas e
Representações
Telefones: (45) 3252 7210; (45) 99784747
MSN: [email protected] [email protected]
Skype: cosnel123
Toledo - Paraná